REALIZAR LOS ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y

OPORTUNIDAD PROPIOS DE LA DIRECCIN ADMINISTRATIVA

CRISTIAN FELIPE ARIAS BARRIGA

PRIMER INFORME PRACTICAS ADMINISTRATIVAS AGENCIA

LOGISTICA DE LAS FUERZAS MILITARES

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP

FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN ADMINISTRACIN PBLICA
BOGOT, D.C.
2015
INTRODUCCIN
El inicio de la prctica administrativa se dio el 23 de septiembre del ao en
curso especficamente en la direccin administrativa de la Agencia Logstica de
las Fuerzas Militares especficamente para realizar los estudios de
conveniencia y oportunidad propios de la direccin administrativa, es decir que
el tema se delimita especficamente en lo que refiere a la contratacin de las
entidades pblicas colombianas. Como es sabido el tema contractual es
bastante amplio para el Estado Colombiano es por eso que la etapa del
proceso contractual a la que me he ceido a travs de mi practica es la etapa
previa o pre-contractual.
Para seguir adentrndonos en el tema como parte del primer informe empezare
por elaborar un marco conceptual sobre el tema, es decir, entrare a explicar de
manera sencilla las etapas de la contratacin estatal y me detendr un poco
para puntualizar sobre el tema precontractual que es el que me compete. De
igual forma ilustrare el producto del trabajo realizado durante la prctica a partir
de segmentos especficos de los estudios previos y concluir con algunas
reflexiones producto de la experiencia. Sin ms prembulos comencemos.
MARCO LEGAL:
EL proceso de contratacin estatal est enmarcado normativamente bajo los
siguientes lineamientos legales, que lo conducen y controlan:

Constitucin Poltica.
Ley 80 de 1993.
Ley 1150 de 2007.
Decreto 734 de 2012

Dentro de estas normas encontramos unos juicios de valor que deben ser
intrnsecos para quienes ejerzan las funciones de los procesos de contratacin,
estos principios son nombrados constantemente en la administracin pblica y
por tanto he convenido plasmarlos en este informe pues considero que son
principios que se deben conocer antes de iniciar cualquier proceso de este tipo.

TRANSPARENCIA: Este principio, guarda relacin con tres aspectos, de

conformidad con el artculo 24 de la Ley 80 de 1993, as:
a)
La escogencia del contratista se efectuar siempre a travs de licitacin
o concurso pblico, la norma, seala, los casos donde se podr contratar
directamente, es decir que la regla general, es adelantar los procesos de
seleccin haciendo uso de la convocatoria pblica y solo en casos
excepcionales y taxativos la normativa permita hacerlo de manera directa.

b)
Todos los interesados tienen la oportunidad procesal de conocer y
controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten.
c)
Teniendo en cuenta que las actuaciones de las autoridades sern
pblicas, los expedientes que las contengan estarn abiertos al pblico.

ECONOMA: Se encuentra contenido en el artculo 25 de la Ley 80 de

1993, y se materializa en la austeridad de tiempo, medios y gastos en la
ejecucin de los procesos contractuales.

RESPONSABILIDAD: Se encuentra contenido en el artculo 26 de la Ley

80 de 1993, y guarda relacin con la responsabilidad en cabeza de los
servidores pblicos para velar por el cumplimiento de los fines de la
contratacin, as como la vigilancia de la correcta ejecucin del objeto
contratado.

SELECCIN OBJETIVA: Se encuentra en el artculo 5 de la Ley 1150 de

2007, y pretende garantizar condiciones imparciales en donde prime el inters
general sobre el particular para garantizar el ofrecimiento ms favorable a la
entidad.
Partiendo de estos principios debo decir que la realizacin de estudios previos
que obviamente contienen un gran nmero de posibilidades dependen
objetivamente de quien est realizando el proceso, es por eso que se hace tan
importante una eleccin transparente y justa en beneficio del Estado
Colombiano como administrador pblico y no una eleccin sesgada en
beneficio del inters particular.
ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIN
1.

