UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DEL NORTE CUNORLICENCIATURA EN PSICOLOGIA

PSICOLOGA DEL TRABAJO

EXPOSICION LA ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES

JUAN FRANCISCO VICTORIO JACINTO CARN No. 201241797

ABRIL 22 DEL 2016, COBN, A.V.

LA ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES

La comunicacin es la actividad siempre presente por la cual la gente se relaciona entre s y

combina sus esfuerzos. La comunicacin es necesaria para perpetuar la salud de la
organizacin.
As como la gente sufre arterioesclerosis, el endurecimiento de las arterias que limitan el flujo
de sangre y los nutrientes que lleva, tambin una organizacin sufre problemas similares con
sus procesos de informacin. El resultado es el mismo: una eficiencia que se reduce sin
necesidad porque se bloquea o restringe la informacin clave en diversos puntos de toda la
organizacin. As como en los padecimientos fsicos, prevenir el problema es ms fcil que
curarlo.
Los empleados actuales tienen un fuerte deseo de saber qu est pasando y cul es su
papel en el organigrama. Ms que nunca antes, los administradores necesitan sostener
comunicaciones sistemticas y extensas en direcciones ascendente, descendente y lateral.
Como se ve en las citas de apertura, las habilidades de escucha y la humildad son an
muy importantes en el proceso de comunicacin. An ms, conforme la tecnologa se
extiende, no se debe olvidar el elemento humano de la comunicacin. En este captulo se
explora en profundidad el significado de la comunicacin en el trabajo. Asimismo, se
examinan sus relaciones con el comportamiento organizacional y el impacto de la tecnologa
electrnica.
FUNDAMENTOS DE LA COMUNICACIN
La comunicacin es la transferencia de informacin y el entendimiento de una persona con
otra. Es una forma de llegar a los dems transmitindoles ideas, hechos, pensamientos,
sentimientos y valores. Su meta es que el receptor entienda el mensaje como se pretendi.
Cuando la comunicacin es eficaz, constituye un puente de significados entre dos personas,
de manera que cada una comparta lo que siente y sabe. Con este puente, ambas partes
cruzan con seguridad el ro de malentendidos que algunas veces separa a la gente.
La comunicacin requiere siempre al menos dos personas: un emisor y un receptor. Una
persona sola no se comunica. Slo uno o ms receptores completan el acto de
comunicacin.
Esto es obvio cuando se piensa en alguien que se pierde en una isla y grita por ayuda sin
que haya nadie cerca para escucharlo. La necesidad de un receptor no es tan obvia para los
administradores que envan comunicados a su personal. Tienden a pensar que cuando

envan sus mensajes, ya se comunicaron; pero la transmisin del mensaje es slo el

principio.
Un administrador puede enviar cien mensajes, pero slo hay comunicacin hasta que todos
se reciben, se leen y se entienden. La comunicacin es lo que el receptor entiende, no lo que
el emisor dice.
LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN
Las organizaciones no existen sin comunicacin. Si no hay comunicacin, los empleados no
saben lo que hacen sus compaeros, la administracin no puede recibir informes y los
supervisores y lderes de equipos no pueden dar instrucciones. La coordinacin del trabajo
es imposible, porque la gente no comunica sus necesidades y sentimientos a los dems.
Podemos decir con certeza que todo acto de comunicacin influye de algn modo en la
organizacin, as como el aleteo de una mariposa en California influye (aunque sea
ligeramente) en la subsiguiente velocidad del viento en Boston. La comunicacin ayuda a
alcanzar todas las funciones bsicas de la administracin: planeacin, organizacin,
direccin y control, de modo que las organizaciones logren sus metas y superen sus retos.
Cuando la comunicacin es eficaz, tiende a alentar un mejor desempeo y satisfaccin en el
trabajo. Las personas entienden mejor sus puestos y se sienten ms comprometidas con
ellos. En ciertos casos, incluso cede de manera voluntaria algunos de sus privilegios de largo
tiempo porque considera que se justifica un sacrificio.
EL PROCESO DE COMUNICACIN BIDIRECCIONAL
El proceso de comunicacin bidireccional es el mtodo por el cual un emisor llega hasta un
receptor con un mensaje. El proceso requiere siempre ocho pasos, ya sea que ambas partes
hablen, usen gestos corporales o empleen algn medio de comunicacin de tecnologa
avanzada.

