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PROCEDIMIENTO PARA
ELABORAR DOCUMENTOS REVISIÓN: 00

SGC ISO PROCESO GESTION DE CALIDAD FECHA: 2009-01-02

9001:2008

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR

DOCUMENTOS
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HISTORICO DE REVISIONES

Descripción de la Acta
Revisión Fecha Aprobado
modificación núm.

ELABORADO: REVISADO: APROBADO:

Coordinador del Sistema Gestión Comité de Calidad Director Contabilidad y Auditoria
de la Calidad
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
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1. OBJETO

Este procedimiento tiene por objeto definir la forma, metodología y actividades

necesarias para el diseño y elaboración de documentos internos que formarán parte del
Sistema de Gestión de Calidad de la Escuela de Ciencias Contables y Auditoría de la
Universidad Técnica Particular de Loja UTPL.

2. ALCANCE

Este procedimiento tiene que ver con todos los documentos que son parte del Sistema
de Gestión de Calidad y que se encuentran detallados en la Lista Maestra de
Documentos Internos.

3. REFERENCIAS

Para elaborar el siguiente procedimiento se necesita de los siguientes documentos:

 Norma ISO 9000:2005 Conceptos y vocabularios

 Norma ISO 9001:2008 Requisitos.
 Norma ISO 9004:2000 Directrices para la mejora del desempeño.
 Manual de Calidad

4. DEFINICIONES

Las siguientes definiciones y abreviaciones son tomadas en cuenta en este

procedimiento.

 Documentos internos de calidad. Comprenden los documentos internos del

Sistema de Gestión de Calidad establecidos y detallados en la Lista Maestra de
Documentos Internos que han sido elaborados, revisados, aprobados y
distribuidos dentro del Sistema de Gestión de Calidad.

 Documentos externos. Comprenden las leyes, reglamentos, requisitos de

clientes y especificaciones del servicio. Documentos que no han sido
elaborados, revisados y aprobados dentro del Sistema de Gestión de Calidad de
la Calidad de la Escuela de Ciencias Contables y Auditoría de la Universidad
Técnica Particular de Loja UTPL, sin embargo son utilizados en el Sistema de
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Calidad y se encuentran detallados en la Lista Maestra de Documentos
Externos.

 Elaborador. Persona que origina y diseña los documentos.

 Custodio. Persona que guarda el original del documento.

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

La responsabilidad de elaborar este procedimiento es del Coordinador del Sistema de

Gestión de Calidad.

La responsabilidad de revisar este procedimiento es del Comité de Calidad.

La responsabilidad de aprobar este procedimiento es la Dirección de la Escuela.

La responsabilidad de cumplir este procedimiento es de todas las personas que

elaboran y aprueban documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad.

La autoridad para hacer cumplir este procedimiento es de la Dirección de Escuela.

Las modificaciones se realizarán de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de

control de documentos. El historial de cambios o modificaciones de cada documento se
detallaran en el inciso 0, que corresponde a la hoja de modificaciones.

6. IDENTIFICACIÓN

Este procedimiento se identifica como Procedimiento para elaborar documentos.

7. PROCEDIMIENTO

7.1 Toda persona que es parte del Sistema de Gestión de la Calidad y que desee
elaborar o modificar un documento del Sistema de Gestión de la Calidad solicita al
Coordinador del sistema de gestión de calidad, un patrón de elaboración de
documentos en formato vacío, según el tipo de documento que vaya a elaborar:
manual de calidad, manual de perfiles de cargo, manual de mejoramiento
continuo, procedimientos, instructivos, formatos.

7.2 Con el documento escrito pertinente, el solicitante elabora el documento, tomando

en cuenta las siguientes definiciones para cada numeral, para el caso de
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instructivos y manuales el responsable realizará el documento de acuerdo al
contenido de este documento.

7.2.1 OBJETO: Define la razón por la cual se realiza el documento

7.2.2 ALCANCE: Define a que documentos, personas, materiales, áreas,

procesos, sistemas o sitios se refiere el documento elaborado.

7.2.3 REFERENCIAS: Se refiere a los documentos de los cuales se ha extraído

información para ser incorporado en el documento que se está
elaborando, tal como las normas ISO 9001-2008, Fundamentos y
Vocabulario.

7.2.4 DEFINICIONES: Se incluyen todas las palabras que puedan causar

confusión como por ejemplo: que es un documento interno del Sistema de
Gestión de la Calidad.

7.2.5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Se define quien tiene la

responsabilidad de elaborar, revisar, aprobar y cumplir con el documento.
También define quien tiene la autoridad para hacer cumplir el documento.

7.2.6 IDENTIFICACIÓN: Los documentos se definen con el nombre del

documento

7.2.7 PROCEDIMIENTO: Se define la forma secuencial en que se van

generando las actividades inherentes al documento. Para el efecto se
debe tomar en cuenta que se debe dar respuesta a las preguntas:
QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DONDE, PARA QUÉ, CON QUÉ, CON
QUIÉN se realizan las actividades.

7.2.8 INSTRUCTIVO: El instructivo es un enunciado de las actividades pero de

mayor detalle que el procedimiento general, con el objeto de referirse a
una actividad puntual relatada en el procedimiento general. El instructivo
debe estar referenciado en el procedimiento que lo contiene. El formato
del instructivo tiene el siguiente contenido:

 Objeto
 Alcance
 Instructivo
 Anexos

7.2.9 ANEXOS: Se deben incluir todos los documentos que se consideren

importantes como por ejemplo:
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 Instructivos
 Formularios
 Tablas
 Lista de documentos, etc.

7.3 Una vez de que se incluye en el documento escrito los datos del nuevo o
documento modificado, el elaborador entrega al Coordinador del SGC, para que
se encargue de la revisión, aprobación e inclusión dentro de la lista maestra de
documentos, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de control de
documentos

8. Anexos

No aplica

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