Manual de Configuracin Openbravo POS

UniCenta oPOS

Enero, 2016

Manual de Configuracin Open Bravo Pos/UniCenta oPOS

Tabla de Contenido
1.TERMINOLOGA Y ACRNIMOS ...................................................................................................................................... 4
2.INTRODUCCIN .............................................................................................................................................................. 5
3.INICIAR OPENBRAVO POS ............................................................................................................................................... 6
4.GENERALIDADES ............................................................................................................................................................. 9
5.MANTENIMIENTO ......................................................................................................................................................... 13
5.1 USUARIOS ......................................................................................................................................................................... 13
5.2 ROLES ............................................................................................................................................................................... 17
5.3 RECURSOS ......................................................................................................................................................................... 20
5.4 ALMACENES ....................................................................................................................................................................... 25
5.5 PLANTAS ........................................................................................................................................................................... 25
5.6 MESAS.............................................................................................................................................................................. 26
5.7 INFORME DE USUARIOS ........................................................................................................................................................ 26
6.SISTEMA ....................................................................................................................................................................... 27
6.1 CONFIGURACIN................................................................................................................................................................. 27
6.1.1 Configuracin Base de datos ................................................................................................................................. 27
6.1.2 Configuracin Caja registradora ............................................................................................................................ 28
6.1.3 Localizacin ........................................................................................................................................................... 30
6.1.4 Pagos ..................................................................................................................................................................... 31
6.2 CAMBIAR CLAVE.................................................................................................................................................................. 31
6.3 IMPRESORA........................................................................................................................................................................ 33
6.4 SALIR ................................................................................................................................................................................ 33

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1. Terminologa y Acrnimos
POS

Punto de Venta

XML

Extensible Markup Language, documento de texto que se usa para

mantener informacin ordenada en forma de jerrquica y el ms
utilizado para el trasiego de informacin.

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2. Introduccin
TPV de software libre
Para los que no sepan lo que es un TPV o Terminal de Punto de Venta, es un programa en el cual nos
permite llevar la gestin de cualquier local en trminos de facturacin, registros de caja, clientes,
proveedores, etc
Un TPV es aquel programa que cuando estamos pagando en cualquier cajero de supermercado,
cualquier restaurante o cafetera, utilizan para poder cobrarnos, aquel programa que utilizan en la
pantalla tctil en la cual nos colocan los productos y nos emite el ticket.
Estos programas son usados por muchos negocios en la actualidad, y si bien dichos programas se
pueden observar diferencias entre ellos y existen multitud de empresas que los distribuyen, suelen
basarse en pagos mensuales elevados que para personas que empiezan con su negocio son difciles de
asumir.
Si bien dichos programas suelen tener grandes beneficios y complejas operaciones, para muchos
negocios actuales no son necesarias tales complicaciones y bien porque no podamos permitirnos
comprar/alquilar dichas licencias de TPV o bien porque somos amantes de programas de software
libre, este Manual presenta los programas TPV de software libre gratuito suficiente para la mayora de
negocios:
El software del Punto de Venta es un sistema que facilita el trabajo diario de los colaboradores de un
comercio ofreciendo las siguientes funciones:
Ayuda en la realizacin de cada venta.
Inventario de productos.
Generacin de tiquetes de compra.
Cierre de caja diario.

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UniCenta oPOS (basado en una modificacin de Openbravo). La versin Gratuita de OpenBravo POS JAVA Dejo de tener actualizaciones por sus
creadores desde hace algunos aos, aunque en el foro siguen existiendo una gran comunidad que los manejan y dan soporte.

Lo que se presenta en este manual son los pasos a seguir para realizar la correcta configuracin de la
aplicacin, con el fin de que se ejecute con normalidad, tanto para OpenBravo como Unicenta.

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3. Iniciar Openbravo POS o Unicenta

A continuacin se detallan los pasos a seguir para iniciar la aplicacin Openbravo POS.
1. Abrir una ventana Terminal por medio del men Inicio/Todos los Programas/ Open Bravo Pos
o UniCenta oPOS

O seleccionar el Icono

que se instala en el escritorio como acceso directo.

