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BIBIANA GIRALDO
Ingeniera Administradora, Universidad Nacional de Colombia, bgirald@unalmed.edu.co
JUAN SERNA
Ingeniero Administrador, Universidad Nacional de Colombia, Jdserna0@unalmed.edu.co
Recibido para revisar 10 de Septiembre de 2005, aceptado 13 de Marzo de 2006, versin final 28 de Abril de 2006
RESUMEN: Este artculo se centra en la elaboracin de una propuesta de mejoramiento para el problema que
presenta el proceso de Despacho de Pedidos de la lnea de produccin de la marca MOTOR PLUS en una empresa
dedicada al envase de aceite para vehculos. Para esto se utiliz la teora sobre mejoramiento de procesos de
Harrington y la norma NTC ISO 9001:2000.
PALABRAS CLAVE: Mejoramiento de Procesos, Norma ISO 9004, Anlisis Estratgico
ABSTRACT: This article is focused on developing a proposal to improve a process of dispatching finished product
in the production line of MOTOR PLUS, a company dedicated to bottling lubricant oil. Harringtons theory for
process improvement and NTC ISO 9001:2000 were used in this work.
KEYWORDS: Processes improvement, ISO 9004, Strategic Analysis.
1. INTRODUCCIN
La creciente exigencia de una respuesta rpida a
las necesidades de los clientes, con relacin a la
entrega oportuna de pedidos, ha ocasionado que
muchas empresas centren su atencin en la
eficiencia del sistema productivo pero descuiden
aspectos tan importantes como la conformidad
de los procesos, productos y servicios, afectando
directamente la eficacia de dicho sistema. As
mismo, la carencia de un plan estratgico que
tenga la capacidad de formular, implantar y
evaluar las decisiones, le impide a las empresas
llevar un control adecuado de las actividades que
les permiten lograr sus objetivos.
Dyna, Ao 73, Nro. 150, pp. 97-106. Medelln, Noviembre de 2006. ISSN 0012-7353
98
Prez et al
2. LA NECESIDAD DE UN
MEJORAMIENTO
Como consecuencia de la globalizacin y del
surgimiento de tratados internacionales como el
TLC, muchas empresas pertenecientes a los
sectores ms representativos de la economa
nacional han reconocido la necesidad de mejorar
los procesos de algunas de sus reas funcionales
con el fin de mantener una posicin competitiva
frente a las firmas extranjeras que pretenden
incursionar en el mercado. DISTRIFULL S.A.
es una de aquellas empresas que ha comprendido
la importancia de mejorar su macro proceso
productivo como respuesta a las necesidades del
mercado, a la rivalidad entre las empresas
actuales del sector y a la evidente amenaza que
representan algunas compaas forneas
potenciales que pueden poseer tecnologas
superiores, manejar mejores niveles de
produccin a menores costos (economas de
escala) y ser innovadoras en productos y/o
servicios.
3. EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Por proceso se entiende cualquier actividad o
grupo de actividades que emplee un insumo, le
agregue valor y suministre un producto a un
cliente externo o interno (Harrington, 1993,
p.121), de esta manera todas las actividades
presentes en el desarrollo de un proceso deben
realizarse sincronizadamente y deben tener un
propsito comn orientado a la satisfaccin de
las necesidades del cliente.
Los constantes cambios originados en el
ambiente que envuelve a las organizaciones
limitan su desarrollo y crecimiento institucional,
obligndolas a elevar su capacidad de adaptacin
para poder sobrevivir en l. Segn Chiavenato
(1999, p.467) todo cambio genera un problema
que debe solucionarse racional y eficientemente,
de modo tal que los cambios no se dejen al azar
o a la improvisacin, sino que se planeen de
forma ordenada y consecuente con la razn de
ser de la institucin. De esta manera el
mejoramiento de procesos en una empresa se
convierte en una metodologa de solucin a los
problemas que enfrenta, constituyndose en una
herramienta importante a la hora de dinamizarla
y modernizarla.
