Tecnicas de Documentação

Escola Superior de Tecnologia da Sade de Lisboa
Curso de Especializao Tecnolgica Tcnicas em Secretariado Clnico
Tcnicas de Documentao
Tcnicas de Arquivo conceitos fundamentais
O arquivo
Arquivo um ou mais conjuntos de documentos, seja qual for a sua data, forma
e suporte material, acumulados num processo natural por uma pessoa ou
instituio pblica ou privada, no decorrer da sua gesto. conservado
respeitando a sua ordem original, para servir como testemunho e informao,
para a pessoa ou instituio que os produz, para os cidados ou para servir como
fonte para a histria.
tambm um meio de organizar e sistematizar a informao, facilitando e
tornando rpido o acesso aqueles que a queiram consultar. A conservao dessa
informao, qualquer que seja o seu suporte, cumpre um ciclo que comea com
a criao/recebimento de um documento e termina com a sua inutilizao ou
conservao definitiva.
Podemos ainda designar:
A instituio ou rgo da instituio que est encarregado da recolha,
conservao, organizao e comunicao de arquivo.
O edifcio ou o local onde conservado o arquivo.
Tcnicas de Arquivo - Tipos e Suportes:

O objetivo mximo do arquivo gerir e conservar a informao, de modo a que
esta fique facilmente disponvel para consulta dos utilizadores. Para sistematizar
os procedimentos, necessrio ter em conta os seguintes fatores:
Natureza da Informao
A informao assume o formato de texto, nmeros, imagens,
bases de dados, som, etc
Suporte da Informao
Em que tipo de suporte est registada a informao.
Validade da Informao
Tempo de vida til da informao, em funo do interesse para
os utilizadores.
Docente: Dra. Cristina Marques
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Frequncia de Consulta
Grau de interesse da informao, em funo do
interesse para os utilizadores.
Localizao
Em funo da frequncia e do sistema selecionado
de consulta, bem como de espao disponvel.
Tcnicas de Arquivo arquivo

Analisando enquanto conjunto documental conclui-se que:
Resulta de um processo natural e reflete a atividade da entidade produtora, ao
longo do tempo, enquanto conjunto orgnico, dando origem a sries
documentais.
Contm documentos de qualquer data, porque o documento logo que d entrada
na organizao faz parte do seu arquivo e do seu sistema administrativo.
A sua conservao tem dois objetivos fundamentais:
Prova de direitos ou valor probatrio. Ex: Escritura de aquisio de um edifcio.
Informativo. Ex: estatstica de leitores do arquivo.
Diferenas e semelhanas entre:

bibliotecas,
arquivo,
centro de documentao e museus
Bibliotecas, arquivos, centros de documentao e museus tm em comum
recolher a informao contida em documentos, organiz-la e coloc-la
disposio dos utilizadores. Para disponibilizar a informao desempenham
algumas tarefas semelhantes, nomeadamente estudos de utilizadores.
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Mas, estas organizaes tm diferenas significativas entre si:

a origem dos documentos;
a entrada dos documentos na instituio;
a sua organizao.
As bibliotecas, centros de documentao e museus so, regra geral, instituies
colecionadoras, em que cada documento constitui por si s uma unidade, resultado de
um projeto cultural do seu autor ou criador.
O Documento de Arquivo
A base da existncia do arquivo...
O documento de arquivo todo o testemunho da atividade do homem registado
num suporte. Quando os documentos so produzidos por uma pessoa ou
instituio no decorrer da sua atividade e conservados como ttulo de prova ou
informao, estamos perante documentos de arquivo.
Vejamos assim, que um documento de arquivo no fruto da vontade de uma
instituio ou servio, ele fruto sim das funes atribudas a determinada
instituio ou servio, como forma de concorrer para a resoluo dos assuntos
decorrentes dessas funes.
Merece a pena, neste momento, fazer um ponto da situao, sobre o que se
entende afinal por documento e documento de arquivo.
Antes de mais por Documento, entende-se a unidade constituda pela
informao e respetivo suporte. Ou seja, o conjunto de dados que so
transmitidos atravs de sinais ou combinao de sinais e o suporte utilizado para
se proceder a essa operao.
Quer dizer que o requerimento que fazemos nossa entidade patronal, a solicitar
a contagem de tempo de servio, um documento, constitudo por uma folha de
papel, normalmente em formato A4 e pela informao que nele se escreveu, com
o nome do funcionrio e a sua inteno. Sem um ou outro elemento, no existia
documento. E ser este documento um documento de arquivo?
Anteriormente j falamos que o documento de arquivo um documento
produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou
judicial.... Quer isto dizer, que o nosso requerimento um documento de
arquivo, j que prova de um procedimento administrativo, ou seja do ato de
pedir a contagem de tempo de servio, direito legalmente constitudo de
qualquer funcionrio.
Tenhamos assim em ateno, que os documentos que normalmente encontramos
nos nossos servios, podem apresentar caractersticas muito diferentes. Podem
ser de papel ou de plstico, podem ler-se diretamente ou precisar de uma
mquina para os ler, podem conter apenas texto (documentos textuais) ou conter
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grficos, imagens, mapas, etc. (documentos grficos) ou ainda mostrar uma

imagem em movimento ou um som (documentos de imagem e sonoros).
Mesmo os documentos em papel, podem ter um formato diferente, integrados
apenas por uma ou duas folhas, reflexo de um ato administrativo apenas
(documento simples), ou por um conjunto de folhas que refletem vrios atos
administrativos, como por exemplo um processo (documento complexo).
Desta forma, os documentos, independentemente das suas caractersticas, so os
elementos que as instituies utilizam para atingir os seus fins, atravs do
trabalho desenvolvido em cada servio, nos quais tramitam os documentos, mas
onde estes no se devem acumular ou conservar.
Na realidade, os documentos nascem ou recebem-se nos servios de cada
instituio, formando o seu arquivo, mas depois de um certo perodo deixam de
ser necessrios junto desses mesmos servios e, se no so retirados ou
eliminados, produzir-se- uma acumulao que ir impedir a normal circulao
de outros documentos, que devero ter a sua normal tramitao.
Porque razo as coisas acontecem desta maneira?
Porque os documentos, para alm de algumas das suas caractersticas j
enunciadas tm um valor especfico, que pode ser dado pela sua informao ou
pelo facto de serem garante de determinados direitos.
Estes valores podem ser:
Valor
administrativo/probatrio
Valor legal/fiscal
Valor histrico
O valor administrativo/probatrio um valor inerente aos prprios

documentos de arquivo, uma vez que estes consignam ou comprovam direitos e
obrigaes e so reconhecidos como garantia e fundamento de atos, factos e
acontecimentos. Por esta razo, a este valor se chama por vezes o valor primrio
do documento, ou seja, o valor do documento porque cumpre diretamente a
funo para a qual foi administrativamente criado.
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O valor legal/fiscal o que conferido aos documentos pela legislao em
vigor, e que os tornam demonstrativos de direitos da prpria administrao ou
dos cidados. A legislao confere a vrios.
Documentos em particular, a funo de comprovar determinados atos, posse, etc.
Na maior parte das vezes, a prpria legislao a pronunciar-se sobre o tempo
necessrio para a conservao desses documentos pelas instituies.
E por ltimo o valor histrico, que atribudo a um documento de arquivo que
assume, pela informao que contm, um especial valor informativo, ou seja, a
informao que o documento comporta, ultrapassa a primeira razo para a qual o
documento foi criado e assume uma importncia efetiva para o desenvolvimento
do conhecimento histrico, seja sobre a instituio e o servio que o produziu,
ou com as pessoas com eles relacionadas, seja mesmo para o pas. Por esta
razo, chama-se por vezes a este valor, o valor secundrio, no porque tenha
menos importncia, mas porque o valor que assume no deriva diretamente da
razo pela qual o documento foi criado.
Note-se que o valor histrico fundamental, no sentido de guardar a memria
das instituies e do pas, mas raras vezes ele tido em conta nas instituies, o
que levou a prtica administrativa a criar a figura do arquivo morto, onde se
colocam todos os documentos que, na realidade, j no possuem um valor
administrativo ou legal/fiscal.
Teoria das trs idades

Terminada a vida til de um documento, chegada a hora da sua inutilizao ou
conservao, dependendo da sua importncia na organizao e do objetivo com
que foi criado ou guardado.
Podemos assim, perante o conhecimento do valor que os documentos assumem,
traar um ciclo de vida para os mesmos, baseado nesses valores. o que procura
sintetizar a teoria das trs idades, que prope:
Primeira idade: na qual os documentos circulam e os assuntos esto em
tramitao. Tm um uso frequente e, o seu conjunto resulta no Arquivo
Corrente de uma determinada unidade orgnica.
Arquivos
Correntes (Ativos
ou Vivos)
A sua utilizao frequente.

