INTRODUCCIN

La Educacin Superior es el ltimo escaln en la etapa acadmica del

ser humano, que siempre aspira a grandes cosas en la vida. Cada semestre
que avanza es una experiencia vivida, por lo que el aprendizaje obtenido en
estos 3 aos de carrera universitaria me ha servido no solo para ser una
persona con muchos conocimientos, sino para reforzar aun ms mis valores
humanos.
En el siguiente informe de pasantas, las cuales fueron realizadas en la
sede de Editores Orientales, ubicada en Puerto La Cruz, Estado Anzotegui
y que tuvieron un perodo de 8 semanas, quedan explicadas las labores
llevadas

cabo

en

la

Gerencia

de

Administracin

Finanzas,

especficamente en el Departamento de Facturacin.

Entre las prcticas realizadas en dicho departamento destacan: el
registro de los nmeros de control de las facturas en el sistema Oracle JD
Edwards Enterpriseone, generar las pruebas de las rdenes de insercin de
los clientes del Estado Anzotegui y de otras regiones del pas, realizacin
de las valijas para su posterior envo a las corresponsalas de Caracas y
Anaco, revisin de los anuncios publicitarios impresos en el Diario El Tiempo
y la revista Ardenta, archivado de las copias de las facturas con sus ordenes
de insercin y/o notas de entrega o devolucin, segn sea el caso, en sus
respectivos expedientes, y realizar las cuotas de preventa correspondientes
a los meses de Julio y Agosto del ao en curso.

CAPTULO I

10

LA EMPRESA
Nombre:
Editores Orientales C. A.

Ubicacin:
Avenida Municipal, Numero 153, Edificio El Tiempo, Sector Centro
Puerto La Cruz, Estado Anzotegui.

Dedicacin:
Se dedica a la informacin de noticias del acontecer regional, nacional,
e internacional a travs del Diario El Tiempo como su producto principal y su
pgina web, as como el peridico popular El Mio que circula de lunes a
viernes, las revistas Ardenta y Urbania: la primera viene encartada los
domingos en el Diario El Tiempo y est destinada

a entrevistas de

personalidades de distintos mbitos en el Oriente del pas, y la segunda

circula de manera mensual y gratuita en distintos puntos del estado y se
dedica a la construccin y remodelacin de espacios del hogar y oficina, y el
suplemento infantil Caballito de Mar, destinado a la recreacin y educacin
de los nios. Tambin cuenta con las empresas provenientes de la misma
casa editora Print Oriente y Mercaito: Print Oriente realiza la fabricacin de
afiches, pendones, carteles, etc; y Mercaito se dedica a la publicacin de
avisos clasificados referente a la venta de inmuebles por internet.

11

RESEA HISTRICA
En 1978, cuando Jess Mrquez asume la direccin de El Tiempo de
Puerto La Cruz, el diario ya contaba

con 20 aos de circulacin

ininterumpida. A partir de ste momento, al asumir el Dr. Mrquez el cargo de

director-editor, El Tiempo inicia el proceso de transformacin que lo convierte
en la institucin que es hoy da. El Tiempo es una referencia obligatoria en la
regin de Oriente, no slo como medio de informacin, sino tambin como
pilar de independencia y credibilidad a lo largo de 47 aos trayectoria.
El Tiempo de Puerto La Cruz inicia su circulacin el da el 29 de agosto
de 1958, bajo la direccin de Jess Alvarado, con un tiraje de 2.000
ejemplares y 8 pginas. Despus de 11 aos, el diario ampla su capacidad
de produccin gracias a la adquisicin de una rotativa Offset Harris de 3
unidades, convirtindose en el primero en llevar esta tecnologa y la del
fotograbado a Oriente. A partir de ese momento, el nmero de ejemplares
diarios fue aumentando gradualmente. Despus de 20 aos, su editor y
director pasa a ser accionista de una nueva empresa que promueve y funda
Jess Mrquez junto a un grupo de profesionales de la regin. El nuevo
director recibe un peridico de 16 pginas con un tiraje de 6.300 ejemplares,
y al cabo de un ao, aumenta su circulacin a 15.000. En marzo de 1982, se
da otro paso importante con la puesta en marcha de otra rotativa de mayor
velocidad, una Goss Community de 5 unidades con capacidad para imprimir
17.000 ejemplares por hora. Al mismo tiempo, se incluyen equipos
computarizados y de fotocomposicin. El Tiempo, se sita como el mejor
impreso de la regin con una circulacin diaria de 35.000 ejemplares. En
este mismo ao obtiene el Premio Nacional de Periodismo, reconocimiento
que tambin recibe en el ao de 1989. Caballito de Mar, suplemento infantil

