3

Recomendaciones para
proyectos
de digitalizacin de
documentos
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

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Recomendaciones para
proyectos
de digitalizacin de
documentos
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Archivo General de la Nacin

Mercedes de Vega
Directora General
Alba Alicia Mora Castellanos
Directora General Adjunta de Administracin
Erick Cardoso Espinoza
Director de Tecnologas de la Informacin
Mara Fernanda Trevio Campero
Directora de Publicaciones y Difusin
Marco Antonio Silva Martnez
Jefe del Departamento de Publicaciones

Primera edicin, Mxico, 2015

ISBN Obra Completa: 978-607-95901-4-7
ISBN Volumen: 978-607-95901-7-8

D.R.Archivo General de la Nacin-Mxico

Eduardo Molina 113
Colonia Penitenciara
Ampliacin Delegacin
Venustiano Carranza Cdigo
postal 15350, Mxico, D. F.

Conteni
do
1. INTRODUCCIN
6
1.1 Alcance
6
2. GESTIN DOCUMENTAL
8
2.1 Administracin documental

2.1.1 Digitalizacin para trmites y servicios

12

2.1.2 Digitalizacin para consulta, difusin y

conservacin
2.1.2.1 Consulta de documentacin semiactiva

13

2.1.2.2 Digitalizacin para consulta,

difusin y conservacin de
histricos
2.1.3documentos
Digitalizacin
con fines de contingencia y
continuidad de la operacin
3. SELECCIN DE DOCUMENTOS
3.1 Principales razones para digitalizar

13
14
15
16
16

3.1.1 Mejorar la disponibilidad de los documentos

17

3.1.2 Preservar los documentos

18

3.2 Criterios de seleccin

20

3.2.1 Por el contenido de los materiales

21

3.2.2 Por la demanda de los materiales

21

3.2.3 Por el estado de conservacin de los

materiales

22

4. IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO

23

4.1 Estructura de trabajo para la gestin de

imgenes
5. REQUERIMIENTOS TCNICOS Y DE
IMPLEMENTACIN
5.1 Formatos

24
29
29

5.2 Conversin

33

5.3 Control de calidad

35

5.4 Marcas de agua

37

5.5 Metadatos

38

5.5.1 Descriptivos

39

5.5.2 Tcnicos

40

5.5.3 Estructurales

40

5.5.4 Administrativos

40

5.5.5 Para preservacin

40

5.5.6 Derechos de autor

41

5.6 Equipo de digitalizacin

41

6. PRESERVACIN DIGITAL

45

6.1 Estrategia de preservacin digital

45

6.2 Polticas de preservacin digital

46

Glosario de trminos

50

Bibliografa

58

1.
INTRODUCCI
N
Las Recomendaciones para proyectos de digitalizacin de documentos
creadas por el Archivo General de la Nacin () de Mxico, estn
dirigidas a las instituciones que planean usar esta herramienta
tecnolgica enfocada al almacenamiento y difusin de documentos
resguardados en sus bibliotecas y archivos.
Estas recomendaciones servirn a quienes deseen hacer un
programa de digitalizacin, parcial o total, pero carecen de
experiencia en el tema; aqu tendrn una gua prctica para planear y
ejecutar las actividades implicadas en el desarrollo de este tipo de
proyectos.
En documentos de texto o imagen, digitalizar se refiere a la
conversin de un soporte fsico en una copia digital, usualmente por
medio de escaneo u otro proceso de captura de imgenes; en este
sentido, es importante hacer la distincin entre los documentos
digitalizados, creados a partir de un archivo fsico y los documentos
que nacieron digitales.
El fin de un proyecto como ste es digitalizar una sola vez los
documentos y utilizar el archivo obtenido para diversos propsitos;
por ello se debe definir desde la planeacin una digitalizacin
estandarizada, clasificada y con ptima calidad, para garantizar que
cada archivo se pueda utilizar para nuevos requerimientos, sin
necesidad de volver a digitalizarlo.
Es importante sealar que la preservacin digital requiere de una
gestin activa para asegurar la continua integridad y accesibilidad del
contenido de cualquier archivo, evitando que se vuelva obsoleto
debido a las modificaciones que sufren los formatos digitales.

6
proyectos

de Recomendaciones
digitalizacin de
documentos

para

1.1 Alcance
El presente documento contempla las lneas a seguir para
desarrollar
proyectos de digitalizacin de colecciones que
originalmente se encuentran en diferentes soportes: papel,
manuscritos, libros impresos, fotografas, entre otros; sin embargo,

7
proyectos

de Recomendaciones
digitalizacin de
documentos

para

no incluye la digitalizacin de audio o video, ni de esculturas o

cualquier artefacto tridimensional. En todo proyecto de digitalizacin
existirn similitudes en cuanto a los problemas por afrontar en el
proceso de desarrollo, por lo que se recomienda leer estas
recomendaciones y seguir las observaciones que se hacen, aun
cuando slo satisfagan parcialmente las necesidades de cada caso
particular.
Para lograr una digitalizacin de calidad, la clave no es hacerla
con la ms alta resolucin posible, sino en un nivel que iguale el
contenido informacional del documento original.
Esta gua define las caractersticas mnimas necesarias para
conseguir un nivel aceptable de calidad de las imgenes que se
obtendrn a partir del proceso de digitalizacin.
El texto est enfocado en la planeacin e implementacin de
proyectos de digitalizacin, sin tomar en cuenta los aspectos
administrativos, financieros, operativos o tcnicos derivados de la
creacin de archivos digitales a partir de archivos fsicos.
En vista de que las colecciones resguardadas por cualquier archivo
o biblioteca se utilizan de diferentes formas y para propsitos
diversos, las razones que se tienen para digitalizar no siempre sern
las mismas; por lo tanto, estas recomendaciones no aplicarn
directamente a todas las colecciones en cada institucin.

2.
GESTIN
DOCUMENTAL
Se refiere a una serie de actividades sistematizadas cuyo fin es
controlar el ciclo de vida de los documentos en una organizacin; se
encarga de administrar el flujo que stos siguen desde su creacin o
recepcin,
clasificacin,
mantenimiento,
permisos
de
uso,
almacenamiento y resguardo; de eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservacin de los documentos que lo requieran.
2.1 Administracin documental
Cualquier dependencia o entidad debe contar con un plan de
desarrollo archivstico encaminado a regular la produccin, uso y
control de los documentos, mediante la aplicacin de los procesos
tcnicos archivsticos que garanticen su organizacin y tratamiento
adecuado, desde su origen hasta su destino final.
La administracin de documentos consiste en agruparlos de
acuerdo con el fondo, la seccin, la serie y la subserie a la que
pertenecen, segn ha sido definido en el cuadro de clasificacin
archivstica. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman
debern ser individualizados, pues cada uno se refiere al
cumplimiento de funciones especficas, manteniendo agrupados todos
los documentos en el orden en que se han producido.
Al referirnos a un documento, estamos describiendo un
soporte material: papel, cintas magnticas de audio y video, acetatos,
papel fotogrfico, pelculas, discos magnticos, etctera. Un
documento posee caractersticas y estructuras determinadas, las
cuales le dan formalidad como documento de archivo. Este tipo de
materiales constituye el ncleo de la informacin que ha sido creada y
procesada por una institucin pblica o privada a lo largo de su vida.

Las dependencias o entidades podrn digitalizar grupos de

documentos durante las distintas etapas de su ciclo vital activa,
semiactiva, inactiva o histrica, siempre y cuando justifiquen la
relacin costo-beneficio de un proyecto de digitalizacin.

Ciclo de vida de los documentos

La administracin de documentos reconoce que stos tienen un ciclo
vital, el cual inicia cuando son producidos y usados en el curso de la
gestin cotidiana de la institucin y tienen una utilidad inmediata, es
decir, cuando se encuentran en su fase activa y se resguardan en
el archivo de trmite. Los documentos de asuntos ya terminados,
pero que pueden ser utilizados de manera espordica, deben
conservarse, precautoriamente, en un archivo de concentracin como
informacin semiactiva, debido a sus valores administrativos, legales
o fiscales, como se muestra a continuacin en la Tabla 1.
Tabla 1. Valores documentales
Valor
Cmo

Administrati
vo

Jurdico y
legal

Cules

Qu

Oficios
administrativos:
personal, oficinas,
memorandos,
trmites
relacionados con
proyectos, planes,
presupuestos,
contabilidad

Determinar el
plazo o evento
para que el
trmite o
la actividad con
la que se
relacionan los
documentos
quede
concluido o
prescrito

Mediante el
anlisis de los
periodos de
trmite,
frecuencia de
consulta y
normas de
prescripcin
aplicables

Son los
documentos que
se conservarn
en la institucin
para su posible
uso y as
certificar
derechos
u obligaciones de
la administracin
pblica en funcin

de sus
actividades

Determinar el
plazo o evento
para que los
derechos
u obligaciones
certificadas por los
documentos cesen
o prescriban

Mediante
la
legislacin

aplicable que
acredite
derechos u

obligaciones
jurdicas, as

como el plazo
de prescripcin
de los mismos

Valor
Cmo

Fiscal o
contable

Cules
Los
documentos
que pueden
servir de
testimonio del
cumplimiento
de
obligaciones
tributarias

Qu
Determinar el
plazo o evento
para que cese o
prescriba
la necesidad de
comprobar o
justificar los
gastos de los
recursos
pblicos

Mediante la
normatividad
tcnica y jurdica
vigente que
justifique el
manejo
y uso de fondos,
as como el plazo
o evento que
cancela su utilidad
probatoria

Los documentos que se encuentran concluidos pasan a la tercera fase

de su ciclo vital: la inactividad. En ella los documentos pueden formar
parte del Archivo Histrico o ser eliminados, segn sea el resultado de
su valoracin previa. A continuacin, en la
Tabla 2, se muestra la vigencia que tienen distintos tipos de
documentos:
Tabla 2. Vigencias documentales
Tipo de documento
Fundamento legal
Archivo contable
Documentos
justificatorios y
comprobatorios

Inversiones en activo fijo

Acuerdo presidencial, DOF,

proyectos

de
digitalizacin de
Recomendaciones
documentos

Acuerdo

5 aos
presidencial, DOF,

25/08/1998

12 aos
25/08/1998
financiamiento de responsabilidades o
procesos judiciales

Expedientes en
proceso de

1010

Temporalidad

para

25/08/1998

12 aos
Acuerdo presidencial,

DOF,
Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y
Servicios del Sector
Pblico, DOF,
16/01/2012

Expedientes de
adquisiciones
3 aos

1111
proyectos

de
digitalizacin de
Recomendaciones
documentos

para

Tipo de Documento
Fundamento legal

Temporalidad
Lineamientos
Generales para la
Organizacin
de los Archivos de las
Dependencias y Entidades
de la Administracin
Pblica
Federal, DOF, 20/02/2004

