UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

INSTITUTO AVM
CURSO ADMINISTRAO DA QUALIDADE

GABRIELA FARIAS QUEIROZ

A CONTRIBUIO DOS ARQUIVISTAS NOS SISTEMAS DE

SGQ

RIO DE JANEIRO
2011

GABRIELA FARIAS QUEIROZ

A CONTRIBUIO DOS ARQUIVISTAS NOS SISTEMAS DE

SGQ

MONOGRAFIA APRESENTADA COMO REQUISITO PARA

CONCLUSO DO CURSO DE PS GUADUAO LATU
SENSU EM ADMINISTRAO DA QUALIDADE DA
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES.

ORIENTADOR:
MARCELO SALDANHA

RIO DE JANEIRO
2011

Uma paixo forte por qualquer objeto

assegurar o sucesso, porque o desejo pelo
objetivo mostrar os meios .
(W illiam Hazlitt)

RESUMO
Com este trabalho, procura-se mostrar a estreita relao entre os
Sistemas de Gesto da Qualidade, descritos no conjunto de Normas da
famlia NBR ISO 9000:2000, e os Sistemas de Gesto de Documentos
subsidiada pela implantao e pela manuteno dos Sistemas de
Gesto da Qualidade. Diante disto o presente trabalho possui como
objetivo a anlise da contribuio do arquivista nos sistemas de SGQ.
PALAVRAS CHAVES: Arquivista, Documento, Qualidade, Registro.

ABSTRACT

W ith this work, we aimed to demonstrate the close relationship between

the Quality Management Systems, described the whole family of
Standards ISO 9000:2000, and Document Management Systems funded
by the deployment and maintenance of Management Systems Quality.
In view of this the present work has as objective the analysis of the
contribution of the archivist in QMS systems.

W ORDS - KEY: Files, Documents, Quality, Record.

SUMRIO
1. INTRODUO ............................................................................ 7
2. METODOLOGIA.....................................................................................................9
3. O ARQUIVISTA ............................................................................................... 10
4. ISO 9001 E OS SISTEMAS DE QUALIDADE ........................................... 12
5. DOCUMENTOS E INFORMAES NAS NORMAS ISO 9000 .............. 13
6. INTERFACE ARQUIVOLOGI A E QUALIDADE ........................................ 20
7. PRTICAS ARQUIVSTICAS E A GESTO DA QUALIDADE ............. 25
CONSIDERAES FINAIS: .............................................................................. 27
REFERENCI AS BIBLIOGRAFICAS: ................................................................ 28

1. INTRODUO

H algum tempo, profissionais da informao, os arquivistas, j

perceberam que a gesto da qualidade se trata de um terreno
promissor

em

oportunidades.

Tal

percepo,

inclusive,

deve-se,

conforme CARDOSO e LUZ (2005) simples constatao de que sem

gesto da informao no h gesto da qualidade.
Esta monografia versa sobre a relao de controle de documentos
e o sucesso na implantao dos sistemas de gesto, levando em conta
o que diz a Norma NBR ISO 9001:2000:
es t a be l ec e q ue os d oc um en t os r e q ue r i d os pe l o S is t em a d e
G es t o da Q ua l i da d e de v em s er c o ntr o la d o s , de v e nd o, e n tr e
ou tr as ex i g nc i as , s er as s eg ur a do q u e as v er s es p er t i n en tes
dos doc um en tos a p l ic ve is e s t ej am d is po n v e is n os l oc ais de
us o , q ue os d oc um e nt os p er m an e am l e g v e is e pr o nt a m ent e
i de nt if ic v e is , qu e os d oc um ent os d e or i g em ex t er na s ej am
i de nt if ic a d os e que sua distribuio seja controlada, sendo este um
campo inerente ao arquivista j que o fato de fornecerem evidncia objetiva
de atividades

Sendo um requisito da norma o controle documental e este um dos

objetos de trabalho do arquivista, percebemos um mote para a
elaborao desta pesquisa.
Focaremos no trabalho feito pelos profissionais da informao
como apoio s organizaes no atendimento do item 4.2.3 (Controles de
Documentos) e 4.2.4(Registros ) da norma iso 9001:2008 para analisarmos
como, de fato, a arquivistica e os arquivistas se inserem neste contexto
to latente nos ltimos tempos, visto que os sistemas de gesto de
qualidade deixaram de ser um diferencial e tornaram -se pr-requisito
para o sucesso dos negcios.
A busca pela qualidade vem desde a fase de projeto a execuo
e

implementao

do

produto,

envolvidas com o processo.

passando

por

todas

as

pessoas

A obteno da qualidade passa por se conhecer e controlar bem

o

processo,

ter

estratgias

definidas

utilizar

as

ferramentas

adequadas.
E a informao possui um papel de grande importncia nessa
busca pela qualidade.

