Secretara General

Secretara de Gestin
Pblica

HERRAMIENTAS DE APOYO PARA LA

IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN POR
PROCESOS EN EL MARCO DE LA POLTICA
NACIONAL DE MODERNIZACIN DE LA
GESTIN PBLICA

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5W + 2H
1. Qu es?
Es una herramienta de planeacin a prueba de errores y confusiones, se
utiliza para definir con claridad un proyecto, un plan de accin, y la
relacin de acciones que se deben ejecutar para alcanzar determinada
meta.
La herramienta 5W + 2H proviene de las iniciales de las palabras en
ingls:

Qu? (What),

Por qu? (Why),

Cmo? (How),

Quin? (Who),

Dnde? (Where),

Cundo? (When),

Cunto? (How Much).

2. Cul es el objetivo?
Lograr una planificacin adecuada a situaciones complejas utilizando
una herramienta simple y fcil, que presenta acciones claras a llevar a
cabo a fin de alcanzar una meta.
3. Cundo se utiliza?
Esta metodologa puede utilizarse para planear, guiar y coordinar los
esfuerzos de un equipo que busca desarrollar una mejora en un proceso
o crear algo nuevo.

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Esta metodologa es muy eficaz porque el plan se elabora rpidamente

siguiendo un proceso de pensamiento muy lgico. Qu?, Por qu?,
Cmo?
4. Reglas bsicas antes de la utilizacin del mtodo
a) Establecer el objetivo del plan o proyecto, es recomendable que este
proyecto est orientado a la solucin de algn problema, el cual
puede definirse utilizando las herramientas de Lluvia de Ideas y

Diagrama de Afinidad. Es preciso indicar que el objetivo nace de las

necesidades de los clientes o usuarios del bien o servicio, respetando
las competencias y funciones que tiene la organizacin.
Se enuncia el problema convertido en proyecto en trminos de la
diferencia entre el estado actual y el deseado.

b) En funcin de los recursos econmicos, humanos y tecnolgicos

disponibles se establece una meta cuantificable, medible y
verificable. Es importante que el valor de las metas a lograr sea
realista, no ideal.

Hay dos tipos de metas:

i.

Meta temporal: Cumplimiento de determinado trabajo. Debe

quedar claro cul es el entregable al final del plan y la fecha
lmite (ej. Cumplimiento de una norma para determinada fecha,
lograr cierto reconocimiento).

ii.

Meta por resultados: Es el alcance de un nivel especfico en la

variable determinada por el objetivo, para ello es importante
sealar cul es la situacin inicial y cul es la situacin
deseada (ej. Incrementar la satisfaccin de los clientes o
usuarios de determinado bien o servicio de X% (situacin
inicial) a Z% (situacin deseada)).

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5. Cmo se utiliza?
Una vez definidos el objetivo y la meta, se siguen los siguientes pasos
para alcanzar la meta:

a) Qu? (What?): Se elabora una lista de acciones que han de llevarse

a cabo para alcanzar la meta. Usualmente se utilizan las
herramientas Lluvia de Ideas y Diagrama de Afinidad para que, en
equipo, se llegue a una lista completa, ordenada y priorizada de las
actividades a desarrollar (ej. Qu actividades deben ser llevadas a
cabo para alcanzar la meta?
b) Por qu? (Why?): Siempre debe determinarse las razones, el por

qu? una accin (qu?) debe ser llevada a cabo, esto evitar que
se realicen acciones innecesarias que consumen recursos. Con esta
pregunta unimos la accin con el resultado (ej. por qu debo
realizar esta accin?).
c) Cmo? (How?): Esta pregunta detalla, de forma concreta, cmo?
la accin (qu?) se llevar a cabo. La respuesta a esta pregunta
debe ser concreta y no dejar lugar a dudas. El cmo? debe generar
evidencia que pueda ser auditable. (ej. Cmo se realizar cada
accin?).
d) Quin? (Who?): Es el o los responsables de ejecutar el Cmo?, se
establecen los responsables de llevar a cabo cada una de las
acciones a ejecutar.
e) Cundo? (When?): Es la pregunta para definir el inicio y fin del
cmo? Un proyecto que no tiene un calendario bien definido ser un
proyecto con bajo nivel de prioridad.
f) Dnde? (Where?): Es el lugar donde se ejecutar el cmo?, se
determina la ubicacin de la ejecucin de las acciones.
g) Cunto? (How Much?): Son los recursos que consumir el plan y
cada accin a ejecutar. Es muy importante enunciar los costos de la
ejecucin del plan y sobre todo como incide en la satisfaccin del
cliente o usuario del bien o servicio, de dnde provino el problema,
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as como en la productividad de la organizacin (ej. Cunto costar

ejecutar el plan?, Cunto costar ejecutar cada accin?, Cunto
ser el beneficio econmico por solucionar el problema?, Cunto
incrementar la satisfaccin de los clientes o usuarios del bien o
servicio?
6. Ventajas

La pregunta Por qu? evita que se realicen acciones innecesarias y

se desperdicien recursos; aclara que las actividades y acciones se
justifican solo por los resultados que persiguen.

La pregunta Cmo? evita confusiones y da a los miembros del

equipo una gua clara de accin.

La pregunta Cunto? muestra claramente los recursos que se

necesitan para llevar a cabo el proyecto o plan, de esta manera se
puede tomar decisiones antes de iniciar a implementar un plan que
por falta de recursos no se pueda culminar.

