2-Inventario de Los Bienes Muebles de Propiedad Estatal

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO
Y MANEJO DEL SOFTWARE SIGA PATRIMONIO
CAPITULO II
INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES

DE PROPIEDAD ESTATAL
Documento de trabajo Documento de trabajo Documento de trabajo Documento de trabajo Documento de trabajo
23

1.
MARCO LEGAL
1.1. TOMA DE INVENTARIO

El Inventario es el procedimiento que consiste en verificar fsicamente, codificar y
registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha,
con el fin de verificar su existencia real, contrastar su resultado con el registro
contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las
regularizaciones que correspondan.
1.2. BIENES MUEBLES OBJETO DE INVENTARIO
Las entidades pblicas elaborarn el Inventario Fsico de los bienes muebles que
detenten, sea cual fuere el origen y modalidad de su adquisicin. Dichos inventarios se
regirn conforme a las disposiciones contenidas en la Resolucin N 039-98/SBN y en
las respectivas normas vigentes sobre la materia.
Para los efectos de la informacin que requiere la SBN, el referido inventario
comprende la relacin detallada y valorizada de los bienes muebles existentes a una
determinada fecha en una entidad pblica de acuerdo al Catlogo Nacional de Bienes
Muebles del Estado, en los cuales concurran las siguientes caractersticas:
a)
b)
c)
d)
Los de propiedad de las entidades del Estado.

Los que tengan existencia til estimada mayor de un ao.
Los que no estn sujetos a operaciones de venta.
Los que sean objeto de acciones de mantenimiento y/o reparacin por personal
profesional o con formacin tcnica en la materia.
1.3. CODIFICACIN DE BIENES MUEBLES

-
Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario tendrn una codificacin

permanente que los diferencie de cualquier otro bien.
La codificacin se realiza asignando y aplicando al bien un grupo de doce (12)

nmeros a travs del cual se le clasificar e identificar, conforme al Catlogo
Nacional de Bienes Muebles del Estado y al Software Inventario Mobiliario
Institucional (SIMI).
En el caso de bienes muebles compuestos por otros que se mencionan en el

Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, stos se codificarn
independientemente.
La codificacin que corresponda a bienes dados de baja no debe ser utilizada para
nuevos bienes.
La identificacin es el smbolo material mediante el cual se consigna en un bien el

nombre de la entidad a la que pertenece y/o sus siglas y el cdigo
correspondiente, el cual debe estar ubicado en un lugar visible del bien. Dicha
identificacin podr realizarse de las siguientes formas:
a) Escribiendo con tinta indeleble.

b) Grabando directamente en el bien.
c) Adhiriendo placas, lminas o etiquetas.
24

d) Cualquier otra forma que observe las caractersticas exigidas en las normas
vigentes sobre la materia.
En el caso que la identificacin aplicada al bien sufra dao o deterioro, la persona a la
que est asignado, comunicar de tal hecho en forma inmediata al rgano
responsable. Esta identificacin se renovar con otra de las mismas caractersticas.
1.4. COMISIN DE INVENTARIO
Para la realizacin de la Toma de Inventario es procedente la conformacin de una
Comisin de Inventario, cuya constitucin ser propuesta a la Alta Direccin de la
entidad por la OGA o quien haga sus veces.
La Comisin de Inventario podr estar integrada por personal de las reas de
contabilidad, logstica, Unidad Orgnica Responsable del Control Patrimonial y por
personal debidamente calificado. La Comisin de Inventario podr constituir equipos
de apoyo para la ejecucin del correspondiente Inventario Fsico.
Se precisa que el personal que interviene en la Toma de Inventario debe ser
independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los
bienes, salvo para efectos de identificacin. En ese sentido, la Unidad Orgnica
Responsable del Control Patrimonial intervendr slo en calidad de facilitadora.
1.5. CONDICIONES PREVIAS A LA TOMA DE INVENTARIO
Para efectuar una adecuada toma de inventario es necesario que la OGA o quien haga
sus veces, emita previamente por escrito, procedimientos claros y sencillos, de
manera que puedan ser comprendidos fcilmente por el personal que participa en este
proceso.
Asimismo, resulta conveniente adoptar las siguientes condiciones previas a la Toma
de Inventario Fsico:
a) El Principio de Orden en todos los ambientes de la entidad debe mantenerse
permanentemente.
b) Preparar para la toma de inventario:
- Las Tarjetas de Existencias Valoradas y cualquier otro medio de Control de
Almacn deben estar al da.
- Bloqueo del internamiento de bienes recepcionados durante el perodo en
que se realiza el inventario, los mismos que quedarn temporalmente
depositados en la zona de recepcin para su posterior internamiento una vez
concluido el inventario.
- Los bienes muebles que se encuentren pendientes de reclamo durante el
proceso de inventario y que cuenten con comprobantes de salida,
permanecen en la zona de despacho.
- Suspender la recepcin de pedidos por un perodo prudencial antes del inicio
del inventario.
c) Dotar al equipo que realiza el inventario de medios o instrumentos tales como:
catlogos, winchas, calibradores, metros, balanzas, entre otros.
1.6. PROCESO DE TOMA DE INVENTARIO
25

