Si determina que los costos planeados no cumple el presupuesto
destino, puede usar varias estrategias para reducir los costos.
Ajustar los recursos y costos para cumplir con el
presupuesto
entrar costos de recursos para ajustar la normal y tasas
de horas extra, costo por uso, los costos fijos o recursos de costo.
Quitar o reemplazar una asignacin de recursos a
reducir los costos al reemplazar un recurso ms caro (una persona, equipo, material o costo) con uno o reducir la cantidad de recursos comparables en una sola tarea. A veces, mediante los resultados de recursos menos costosos en compensaciones correspondientes de reduccin del mbito, programacin ms larga o menor calidad. Aun as, esta es una de las estrategias ms realistas para optimizar los costos. Si quita un recurso ms caro la asignacin, este recurso es libre de trabajar en otras tareas o proyectos con ms rentables.
Reasignar el trabajo restante en una tarea para controlar
qu de varios recursos realiza qu parte del trabajo restante, o para especificar exactamente cundo se realizar el trabajo restante.
Reducir el mbito del proyecto para cumplir con el
presupuesto Haga todo lo que proceda:
Determinar si quiere cambiar el mbito o la entrega
Debe reducir el mbito para cumplir la fecha de finalizacin o el presupuesto. O bien, despus de crear el plan del proyecto, es posible que tenga ms tiempo o dinero de lo que esperaba. En cualquier caso, puede cambiar el mbito del proyecto. Puede elegir entre cambiar las entregas del producto o cambiar el mbito del proyecto.
Reducir los resultados del producto Si
reduce el mbito disminuyendo los resultados del producto, en realidad est ofreciendo menos de lo previsto a los clientes o participantes. Por ejemplo, supongamos que trabaja en un proyecto
para desarrollar un producto nuevo. Para cumplir con la fecha de
finalizacin o con el presupuesto, decide disminuir las caractersticas del producto que los clientes planearon y aprobaron originalmente. En este caso, probablemente tenga que obtener la aprobacin de los clientes o ajustar el contrato, si procede.
Recortar el mbito del proyecto Es posible
que pueda proporcionar los mismos resultados del producto cambiando el modo en que los produce. Por ejemplo, en el proyecto para desarrollar un producto nuevo, decide quitar una tarea de investigacin de mercado y tambin reducir la duracin de las pruebas del producto para cumplir con la fecha de finalizacin o con el presupuesto. En este caso, el producto final y los resultados no cambian. Sin embargo, cambi el mtodo para proporcionar este producto final reduciendo el mbito del proyecto.
Usar el tiempo o el presupuesto disponible
Si descubre que tiene ms tiempo o dinero de lo que esperaba, puede agregar resultados. O bien puede incrementar el mbito del propio proyecto, lo que suele resultar en un producto con mayor calidad.
Considerar el efecto del mbito en la calidad
Puede que tenga que reducir el mbito para cumplir con la fecha de finalizacin o adecuarse al presupuesto. O bien, despus de crear un plan del proyecto, podra encontrarse con que tiene ms tiempo o dinero de lo que esperaba. En cualquier caso, puede cambiar el mbito del proyecto. Tenga en cuenta que la calidad y el mbito estn estrechamente relacionados. Si reduce el mbito, puede que tenga que aceptar una menor calidad. Si aumenta el mbito, probablemente aumentar la calidad del proyecto y del producto resultante.
Cambiar la duracin para reducir la cantidad de tiempo
que se han planificado para las tareas. Asegrese de que la duracin reducida permite que el trabajo que se complete. Adems, asegrese de ajustar la cantidad de trabajo que se ha asignado a los recursos correspondiente.
Quite una tarea si no es absolutamente necesaria. Pero
tenga en cuenta que, si quita tareas, puede disminuir la calidad de la implementacin del proyecto general. Las tareas que se deben
realizar siguen teniendo que reflejarse en el plan, y slo se deberan
quitar las tareas que se consideran opcionales. o
Reemplazar una asignacin de recursos reemplazando
un recurso ms caro (una persona, equipamiento o materiales) con uno. A veces, usa menos consume recursos genera compensaciones correspondientes de reduccin del mbito, programacin ms larga o una reduccin de la calidad. Aun as, esta es una de las estrategias ms realistas para optimizar los costos. Identificar los recursos sobreasignados o infraasignados Revise la carga de trabajo del recurso para el plan del proyecto que acaba de crear. Aunque algunos sobreasignacin o infraasignacin podra ser normal en determinadas circunstancias, esta revisin puede ayudarle a ver si un rendimiento aceptable se asignan los recursos o si necesita realizar ms ajustes en la carga de trabajo del recurso.
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