Al ingresar a la aplicacin se ver una de las siguientes pantallas

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Puede acceder al POS de cuatro formas diferentes:

Acceso como Administrator o Administrador: En este modo se podr hacer cualquiera
de las acciones que permite la aplicacin.

Acceso como Manager o Gerente: Este modo est pensado para el encargado o responsable del negocio. Permite realizar todas las acciones excepto modificar la configuracin establecida por el administrador.

Acceso como Employee o Empleado: Este modo est pensado para los cajeros o encargados solo de realizar ventas. nicamente podrn realizar ventas y gestionar movimientos de la caja.

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Acceso como Guest o Invitado: Este modo est pensado para el caso de mostrar la aplicacin alguna persona y vea la pantalla de ventas.

Para poder describir todas las funcionalidades se utilizar el usuario Administrator o Administrador,
puesto que es el que tiene los permisos completos. El acceso cmo otro tipo de usuario mostrar en
cualquier caso un subconjunto de las funcionalidades descritas a continuacin. Por ejemplo en la siguiente imagen se muestran las opciones de men de Administrador y de Empleado.
OpenBravo
Administrador

UniCenta oPOS
Employee

Administrador

Empleado
Los dos
cuentan con
los mismos
elementos
en pantalla.

El rea de
navegacin
se divide en
tres partes:

Prin-

cipal: Este

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Generalidades

La pantalla de ventas se divide en dos zonas: el rea de navegacin a la izquierda y el rea de

trabajo a la derecha.

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Principal: Este Men incluye las opciones tpicas del PUNTO DE VENTA, como ventas, movimientos y cierres de caja, etc.

Administracin: Este men contiene opciones avanzadas, como informes de venta o inventario, mantenimiento de usuarios, etc.

Sistema: Este men incluye el resto de opciones, vinculadas con la entrada y salida de la aplicacin, y configuracin del sistema, como pueden ser impresoras, escneres, etc.

Herramientas (Solo UniCenta oPOS) Incluye herramientas para administracin del sistema.

El contenido del rea de trabajo cambia en funcin de la opcin seleccionada en el rea de navegacin.
Nota: Si no aparece el Men seleccionar:

para desplegar el MENU oculto, y para ocultarlo seleccionar

Navegacin
En los apartados siguientes, se indicar la navegacin necesaria para acceder a la pantalla que se est
detallando en cada momento de la siguiente manera:
Administracin Inventario Categoras
Lo anterior quiere decir que, en la parte de Administracin del rea de navegacin, tiene que hacer
clic sobre la opcin Inventario, y en el panel derecho seleccione la opcin Categoras.
El resultado de esta navegacin mostrar la pantalla de categoras:

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En UniCentas oPOS

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Opciones presentes en diversas pantallas
Para el registro de las diversas informaciones se dispone de los siguientes botones:
Permite poder ocultar el rea de navegacin, lo cual permitir
poder presentar la pantalla de trabajo completa.
Permite poder visualizar el rea de navegacin.
Permite crear un nuevo registro.
Permite borrar un registro existente.
Permite guardar los cambios realizados a un registro.
Permite refrescar la informacin y volver al primer registro.
Permite navegar por los registros.
Permite buscar un registro. Dicha opcin despliega la siguiente
ventana para ingresar un valor que coincida con lo seleccionado
en el campo Donde

De modo que el valor puede coincidir por las opciones que se

muestran en la imagen:

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Permite ordenar los registros. Permite seleccionar una opcin en
Ordenar por y ordenar lo seleccionado por la escogencia en Y
por.

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4. Mantenimiento

Las opciones de Mantenimiento permiten realizar las configuraciones necesarias para el ingreso a la
aplicacin por parte de los usuarios, la presentacin de informacin y permisos de acceso.
5.1 Usuarios
En un negocio con varios empleados solo es importante repartir las responsabilidades. En esta opcin
se permite configurar el acceso de las diferentes personas que vayan a usar el sistema, delimitando
sus privilegios segn los intereses.
La navegacin asociada a esta opcin es:
Administracin Mantenimiento Usuarios
Hay 4 usuarios que presenta la aplicacin por defecto:

Administrador

Manager

Employee

Guest

En esta ventana puede crear usuarios nuevos, modificar usuarios existentes o borrar usuarios. Como
se muestra en la siguiente imagen, los cuatro usuarios Administrator, Manager, Employee y Guest,
son los que aparecen cuando se ingresa a la aplicacin.