Ex: Dossiers de Trabalho
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Segunda idade: os documentos perdem valor administrativo, mas a sua

conservao necessria j que tm um valor legal e/ou fiscal e so consultados
com muita frequncia pela Administrao ou pelos cidados. O seu conjunto
forma o denominado Arquivo Intermdio de uma instituio.
Arquivos
Intermdios (semiativos ou Semivivos)
A utilizao espordica e a sua

localizao menos prximas dos
utilizadores.
Ex: Processos encerrados recentemente
Terceira idade: os direitos e obrigaes dos documentos prescrevem, embora

possam continuar a ter valor como fonte de informao histrica. Os
documentos passam ento a ter um valor secundrio e devem ser transferidos
para o arquivo histrico e a sua consulta feita por investigadores. O seu
conjunto forma o denominado Arquivo Histrico.
Arquivos
Intermdios ou
Definitivos
A sua utilizao nula ou rara.

So preservados em espaos
distantes dos seus utilizadores.
Ex: Processos encerrados
Tipo de Suporte Tipo de Arquivo Caractersticas

PAPEL
CORRENTE
INTERMDIO
DEFINITIVO
O papel requer um espao considervel, em

comparao com outros suportes, e implica
contato fsico da parte do utilizador, o que
aumenta a deteriorao.
Torna a pesquisa mais morosa.
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MICROFILME
INTERMDIO
DEFINITIVO
INFORMTICO CORRENTE
INTERMDIO
DEFINITIVO
Ainda que econmico em termos de custos de

reproduo por unidade e espao de
armazenamento. Preserva os originais
reproduzidos com grande fiabilidade e
durabilidade.
Permite uma economia de espao e de tempo
de consulta. Possibilidade de pesquisas
rpidas por palavra-chave e consulta
distncia. Permite ainda que se torne porttil,
com custos unitrios muito baixos.
Perante esta teoria, poderemos compreender melhor a necessidade das

instituies criarem um Sistema de Arquivo, que crie e regulamente as prticas
de utilizao dos documentos, baseado num conjunto de rgos onde se tratem
os documentos de acordo com a sua utilidade para a gesto administrativa, para
os cidados e para os investigadores, atravs de pessoal devidamente preparado
e que ser o sistema por onde correr o fluxo documental da instituio.
O sistema de arquivo, permitir que se guardem os documentos enquanto detm
alguma utilidade e atendendo ao seu valor, ou que se proceda sua eliminao,
transcorrido o tempo necessrio em que se esgote o seu valor administrativo e
fiscal, e caso no tenham valor histrico. Evita-se assim, a anormal acumulao
de documentos, sabendo ns que, de todos os documentos produzidos ou
recebidos por um servio ou instituio, s uma percentagem muito pequena
deve chegar ao arquivo histrico, para conservao definitiva.
Este sistema de arquivo devidamente adaptado s necessidades de cada
instituio. Assim, se uns organismos baseiam o seu sistema nos Arquivos
Correntes de cada unidade orgnica (servio, seco, etc.), outros haver que
tero a necessidade de criar, para alm deste arquivos correntes, um servio de
Arquivo Central, um de Arquivo Intermdio e um de Arquivo Histrico.
A noo de arquivo , no entanto, independente:

Do suporte que variou ao longo dos tempos: pedra, osso, papiro, tecido,
pergaminho, papel, filme, bandas e discos magnticos, disco tico, etc.
Da forma do documento que pode ser manuscrito, dactilografado, impresso, etc.
Pode ainda tratar-se de um original, de uma cpia, de uma planta, de uma carta, etc.
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Os novos suportes da informao tm caractersticas especiais que o arquivista deve ter

em conta:
Grande capacidade de armazenar a informao;

Maior facilidade em modificar e/ou apagar a informao;
Menor durao;
Maior dificuldade em distinguir os originais das cpias.
Os documentos de arquivo podem apresentar-se nos mais variados suportes que
constituem os seus caracteres externos e com os contedos mais variados os
quais constituem os seus caracteres internos.
Os caracteres externos:
Tipo ou tipologia disposio da informao no documento e que corresponde
atividade que o produziu: Ex: Cartas, relatrios, Etc.;
Forma tem a ver como os documentos chegam at ns, Ex: minutas, originais
ou cpias;
Formato configurao fsica do documento. Relaciona-se com a classe dos
documentos;
Quantidade quantificao da documentao. expressa em metros, m2 e m3;
Relaciona-se com a conservao e com os meios necessrios ao seu arquivo.
Os caracteres internos:
Autor quem produziu o documento;
Destinatrio recetor do documento;
Origem funcional razo pela qual se produziu determinado documento;
Data e lugar so elementos de autenticao do documento;
Contedo est relacionado com as atividades e funes da entidade produtora.
O estudo dos caracteres externos e internos torna-se necessria para a boa organizao e
descrio do arquivo.
Gesto de documentos
A gesto de documentos a parte do processo relacionada com os meios que
permitem organizar e tratar, de forma eficaz e rentvel, os arquivos correntes,
intermdios e definitivos que uma organizao gera no desenvolvimento da sua
atividade.
A sua finalidade principal planificar, racionalizar e avaliar todas as aes e
intervenes arquivsticas no domnio da criao, avaliao, aquisio,
conservao, tratamento e utilizao dos arquivos.
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O interesse pela gesto de documentos tem diversas

origens:
Iniciativa dos arquivistas, preocupados com o controlo da documentao que
deve transitar dos arquivos administrativos para os arquivos histricos;
Iniciativa dos servios de organizao e mtodos com o objetivo principal de
reduzir custos administrativos;
Iniciativa dos departamentos centrais de secretariado preocupados em regular os
fluxos de documentao na organizao.
Identificao das necessidades s quais a gesto de

documentos pode responder:
A multiplicao dos servios que provocou uma grande exploso documental;
Diminuio dos espaos de que as organizaes dispem;
Avaliao cientfica da informao que cada vez mais efmera. Deve-se
estabelecer consequentemente, calendrios de conservao precisos que evitem a
conservao injustificada de informaes inteis;
Recuperao rpida da informao estratgica ou operacional;
Respeito pelas leis e regulamentos que regem a conservao dos arquivos;
Conservao e tratamento das informaes que permitem a realizao de estudos
retrospetivos;
Sistematizao das operaes prvias informao das atividades
administrativas.
Componentes de uma poltica de gesto de documentos
A legislao e/ou regulamentao;

Os recursos humanos, materiais e financeiros;
O Programa de interveno;
A anlise das necessidades;
A avaliao dos arquivos e a realizao do calendrio de conservao;
A racionalizao e o tratamento dos arquivos de gesto (documentos ativos);
A organizao e o tratamento dos arquivos intermdios (documentos semiativos);
A eliminao dos documentos inativos;
A organizao e o tratamento dos arquivos definitivos.
As fases de gesto de documentos:

A gesto de documentos abrange todo o seu ciclo vital envolvendo operaes de
controlo desde a fase de projeto (preparao de formulrios...), passando pelo
seu controlo e utilizao (plano de classificao, dos instrumentos de descrio e
de controlo) e, ainda, as operaes de avaliao e seleo, transferncia e
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expurgo. Integra ainda os meios materiais e humanos que esto associados a

estas atividades.
As Fases so trs:
A produo;
A utilizao e conservao;
A triagem.
A produo de documentos tem como objetivos principais:
Evitar a produo de documentos no essenciais;
Aumentar a maleabilidade e utilizao dos documentos;
Assegurar a utilizao adequada da micrografia e da automatizao.
As principais operaes ligadas produo de documentos so:
A conceo de formulrios;
A gesto de formulrios;
A preparao e gesto da correspondncia e outros documentos;
O tratamento de texto.
A utilizao e conservao de documentos tem como objetivos principais:
A utilizao garantindo que os documentos e a informao estejam acessveis;
O controlo estabelecendo os sistemas que garantam a utilizao dos documentos
e da informao necessrios;
A conservao selecionando os locais de instalao da documentao, o
mobilirio e equipamento tendo em conta as taxas de crescimento.
As principais operaes ligadas utilizao e conservao de documentos so:
A definio do sistema de organizao e recuperao da informao;
A gesto de processos;
A gesto do correio;
A gesto de documentos estratgicos.
A triagem a operao arquivstica que consiste em determinar o valor dos
documentos no sentido de se fazer a sua avaliao.
Mtodos de Ordenao
Para que cada utilizador, mesmo que no conhea o sistema de
arquivo, encontre facilmente o que procura e tenha acesso a
informao, a informao deve:
Ser categorizada em classes, sem duplicao de documentos, ou
sobreposio de temas ou processos;
Estar sempre atualizada, para que cada utilizador possa ter acesso
mais recente;
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No incluir dados irrelevantes, que distraiam o utilizador;

Ser de fcil acesso aos utilizadores;
Estar ordenada de forma sequencial e coerente.
Mtodos de Ordenao Posicionamento

VERTICAL
Dossiers, caixa francesa ou porta-revistas, alinhados na vertical, com
a lombada virada para o utilizador, em prateleiras ou armrios.
Aplica-se a livros, documentao em dossiers e a catlogos, mas
dificulta a incluso de novas pastas, uma vez que obriga a
reposicionamento.
HORIZONTAL
Dossiers sobrepostos na horizontal, com lombada virada para o
utilizador . Ex: Mapas plantas, projectos
Torna difcil intercalar informao e a consulta de dossiers sem
caixa.
VERTICAL, SUSPENSO, COM VISIBILIDADE

SUPERIOR
Pastas suspensas em bolsas, que deslizam por calhas, em mdulos
de gavetas, classificadores ou armrios, com identificao da parte
superior das pastas.
Aplica-se a dossiers de trabalho, assuntos em curso, informaes
teis e impressos.
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VERTICAL, SUSPENSO, COM VISIBILIDADE LATERAL

Pastas suspensas em bolsas, que deslizam por calhas em
armrios, com identificao na parte lateral das pastas ou
bolsas.
Aplica-se a processos, permitindo maior aproveitamento de
espao e facilidade na incluso de novas pastas. No entanto a
visibilidade ser limitada em altura.
VERTICAL ROTATIVO
Dossiers na vertical, em armrios rotativos, para
aproveitamento de espao (cantos), com lombada virada
para o utilizador.
Aplica-se a fichas em sistema rotativo ou a dossiers,
permitindo economia de movimentos em termos de
consulta.
Mtodos de Ordenao Ordenao
ALFABTICA
CRONOLGICA
NUMRICA
De A a Z, com recurso a ndices Alfabticos.