PROBLEMAS POTENCIALES
La comunicacin bidireccional no siempre da beneficios. Tambin causa dificultades. Dos
personas pueden tener profundos desacuerdos acerca de algo y darse cuenta de ello slo
hasta que establecen una comunicacin bidireccional. Cuando exponen sus diferentes
puntos de vista pueden polarizarse todava ms, para llegar a posiciones an ms extremas.
Cuando la gente se siente ms amenazada ante la posible situacin penosa de perder una
discusin, tiende a abandonar la lgica y la racionalidad, y seguir una conducta de
razonamiento defensivo.
Culpan a otros, reuniendo y usando datos en forma selectiva, tratando de mantenerse en
control y reprimiendo los sentimientos negativos. El razonamiento defensivo est diseado
para evitar riesgos y la imagen de falta de competencia, pero suele generar una motivacin
hacia el control y un acento en la victoria. Es previsible que estos objetivos hagan fallar la
eficacia en la comunicacin.
Tambin puede surgir el problema de la disonancia cognitiva. Se trata del conflicto y
ansiedad internos que se manifiestan cuando la gente recibe informacin incompatible con
sus sistemas de valores, decisiones previas u otra informacin que tenga. Como la gente no
se siente cmoda con la disonancia, trata de eliminarla o reducirla. Tal vez busque nueva
informacin, cambie su interpretacin, revierta sus decisiones o altere sus valores. Puede
incluso rechazar creer en la informacin disonante, o justificarla para modificarle su sentido.
BARRERAS PARA LA COMUNICACIN
Aunque el receptor reciba el mensaje y de verdad se esfuerce para decodificarlo, existen
numerosas interferencias que pueden limitar su comprensin. Estos obstculos actan como
ruido, o barreras para la comunicacin, y surge ya sea en el entorno fsico (como los sonidos

del radio de un compaero que estorba una conversacin telefnica) o en las emociones del
individuo (la distraccin del receptor por la enfermedad de un pariente).
Barreras personales
Las barreras personales son interferencias en la comunicacin que surgen de las emociones
humanas, valores y malos hbitos de escucha. Las causas tambin se encuentran en
diferencias de educacin, raza, sexo, estatus socioeconmico y otros factores. Las barreras
personales son comunes en las situaciones de trabajo, como muletillas que distraen (por
ejemplo, la repeticin innecesaria de este o terminar casi toda oracin con un t sabes)
o acciones fsicas (por ejemplo, tamborilear con los dedos).
Barreras fsicas
Las barreras fsicas son interferencias en la comunicacin presentes en el ambiente en el
cual tiene lugar. Una barrera fsica comn es la distraccin causada por un ruido, que ahoga
de momento un mensaje de voz. Otras barreras fsicas son las distancias entre la gente,
paredes alrededor del cubculo de un empleado o la esttica que interfiere con los mensajes
de radio. Es frecuente que la gente perciba la interferencia fsica y trate de compensarla.
Las barreras semnticas
Surgen de limitaciones en los smbolos con los que nos comunicamos. Por lo general, los
smbolos tienen diversos significados, y tenemos que escoger un significado entre muchos.
Algunas veces escogemos un significado errneo y ocurren malentendidos.
COMUNICACIN DESCENDENTE
La comunicacin descendente en una organizacin es el flujo de informacin de niveles
superiores a niveles inferiores de autoridad. Casi la mitad de las comunicaciones de los
administradores tiene lugar con los subordinados, y el resto se divide entre superiores,
compaeros y gente externa. Para comunicarse hacia abajo, algunos ejecutivos se apoyan
en coloridos folletos, deslumbrantes presentaciones en PowerPoint y reuniones con
empleados elaboradamente planeadas. Estos enfoques, aunque sean llamativos, a menudo
fracasan en su intento de que los empleados los entiendan, lo cual es una meta de la
comunicacin eficaz. La clave para una mejor comunicacin no est slo en el color, la
accin y las ayudas electrnicas, sino en la presentacin de la informacin que hacen
administradores ms sensibles, quienes la preparan con cuidado y comunican sus mensajes
con honestidad, energa y calidez. Los administradores que se comunican con xito son
sensibles a las necesidades humanas y estn abiertos a un dilogo real con sus empleados.