El personal de la Comisin de Inventario y/o de los equipos de apoyo se constituir en

cada oficina y proceder a inventariar los bienes que se encuentren en cada ambiente.
La Comisin de Inventario realizar su labor verificando de extremo a extremo, todos y
cada uno de los bienes muebles que existan en cada uno de los ambientes visitados.
La verificacin fsica de los bienes a inventariar incidir principalmente en los
siguientes aspectos:
a)
b)
c)
d)
e)
Comprobacin de la presencia fsica del bien y su ubicacin.

Estado de conservacin.
Condiciones de utilizacin.
Condiciones de seguridad.
Funcionarios responsables.
En caso de constatar la existencia de bienes en proceso de reparacin o

mantenimiento, la Comisin de Inventario solicitar la documentacin que sustente su
salida y sern consideradas dentro del ambiente donde se encuentren ubicados.
1.7. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN OBTENIDA EN LA TOMA DE
INVENTARIO
Los datos obtenidos en la toma de inventario deben ser adecuadamente procesados y
conciliados con los registros contables y patrimoniales del perodo inmediato anterior,
a efectos de determinar las diferencias que pudieran haber, las cuales debern
investigarse y luego practicar los ajustes y regularizaciones correspondientes, previa
autorizacin del funcionario responsable.
1.8. RESULTADOS DE LA TOMA DE INVENTARIO
Concluida la verificacin fsica, la Comisin de Inventario deber remitir el Inventario
Fsico a la OGA o la que haga sus veces, conjuntamente con el informe final del
inventario y el acta de conciliacin (que ser suscrita entre la Unidad Orgnica
Responsable del Control Patrimonial y Contabilidad).
2. PROCEDIMIENTOS EN SIGA-MEF
2.1.
MANTENIMIENTO DEL SIGA-MP
En este Sub mdulo se encuentran las opciones: Inventario Inicial (Inventario

Institucional e Inventario no Institucional), Inventario Fsico (Sobrantes y Faltantes)y
los diversos Movimientos (Altas Institucionales, Altas no institucionales, Bajas, Bienes
en Custodia), los mismos que se encuentran relacionados con el Mdulo de Logstica
(SIGA-ML), permitiendo mantener actualizada la informacin relacionada a los Bienes
Patrimoniales de la Entidad.
26

2.2.
INVENTARIO INICIAL
A travs de esta opcin la Entidad, al iniciar la operacin por el Mdulo de Patrimonio

del SIGA-MP, ingresar por nica vez el Inventario Inicial de los Bienes Patrimoniales
a su cargo. Luego si se producen cambios se ir actualizando la informacin.
2.3.
INVENTARIO INSTITUCIONAL
En esta opcin el Sistema permite a la Entidad registrar los Bienes adquiridos para uso
de la Entidad, entendindose como Entidad a la Unidad Ejecutora que tiene instalado
el SIGA, la toma de inventario de los activos se deber de realizar a todos los activos
que se encuentren ubicados dentro y fuera de la Entidad.
Tambin se deber considerar en esta toma de inventario aquellos activos que se
hayan brindado en afectacin o cesin a otras personas naturales o instituciones sin
fin de lucro o como tambin a entidades pblica sin considerar su nivel o rango
funcional; como por ejemplo la entrega de una camioneta de la Red de Salud a una
Direccin Regional de Salud.
Para ello, primero se consignarn los datos del encabezado de la pantalla Ingreso de
Bienes Patrimoniales, para enseguida una vez activada del Men Contextual la opcin
Insertar Inventario Inicial con el clic derecho del mouse, inserte los datos de la
cabecera del inventario inicial.
Se mostrarn dos (2) pestaas: Registro del Inventario Inicial y activos.
27