Este mtodo mais usado, complementado pelo
cronolgico, sobretudo para correspondncia, ficando
os documentos ordenados, primeiro pelo nome das
entidades e depois por ordem decrescente de datas.
Da data mais recente para a mais antiga, quando a
documentao a ordenar diga respeito a um mesmo
tema ou entidade.
Aplica-se tambm a informao peridica (boletins,
news letters), correspondncia, etc., em funo da data
de emisso ou receo do documento.
Do nmero maior ao mais pequeno, ficando em primeiro
lugar os documentos mais recentes.
Aplica-se a documentos contabilsticos como faturas,
recibos, notas de crdito, etc., ou a outros a que seja
atribudo um nmero de ordem do documento, registo
de entrada, etc.
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IDEOLGICA OU
TEMTICA
Por ordem alfabtica crescente do nome do tema, com

recurso a ndices alfabticos numricos ou separadores. Este
sistema extensvel, mas obriga a um ndice de consulta e
elaborao de remisses ou referncias, por no serem claros.
Aplica-se a artigos de jornal, revistas, dossiers escolares, e
complementado pela ordenao cronolgica.
ALFANUMRICA
Por ordem crescente do nmero ou letra do alfabeto, com

ndices numricos, ndices alfabticos ou separadores.
Utiliza letras e algarismos num sistema de codificao que
poder dizer respeito ao destinatrio, remetente, rgo
emissor ou tema, requerendo um ndice de consulta.
GEOGRFICA
Por importncia da zona / regio ou por ordem alfabtica, com

recurso a separadores.
Aplica-se a correspondncia trocada com agncias filiais /
sucursais, clientes e fornecedores por pontos geogrficos, em
funo do local / rea a que diz respeito o documento /
assunto.
Aps a seleo do tipo de ordenao mais adequado informao para

disponibilizao aos utilizadores, necessrio criar e seguir regras especficas
para cada tipo de ordenao:
ORDENAO ALFABTICA
Nome de pessoas
Nome prprio ou ltimo apelido
Ex: Cristina Marques ou Marques, Cristina
Quando houver vrias pessoas com o

mesmo nome, continuar-se- a
seguir a ordem alfabtica das
restantes palavras
Ex: Paula Cristina Marques; Paula Nunes

Marques; Paula Pires Marques ou Marques,
Paula Cristina; Marques, Paula Nunes;
Marques, Paula Pires
Artigos, definidos ou indefinidos, e

os ttulos acadmicos no sero
considerados e os apelidos
compostos como palavra nica
Ex: Sotto-Mayor
Nome de Instituies
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Pela totalidade do nome da

instituio, exceo para os artigos,
definidos ou indefinidos, ou
colocando as referncias ao sector de
atividade no final.
Ex: A loja Perfumes e Companhia ser

considerada pelo P de Perfumes; havendo mais
que uma entidade com a mesma primeira
palavra no nome, aproxima letra a considerar
ser a inicial da 2 palavra, neste caso o C de
Companhia
Ex: Padaria Portuguesa ou Portuguesa, Padaria.
No se considera o &.
Ex: Marques & Silva, Lda a seguir ao M de

Marques vir o S de Silva.
Os nmeros so considerados por

extenso.
Nome de Instituies (Cont.)
Ex: 5 Sec, ficando C de Cinco.
Os nomes abreviados sero tidos

como escritos por extenso.
Se a instituio tiver lojas /
escritrios em vrios locais, poder
agrupar correspondncia por reas.
Ex: Mr. Blue ser ordenado por Mister Blue.

Ex: Lusomundo Colombo, Lusomundo Vasco
da Gama; Guess Av. Liberdade, Guess
Colombo. Guess Vasco da Gama.
ORDENAO ALFA NUMRICA

Pela atribuio de um cdigo que
englobe letras e dgitos.
ORDENAO CRONOLGICA
Ex: Piso B01, Escritrio C13, Porta 5 C,

Ncleo de Investigao 1.
Pela data de emisso ou de receo

de uma dada correspondncia.
Ex: E-mail datado de20.02.15, precedido de

outra correspondncia de datas anteriores.
ORDENAO GEOGRFICA
Pela rea a que diz respeito.
Ex: ANA Aeroportos de Portugal, Aeroporto

de Lisboa.
ORDENAO NUMRICA
Pelo nmero atribudo aos
documentos e pelo recurso
classificao decimal, em classes.
Ex: Fatura 13/2015, 35/2015 ou

1 Clientes
1.3 Clientes da Zona Sul
1.3.1 Clientes de Faro
ORDENAO TEMTICA
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Pelas temticas ou palavras-chave

(resultando muitas vezes de
interpretao demasiado subjetiva,
ser conveniente criar um ndice
remissivo)
Ex: Um documento sobre Reciclagem de

Embalagens poder ser includo em
Reciclagem, ou Embalagens, ou Plstico, ou
Proteo do Ambiente.
Sistema de Arquivo
Conceo de um Sistema de Arquivo
Para conceber um sistema de arquivo adequado s necessidades dos utilizadores,
ser necessrio terem conta os seguintes fatores:
Atividade, estrutura e funcionamento da organizao;

Documentao produzida pelos circuitos administrativos;
O circuito implementado de divulgao de informao;
Localizao e caracterstica dos utilizadores;
Preferncia por um sistema de arquivo do tipo descentralizado, centralizado ou
misto;
Condies do espao, temperatura, humidade, p-direito, assim como mobilirio
mais adequado ao volume documental a gerir.
Definio, num arquivo do tipo centralizado, de um sistema eficaz de controlo
da informao de sada, bem como da periodicidade de triagem e destruio ou
da conservao definitiva da informao;
Competncias e nmeros de pessoas necessrias para assegurar a gesto do
arquivo.
Quanto localizao os sistemas de arquivo podem ser:
Centralizado
Descentralizado
Misto
Arquivo centralizado cada colaborador pode conservar um dossier de trabalho, mas
o dossier de referncia com os originais conservado no arquivo central, podendo ser
retirado para consulta e sendo deixado no seu lugar um apontamento de quem possui
esse dossier.
reservado um espao para o arquivo, ficando assim os processos (constitudos
por documentos originais) disponveis num s local
Favorece a utilizao de um s sistema de classificao e permite a reduo de
custos em espao e material.
Contribui para evitar a duplicao de documentos e facilita a sua consulta.
As salas de arquivo ou bibliotecas devem seguir uma lgica fixa de arrumao,
comeando pelo espao esquerda da entrada, sempre de cima para baixo e da
esquerda para a direita.
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Uniformidade de
mtodos de trabalho
Racionalizao de
circuitos e tarefas
Vantagens:
No duplicao de
documentos,
registos e processos
CENTRALIZADO
Poupana de espao,
tempo e material.
Desvantagem:
No se conhecem,
tornando-se assim
um Tipo de Arquivo
ideal.
Arquivo descentralizado cada colaborador tem os seus prprios dossiers e existe um

copiador geral de correio expedido, ordenado cronologicamente. Esta organizao tem o
inconveniente de os dossiers se poderem multiplicar e ainda de a sua classificao no
ser respeitada. Tem o inconveniente de a informao no estar acessvel na ausncia do
possuidor de determinado dossier.
Cada departamento controla e gere a informao a produzida, assegurando o
arquivo, abrindo espao para vrios sistemas de classificao.
Esta opo favorece a duplicao de documentos, permite que o arquivo seja
regularmente adiado e poder resultar em dificuldade de acesso informao
quando o colaborador no estiver presente
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Rapidez de acesso
documentao
Vantagens:
Ligao direta
arquivo/servio que o
apoiam
DESCENTRALIZADO
Desvantagem:
Menor racionalizao
de circuitos e tarefas.
Arquivo Misto existe um rgo central encarregado de estabelecer as diretivas pelas

quais se regem todos os arquivos sectoriais.
Nesta situao, o arquivo centralizado e descentralizado coexistem, mas so
regidos por um nico tipo de classificao, o que evita a dualidade de critrios e
permite um acesso mais rpido informao.
Rapidez de acesso
documentao
Vantagens:
Uniformizao de
circuitos dos documentos
MISTO
Desvantagem:
No se conhecem,
tornando-se assim um
Tipo de Arquivo ideal.
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Num sistema de arquivo centralizado ou misto importante poder localizar um
documento a qualquer momento, pelo que devero ser disponibilizados aos
utilizadores impressos de requisio, onde conste toda a informao. Assim em
caso de necessidade, ser possvel recuperar a informao com rapidez.
Sempre que se opta por um destes sistemas de arquivo deve ter-se em conta:
A estrutura orgnica - funcional dos servios