Se adiciona un periodo
igual al de reserva

Expedientes
clasificados como
reservados

Documentos que
hayan sido objeto de
solicitudes de acceso
a la informacin

Lineamientos
Generales para la
Organizacin
de los Archivos de las
Dependencias y Entidades
de la Administracin
Pblica
Federal, DOF, 20/02/2004

Dos aos adicionales

a la conclusin de su
vigencia documental

La Tabla 3 muestra, de forma general, las fases que contemplan el

ciclo vital de los
documentos.
Tabla 3. Identificacin del ciclo vital de los
documentos
Fase
Usuario
Activ
a

Semiactiva

Valor
Archivo
Institucion
PRIMARIO:

al, de
Administrativo
consulta
Fiscal o
frecuente
contable
Legal o
jurdico
PRIMARIO:
Administrativo
Fiscal o
contable

Legal o jurdico
Inactiv
a

Institucional,
de consulta
ocasional
(espordica)
SECUNDAR
IO:

Uso
Instituci
n
productor
a

Archivo
de
trmite

Institucin
productora

Archivo de
concentraci
n

Evidencial

Testimonial

Difusin e
investigaci
n

Investigador
Pblico en
general

Ar
chi
vo

histric
o

La digitalizacin puede tener varias finalidades, conforme a lo

anterior, es posible adoptar diferentes caractersticas y estndares de
acuerdo con las necesidades de cada institucin.1 A continuacin se
muestra cmo utilizar la digitalizacin en cada una de las fases del
ciclo vital del documento:
2.1.1 Digitalizacin para trmites y servicios
Se realiza en unidades de correspondencia, oficiala de partes u
oficinas de atencin al pblico, las cuales requieren control y trmite
inmediato, pues generan altos volmenes de documentacin. Estos
trmites pueden ser integrados en expedientes nicos o de los
siguientes tipos: solicitud de crdito, licencia de conducir, cdula de
identidad, expediente de personal y clnico, credencial para votar,
pasaporte, comprobante contable,2 acta de entrega o recepcin,
etctera.
Este tipo de digitalizacin tiene la finalidad de optimizar un flujo
de trabajo para un proceso en especfico; es decir, se busca
sistematizar la secuencia de tareas, acciones o actividades para
ejecutar el proceso, con el seguimiento de cada una de las etapas y el
estado en que se encuentran. Con ello es posible reducir el tiempo y
acelerar la realizacin de un trmite.
Con la digitalizacin de los documentos solicitados para realizar
el trmite, es posible evitar la acumulacin de los documentos fsicos,
originales o copias, los cuales tienen un valor determinado por la
naturaleza del trmite en cuestin.
Los documentos digitalizados formarn parte de expedientes
electrnicos, asociando las imgenes a las series documentales;
deben ser clasificados a partir del cuadro de clasificacin
archivstica, determinando su valor y vigencia con base en el catlogo;
del mismo modo, se deben aplicar los procesos de depuracin y
transferencia mediante el estudio pormenorizado, de acuerdo con el
catlogo, de las
1 Archivo General de la Nacin-Colombia. Circular externa, nm. 005. 11 de
septiembre de 2012, p. 4. Disponible en:

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/
CIRCULAR_05_DE_2012.pdf
2 Cdigo Fiscal de la Federacin, artculo 28; 30, prrafo
tercero; 52.

series documentales a digitalizar, del cual resultar el establecimiento

de los valores primarios y secundarios de stas.
En este punto, la tcnica de valoracin documental muestra su
utilidad, ya que la asignacin de plazos de conservacin para los
documentos nos permite ajustar y definir estrategias de preservacin
de materiales electrnicos. Por ejemplo, una serie que tenga un plazo
de eliminacin de tres aos no debera generar ningn problema de
conservacin o interpretacin de esa informacin. En caso de series
documentales cuyo plazo de conservacin sea superior, la
organizacin deber adoptar polticas explcitas de conversin o
migracin de esos documentos digitalizados.
2.1.2 Digitalizacin para consulta, difusin y conservacin
Los proyectos de digitalizacin ms comunes son aquellos que
permiten ampliar documentos, lo que facilita su difusin por medios
electrnicos y sirve para reducir su manipulacin, permitiendo una
mejor conservacin de los originales.
La digitalizacin tambin puede servir para generar copias
de
seguridad o respaldo de documentos de archivo con valor
histrico, cientfico o cultural, y habilitarlos en sustitucin de los
originales en caso de que se presenten siniestros que afecten a los
archivos o documentos de conservacin permanente.
2.1.2.1 Consulta de documentacin semiactiva
Por lo general, la digitalizacin con fines de consulta se concibe slo
para los archivos histricos; sin embargo, los requerimientos de
consulta de documentos que tienen las instituciones hacen necesario
digitalizar, tambin, la documentacin semiactiva de los archivos de
concentracin, con la finalidad de tener disponibles y accesibles los
documentos e informacin que sirvan de apoyo a los programas de
evaluacin y calidad y, finalmente, facilitar y soportar la toma de
decisiones.
La documentacin semiactiva no es de consulta tan frecuente
como la que se encuentra en los archivos de trmite, sin embargo, se

torna fundamental en las instituciones que

distintas partes del pas, o distribuidas en el

tienen

oficinas

en

mundo, para las cuales es indispensable consultar una serie

documental o ciertos ex- pedientes para un proceso sustantivo de la
institucin. Por ejemplo, documentos relacionados con billetes de
depsito, fideicomisos, verificacin de identidad de un connacional
en el extranjero, antecedentes penales, historiales crediticios,
jubilaciones
y
pensiones,
programas
presupuestales
de
administraciones pasadas, o incluso expedientes clnicos inactivos, los
cuales pueden hacer la diferencia entre vida y muerte en una
situacin de emergencia.
Los expedientes en etapa semiactiva que se programen para ser
digitalizados deben pertenecer a asuntos concluidos; por lo tanto, se
trata de expedientes cerrados y sujetos a eliminacin o transferencia
de acuerdo con lo que determine el catlogo, a los que no se
incorporarn nuevos documentos.
El acceso a esta documentacin estar restringido, pues el rea
generadora es la que dispondr las condiciones de acceso a la serie o
expedientes, segn sea el caso.
2.1.2.2 Digitalizacin para consulta, difusin y
conservacin de documentos histricos
Los documentos histricos merecen un apartado especial al
emprender un proyecto de digitalizacin, pues resulta necesario tomar
una serie de medidas que permitan de- terminar la conveniencia de
llevar a cabo este proceso, dado el posible riesgo al cual se puede
exponer un grupo documental.
La digitalizacin de documentacin histrica est encaminada a
reducir la manipulacin de los documentos originales; esto contribuir
a su conservacin y preservacin. Ya que entre las funciones de un
archivo histrico se encuentra la difusin de los acervos, contar con
los documentos digitalizados hace esta labor ms sencilla y puede
tener un impacto mucho mayor.
En general, la digitalizacin de grupos documentales histricos
debe proporcionar el servicio inmediato y directo de consulta,
potenciar la accesibilidad y difusin de series documentales, evitar el

deterioro de las piezas ms frgiles o valiosas, as como completar

fondos documentales, originaria o temticamente afines, que se

encuentren repartidos entre varias instituciones archivsticas,

facilitando con ello su conocimiento y uso.
Para estos fines, la digitalizacin debe cumplir con un tratamiento
archivstico muy riguroso y garantizar que los grupos documentales
susceptibles de digitalizacin cuenten con instrumentos de consulta
basados en la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica
(-).
Para llevar a cabo la digitalizacin de grupos documentales
histricos deben establecerse las prioridades de digitalizacin, basadas en las
necesidades de los usuarios y los recursos con que cuenta la
institucin.
Una vez digitalizadas, se debe asegurar que las imgenes reciban
un tratamiento archivstico adecuado, as como garantizar la
conservacin a largo plazo y la difusin de los documentos digitales.
2.1.3 Digitalizacin con fines de contingencia y
continuidad de la operacin
Con este proceso se busca asegurar la disponibilidad de informacin
en caso de catstrofes, a fin de garantizar la continuidad de las
operaciones de una entidad, una vez superada la emergencia. En
caso de que slo se requiera proteger ciertos documentos y no una
serie completa o un conjunto de expedientes, la digitalizacin se
puede llevar a cabo por tipos documentales, ya que el propsito es
tener disponibles y accesibles los documentos e informacin para
establecer las operaciones de la entidad. Sin embargo, no debe
dejarse de lado que tanto los documentos en soporte papel como los
digitalizados, requieren recibir un adecuado tratamiento archivstico.

3.
SELECCIN
DOCUMENTOS

DE

Seleccionar los materiales a digitalizar es el primer paso para crear un

archivo de este tipo; esto es, identificar los acervos o colecciones que
son apropiados para digi- talizar, con lo que se puede hacer una
evaluacin del valor potencial del recurso en relacin con las
necesidades del usuario, lo cual es crtico para definir la factibilidad
del proyecto.
En esta etapa se puede tomar la decisin de hacer la digitalizacin
de una coleccin completa o de excluir algunos materiales.
La seleccin de materiales aptos para digitalizar es una actividad
que consume demasiado tiempo y debe realizarse despus de
justificar el proyecto, pero antes de las otras etapas. La eleccin se
tiene que hacer pensando no slo en cuestiones como el valor del
material seleccionado o el inters de su contenido, sino tambin
tomando en cuenta aspectos legales y tcnicos, as como las
condiciones institucionales.
Un aspecto fundamental es detectar las necesidades de los
usuarios que consultan los documentos. Para ello se debe hacer un
anlisis que permita identificar, de forma precisa, las necesidades
actuales y futuras del grupo especfico de usuarios.
Es importante que el proceso de seleccin involucre a quienes
tienen conoci- mientos detallados y expertos acerca de la coleccin y
los materiales; por ejemplo, pueden participar el curador, archivista,
administrador, conservador, e incluso al- guien externo a la
institucin, para tener una opinin imparcial.
Las cuestiones involucradas con la seleccin del material a
digitalizar van a ser examinadas desde dos perspectivas:
Principales razones para digitalizar.
Criterios de seleccin.