12

creado en 1988 cuando el diario cumpla 35 aos, es galardonado con el

mismo premio en 1990.
A partir del momento en que Jess Mrquez asume su direccin, el
diario contina un proceso de modernizacin y automatizacin. En julio de
1985 fallece el Dr. Mrquez, asumiendo el cargo de directora-editora del
peridico, Gioconda de Mrquez. A la fecha, El Tiempo, ha aumentado su
circulacin a 75.000 ejemplares. Sofisticados equipos y recursos humanos
altamente capacitados, contribuyen a la frmula de elevada productividad. La
posicin fundamental de esta empresa lder es la de transmitir a la
comunidad informacin anteponiendo su funcin pblica, educadora y
formadora de opinin.

13

MISIN, VISIN, OBJETIVO.

Misin
Mantener el liderazgo como el ms importante medio de
comunicacin del Oriente del pas, prestando un excelente servicio
informativo y publicitario con tica, objetividad, imparcialidad e innovacin.
Ser rentable y generador de bienestar para sus trabajadores contribuyendo
con el desarrollo de la regin
Visin.
Ser la mejor empresa de servicios informativos regionales del pas, con
mayor alcance en todo el Oriente. Paradigma de otras empresas informativas
regionales. Ser una corporacin editorial diversificada, apoyada en un
excelente equipo humano, que cuente con tecnologa de vanguardia y
mantenga su independencia informativa; conservando inalterables sus
valores ticos y el compromiso con el desarrollo de la comunidad oriental.
Su recurso humano seguir siendo importante y gozar de mayor prestigio y
seguridad en un ambiente organizado ntegramente.
Objetivo
El Tiempo es una empresa privada destinada al servicio de
comunicacin escrita (impreso) en el oriente del pas de circulacin regional.
El objetivo fundamental de la empresa Editores Orientales C. A., es
transmitir informacin a la comunidad a travs del medio de comunicacin
impreso anteponiendo su funcin pblica, educadora y formadora de opinin.

14

Otro aspecto importante es que los lectores se encuentran satisfechos

con el producto, los niveles de ventas demuestran que la aceptacin es muy
buena y que el cliente est satisfecho del mismo y de su objetividad.

15

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La empresa Editores Orientales C.A. esta compuesta por varios
departamentos los cuales dependen directamente de la presidencia
ejecutiva, esta se encarga de dictar todas las ordenes a los dems
departamentos para que exista una armona entre toda la empresa y trabajen
por una meta comn.
Las principales gerencias que existen en la empresa son: gerencia
editorial, esta se encarga de los contenidos editoriales y la redaccin.
Gerencia de RRHH esta se encarga de llevar un control de todos los
empleados y obreros de la empresa. La gerencia de comercializacin es la
encargada de dirigir las reas de distribucin, ventas, RRII, y mercadeo, le
gerencia

de

operaciones

supervisa

el

rea

de

sistema,

servicios

operacionales y produccin. La gerencia de administracin y finanzas se

encarga del rea de administracin, auditoria y control de gestin.
Todas estas partes trabajan en conjunto para sacar todos los das el
peridico que informa a los habitantes del Oriente del pas, todo un esfuerzo
conjunto tanto personal tcnico como obrero, para brindarle a la poblacin
una informacin rpida y veraz.
En el rea de ventas se trabaja con relacin al cliente. Las personas
que quieren colocar sus anuncios en el diario, bien sea en las paginas de
clasificado, desplegados u obituarios. Los facturamos por medio del sistema
SAI que fue creado para registrar al cliente por medio de sus datos y
logramos introducirlos en el sistema.