Circuitos dos documentos
Distribuio geogrfica dos servios
Recursos materiais e humanos
Volume da documentao
Necessidades especficas de informao
Sistema de Arquivo - Plano de Classificao

Classificar atribuir a cada documento uma classe (tema/assunto/processo)
seguindo critrios funcionais. O plano assim um ndice de todas as classes e
subclasses, contendo a chave de classificao de vrios documentos.
Sistema de Arquivo - Plano de Classificao Definies e objectivos
O plano de classificao poder ser complementado por um manual de arquivo
que ilustre os critrios e procedimentos de classificao, mencionando as
metodologias de ordenao da documentao, prazo de conservao,
identificao dos colaboradores responsveis pela abertura ou encerramento de
processos.
O Plano de Classificao um instrumento utilizado para classificar documentos
produzidos ou recebidos por uma instruo/Organizao no exerccio das suas
funes e atividades.
Funciona como auxiliar na gesto do arquivo corrente permitindo a
classificao, organizao e recuperao da informao, bem como a arrumao
e a localizao fsica dos documentos.
O Plano de classificao resulta da anlise do contexto e do levantamento da
produo documental, permitindo a identificao do assunto dos documentos.
Aplicando-se a todos os suportes de informao tais como: documentos em
suporte papel, suportes informticos (CDs; Disketes, DVDs) e formatos
eletrnicos; etc.
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Sistema de Arquivo Classificar

A classificao consiste na operao de anlise e determinao do assunto dos
documentos para atribuio do cdigo de classificao e o prazo de conservao
que lhe corresponde na Tabela da Avaliao e Seleo.
Ao classificarmos, analisarmos e codificarmos os documentos, deste modo, a
classificao a operao que visa determinar o assunto do documento atravs
da sua anlise.
Assim, pressupe a reunio de documentos da mesma classe, dispondo-os em
grupos e subgrupos, de acordo com os diversos elementos da entidade produtora.
Sistema de Arquivo - Codificar

A codificao a operao que visa atribuir a um documento um cdigo de
classificao correspondente descrio no plano de classificao.
Encontrar facilmente os documentos produzidos ou recebidos pressupe a sua
classificao e codificao, isto , a sua ordenao intelectual e material. Isto
possibilita o acesso rpido informao e uma tomada de decises sem grandes
perdas de tempo.
Sistema de Arquivo Nveis de Classificao
1. Nvel
Funes
2. Nvel
Sub-funes / Atividades
3. Nvel
Sries Documentais
As funes encontram-se a um 1. Nvel,

As sub-funes ou atividades a um 2. Nvel e,
As sries documentais a um 3. Nvel.
Estas ltimas agregam os documentos que refletem as atividades desempenhadas.
Os nveis encontram-se hierarquicamente distribudos do geral para o particular
identificando-se, desta forma, o contexto da produo documental e a respetiva
descrio documental.
Na codificao atribui-se e associa-se um sistema numrico ao plano temtico
plano de classificao.
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O sistema de classificao proposto, permite classificar a documentao de
arquivo ao nvel da funo, atividade e srie.
Cada nvel da hierarquia representado por um nmero que se vai repetir nas
classes dele dependentes.
A seguir a cada nmero colocar-se- um ponto final de modo a representar a
hierarquia existente.
As Funes so codificadas com trs algarismos.
As atividades so codificadas com mais dois algarismos precedidos de um
ponto.
As sries e sub-sries que correspondem aos vrios conjuntos documentais so
codificadas com mais dois algarismos precedidos de um ponto.
Exemplo:
O 1. Nvel constitudo por 3 dgitos.
Ex: 999 Organizao e funcionamento
Ex: 01 Estrutura orgnica e funcional
Ex: 01 Despachos
A classificao para os documentos referentes srie despachos ficar composta
da seguinte forma:
Ex: 999.01.01 Despachos
Os cdigos sero usados nas referncias dos ofcios e informaes, nos registos
de entrada e sada e ainda nas capas dos processos.
Servem tambm para determinar a arrumao no arquivo.
Sistema de Arquivo classificao de documentos
Para classificar documentos dever ser feita uma anlise que para pela leitura
do documento, de forma a identificar o assunto principal.
A classificao ser efetuada em dois momentos:
1. A Seco de Expediente e Arquivo que classifica o documento ao 1 nvel e onde ser
atribudo o nmero de registo de entrada sequencial e a data
2. Cada uma das unidades orgnicas, atribuir a classificao de 2. e 3. nvel.
A classificao nas unidades orgnicas permitir uma maior preciso e a reduo
das taxas de erro na codificao, uma vez que os funcionrios que produziram e
receberam o documento detm mais informao sobre as atividades que se
desenvolvem no respetivo local de trabalho, podendo enquadr-lo com mais e
melhor rigor na categoria de assunto mais adequada.
Ao classificar um documento dever ter sempre em conta a funo e a atividade
do setor que o produziu/recebeu.
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Sistema de Arquivo codificao de processos

Na abertura de um processo, para alm do cdigo de classificao acrescenta-se
a sigla da Unidade Orgnica e o nmero do processo.
Este nmero aposto no prprio documento, no registo informtico ou manual,
bem como nas lombadas das pastas.
Associado a este procedimento deve existir uma listagem que relaciona o
nmero do processo ao respetivo ttulo.
A homogeneidade de identificao das Unidades de Instalao, fundamental
para a organizao e seleo da documentao, tanto no aspeto fsico como
intelectual, e em funo do seu valor arquivstico.
Exemplo de uma Lombada de Pasta de Processo:
Sistema de Arquivo Formas

Arquivo Informtico
O arquivo informtico, segue a mesma estrutura dos restantes arquivos, onde pastas e
subpastas, correspondem aos separadores e permitem uma economia de espao e de
tempo de pesquisa, com recurso pesquisa de ficheiros atravs de critrios (nome,
extenso, data, palavras). Neste caso a portabilidade de informao uma vantagem.
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Digitalizao
Em muitas empresas j se digitaliza toda a correspondncia recebida, reduzindo
o volume de arquivo de papel e permitindo a distribuio de informao mais
rpida pelos vrios destinatrios, tendo em conta a preservao dos originais,
uma vez que a lei no atribui valor probatrio ao documento digitalizado.
A digitalizao facilita:
Arquivo Informtico
A reproduo com qualidade a custos mnimos;
Uma economia de espao de arquivo em sistemas do tipo descentralizado e em
dossiers de trabalho;
A disponibilizao imediata da informao aos interessados;
Controlo de acessos, por permisses, atravs da atribuio de palavra-passe.
Bases de Dados
A necessidade de limitar a extenso das pesquisas com a aplicao de filtros
determina que a informao seja introduzida em BD. A insero da informao
em BD pode tambm constituir uma forma alternativa de consulta, ditando a
estruturao do arquivo fsico.
Arquivo Morto
Quando o utilizador prev que vai deixar de consultar determinado processo, este
dever passar a arquivo morto. Numa perspetiva de conteno de custos, o processo
poder ento ser transferido de suporte. Os processos podero ser encadernados ou
colocados num dossiers de arquivo morto
Ainda que os processos de arquivo morto sejam consultados esporadicamente, a sua
organizao ter que ser to transparente como aqueles que continuam a ser utilizados
diariamente, sendo facilmente localizveis.
Organizao Arquivstica
Os circuitos documentais
O circuito documental o percurso que os documentos fazem dentro da
instituio desde a sua entrada (quando so documentos vindos do exterior) ou
desde a sua produo (quando so documentos produzidos pela instituio).
Os circuitos documentais exigem um conhecimento profundo da instituio e
procuram racionalizar e reduzir o percurso dos documentos dentro da
organizao.
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De um modo geral o circuito constitudo por:
Abertura da correspondncia e verificao do destinatrio

Carimbagem e registo dos documentos
Identificao dos assuntos
Verificao de antecedentes ou se assunto novo
Classificao
Deciso resposta
Arquivo
Existem dois tipos de registos:

De documentos isolados, que cumpre uma funo primria de posse e controlo;
De processos, que cumpre uma funo secundria de controlo de circuitos,
responsabilidades e andamento de assuntos.
O registo pode ser feito em suporte papel livro, copiador ou em ficheiro nos
novos suportes de informao sendo estes mais rpidos na recuperao da
informao, baratos e com informao sintetizada.
Classificao documental:
Pressupe a reunio de documentos da mesma classe, dispondo-os em grupos e
subgrupos, de acordo com os diversos elementos da entidade produtora.
Sistemas de classificao e codificao.
Encontrar facilmente os documentos produzidos ou recebidos pressupe a sua
classificao, isto , a sua ordenao intelectual e material. Isto possibilita o
acesso rpido informao e uma tomada de decises sem grandes perdas de
tempo.
CLASSIFICAR o processo mental que consiste em aproximar o que semelhante e
separar o que diferente.
CLASSIFICAO uma tcnica que consiste em agrupar e identificar a informao
que tem caractersticas comuns. Tem como objetivo a organizao metdica e
sistemtica por assuntos, visando uma arrumao lgica dos documentos, partindo do
geral para o particular e hierarquizando os conceitos.
Devem ser observadas algumas regras bsicas para manter os documentos

ordenados dentro das pastas:
Os documentos devem ser classificados dentro das pastas e estes devem estar
classificados entre si.
No existem peas isoladas: todo o documento pertence a um conjunto coerente,
ou seja a pasta.
As pastas comportam sempre uma ordem interna: ordem cronolgica, alfabtica,
numrica, etc. As pastas de negcios ou de estudo compem-se de subdivises
que correspondem s etapas ou outros aspetos de conduo do negcio ou
estudo.
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Preocupaes necessrias na manuteno material da pasta:

Escrever o ttulo da pasta na lombada
Manter a ordem interna: uma pea tirada para consulta deve ser posta no seu
lugar; agrafar o conjunto carta e resposta; utilizar separadores para agrupar os
documentos dentro dossier;
No tirar definitivamente as peas para abrir outros dossiers utilizar
fotocpias.
A classificao das pastas

Para serem facilmente acessveis, as pastas tratadas no servio ou escritrio
devem ser classificadas entre si de forma lgica. sempre necessrio um Plano
de Classificao, ainda que sucinto.
No existe uma regra nica para a elaborao do plano de classificao, que
depende da atividade de cada servio. A classificao adotada deve ser sempre
simples e lgica, para poder ser compreendida por todos.
Um bom sistema de classificao deve admitir expanses e correes. Deve ser,
no entanto, coerente uma vez escolhido: o plano no deve ser mudado a todo o
instante.
Os tipos de sistemas de classificao podem ser:

Classificao por assunto
Classificao temtico-funcional
Classificao funcional ...
As fases de elaborao do plano de classificao

Para a elaborao de um plano de classificao devem ter-se em conta as seguintes
fases:
Levantamento orgnico funcional da instituio

Elaborao de organograma (no caso de no existir)
Definio do rgo e suas funes
Levantamento das tipologias documentais e funes administrativas dos
documentos
Levantamento dos circuitos documentais
Definio da tabela de avaliao, reteno dos prazos administrativos (tempo a
conservar em arquivo corrente).
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Organizao Arquivstica Equipamento /Ferramentas

O carimbo
Tem quatro funes diferentes:
Registo de entrada atravs do qual se controla a entrada dos documentos
individuais;
Posse e recuperao da informao;
Atribuio despacho atravs do qual o gestor vincula determinado subordinado
resoluo do assunto do documento;
Classificao atravs da qual se identifica um documento individual
relativamente a uma unidade arquivista para efeitos de recuperao.
Organizao Arquivstica
O NDICE
Ao plano de classificao junta-se sempre um ndice de assuntos. O ndice um
documento que regista, de acordo com uma ordenao pr-estabelecida (sequencial ou
sistemtica), os descritores, designaes ou ttulos de um documento, acompanhados
das correspondentes referncias ou cotas.
A CODIFICAO
De um modo geral, nos servios encarregados de tarefas de execuo, as
divises e subdivises
Nos servios de conceo e de deciso, onde as pastas so muito variadas, tentase definir os principais tipos de atividade e agrupar as pastas nestas divises.
til elaborar um sistema de codificao numrico ou alfabtico para distinguir
as rubricas do plano de classificao. Cada pasta ter uma codificao que ser a
sua identificao.
A codificao escolhida deve ser simples, de fcil atribuio e fcil leitura.
Principais mtodos de codificao

Cdigos Alfabticos So sistemas fechados, porque tm limitaes na
quantidade de smbolos que podem ser usados 26 pelo que dificilmente se
adaptam a uma estrutura hierrquica
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Cdigos numricos
Por blocos sequenciais a vantagem de ser completamente aberto, numerao infinita
1 a infinito.
Ex: Classe 3. Organizao /constituio
Subclasse 3.1. - Organizao
Diviso 3.1.2. - organogramas
Subdiviso 3.1.2.3.
Cdigos alfanumricos trata-se de uma combinao de cdigos alfabticos e
numricos, com a possibilidade de inmeras variaes.
Ex: Classe CHLN
Subclasse CHLN 2000
Diviso CHLN 2100
Subdiviso CHLN 2150

A Ordenao
Trata-se da fase seguinte classificao, composta pelo agrupar da documentao
seguindo o esquema de classificao escolhido ou adotado, para os poder relacionar e
coloc-los em determinada unidade de instalao (dossiers, caixas, etc.)
Sistemas de ordenao
Alfabtico
Cronolgico
Numrica
Mtodo composto
A cotao
a etapa final e consiste em numerar as pastas numa ordem sequencial,
utilizando a ordem dos nmeros ou letras do alfabeto.
Para a recuperao da informao, absolutamente necessria esta operao.
A cota individualiza topograficamente cada unidade de instalao e localiza o
pretendido imediatamente.
Unidades Arquivsticas
As unidades arquivsticas, so um conjunto orgnico de documentos,
considerando a estrutura de um organismo.
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Principais unidades arquivsticas:

Processo;
Dossier;
Coleo;
Srie;
Sub-srie;
Fundo;
Sub-fundo ou Seo.
Processo:
Constitudo por um conjunto de tipos documentais referentes a uma qualquer
ao administrativa e judicial, sujeita a tramitao prpria normalmente
regulada.
Ex: Processo judicial
Dossier (Temtico):
Unidade arquivstica constituda por um conjunto de documentos compilados
com o fim de informar uma deciso pontual. Normalmente, so pastas
constitudas por cpias de artigos de revistas, partes de livros, reprodues de
dirios da repblica ou por estudos tcnicos que no tm correspondncia nem
andamento administrativo.
Exemplos:
Dossier de legislao comunitria sobre ambiente (cpias de artigos do Jornal
Oficial das Comunidades Europeias com recomendaes, resolues e diretivas
sobre ambiente);
Dossier de legislao nacional sobre ambiente (cpias de artigos do Dirio da
Repblica sobre ambiente).
Coleo:
Documentos do mesmo arquivo, organizados para efeitos de referncia ou
conjunto de tipos documentais organizados por tipologia, assunto ou outra
qualquer caracterstica comum.
Ex: Atas, Copiador de correspondncia expedida
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Srie:
Unidade arquivstica constituda por um conjunto de documentos simples ou
composto a que, originalmente foi dada uma ordenao sequencial. Os
documentos de cada srie correspondem ao exerccio de uma mesma funo ou
atividade.
As sries resultam do agrupamento dos processos que so idnticos entre si:
Possuem uma tramitao semelhante;
Contm os mesmos tipos de documentos;
Servem uma mesma atividade e situam-se na mesma rea temtica.
Sub-Srie:
Corresponde a uma parte da srie que se individualiza por razes de
funcionalidade. Pode corresponder apenas a uma das etapas da tramitao de um
processo, a uma tipologia documental ou ainda a uma documentao com
exigncias de acondicionamento prprias.
Fundo:
Conjunto orgnico de documentos, independentemente da sua data, forma e
suporte material, produzidos ou recebidos, por uma pessoa jurdica, singular ou
coletiva, ou por um organismo pblico ou privado, no exerccio da sua atividade
conservados a ttulo de prova ou informao. a mais ampla unidade
arquivstica.
Sub-fundo ou Seo:
Corresponde unidade hierarquicamente abaixo do fundo, determinada pela sua
ordem original ou por critrios orgnico-funcionais.
Unidades Arquivsticas tipos de artigos

Quanto s instituies que produzem os documentos:
Arquivos pblicos (nacionais, distritais, municipais; notariais, escolas so
indispensveis para a proteo da propriedade e outros direitos legais dos
cidados):
Arquivos empresariais;
Arquivos de famlia ou privados;
Arquivos eclesisticos.
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Quanto tipologia dos documentos:

Arquivos audiovisuais;
Arquivos fotogrficos;
Arquivos digitais.
Estrutura geral dos sistemas nacionais de Arquivos:

Arquivo nacional Preserva os documentos do governo central
http://antt.dglab.gov.pt/pesquisar-na-torre-do-tombo/;
Arquivos regionais (departamentais, provinciais, distritais) Preservam os
documentos dos nveis intermdios do governo www.adb.pt;
Arquivos municipais Preservam a documentao da administrao local e so
supervisionados pelos Arquivos Nacionais.
Arquivos Distritais em Portugal