3.1 Principales razones para digitalizar

Es preciso considerar las razones por las cuales se quiere digitalizar
una coleccin antes de que el proyecto inicie. Un anlisis cuidadoso de
los motivos har las decisiones subsecuentes ms fciles.
Las principales razones por las que se busca iniciar un proyecto de
digitalizacin son mejorar la disponibilidad de sus colecciones, o bien,
preservarlas.
3.1.1 Mejorar la disponibilidad de los
documentos
La razn ms comn para comenzar un proyecto de digitalizacin es
hacer que las colecciones se vuelvan ms accesibles para los usuarios
actuales y potenciales. Por esta razn, se debe justificar la necesidad
de digitalizar cualquier material, basndose en los beneficios que
otorgar segn las actividades a realizarse por los usuarios; por
ejemplo, el aprendizaje, la enseanza y la investigacin.
Algunas ventajas de mejorar la disponibilidad de los documentos
son:
El contenido puede ser obtenido, en forma expedita, desde
cualquier lugar del mundo y a cualquier hora, sin necesidad de
emplear personal.
Al tener organizada la informacin, los interesados pueden
buscar documentos, hacer referencias cruzadas sobre stos, definir filtros,
etctera, con el fin de obtener slo los materiales que necesiten,
en muy poco tiempo.
Si se cuenta con una coleccin notable, nica o muy difcil de
encontrar, hacerla disponible digitalmente al pblico mejora, de manera
considerable, el prestigio de la institucin y promueve lneas de
investigacin que, con anterio- ridad, se encontraban limitadas a
un nmero reducido de personas.
La accesibilidad a los documentos genera un incremento del
nmero de usua-

rios
potenciales.
Es congruente con otras iniciativas de digitalizacin nacionales o
gremiales.

 Agrega valor a la informacin por encima de las copias sobre

papel, tales como: valor intrnseco a la informacin, mayor
funcionalidad por medio de hipervnculos o mayor facilidad de
bsqueda y navegacin.
Contribuye a la masa crtica de materiales digitales acerca de
un tema, por lo
tanto, incrementa el valor de la coleccin.
Tiene opinin favorable para la conversin por alguna o algunas
comunidades acadmicas significativas.
Integra conjuntos de formatos o de materiales relacionados que
se encuentran
desperdigados.
Permite buscar con mayor facilidad entre varios formatos,
tamaos y materiales.
3.1.2 Preservar los documentos
Cuando los materiales por digitalizar se encuentran daados, en
deterioro avanzado o en peligro de perderse, el principal propsito de
la digitalizacin ser crear reproducciones fieles de los originales en
un medio de larga duracin, y no tanto seleccionar materiales
dependiendo de su demanda. Estas reproducciones deben satisfacer
tanto las necesidades de los usuarios actuales como de los futuros,
por ello deben ser digitalizaciones de alta calidad y poseer estabilidad
para que se puedan mantener a lo largo del tiempo.
En estos casos, se recomienda seleccionar los materiales para
preservacin clasificndolos en tres categoras:
Documentos raros, nicos o frgiles; archivos y otros objetos con
alto valor de construccin que deben ser resguardados en su
forma original. La conversin digital puede generar sustitutos de
alta calidad, los cuales permiten un acceso amplio que, en la
mayora de los casos, va a prevenir la manipulacin del material.
Estos documentos no siempre podrn digitalizarse en su estado
actual, por lo tanto pueden requerir una estabilizacin previa.

Material con un importante valor intelectual, pero

relativamente bajo valor de construccin; altamente utilizado y
deteriorado o frgil. Las imgenes digitales normalmente son
buenos reemplazos para la demanda inmediata. Si los materiales
originales se estn deteriorando y necesitan ser reproducidos
para permitir su uso, a veces es preferible producir microfilmes
con propsitos de preservacin y copias digitales para su acceso
(una solucin hbrida).
Material frgil de alto valor intelectual con bajo valor de
construccin y poco
uso. Este material no va a tener mucha prioridad para ser
digitalizado. Si es material frgil que necesita ser reemplazado
por duplicados para permitir su uso, normalmente se sigue
utilizando microfilm, ya que es muy barato y fcil de almacenar;
as se deja abierta la opcin de digitalizar el microfilm en el
futuro, cuando aumente su demanda.
La digitalizacin, en lo relativo a preservacin:

Mejora la calidad de imgenes previamente daadas.

Mediante esfuerzos de cooperacin se logran socios potenciales.
Considera la no duplicacin; es decir, no hay productos digitales
semejantes que contengan esa informacin.
Informa sobre temas pobremente documentados en otros
medios.
Tiene importancia para la comprensin del tema.
Permite unir materiales en varios formatos fsicos cuyo manejo
es muy complicado (peridicos, mapas, grandes formatos,
etctera).
Algunas instituciones an no han aceptado la tecnologa digital como
un medio lo suficientemente estable para la preservacin a largo
plazo. Las razones, usualmente aducidas, son que los medios
digitales pueden sufrir de obsolescencia tcnica y que hay
incertidumbre, tanto en la autenticidad y legalidad de los documentos

electrnicos como
preservacin.

en

lo

relacionado

con

costos

futuros

de

Mientras esperan a que se solucione el problema de longevidad

digital, la mayora de las instituciones crean imgenes de archivo con
calidad de preservacin; esto significa que pueden ser utilizadas
para diversos propsitos y que son creadas con un alto nivel de
calidad, lo cual minimiza la necesidad de volver a digitalizar el
material.
Crear un duplicado electrnico no es razn suficiente para
desechar el documento original. La destruccin de estos materiales
slo se debe hacer si fueron previamente seleccionados para su
desecho y han sido digitalizados para facilitar su uso intensivo durante
su ciclo de vida designado. En la seccin 5, Requerimientos tcnicos
y de implementacin, se desarrolla con mayor detalle este tema; se
explica cules son las estrategias y polticas de preservacin que
permiten hacer una buena planeacin con el fin de conservar archivos
digitales.
3.2 Criterios de seleccin
Existen diversos documentos que pueden ser digitalizados; entre ellos
se encuentran: dibujos, manuscritos, libros, cartas, postales, carteles,
transparencias,
negativos,
calendarios,
mapas,
planos
arquitectnicos, boletos, fotografas, partituras, impresiones, pinturas,
etctera. Cada uno de estos materiales tiene caractersticas
especficas en cuanto a su composicin fsica y al mtodo por el cual
fueron creados, mismas que debern tomarse en cuenta al momento
de digitalizarlos; adems, es imprescindible examinar su estado de
conservacin, ya que esto determinar la viabilidad de la digitalizacin
o la necesidad de una estabilizacin previa del documento, la tcnica
de reproduccin que debe emplearse, as como la posibilidad de
obtener una buena imagen digital.
El costo de un proyecto de digitalizacin depende del estado de
conservacin de los materiales y de otros factores, como la cantidad
2020
proyectos

de
digitalizacin de
Recomendaciones
documentos

para

de informacin que debe ser capturada, la necesidad de llevar a

cabo una estabilizacin o restauracin previa a la digitalizacin y el
tipo de equipo necesario para su reproduccin, as como la generacin
de metadatos.

2121
proyectos

de
digitalizacin de
Recomendaciones
documentos

para

3.2.1 Por el contenido de los materiales

Con independencia del propsito para el cual se desarrolle un
proyecto de digitalizacin, la seleccin del material fuente se ver
directamente influida por el contenido. En este sentido, habr que
plantearse la siguiente pregunta: el contenido de este material
justifica el esfuerzo, costos y otros insumos necesarios para su
reproduccin digital? Cualquier proyecto de digitalizacin debe tener
su propia definicin de valor, basada en las metas que busca lograr.
Para realizar un proyecto de digitalizacin hay que tener un
volumen mnimo de informacin; de otra forma, el valor del material
ser muy bajo para atraer a suficientes usuarios. Por lo tanto, si la
seleccin se est haciendo con base en su contenido, hay que
preguntarse: se va a digitalizar una coleccin completa o solamente
una parte?
El valor de una coleccin completa es mayor que el de algunas de
sus partes fuera de contexto; pero si los documentos individuales
tienen un valor significante, incluso unos pocos pueden formar una
masa crtica de informacin.
3.2.2 Por la demanda de los materiales
Si el propsito principal de la digitalizacin es mejorar el acceso a la
informacin, el criterio principal de seleccin del material deber ser
su uso actual y potencial. Esto nos lleva a la necesidad de hacer un
anlisis para definir el pblico al que se le va a dar prioridad.
Al momento de decidir en qu orden se digitalizar, se ponderarn
las demandas de los diferentes grupos de usuarios para lograr la
mejor decisin y se dar el mismo valor a las necesidades del pblico
y a las de la institucin.
Se recomienda disear una estrategia en la cual se digitalicen
primero las partes de una coleccin mayormente utilizadas y que

proporcionan un valor agregado al proyecto al momento de ponerlas a

disposicin de los usuarios.

3.2.3 Por el estado de conservacin de los materiales

Se debe examinar la condicin de los materiales originales, ya que
esto afectar la tcnica de manipulacin y digitalizacin y con ello se
determinar si es posible generar una buena imagen digital. Por esta
razn, la seleccin del material a digitalizar estar influida por su
estado de conservacin.
El material frgil o deteriorado corre el riesgo de sufrir daos a
causa de su manipulacin, por lo que no se puede digitalizar sin tener
cuidado especial o, en ocasiones, un tratamiento previo de
estabilizacin o restauracin, lo cual puede generar costos
adicionales. Por eso, antes de comenzar la digitalizacin se debe
evaluar si se dar prioridad a colecciones en mejor estado o si, por el
contrario, se considerarn en el proyecto los costos de preparacin,
conservacin y restauracin.
Es necesario tener en cuenta casos en los que un material se est
deteriorando rpidamente. En stos tendr prioridad su digitalizacin,
dado que se corre el riesgo de perder informacin de gran valor de
forma definitiva, incluso aplicando tcnicas de conservacin y
restauracin.
En esta etapa se requiere un estudio, de preferencia consultando a
profesionales de preservacin y conservacin, para determinar los
costos relacionados con el estado del material que no se haban
previsto. El estudio tambin puede revelar cuestiones que no se
haban tomado en cuenta cuando se hizo el plan original, lo cual
implicara pequeos o grandes ajustes.

4.
IMPLEMENTACIN
PROYECTO

DEL

Con los objetivos del proyecto de digitalizacin y la seleccin del

material, se estable- cer el alcance del mismo. Las especificaciones
y costos del proyecto se definirn con precisin, incluyendo cada una
de las etapas del proceso. Es preciso prevenir la adicin de tareas
extras o materiales no presupuestados en un inicio.
La planificacin detallada para la viabilidad de un proyecto de
digitalizacin debe estar precedida por un riguroso anlisis tanto legal,
de costo-beneficio y de tiempo. En ste se deben indicar claramente
los beneficios esperados frente al costo de la inversin a realizar; se
indicarn, tambin, los recursos de presupuesto necesarios para
adelantar los proyectos correspondientes, tanto en materia de
organizacin de los documentos como en los procesos tecnolgicos
inherentes a la captura de las imgenes, construccin de los ndices y
control tcnico de calidad, actividades que pueden demandar buena
parte del presupuesto asignado al proceso de digitalizacin. Adems,
se debe tomar en cuenta el proceso de captura de metadatos.
Algunas tareas involucradas en un proyecto de digitalizacin
pueden no ser obvias o ser especficas de una institucin, y por lo
tanto deben identificarse y agregarse al plan del proyecto; de otra
forma, causarn problemas de presupuesto y fechas de entrega.
Algunas de estas tareas pueden incluir:

Actividades previas a la digitalizacin: identificacin y

localizacin de materiales, obtencin del almacn, diagnstico
del estado de conservacin, acciones de estabilizacin,
intervenciones de restauracin, remocin de grapas o clips de los
materiales, organizacin (clasificacin y ordenacin), descripcin

de las agrupaciones documentales (inventario), foliacin de las

unidades documentales, etctera.
Actividades posteriores a la digitalizacin: revisin de la
calidad de las
imgenes, cotejo de los materiales con el inventario,
desempaquetado, ordenamiento, etctera.