Estando en la pestaa Registro del Inventario Inicial se debern consignar los datos en
los campos siguientes: Fecha de Movimiento (si corresponde al Inventario Inicial, ser
del 1 de enero de ese ao), la Sede, el Centro de Costo, Empleado Responsable, N
de Resolucin, Fecha de la Resolucin y alguna observacin adicional.
A continuacin, activar la pestaa Activos para insertar el(los) tem(s) que
corresponde(n) al Centro de Costo para el cual se registrar el Inventario Inicial.
Activando el Men Contextual se activar la opcin Insertar Inventario Inicial.
Luego de ingresar la informacin correspondiente a los Datos del Activo Fijo se dar
Grabar, esto har que se activen en la esquina inferior izquierda de la ventana los
28

botones Especificaciones Tcnicas y de Valores Contables, las cuales permitirn el

ingreso de informacin ms detallada.
Los Items correspondientes a la cadena de frio de la

Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones ESNI,
sern reconocidos automticamente por el SIGA-MP
Los Items
correspondientes a la
cadena de frio, estn
relacionados a una
Marca y a un Modelo.
29

Al activar la ventana Valores Contables,

presionando el botn del mismo nombre,
ingresar el Valor en Libros y la
Depreciacin Acumulada de acuerdo con
los montos reflejados en los Estados
Financieros del Cierre del Ejercicio Anterior.
En la ventana Especificaciones Tcnicas se

podr ingresar un mayor detalle del Bien, as
como adjuntar archivos y, alguna fotografa
del tem utilizando los botones del mismo
nombre.
Al presionar el Botn Especificaciones

Tcnicas se activar dicha ventana,
donde podemos ingresar otras
especificaciones o el color
30

Al presionar el Botn Adjuntar

archivo se activara dicha ventana,
donde podemos ingresar algn
archivo en formato Word, excell, pdf
o jpg
Para ingresar un archivo, debemos de

hacer clic derecho con el mouse y se
habilitara el Men Contextual, se
seleccionar la opcin Insertar Archivo.
3.Seleccionamos el
archivo
1. Seleccionamos la
Ruta donde se
encuentra el archivo
4. Presionamos el botn
2. Seleccionamos la
extensin del archivo
Abrir
31

2.4.
INVENTARIO NO INSTITUCIONAL
Mediante esta opcin podr realizar el registro de los bienes que no son de propiedad
de la Entidad (Bienes cedidos en uso, en prstamo y, que son de propiedad de otra
Entidad).
La informacin que se ingresar en la pantalla Ingreso de Bienes No Institucionales es la

misma que el de la pantalla de Ingreso de Bienes Patrimoniales o Institucionales. Para ello se
activar del Men Contextual la opcin Insertar Bienes no Institucionales.
32

Ingresar los datos correspondientes

en los campos que se muestran en
blanco.
Seleccionar el Tipo de Registro
Seleccionar la Entidad Pblica, si est

seleccionando, con un check usted podr
realizar una bsqueda, presionando el
botn , luego podr realizar la bsqueda
en la ventana de Bsqueda de Datos,
deber de seleccionar la UE y presionar el
botn Aceptar
33

Seleccionar la Entidad Pblica, si no est

seleccionado con un check, usted deber
de digitar en el campo Entidad el nombre
de la entidad
Completar los datos y grabar
Para ingresar un item, debemos de

hacer clic derecho con el mouse y se
habilitara el Men Contextual, se
seleccionar la opcin Insertar
Detalle de Activos.
34

Registrar los datos correspondientes al activo de la misma

forma como se realiza en el inventario Institucional.
2.5.
INVENTARIO FSICO
A travs de esta opcin el Responsable de
Patrimonio realizar el registro de la
verificacin fsica de los activos de la Entidad
Para registrar un inventario Fsico, debemos de

hacer clic en el Botn
mostrar la siguiente pantalla.
, luego nos
35

Esta columna daremos un check de todos los

tems que se han verificado fsicamente, y
procedemos a Grabar
Si estamos seguros de grabar la informacin