ETAPA PRECONTRACTUAL

La etapa pre contractual, inicia con la elaboracin del estudio previo y termina
con la adjudicacin del proceso de contratacin. Dentro de esta etapa, se
encuentra prevista la planeacin en donde se debe establecer claramente cul
es la necesidad que la entidad pretende satisfacer. Esta etapa es la base
fundamental del proceso de contratacin ya que se es all donde se establece
el insumo para dar inicio a un proceso de contratacin.
En concordancia con lo anterior, el instrumento fundamental es el Estudio
Previo, de conformidad con el artculo 2.1.1. Del captulo I del Ttulo II del
Decreto 734 de 2012, los estudios y documentos previos son el soporte para la
elaboracin del proyecto de pliego de condiciones o del contrato y debe
contener como mnimo, los siguientes elementos:
1. La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con
la contratacin.
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato
a celebrar.

3. La modalidad de seleccin del contratista, incluyendo los fundamentos

jurdicos que soportan su eleccin.
4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular
el presupuesto de la contratacin y los rubros que lo componen.
5. La justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta
ms favorable.
6. El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos
previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato.
7. El anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los
perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del
incumplimiento del ofrecimiento o del contrato segn el caso, as como la
pertinencia de la divisin de aquellas, de acuerdo con la reglamentacin sobre
el particular.
8. La indicacin de si la contratacin respectiva est cobijada por un Acuerdo
Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado
Colombiano.
Puede suceder que el proceso de seleccin pueda no ser exitoso (desierta).
Pero si este no es el caso se continua con el proceso, hay que aclarar que
previo a la firma: ya se ha expedido el CDP; posterior: CRP.
Esta etapa concluye con la eleccin del contratista sea cual sea la modalidad
escogida para la eleccin del contrato, pero solo para recordarlos aqu los
plasmo: Licitacin Pblica, Seleccin Abreviada, Concurso de mritos
Contratacin Directa y Mnima cuanta.
2.

ETAPA CONTRACTUAL

Esta es la etapa en donde los estudios realizados son ejecutados por medio del
cumplimiento de ambas partes en trminos de obligaciones contractuales de
cada uno estipuladas claramente en el contrato bajo las condiciones de la
modalidad escogida para ello. Como cualquier proceso, dentro de la etapa
contractual se pueden presentar situaciones que modifiquen los trminos del
contrato con el fin de lograr de manera efectiva la satisfaccin de la necesidad
de la entidad. Dentro de las modificaciones al contrato, se encuentran las
siguientes:
a)
Adicin. Es un incremento del valor pactado inicialmente. De
conformidad con la normativa vigente, el valor a adicionar no exceder el 50%
del valor inicialmente pactado expresado ste en salario mnimos legales
mensuales vigentes.
b)
Prrroga. Es una prolongacin del plazo de ejecucin pactado en el
contrato inicial.
c)
Cesin. Es una trasferencia de derechos y obligaciones del contratista a
una tercera persona para que esta contine con la ejecucin del contrato. Es

importante sealar que el cesionario, debe tener las mismas o mejores

calidades que el cedente.
d)
Suspensin. Es la interrupcin temporal de la ejecucin del contrato, se
da por situaciones de fuerza mayor o caso fortuito.

3.

ETAPA POSTCONTRACTUAL

Esta etapa inicia con la terminacin del contrato y culmina una vez se haya
realizado la liquidacin del mismo. Sea cual sea el motivo, terminacin de
comn acuerdo del contrato, terminacin unilateral o terminacin anticipada o
terminacin por cumplimiento de plazo
LIQUIDACIN: Procede por regla general, en los contratos cuya ejecucin se
extiende en el tiempo.
El artculo 60 de la Ley 80 de 1993, seala que en el acta de liquidacin
constarn los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las
partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y
salvo.
Para la liquidacin se exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del
caso, de la garanta del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien
o servicio suministrado, a la provisin de repuestos y accesorios, al pago de
salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en
general para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la
extincin del contrato.
QUE
SIGNIFICA
PRECONTRACTUAL?

EN

COLOMBIA

HACER

UN

PROCESO

Debido al amplio espectro de leyes que rigen al Estado Colombiano es

necesario ser cuidadoso a la hora de realizar cualquier accin dentro de la
administracin pblica, dado que puede tener implicaciones negativas para
quien no conozca ni utilice los procesos de manera adecuada, es por eso que
conocer bien la ley se traduce en una herramienta fundamental para cualquier
administrador pblico. Atendiendo a esto es importante hacer un buen proceso
de contratacin conociendo los lineamientos del estatuto general de
contratacin, esto indiscutiblemente como funcionario pblico contribuye a la
consecucin de los fines esenciales del Estado Colombiano, pues est claro
que si las entidades estatales cumplen de buena manera sus funciones el
Estado funcionara mejor, entonces visto de esa forma el papel del
administrador pblico en las entidades es muy importante y hacer parte del
proceso contractual no es la excepcin. En conclusin hacer un proceso
precontractual en Colombia significa hacer parte del funcionamiento de los
engranajes del Estado, as que se debe hacer con el mayor cuidado posible
esperando siempre los mejores resultados por el bienestar general.
ILUSTRACION ESTUDIO PREVIO