No existe una forma definitiva de llevar un proyecto de digitalizacin,

pues cada uno de ellos es nico y diferente en cuanto a su propsito,
a los materiales por digitalizar y a su condicin; sin embargo, se
puede crear una estructura de trabajo que desglose sus componentes
y sus actividades.
4.1 Estructura de trabajo para la gestin
de imgenes
La estructura de trabajo para crear y gestionar imgenes digitales se
puede dividir en las siguientes fases:
a) Captura y creacin de datos: las imgenes son digitalizadas,
contando previamente con un texto descriptivo asociado a ellas o
a su contenido (metadatos); los datos son almacenados para su
uso futuro. Es importante considerar:
La manipulacin y preparacin de imgenes.
La captura de imgenes, para lo cual se deber contemplar
el hardware y el software a emplearse.
Los formatos de archivo y el grado de
compresin/compactacin.
Los derechos de autor, proteccin de datos, etctera.
La asignacin de metadatos a la imagen, que incluye
descripcin, indexacin y catalogacin.
b) Acceso a datos y entrega: los propietarios de las imgenes
debern planear e implementar un mecanismo de entrega, el
cual asegure que los usuarios podrn tener acceso a los archivos
de imagen. Es importante considerar los siguientes puntos:

Bsqueda y obtencin de datos.

Administracin de usuarios y accesos.

c) Gestin de la coleccin digital: deber considerarse la produccin

de una coleccin de imgenes digitales de alta calidad, la cual
implica ciertos estndares e implementacin de buenas
prcticas. Esto se asegura coordinando los puntos anteriores.
Entre los que se consideran, en esta fase:
La creacin de la base de datos y el diseo del sistema.
La gestin de procesos y los flujos de trabajo.
El control de calidad.
La gestin del proyecto.
La preservacin digital y el almacenamiento.
En un proyecto de digitalizacin exitoso, las imgenes son creadas y
entregadas en el tiempo establecido y sin superar el presupuesto. Una
buena planeacin es la clave para un proyecto exitoso, y sta debe
tener en cuenta todo lo incluido en la estruc- tura de trabajo. El
tiempo invertido en escribir documentos de planeacin va a compensarse con creces durante la ejecucin, adems de que dichos
textos sirven como gua fundamental para realizar otros proyectos
similares.
El plan del proyecto debe ser escrito, idealmente, por el
administrador del proyecto y, adems, aprobado por todas las partes
interesadas. Generalmente el plan es revisado varias veces antes de
que todos los participantes queden satisfechos en cuanto a que las
tareas
clave,
subproyectos,
metas
y
entregables
queden
documentados y con estimados de tiempo realistas.
Otro factor importante en el xito de un proyecto de digitalizacin,
es que la institucin tenga muy clara la meta por la cual se va a
digitalizar y qu tipo de producto final va a cumplir dicho cometido.
Para ello es sustancial:

Involucrar a todos los participantes relevantes (curadores,

expertos tcnicos, personal encargado de la preservacin,
archivistas, entre otros), quienes pue- den determinar las metas
del proyecto y tomar decisiones sobre cmo se va a conformar.

 Mantener un registro de las decisiones que se han tomado y las

razones por las cuales se tomaron, con el fin de no repetir trabajo
cuando surjan problemas previamente tratados.
Analizar si la digitalizacin se llevar a cabo internamente o si se
contratar una empresa externa especializada en estos procesos.
Cualquier eleccin que se tome, la institucin que tiene los
materiales por ser digitalizados debe tomar la responsabilidad de:
Seleccionar los materiales a digitalizar.
Determinar el propsito de la digitalizacin as como la naturaleza
del producto deseado.
Establecer los niveles necesarios de calidad.
Verificar la calidad del trabajo terminado.
Hay argumentos encontrados en cuando a trabajar internamente o
contratar una empresa; es por esto que se deben analizar
cuidadosamente los pros y contras de cada una de las opciones. A
continuacin se muestran algunos puntos a tener en cuenta.
Pros de hacer la digitalizacin interna:
Obtener la experiencia de realizar un proyecto de digitalizacin
(administracin del proyecto, familiaridad con la tecnologa,
aprendizaje, etctera).
Mayor control del proceso, incluyendo la manipulacin y
almacenamiento del
material original.
Los requerimientos de calidad de imagen, acceso y escaneo, se
pueden ajustar sobre la marcha, en lugar de definirlos desde el
inicio.

 Participacin directa en el desarrollo de colecciones de imgenes

digitales,
haciendo que stas se ajusten mejor a la organizacin y a los
usuarios.

Contras de hacer la digitalizacin interna:

Requiere una gran inversin financiera inicial y durante el
proyecto, en equipo y personal.
Se necesita ms tiempo para implementar los procesos de
captura de imgenes
y la infraestructura tcnica.
Nivel de produccin limitado.
No siempre se tiene disponible personal capacitado.
La institucin debe aceptar costos de fallas de equipo,
capacitacin de personal, problemas con la red, etctera.
Se da la necesidad de imponer estndares y mejores prcticas.
Pros de contratar una empresa:
El pago se hace nicamente por costos de digitalizacin de las
imgenes, no por equipamiento o personal, por lo tanto, la
inversin en este rubro es temporal.
Altos niveles de produccin.
Personal capacitado.
Menores riesgos.
El proveedor absorbe costos de obsolescencia tecnolgica,
fallas de equipo, problemas de conexin, etctera.
Contras de contratar una empresa:
La organizacin tiene menor control en el proceso de captura de
imgenes y calidad.
Proceso contractual complicado: las especificaciones de las
imgenes sern

claramente definidas al inicio, las soluciones a problemas deben

ser negociadas, se tienen que configurar conexiones de red
adicionales, etctera.

 El proveedor puede tener un conocimiento mayor que el cliente o

puede presu- mir de un nivel de entendimiento de
bibliotecas/museos/archivos que no tiene.
Falta de estndares con los cuales se podran negociar servicios
y medir la
calida
d.
Los originales deben ser transportados, enviados y despus
manipulados por el personal del proveedor.
Independientemente de cmo se va a hacer la digitalizacin, el
administrador del proyecto especificar lo siguiente:
Duracin del proyecto: inicio, ejecucin y fin del proyecto. ste
debe ser muy claro y contener cualquier relacin que se tenga
con otros proyectos.
Tiempos: planear los tiempos de forma realista para cada una de
las actividades a realizar; es importante asignar tiempo extra para posibles
problemas, definidos en el anlisis de riesgos.
Anlisis de tareas: identificar las tareas que no son obvias y
tener claro que
pueden surgir ms a lo largo de la ejecucin, por lo tanto, hay
que buscar la forma de acomodarlas dentro del plan.
Personal: asegurar que el equipo de trabajo est capacitado
para efectuar
las tareas asignadas, as como cumplir los tiempos asignados al
proyecto; es posible que se deba asignar tiempo extra para
capacitacin y tomar en cuenta la curva de aprendizaje.
Control de calidad: las imgenes digitales cumplirn con ciertos
estndares;

dentro del plan se debe asignar tiempo para actividades de

control de calidad, las cuales incluyan no slo la revisin de las
imgenes, sino tambin de los me- tadatos que las acompaan.
Anlisis de riesgos: generar un anlisis de riesgos en el cual se
especifiquen
tanto los posibles problemas que puedan surgir durante la
ejecucin del proyecto, como las estrategias a seguir para
solventarlos.

5.
REQUERIMIENTOS
IMPLEMENTACIN

TCNICOS

DE

Las decisiones de calidad y resolucin de las imgenes deben estar

basadas en las necesidades de los usuarios, en el uso que se les va a
dar a stas y en la naturaleza de los materiales que se van a
digitalizar (dimensiones, color, rango tonal, formato, tipo de material,
etctera). La calidad y condicin del documento original van a
determinar directamente la resolucin en la cual se va a digitalizar, as
como la calidad de la imagen digital.
En este sentido, lo primero que debemos preguntarnos es qu
nos interesa?;
dependiendo de la respuesta se pueden dar los
siguientes casos:
La informacin contenida en un documento se puede guardar
en formato de texto, pasando por un proceso de reconocimiento
ptico de caracteres, llamado por sus siglas en ingls
(Optical Character Recognition), el cual extrae el texto de una
imagen digitalizada.
Representacin digital del documento original, o las
caractersticas de ste,
impiden el uso de (ejemplo: documentos escritos a mano).
No obstante, se puede guardar como imagen.
Representacin digital con texto (o partes de ste). Se puede
digitalizar y
realizar un proceso , con el cual se genera un archivo de
texto plano que, al relacionarlo con la imagen, va a permitir
indexar o hacer bsquedas de texto.

Para cualquiera de las tres opciones se debern generar metadatos

que acompaen a la digitalizacin. Este tema se desarrolla ms
adelante en el punto 5.5. Metadatos.
5.1 Formatos
El formato del archivo es el factor principal al crear o almacenar
contenidos digitales a futuro; por ello se deben utilizar formatos
estndares, que sean ampliamente utilizados y no tengan mucha
probabilidad de ser descontinuados.

Los formatos con ms probabilidad de ser accesibles, en el

futuro, tienen las siguientes caractersticas:
Sin propietarios.
De estndar abierto documentado (, , ).
Utilizados comnmente por la comunidad de investigadores.
Sin cifrado.
Sin compresin.
Existe una diversidad de formatos para almacenar documentos
digitales. A continuacin se explican tres de ellos: /, y 2000. stos sirven, en general, para cualquier propsito, sin embargo,
se puede utilizar cualquier otro formato, siempre y cuando est bien
justificado su uso.