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Un comportamiento habitual sera:

Ingresar las claves de acceso para cada usuario.
Modificar los usuarios por defecto, aadiendo los nombres propios de los empleados de la
tienda, segn el rol a que pertenezcan.
Crear nuevos usuarios si es necesario.
Borrar los usuarios por defecto que no estn representados en la tienda o al menos desmarcar
la opcin Visible.

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Para cada usuario, adems del nombre, rol y visibilidad, se puede:

Cargar una fotografa.

La imagen que se registre puede ser en formato JPG, PNG, GIF o BMP, ser la que se presenta
al ingresar a la aplicacin, para lo cual se selecciona la imagen a mostrar por medio de la
siguiente pantalla.

En caso de que la imagen sea de un tamao mayor al permitido por la aplicacin, se despliega
el siguiente mensaje:

Se presiona S y posteriormente el botn de Guardar

El resultado de esta accin es el siguiente:

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Cambiar su clave de acceso.

Inicialmente se debe tener totalmente claro la clave que se va a ingresar y que no sea un valor
que se olvide con facilidad.
Al dar clic sobre el botn de Cambiar la clave de acceso se presenta la pantalla:

Para registrar la clave:

Se puede utilizar el ratn, presionando los botones que componen la clave, de modo
que al momento de ingresar a la aplicacin se debe utilizan siempre el ratn para presionar los mismos botones que componen la clave.
Se puede utilizar el teclado. Al momento que se presenta la pantalla anterior, por medio del teclado se ingresa la clave que puede estar compuesta por letras y nmeros. De
igual modo cuando se ingrese a la aplicacin se debe utilizar el teclado para ingresar la
clave.
Luego de que se ingresa la clave, se presenta nuevamente la misma pantalla donde se debe

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reconfirmar la clave.

Para finalizar se debe presionar el botn de Guardar

5.2 Roles
Esta opcin permite crear, eliminar o modificar los roles de usuario.
Cada rol tiene una serie de permisos, los cuales son definidos en un archivo XML que se muestra en la
pantalla y que se almacena en la base de datos.
Para agregar un nuevo rol inicialmente sin permisos, se presiona el botn Nuevo
muestra la pantalla de la siguiente forma:

Al agrega el nombre y el contenido base, la pantalla debera mostrarse de la siguiente forma:

lo cual

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Para definir los permisos se utiliza la siguiente lnea de cdigo, en donde el atributo name define el
permiso que se tiene el rol:
<class name="Menu.ChangePassword"/>
El rol Adminnistrador es el que tiene todos los permisos asignados, por los tanto si se desea asignar
un permiso a otro rol, se puede copiar del rol Administrador y agregarlo al otro rol.
Ejemplo:
Al usuario Guest que tiene el rol Guest rol, cuando ingresa se le presenta la aplicacin con los mens como se muestran en la imagen en el rea de navegacin:

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Al rol Guest rol, se le agregan las siguientes lneas tomadas del rol Administrados para brindarle ms
permisos:
<class name="com.openbravo.pos.sales.JPanelTicketEdits"/>
<class name="com.openbravo.pos.customers.CustomersPayment"/>
Una vez modificado el rol, cuando el usuario Guest ingresa, la aplicacin se muestra con ms opciones
de mens (Editar ventas y Clientes) en el rea de navegacin:

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5.3 Recursos
Esta opcin permite crear, eliminar o modificar los recursos.
Esta opcin abarca datos un poco ms tcnicos dentro del sistema. Al igual que los roles, estas configuraciones se trabajan con formato de archivo XML que digitan en el campo de texto y se almacenan
en la base de datos.
Todos los recursos vienen con datos por defecto, a continuacin se explican para que funciona cada
uno.

A continuacin la explicacin de cada uno de los recursos.

Printer.Start: Texto que se muestra en la ventana del visor.

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Printer.Ticket: Permite modificar para la impresin de las facturas. Dentro del tag <display> se
muestran los datos que se presentarn en el visor y dentro del tag <ticket> estn datos que se
imprimen en la factura.

Window.Title: Ttulo que muestra la aplicacin.

