Informacin de Contacto:

Procuradura General de la Nacin

Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso a la
Informacin Pblica
PBX: (1) 587 8750, extensiones: 12023 a 12034
grupotransparencia@procuraduria.gov.co
www.procuraduria.gov.co
Carrera 5 No.15-80 Piso 20
Bogot, D. C.

Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacin Pblica

ABC del acceso a la informacin pblica.

Alejandro Ordez Maldonado
Procurador General de la Nacin
Martha Isabel Castaeda Curvelo
Viceprocuradora General de la Nacin
Coordinadora Grupo de Transparencia y del Derecho
de Acceso a la Informacin Pblica
Redaccin:
Jos Ignacio Morales Huetio
Mara Carmenza Valverde Pineda
Andrs Prada Trujillo
Laura Tatiana Obando Olaya
Mara Cristina Rangel Serpa
Jorge Hernando Valencia Rodrguez
Marco Augusto Parrado Gamba
Jorge Andrs Capurro Snchez
Gina Marcela Prez Ibez
Erick Andrs Prez lvarez
Diseo y diagramacin
Imprenta Nacional de Colombia
Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso
a la Informacin Pblica.
ISBN 978-958-58764-6-0

ABC de la divulgacin
de informacin pblica

Qu es la Transparencia Activa?
La Transparencia Activa es una de las formas que ha
establecido la Ley de Transparencia y del Derecho de
Acceso a Informacin Pblica, para que haya disponibilidad de informacin en todas las pginas web de
quienes deben cumplir con esta legislacin.
Visto de otra forma, es la obligacin que tienen los
sujetos obligados de divulgar proactivamente informacin pblica. Esto quiere decir que se tiene la
responsabilidad de publicar en los sitios de internet,
al menos unos mnimos de informacin, pero con el
paso del tiempo y de acuerdo a las funciones que tenga cada sujeto obligado, deber exponerse cada vez
ms informacin que sea de inters para los ciudadanos y sus usuarios.

Procuradura General de la Nacin

Para que todas las personas puedan conocer la informacin pblica que les interesa, el criterio diferencial
de accesibilidad contenido en la Ley 1712 de 2014 establece la responsabilidad para los sujetos obligados,
de acuerdo con la necesidad y solicitud de las personas,
de contar con formatos y lenguajes alternativos, que
permitan que minoras tnicas y personas en situacin
de discapacidad ejerzan este derecho fundamental.

Si bien la Transparencia Activa hace un uso preferente

de los medios electrnicos para la divulgacin de informacin, para aquellos sujetos obligados que por su
tamao no cuenten con pginas de internet, est permitido la publicacin de los mnimos establecidos en
la ley a travs de carteleras o dems medios fsicos.

Recordemos entonces quines son los

sujetos obligados a publicar:

ABC de la divulgacin
de informacin pblica

a) Todas las entidades pblicas incluyendo a los organismos estatales autnomos.

b) Las personas naturales y jurdicas, pblicas o
privadas, que presten funcin pblica, que presten servicios pblicos respecto de la informacin
directamente relacionada con la prestacin del
servicio pblico o de la funcin pblica. Ejemplo
de estas organizaciones son: las cmaras de comercio, las notaras, las curaduras y las empresas de servicios pblicos.
c) Los partidos o movimientos polticos y los grupos
significativos de ciudadanos.
d) Las entidades que administren instituciones
parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u
origen pblico, como las cajas de compensacin
y organizaciones que recauden y administren recursos parafiscales.
Las organizaciones privadas que se dediquen a otras
actividades adicionales al cumplimiento de alguna
funcin pblica, prestacin de un servicio pblico o
administracin de recursos pblicos, se entiende que
son sujetos obligados respecto al cumplimiento de
estas responsabilidades o la prestacin del servicio
pblico.