PDF/A
El (Portable Document Format) es uno de los mejores formatos
para preservar documentos
electrnicos
y
asegurar
su
supervivencia en el futuro. Se sugiere utilizar / (Archival)
Norma 19005 para archivar documentos con fines de
preservacin, pues contiene todos los elementos necesarios para
reproducir el contenido tal como se gener, independientemente de
las herramientas y sistemas utilizados para su produccin,
almacenamiento y reproduccin.
Se recomienda utilizar el formato / cuando se quiere
digitalizar textos o
una mezcla de textos e imgenes. Es importante pasar la imagen por
un proceso , el cual extrae el texto y lo pone detrs de la imagen,
permitiendo indexar el documento y hacer bsquedas sobre ste. El
formato o / permite tambin la construccin de objetos
complejos de mltiples pginas, como libros, peridicos o diarios.
3030
proyectos

de
digitalizacin de
Recomendaciones
documentos

para

El / ofrece las siguientes ventajas:

Procesos eficientes de compresin.
Procesos estandarizados para bsquedas de texto.
Firmas digitales estndares que pueden ser integradas al
documento para proteger su integridad.
Los metadatos son almacenados en un formato estandarizado y
son integrados
en el documento.
Como formato universal de documentos, es ideal no slo para
digitalizaciones, sino tambin para documentos generados
electrnicamente.
El formato puede utilizar diferentes tipos de compresin en
distintas partes de un archivo, lo cual hace que los documentos
tengan un tamao fcil de almacenar.

TIFF
El (Tagged Image File Format) es un formato de imgenes
flexible, altamente porttil, ampliamente aceptado, de estndar
abierto y considerado el estndar profesional de imgenes, los
archivos pueden utilizar compresin sin prdidas, pero esto
resulta en imgenes que utilizan mucho espacio de almacenamiento.
El formato generalmente se utiliza para la creacin de
archivos maestros
de imagen, ya que est conformado por mltiples pginas para tener
una secuen- cia de imgenes de alta calidad. Su amplio uso a lo largo
de los aos supone que va a seguir estando soportado por mucho
tiempo; sin embargo, en diversos aspectos se ha quedado rezagado,
debido a que no se ha seguido desarrollando. Este formato tiene
variantes que difieren principalmente en los mtodos de compresin.

Tradicionalmente algunas instituciones han optado por almacenar

sus imgenes utilizando archivos sin compresin y sin prdidas,
ya que se considera como la mejor manera de preservar las
caractersticas esenciales de un documento al ser digitalizado; con
todo, para proyectos grandes de digitalizacin, utilizar un

formato con compresin, incluso con prdidas, reduce costos, por lo

cual resulta econmicamente atractivo.

JPEG-2000
2000 es un estndar de compresin y codificacin digital de
imgenes de propsito general. Fue creado por el Joint Photographic
Experts Group (Grupo Conjunto de Expertos en Fotografa o ) en
2000, con la intencin de sustituir el formato original creado en 1992.
Al utilizar compresin, una imagen digitalizada y almacenada en
este formato ocupa mucho menos espacio sin sacrificar calidad. Entre
sus caractersticas principales se encuentran las siguientes:
Rendimiento superior de compresin. Aplicando niveles bajos de
compresin, ofrece una ventaja de fidelidad sobre ; a niveles
altos de compresin,
2000 tiene una ventaja ms
significativa.
Soporte para mayor profundidad de color. 2000 incluye
soporte para 48 bpp (bits por pixel), siendo posible codificar
hasta 281.5 billones de colores.
Resolucin mltiple. 2000 puede contener la misma
imagen en varias
resoluciones, ofreciendo varias posibilidades, como la inclusin
de miniaturas.

Decodificacin progresiva. Los primeros bytes del archivo

contienen una ver- sin de baja calidad de la imagen, y los
bytes posteriores van agregando gra- dualmente detalles a la
imagen hasta tenerla con toda su calidad. Esto resulta til para
mostrar una vista previa de la imagen mientras se carga o se
recibe el resto del archivo.
Compresin sin prdidas y con prdidas. Es posible comprimir una
imagen sin

que exista distorsin alguna (sin prdidas), adems de obtener

un mayor gra- do de compresin a costa de distorsionar la
imagen (con prdidas). Al momento de realizar una compresin
con prdidas, es posible especificar la calidad de imagen que se
desea obtener; desconocindose la eficiencia de compresin

resultante, sta depender del contenido de la imagen. Tambin

es posible es- pecificar el factor de compresin deseado, y
entonces el grado de distorsin resultante no estara
predeterminado. Entre ms calidad se requiera, menos
compresin se deber aplicar.
Diversas instituciones en todo el mundo han optado por almacenar sus
archivos maestros utilizando la compresin 2000, sobre todo
cuando se trata de coleccio- nes grandes y se quiere utilizar el mismo
archivo tanto para preservacin como para acceso, aplicando el
principio de digitalizar una vez, utilizar para muchos propsitos.
Algunas organizaciones utilizan la compresin 2000 sin
prdidas, pero
cada vez es ms frecuente utilizar 2000 con prdidas, buscando
que la imagen se considere visualmente sin prdidas. En general,
2000 se elige buscando maximizar los costos de almacenamiento
sin sacrificar prcticamente la calidad.
5.2 Conversin
Se le llama conversin al proceso por el cual pasan los archivos
fsicos originales al ser digitalizados, es decir, convertidos a formato
digital utilizando un dispositivo
escner o cmara digital, cuyo resultado es un archivo digital de
imagen maestra. sta debe ser una representacin visual del objeto
original lo ms exacta posible que sirva para las necesidades de la
institucin; en este sentido, se debe entender que la solucin no es
capturar una imagen con la ms alta calidad posible, sino evaluar el
contenido del documento original y decidir la calidad de la imagen a
utilizar al realizar la digitalizacin.
Como un primer paso en este proceso, se analizan los atributos de
los documentos originales; stos pueden diferir en cuanto a

dimensiones, rango de colores o la forma en la que fueron producidos:

a mano, con una imprenta, por medio de una cmara fotogrfica,
medios electrnicos, etctera.
El estado de conservacin de los documentos puede afectar el
proceso de conversin, por eso es importante identificar si existe la
necesidad de realizar una

estabilizacin o restauracin previa, idealmente con el apoyo de un

especialista en conservacin de documentos.
La calidad de una imagen se puede definir a partir de los siguientes
factores:

Resolucin: se determina por el nmero de pixeles utilizados

para representar la imagen. Los pixeles se expresan en puntos
por pulgada (ppp o dpi: dots per inch). Incrementar el nmero
de pixeles da como resultado una imagen de mayor resolucin y
una mejor delineacin de los detalles finos, pero llega un punto
en el que seguir aumentndolo no va a mejorar la calidad de la
imagen, slo aumentar el tamao del archivo resultante. La
clave es determinar el punto en el cual se utilice la suficiente
resolucin para capturar los detalles significativos del documento
fuente.
Profundidad de bits: es la medida del nmero de bits utilizado
para definir
cada pixel. Mientras mayor sea, ms tonos de grises y colores se
van a poder representar. La eleccin de este valor afecta la
posibilidad de capturar tanto la apariencia fsica como el
contenido del documento fuente. Se debe tomar en cuenta si la
apariencia fsica, o partes de sta, proporcionan un valor
agregado, de ser as, es necesario aumentar la profundidad de
bits.
Procesos de mejora: estos procesos pueden ser utilizados para
modificar o
mejorar la imagen capturada, transformando su tamao, color,
contraste, bri- llo e incluso analizndola en busca de
caractersticas que el ojo humano no percibe. En stos se
incluye, por ejemplo, el uso de filtros, curvas de repro- duccin
tonal y herramientas de manejo de colores. Estos procesos se

deben utilizar con mucho cuidado, ya que pueden hacer que

desaparezcan elementos importantes en una imagen.
Compresin: la compresin generalmente es utilizada para
reducir el tamao necesario en el procesamiento, almacenamiento o envo de
imgenes. Los mtodos para lograrla varan; por ejemplo, se
puede lograr abreviando infor- macin repetida o eliminando
aquella que el ojo humano difcilmente ve. Las

tcnicas de compresin pueden ser sin prdidas al ser

reducida la imagen no se descarta informacin, o con
prdidas la informacin menos rele- vante es promediada o
descartada. Se recomienda aplicar una compresin con
prdidas, pero lo suficientemente buena para las necesidades, y
obtener as una imagen visualmente sin prdidas.
Dispositivo utilizado: el equipo utilizado y su rendimiento tienen
un impacto
importante en la calidad de la imagen. Equipos de diferentes
fabricantes pue- den desempearse de distintas maneras, aun
cuando cuenten con las mismas capacidades tcnicas.
Juicio y cuidado del operador: este aspecto siempre va a tener
un considerable impacto en la calidad de la imagen; a fin de cuentas, es
una decisin humana decidir la calidad que deben tener las
imgenes.
En un proyecto de digitalizacin se recomienda generar archivos de
imagen maestros, generalmente de alta calidad, que puedan utilizarse
para generar otras versiones ms pequeas o en otro formato. El
objetivo es generar una imagen lo suficientemente buena que pueda
ser utilizada en necesidades y aplicaciones futuras; la imagen maestra
debe ser de alta calidad y debe tratarse con un intenso control de
calidad, de manera que si existe algn error en el proceso de captura,
sta deber repetirse.
5.3 Control de calidad
El control de calidad es un componente importante en todas las etapas
de un proyecto de digitalizacin, pues garantiza la integridad y
consistencia de los archivos de imagen.
Un programa de control de calidad es necesario tanto para un
proyecto interno como cuando se contrata a un proveedor externo.

Una diferencia importante es que, en un proyecto parcial o totalmente

externalizado, los requerimientos de calidad se deben especificar
antes de firmar el contrato, mientras que los proyectos internos
pueden ir construyendo sus programas de control de calidad paso a
paso como parte de las actividades del plan.

Para generar un programa de control de calidad es necesario

definir si se va a verificar toda la coleccin o solamente una muestra
de imgenes; esto depender del propsito del proyecto de
digitalizacin. Si la cantidad de documentos es muy limitada o los
requerimientos de calidad son extraordinariamente altos, tiene sentido
examinar toda la coleccin imagen por imagen; sin embargo, en la
mayora de los proyectos es suficiente establecer un plan de
muestreo, por ejemplo: de 10% de todas las imgenes producidas por
cada uno de los dispositivos de captura en un rango de tiempo (da,
semana, mes); si se encuentra que un porcentaje mayor al margen de
error especificado tiene fallas, entonces se debe analizar todo el lote,
o incluso volver a digitalizarlo. Para tener un control de calidad
adecuado se deben seguir los siguientes pasos:
Identificacin del producto final deseado y sus metas de
produccin: decidir qu se va a producir y cundo.
Establecimiento de estndares: definir los niveles aceptables de
calidad de
imagen digital, basados en los atributos de los documentos
originales y en la capacidad que tiene el sistema de produccin
de imgenes digitales.
Decisin de puntos de referencia: decidir la referencia que se va a
utilizar, contra la cual se van a comparar las imgenes generadas.
Dependiendo de estas decisiones se seleccionan los programas de
control de calidad, es decir, si se va a tomar una muestra de las
imgenes o toda la coleccin, los tipos de archivo, etctera. Se
pueden decidir, adems, los mtodos de evaluacin; se recomienda
verificar los resultados, analizando la imagen tanto en el monitor
como en una versin impresa, buscando variantes de color, ruido o
falta de informacin.