2. METODOLOGIA

parte

introdutria

apresenta

uma

viso

geral

do

tema,

enfocando os objetivos do estudo, a problemtica, a relevncia e a

justificativa do assunto nos dias atuais. O captulo aborda o papel do
arquivista

na

preservao

da

informao

digital.

Por

fim

as

consideraes finais, que so um breve relato do autor sobre o tema.

2.1. Mtodos de Pesquisa

No estudo do projeto aqui apresentado a metodologia ser de

cunho qualitativo e exploratrio interpretativo, visto que este mtodo
justamente o que mais se adequou motivao da pesquisa cientifica
do tema apresentado.

2.2. Procedimentos metodolgicos

Os procedimentos metodolgicos utilizados foram:
Levantamento de material bibliogrfico referente ao escopo do
projeto
Obras consultadas on-line

10

3. O ARQUIVISTA

O arquivista um profissional de nvel superior responsvel pelo

gerenciamento dos documentos e das informaes arquivsticas e a sua
formao tem como foco principal o tratamento especializado dos
documentos e das informaes arquivsticas registradas em qualquer
tipo de suporte produzidas e acumuladas por uma pessoa fsica ou
jurdica, pblica ou privada, no curso de suas atividades.
O desenvolvimento da Arquivologia como disciplina teve incio a
partir da segunda metade do sculo XIX, a oralidade foi primeira
forma de transmisso do conhecimento atravs das geraes, depois
veio escrita e, finalmente, a forma proporcionada pela informtica.
De acordo com o Art. 2o da Lei 8159, de 8 de janeiro de 1991:

Ar t 2o . C ons i d er am - s e ar qu i v os , par a os f ins d es t a le i , os

c onj u nt os de d oc um ent os pr od u zi d os e r ec eb i d os por r g os
p b l ic os , ins t it u i es de c ar t er p b l ic o e e nt i da d es pr i v a das ,
em d ec or r nc ia d o e x er c c i o d e a t i v id a de s es p ec f ic as , b em
c om o p or p es s oa f s i c a, q u al q u er q u e s e ja o s u p o rt e d a
in f o rm a o o u a n at u rez a d o s d o c u m en t o s .( gr if o nos s o)
Ar t 3 o . C o ns id er a- s e g es t o de d oc um ent os o c onj u nt o de
pr oc e d im ent os e o per a es t c n ic as s u a p r o d u o,
tr am it a o , us o , a v a l i a o e ar q u i vam en t o em f as e c or r en t e e
i nt er m ed i r i a , v is a nd o a s u a e l im in a o ou r ec o l h im ent o par a
gu ar d a per m a ne nt e .

O arquivista um profissional que organiza, rene, preserva,

controla e fornece acesso a informao orgnica e registrada. Essa
informao mantida por um arquivista pode ser registrada em qualquer
suporte material - mdia (fotografia, gravaes de vdeo ou som, cartas,
documentos, gravaes eletrnicas, etc.).
Arquivista

tem

como

principal

objetivo,

salvaguardar

os

documentos de arquivos devido ao seu valor de prova e informao

(caracterstica histrica) e tambm como instrumento de apoio
administrao, cultura e ao desenvolvimento social e cientfico. As
atribuies do profissional so: planejamento, organizao e direo de

11

servios

de

Arquivo;

orientao

acompanhamento

do

processo

documental e informativo; orientao e direo das atividades de

identificao das espcies documentais e participao no planejamento
de

novos

documentos

controle

de

multicpias;

planejamento,

organizao e direo de servios ou centros de documentao e

informao constitudos de acervos arquivsticos e mistos.

12

4. ISO 9001 E OS SISTEMAS DE QUALIDADE

A ISO - International Organization for Standardization- um
organismo normatizador com sede em Genebra, na Sua.
A ISO tem como objetivo fixar normas tcnicas essenciais de
mbitointernacional.
Apesar do grande nmero de normas da famlia ISO 9000,
somente trs delas estabelecem os requisitos mnimos obrigatrios de
um Sistema de Qualidade. Estas normas so as chamadas Normas
Contratuais: ISO 9001, 9002 e 9003, sendo que as empresas so
certificadas em uma delas de acordo com a sua atividade comercial.
Alguns estudiosos se referem a ISO 9000 como um passo
obrigatrio em busca da QUALIDADE TOTAL. Outros j dizem que so
atividades distintas, sem elo entre elas. Porm, todos so unnimes em
afirmar que a ISO 9000 uma importante ferramenta.
O sistema da qualidade, segundo as normas NBR ISO srie 9000,
estabelece que, ao longo da cadeia de produo de uma empresa,
devem