Procuradura General de la Nacin

Ahora que sabemos quines tienen la

responsabilidad de cumplir con la ley de
transparencia y del derecho de acceso a
informacin pblica, veamos entonces qu
informacin vamos a encontrar disponible en
los sitios de internet de los sujetos obligados:

Lo primero que debemos saber es que de acuerdo con el decreto reglamentario de la ley (Decreto
1081 o 103 de 2015), toda la informacin que es
de obligatoria publicacin la vamos a encontrar organizada en una seccin particular cuyo nombre
ser Transparencia y acceso a informacin pblica. Esto deber estar publicado en la pgina principal de todos los sujetos obligados.

En esta seccin particular podremos encontrar la

siguiente informacin mnima:

ABC de la divulgacin
de informacin pblica

Informacin sobre la estructura de la entidad:

Descripcin de la estructura orgnica, divisiones, departamentos, funciones, deberes, la ubicacin de sus sedes y horarios.
Presupuesto, ejecucin presupuestal histrica
anual y planes de gasto pblico, de conformidad
con el Plan de Accin descrito en el artculo 74
de la Ley 1474 de 2011.

Directorio de servidores pblicos, contratistas y

empleados del sujeto obligado, que como mnimo deber contener los nombres y apellidos
completos, ciudad de nacimiento, formacin
acadmica, experiencia laboral y profesional y
las escalas salariales o monto de los honorarios o valor del contrato de los contratistas. Para
aquellos sujetos obligados que tengan empleo
pblico de acuerdo con la Ley 909 de 2004,

Procuradura General de la Nacin

debern publicar esta informacin en el SIGEP
(www.sigep.gov.co) y hacer un vnculo en la
seccin particular de Transparencia y Acceso
a Informacin Pblica. Para los dems sujetos,
debern publicar este directorio con los campos
mnimos en sus pginas de internet.
Normas generales y reglamentarias, polticas,
lineamientos o manuales, metas, objetivos de
las unidades administrativas, resultados de auditoras y evaluaciones de desempeo.
Plan Anual de Adquisiciones, las contrataciones
adjudicadas en cada ao, las obras pblicas, los
bienes adquiridos o arrendados y los estudios o
investigaciones, sealando el tema especfico,
as como todos los contratos de prestacin de
servicios.

Plazos de cumplimiento de contratos.

Plan anticorrupcin y atencin al ciudadano.

Informacin sobre contratacin:

Publicacin de contrataciones en curso de contratos sometidos al rgimen de contratacin
estatal, con un vnculo al Sistema Electrnico
para la Contratacin Pblica (SECOP). Recuerde
que todo contrato con cargo a recursos pblicos
puede ser consultado en el SECOP.

ABC de la divulgacin
de informacin pblica

Informacin sobre servicios, procedimientos y

funcionamiento:

Detalles de todo servicio que brinden directamente al pblico los sujetos obligados, incluyendo normas, formularios y protocolos de
atencin.
Informacin de trmites que se pueden adelantar en esa entidad u organizacin, incluyendo
la normativa relacionada, el proceso, los costos
asociados y los formularios o formatos requeridos.
Descripcin de los procedimientos para toma de
decisiones en las distintas reas del sujeto obligado.
Contenido de todas las decisiones y/o polticas que afecten al pblico, as como la interpretacin autorizada de las mismas.

Procuradura General de la Nacin

Todos los informes de gestin, evaluacin y
auditora de los sujetos obligados.
Todo mecanismo interno y externo de supervisin, notificacin y vigilancia.
Los procedimientos, lineamientos y polticas
en materia de adquisiciones y compras, as
como todos los datos de adjudicacin y ejecucin de contratos, incluidos concursos y
licitaciones.

10

Todo mecanismo o procedimiento por medio

del cual el pblico pueda participar en la formulacin poltica o el ejercicio de las facultades de cada sujeto obligado.
Un registro de publicaciones que contenga
los documentos publicados de conformidad
con la presente ley y automticamente disponibles.
Algunos documentos podrn encontrarse en
formato de datos abiertos.
Las respuestas a las solicitudes de acceso a
informacin pblica que hayan sido realizadas con anterioridad, teniendo en cuenta las
excepciones al derecho de acceso a informacin pblica y la publicacin parcial de informacin y/o eliminacin de algunos campos
que se encuentren dentro de las excepciones.