Pueden existir muchos tipos de proyectos de digitalizacin; sin

embargo, se recomienda aplicar el principio de el fin justifica los
medios, de manera que, si las reproducciones digitales son bien
recibidas y fueron realizadas dentro de los tiempos y costos
definidos, el proyecto se va a considerar un xito. Otra medida

de xito podra ser la calidad de la documentacin creada a lo largo

del proyecto, relacionada con metodologas, sistemas, recursos
humanos y costos; as como las lecciones aprendidas del proyecto, las
cuales pueden beneficiar tanto a la institucin misma como a la
comunidad que busque realizar un proyecto similar.
5.4 Marcas de agua
Actualmente existen dos tipos de marcas de agua que se utilizan para
archivos de imagen digital, las visibles y las electrnicas.
Las visibles son aplicadas encima de una imagen, algo muy
parecido a un sello que se pone en un documento oficial.
Normalmente una marca de agua de este tipo es el nombre de la
institucin duea del archivo, su sello oficial o algn logo de
identificacin. En la mayora de los casos, una marca de agua visible
se aplica a copias de archivos para su uso en internet, utilizando
aplicaciones de manipulacin de imgenes; esto se puede hacer
mediante un proceso de lotes de imgenes para ahorrar tiempo.
Casi siempre las marcas de agua visibles tienen un grado de
transparencia, pero en todos los casos van a cubrir una porcin de la
imagen.
Las marcas de agua visibles no previenen a los usuarios de
descargar archivos; sin embargo, stas pueden ser difciles de quitar,
dependiendo de su complejidad, tamao, colores y diseo. La mayor
desventaja es la obstruccin de una parte de la imagen, haciendo
que sea menos atractiva para su uso.
Las marcas de agua electrnicas estn incrustadas en el cdigo del
archivo de la imagen y son invisibles; comnmente son cdigos
numricos, los cuales representan una licencia de uso, la cual es
especfica de la institucin que es duea de los archivos. En algunos
casos, y bajo una inspeccin cercana, la imagen puede parecer un
poco distorsionada en cuanto se le aplica una marca de agua

electrnica, pero este fenmeno es muy difcil de percibir si no se

compara el archivo marcado con el original.
Las marcas de agua electrnicas o invisibles no previenen a los
usuarios de descargar archivos; sin embargo, existen propuestas en
las que se plantea agregar

datos del usuario, fecha de consulta y hora dentro de la marca de

agua, generndola al momento de la consulta, con el fin de poder
identificar de dnde provino una imagen.
La ventaja de utilizar marcas de agua, visibles o electrnicas, es
que la institucin hace un esfuerzo por identificar las imgenes como
de su propiedad; aunque las marcas de agua no previenen el robo,
ayudan a probar que una institucin protege sus colecciones.
Se recomienda no utilizar marcas de agua de ningn tipo para los
archivos maestros, en especial si su fin es la preservacin, ya que
stas afectan la calidad de la imagen. Para imgenes de visualizacin
previa o consulta s se pueden usar marcas de agua, de preferencia
electrnicas. En general, se recomienda adjuntar la informacin de los
derechos de una imagen utilizando metadatos; sin embargo, habr
proyectos en los que resulta importante agregar marcas de agua a las
imgenes.
5.5 Metadatos
El trmino metadato se utiliza para incluir los principios descriptivos
de catalogacin en archivos digitales, as como informacin necesaria
para obtencin, acceso y gestin de esos archivos. Crear metadatos
de calidad es componente clave para la gestin responsable y la
preservacin a largo plazo de los archivos digitales que genere el
proyecto.
Una imagen digitalizada no se puede considerar de alta calidad a
menos de que se le asocien metadatos al archivo digital. stos hacen
posible la ejecucin de fun- ciones clave, por lo cual estn asociados,
directamente, con la mayora de los pasos que sigue un flujo de
trabajo en un proyecto de digitalizacin: nombramiento de archivos,
captura, procesamiento, control de calidad, rastreo de produccin,
diseo de bsquedas y obtencin de archivos, almacenamiento y
gestin a largo plazo; es decir, diferentes tipos de metadatos deben

ser agregados por distintas personas en las etapas del ciclo de vida de
la imagen digital. A pesar de que su produccin puede ser costosa en
tiempo y recursos, los metadatos son indispensables para los

archivos de imagen, los cuales, de no contar con metadatos

suficientes, corren riesgo de perderse.
No existe un estndar para la creacin de metadatos que satisfaga
todas las necesidades de cualquier tipo de colecciones y repositorios;
esto se debe a que cada uno de los diferentes formatos de
documentos originales (texto, imagen, fotos, entre otros) pueden
requerir distintos metadatos. Se recomienda que los productores de
imgenes digitales agreguen la mayor cantidad posible de metadatos
a un archivo antes de que se distribuya.
A lo largo de los aos han sido desarrolladas varias normas
descriptivas especficas (esquemas de metadatos) para describir
diferentes tipos de objetos (Dublin Core, , , ,
,
etctera). Dado que ningn esquema va a
satisfacer
completamente los requerimientos especficos de una institucin,
se puede generar un conjunto de metadatos a partir de elementos
extrados de diferentes esquemas, los cuales son combinados,
personalizados y optimizados para utilizarse en un proyecto, esto
permite el uso de metadatos ms tiles a nivel local, manteniendo
estructuras y tipos de datos estndares.
Existen numerosos tipos de metadatos; a continuacin se
muestran los que son comnmente implementados en proyectos de
digitalizacin.
5.5.1 Descriptivos
Se refieren a la informacin que identifica un recurso, describe su
contenido y su relacin con otros recursos dentro de una jerarqua.
Sirven para ayudar a encontrar y obtener documentos, distinguir entre
unos y otros, as como para descubrir su tema o contenido. Adems
de informacin bibliogrfica, tambin puede describir atributos fsicos
del documento, como tipo, dimensin, condicin, etctera; esta
informacin generalmente es almacenada fuera del archivo de imagen

dentro de una base de datos. Ejemplos: ttulo, fecha del documento,

descripcin.

5.5.2 Tcnicos
Describen los atributos de la imagen digital, tales como resolucin,
dimensiones de los pixeles, compresin, etctera; proporcionan
informacin necesaria para que las aplicaciones puedan utilizar el
archivo; tambin describen el proceso de captura de la imagen y el
ambiente tcnico, como el hardware y el software utilizados para su
creacin, informacin especfica del formato, calidad de la
imagen, etctera. Los metadatos tcnicos sirven para ayudar a que
se tenga consistencia en un gran nmero de archivos, imponiendo
estndares para su creacin. Ejemplos: escner utilizado, formato de
archivo, resolucin.
5.5.3 Estructurales
Contemplan las relaciones entre mltiples archivos digitales,
permitiendo a los usuarios recorrer objetos complejos como pueden
ser las pginas y captulos de un libro. Una de sus funciones
principales es permitir el despliegue y la navegacin, usualmente por
medio de una aplicacin con cambio de pginas, indicando la
secuencia de imgenes. Ejemplos: tabla de contenidos, pgina,
captulo, volumen.
5.5.4 Administrativos
Se utilizan generalmente para la gestin interna de recursos digitales
y pueden incluir informacin de derechos o de reproduccin, otros
requerimientos de acceso, criterios de seleccin o polticas para
archivar el contenido digital, rastros de auditoras, identificadores,
metodologa o documentacin del proceso de captura, informacin
acerca de los documentos fuente, etctera. En general, contemplan
las necesidades locales administrativas de un proyecto o institucin.
Ejemplos: fecha de captura, proveniencia (historia), revisiones de
integridad del archivo.
4040
proyectos

de
digitalizacin de
Recomendaciones
documentos

para

5.5.5 Para preservacin

Estn conformados por toda la informacin necesaria para gestionar y
preservar archivos digitales a lo largo del tiempo. Se distinguen de
los metadatos tcnicos

4141
proyectos

de
digitalizacin de
Recomendaciones
documentos

para

porque documentan procesos realizados en el tiempo, es decir,

eventos o acciones realizadas para preservar datos y los resultados de
estos eventos, a diferencia de describir la procedencia o las
caractersticas de formato de un archivo. Se asocian con acciones
realizadas sobre un recurso despus de ser enviado a un repositorio
digital; pueden incluir el registro de cambios realizados al recurso,
como transformaciones o cambios de formato, o indicar la naturaleza
de las relaciones entre diferentes archivos digitales.
Estos metadatos deben contener la informacin que va a asistir a
la toma de decisiones relacionada con el valor a largo plazo de un
recurso digital. Se relacionan, generalmente, con las estrategias de
preservacin digital, as como con otras acciones rutinarias, como
copiar y respaldar, o cualquier proceso automatizado que se ejecute
en gran cantidad de objetos. Ejemplos: secuencia de cambios de
formato, respaldos realizados.
5.5.6 Derechos de autor
Estn conformados por informacin utilizada para identificar los
derechos de autor y el estatus legal de un documento. Incluyen
informacin detallada acerca del tipo de acciones que pueden ser
realizadas en objetos digitales, as como de los portadores de los
derechos de autor capaces de autorizar la ejecucin de dichas
acciones. Ejemplos: estatus (dominio pblico, con derechos de autor,
etctera), informacin minuciosa de los titulares de derechos,
informacin de contexto (acciones que se pueden realizar con permiso
dentro de una serie de circunstancias especficas).
5.6 Equipo de digitalizacin
Un elemento esencial para lograr un proyecto exitoso de digitalizacin
es la seleccin de dispositivos de captura de imgenes. Hoy en da
existe una amplia gama disponible que vara en caractersticas y

costos. El dispositivo ideal para un proyecto depende de varios

factores, que incluyen: metas del proyecto, formato, tamao,
condicin de los materiales y presupuesto disponible. Tambin hay
factores tcnicos que van a

influir en la decisin, como son: conocimientos necesarios para su uso,

tamao del rea de captura, velocidad, conectividad y posibilidad de
manipular los diferentes formatos y materiales de una coleccin.
Para decidir el equipo a emplearse para realizar el proyecto se
deben considerar las colecciones que van a ser digitalizadas. La
naturaleza fsica de los objetos impondr restricciones e influir en la
eleccin del dispositivo de captura por utilizar. Se debe tener en
cuenta que, conforme el equipo de captura de imgenes se vuelve
ms complejo y sofisticado, puede requerir un alto nivel de habilidad
para su uso, por lo tanto, algunas instituciones requerirn entrenar al
personal encargado de la digitalizacin.
Las dos formas de digitalizar documentos son:

Con un equipo de escaneo (escner).

Con una cmara digital.