ser

queles

definidos

processos

produto/servio,

bem

os
e

procedimentos

atividades
como

que

que
sejam

responsabilidades

afetam

mantidos

qualidade
registros

para
do
que

evidenciem que o processo foi executado conforme estabelecido na

documentao.
Neste contexto, as normas da Srie ISO 9000 esto muito
difundidas nas empresas, pois so utilizadas como referncia para
documentar e programar um Sistema da Qualidade. Um dos motivos
que leva as empresas a implantar as normas us-las como uma
ferramenta para a melhoria da qualidade, a fim de melhorar os
negcios.
O papel das normas da srie ISO 9000, portanto, de fornecer
diretrizes bsicas para que cada empresa, de acordo com sua realidade,
tome-as como base para a documentao de seus processos de
trabalho e, consequentemente, para a estruturao de seu Sistema da
Qualidade.

13

5. DOCUMENTOS E INFORMAES NAS NORMAS ISO 9000

A norma ISO 9001 estabelece que os documentos requeridos
pelo sistema de gesto da qualidade devem ser controlados. Registros
so um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo
com os requisitos apresentados em 4.2.4..
Podemos observar que para o perfeito funcionamento de um
sistema de qualidade, o controle de registros um item obrigatrio.

5.1 A Gesto por Processos

Um dos princpios para implantao de um Sistema de Gesto da
Qualidade a chamada abordagem de processo ou gesto por
processos de trabalho. As atividades cotidianamente desempenhadas
no mbito de uma organizao integram diversos processos que se
interconectam formando uma rede de processos. essencial, portanto,
que processos de trabalho sejam mapeados isto , que sejam todos
eles

identificados

fundamental

que

informaes

utilizadas

conhecidos,

sejam

compreendidos.

identificados
como

entrada

os

Tambm

documentos

desses

com

processos

as
os

documentos (registros) com as informaes que so, ento, geradas.

Identificar o processo como sendo a maneira tpica de realizar o
trabalho importante para definir a forma bsica de organizao das
pessoas e dos demais recursos da empresa (Dreyfuss, 1996).
O processo um conceito fundamental no projeto dos meios
pelos quais uma empresa pretende produzir e entregar seus produtos e
servios aos seus clientes.
Alm disso, muitos dos processos nas empresas so repetitivos e
envolvem, no seu conjunto, a maioria das pessoas da organizao.
Nas empresas de servios, por controle dos procedimentos
envolve uma viso sistmica da organizao.Cabe ao sistema de
gesto da qualidade organizar os processos, document-los e busca r
sua melhoria contnua.

14

Modelo de um sistema de gesto da qualidade (fonte: ISO 9000:2000) Figura 1

5.2 O Controle dos Documentos

A Norma NBR ISO 9001:2000 estabelece que os documentos

requeridos

pelo

Sistema

de

Gesto

da

Qualidade

devem

ser

controlados, devendo, entre outras exigncias, ser assegurado que as

verses pertinentes dos documentos aplicveis estejam disponveis
nos

locais

de

uso,

que

os

documentos

permaneam

legveis

prontamente identificveis, que os documentos de origem externa

sejam identificados e que sua distribuio seja controlada.
A Norma estabelece os requisitos de documentao, exigindo,
portanto, uma documentao obrigatria do Sistema de Gesto da
Qualidade, como:

Item 4.2.1 (Requisitos Gerais)

a) declaraes da poltica e dos objetivos da qualidade
b) manual da qualidade
c) procedimentos documentados (estabelecidos, implementados e
mantidos)

15

d)

documentos

necessrios

organizao

para

assegurar

planejamento,
a operao e o controle eficazes de seus processos, e
e) registros da qualidade

E, especificamente, quanto aos procedimentos documentados, para:

- o controle de documentos
- monitorar as informaes relativas satisfao dos clientes
- definir as responsabilidades e os requisitos para planejamento e para
execuo de auditorias internas, bem como para relatar os resultados
- medir e monitorar processos e produto
- controlar produtos no-conformes
- verificar a adequao e a eficcia do sistema
- gerir aes preventivas e corretivas de no-conformidades

Analisemos cada um destes tipos de documentos:

1. Manual da qualidade: documento que especifica o sistema de

gesto da qualidade de uma organizao;

2.