16

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA EDITORES

ORIENTALES C. A.

17

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL DEPARTAMENTO

GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

EDITORES ORIENTALES C. A.

G e r e n te
A d m i n i s tr a c i n y F in a n z a s

C o o r d in a d o r
A lm a c e n y De v .

C o o r d in a d o r
C o n ta b i li d a d

C o o r d in a d o r
F a c tu ra c i n

A s i st e n te
C o rr e s p o n s a l a
A naco

A s i st e n te
C o rr e s p o n s a l a
E l T i g re

C o o r d in a d o r
T e s o re r a y P a g o s

C o o r d ia n d o r
C ta s . x C o b ra r

S u p e r v is o r
A lm a c n

E s p e c i a l i s ta
C o n ta b i li d a d

S u p e r v is o r
F a c tu ra c i n

A n a l i s ta
C xP

E s p e c i a l i s ta
C obr anzas

S u p e r v is o r
D e v o lu c io n e s
(2 )

A n a l i s ta
C o n ta b l e

A n a lis ta
F a c tu ra c i n

A n a l i s ta
T e s o re r ia

A n a l i s ta
(2 )

A u x ilia r
C xP

A u x ilia r
(2 )

A u x ilia r
T e s o re r ia

C obr ador

O p e ra ri o s
D e v o lu c io n e s
(1 )

A n a l i s ta
Im p u e s to
(2 )

S u p e r v is o r
D espach o

M e n s a j e ro s
(2 )

In s p e c to r D e s p a c h o
(3 )

A n a l i s ta

A l m a c e n is ta
(2 )

18

S u p e r v is o r
C o m p ra s

A n a l i s ta s
(3 )

E s p e c i a l i s ta
P re s u p u e s to

A n a l i s ta s
P re s u p u e s to
(2 )

A n a l i s ta
Im p o rta ci o n e

19

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO OBJETO DE ESTUDIO

El Departamento de Facturacin tiene como objetivos:

-

Realizar en un da de trabajo el proceso de prueba de las rdenes de

insercin, facturacin de ejemplares y notas de devolucin.

Verificar que cada procedimiento llevado a cabo se haya realizado de

manera satisfactoria.

Realizar el archivado de cada copia de factura en sus respectivos

expedientes.

20

DESCRIPCIN DE FUNCIONES DEL

DEPARTAMENTO OBJETO DE ESTUDIO
-

El Departamento de Facturacin cuenta con tres cargos, cada uno

de ellos tienen funciones diferentes:

Coordinador de Facturacin
Es quien tiene la mayor responsabilidad en el rea y gira
instrucciones al Supervisor y al Analista en procura de que cada
procedimiento se lleve a cabo con la mayor exactitud posible.

Supervisor de Facturacin
Se encarga de recibir las rdenes de insercin de los clientes del
Estado Anzotegui y de otras regiones del pas.

Analista de Facturacin
Es quien lleva a cabo el proceso de facturacin, apertura de
expedientes y revisin de los correlativos de los ejemplares.

21

CAPITULO II

22

- DESARROLLO DE LA PASANTA
-

Fases de Entrenamiento

Registro de nmeros de control de las facturas en el sistema Oracle

JD Edwards Enterpriseone.

Creacin de las valijas para las corresponsalas de Caracas y Anaco.

Realizacin

de

las

pruebas

las

rdenes

de

insercin,

correspondientes a los clientes del Estado Anzotegui y dems

regiones del pas.
-

Revisin de los anuncios publicitarios impresos en el Diario El Tiempo

y la revista Ardenta.