Equipos de escaneo

Escner de cama plana: este equipo es uno de los ms

populares, y es utilizado ampliamente en bibliotecas, archivos y
museos. Dependiendo de la condicin y el formato del material
seleccionado, un escner de cama plana puede ser empleado
para digitalizar material bidimensional, como documentos en
papel, fotografas, material impreso, entre otros. Este dispositivo
no es recomendable para obras de arte originales, incluyendo
impresos de arte. Con este tipo de equipo, es importante
considerar el rea de escaneo, debido a la diversidad en las
dimensiones de los materiales que se requiere digitalizar, pues
en algunos casos ser necesario contar con un rea de escaneo
ms grande que en otros.

Algunos modelos cuentan con accesorios disponibles, como

adaptadores para transparencias o alimentadores automticos
de documentos. Utilizar un escner de cama plana para
digitalizar cintas de pelcula puede causar

problemas de enfoque, a menos que se utilice un escner de

gama alta. Los alimentadores automticos no deben ser
utilizados para digitalizar material histrico o deteriorado, ya que
se corre el peligro de daarlo.
Escner de filme/diapositivas: un escner de este tipo
est diseado,
especficamente, para digitalizar cintas de pelcula y diapositivas.
Aunque
un escner de cama plana con un aditamento para
transparencias puede usarse para esto, un escner dedicado
para filme tiene mayor capacidad en cuanto a resolucin,
densidad del color, manipulacin del filme y enfoque, as como
un alto rango de tonos y de resoluciones pticas. Adems, se
pueden adquirir alimentadores de diapositivas para digitalizar
hasta 50 de ellas, aunque stos necesitan ser monitoreados para
evitar atasques y dao de los materiales.
Escner de formato amplio: un escner de formato amplio
puede ser muy
til para digitalizar mapas, planos, dibujos arquitectnicos,
posters, etctera. Los modelos de grado profesional cuentan
con altas resoluciones pticas; sin embargo, su alto costo afecta
a muchos proyectos. Las instituciones que requieran
digitalizaciones de este tipo, dependiendo de la cantidad de
material a digitalizar, pueden considerar contratar a un
proveedor externo o utilizar una cmara digital.
Escner de libros: un escner de libros de gama alta sirve para
dos propsitos:
1.

Permite el copiado areo de libros, de materiales demasiado

grandes o muy frgiles que no pueden ponerse en un escner de
cama plana.

2. Se pueden utilizar en proyectos de cambio de formato de libros,

ya que son rpidos y estn hechos para soportar la estructura de
un libro, evitando generarle daos al digitalizarlo.
Este tipo de dispositivos incluye software para compensar
cualquier distorsin causada por la curva que se forma al
digitalizar libros completos; son muy complejos y, por lo tanto,
mucho ms caros que un escner de cama plana.

Al igual que con el escner de formato amplio, las

instituciones que requieran de digitalizacin area puedan
considerar contratar a algn proveedor o utilizar una cmara
digital.
Equipos para cmara digital

Cmara compacta tipo apuntar y disparar. Las cmaras

orientadas al pblico no son para proyectos de digitalizacin,
pues no cuentan con sincronizacin de dispositivos externos de
iluminacin, el tamao de la imagen resultante es insuficiente y
la calidad del lente limitada.
Cmara digital rflex de 35 mm de un solo lente (): para
proyectos de
digitalizacin, este tipo de cmara puede ser la mejor opcin
para hacer la captura. Es ideal para generar imgenes de alta
calidad que sirven para archivar y publicar. Una solucin efectiva
a un costo relativamente bajo.
Las ventajas de este tipo de cmaras incluyen: calidad alta de
imagen, re- solucin de imagen apropiada, fcil uso, flexibilidad
de captura, sincronizacin con dispositivos de iluminacin, rango
de precios modesto y opcin de captura directa, es decir, cuando
la cmara est conectada a la computadora y la ima- gen
aparece en pantalla en cuanto se captura, esto permite tomar
decisiones tcnicas y estticas de inmediato, asegurando que
tenga la calidad adecuada.

6.
PRESERVACIN
DIGITAL
Cuando se elabora un proyecto de digitalizacin con fines de
preservacin, es necesario definir una estrategia y polticas
especficas para la preservacin digital. Ambas son esenciales para
asegurar que existen medios confiables y verificables que permitan
preservar la integridad de los archivos digitales.
6.1 Estrategia de preservacin digital
La estrategia de preservacin digital es el enfoque amplio adoptado
por una organizacin para asegurar que el contenido de archivos
digitales se mantendr accesible a lo largo del tiempo; su meta ser
alcanzar consistencia en la gestin de archivos digitales. Para lograrlo,
la estrategia puede incluir:

Medios formales de aceptacin de registros, que incluyen el

estndar acordado de formatos de archivos y niveles de
descripcin de los registros.
Un proceso seguro para transferir los registros al
almacenamiento y que despus sean gestionados apropiadamente (incluyendo revisiones de
integridad).
Procesos de mapeo para capturar la informacin descriptiva
dentro de una base de datos que est ligada a los registros, de
manera que permita hacer bsquedas para poderlos encontrar
fcilmente.
Medios formales que proporcionen el contenido de los registros
preservados
a los usuarios en el formato ms apropiado.

Sistema riguroso de monitoreo de las actividades de

preservacin, el cual puede producir datos utilizables para una
auditora.
Tipo de almacenamiento para archivos digitales.
Descripcin de procesos de migracin y normalizacin de
archivos, que contemplan las condiciones que se deben cumplir
para que se ejecuten tales procesos.

Cada uno de los puntos incluidos en la estrategia de preservacin

digital puede tener ms peso que otros, dependiendo del tamao y el
tipo de coleccin a digitalizar.
6.2 Polticas de preservacin digital
Las polticas de preservacin digital deben redactarse con la
intencin de informar a todos los involucrados (directa o
indirectamente) con la preservacin digital, qu es lo que se est
haciendo y por qu se hace. stas sirven para asegurar que los
contenidos electrnicos se mantengan autnticos y accesibles.
Dado el amplio rango de personas a quienes se dirigen las
polticas, no debe usarse en ellas un lenguaje muy tcnico, pues las
palabras deben ser comprensibles para cualquier persona involucrada
en actividades de preservacin digital.
Tambin es importante que las polticas sean accesibles para los
usuarios, por lo cual se deben poner a su disposicin una vez
elaboradas.
El propsito principal de stas es definir por qu una organizacin
est haciendo preservacin digital; en este sentido, las polticas deben
considerar en su redaccin los siguientes elementos:
El propsito y los motivos para preservar archivos digitales.
Cmo la preservacin digital va a permitir al archivo alcanzar sus
objetivos principales.
Cmo la preservacin digital se va a alinear con las metas
estratgicas de la
organizacin.
Los beneficios que, a largo plazo, brinda el acceso a datos para
su uso; as como el riesgo econmico, de reputacin y cultural
que llevara el no aplicar una estrategia de preservacin digital.

Las polticas tambin van a servir como documento de autoridad para

quienes harn la labor de preservacin digital, en trminos de:

 Descripcin de funciones y responsabilidades; tanto dentro de la

organizacin como para actores externos (contratistas,
donadores de material, etctera).
Definicin de criterios de manera concisa, con el fin de hacer
mediciones a
partir de ellos.
Determinacin de la cobertura de las actividades de preservacin
digital.
Especificacin de los tiempos y criterios de evaluacin:
definir cundo y cmo se van a evaluar los archivos
digitales que sern presentados para su almacenamiento,
considerando su valor histrico y sus caractersticas
tecnolgicas.
Definicin de cualquier estndar de la estrategia de preservacin
digital.
El fin es darle la autoridad necesaria al archivo para llevar a cabo la
preservacin digital dentro del marco acordado, sin tener que
justificar peticiones de recursos o servicios ya identificados y
plasmados en las polticas de preservacin digital. Las polticas
definirn en forma ms clara la lnea de responsabilidades, y esto
permitir resolver en forma directa y sin riesgos cualquier asunto o
conflicto que pueda surgir.
Un documento de polticas de preservacin digital debe incluir
los siguientes elementos:
6.2.1 Objetivos principales de las polticas
Introduccin a las polticas, dentro de las cuales
se debe:
Proporcionar orientacin y autorizacin en la preservacin de
materiales digitales.

 Asegurar la autenticidad, confiabilidad y acceso a largo plazo a

los materiales.
Explicar cmo la preservacin digital servir a las necesidades de
la institucin.
Declarar las reglas y principios de los aspectos especficos que
formarn la base de la implementacin.

Evaluacin
de
riesgos
Desarrollar una frase que exprese la evaluacin de riesgos de la
institucin, que incluya el grado de riesgo en trminos de:
La infraestructura tcnica.
Los formatos digitales de las colecciones, medios de
almacenamiento, metadatos, origen y condicin de los originales.
Necesida
des
Identificar las necesidades de preservacin digital, basadas en la
evaluacin de riesgos de la institucin.
Propsito
del
proyecto
Expresar en una serie de frases la definicin de cada proyecto con su
propsito, incluyendo los beneficios que traern. El plan se basar en
las necesidades institucionales.
Metas
y
objetivos
Desarrollar metas y objetivos basados en las declaraciones de misin
o propsito de la organizacin.
Proyectos
por
realizar
Desglosar el plan general de preservacin en pequeos
proyectos e incluir los nombres de los puestos que deben participar
en el proyecto.

Compromisos
financieros
Listar los recursos financieros que van a ser necesarios para lograr
las metas y realizar los proyectos.

Compromisos
organizacionales
Listar los recursos no financieros que van a ser necesarios para
lograr las metas y realizar los proyectos.
Person
al
Hacer una lista del personal clave involucrado y los roles a
desempear.
Preservacin y control de
calidad
Desarrollar metas y objetivos relacionados con la preservacin y
enfocados en el control de calidad. Se pueden incluir: tipos y fuentes
de contenido, formatos, estrategias de gestin y despliegue,
herramientas de toma de decisiones, etctera.
Metadatos
de
preservacin
Crear una frase que muestre la creacin y el uso de metadatos de
preservacin.
Funciones
y
responsabilidades
Definir las funciones y responsabilidades de los participantes en la
preservacin digital a largo plazo.
Capacitaci
n
Describir los compromisos de la institucin y los planes de
capacitacin y entrenamiento del personal que trabaja en la
preservacin digital.

Evaluacin
y
actualizacin
Describir el tiempo en el que se har una revisin del plan de
preservacin digital.

Glosario
trminos

de

Adems de definiciones contenidas en el Artculo 4 de la Ley Federal

de Archivos, se entender por:
Accesibilidad. Atributo de un documento electrnico cuando es
accesible; es decir, puede ser localizado, recuperado, presentado e
interpretado.
Administracin de archivos. Conjunto de estrategias dirigidas a la
planeacin, direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos,
tecnolgicos, financieros y humanos, para el eficiente funcionamiento
de los archivos.
Archivo electrnico.
producidos y tratados
archivsticos.