para
el
99
Prez et al
100
Amenazas
Carencia de un Sistema de Gestin de la Calidad
Valor Calificacin
Valor
Ponderado
0.20
0.20
0.20
0.40
0.10
0.20
0.10
0.10
0.05
0.15
0.05
0.15
0.15
0.30
0.05
0.20
0.05
0.15
0.05
1.00
0.20
2.05
Debilidades
Ubicacin inadecuada de los insumos y del producto terminado
Fortalezas
Adecuada planeacin de compras de materia prima
VP
0.15
0.15
0.10
0.10
0.20
0.20
0.15
0.15
0.05
0.10
0.10
0.10
0.05
0.10
0.05
0.20
0.10
0.40
0.05
1.00
0.15
1.65
101
PROBLEMA
Calidad inadecuada
de insumos
No
conformidades en
algunos
productos y
procesos
Desventaja con
relacin a la
competencia en
cuanto a la
ineficiencia en
algunos procesos
Generacin de
productos y
servicios no
conformes
Desventaja en
tecnologa,
calidad y
eficiencia para
competir con
niveles de
produccin
superiores
Ausencia de un
Sistema de
Gestin de la
Calidad
Surgimiento de
tiempos muertos
en la ubicacin,
bsqueda y
transporte de
insumos
Exceso o defecto
de insumos
disponibles
Generacin de
actividades sin
valor agregado
traducidas en
tiempos muertos
Prdida de la
fidelidad de los
clientes
CAUSA
*Calidad inadecuada
de envases
*Falta de inspeccin
*Falta de inversin en
tecnologa adecuada
para descargar,
transportar y
almacenar insumos
*Falta de inspeccin
de los envases a la
hora de llegar el
camin
*Falta de inversin en
tecnologa adecuada
para
automatizar algunos
procesos
*Inadecuada
planeacin de compras
de insumos
*Falta de zonas
demarcadas por
referencias
*Falta de archivos e
informacin hacer
proyecciones
*Desconocimiento de
la capacidad real de
almacenamiento
*Carencia del equipo
necesario para hacer
eficiente el transporte
de insumos
*Falta de inspeccin
Prez et al
102
Transporte hacia
zona de producto
terminado, Transporte de pedidos hacia el
camin, Carga y despacho del camin, y
Transporte de insumos hacia los mezanines.
La Tabla 4 muestra el enfoque ponderado de
seleccin de los procesos seleccionados para
el mejoramiento, siguiendo las categoras:
Susceptibilidad al cambio (SC), Desempeo
(D), Impacto en la empresa (IE) e Impacto al
cliente (IC).
IC
TOTAL
PROCESO
Compra de insumos
17
Transporte de insumos
13
Almacenamiento de insumos
15
13
Consolidacin de pedidos
12
10
14
13
103
PROCESO
INICIO
Compra de insumos
Solicitud de
insumos
FIN
ENTRADA
SALIDA
Llegada de
rdenes de pedidos Recibos de egresos y arribo de lo
insumos a la
solicitado
empresa
Transporte de insumos hacia
Elevacin
Impulsin de
Orden de transporte
Orden para almacenar
los mezanines
manual de
insumos hacia
de insumos a los
insumos
el mezanine
operarios
Almacenaje de insumos en
Elevacin
Arrume de
Orden de
Copia de la remisin aprobada o
los mezanines
manual de
insumos
almacenaje
no aprobada
insumos
en el mezanine
Transporte de insumos hacia
Impulsin
Arrume de
Insumos requeridos Control de insumos requeridos
produccin
manual de
insumos en los para la produccin
insumos
puestos de
trabajo
Transporte de pedidos hacia
Elevacin
Control de pedidos
Arrume de cajas Orden de pedidos
el camin
manual de cajas frente al camin
del almacn
Factura o recibo de ingresos
Carga y despacho
Carga manual
Salida del
Orden de
del camin
de cajas en el
camin con los carga de pedidos en
el camin
camin
pedidos
Oportunidades
de
mejoramiento.
Finalmente,
se
identificaron
las
oportunidades de mejoramiento para la lnea
de produccin de la marca MOTOR PLUS,
mediante la planificacin del Sistema de
Gestin de la Calidad (NTC ISO 9001:
Captulo 4), la planeacin de compras de
insumos (NTC ISO 9001: Numeral 7.4) y la
determinacin e implementacin de la
infraestructura adecuada (NTC ISO 9001:
Numeral 6.3)
Prez et al
104
METODOLOGA Y
OBJETIVOS
Documentacin
del Sistema de
Gestin de la
Calidad.
(La direccin)
Establecimiento de
un mecanismo para la
seleccin
y
evaluacin
de
proveedores
de
insumos.
(La direccin)
Reuniones peridicas de
la junta de socios para
construir y consolidar
los documentos.
Reuniones
de
la
gerencia para:
*Establecer juicios de
seleccin/evaluacin de
los proveedores.
*Seleccionar y evaluar
a los proveedores.
RESULTADOS
ESPERADOS
A CORTO
DE MEDIANO A
PLAZO
LARGO PLAZO
Cumplimiento
Cumplimiento de
del numeral 4.1 los requisitos del
de la NTC ISO captulo 4
9001:2000.
de la NTC ISO
9001:2000.
Proveedores
Evaluacin
del
seleccionados de cumplimiento de
acuerdo a las las expectativas de
necesidades
la empresa.
establecidas por Establecimiento de
la compaa.
acuerdos
comerciales.