Archivado de las copias de las facturas con sus ordenes de insercin

y/o notas de crdito o de devolucin, dependiendo del caso.

Realizacin de las cuotas de preventa correspondientes a los meses

de Julio y Agosto.

Creacin

de

nuevos

expedientes

de

correspondientes a los meses de Julio y Agosto.

23

los

distribuidores

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA

JUAN PABLO PEREZ ALFONZO
IUTEPAL
PLAN OPERATIVO DE PASANTAS

Datos Del Alumno

Nombre y Apellido:
Adonis Garca

Especialidad:

Administracin Industrial

Datos De La Empresa

Nombre Del Tutor

Acadmico
-

Nombre:

Editores Orientales C.

A.

Direccin:

Avenida

Municipal,

Lcda. Elizabeth
Vzquez

Numero 153, Edificio

El

Tiempo,

Centro
Cruz,
-

Se
m

Actividades a

Sector

Puerto

Estado

Anzotegui.
- Actividades

desarrollar

cumplidas

an
as

24

La

Observaciones

Induccin en la

Charla

induccin

sede de Editores

acerca de la Resea

Orientales C. A.

Histrica,
Visin

de

Relacin

de

del

Misin

Diario

El

de

las

sern

Tiempo.
Realizacin

facturas enviadas a

valijas

Caracas y Anaco.

enviadas

que

Cuotas

de

las

corresponsalas

de

Caracas y Anaco.
Realizar la facturacin

preventa

de

las

cuotas

de

correspondientes al

preventa, las cuales se

mes de Julio.

hacen

antes

del

comienzo de cada mes.

25

Creacin de nuevos

Crear carpetas nuevas

expedientes de los

para archivar las copias

distribuidores

de las facturas de los

correspondientes al

expedientes

mes de Julio.

mes de Julio.

para

el

Registro

de

los

Hacer el registro de los

nmeros de control

nmeros de control de

de las facturas en

las

el sistema Oracle

sistema

JD

Edwards

Edwards

facturas

en

Oracle

el
JD

Enterpriseone.
Pruebas
a

las

rdenes

de

pruebas a las rdenes

los

de

insercin

de

clientes del Estado

Enterpriseone.
Hacer en el sistema las

insercin

clientes

26

del

de

los

Estado

Anzotegui

Anzotegui

dems regiones del

dems

regiones del pas.

pas.

Cuotas de preventa

Realizar la facturacin

correspondientes al

de

mes de Agosto.

preventa

las

cuotas

de

correspondientes

al

nuevos

mes de Agosto.
-

Expedientes de los

Creacin

de

distribuidores de los

expedientes

de

los

ejemplares

distribuidores

de

los

correspondientes al

ejemplares

mes de Agosto.

correspondientes
mes de Agosto.

27

al

Observaciones:
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
________________________________________
Tutor Empresarial
Tutor Acadmico

SELLO DE LA INSTITUCION

SELLO DE LA INSTITUCION

28

Fase de Ejecucin

Semana 1 (del 15/06/2015 al 19/06/2015)

Induccin en las instalaciones de Editores Orientales C. A.

Recib una charla de induccin acerca de la Resea Histrica, Misin

y Visin del Diario El Tiempo.

Realic la firma de contrato de pasantas para un tiempo de 8

semanas.

Hice un recorrido por distintas reas de la empresa y el registro

dactilar de los pasantes en el sistema de Bioidentidad., hasta llegar al
Departamento de Facturacin.

Semana 2 (del 22/06/2015 al 26/06/2015)

Relacin de facturas enviadas a Caracas y Anaco.

Se realiza en Excel la relacin de facturas enviadas a Caracas y

Anaco.

Se guardan las facturas con la relacin de las facturas en un sobre

para ser enviadas a las corresponsalas de Caracas y Anaco.