Conjunto
conforme

de documentos
a los principios

electrnicos
y procesos

rea generadora/rea de procedencia del archivo. Se refiere a

las
diferentes
coordinaciones,
direcciones,
subdirecciones,
departamentos, secciones de departamentos o equivalentes en las
que se generan o reciben los documentos de la institucin.
Asunto. Contenido especfico de los documentos de archivo y
expedientes de una serie, que permite la individualizacin dentro del
conjunto de caractersticas homogneas al que estn integrados. Es
tambin el tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o
persona de que trata un expediente o documento de archivo y que se
genera como consecuencia de una accin administrativa.

5050
proyectos

de
digitalizacin de
Recomendaciones
documentos

para

Autenticidad. Atributo de un documento electrnico que puede

probar que el origen de las informaciones contenidas en l y fijadas
sobre un soporte electrnico son ciertas.

5151
proyectos

de
digitalizacin de
Recomendaciones
documentos

para

Coleccin documental. Conjunto de documentos reunidos segn

criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgnica
ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden
original.
Copia. Reproduccin exacta de un
documento.
Copia autenticada. Reproduccin de un documento, expedida y
autorizada por el funcionario competente y que tendr el mismo valor
probatorio del original.
Copia de seguridad. Copia de un documento realizada para
conservar la informacin contenida en el original en caso de prdida o
destruccin del mismo.
Depuracin. Retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y
documentos de apoyo en los archivos de gestin.
Descripcin archivstica. Proceso destinado a elaborar instrumentos
de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos,
tales como guas, inventario, catlogos e ndices; para llevarla a cabo
es necesario considerar al menos los seis campos obligatorios de la
norma internacional general de descripcin archivstica -, as
como cuidar la redaccin y la ortografa.
Digitalizacin.Tcnica que permite la reproduccin de informacin
que se encuentra guardada de manera analgica (soportes: papel,
video, casetes, cinta, pelcula, microfilm, etctera) en una que slo
puede leerse o interpretarse por medio de una computadora.

Diagnstico de archivos. Proceso que permite obtener una visin

integral de la situacin y problemtica archivstica de una entidad
mediante el anlisis y evaluacin de las reas de archivo y
clasificacin de los documentos. Es necesario, sobre todo,

en aquellos casos en los que se pretende organizar el acervo

documental; en sntesis, es la primera etapa de la creacin de un
sistema de administracin de documentos. Entre otros aspectos
deber evaluarse:
El estado de organizacin de los tres tipos de archivo, trmite,
concentracin e histrico, para determinar las reas prioritarias
con las que se dar inicio al proyecto.
Los instrumentos de control y registro de expedientes con que
cuenta la
institucin.
El estado de conservacin de los documentos.
Los procesos de transferencia que lleva a cabo la dependencia.
Las reas fsicas asignadas para el resguardo de los archivos.
El personal a cargo de los archivos y la deteccin de necesidades
de capacitacin.
Los requerimientos de bienes muebles para la conservacin y
guarda de archivos.
Documento. Es el testimonio material de un hecho o acto realizado
en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas,
jurdicas, pblicas o privadas, registrado en una unidad de informacin
en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnticos,
pelculas, fotografas, etctera) en lenguaje natural o convencional.
Documento de archivo electrnico. El que registra un acto
administrativo, jurdico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y
usado en el ejercicio de las facultades y actividades de la institucin
que precisa de un dispositivo electrnico para su registro,
almacenamiento,
acceso,
lectura,
transmisin,
respaldo
y
preservacin.

Documentos de comprobacin administrativa. Documentos

creados o recibidos por una institucin o individuo en el curso de
trmites administrativos o ejecutivos. Son comprobantes de la
realizacin de un acto administrativo inmediato.

Documento original. Fuente primaria de informacin con todos los

rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.
Documentacin semiactiva. Documentacin de asuntos concluidos
y cuya consulta es espordica. Se resguarda en el archivo de
concentracin.
Expediente electrnico. Unidad documental constituida por uno o
varios documentos electrnicos sobre un determinado asunto,
actividad o trmite, ordenados como indican el cuadro general de
clasificacin archivstica y el catlogo de disposicin documental de
las instituciones, cuya gestin desde su produccin, tratamiento
archivstico, conservacin, servicio y disposicin final se ejecuta
mediante un sistema automatizado de gestin y control de
documentos.
Expediente tipo. Se compone de un nmero determinado de
documentos establecidos como requisitos para solicitar un trmite o
servicio.
Expediente nico. Es parte de un proceso organizacional donde
varias reas pueden incorporar documentacin a un expediente.
Fechas extremas. Fechas que indican los momentos de inicio y de
conclusin de un expediente, independientemente de las fechas de
los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha ms
antigua y ms reciente de un conjunto de documentos.
Foliacin. Es la numeracin de todas y cada una de las fojas que
integran el expediente. Se har al trmino de la organizacin, es decir,

una vez que la clasificacin y la ordenacin sean definitivas, iniciando

en cada expediente con el uno en la primera foja y hasta el nmero
que se llegue dentro de ese expediente.

Formato electrnico. La codificacin de un documento de archivo

electrnico que define cmo est organizada su informacin.
Identificacin. Primera fase de la metodologa archivstica, de tipo
intelectual, cuyo objetivo es el conocimiento exhaustivo de la
institucin que ha producido el documento, su evolucin orgnica,
competencias administrativas y tipos documentales en los que se
materializan el procedimiento administrativo y dems disposiciones
que afectan al trmite, elementos imprescindibles para la
delimitacin de la serie documental. El resultado de esta fase ser
la organizacin del fondo, con el establecimiento del Cuadro general
de clasificacin archivstica y la ordenacin de sus series
documentales, sentando las bases para su posterior valoracin y
descripcin.
Instrumentos de control y consulta. Trmino genrico que sirve
para denominar cualquier descripcin o instrumento de referencia
realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del
control administrativo e intelectual de los documentos: gua general,
gua simple, inventario, cuadro general de clasificacin archivstica,
catlogo de disposicin documental.
Integridad. Atributo de un documento electrnico que garantiza que
las informaciones contenidas en l no han sufrido alteraciones durante
la transmisin entre distintos sistemas, tanto dentro de los sistemas
de la organizacin donde se gener el documento electrnico, como
cuando es transferido mediante las redes pblicas o privadas de
comunicacin a una tercera persona.

Legajo. Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar

su manipulacin. Parte de la documentacin de un expediente
subdividido para facilitar su manejo y conservacin.

Nmero de expediente. Nmero consecutivo que, dentro de la serie

documental, identifica a cada uno de sus expedientes.
Ordenacin. Actividad que se desarrolla dentro del proceso de
organizacin, y consiste en establecer secuencias dentro de grupos,
conforme a secciones o series documentales; puede ser cronolgica,
alfabtica o numrica.
Organizacin documental. Operacin intelectual y mecnica por la
cual las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma
jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para revelar su
contenido e informacin. Se divide en dos etapas: clasificacin y
ordenacin. Proceso que, mediante las etapas de clasificacin y
ordenacin, aplica las conclusiones establecidas en la fase de
identificacin de la estructura de un fondo. Organizacin =
identificacin + clasificacin + ordenacin + descripcin.
Originalidad. Siempre que la comunicacin, el acceso a la misma, se
produzca mediante redes pblicas o privadas de comunicacin, se
estar accediendo al documento original; mientras que si la
comunicacin del documento electrnico se efecta mediante
., disquete, papel, etc., se habla de copias de documentos.
Seleccin. Proceso archivstico destinado a determinar cul ser la
documentacin que ha de ser eliminada o conservada en un archivo
histrico conforme a sus valores primarios y secundarios.
Sistema de administracin de documentos. Tiene como objetivo
regular la produccin, circulacin, acceso, uso, control, conservacin,
preservacin y difusin de los testimonios documentales de una
institucin.

Soporte. Material fsico en el que se registra la informacin (papel,

pergamino, papiro, cintas y discos magnticos, pelculas, fotografas,
etctera).

Tipo documental. Unidad documental simple originada en una

actividad administrativa, con diagramacin, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y
asignarle categora diplomtica.
Unidades administrativas. Se refiere a las diversas reas que
integran la estructura organizacional de una institucin, tienen la
responsabilidad de dejar constancia documental de todos y cada uno
de los asuntos que les son inherentes. Por su naturaleza son
receptoras y generadoras de los documentos; por ello, tienen la
responsabilidad de constituir en su rea el archivo de trmite.
Vale de prstamo. Formato preestablecido para controlar la salida y
entrada de los expedientes en prstamo de los archivos de trmite,
concentracin e histrico.
Validez. Atributo de documento electrnico que posee los mismos
efectos jurdicos que el documento escrito y firmado olgrafamente en
soporte papel.
Valor administrativo. Cualidad que para la administracin posee un
documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor contable. Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los
movimientos econmicos de una entidad pblica o privada.
Valor fiscal. Utilidad o aptitud que tienen los documentos para la
Hacienda Pblica.

Valor jurdico o legal. Valor del que se derivan derechos y

obligaciones legales, regulados por el derecho comn y que sirven de
testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario. Cualidad atribuida a aquellos

documentos que, por su importancia histrica, cientfica y cultural,
deben conservarse en un archivo.
Valor primario. Cualidad de los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos,
fiscales, legales y/o contables.

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digitalizacin de
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Collections at University of Maryland Libraries. 2 ed., Office of Digital
Collections and Research, University of Maryland, College Park,
Maryland, 2007. Disponible en: http://ourdigitalworld.org/wpcontent/uploads/2012/04/ DigitizationBestPractices_Schreibman.pdf
[Consultado 29 de junio de 2014].
Library of Congress. ... The signal: digital preservation.
Disponible en: http://
blogs.loc.gov/digitalpreservation/?s=images [Consultado 29 de
junio de 2014].
U.C. Berkeley Library. Library Systems Ofce: Imaging Best Practices.
Disponible
en:

http://www.lib.berkeley.edu/digicoll/bestpractices/image_bp.html
[Consultado 29 de junio de 2014].
University of California. California Digital Library. ... Guidelines for
Digital
Objects
(
).
Disponible
en:
http://www.cdlib.org/services/access_publishing/dsc/
contribute/docs/.pdf [Consultado 29 de junio de 2014].

Washington State Library. Digital Best Practices website.

Disponible en: http://
digitalwa.statelib.wa.gov/newsite/best.htm [Consultado 29 de junio de
2014].

Directora de la Coleccin Guas e

Instructivos
Mercedes de
Vega

Elaboracin de
textos
Sebastin Alcrreca Alcocer y Erick Cardoso
Espinoza,
con la colaboracin de Claudia Lpez Iglesias y Alexandra
Trejo Galindo

Diseo y
formacin
Elisa Cruz
Cabello

Correccin de
estilo
Roberto Del Vecchyo
Calcneo Mara del Carmen
Gutirrez Haces Francisco
Javier Gonzlez Ruiz

El libro Recomendaciones para proyectos de digitalizacin de

documentos, versin electrnica, fue editado en
julio de 2015.