ABC de la divulgacin
de informacin pblica

Es importante saber que la informacin debe ser actualizada y de calidad, al igual que la publicacin debe
buscar la comprensin del pblico.

Instrumentos de gestin de la informacin

en la seccin particular de Transparencia y
Acceso a Informacin Pblica, tambin encontraremos los siguientes Instrumentos de Gestin
de la Informacin, los
cuales indican qu informacin pblica tiene un
sujeto obligado, cmo se
conserva, dnde se encuentra, cmo se publica
en los sitios de internet,
cul puede solicitarse y
cul est exceptuada de
acceso en caso de ser
solicitada.

11

Procuradura General de la Nacin

Registro de activos de informacin: este instrumento contiene todo registro o inventario de la totalidad de
informacin pblica que tiene el sujeto obligado. Los campos mnimos que podemos encontrar en el Registro son:
a) Nombre o ttulo de la categora de informacin:
trmino con que se da a conocer el nombre o
asunto de la informacin.
b) Descripcin del contenido la categora de informacin: Define brevemente de qu se trata la
informacin.
12

c) Idioma: Establece el idioma, lengua o dialecto en

que se encuentra la informacin.
d) Medio de conservacin y/o soporte: Establece
el soporte en el que se encuentra la informacin:
documento fsico, medio electrnico o por algn
otro tipo de formato audiovisual, entre otros (fsico, anlogo u otra digital-electrnico).
e) Formato: Identifica la forma, tamao o modo en
que se presenta la informacin o se permite su
visualizacin o consulta, tales como: hoja de clculo, imagen, audio, video, documento de texto,
etc.
f) Informacin publicada o disponible: Indica si la
informacin est publicada o disponible para ser
solicitada, sealando dnde est publicada y/o
dnde se puede consultar o solicitar.

ABC de la divulgacin
de informacin pblica

El Registro de Activos de Informacin podr encontrarse en formato de hoja de clculo y publicarse en

el sitio web oficial del sujeto obligado, as como en el
portal www.datosabiertos.gov.co.
Es importante que el sujeto obligado actualice el Registro de Activos de Informacin de acuerdo con los
procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestin Documental.

13

Esquema de publicacin de informacin: permite identificar la informacin que debe ser publicada en
las pginas de internet y la frecuencia con la que se debe
actualizar esta informacin. Este esquema deber contar
con los siguientes campos:
a) Nombre o ttulo de la informacin: palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto
de la informacin.

Procuradura General de la Nacin

b) Idioma: establece el idioma, lengua o dialecto en
que se encuentra la informacin.
c) Medio de conservacin y/o soporte: establece
el soporte en el que se encuentra la informacin:
documento fsico, medio electrnico o por algn
otro tipo de formato audiovisual entre otros, (fsico- anlogo o digital- electrnico).
d) Formato: identifica la forma, tamao o modo en la
que se presenta la informacin o se permite su visualizacin o consulta, tales como: hoja de clculo,
imagen, audio, video, documento de texto, etc.
14

e) Fecha de generacin de la informacin: identifica el momento de la creacin de la informacin.

f) Frecuencia de actualizacin: identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se
debe actualizar la informacin, de acuerdo a su
naturaleza y a la normativa aplicable.
g) Lugar de consulta: indica el lugar donde se
encuentra publicado o puede ser consultado el
documento, tales como lugar en el sitio web y
otro medio en donde se puede descargar y/o
acceder a la informacin cuyo contenido se
describe.
h) Nombre del responsable de la produccin de
la informacin: corresponde al nombre del rea,
dependencia o unidad interna, o al nombre de la
entidad externa que cre la informacin.

