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1.1.CONCEPTO Y FUNCIONES
Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatacin que
permite comprobar el desarrollo de una actuacin administrativa y por otro es un
instrumento de comunicacin, ya que los documentos administrativos permiten la
traslacin del contenido de los actos a otros rganos o unidades de la Administracin
(notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurdicas pblicas y privadas
o personas jurdicas naturales.
1.2. CARACTERSTICAS
Son emitidos por un rgano administrativo. Por tanto quedan excluidos todos
los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes,
las alegaciones o los recursos y reclamaciones.
Su emisin es vlida.
1.3. CLASES
Este documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a
solicitud del interesado, y en el que el rgano competente aprecia que la solicitud
recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por
considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento.
Se da en aquellos supuestos en que se detecta que por tener elementos comunes dos o
ms procedimientos administrativos.
Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicacin entre unidades y
rganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan informes para
dictar la resolucin de un procedimiento.
Citacin de comparecencia
Acreditacin de la notificacin
Resolucin
Es el documento administrativo que recoge las decisiones del rgano competente que
pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en el mismo.
Resolucin de inadmisin
Documentos de decisin
El acuerdo es el documento administrativo que recoge las decisiones adoptadas por los
rganos competentes sobre la iniciacin y las cuestiones que se suscitan en la
tramitacin de un procedimiento antes de la resolucin del mismo.
Las resoluciones contienen las decisiones del rgano competente que pone fin al
procedimiento administrativo, resolviendo todas las cuestiones que se han planteado en
el mismo.
Las notificaciones son los documentos por los que la Administracin comunica
a un interesado una resolucin o un acuerdo.
Las actas son los documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o
acuerdos.
Los documentos de juicio clsicos son los informes, que a su vez pueden ser:
-
Solicitudes
Denuncias
Alegaciones
Recursos
Peticiones
Reclamaciones
En el resto de casos, ser slo necesario respetar una serie de extremos formales y
generales. Son los siguientes:
-
2.1.1. Solicitudes
Son documentos presentados por los ciudadanos que dan lugar al inicio de un
procedimiento administrativo.
Lugar y fecha.
Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los rganos de
las Administraciones pblicas podrn presentarse:
2.1.2. Denuncias
Son documentos administrativos que pueden o no, ser presentados por los ciudadanos y
que dan lugar al inicio de un procedimiento administrativo , ya sea o no sancionador,
como consecuencia de la puesta en conocimiento de algn hecho concreto, a un rgano
administrativo competente.
2.1.3. Alegaciones
debern ser admitidos por el rgano receptor y tenidos en cuenta por el rgano gestor
del procedimiento.
2.1.4. Recursos
Los recursos administrativos se definen como aquellos documentos presentados por los
ciudadanos en los que stos impugnan un acto administrativo que afecta a sus derechos
o intereses legtimos, solicitando su anulacin por considerar que incurre en algn
defecto que lo hace objeto de nulidad o anulabilidad.
Lugar, fecha, firma del recurrente, identificacin del medio y, en su caso, del
lugar que se seale a efectos de notificaciones.
El error en la calificacin del recurso por parte del recurrente no ser obstculo para su
tramitacin, siempre que se deduzca su verdadero carcter.
Los vicios y defectos que hagan anulable un acto no podrn ser alegados por quienes los
hubieren causado.
2.1.5. Peticiones
La diferencia bsica que mantiene con la solicitud estriba en que la solicitud est basada
jurdicamente en un derecho del ciudadano a la obtencin del objeto de la solicitud, de
forma que al comprobarse su adecuacin con el ordenamiento jurdico, se autorizar o
en caso contrario, se denegar. La peticin est basada sin embargo en la concesin
graciable del objeto de la misma, que queda en manos del poder discrecional del rgano
al que se dirige.
2.1.6. Reclamaciones
A ello debe aadirse la previsin que efecta el artculo 70 acerca de la expedicin por
las Administraciones de recibos de las solicitudes, escritos y comunicaciones
presentados por los ciudadanos y la posibilidad, consagrada por el artculo 46, de que
los rganos que reglamentariamente tengan atribuida tal competencia en cada
Administracin pblica, expidan copias autnticas de documentos pblicos y privados,
lo que constituye una de las novedades ms reseables de la Ley 30/1992.
Todas estas previsiones, junto con la nueva regulacin de los lugares de presentacin de
documentos en el artculo 38, configuran los pilares bsicos del marco en el que ha de
desarrollarse en buena medida la participacin de los ciudadanos en la tramitacin de
los procedimientos y actuaciones de la Administracin que les ataen.
Las dems copias tendrn la eficacia que a efectos probatorios les atribuya el
Cdigo Civil
probatorio cuando la Administracin no tenga por ciertos los hechos que hayan de servir
de presupuesto para dictar el acto de que se trate.
Los interesados en obtener la copias anteriormente mencionadas las solicitarn ante los
rganos competentes para expedirlas.
5. FORMACIN DE EXPEDIENTES
Todas las hojas del expediente deben ser rubricadas y foliadas por los
encargados de realizar su tramitacin.