Plano

da

qualidade:

documento

que

especifica

quais

os

procedimentos e recursos associados devem ser aplicados, por quem e

quando,

um

empreendimento,

produto,

processo

ou

contrato

especficos;

3. Especificao: documento que estabelece os requisitos, podendo se

relacionar a atividades (documento de procedimento, especificao de
processo e ensaio) ou a produtos (especificao de produto, de
desempenho e desenho);

4.

Diretrizes:

documentos

que

estabelecem

recomendaes

sugestes;

5. Procedimentos documentados, instrues de trabalhos e desenhos:

16

documentos que fornecem informaes sobre como realizar atividades

e processos de forma consistente e;

6.

Registros:

documentos

que

fornecem

evidncia

objetiva

de

atividades realizadas ou de resultados alcanados

O controle de documentos e procedimentos a

Dos documentos apresentados, destacamos os registros como

aqueles

que

mais

dizem

respeito

diretamente

ao

trabalho

dos

arquivistas. O fato dos registros fornecerem evidncia objetiva das

atividades realizadas nos faz lembrar da noo de organicidade que
nos to familiar. Em um sistema de gesto da qualidade, os
processos de trabalho devem ser todos registrados ou documentados
para que possam ser avaliados, confirmados ou auditados. a
evidncia da realizao ou cumprimento de alguma atividade.

5.3 Registros

De um modo geral os dados apresentam-se como essenciais para

a construo de qualquer tipo de informao, sendo imprescindvel a
coleta

dos

mesmos,

que

posteriormente

sero

utilizados

para

elaborao de informaes.
Os dados so uma espcie de seqncia de diversos smbolos
considerados como quantificados ou quantificveis, assim, pode-se
concluir que um texto apresenta-se como um dado. Neste contexto, as
letras so consideradas como smbolos quantificados, pois o alfabeto
apresenta-se como uma base numrica. Importante salientar que
tambm so dados os sons, as imagens e as animaes, sendo que se
apresentam como quantificados, pois quando algum entra em contato
com estas no conseguem distinguir a sua reproduo por meio da
representao quantificada em relao ao original.

17

Segundo Beuren (2000, p. 47):

( .. .) m ui tas v e zes , a pa l a vr a da d os c o nf u nd i da c om
i nf or m a es . O s d a do s po d em s er vis u a l i za dos e d is c ut i dos d e
f or m a is o la d a, o u s ej a, d es c o nec ta d os d o c on t ex t o d e s e us
us u r i os . A i nf or m a o n o s e lim i ta s im pl es c o l e t a d e
da d os . P ar a q u e os d ad os s e tr a ns f or m em em inf or m a o t i l ,
e les
pr ec is am
se
d ec od if ic a d os ,
or g a n i za d os
e
c on t ex t ua l i za d os , d e ac or do c om as nec es s i da d es d os
r es p o ns ve is p el o pr o c es s o d ec is r i o . Em outr as pa l a vr as , os
da d os r e pr es e nt am a m atr i a- pr im a, q u a l s o a gr e g ad os
v a lor es
de
ut i l i da de ,
de
ac or d o
c om
pr op s i tos
pr e es ta b e lec i dos , tr ans f or m and o- os em i nf or m a o p a r a
aq u e le f im es pec f ic o.

De acordo com a norma ISO 9000:2000 (Sistemas de Gesto da

Qualidade Fundamentos e Vocabulrio):

um doc um ent o qu e a pr es en ta os r es u l ta d os o bt i d os o u
f or n ec e e v i d nc i as de at i v i d ad es r e a li za d as . R e g is tr os d e um
de t er m in ad o pr oc es s o d e tr a b a lh o s o, p or t a nt o, aq u e les
doc um en tos c om as i nf or m a es g er ad as p el o pr pr io
pr oc es s o d e tr a ba l h o q u e, em da d o m om ent o, es t s e nd o
f oc a l i za d o.

Segundo a Norma ISO NBR 9001:2000 (Sistemas de Gesto da

Qualidade Requisitos):

r e gis tr os d e v em s er ins t it u d os e m an t i dos p ar a pr o ve r

e v id nc i as d a c onf or m ida de c om r e q uis i to s e d a op er a o
ef ic a z d o s is t em a d e ges t o da q ua l i da d e . R eg is tr os d e vem
s er
m an ti d os
le g v e is ,
pr on tam e nt e
i de n tif ic v e is
e
r ec u p er ve is . Um p r oc e d im en to doc um e nt a do de v e s e r
es t a be l ec id o par a d ef i n ir os c o ntr o les nec es s r ios p ar a
id e n t if ic a o , a rm a z en am en t o , p ro t e o , re cu p e r a o ,
t emp o d e r et en o e d e sc a rt e d o s r eg i st r o s . ( gr if o nos s o)

Se os procedimentos explicam o que fazer e como fazer, os

registros mostram o que (ou foi) feito. So o que chamamos de
evidncias objetivas; servem como prova de que os processos so
executados

conforme

estabelecidos;

permitem

rastrear

materiais;

analisar como so tratadas as falhas; criar um histrico de atividades.