Ticket.Buttons: Permite definir los nuevos elementos de tipo botn. Por ejemplo las lneas que
se presentan corresponden a la siguiente imagen en la opcin de Ventas.
<button key="button.print" titlekey="button.print" template="Printer.TicketPreview"/>
<button key="button.opendrawer" titlekey="button.opendrawer" template="Printer.OpenDrawer"/>

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Ticket.Line: Corresponde al cdigo para realizar la impresin de los productos en la pantalla de

ventas.

Printer.Inventory: Permite dar formato a la impresin del inventario.

Menu.Root: Contiene todos los mens de la aplicacin, por lo que si se crea una nueva opcin,
se debe agregar en este punto.
Printer.CustomerPaid: Mantiene el formato para la impresin de facturas.
Printer.CustomerPaid2: Imprime el total pagado en el visor.
Banknote: Corresponden a la denominacin de billetes del tipo de moneda. Estas opciones se
incluyen en Payment.cash.
Coin: Corresponden a la denominacin de monedas del tipo de moneda. Estas opciones se incluyen en Payment.cash.
Payment.cash: Muestra las denominaciones de la moneda en la opcin de ventas al momento
de realizar el pago. Es muy importante el segundo parmetro de las lneas de este recurso que
es correspondiente al valor de la moneda y es el valor que se registra en la base de datos al
momento de realizar los pagos.
payment.addButton("banknote.20euro", 20.0);

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Printer.TicketPreview: Mantiene el formato para la impresin de facturas proforma.

Printer.PartialCash: Mantiene el formato para la impresin parcial de cierra de caja.
Printer.TicketTotal: Imprime el total de la venta en el visor.

Printer.OpenDrawer: Este recurso es utilizado, en caso de que la computadora tenga conectado el dispositivo de bandeja donde se tiene el dinero, de manera que la apertura de la bandeja
del dinero sea automticamente al cerrar la venta.
Printer.Ticket.Logo: Se utiliza en caso de que se desee imprimir una imagen en las facturas, esta es la primera instruccin que se llama en Printer.CustomerPaid en el tag <ticket>.

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Printer.TicketLine: Corresponde al cdigo para realizar la impresin de los productos en la factura.

Printer.CloseCash: Permite modificar el formato de la impresin de los datos para los cierres
de caja.
Window.Logo: Permite visualizar una imagen junto al ttulo de la aplicacin.

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5.4 Almacenes
Esta opcin permite crear, eliminar o modificar el o los almacenes que se mantienen que el negocio.
Para crear el almacn solo se requiere el nombre y direccin.

5.5 Plantas
Esta opcin permite definir diferentes plantas o pisos del edificio donde est el negocio. Es necesario
un nombre y una imagen de la planta o piso, la imagen puede ser un esquema de la ubicacin de las
mesas en la planta. Esta opcin va de la mano con la opcin Tickets de la ventana de Configuracin.

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5.6 Mesas
Puede configurar las mesas de cada planta o piso del negocio mediante esta opcin. Para registrar
una meza se requiere el nombre, seleccionar el piso o planta y la posicin donde se encuentra.

5.7 Informe de usuarios

El sistema permite imprimir un informe con etiquetas representativas de cada usuario, indicando el
nombre, el rol y la fotografa. Solamente se debe presionar el botn ejecutar informe, la siguiente
imagen es un ejemplo del informe.

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5. Sistema
En el men Sistema puede acceder a diferentes opciones de configuracin de base de datos, idioma y
otros.
6.1 Configuracin
La ventana de configuracin de Openbravo POS se divide en cuatro apartados:

Base de datos: Este apartado ya viene lleno con datos por defecto.

Caja registradora: En este apartado puede configurar el lector de cdigos de barras o las impresoras.

Localizacin: En este apartado puede configurar el idioma de la aplicacin.

Pagos: En este apartado puede configurar los modos de pago.

6.1.1 Configuracin Base de datos

AVISO: Este apartado lo llenar el proceso de instalacin automticamente. Modifique estas opciones
nicamente si es usuario avanzado.
Los valores de esta seccin se modifican si se va a utilizar una base de datos diferente a la que se
ofrece por defecto.

Las propiedades que incluye son:

Driver (librera): Librera de acceso a la base de datos.