La pregunta Cundo? Establece una fecha de inicio y fin del

proyecto, inclusive de cada accin a llevar a cabo, de esta manera se
pueden ir realizando controles peridicos a fin de garantizar su
completa implementacin en un tiempo oportuno.

La pregunta Quin? determina a un responsable del proyecto o plan

y a cada responsable de ejecutar las acciones, facilitando los
controles peridicos.

7. Preguntas que suelen hacerse para planear el proyecto de mejora

What Qu?

Why Por qu?

Qu se hace ahora?

Por qu se hace as ahora?

Qu se ha estado haciendo?

Por qu debe hacerse?

Qu debera hacerse?

Por qu hacerlo en ese lugar?

Qu otra cosa podra hacerse?

Por qu hacerlo en este momento?

Qu otra cosa debera hacerse?

Por qu hacerlo de esta manera?

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How Cmo?

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Who Quin?

Cmo se hace actualmente?

Quin lo har?

Cmo se har?

Quin lo est haciendo?

Cmo debera hacerse?

Quin debera estarlo haciendo?

Cmo usar este mtodo en otras

Quin otro podr hacerlo?

reas?

Quin ms debera hacerlo?

Cmo hacerlo de otro modo?

When Cundo?

Where Dnde?

Cundo se har?

Dnde se har?

Cundo terminar?

Dnde se est haciendo?

Cundo debera hacerse?

Dnde debera hacerse?

En qu otra ocasin podra hacerse?

En que otro lugar podra hacerse?

En qu otra ocasin debera

En que otro lugar debera hacerse?

hacerse?
How Much?
Cunto costaba?
Cunto costar?

8. Relaciones con otras herramientas

Un Diagrama de Afinidad generalmente se relaciona con:

Lluvia de Ideas.

Diagrama de Afinidad

Diagrama de Gantt

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9. Formato 5W + 2H
Objetivo:

Meta:

(cuantificacin

del Recursos: (consumidos por el

(direccin,

objetivo) (seleccione una de las plan Cunto?)

rumbo)

dos formas de establecer la

meta).
a) Situacin actual y

Humanos:

(Cantidad

de

personas)

deseada.
b) Definicin clara de

Materiales

(S/.)

Cundo?

Dnde?

entregables.
Fecha de inicio:
Fecha lmite:
N

Qu?

Por qu?

Cmo?

Quin?

Avance

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Referencia:

https://books.google.com.pe/books. EL MTODO MR: MAXIMIZACIN

DE RESULTADOS. Mauricio Rodrguez.

Herramientas para la mejora continua. Universidad del Valle. Colombia.

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ANEXO
Uso de la herramienta 5W + 2H
Una institucin educativa va a implementar un plan de accin a fin de mejorar
la gestin administrativa de la rectora, para lo cual ha planificado sus acciones
utilizando la herramienta 5W + 2H.
Objetivo: Mejorar la

Meta:

Recursos:

gestin administrativa

Situacin actual: No se han logrado los objetivos del PEI, y se

Humanos:

de la rectora.

ha presentado malestar al interior de la institucin por no tener

Coordinadores

claras las funciones.

Delegados

Rector (a)

Situacin deseada: Que el 100% del personal conozca

claramente sus funciones y se logren los objetivos

Materiales

establecidos en el PEI.

S/.

100,000

nuevos

soles.

Fecha de inicio: 01 de marzo de 2015

Fecha lmite:
N

31 de diciembre de 2015

Qu?

Por qu?

Cmo?

Direccionar el
PEI en cada rea
de gestin.

Es la herramienta
fundamental que enmarca
el quehacer de la
organizacin.

Rectora

Primer
semestre
del 2015

Implementar
acciones de
mejoramiento
continuo
teniendo como
referente la
autoevaluacin
institucional.
Realizar
procesos de
induccin,
formacin y
Entrenamiento.

Son las lneas de accin

que permiten mediante su
ejecucin el alcance de las
metas planeadas.

Mediante la utilizacin
de los instrumentos de
comunicacin para la
socializacin del PEI,
reuniones de alerta, y
jornadas Pedaggicas.
Mediante el
seguimiento,
control y evaluacin
de los procesos.

Rectora
Coordinadores

Segundo
semestre
del 2015

Mediante reuniones
mensuales con cada
equipo de trabajo.

Rectora
Delegado o
Delegada

Durante
todo el
ao

Sala de juntas
Rectora
Coordinacin

Circulares Internas.

Rectora
Delegado o
Delegada

Durante
todo el
ao

Sala de juntas
Rectora
Coordinacin

Revisar Manual
de funciones y
Procedimientos.

Porque garantiza el
cumplimiento de las
polticas institucionales y
el desempeo
correspondiente a cada
uno de los cargos.
Porque permite el
empoderamiento y
apropiacin de los
procesos de acuerdo a lo
observado en un Manual
de funciones.

Pgina WEB.

Quin?

Cundo?

Dnde?
Aulas de Clase
Dependencias
locativas
Institucin
Educativa
Otros espacios
Aulas de Clase
Dependencias
locativas
Institucin
Educativa
Otros espacios

Correos electrnicos

El periodo de medicin se realizar de manera mensual, a fin de verificar el

logro de la meta.

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Avance