Grupo del Proceso de Seguimiento y Control

Proceso: Controlar los Costos

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Cuarta edicin

Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

Grupo del Proceso de Seguimiento y Control

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del rea de

Conocimiento Gestin de la Integracin. Esta rea de Conocimiento coordina y
unifica los procesos de las otras reas de Conocimiento

Control de costos
El Control de costos del proyecto incluye:
Monitorear el comportamiento de los costos
Asegurar que slo los cambios apropiados al proyecto se incluyen en la lnea

base de costos revisada

Informar a los interesados en el proyecto de los cambios autorizados que

afectarn los costos

Influir en los factores que producen cambios en los costos

Muchas organizaciones de todo el mundo tienen problemas con el control

de costos

Herramientas y tcnicas para controlar costos

Gestin del valor ganado
Proyecciones
ndice de desempeo del trabajo por completar (TCPI)
Revisiones de desempeo
Anlisis de variacin

Software de gestin de proyectos

Gestin del valor ganado (EVM*)

EVM

Tcnica de gestin de proyectos que permite controlar la ejecucin de un

proyecto a travs de su alcance, costo y cronograma
Teniendo una lnea de base (plan original y los cambios aprobados), se puede

determinar qu tan bien se estn cumpliendo los objetivos del proyecto

Se debe introducir la informacin real peridicamente para poder utilizar el

EVM
Ms y ms organizaciones de todo el mundo estn usando EVM para ayudar a

controlar los costos del proyecto

* EVM (Earned value management)

Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/Earned_value_management

Trminos en la gestin del valor ganado

Valor planificado (PV Planned Value),

Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una

actividad o componente de la EDT hasta un momento determinado.
Anteriormente llamado el costo presupuestado de trabajo programado
(CPTP o BCWS budgeted cost of work scheduled), o tambin llamado el
presupuesto
Costo real (AC Actual Cost)

Costo total (costos directos e indirectos) incurrido en la realizacin del trabajo

de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un
perodo de tiempo determinado
Antes conocido como costo real del trabajo realizado (ACWP actual cost of
work performed)
Valor ganado (EV Earn Value)

Estimacin del valor del trabajo actualmente terminado

Anteriormente llamado costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP
budgeted cost of work performed)
El valor ganado se basa en el costo original previsto por el proyecto o
actividad y el ritmo al que el equipo ha terminado una actividad hasta la
fecha

Trminos en la gestin del valor ganado

Trmino
AC

Term

Costo Real

Actual Cost

ACWP

Costo Real del Trabajo Realizado

Actual Cost of Work Performed

BAC

Presupuesto hasta la conclusin

Budget at Completion

BCWP

Costo Presupuestado del Trabajo Realizado

Budgeted Cost of Work Performed

BCWS

Costo Presupuestado del Trabajo Planificado

Budgeted Cost of Work Scheduled

CPI

ndice de desempeo del costo

Cost Performance Index

CV

Variacin del costo

Cost Variance

EAC

Estimacin a la conclusin

Estimate at Completion

ETC

Estimacin hasta la conclusin

Estimate to complete

EV

Valor Ganado

Earned Value

EVM

Gestin del Valor Ganado

Earned Value Management

PMB

Lnea Base para la Medicin del Desempeo

Performance measurement Baseline

PV

Valor Planificado

Planned Value

SPI

ndice de desempeo del cronograma

Schedule Performance Index

SV

Variacin del cronograma

Schedule Variance

ndice de desempeo del trabajo por completar

To Complete Performance Index

TCPI

Frmulas
ECUACIONES
CPI = EV / AC
CV = EV AC
EAC = AC + ETC ascendente

EAC = BAC / CPI

Proyeccin EAC = AC + [(BAC EV) / (CPI acumulativo x SPI acumulativo)] Supone un
desempeo de costos negativo y el respeto por un cronograma

Proyeccin EAC = AC + BAC EV Proyeccin con respecto al desempeo real del

proyecto a la fecha
Proyeccin EAC = BAC / CPI acumulativo Supone que el proyecto se comportar como
hasta la fecha, es decir con el mismo CPI acumulativo
EV = PV a la fecha * RP
SPI = EV / PV
SV = EV PV