18

Os registros evidenciam o que foi realizado e, principalmente, se

as aes foram baseadas nas diretrizes estabelecidas.
Um documento, portanto, "existe antes do fato e o registro aps o
fato".
O registro da qualidade, portanto, um documento gerado com a
funo de comprovar como determinada atividade foi desenvolvida.
Ele atua como um espelho do sistema da qualidade, da sua
importncia, pois, a partir de sua anlise, podem ser geradas aes
corretivas

preventivas,

detectar-se

necessidade

de

revisar

documentos, ou refazer treinamentos etc

Segundo Marilena Leite Paes (2004) os documentos devem
servir de prova das transaes realizadas. Nesse contexto entram os
arquivistas, profissionais

que detm as tcnicas e

conhecem as

melhores prticas na guarda e recuperao da informao.

5.4 Informao

H todo momento mudanas acontecem.

Novas possibilidades

so vistas, pois as organizaes vivem um momento de dinmica

intensa. As empresas so complexas e tm muitas facetas. Em tempos
de mudanas intensas, administrar e organizar se tornam tarefas mais
difceis.

Portanto, considera que se faz necessrio identificar as

imagens e os pressupostos que determinam o modo de pensar das

organizaes, sendo preciso desenvolver a capacidade de usar novas
alternativas, com aptides que permitam ver, entender, e mudar as
situaes atravs de novas possibilidades.
De acordo com Silva (2002), a informao entendida como
conjunto amplo de representaes e como processo inevitvel de
comunicao, visto que, partindo desta perspectiva a informao pode
ser mais bem compreendida e concebida no contexto de sistemas
especficos.

19

importncia

da

informao

para

as

organizaes

universalmente aceita, constituindo, seno o mais importante, pelo

menos

um

dos

recursos

cuja

gesto

aproveitamento

esto

diretamente relacionados com o sucesso desejado. A informao

tambm considerada e utilizada em muitas organiza es como um
fator estruturante e um instrumento de gesto. Portanto, a gesto
efetiva de uma organizao requer a percepo objetiva e precisa dos
valores da informao e do sistema de informao.

Classificao das Informaes Figura

Morgan compara as organizaes com organismos e destaca sua

capacidade de se adaptar as mudanas para sua sobre vivncia em um
ambiente de mudana freqente.
O sucesso de uma organizao est em conseguir gerir e manter
organizadas suas informaes, com eficincia, estando mesma
disponvel aos maiores interessados das organizae s e aos tomadores
de decises, cabendo a eles, o maior interesse em que as informaes
se encontrem disponveis. A informao deve ser tratada como um
ativo pelas empresas, j que essencial no processo estratgico.
O gerenciamento correto das informaes reduz a incerteza. Hoje
a informao difusiva e o bem econmico mais valioso da
atualidade.

20

6. INTERFACE ARQUIVOLOGI A E QUALIDADE

A qualidade passou a figurar como um dos requisitos para que as
empresas

se

mantivessem

competitividade a

no

mercado

alcanassem

partir da dcada de 1960. Isso deve-se, em grande

parte, s tecnologias que passaram a ser cada vez mais utilizadas nos
processos produtivos e

tambm em decorrncia do aumento da

competio

de

internacional

bens/servios.

Como

resultado,

as

organizaes passaram a valorizar as necessidades e expectativas de

seus clientes.
Na atualidade, a arquivistica se tornou a principal ferramenta para
organizao e controle de documentos em suporte 1 fsico e tambm
eletrnico, sendo esta a maior demanda, visto o crescente numero de
tecnologias que surgem a cada instante.
Como

informado

no

capitulo

anterior,

arquivista

um

profissional capacitado a lidar com a lidar com as informaes, e

devido a isso, faz uma anlise mais apurada do que deve ser guardado
ou no, evitando assim guardas desnecessrias ou descartes indevidos,
conquistando assim a credibilidade e o reconhecimento de suas aes.
Segundo um dos papas da qualidade, Joseph Moses Juran, a
qualidade

tem

contextos

diferentes,

ambos

vantajosos

para

organizao: o relacionado satisfao do cliente (gerando mais

lucros), e o relacionado ausncia de defeitos (gerando menores
custos). Juran colocava a qualidade no topo das prioridades do gestor,
e pregava o fim da separao planejamento/execuo, para ele uma
herana dos tempos dos precursores da Administrao Cientfica
(especificamente

taylorismo).

acreditava

na

auto-gesto

de

equipes de trabalho como instrumento de qualidade.

