MANUAL DE USUARIO MACRO TARJETA PREPAGO

BANCO DE OCCIDENTE
Cali, Septiembre de 2012

MANUAL DE USUARIO MACRO TARJETA PREPAGO

Para el funcionamiento al abrir el archivo Macro Tarjeta Prepago, el sistema le mostrar
una advertencia por el contenido de macros.
Dar clic en Habilitar macros en versiones de Excel anteriores a 2007.

A partir de Excel 2007 deber dar clic en opciones, habilitar este contenido y aceptar.

La macro se ubica en la hoja de clculo Base Empleados en donde debe realizar la

captura de los datos de sus empleados.

PASO No. 1
PARAMETRIZACIN DE DATOS EN LA HOJA DE CLCULO MI INFORMACIN

Antes de empezar a diligenciar los registros, debe digitar la informacin de la empresa,

est configuracin se debe hacer en la hoja de clculo Mi Informacin, donde el campo
Cuenta a Debitar, corresponde a la cuenta corriente o de ahorros principal afiliada al
OcciRed y que previamente ha vinculado al producto Tarjeta Prepago.

Al digitar el numero del NIT, este no debe llevar guiones, ni espacios y debe incluir
el dgito de verificacin.
Al digitar el parmetro correspondiente al nmero de la cuenta a debitar, este no
debe llevar guiones ni espacios y son 9 nmeros.
El cdigo visa est compuesto por tres (3) letras y dos nmeros (Suministrado por
el Banco).

PASO No. 2
CREACIN ARCHIVO NO MONETARIO EN LA HOJA DE CLCULO BASE DE
EMPLEADOS

Despus de configurar la informacin de su empresa en la hoja de clculo Mi

Informacin, procede a diligenciar la informacin de sus empleados en la hoja Base de
Empleados, donde debe llenar los campos:

Primer Nombre del Empleado: Digite el nombre del empleado, ste no puede ser
mayor a 15 caracteres.

Primer Apellido del Empleado: Digite el apellido del empleado, ste no puede ser
mayor a 15 caracteres.

Tipo de Identificacin del Empleado: Seleccione el tipo de identificacin del

empleado.

Nmero de Identificacin del Empleado: Digite el nmero de Identificacin del

empleado, ste no puede ser mayor a 15 caracteres.

Telfono Oficina del Empleado: Digite el telfono de la oficina del empleado,

ste no puede ser mayor a 10 caracteres.

Direccin Oficina del Empleado: Digite la direccin de la oficina del empleado,

sta no puede ser mayor a 40 caracteres.

Novedad: Seleccione el tipo de novedad que va a utilizar:

C Creacin: Se emplea para solicitar un plstico nuevo el cual se va a

asignar a un empleado.

M Modificacin de datos: Se emplea para realizar ajustes a los datos

bsicos de un empleado previamente creado. Se debe tener en cuenta que
si se ingres errneamente el nmero de cedula o NIT, el empleado debe
ser eliminado (Retiro) y creado nuevamente, ya que estos datos no se
pueden modificar.

R Retiro del Empleado de la Empresa: Se emplea cuando se requiere

retirar un empleado del sistema.

Z Recambio de la tarjeta: Se emplea en el evento que el empleado o

tarjetahabiente sufra un robo o prdida del plstico. Este tipo de novedad
debe enviarse posterior al bloqueo va telefnica de la tarjeta extraviada o
robada, a la lnea de atencin al cliente de VISA. Los telfonos destinados
para la atencin al cliente son: 312 40 62 312 30 71 y 312 30 80 para
Bogot y la lnea 01 8000 919160 para el resto del pas.

Una vez capture la informacin de sus empleados en la hoja de clculo Base Empleados,
debe seleccionar el registro o registros dando doble clic en la Columna A, ya sea para

generar Archivo Novedades No Monetarias para realizar la creacin de las tarjetas o

Copiar Registros a la hoja de clculo Monetarios para la recarga de las tarjetas.

GENERAR ARCHIVO PLANO NOVEDADES NO MONETARIAS

Al seleccionar los registros en la hoja de clculo Base Empleados, con los cuales se
realizara la creacin del Archivo Plano Novedades No Monetarias, debe presionar el
botn Archivo Novedades No Monetarias en la parte superior de la hoja.
El sistema le solicitar la ubicacin donde guardara el archivo plano, el nombre del archivo
no se puede modificar, despus de haber guardado el archivo, le mostrar una
confirmacin de la ruta donde fue guardado.

CARGAR ARCHIVO PLANO NOVEDADES NO MONETARIAS EN OCCIRED

Nota: Los archivos aprobados despus de las 3:00pm NO sern aplicados.

Al generar el archivo plano de novedades no monetarias, deben ingresar al sistema
OcciRed al mdulo de Transacciones  Tarjeta Prepago  Cargar Arch No Monet

Al ingresar al mdulo Cargar Arch No Monet, se debe dar clic en botn Examinar, all
buscaran la ruta donde guardaron el archivo plano de novedades no monetarias, lo
seleccionan y le dan clic en el botn abrir, luego dar clic en el botn Abrir Archivo.

Al abrir el archivo plano de novedades no monetarias, OcciRed le informar si el archivo

fue cargado con xito o Con Errores, si la informacin est correcta, OcciRed mostrar el
Nombre del Archivo y el Nmero Total de Novedades, donde podrn ver el detalle del
archivo previamente cargado dando clic en el botn Ver Archivo, para terminar, deben
dar clic en el botn Guardar Archivo, dar clic en el botn Solicitar Aprobacin, para
que posterior a ste, autoricen la transaccin por la opcin Pendientes Aprob.