REQUISITOS Y PROBLEMAS
Sobrecarga de comunicacin
Algunas veces, los administradores operan con la filosofa de que ms comunicacin es
mejor comunicacin. Entregan a los empleados enormes volmenes de informacin hasta
abrumarlos, pero su comprensin no mejora. Lo que sucede es una sobrecarga en la
comunicacin, con la cual los empleados reciben ms informacin que la que pueden
procesar y ms que la necesaria. Las claves para una mejor comunicacin son su sentido de
oportunidad y su calidad, no su cantidad. Es posible una mejor comprensin con menos
comunicacin total, si es de alta calidad y se entrega en el momento oportuno.
Aceptacin de una comunicacin
Como ya se seal, es crucial que el receptor acepte el mensaje; si no, la comunicacin se
interrumpe.
Varias condiciones alientan la aceptacin de una comunicacin:
Reconocimiento de la legitimidad del emisor para enviar un mensaje
Percepcin de la competencia del emisor en relacin con el asunto
Confianza en el emisor como lder y como persona
Percepcin de credibilidad del mensaje recibido
Aceptacin de las tareas y metas que la comunicacin trata de lograr
Poder del emisor para imponer sanciones sobre el receptor, en forma directa o indirecta
COMUNICACIN ASCENDENTE
Si el flujo de la informacin en ambos sentidos se interrumpe por una mala comunicacin
ascendente, la administracin pierde el contacto con las necesidades de los empleados y le
faltar informacin para tomar decisiones slidas. Ser, por tanto, incapaz de proveer los
apoyos laborales y sociales necesarios a los empleados.
La administracin necesita sintonizarse con los empleados del mismo modo en que una
persona sintoniza un radio. Este proceso requiere iniciativa, accin positiva, sensibilidad ante
seales dbiles y adaptabilidad ante diferentes canales de informacin de los empleados.
Dificultades

Diversos problemas afectan la comunicacin ascendente, en particular en las organizaciones