TCPI basada en el BAC = (BAC EV) / (BAC AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]
TCPI basada en la EAC = (BAC EV) / (EAC AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]

Mtricas para el control de costos

Mtrica con respecto del cronograma
Variacin del cronograma (SV Schedule Variance) SV = EV PV

> 0 progreso en el cronograma, mejor que lo planificado

= 0 progreso en el cronograma, conforme a lo planificado
< 0 progreso en el cronograma, por debajo de lo planificado

ndice de desempeo del cronograma (SPI Schedule Performance Index)

SPI = EV / PV

> 1 adelanto en el cronograma

= 1 de acuerdo al cronograma
< 1 retraso en el cronograma

Mtrica con respecto al costo

Variacin del costo (CV Cost Variance) CV = EV AC

> 0 gastos menores al presupuesto

= 0 gastos de acuerdo al presupuesto
< 0 gastos mayores al presupuesto

ndice de desempeo del costo (CPI Cost Performance Index) CPI = EV / AC

> 1 en sobrecostos
= 1 costos de acuerdo a lo planificado
< 1 costos por debajo de lo planificado

Ejemplo. Clculo del valor ganado para una actividad en la

semana 1

Actividad

Semana 1

Valor ganado (EV)

5.000

Valor planificado (PV)

10.000

Costo real (AC)

15.000

Variacin del costo (CV)

-10.000

Variacin del cronograma (SV)

-5.000

ndice de rendimiento del costo (CPI)

33%

ndice de rendimiento del cronograma (SPI)

50%

Ejemplo. Grfico del valor ganado para un proyecto a los

5 meses

Estimacin a la conclusin

Presupuesto hasta la conclusin

Valor planificado

Costo actual
Valor ganado

- - - - Costo Actual (AC) ___ Valor planificado (PV) - - - Valor ganado (EV)

El punto de EAC
arriba y a la
derecha del punto
de BAC significa
que el proyecto
costar ms y
tomar ms
tiempo de lo
planeado

Ejemplo

Presupuesto

Control de Avance

Valor Ganado

Costo Real

Tarea 0
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
Proyecto

Tarea 0
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3

0
20%

1
100
500

600

1
80%
40%

Semana
2
500
1000
1500

Semana
2
40%
40%

1500
1500
3000

900
900

Total
100
1000
2500
2400
6000

Total

Resumen
Presupuesto
Valor Ganado
Costo Real

0
0
20
20

1
600
500
450

Semana
2
2100
1900
1800

3
5100
4550
4250

4
6000

100%
100%
90%
50%

20%
50%
50%

1
80
400
0
0
480

Semana
2
0
400
1000
0
1400

3
0
200
1250
1200
2650

Tarea 0
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
Proyecto

0
20
0
0
0
20

1
80
350
0
0
430

Semana
2
0
400
950
0
1350

3
0
150
1000
1300
2450

Tarea 0
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
Proyecto

0
20
0
0
0
20

Total
100
1000
2250
1200
4550

Total
100
900
1950
1300
4250

Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_del_Valor_Ganado

Reglas de oro sobre el valor ganado

Los nmeros negativos en la variacin del costo y el cronograma indican

problemas en esas reas

Los CPI y SPI de menos de 100% indican problemas
Problemas significa que el proyecto est costando ms de lo previsto

(sobrecosto) o tomando ms tiempo de lo previsto (retraso)

El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at completion), un

estimado de lo que costar realizar el proyecto basado en el rendimiento

hasta la fecha; el presupuesto hasta la conclusin (BAC Budget at
completion) es el presupuesto total original del proyecto

Controlar costos

Entradas

Herramientas y tcnicas

Salidas

1. Plan para la Direccin del Proyecto

2. Requisitos de Financiamiento del
Proyecto
3. Informacin sobre el Desempeo
del Trabajo
4. Activos de los Procesos de la
Organizacin

1. Gestin del Valor Ganado

2. Proyecciones
3. ndice de Desempeo del Trabajo
por Completar (TCPI)
4. Revisiones del Desempeo
5. Anlisis de Variacin
6. Software de Gestin de Proyectos

1. Mediciones del Desempeo del

Trabajo
2. Proyecciones del Presupuesto
3. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organizacin
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
6. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los costos del proyecto