PASO No. 3
CREACIN ARCHIVO MONETARIO EN LA HOJA DE CLCULO MONETARIOS

Una vez seleccione los registros en la hoja de clculo Base Empleados, a los cuales se
realizar el abono del dinero, debe presionar el botn Copiar Registros a Monetarios en
la parte superior de la hoja, est informacin ser copiada en la hoja de clculo
Monetarios.

El sistema le preguntar si desea borrar los registros que estn en la hoja de clculo
Monetarios y le mostrara la confirmacin que los registros fueron copiados.

Al realizar la copia de sus registros a la hoja Monetarios, solamente se debe diligenciar el

campo Valor Abonar para poder generar el archivo plano con novedades monetarias.

Al tener listo todos los registros en la planilla de Monetarios, debe oprimir el botn
Generar Archivo Monetarios, en la parte superior de la hoja.
El sistema le solicitar la ubicacin donde guardara el archivo plano, el nombre del archivo
no se puede modificar, despus de haber guardado el archivo, le mostrar una
confirmacin de la ruta donde fue guardado.

CARGAR ARCHIVO PLANO NOVEDADES MONETARIAS EN OCCIRED

Nota: Los archivos aprobados despus de las 3:00pm NO sern aplicados.

Al generar el archivo plano de novedades monetarias, deben ingresar al sistema OcciRed
al mdulo de Transacciones  Tarjeta Prepago  Cargar Arch Monet

Al ingresar al mdulo Cargar Arch Monet, se debe dar clic en botn Examinar, all
buscarn la ruta donde guardaron el archivo plano de novedades monetarias, lo
seleccionan y le dan clic en el botn abrir, posteriormente debe dar clic en el botn Abrir
Archivo.

Al abrir el archivo plano de novedades monetarias, OcciRed le informar si el archivo fue

cargado con xito o Con Errores, si la informacin est correcta, OcciRed mostrar el
Nombre del Archivo, Nmero Total de Pago y el Valor Total del Pago, podrn ver el
detalle del archivo previamente cargado dando clic en el botn Ver Archivo, para finalizar
debe dar clic en el botn Guardar Archivo y debe dar clic en el botn Solicitar
Aprobacin, para que posterior a este procedimiento autoricen la transaccin por la
opcin Pendientes Aprob.

RECOMENDACIONES PARA EL BUEN USO DE LA MACRO

Si va copiar la informacin de sus clientes desde otro archivo de Excel, recuerde

que debe utilizar la opcin de Pegado Especial y all escoger la forma, solo
Valores.

La Macro tiene configuraciones en sus celdas de Validacin de Datos y Formato

de Celda, no debe intentar modificar ninguno de estos formatos de la celda, ya
que generara errores a la creacin de los archivos planos No Monetarios y
Monetarios.

En la hoja de clculo Base Empleados, para borrar un registro, recuerde

seleccionarlo en la celda A y all utilizar el botn Borrar Registros, por favor no
borrar los registros por teclado, ya que esto puede desconfigurar la Macro.

En la hoja de clculo Base Empleados, el botn de Ordenar Registros, funciona

en orden ascendente, dependiendo de la columna que est activa al utilizar el
botn.

En la hoja de clculo Monetarios, el botn Ordenar Registros, funciona en orden

ascendente con la columna Nombre Tarjeta.

Si por algn motivo se enva una novedad monetaria de forma errada y la nomina
no es cargada a la tarjeta del empleado, se debe enviar carta (original y copia) a la
oficina duea de la cuenta, solicitando el reintegro del dinero a la cuenta de la
empresa. Esta carta debe estar dirigida al(la) Administrador(a) Visa Pagos en el
Banco de Occidente, y debe contener la siguiente informacin:
o
o
o
o

Nombre del archivo en el cual se transmiti la novedad.

Nombre del empleado y nmero de tarjeta.
Valor de nomina cargada en el archivo trasmitido.
Visacin de la oficina donde se hacen lo cargues.

La carta debe ser transmitida por el auxiliar de la oficina al Administrador Visa

Pagos, escaneada y posteriormente enviada buzn del mismo o ser enviada va fax
a los siguientes telfonos:
En Bogot: 426 36 20 Cd. 150#
Fuera de Bogot: 01 8000 521399 Cd. 150#

Cuando se realice un bloqueo por medio de la lnea de atencin al cliente de Visa

por robo o prdida de parte del tarjetahabiente, se debe enviar una novedad No
Monetaria de Tipo Recambio Z para que se le reexpida al tarjetahabiente un
nuevo plstico y este a su vez quede con el saldo en la tarjeta anterior.
Adicionalmente se debe enviar carta al administrador de la aplicacin en Bogot. En
la carta debe constar el nmero de la tarjeta la cual fue bloqueada y el valor del
saldo que en ella quedo.

Cualquier inquietud referente a la generacin de los archivos o al no cargue de los

mismos, favor comunicarse con las siguientes lneas de atencin para recibir soporte
del producto:
Bogot:
Cali:
Medelln:
Lnea:

3077027 Opcin 5 3
8861111 Ext. 8565 Opcin 3
5108100 Ext. 8470 Opcin 3
01 8000 516655 Opcin 3