A continuacin hare una ilustracin de un estudio previo elaborado para el

Grupo de SALUD OCUPACIONAL Y GESTION AMBIENTAL SOGA de la
Direccin administrativa en donde se necesitaba el suministro de distintos
elementos del rea de salud, para la prevencin y atencin de emergencias de
tipo sanitario. Dentro de este ejemplo plasmare un segmento del estudio previo
en donde se describe la necesidad y el objeto del contrato.
DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL
PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACION:

La Direccin Administrativa por medio del Grupo de Salud

Ocupacional y Gestin Ambiental de la Agencia Logstica de las
Fuerzas Militares, en cumplimiento de su misin institucional, la
cual tiene por fin apoyar a las Fuerzas Militares y a las Entidades
del sector defensa para satisfacer sus necesidades logsticas,
requiere:
En cumplimiento a la normatividad vigente (Decreto 1295/94, Art.
2, Pargrafo a) () Mejorar las condiciones de salud de la
poblacin trabajadora protegindola contra los riesgos derivados
de la organizacin del trabajo que puedan afectar la salud
individual o colectiva en los lugares de trabajo (), Resolucin
2400/79 Disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los
establecimientos de trabajo y el Manual de Emergencias del
Subprograma de Seguridad Industrial presente en el programa de
Salud Ocupacional, se deben realizar acciones preventivas en
relacin a la dotacin y adquisicin de los equipos de seguridad
(botiquines de primeros auxilios), para el control y accin al
momento de una emergencia, que se encuentre en cada una de
las dependencias de la Oficina Principal y vehculos de la Entidad,
de igual forma los botiquines de primeros auxilios deben ser
dotados nuevamente para garantizar la adecuada prestacin del
servicio a los funcionarios de la Entidad.
As mismo la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares, cuenta
con reas de trabajo administrativo, operativo (bodegas de
almacenamiento y distribucin) adems de una permanente y
nutrida afluencia de personas. La realizacin de todas estas
actividades en los diversos escenarios, con elementos y
procedimientos comunes y con el uso de equipos, insumos y
tareas especializadas, genera riesgos para la salud, la integridad
de las instalaciones y el patrimonio de la Entidad.
La regulacin en trminos de la seguridad de las instalaciones,
obliga la adopcin de diversas medidas que prevengan y mitiguen
los riesgos. Decreto 1072 de 2015, se refiere a la reglamentacin,
organizacin, funcionamiento y forma del Sistema se Seguridad y
Salud en el Trabajo que deben desarrollar los patronos y
empleadores del pas.

En conclusin y conforme al Sistema se Seguridad y Salud en el

Trabajo, es necesario la dotacin y adquisicin de los elementos
(botiquines, y brigadas de emergencia) que contribuyan a aplicar
los protocolos de Seguridad e Higiene Industrial y Medicina del
Trabajo en la Entidad.
Como se puede observar lo primero que se hace es describir la necesidad, por
medio de la cual se justifica la adquisicin del bien o servicio a contratar, esta
es tal vez una de las partes ms importantes del estudio previo, pues en ella se
encuentra la razn primordial para poder contratar. A partir de ello se genera el
inicio y creacin del documento de estudios previos y dems anexos que
soporten la contratacin. La elaboracin y desarrollo de los documentos de
estudios previos sern el tema central de mi segundo informe, pues entrare de
manera detallada a describir cada tem de forma tal que sea clara la creacin
del mismo.
CONCLUSIONES
El tema de contratacin es un tema extenso y que manejan todas las entidades
tanto pblicas como privadas para el cumplimiento de la misin de las mismas,
el Estado Colombiano dispone para ellos los lineamientos generales y
especficos para las diversas formas de contratacin. En la medida en que se
haga un buen proceso as mismo empiezan a funcionar los procesos en
general dentro de la entidad, el funcionario pblico es parte importante de cada
proceso y en la ALFM no es la excepcin, hacer un uso adecuado de las
funciones es lo ms conveniente para ayudar a la entidad a cumplir sus
objetivos establecidos.