Para Juran, a qualidade, resumidamente, a adequao ao uso.
O produto o resultado de processos e a qualidade definida por
aqueles que vo compr-lo e utiliz-lo.
1

De acordo com o Dicionrio Brasileiro de Termos Arquivisticos, suporte o material nos quais so registradas
as informaes.

21

Para Crosby, a qualidade a conformidade aos requisitos.

Para Falconi, um produto ou servio de qualidade aquele que
atende perfeitamente, de forma confivel, de forma acessvel, de forma
segura e no tempo certo s necessidades do cliente
Qualidade

no

significa

apenas

controle

da

produo,

qualidade intrnseca de bens e servios, o uso de ferramentas e

tcnicas de gesto, ou a assistncia tcnica adequada.
Como podemos observar, a qualidade algo subjetivo e muda de
acordo com as necessidades do cliente e a percepo de cada
individuo.
A implementao de sistemas da qualidade tem como objetivo
geral facilitar intercmbios internacionais de bens ou insumos, atravs
da adoo de normas comuns em organizaes de diferentes pases.
Como objetivo especfico, busca o controle e a melhoria contnua dos
processos de trabalho para uma crescente satisfao de seus clientes.
Como

conhecimento
documentos,

citado

neste

tcnica

para

sejam

eles

trabalho,
tornar

pblicos

os

arquivistas

acessveis
ou

privados.

detm

disponveis
O

controle

os
de

documentos e, conforme citado na norma ISO 9001, registros algo

inerente a natureza do trabalho do arquivista.
Os arquivos so atividades meio nas organizaes. Portanto
fazem parte dos sistemas bsicos, de apoio e que tambm precisam ser
gerenciados.
Assim, a implantao de um programa de gesto documental
garante aos rgos pblicos e empresas privadas o controle sobre as
informaes que produzem ou recebem, uma significativa economia de
recursos com a reduo da massa documental ao mnimo essencial, a
otimizao

racionalizao

dos

espaos

fsicos

de

guarda

de

documentos e agilidade na recuperao das informaes.

A gesto documental dever definir normas e procedimentos
tcnicos referentes produo, tramitao, classificao, avaliao,

22

uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida

(idade corrente, intermediria e permanente), com a definio de seus
prazos de guarda e de sua destinao final, requisitos necessrios
inclusive, para o desenvolvimento de sistemas informatizados de
gesto de informaes.
Abordaremos, em que itens da norma, e da qualidade em geral, o
trabalho dos arquivistas e os requisitos da norma e dos sistemas de
qualidade interagem.

6.1 Os requisitos gerais (Item 4.1, ISO 9001)

Este item determina, entre outros itens, que a organizao deve
documentar o seu sistema de gesto da qualidade.
A documentao de processos de trabalho, juntamente com a
definio e cumprimento da poltica da qualidade e a realizao de
auditorias internas, considerada um elemento-chave do sistema da
qualidade.
Todas as organizaes tm necessidade de produzir documentos
no desenvolvimento da sua atividade. Estes vo fazer parte do seu
sistema de arquivo. Os documentos do SGQ so uma fatia dos
documentos de arquivo de uma organizao.
Diante

da

organizaes
instrues

de

de

complexidade
vem

diante

trabalho,

quantidade

de

uma

manuais,

gama

diretrizes,

de

informaes,

de

as

procedimentos,

documentos

estes

necessrios para o atendimento a normas e as suas necessidades

internas.
Conceitualmente,

documentao

de

processos

consiste

em

descrever, em papel ou meio eletrnico, a forma como as atividades

so desenvolvidas, suas inter-relaes e as responsabilidades de cada
funcionrio da empresa.
Os processos devem ser gerenciados pela organizao e sua
documentao deve ser mantida acessvel e controlada. Os sistemas

23

de gesto eletrnica de documentos podem ser muito eficazes na

gesto de todos estes documentos. , contudo, indispensvel um bom
plano de classificao e uma tabela de avaliao e seleo de
documentos que sirvam para toda a organizao.