ABC de la divulgacin
de informacin pblica

i) Nombre del responsable de la informacin:

corresponde al nombre del rea, dependencia o
unidad encargada de la custodia o control de la
informacin para efectos de permitir su acceso

15
ndice de informacin clasificada y reservada:
contiene la informacin que a pesar de ser pblica, por
su contenido est exceptuada de entrega o publicacin
en caso de ser solicitada por su carcter clasificado o
reservado. En este instrumento de gestin de la informacin podremos encontrar:
1. Nombre o ttulo de la categora de informacin:
trmino con que se da a conocer el nombre o asunto
de la informacin.
2. Nombre o ttulo de la informacin: Palabra o frase
con que se da a conocer el nombre o asunto de la
informacin.
3. Idioma: Establece el Idioma, lengua o dialecto en
que se encuentra la informacin.

Procuradura General de la Nacin

4. Medio de conservacin y/o soporte: Establece el
soporte en el que se encuentra la informacin: documento fsico, medio electrnico o por algn otro
tipo de formato audiovisual, entre otros, (fsico-anlogo o digital-electrnico).
5. Fecha de generacin de la informacin: Identifica
el momento de la creacin de la informacin.
6. Nombre del responsable de la produccin de la
informacin: Corresponde al nombre del rea, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que cre la informacin.
16

7. Nombre del responsable de la informacin: Corresponde al nombre del rea, dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacin para efectos de permitir su acceso.
8. Objetivo legtimo de la excepcin: La identificacin
de la excepcin que, dentro de las previstas en los
artculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la
calificacin de informacin reservada o clasificada.
9. Fundamento constitucional o legal: El fundamento
constitucional o legal que justifican la clasificacin
o la reserva, sealando expresamente la norma,
artculo, inciso o prrafo que la ampara.
10. Fundamento jurdico de la excepcin: Mencin
de la norma jurdica que sirve como fundamento
jurdico para la clasificacin o reserva de la informacin.

ABC de la divulgacin
de informacin pblica

11. Excepcin total o parcial: Segn sea integral o parcial la calificacin, las partes o secciones clasificadas o reservadas.
12. Fecha de la calif cacin: La fecha de la calificacin
de la informacin como reservada o clasificada.
13. Plazo de la clasif cacin o reserva: El tiempo que
cobija la clasificacin o reserva.

Cada cunto se debe actualizar el ndice

de informacin clasicada y reservada?
Se debe actualizar cada
vez que una informacin
sea calificada como clasificada o reservada o
cuando dicha calificacin
cambie, conforme a lo establecido en el mismo ndice y en el Programa de
Gestin Documental.
El ndice de Informacin Clasificada y Reservada
podr ser consultado por todos, en formato de hoja
de clculo y publicarse en el sitio web oficial del
sujeto obligado, as como en el Portal de Datos
Abiertos del Estado colombiano www.datosabiertos.gov.co.

17

Procuradura General de la Nacin

18

Tablas de retencin documental: son los instrumentos que sirven generar series documentales de
cada tipo de documentos, que permiten hacer una clasificacin documental, indicando el tiempo de conservacin y disposicin de la informacin.
Programa de gestin documental: este plan
plasma las polticas generales para facilitar la identificacin, gestin, clasificacin, organizacin, conservacin y
disposicin de la informacin pblica, desde su creacin
hasta su disposicin final, con fines de conservacin permanente o eliminacin en cada sujeto obligado.
La informacin incluida en el Registro de Activos de
Informacin, en el ndice de Informacin Clasificada y Reservada, y en el Esquema de Publicacin de
Informacin, definidos en el presente decreto, debe
ser identificada, gestionada, clasificada, organizada y
conservada de acuerdo con los procedimientos, lineamientos, valoracin y tiempos definidos en el Progra-

ABC de la divulgacin
de informacin pblica

ma de Gestin Documental del sujeto obligado, por lo

que se entiende debe existir articulacin entre estos
instrumentos de gestin de informacin.
As, por mencionar un ejemplo, el sujeto obligado
debe contar con polticas de eliminacin segura y
permanente de la informacin, una vez cumplido el
tiempo de conservacin establecido en las tablas
de retencin documental o tablas de valoracin
documental, el Programa de Gestin Documental
y dems normas expedidas por el Archivo General
de la Nacin.
19

Recuerda que el documento en el cual se esta-

blezcan los Costos de reproduccin de la informacin, debe estar publicado en la seccin particular de Transparencia y Acceso a Informacin
Pblica. En este documento podremos encontrar
el costo asociado a la reproduccin o copia de
cada formato en el que se encuentre la informacin pblica, para ser entregada a los solicitantes.

