TITULO DEL CARGO

ARCHIVISTA JEFE
CDIGO: 05034 NIVEL: 7
DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Resguardar documentos, expedientes y dems informacin de inters para la organizacin
planificando, coordinando, controlando y ejecutando las actividades de una unidad de archivo, a
fin de mantener informacin organizada a disposicin de las necesidades de la organizacin.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Dirige, coordina y supervisa las actividades tcnicas y administrativas de una unidad de

archivo.
Dirige la ejecucin de actividades al personal a su cargo.
Asesora en la planeacin de los espacios y mobiliarios de unidades de archivo.
Establece los sistemas de clasificacin y codificacin del material.
Elabora y actualiza estatutos y reglamentos internos a cumplirse en el archivo.
Elabora programas permanentes de conservacin de documentos.
Suministra expedientes y/o documentos a las facultades y/o dependencias de la
Universidad.
Clasifica los expedientes especiales o confidenciales.
Redacta y firma documentos y correspondencia de la unidad a su cargo.
Atiende y resuelve los problemas que se presenten en la unidad.
Determina los procedimientos a seguir para la desincorporacin peridica de los
documentos.
Supervisa los inventarios realizados en la unidad de archivo a su cargo.
Supervisa los sistemas implantados con el objeto de verificar su funcionamiento.
Supervisa y controla el personal a su cargo.
Evala y califica al personal a su cargo, proponiendo los correctivos y estmulos
apropiados para optimizar su rendimiento.
Planifica los proyectos de requerimientos de capacitacin de personal, de locales,
automatizacin de la documentacin, materiales y equipos en unidades de archivo.
Disea la base de datos para documentar los archivos.
Recopila y coloca a disposicin ndices y guas para los documentos que se encuentran
en el archivo.
Coordina y supervisa la bsqueda de informacin documental.
Organiza y custodia los archivos y el inventario de materiales y obras del Consejo
Editorial y toma las medidas necesarias a los fines de su permanente actualizacin y
conservacin.
Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos
por la organizacin.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.
Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

1.- MBITO DE LA ACTUACIN:

RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fcil uso, siendo su responsabilidad directa y
maneja peridicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su
responsabilidad indirecta.
DINERO:
Es responsable indirecto de la custodia de materiales.
INFORMACIN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en polticas especficas, en procedimientos definidos para
lograr objetivos especficos, mejorar mtodos o establecer tcnicas y estndares, a nivel de
Seccin/Unidad.
SUPERVISIN:
El cargo recibe supervisin general de manera directa y peridica y ejerce una supervisin
especfica de manera directa y constante.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad, a fin de ejecutar y/o
asesorar lo relativo al rea, y frecuentes con las diferentes dependencias de la Institucin, a fin
de asesorar y/o controlar y/o aprobar lo relativo al rea, exigindose para ello una buena
habilidad para obtener cooperacin.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones ocasionales con editoriales y pblico en general, a fin de ejecutar lo
relativo al rea, exigindose para ello una normal habilidad para obtener cooperacin.
2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado generalmente agradable y mantiene contacto con agentes
contaminantes, tales como: polvo.
RIESGO:
El cargo est sometido a enfermedad, con una magnitud de riesgo leve, con posibilidad de
ocurrencia media.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo fsico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un
grado de precisin manual y visual medio.
3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIN:
Licenciado en Archivologa o el equivalente.
EXPERIENCIA:
Cinco (5) aos de experiencia progresiva de carcter operativo, supervisorio y estratgico en el
rea de archivo.

B) EDUCACIN:
Tcnico Superior Universitario en Secretara.
EXPERIENCIA:
Nueve (9) aos de experiencia progresiva de carcter operativo, supervisorio y estratgico en el
rea de archivo.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:
Procedimientos y manejo de sistemas de organizacin y mtodos de archivo.
Principios y tcnicas de archivologa.
Principios y prcticas administrativas.
Computacin bsica.
HABILIDAD PARA:
Tratar en forma corts y efectiva con profesores, empleados, estudiantes y pblico en general.
Supervisar personal.
Tomar decisiones.
Dar y seguir instrucciones.
DESTREZAS EN:
El manejo de archivo.
El manejo de equipo de computacin.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Analista documentalista.
Actualizacin de los mtodos y tcnicas de archivo.
Supervisin y control de personal.
Relaciones humanas.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.