6.2 Os requisitos de documentao (Item 4.1, ISO 9001)

Em um sistema de gesto da qualidade, a organizao diz o que
vai fazer (nvel das normas e procedimentos documentados), faz o que
pretende e prova o que fez (por meio dos documentos). Atravs das
informaes registradas so objetivadas as aes, possibilitando o
controle dos resultados.
Para

um

sistema

de

gesto

da

qualidade

funcionar,

sua

documentao precisa estar acessvel e legvel, e os arquivistas se

inserem nesse contexto, como um apoio organizao e ao prprio
SGQ. E para que esse sistema funcione adequadamente deve-se
considerar o planejamento, a implantao, a auditoria e a manuteno
de um sistema de gerenciamente de informaes. O objetivo tornar
todas as informaes acessveis de maneira clara e precisa.
Em um sistema de gesto da qualidade de crucial importncia
que

todos

os

procedimentos,

normas,

especificaes

sejam

documentados (documentos da qualidade) e que todos os resultados de

processos de trabalho sejam registrados em documentos (registros).
Portanto enfatizamos - trabalhar com gesto da qualidade tambm
trabalhar com gesto de informaes e, inclusive, com arquivos.
Atravs de um programa de gesto informacional, a empresa
poder ser beneficiada de vrios modos, pois da imp lantao dessa
metodologia

decorre:

controle

documentos

produzidos,

evitando,

quantitativo
dessa

qualitativo

maneira,

dos

acumulao

desordenada e irracional de documentos; a superviso permanente dos

arquivos

desde

sua

produo

at

sua

destinao

final:

simplificao das atividades de criao, de manuteno e de uso dos

arquivos;

melhoria

do

fluxo

informacional

da

empresa;

24

racionalizao dos arquivos f sicos, bem como a economia de custos a

eles referentes.
A gesto da informao implica em dois procedimentos principais:
a classificao e a avaliao de documentos. A primeira tem, como
finalidade, identificar hierarquicamente os documentos e a segunda
estabelecer prazos de guarda e destinao final para os mesmos. O
resultado da classificao o Plano de Classificao de Documentos,
ao passo que o da avaliao a Tabela de Temporalidade Documental.
A classificao de documentos o procedimento intelectual que
precede a ordenao fsica dos documentos. Trata-se, basicamente, de
relacionar os documentos com as funes, atividades e estruturas da
entidade geradora de documentos, isto , a documentao nada mais
que o produto das atividades humanas e como tal deve ser organizada
segundo essas atividades.
Assim, uma boa classificao resultar num melhor processo
avaliativo, pois ao classificarmos os documentos hierarquicamente
segundo s funes/atividades da empresa estamos atribuindo aos
mesmos, ainda que de forma preliminar, um juzo de valor, ou seja, um
primeiro nvel avaliativo.
J a avaliao de documentos a ferramenta capaz de controlar
o volume informacional. No procedimento de avaliao documental
somente as informaes necessrias so mantidas, sendo que, o que
for suprfluo, o que no produzir efeito algum deve ser descartado. o
que de fato ocorre, pois os documentos ao serem avaliados recebem
um valor, o qual pode ser: legal, jurdico, administrativo ou fiscal e de
acordo com este so estabelecidos prazos de guarda e destinao final
(eliminao ou guarda permanente) para os mesmos. Deve-se salientar
que alm de permitir o controle do volume informacional, a avaliao
permite a racionalizao e a economia de custos e espaos, o que vai
ao encontro da filosofia da gesto pela qualidade.
Pde-se perceber que a gesto da informao arquivstica tem
muito a contribuir com a gesto pela qualidade. Nas organizaes em
que o SGQ implementada, preciso que haja um ambiente propcio

25

para que as pessoas possam desempenhar as suas atividades da forma

mais eficiente possvel. Para isso necessrio que as informaes
estejam prontamente acessveis para subsidiar as operaes e o
processo

decisrio.

Tambm,

na

aplicao

de

um

sistema

de

excelncia, fala-se muito em controle dos processos administrativos.

Uma das formas de manter controle sobre estes document-los.
Ademais, sabe-se que grande parte das falhas detectadas em um
sistema da qualidade durante os processos de audito ria tem origem na
inexistncia de um controle rigoroso sobre as informaes.
Assim, comum encontrar documentos no atualizados, cpias
desnecessrias,

procedimentos

no

documentados,

registros

indisponveis, documentos com a mesma funo, porm com nomes

diversos. Os erros cometidos quanto documentao so fatais para
as empresas que desejam chegar excelncia, podendo ser esta uma
das

causas

principais

de

poucas

entidades

conseguirem

reconhecimento sob a forma de certificao.