de mayor tamao, ms complejas. El primero es el retraso, movimiento innecesariamente
lento de informacin hacia los niveles superiores. Los administradores indecisos dudan si
deben llevar un problema hacia arriba, porque hacerlo significa admitir un fracaso; por ende,
cada nivel retrasa la comunicacin mientras decide cmo enfrentar el problema. El segundo
factor, muy relacionado con el anterior, es la llamada filtracin. Esta eliminacin parcial de
informacin ocurre por la natural tendencia del empleado a decirle a su superior slo lo que
cree que su jefe desea escuchar.
REDES SOCIALES Y COMUNICACIN ELECTRNICA
Los miembros ms jvenes de la fuerza laboral, en particular, se conectan por medio de su
participacin generalizada en el fenmeno de las redes sociales. Las tecnologas de redes
sociales son sitios de internet y programas de software que permiten a las personas
enlazarse en alguna forma de comunidad social virtual. Millones de usuarios obtienen acceso
a YouTube,
Facebook y Twitter, y as comparten perfiles de informacin personal y obtienen noticias de
otros. El sitio LinkedIn facilita la comunicacin en red porque conecta a las personas con
crculos de relaciones siempre crecientes. Los wikis son pginas web que permiten a los
usuarios agregar o modificar contenido; el ejemplo ms famoso de esto es Wikipedia,
coleccin de 3 millones de artculos en ingls que se crearon en colaboracin y se actualizan
constantemente. Aunque algunas compaas bloquean el acceso a sitios como Facebook en
el trabajo, la mayora slo pide a sus empleados que usen su buen juicio en relacin con el
tiempo que pasan en estos sitios y lo que incluyen en sus propias pginas.
El correo electrnico (e-mail) es un sistema de comunicacin basado en las computadoras
que permite al emisor enviar mensajes a alguien (o a cien personas) de manera casi
instantnea. Se almacena en la computadora hasta que los destinatarios prenden su
computadora personal, dispositivo movil conectados a la red. Despus, leen el mensaje
cuando les resulta conveniente y responden de la misma manera. Algunos sistemas de
correo electrnico envan mensajes en diversas formas (como una carta a alguien que no
tiene una computadora), y otros traducen los mensajes a diversos idiomas.

Los teletrabajadores realizan todo o parte de su trabajo desde casa o en una ubicacin
satelital mediante enlaces de computacin con sus oficinas.
El impacto de los avances tecnolgicos en las comunicaciones ofrece un gran potencial y al
mismo tiempo ciertos problemas. Algunas compaas, como Compaq, Hewlett-Packard, IBM
y AT&T, establecieron oficinas virtuales, en las cuales el espacio fsico de oficinas y los
escritorios individuales se sustituyen por un sorprendente arsenal de herramientas porttiles
de comunicacin: correo electrnico, telfonos celulares, sistemas de correo de voz,
computadoras porttiles, telefacsmiles, mdems y sistemas de videoconferencias. Los
empleados armados con estas herramientas realizan su trabajo no slo en su casa, como los
teletrabajadores, sino casi dondequiera: en sus autos, en restaurantes, en las oficinas de los
clientes o en aeropuertos.
Rumores
El problema principal con la comunicacin extraoficial que le da mala reputacin es el
rumor.
La palabra rumor se usa algunas veces como sinnimo de comunicacin extraoficial, pero
desde un punto de vista tcnico hay una diferencia importante entre ambos trminos. El
rumor es una comunicacin extraoficial que se transmite sin la certidumbre de la evidencia.
Es la parte no verificada e incierta de la comunicacin extraoficial. Puede ser correcta por
casualidad, pero en general es incorrecta; por ello se le juzga indeseable.
En lo fundamental, el rumor es resultado tanto del inters como de la ambigedad en una
situacin. Si el asunto es trivial o carece de inters para una persona, no habr motivos para
transmitir un rumor. Por ejemplo, el autor de este libro nunca ha pasado rumores sobre la
produccin de cocos del ao anterior en la isla de Martinica. De modo similar, si no hay
ambigedad en una situacin una persona no tendr inters en difundir rumores, porque se
conocen los hechos correctos. Dos factores inters y ambigedad deben estar
normalmente presentes para comenzar y mantener un rumor.
Control de los rumores
Como los rumores suelen ser incorrectos, un brote importante puede convertirse en una
epidemia devastadora que barra la organizacin con tanta rapidez como un tornado en el
verano, y en general con un dao similar. Los rumores deben atenderse con firmeza y
constancia, pero se debe saber qu y cundo atacar. Desmantelar todo el sistema de
comunicacin extraoficial slo porque es el agente que transmite el rumor es un grave error;

equivale a tirar a la basura un teclado de computadora por unas cuantas palabras mal
escritas.
El mejor enfoque es evitarlo eliminando sus causas. Sin embargo, cuando los rumores
circulan, una aclaracin personal de los hechos en forma oportuna ayuda a despejar las
ambigedades en la mente de cada persona.