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Driver (clase): Controlador de acceso de la base de datos.

Cadena de conexin: URL de conexin a la base de datos.

Usuario: Usuario de acceso a la base de datos.

Clave de acceso: Combinacin de caracteres para acceder a la base de datos

6.1.2 Configuracin Caja registradora

Las propiedades relacionadas con la configuracin de la caja registradora son:

Nombre: Introduzca aqu el nombre de la caja registradora. Por defecto se le asigna el nombre
que le da el sistema operativo a la mquina. Por ejemplo: caja1

Aspecto: Apariencia del sistema. Se incluyen varios temas que le permitir cambiar el fondo de
pantalla, el tipo de letra, etc.

Pantalla: Puede configurar como quiere ver la aplicacin:

Window: dentro de una ventana, como cualquier otra aplicacin.

Fullscreen: ocupando toda la pantalla.

Tickets: Puede escoger la forma cmo se trabajar con las ventas:

Simple: Seleccione esta opcin si no quiere permitir la realizacin de ventas paralelas.

Estndar: Es la opcin por defecto (la opcin detallada en el manual)

Restaurante: Seleccione esta opcin si quiere que todas las ventas haya que asociarlas
a una mesa determinada. Esta opcin tiene sentido si tenemos configuradas las mesas

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al Punto de Venta, lo cual se hace por medio de la opciones Mantenimiento>>Plantas y
Mesas.

Visor de clientes: Puede configurar un visor que muestre a los clientes el importe total de su
compra.

Impresora: Puede escoger cul ser la impresora principal.

Impresora 2: Configuracin de una impresora adicional. Esta opcin podra ser interesante, por
ejemplo, si quiere imprimir los recibos a la cocina del restaurante para informar de los pedidos
en curso.

Impresora 3: Configuracin de otra impresora adicional.

Balanza: Con esta opcin puede configurar una balanza para pesar productos.

Escner: Con esta opcin puede configurar un lector de cdigos de barras.

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6.1.3 Localizacin
En este apartado se configura el idioma de la aplicacin. Adems puede definir un formato para las
fechas, monedas o nmeros.

Esta configuracin se divide en dos:

Localizacin: En esta opcin puede seleccionar el idioma (por ejemplo espaol Costa Rica, para
que la aplicacin se presente en lenguaje espaol).

Modificacin de los parmetros establecidos de acuerdo al idioma:

Entero

Decimal

Moneda

Porcentaje

Fecha

Hora

Fecha y Hora

En estas opciones puede cambiar los formatos por defecto fijados por el idioma seleccionado.
6.1.4 Pagos
En este apartado puede configurar la integracin de Openbravo POS con un sistema de pago con tarjeta.

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Las propiedades relacionadas con la configuracin de pago son:

Id. de comercio: El identificador del comercio.

Clave de comercio: La clave (palabra de paso) de pago asociada al comercio.

Pasarela pago: Proveedor de pago.

Lector de tarjetas: Configuracin del dispositivo lector de tarjetas.

6.2 Cambiar clave

Permite cambiar la clave de acceso del usuario que est dentro de la aplicacin.
Para registrar la clave:
Se puede utilizar el ratn, presionando los botones que componen la clave, de modo que al
momento de ingresar a la aplicacin se debe utilizar siempre el ratn para presionar los mismos botones que componen la clave.
Se puede utilizar el teclado. Al momento que se presenta la pantalla, por medio del teclado se
ingresa la clave que puede estar compuesta por letras y nmeros. De igual modo cuando se ingrese a la aplicacin se debe utilizar el teclado para ingresar la clave.
Al dar clic sobre esta opcin se muestra la pantalla para ingresar la clave actual (antigua). Si
anteriormente no tena clave, se deja en blanco y se da clic en Aceptar.

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Luego de que se ingresa la nueva clave.

Se presenta nuevamente la misma pantalla donde se debe reconfirmar la clave.

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6.3 Impresora
Permite visualizar los ltimos recibos generados. Para esto en la opcin de Configuracin en el campo
Impresora debe estar seleccionado como screen.

6.4 Salir
Termina la sesin del usuario, y vuelve a la pantalla inicial de Openbravo POS, para que otro usuario
pueda entrar en el sistema.