Alguns tipos de documentao so obrigatoriamente incorporados nestes
arquivos;
Arquivos das Conservatrias do Registo Civil com mais de 100 anos;
Arquivos dos Cartrios Notariais com mais de 30 anos;
Arquivos dos Tribunais com mais de 35 anos, aps os processos serem dados
como encerrados;
Arquivos dos organismos da administrao central extintos e servios
cessantes.
Os arquivos distritais desenvolvem atualmente estratgias de interveno ativas
para a preservao documental de arquivos de famlias, pessoas, empresas, que
pelo seu significado cultural e relevncia para a compreenso da memria social
tenham adquirido o direito de serem conservados definitivamente. Atravs de
simples protocolos, podem receber arquivos, em regime de doao ou de
depsito sem perda dos direitos de propriedade dos donos.
A rede de Arquivos Distritais tem como misso preservar e valorizar o
patrimnio arquivstico de interesse histrico, apoiar tecnicamente a organizao
de arquivos pblicos e privados e promover a divulgao cultural e educativa no
mbito dos arquivos (Decreto-Lei. n. 149/83 de 5 de Abril).
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Bibliotecas
Biblioteca de Mafra
A biblioteca do Palcio e Convento de Mafra, tem cerca de 80 metros de
comprimento por 95 metros de largura, o cho revestido a mrmore e estantes
em estilo rococ. Possui cerca de 40.000 livros com encadernaes em couro e
gravadas a ouro e muitas obras artsticas encomendadas, por D. Joo V, em
Frana e em Itlia.
Um dos tesouros desta coleo a segunda edio de Os Lusadas de Lus de
Cames. Estes foram encadernados pelos monges que viveram no convento.
Para conservarem os livros em perfeitas condies, os monges criaram uma
colnia de morcegos que voavam livremente pela biblioteca noite
alimentando-se dos insetos que estivessem no interior da sala.
Para reduzir os nveis de humidade, s algumas janelas permitem o acesso ao
exterior, outras parecem ser janelas, mas so vidraas que concentram o calor
dos raios solares.
Preservao, Conservao e Restauro

Uma poltica de preservao eficaz a longo prazo pressupe uma gesto de
riscos. H que saber antecipar os problemas e identificar fatores de risco que
podem levar perda total e parcial do esplio. Para o sucesso da poltica de
preservao, tem de haver sensibilizao e cooperao de todos os servios da
instituio, de forma a atingir o objetivo final, a salvaguardar espcies
arquivsticas ao longo dos anos.
Manuteno do Edifcio
Manuteno dos telhados, janelas e portas e manuteno das condies ideais
de preservao e segurana;
Providenciar a sensibilizao dos funcionrios para a deteo e alerta de
situaes anormais.
Limpeza e Vigilncia
Assegurar a limpeza e vigilncia e controlo de pragas.
Manuseamento das peas

Executar uma listagem das colees, que permita saber a localizao das obras,
facilitando a deteo do desaparecimento ou arrumao incorreta;
Sensibilizar o cidado utente nas salas de leituras;
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Dar formao aos funcionrios de forma a estes poderem dar apoio ao utente no
manuseamento de peas.
Segurana contra roubo / vandalismo

Implementar a utilizao de fechaduras de alta segurana;
Implementao de sistema de deteo contra roubo;
Assegurar a vigilncia nas salas de leituras.
Fogo
Implementao de um plano de emergncia efetivo contra o fogo;
Articulao com os Bombeiros locais;
Colocao da deteo de fumos, com o sistema mistsistem que debita menor
quantidade de gua sada.
Ponderar alternativas utilizao de gua.
Controlo de pragas ou infeces

Evitar ter arquivo perto de jardins, uma vez que estes so o habitat natural de
muitas pragas;
Evitar proporcionar as condies ideais de propagao, eliminando a presena
de lixo, nomeadamente de resduos alimentares;
Evitar luzes exteriores que atraiam insetos;
No permetro exterior contratar empresas especializadas em controlo de pestes e
que tambm identifiquem as espcies existentes;
A nvel interno bloquear, tornar estanques portas e janelas, impedindo a entrada
de insetos, gua, poluio e outros fatores de risco;
Utilizar de preferncia a condicionamentos o mais estanques possvel,
executados com materiais no consumveis por insetos ou roedores;
Colocar armadilhas em zonas estratgicas e inspeciona-las uma vez por ms,
efetuando o estudo dos insetos encontrados;
Implementar um programa de desinfestao, recorrendo a gases inertes, em
cmaras prprias.
Controlo ambiental
Relativamente temperatura, os valores no devem ser demasiado elevados, sob
pena de aumentarem a possibilidade de deteriorao dos materiais presentes;
Na humidade relativa ser de realar que os valores elevados e oscilaes, so
prejudiciais e esto diretamente ligados ao aparecimento de fungos;
Devem salientar a necessidade de obteno de baixas temperaturas e valores de
humidade relativa controlados, uma vez que duplica a longevidade dos bens
arquivsticos por cada 5.C de temperatura mais baixa;
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Luz / Foto Degradao

Os efeitos das radiaes provocam desvanecimento de tintas e pigmentos,
escurecimento e amarelecimento;
Verifica-se necessidade de proteger os bens arquivsticos, utilizando
acondicionamentos protetores, filtros U. V. em janelas, lmpadas e vitrines;
Para materiais hipersensveis luz, o uso de filtros no suficiente, deve-se
nestes casos providenciar um acondicionamento que os proteja da degradao e
efetuar uma vigilncia constante, ponderando mesmo limitar o acesso ao
pblico;
Poluio / Contaminantes
Proteger os itens da ao de deteriorao produzida pela poluio urbana e
tambm pela presena do p, atravs da utilizao de protetores;
Providenciar a limpeza regular das salas e depsitos, tendo sempre em ateno a
utilizao de produtos que no contenham aditivos nocivos, como os amoniacais
e cloros.
Classificao de Publicaes
A catalogao de uma publicao (livro, revista, etc.), diz respeito elaborao
de uma ficha bibliogrfica, em papel ou informtica, que dever conter todos os
dados essenciais pesquisa do ttulo em causa:
Ttulo
Designao textual da obra.
Autor
O nome do autor dever ser indicado da

seguinte forma: Apelido em maisculas,
seguido de vrgula e restantes nomes.
No caso de dois ou mais autores, os
nomes so separados por ponto e vrgula.
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Assunto/Tema
rea temtica na qual se insere a obra em

causa.
Coleo
Se a obra se inserir numa determinada

coleo. Ex: coleo uma a ventura.
Editora
Nome comercial da editora.
Edio
Data local e nmero de emisso.
ISBN
A sigla refere-se ao International Standard

Book Number. um nmero atribudo pelo
editor para maior facilidade de gesto de
encomendas, que distingue a obra de
qualquer outra.
N. Depsito
Legal
Diz respeito ao nmero obrigatrio de

registo na Biblioteca Nacional, a que as
editoras esto sujeitas, devendo fazer-lhe
chegar exemplares de cada obra publicada.
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Cota
A cota funciona como uma referncia de

localizao de uma determinada obra com base
numa:
Codificao geogrfica Interseo de uma
prateleira e estante Ex: E5:P2 Estante 5,
Prateleira 2.
Este tipo de codificao s serve para pequenas
bibliotecas e apresenta a desvantagem de
obrigar a recodificar quando for necessrio
introduzir novas publicaes ou mudar o
mobilirio.
Codificao temtica Suportada, em regra,
em planos de classificao genricos, como a
CDU (Classificao Decimal Universal). Existem
outros mais especficos, para determinadas
reas, como a NLM (National Library of
Medicine).
CDU Classificao Decimal Universal

A Classificao Decimal Universal (CDU) um esquema internacional de
classificao de documentos. Baseiase no conceito de que todo o conhecimento
pode ser dividido em 10 classes principais, e estas podem ser infinitamente
divididas numa hierarquia decimal. As principais divises da CDU so:
0 Generalidades. Informao. Organizao.

1Filosofia. Psicologia.
2 Religio e Teologia
3 Cincias Sociais. Economia. Direito. Politica. Assistncia Social. Educao.
4 Classe vaga, no atribuda.
5 Matemtica e Cincias Naturais.
6 Cincias Aplicadas. Medicina. Tecnologia.
7 Arte. Belas-Artes. Recreao. Diverses. Desportos.
8 Linguagem. Lingustica. Literatura.
9 Geografia. Biografia. Histria.
Os documentos so classificados de acordo com o assunto principal que

determina a cota que lhes colocada na lombada e so arrumados na estante
com o nmero de classe que lhes atribudo. A CDU tem sido modificada e
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expandida ao longo dos anos para abranger todas as reas do conhecimento

humano e est continuamente em processo de reviso.
Com recurso Base Nacional de Dados Bibliogrficos, podemos encontrar os
registos dos livros e respetivo cdigo CDU, variando a forma de construo de
cotas de biblioteca para biblioteca.
http://porbase.bnportugal.pt/#focus
ISBN (International Standard Book Number)

O sistema ISBN (International Standard Book Number) controlada pela
Agncia do ISBN, que est sediada em Londres. Esta supervisiona a sua
utilizao, aprova a definio e estrutura dos grupos (lingusticos ou
geogrficos), e delega poderes a agncias nacionais designadas em cada pas.
Apesar de no ser obrigatrio por lei, o ISBN um elemento essencial para as
encomendas no comrcio livreiro e para o mercado das bibliotecas a nvel
nacional e internacional. O princpio fundamental em que assenta o sistema
consiste em cada ISBN identificar um livro numa determinada edio.
O que Ano civil:

Ano civil o perodo de 12 meses que corresponde a 365 dias do ano, contados
a partir de 1 de Janeiro a 31 de Dezembro.
O "ano civil" modificado a cada quatro anos, acrescentando-se um dia a mais
no ms de Fevereiro, que passa a ter 29 dias, com o objetivo de manter o
calendrio anual ajustado com o movimento de translao da terra, passando o
ano civil a ter 366 dias, e sendo denominado de ano bissexto.
Ano Comercial:
Na Contabilidade e na Matemtica Financeira, com o objetivo de simplificar os
clculos com datas, cada ms do ano contado com 30 dias, e o ano
convencionado a ter 360 dias, sendo denominado ano comercial.
Segundo o Dicionrio Houaiss da Lngua Portuguesa (2001, p. 1069),
Documento :
[...] qualquer escrito usado para esclarecer determinada coisa; qualquer objeto de
valor documental (fotografias, peas, papis, filmes, construes etc.) que
elucide, instrua, prove ou comprove cientificamente algum fato, acontecimento,
dito etc..
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Documentao comercial
Fatura
Guia de remessa
Nota de encomenda
Nota de debito
Nota de credito
Recibo
Carta comercial
Fatura
a descrio de uma dvida e uma indicao do que deve pagar. Permite
controlar, antes do pagamento, se o montante reclamado exato e
justificado, nomeadamente se corresponde ao oramento anteriormente
estabelecido, se a taxa do IVA aplicada a correta, etc. Pode igualmente ser uma
prova de compra para o consumidor na hiptese de no se terem efetuado
nem um oramento, nem uma nota de encomenda.
O que deve constar de uma fatura?
Data e nmero sequencial;
Identificao do vendedor ou prestador de servios (nome, firma ou
denominao social, morada da sede ou domiclio);
Identificao do consumidor;
Identificao fiscal do profissional e do consumidor;
A quantidade e denominao usual dos bens ou servios, com especificao dos
elementos necessrios determinao da taxa de imposto aplicvel;
O preo lquido antes do imposto;
As taxas aplicveis e o montante do imposto devido (IVA);
O motivo justificativo da no aplicao do imposto, se for caso disso.
Fatura electrnica
A fatura eletrnica um documento comercial semelhante verso em papel,
mas distribudo em ficheiro informtico. Tem a mesma validade das faturas em
papel desde que haja acordo prvio entre as empresas envolvidas na troca digital
de informao, seja garantida a autenticidade da origem e a integridade do
contedo atravs de uma assinatura digital ou EDI (eletronic data interchange), e
o arquivo em suporte eletrnico preste acesso on-line Administrao Fiscal e
assegure a integridade da origem e do contedo durante o prazo legal, fixado em
dez anos.
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Recibo
Recibo tem origem no do verbo receber, a declarao escrita de ter comprado ou
recebido alguma coisa, documento comprovativo.
O recibo de compra muito importante pois funciona como um comprovativo de
que adquirimos o produto. Em caso de qualquer problema, devemos apresent-lo
possibilitando assim hiptese de defesa do consumidor.
Nota de Encomenda
A nota de encomenda o documento escrito no qual o vendedor e o consumidor
registam o seu acordo sobre o objeto e o preo da venda, quando o consumidor no
pode levar imediatamente o bem comprado.
A nota de encomenda pode ou no ser assinada pelo consumidor, mas em ambos
os casos pode constituir um contrato.
Logo que haja acordo as partes esto, em princpio, obrigadas a concretizar a
compra e venda, no sentido jurdico deste termo. O facto do pagamento e da entrega
ocorrerem mais tarde no altera nada, especialmente na chamada compra e venda
tradicional. Portanto, a nota de encomenda uma prova de promessa de compra e
venda.
Na generalidade, a legislao no prev a possibilidade de anular a nota de
encomenda salvo em determinadas modalidades de venda ou quando o consumidor e
vendedor estabelecerem condies para essa anulao.
Nota de Crdito
A Nota de Crdito um documento comercial emitido por um vendedor a um
comprador. Ela indica quantidades, preos e formas de pagamento (dentre
outros) acordados entre vendedor e o comprador para produtos e/ou servio, cujo
comprador no pagou, no recebeu, ou devolveu.
A Nota de Crdito pode tambm ser emitida no caso de mercadorias danificadas,
erros ou reajustes. Uma Nota de Crdito pode reduzir ou eliminar o montante
que o comprador tem de pagar ao vendedor, em relao ao original da fatura
emitida anteriormente.
A Nota de Crdito geralmente contm: Cdigo, Data, Endereo de facturamento,
Endereo de Entrega, Condies de Pagamento, Lista de Produtos com preos e
quantidades. Normalmente ela tambm tem referncias da fatura original e pode
estar especificada a razo da sua emisso.
O vendedor geralmente emite uma Nota de Crdito para igual ou menor valor do
que a fatura original, em seguida, reembolsa o dinheiro ao comprador ou abate
este Crdito de um saldo devedor de outras possveis transaes do mesmo
comprador.
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Nota de Dbito
Nota de dbito uma nota muito utilizada para se efetuar, por exemplo,
cobrana de valores para os quais no seja compatvel a emisso de nota fiscal.
A nota de dbito diz que seu sacado devedor do sacador. Uma de suas
utilizaes prticas para a cobrana de encargos referentes a duplicados e
outros ttulos que tenham sido pagos em cartrio. Cabe ressaltar que a nota de
dbito no ttulo de crdito, no sendo passvel de protesto, tampouco de ao
judicial de execuo de dvida. Atravs da emisso de uma nota de dbito,
pondera-se debitar-se um determinado valor monetrio a um cliente. Esta
operao originar um acrscimo da dvida desse cliente (sendo devedor) ou
uma diminuio do seu crdito (sendo credor). A nota de dbito utilizada
frequentemente para debitar encargos por conta do cliente, despesas com
servios bancrios, juros, taxas, etc.
Guia de Remessa
No existem diferenas de contedo entre a guia de transporte, a guia de remessa ou
outros documentos a elas equivalentes, podendo ser utilizados de acordo com os usos
comerciais.
Qualquer daqueles documentos ser um documento de transporte se contiver os
elementos referidos no artigo 4 do Regime de Bens em Circulao.
Carta Comercial
A correspondncia comercial o tipo mais habitual de comunicao escrita no
mundo empresarial. Deve ser bem redigido, sem erros ortogrficos e construes
gramaticais incorretas ou rebuscadas.
As cartas comerciais devem ter a seguinte estrutura:
O timbre
A data
O destinatrio
O registo e a referncia
O assunto
O cabealho
O texto
Despedida
A assinatura
Pgina 38

Documentao Administrativa
INTERNO
Requerimento
Aviso
Esclarecimento
Circular
Minuta
Acta
Relatrio
Reclamao
Comunicado
No requerimento, o pretendente (demandante, requerente) expe uma
pretenso a um direito que lhe assiste, citando portanto a legislao ou
regulamento correspondente;
Aviso
De carcter oficial e muitas vezes compulsrio, (obrigatrio) estas comunicaes
so atos processuais com que se d conhecimento pblico de um facto (aviso nos
jornais), ou se chama algum a comparecer num organismo pblico (direta ou
pelo correio aviso-postal, carta registada, etc.).
O aviso pode ser de interno ou externo.
Circular
O objetivo da circular comunicar uma informao, por exemplo, mudana de
direo ou telefone, mudana pessoal, abertura de uma nova dependncia ou
programa, alterao de preo ou condies de venda, anncio de visitas, termo
de um servio, encerramento para frias, etc.
Os cuidados a ter escrever com clareza, simplicidade e brevidade, j que nos
dirigimos a todos como se fosse a cada um. Os pargrafos devem ser curtos e a
expresso ordenada, assim como a concluso deve ser afetuosa e a assinatura
manuscrita, o que contribui para cativar o leitor.
Acta
As actas so documentos que tem uma estrutura prpria e obedecem a normas precisas.
Normas a seguir na elaborao da acta:
Todas as actas so numeradas;
Todos os nmeros devem ser escritos por extenso (atualmente j se dispensa est
norma quando o numero no oferece qualquer duvida). Por exemplo, quando se
Pgina 39

l ponto 1. informaes, naturalmente que, se este for o primeiro ponto, no se

tornara necessrio escrev-lo por extenso, pois no h dvida quanto sua
posio de ordem.
Noutros casos, tratando-se de um montante monetrio acordado para qualquer
negcio, por hiptese, indispensvel escrev-lo por extenso.
No se deve deixar espaos em branco; estes devero ser trancados com uma
linha horizontal ou num trao oblquo, se for um espao maior.
No pode haver rasuras ou emendas (quando o secretrio comete um erro no
momento em que passa a acta para o livro de actas, dever escrever frente da
palavra errada digo e escrever a correta ou no fim da acta ressalvar as
incorrees.
Relatrio
O relatrio o documento atravs do qual um tcnico, engenheiro ou cientista
faz o relato da forma como realizou um determinado trabalho. O objetivo
comunicar (transmitir) ao leitor a experincia acumulada pelo autor na
realizao do trabalho e os resultados que obteve.
Os resultados apresentados num relatrio (como em qualquer outro texto
cientfico) devem ser verificveis. Esse um aspeto importantssimo e
frequentemente esquecido. O que dito num relatrio no verdade por causa
de quem o escreve (por muito importante que seja o autor).
verdadeiro (cientificamente...) porque foi determinado segundo um mtodo
conhecido e descreve um trabalho que (para poder ser verdadeiro) est sujeito ao
escrutnio dos pares. Em cincia no h verdades absolutas. A verdade (ou a
melhor aproximao que conseguimos dela) conseguida atravs do consenso
de todas as pessoas que queiram participar numa discusso.
Por isso, um relatrio deve permitir a quem o l reproduzir o trabalho realizado,
tal qual ele foi feito pelo autor. S assim se pode provar, por exemplo, se
determinado resultado vlido, se foi obtido por mtodos corretos e que no
foram viciados os resultados. assim que se garante que o que transmitido
cientificamente verdadeiro: qualquer resultado, para ter valor cientfico, deve
poder ser reproduzido. Um resultado que s uma pessoa consegue obter no tem
qualquer validade cientfica.
Pgina 40