7. PRTICAS ARQUIVSTICAS E A GESTO DA QUALIDADE

A correta gesto dos documentos do sistema da qualidade
significa, primeiramente, o controle do fluxo informacional que
envolve classificao e indexao e, posteriormente, a avaliao dos
documentos produzidos e recebidos.
Isto pode ser observado no trecho abaixo, onde se conclui que a
norma exige a adoo de metodologias de tratamento dos registros
documentais:
Registros devem ser estabelecidos e mantidos para prover
evidncias da conformidade com requisitos e da operao eficaz do
sistema de gesto da qualidade. Registros devem ser mantidos legveis,
prontamente

identificveis

documentado

deve

ser

recuperveis.

estabelecido

para

Um
definir

procedimento
os

controles

26

necessrios para identificao, armazenamento, proteo, recuperao,

tempo de reteno e descarte dos registros
Visto que os arquivos lidam com informao e documentos, em
que

se

deve

dar

ateno

ao

fluxo

das

informaes,

aplicando

metodologias prprias para organizao, tratamento do seu acervo e

disseminao das informaes, fica clara uma forte ligao entre
arquivo e sistema da qualidade.
Ao se implantar um sistema da qualidade exigido normalizao
das atividades o arquivo obrigado a descrever os seus processos
de trabalho (organizao, ordenao, classificao, arquivamento) e
aplicar as ferramentas da qualidade para melhorar a gesto arquivstica
e, assim, garantir uma prestao de servio que esteja adequado aos
conceitos de qualidade.

27

CONSIDERAES FINAIS:
A gesto pela qualidade revela-se como uma das melhores e mais
modernas estratgias administrativas voltadas para o sucesso, visto
que tem na satisfao do cliente e na melhoria constante as suas
principais premissas. Atravs deste estudo, pde-se compreender
melhor

os

aspectos

que

envolvem

excelncia,

partindo

da

compreenso de seu conceito, passando pelos passos para obt-la e

por seus benefcios, entre outros. As informaes organizacionais
produzidas mostram-se essenciais na rota para a qualidade. Estas
devem ser administradas eficazmente para que possam ser utilizadas e
transformadas

em

conhecimento,

para

que

possam

subsidiar

processo decisrio e facilitar as atividades das pessoas que compem

a

organizao.

Assim,

gerenciamento

das

informaes

faz-se

necessrio s empresas que estejam implementando a SGQ.

Concluindo, um dos pontos fortes de um SGQ tem de ser a sua
estrutura documental, sem ela o sistema no pode existir.
documentos que a compem e do seu tratamento

Dos

- classificao,

codificao, controle, arquivo e definio dos prazos de reteno

administrativa depende atingir-se a certificao e mant-la.
Visto que os arquivos lidam com informao e
que

se

deve

dar

ateno

ao

fluxo

das

documentos, em

informaes,

aplicando

metodologias prprias para organizao, tratamento do seu acervo e

disseminao das informaes, fica clara uma forte ligao

entre

arquivo e sistema da qualidade.

A gesto da informao arquivstica inserida no ambiente da
qualidade

mostra-se

como

um

meio

dos

profissionais

arquivistas

ampliarem os seus espaos de atuao.

Em outras palavras, a gesto informacional, dada sua relevncia
num

sistema

de

qualidade,

surge

como

uma

possibilidade

profissional arquivista mostrar a sua relevncia frente sociedade.

do

REFERENCI AS BIBLIOGRAFICAS:

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poltica nacional de arquivos pblicos e d outras providncias.
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estilo japons. Rio de Janeiro: Bloch Editores, 1992.
CARDOSO, JULIO CESAR E LUZ, ANDRE. Arquivo & Administrao,
Rio de Janeiro, v. 3, n. 1/2, p. 51-64, jan./dez. 2004
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. I Congresso Nacional de
Arquivologia. Anais, Braslia, novembro, 2004.
DICIONRIO DE TERMINOLOGI A ARQUIVSTICA. So Paulo:
Associao dos Arquivistas Brasileiros / Ncleo Regional de So Paulo:
Secretaria de Estado da Cultura, 1990.
DEMING, W . Eduards. A Origem da Busca da Qualidade de Mtodos
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JURAN, J. M. Juran na liderana pela qualidade:
executivos. So Paulo: Enio Matheus Guazzelli. 1990.

um guia para

O,BRIEN, J.A. Sistemas de informao e as decises gerenciais na

era da Internet. 2 ed. So Paulo: Saraiva, 2004.