Procuradura General de la Nacin

Solo le podrn cobrar los costos de reproduccin de
informacin si se generan estos.
Por ltimo, los sujetos obligados debern publicar
tambin un Informe de solicitudes de informacin
pblica, indicando el nmero de solicitudes de acceso a informacin que fueron recibidas, tiempos de
respuesta a cada solicitud, el nmero de solicitudes
remitidas a otra entidad y el nmero de solicitudes
que fueron negadas.

20

Quines hacen el seguimiento a la gestin

de la Informacin Pblica?

ABC de la divulgacin
de informacin pblica

Los sujetos obligados deben adelantar las acciones

pertinentes para hacer seguimiento a la gestin de la
informacin pblica.
El Ministerio Pblico, como organismos garante de
la Ley 1712 de 2014, y las entidades lderes de la
poltica de transparencia y de acceso a la informacin pblica definidas en el artculo 32 de la Ley 1712
de 2014, de acuerdo con su mbito de competencia,
adelantarn acciones que permitan medir el avance
en la implementacin de la Ley de Transparencia por
parte de los sujetos obligados, quienes deben colaborar armnicamente en el suministro de la informacin
que se requiera.

Azul:
C100 M75 Y0 K0
R0 G74 B153
Hexadecimal 004A99
Pantone: 2935 U

Amarillo:
C0 M20 Y100 K0
R255 G204 B0
Hexadecimal FFCC00
Pantone:

Ministerio Pblico: Procuradura General de la Nacin, la Defensora del Pueblo y las personeras municipales o distritales.
Entidades lderes de la poltica de transparencia y acceso a informacin pblica: Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Archivo

21

Procuradura General de la Nacin

General de la Nacin, Secretara de Transparencia de
la Presidencia de la Repblica, Departamento Nacional de Planeacin y Departamento Administrativo Nacional de Estadstica.

En resumen, qu vamos a encontrar

disponible para ser consultado en internet?

22

La informacin mnima requerida respecto a la estructura, contratacin, servicios y procedimientos y funcionamiento de los sujetos obligados. Cuando la informacin se encuentre publicada en otra seccin del sitio
web o en un sistema de informacin del Estado, los
sujetos obligados deben identificar la informacin que
reposa en estos y habilitar los enlaces para permitir el
acceso a la misma:

ABC de la divulgacin
de informacin pblica

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Registro de Activos de Informacin.

El ndice de Informacin Clasificada y Reservada
El Esquema de Publicacin de Informacin.
El Programa de Gestin Documental.
Las Tablas de Retencin Documental.
El Informe de Solicitudes de Acceso a la Informacin.
7. Los costos de reproduccin de la informacin pblica, con su respectiva motivacin.
El Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacin Pblica lo orientar acerca del
cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 o acerca de
cmo puede ejercer su derecho de acceso a informacin pblica.

23

Procuradura General de la Nacin

Veamos ahora un caso prctico respecto a la informacin que deberamos encontrar en los sitios de internet de una de las categoras de sujetos obligados
contenidos en el artculo 5 de la Ley 1712 de 2014.

Cules son las responsabilidades de los

partidos, movimientos polticos y grupos
signicativos de ciudadanos?

24

Como vimos en pginas anteriores segn el artculo

5 de la Ley 1712 de 2014, literal e), los partidos,
movimientos polticos y grupos significativos de ciudadanos son sujetos obligados, por lo que estas organizaciones polticas estn en la obligacin de divulgar
proactivamente la informacin bajo su control y dar
respuesta a las solicitudes de informacin realizadas
por las personas.
Los partidos y movimientos polticos tienen entonces
tres responsabilidades principales:
Transparencia Activa: implica la divulgacin, a
travs de medios fsicos y electrnicos, de informacin
relacionada con la organizacin y su funcionamiento, as
como de los servicios que presta. Esta informacin debe
ser accesible a todas las personas.
Transparencia Pasiva: corresponde al deber de
las organizaciones polticas de disponer de mecanismos
que les permitan recibir y dar respuesta gil, completa y
oportuna a las solicitudes de informacin.