procederemos a confirmar el mensaje.
36

Ingresamos el Nombre del responsable de la toma del

inventario fsico; y grabamos
Si se desea filtrar los tems que

pertenecen a la ESNI, se dar un
check en esta opcin
37

2.6.
SOBRANTES
Los Bienes Patrimoniales Sobrantes estn referidos a aquellos bienes omitidos o no

incluidos en el Registro Mobiliario ni en el Registro Contable de la Entidad, los mismos
que se determinan como producto de la verificacin fsica, el Responsable de
Patrimonio determinar aquellos bienes que se encuentren en tal situacin, los que se
registrarn utilizando la opcin Sobrantes.
Seleccionamos el inventario Fsico al

que pertenecen los tems Sobrantes.
Para ingresar un item, debemos de

hacer click derecho con el mouse y se
habilitar el Men Contextual, se
seleccionar la opcin Insertar Detalle
de Activos.
38

Ingresamos los datos del item sobrante

y grabamos
El Sistema permitir al Usuario acceder a la relacin de los bienes, para su evaluacin

por parte de la Comisin de Inventarios y posterior informe al Comit de Altas, Bajas y
Ventas de la Entidad para la correspondiente emisin de la Resolucin que permita
incorporarlos al Inventario Patrimonial y a los Estados Financieros de la Entidad.
Seleccionamos el cono de la impresora
y nos mostrara la ventana de
Reporte
Personalizamos el reporte segn el

requerimiento de la institucin y presionamos
el cono de la impresora
39

2.7.
FALTANTES
Es la informacin de los tems que no fueron ubicados fsicamente en el inventario que

se realizo, para visualizar esos tems ingresaremos a la Opcin de Faltantes
Seleccionamos el Inventario del cual se

quiere conocer los tems Faltantes
40

Para obtener el reporte seguiremos los

mismos pasos de la opcin de
Sobrantes
41

2-Inventario de Los Bienes Muebles de Propiedad Estatal

Caricato da

Informazioni sul documento

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

2-Inventario de Los Bienes Muebles de Propiedad Estatal

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

Y MANEJO DEL SOFTWARE SIGA PATRIMONIO

INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

1.1. TOMA DE INVENTARIO

Los de propiedad de las entidades del Estado.

1.3. CODIFICACIN DE BIENES MUEBLES

Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario tendrn una codificacin

La codificacin se realiza asignando y aplicando al bien un grupo de doce (12)

En el caso de bienes muebles compuestos por otros que se mencionan en el

La identificacin es el smbolo material mediante el cual se consigna en un bien el

a) Escribiendo con tinta indeleble.

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

El personal de la Comisin de Inventario y/o de los equipos de apoyo se constituir en

Comprobacin de la presencia fsica del bien y su ubicacin.

En caso de constatar la existencia de bienes en proceso de reparacin o

MANTENIMIENTO DEL SIGA-MP

En este Sub mdulo se encuentran las opciones: Inventario Inicial (Inventario

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

A travs de esta opcin la Entidad, al iniciar la operacin por el Mdulo de Patrimonio

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

botones Especificaciones Tcnicas y de Valores Contables, las cuales permitirn el

Los Items correspondientes a la cadena de frio de la

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

Al activar la ventana Valores Contables,

En la ventana Especificaciones Tcnicas se

Al presionar el Botn Especificaciones

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

Al presionar el Botn Adjuntar

Para ingresar un archivo, debemos de

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

La informacin que se ingresar en la pantalla Ingreso de Bienes No Institucionales es la

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

Ingresar los datos correspondientes

Seleccionar el Tipo de Registro

Seleccionar la Entidad Pblica, si est

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

Seleccionar la Entidad Pblica, si no est

Completar los datos y grabar

Para ingresar un item, debemos de

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

Registrar los datos correspondientes al activo de la misma

Para registrar un inventario Fsico, debemos de

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

Esta columna daremos un check de todos los

Si estamos seguros de grabar la informacin

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

Ingresamos el Nombre del responsable de la toma del

Si se desea filtrar los tems que

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

Los Bienes Patrimoniales Sobrantes estn referidos a aquellos bienes omitidos o no

Seleccionamos el inventario Fsico al

Para ingresar un item, debemos de

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

Ingresamos los datos del item sobrante

El Sistema permitir al Usuario acceder a la relacin de los bienes, para su evaluacin

Personalizamos el reporte segn el

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

Es la informacin de los tems que no fueron ubicados fsicamente en el inventario que

Seleccionamos el Inventario del cual se

GUA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES, CON NFASIS EN CADENA DE FRO

Para obtener el reporte seguiremos los