Luego de una semana de haber enviado la valija, se archiva en el

expediente una copia de la relacin firmada y sellada por el
Departamento de Facturacin de las corresponsalas de Caracas y
Anaco.

Semana 3 (del 29/06/2015 al 03/07/2015)

Cuotas de preventa correspondientes al mes de Julio.

29

Se realiza en el sistema las cuotas de preventa de los clientes, tanto

del estado Anzotegui como las del resto del pas.

Se lleva a cabo la facturacin de las cuotas de preventa.

Se realiza el fotocopiado de cada factura para luego ser archivadas en

sus respectivos expedientes.

Semana 4 (del 06/07/2015 al 10/07/2015)

Creacin de nuevos expedientes de los distribuidores de los

ejemplares correspondientes al mes de Julio.

Se realiz la apertura de nuevos expedientes de los distribuidores.

Se archivaron los expedientes de los meses anteriores en un

archicomodo para su almacenaje.

Semana 5 (del 13/07/2015 al 17/07/2015)

Registro de los nmeros de control de las facturas en el sistema

Oracle JD Edwards Enterpriseone.

G
- Se realiza en el sistema accediendo a la plataforma del Diario El
Tiempo el registro de los nmeros de control de las facturas.
- Semana 6 (del 20/07/2015 al 23/07/2015)
-

Pruebas a las rdenes de insercin de los clientes del Estado

Anzotegui y dems regiones del pas.

30

Se ingresa en el sistema el nmero de orden.

Se visualiza el PDF de la factura para corroborar que los datos all

descritos coincidan con la orden de insercin.

Se anota en la orden el nmero de trabajo generado por el sistema.

Semana 7 (del 27/07/2015 al 31/07/2015)

Cuotas de preventa correspondientes al mes de Agosto.

Se realiza en el sistema las cuotas de preventa de los clientes, tanto

del estado Anzotegui como las del resto del pas.

Se lleva a cabo la facturacin de las cuotas de preventa para.

Se realiza el fotocopiado de cada factura para luego ser archivadas en

sus respectivos expedientes.

Semana 8 (del 03/08/2015 al 07/08/2015)

Expedientes

de

los

distribuidores

de

los

ejemplares

correspondientes al mes de Agosto.

-

Se realiz la apertura de nuevos expedientes de los distribuidores.

31

- CAPTULO III
-

32

- CONCLUSIONES
-

Luego de realizar el proceso de facturacin de algunas rdenes,

es importante hacer la revisin en el cierre y verificar que todas las
facturas se encuentren en dicho correlativo, y que el monto de cada
factura coincida con el indicado en el cierre. En caso de que no
aparezca alguna factura en el cierre, se le notifica al jefe del
departamento para hacer el correspondiente ajuste.

Cuando un cliente suma su primera factura y no tiene expediente

en el archivo, las copias de su factura y su orden de insercin se
guardan en la carpeta de Clientes Varios, pero al acumular la segunda
factura, a partir de ah se le realiza la apertura de un nuevo
expediente.

Cada orden de insercin lleva un recorte de una pgina extrada

del Diario El Tiempo o de la revista Ardenta, segn sea el caso y
cuando cada anuncio publicitario tenga un tamao mayor a 6 cm de
ancho y de largo. Cuando las ordenes cuyos testigos sean de clientes
del Estado Anzotegui, se extrae un solo recorte y se adjunta a la
copia de la orden de insercin. Pero cuando sean de clientes de otras
regiones del pas, se extraen 2 recortes de peridicos o se adjunta un
ejemplar de la revista Ardenta en la copia de la orden, junto con el
original de la factura que se ser enviada en la valija para las
corresponsalas de Caracas y Anaco.

Una vez registradas en el sistema los nmeros de control de las

facturas, las copias de archivo de las mismas, junto con su respectivo

33

correlativo, se remiten al Departamento de Impuestos para su

validacin.