Gestin de informacin: deben adoptar instru-

ABC de la divulgacin
de informacin pblica

mentos que permitan asegurar la gestin de la informacin desde su produccin hasta su disposicin final,
as como tambin que faciliten la divulgacin, entrega y
proteccin.

Qu informacin mnima obligatoria

deben publicar entonces los partidos y
movimientos polticos?
De acuerdo con el artculo 4 del Decreto 103 de
2015, los partidos o movimientos polticos como
todos los sujetos obligados deben crear en su sitio
web la seccin particular Transparencia y Acceso
a Informacin Pblica. En este vnculo podremos
encontrar la informacin mnima de obligatoria divulgacin de acuerdo con la Ley 1712 de 2014. No
obstante y de acuerdo a la naturaleza de los sujetos
obligados, debe entenderse que algunos tipos de informacin pueden variar por documentos similares o
equivalentes, dependiendo si se trata de una organizacin pblica o privada.
Veremos ahora un ejemplo de cmo deberamos encontrar informacin en los sitios web de los partidos
polticos, de acuerdo con la publicacin Transparencia y Acceso a la Informacin en Partidos y Movimientos Polticos Colombianos del Instituto Holands para
la Democracia Multipartidaria NIMD, la Secretara de
Transparencia de la Presidencia de la Repblica y la
Corporacin Transparencia por Colombia.

25

Procuradura General de la Nacin

Informacin respecto a la estructura del

sujeto obligado:
Descripcin de la estructura orgnica: organigrama o esquema grfico y legible que describa de manera clara todos los rganos internos o dependencias de
direccin, administracin, funcionamiento y control.
Funciones y deberes: relacin de las funciones
y deberes establecidos en la normatividad nacional para
partidos y movimientos polticos a nivel constitucional,
legal y regulatorio.
26

Ubicacin de sedes y reas: localizacin fsica

de todas las sedes del partido o movimiento en el territorio nacional, incluyendo ciudad y departamento, nmeros
de telfono y/o lneas de atencin.

Horarios de atencin al pblico.

Divisiones o departamentos: descripcin de las

funciones de unidades, oficinas o departamentos internos que conforman el partido o movimiento.

Presupuesto y plan de accin:

Presupuesto general: presupuesto anual de
funcionamiento del partido o movimiento.
Ejecucin presupuestal histrica anual: presupuesto anual de funcionamiento ejecutado por el partido
o movimiento, en el formato establecido por el Consejo
Nacional Electoral. Enlace al aplicativo Cuentas Claras
del Consejo Nacional Electoral, en el que se encuentran

ABC de la divulgacin
de informacin pblica

los reportes de ingresos y gastos de las campaas en las

que ha participado el partido o movimiento.

Talento Humano:
Directorio de empleados y funcionarios: directorio de todas las personas empleadas y contratadas por el
partido o movimiento poltico, que incluya:

Nombres y apellidos completos.

Pas, departamento y ciudad de nacimiento.

Formacin acadmica, experiencia laboral y

profesional.

Empleo, cargo o actividad, dependencia en la

que presta sus servicios, direccin de correo electrnico
y telfono institucional y escala salarial.
En caso de contratos de prestacin de servicios
relacionar, objeto, valor total de los honorarios, fechas de
inicio y de terminacin.
Durante el periodo electoral, el directorio debe
incluir tambin a personas contratadas como gerentes,
auditores y contadores de campaas.