EXTERNO
Aviso
Oficio
Notificaes
Memoriais
Peties
Procurao
Protocolo
Atestado
Certides
Certificado
Declarao
Edital
Anuncio
Leiloes
Hastas publicas
Concursos
Admisses
Adjudicaes
Contrato
Esclarecimento
Circular
Relatrio
Reclamao
Contestao
Comunicado
Ofcios
So comunicaes oficiais de carcter administrativo e tem habitualmente a estrutura de
carta comercial pedido de informao e envio de elementos informativos, ou ento das
circulares alteraes ou modificaes, iniciativas ocasionais, etc.
Memoriais
No memorial, refere um pedido j feito, enumerando ordenadamente as
comunicaes havidas ou as diligncias feitas sobre o assunto.
Peties
Na petio, formula-se um pedido, argumentando e indicando, os fundamentos com
que o faz;
Pgina 41

Procurao
Procurao um documento pelo qual algum atribui a outrem poderes para o
representar. Reverte-se de formas diferentes, conforme o acto ou negocio que se
pretende que o procurador realize.
Protocolo
Protocolo esta palavra tem varias excees, que se destacam:
A de conjunto de normas de cerimonial e cortesia a observar em
determinadas situaes (socioprofissional e administrativas);
A de livro onde os escrives de um juzo fazem a anotao de uma
audincia, ou onde uma empresa regista entregas de correspondncia;
A de acta relativa a um acordo, congresso ou conferencia internacional.
Atestado
Modelo de Atestado
Atesto, para os devidos fins, que conheo o Sr...., Portugus, solteiro, nascido em,
....de...de......, na cidade de Lisboa , filho de........e........., portador do Bilhete de
Identidade n........., residente em (cidade), na rua............, n...., nada sabendo em
desabono sua conduta, at a presente data.
Lisboa, de.................de 2015
Maria.....
Certificado
Certificado um documento que comprova que o indivduo fez algum curso
ou esteve presente em algum lugar, porm, no possui o valor de mercado que
possui o diploma.
Poder tambm ser um Certificado comprovativo de Doena.
Anncio ou Edital
O anncio uma informao ou um aviso com que se participa, faz saber ou d
conhecimento de algo ao pblico.
Quando esse anncio representa uma ordem oficial ou judicial, toma o nome,
respetivamente, de edital ou de dito.
A sua redao a que encontramos habitualmente na emprensa diria, diferindo
o vocabulrio conforme as entidades emissoras (ministrios, cartrios, cmaras,
empresas, etc.).
Pgina 42

Documentao Bancria
Cheque
Letras
Transferncia bancria
Livranas
Extratos de faturas
Cartes de credito e debito
Cheque
Cheque a ordem de pagamento dada pelo sacador (titular da conta) ao sacado
(banco), para que este pague a si prprio ou a um terceiro (beneficirio) uma
determinada quantia.
Letras
A letra um titulo de crdito ordem, sujeito a formalidades, atravs das quais
uma pessoa sacador - ordena outra, que lhe pague a si ou a terceiro
tomador - uma certa importncia em determinada data.
Livranas
A Livrana um documento atravs do qual o subscritor ou signatrio se
compromete a pagar a um beneficirio ou ordem deste um determinado valor (valor
nominal da livrana) numa determinada data (data de vencimento).
Transferncia Bancria
So operaes bancrias em que uma pessoa ou empresa (ordenante) toma a
iniciativa de colocar determinada quantia em dinheiro disposio de outrem
(beneficirio) utilizando para isso uma Instituio Bancria, ou seja, feita uma
transferncia da conta bancria do ordenante para o do beneficirio. As operaes
dentro da mesma instituio bancria chamam-se interbancrias e as feitas entre bancos
diferentes chamam-se interbancrias.
Cartes de Crdito
um instrumento de pagamento, geralmente sob a forma de um carto de
plstico, disponibilizado pela entidade emitente ao titular para que este, atravs
do acesso a uma rede de telecomunicaes e com base na conta a que o carto
est associado, adquira bens ou servios, efetue pagamentos, proceda a
levantamentos de notas e/ou realize outras operaes. O carto bancrio permite
ao seu titular autenticar a operao que pretende efetuar.
Pgina 43

Alguns cartes bancrios so emitidos em associao com instituies no
financeiras e facultam aos seus titulares um certo nmero de vantagens.
Distinguem-se dos cartes que so emitidos exclusivamente por empresas, sem
interveno de instituies financeiras, e que so conhecidos como cartes de
loja, privativos ou de retalhista, mas que no so cartes bancrios.
Concluso
Na procura contnua da felicidade esta a misso de uma reflexo em torno de
tudo o que diz respeito ao comportamento organizacional.
No contexto temporal em que vivemos: O crepsculo do dever; O domnio
do efmero, A era do vazio (Gilles Lipovetski) marcado por uma cultura
predadora, urgente pensar para alm do imediato, conciliando, por vezes, o
impossvel com o necessrio, o intil com o indispensvel (Derrida).
BIBLIOGRAFIA / WEB_GRAFIA
COMISSO DE ACESSO AOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.13
Relatrio de Atividades. A Trinfundora: Almada,2007. Disponvel em:
www.cada.pt.
MANUAL DO SERVIO DE ARQUIVO. Secretaria Geral do Ministrio da
Sade; Direco de Servios de Informao e Documentao Lisboa. Disponvel
em: http://www.sg.min-saude.pt.
PEIXOTO, Pedro de Abreu. Manual de Formao em Arquivos
Administrativos. Arquivo Municipal de Vila Real. Disponvel em:
http://www.cm.vilareal.pt/arquivo/images/documentos/man_form_arq.admini.pd
f.
PESSOA, Fernando. O Arquivo de Correspondncia; Obra Aberta, [pag. 1/10]
Lisboa,2011. Disponvel em: http://arquivopessoa.net/textos/2302
Bento, Snia, Dra. - 2011
Iglsias, Joo Carlos, Mestre 2014
BORGES, Maria Joo - "Secretariado: Uma Viso Prtica", ETEP - Edies
Tcnicas e Profissionais, 2011. ISBN 978-972-8480-30-1;
Pgina 44

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grficos, imagens, mapas, etc. (documentos grficos) ou ainda mostrar uma

O valor administrativo/probatrio um valor inerente aos prprios

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Teoria das trs idades

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A sua utilizao frequente.

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Segunda idade: os documentos perdem valor administrativo, mas a sua

A utilizao espordica e a sua

Terceira idade: os direitos e obrigaes dos documentos prescrevem, embora

A sua utilizao nula ou rara.

Tipo de Suporte Tipo de Arquivo Caractersticas

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O papel requer um espao considervel, em

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Ainda que econmico em termos de custos de

Perante esta teoria, poderemos compreender melhor a necessidade das

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Os novos suportes da informao tm caractersticas especiais que o arquivista deve ter

Grande capacidade de armazenar a informao;

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O interesse pela gesto de documentos tem diversas

Identificao das necessidades s quais a gesto de

Componentes de uma poltica de gesto de documentos

A legislao e/ou regulamentao;

As fases de gesto de documentos:

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expurgo. Integra ainda os meios materiais e humanos que esto associados a

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No incluir dados irrelevantes, que distraiam o utilizador;

Mtodos de Ordenao Posicionamento

VERTICAL, SUSPENSO, COM VISIBILIDADE

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VERTICAL, SUSPENSO, COM VISIBILIDADE LATERAL

Mtodos de Ordenao Ordenao

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De A a Z, com recurso a ndices Alfabticos.

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Por ordem alfabtica crescente do nome do tema, com

Por ordem crescente do nmero ou letra do alfabeto, com

Por importncia da zona / regio ou por ordem alfabtica, com

Aps a seleo do tipo de ordenao mais adequado informao para

Ex: Cristina Marques ou Marques, Cristina

Quando houver vrias pessoas com o

Ex: Paula Cristina Marques; Paula Nunes

Artigos, definidos ou indefinidos, e

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