RECOMENDACIONES

Desde mi punto de vista personal, las recomendaciones, tanto para la

empresa como para el instituto, son las siguientes:

A la Empresa

Darle la oportunidad a los pasantes de conocer los dems

departamentos de la Gerencia de Administracin y Finanzas y que
puedan realizar las labores all asignadas.

Dictar una charla dentro de la empresa referente a la carrera de

Administracin, para reforzar conocimientos y ponerlos en prctica.

Al Instituto

Establecer un convenio con Editores Orientales C. A., para integrar de

manera inmediata a los cursantes del ltimo semestre de las Carreras
Sociales y puedan realizar sus pasantas en la mencionada empresa.
-

Mejorar el servicio de transporte, sobre todo en el turno de la noche y

para los estudiantes residentes en El Rincn, San Diego, y sus
sectores adyacentes.

34

BIBLIOGRAFIA

http://www.monografias.com/trabajos33/que-es-la-administracion/quees-la-administracion.shtml

http://creditosycobranzasdinero.blogspot.com/2010/01/cobranzayprinci
piosgenerales.html

https://es.wikipedia.org/wiki/Cuentas_por_cobrar

https://es.wikipedia.org/wiki/Cuenta_por_pagar

https://espanol.answers.yahoo.com/question/index?
qid=20070604195312AATpkoQ

http://www.eafit.edu.co/escuelas/administracion/departamentos/depart
amento-contaduria-publica/panorama-contable/Documents/Nota
%20de%20clase%2077%20facturaci%C3%B3n.pdf

http://www.notadecredito.net/

http://wokomedia.com/que-es/orden-de-insercion/

http://definicion.de/expediente/
35

http://www.wordreference.com/definicion/valija

GLOSARIO DE TRMINOS

Administracin: es conduccin racional de actividades,

esfuerzos

y recursos de

una

organizacin,

resultndole

algo

imprescindible para su supervivencia y crecimiento.

Administracin Industrial: es en muchos pases una carrera

profesional que consiste en administrar los recursos de una Industria,

cabe decir, Recursos Humanos, Materia Prima, Productos terminados,
etc.
-

Cobranzas: es aquella mediante la cual la organizacin ejerce una

accin de recuperacin sobre el sujeto de crdito a fin de que el
cliente de cumplimiento a los compromisos de pago de su deuda
dentro de los plazos pactados con la empresa.

Cuentas por cobrar: es un concepto de contabilidad donde se

registran los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de
conceptos distintos a mercancas o prestacin de servicios, nica y
exclusivamente a crdito documentado (ttulos de crdito, letras de
cambio y pagars) a favor de la empresa y para esto existen
programas para llevar a cabo las operaciones.

Cuentas por pagar: es cualquier aporte de una parte deudora,

que aparece como resultado de una compra de bienes o servicios en
trminos de crdito, a una parte acreedora.

36

Expediente: es el conjunto de los documentos que corresponden

a una determinada cuestin. Tambin puede tratarse de la serie de
procedimientos de carcter judicial o administrativo que lleva un cierto
orden.

Facturacin: Forma que debe expedirse en las operaciones con

comerciantes, importadores o prestadores de servicio, o en las ventas
a consumidores finales.

Notas de crdito: Es aquel documento comercial emitido por el

vendedor en el cual se detallan conceptos por los que un comprador
dispone de crdito a su favor en su cuenta comercial. Es un
documento registrable y siempre genera un saldo positivo para el
cliente.

Orden de insercin: Peticin impresa y formal para iniciar la

puesta en marcha de una campaa publicitaria.

Valija: La correspondencia en l contenida.

37

ANEXOS
-

38

Sacando el recorte de los testigos de las ordenes de insercin de la

revista Ardenta.
-

39

40

Archivado de las copias de las facturas con su orden de insercin en

los expedientes.

41

Registro de los nmeros de control de las facturas en el sistema

Oracle JD Edwards Enterpriseone
-

42

Expedientes de los distribuidores de los ejemplares

43

Archivo de los expedientes de los clientes del Estado Anzotegui

44