Planeacin, decisiones y poltica:

Normas generales y reglamentarias, polticas,
lineamientos o manuales: normas de carcter nacional que rigen el funcionamiento de los partidos y movimientos polticos (Constitucin Poltica, leyes, decretos

27

Procuradura General de la Nacin

y resoluciones), adems de la normatividad interna del
partido o movimiento. Esta informacin debe ser descargable y estar organizada por temtica, tipo de norma y
fecha de expedicin, de la ms reciente hacia atrs. La
normatividad interna debe ser publicada dentro de los 5
das siguientes a su expedicin.
Metas y objetivos de las unidades administrativas: descripcin de metas y objetivos de gestin y/o
desempeo, de acuerdo con la planeacin de la organizacin, asociados a los rganos internos y dependencias
del partido o movimiento.
28

Indicadores de desempeo: indicadores generales del partido o movimiento as como de sus rganos
internos.
Descripcin de procedimientos para la toma
de decisiones: polticas, manuales o lineamientos del
partido o movimiento, as como procesos o procedimientos definidos para la toma de decisiones
Contenido de toda decisin y/o poltica adoptada que afecte al pblico, junto con sus fundamentos:
descripcin y justificacin de las decisiones tomadas por
el partido o movimiento.
Mecanismos o procedimientos mediante los
cuales el pblico puede participar en la formulacin
de la poltica o el ejercicio de las facultades de la organizacin: descripcin de los procedimientos para la
realizacin de consultas internas y populares del partido
o movimiento. Esta descripcin debe indicar los sujetos
que pueden participar, los medios presenciales y electr-

ABC de la divulgacin
de informacin pblica

nicos a travs de los cuales pueden hacerlo y las reas

responsables de la orientacin y vigilancia para su cumplimiento.

Control:
Todos los informes de gestin, evaluacin y auditora: informes internos y externos de gestin, evaluacin y auditora del partido o movimiento poltico.
Todos los mecanismos internos y externos de
supervisin, notificacin y vigilancia: relacin de los entes, mecanismos y tipos de control (fiscal, administrativo,
social, poltico, etc.), que existen al interior y exterior del
partido o movimiento poltico, con el fin de hacer un seguimiento efectivo a la gestin del mismo, as como la
forma en que un particular puede comunicar una irregularidad ante la entidad responsable.

Contratacin:
Contrataciones adjudicadas para la correspondiente vigencia: los contratos con cargo a
recursos pblicos de los partidos y movimientos
polticos deben registrarse en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP- y las
organizaciones deben publicar el enlace a este
sistema en su sitio web.
Polticas, procedimientos y lineamientos
en materia de adquisiciones y compras: manuales
de contratacin o descripcin de las normas inter-

29

Procuradura General de la Nacin

nas del partido o movimiento sobre adquisicin y
compra de bienes y servicios, las cuales pueden
incluir modalidades de contratacin; capacidad
para contratar; recepcin y evaluacin de ofertas;
mecanismos de control y vigilancia, entre otros.

Trmites y servicios:
Servicios que brinde al pblico, incluyendo normas, formularios y protocolos de accin: informacin sobre actividades ofrecidas por el partido o movimiento a
sus militantes o al pblico en general.
30

Trmites que se pueden agotar en la organizacin, incluyendo la normatividad relacionada, el

proceso, costos asociados y formatos requeridos:
informacin relacionada con los procedimientos
para la afiliacin al partido o movimiento; los mecanismos de postulacin, seleccin e inscripcin
de candidatos a cargos y corporaciones de eleccin popular; los mecanismos de impugnacin de
las decisiones adoptadas por los rganos de direccin, entre otros.

Datos abiertos:
Datos abiertos: la organizacin poltica deber
propender porque toda la informacin contenida en bases de datos en medios electrnicos o sistemas de informacin, que no tengan excepcin de acceso de carcter
constitucional o legal, est disponible en formato de dato
abierto tales como xls, csv, rdf o docx.

ABC de la divulgacin
de informacin pblica

Instrumentos de Gestin de Informacin:

Registro de activos de informacin.

Informe de todas las solicitudes, denuncias y
tiempo de respuesta.
ndice de informacin clasificada y reservada.
Esquema de publicacin de informacin/registro de publicaciones.
Tablas de retencin documental.
Programa de gestin documental.
Costos de reproduccin de informacin pblica.

31

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