Creacin de un plan
de
compras
de
insumos
(Jefe de produccin)
Recoger
informacin
del
producto,
la
pertinencia,
la
posibilidad
de
la
compra y la capacidad
de almacenamiento
Levantamiento
de
la
informacin
necesaria para
elaborar el plan
de compras
Planeacin de un
sistema
de
almacenaje adecuado
de insumos (Jefe de
produccin)
Compra y adecuacin
de un polipasto
(Jefe de produccin)
Con
base
en
la
distribucin
de
la
planta, determinar la
ubicacin del polipasto
para que:
*Preste el servicio de
transporte.
*No estorbe o interfiera
con el desarrollo de
otras actividades
*Se opere fcil
Implementacin de
medidas de seguridad
Industrial
Demarcacin de
zonas
de
almacenaje
y
evacuacin de
las referencias
de baja rotacin
por medio de
promociones
Determinacin
de
las
especificaciones
y requerimientos
del polipasto a
comprar.
Determinacin
del
lugar
adecuado para
ubicar
el
polipasto y del
encargado del
mismo.
Disminuir
los
riesgos de los
trabajadores
mediante
la
compra
de
implementos
indispensables
para
el
desempeo de
sus labores
Compra
del
polipasto,
adecuacin
del
polipasto en el
interior planta y
capacitacin
del
encargado de su
funcionamiento
POLTICA
Comprometer a toda
la organizacin en la
participacin de la
documentacin del
SGC.
Seleccionar
proveedores
que
cumplan con los
criterios establecidos
por la empresa y
verificar los insumos
cada que se considere
necesario.
Comprar
las
cantidades adecuadas
en
el
momento
necesario y bajo las
condiciones
requeridas.
NORMA
No faltar a las
reuniones
programadas excepto
por motivos de fuerza
mayor.
Inspeccionar
la
conformidad de los
insumos
en
el
momento en que
stos llegan.
Almacenar
las
cantidades
de
insumos necesarias
para producir y suplir
la
demanda
del
mercado
Llevar registros de la
materia
prima
comprada y de los
inventarios.
Ubicar las referencias
en las islas asignadas
para las mismas.
Utilizar el polipito
para subir y bajar los
insumos hacia y
desde los mezanines,
respectivamente.
Brindar
a
los
trabajadores
condiciones laborales
seguras para proteger
su integridad fsica
No realizar compras
sin antes estudiar su
necesidad
y
factibilidad
6. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
La metodologa para el mejoramiento de
procesos propuesta por H. James Harrington
evidenci la necesidad que poseen algunas
organizaciones como DISTRIFULL S.A. por
hacer de su funcionamiento una labor cada vez
menos compleja y ms eficiente, a travs de la
simplificacin de las tareas y la modernizacin
de las funciones para que de esta manera se
obtengan avances significativos que guen de
manera eficaz los procesos.
Las herramientas utilizadas para la recoleccin
de la informacin determinaron la veracidad y
oportunidad de los datos necesarios para el
anlisis realizado, de ah la importancia de usar
las fuentes adecuadas y suficientes, puesto que
para cada tipo de investigacin existen
instrumentos precisos de informacin.
La importancia del anlisis externo para
DISTRIFULL S.A. radic principalmente en la
identificacin de las amenazas que pueden
afectar su funcionamiento y que debe evitar y las
oportunidades que pueden beneficiar a la
organizacin. La participacin de personas
expertas y de todas las personas que laboran en
la organizacin fue de gran ayuda, puesto que
son
ellos
quienes
estn
involucrados
directamente con la dinmica del entorno.
El anlisis interno requiri la recoleccin y
asimilacin de informacin sobre las reas
funcionales de la empresa, lo que ayud a
identificar las fortalezas y debilidades que estn
latentes en la organizacin.
Teniendo en cuenta que la familia de las normas
ISO ha dejado de ser una moda y se ha
convertido en el requisito de muchas empresas
para subsistir en el mercado, se hall la
necesidad de que DISTRIFULL S.A. tenga en
cuenta la necesidad de mejorar sus problemas
actuales con relacin a la calidad de sus
productos y servicios como mecanismo para
aumentar su competitividad.
As como la apertura econmica signific la
desaparicin de muchas empresas locales,
debido a la entrada al mercado de compaas
105
106
Prez et al
[5]
DAVID, Fred. Strategic management:
Concepts. Mxico D.F.: Prentice Hall. 2003.
[6]
HARRINGTON, H. Mejoramiento de
los procesos de la empresa. Santaf de Bogot:
Mc Graw Hill. 309 p. 1993.
[7]
ICONTEC. Norma Tcnica Colombiana
NTC ISO 9001:2000, segunda actualizacin.
Santaf de Bogot: ICONTEC. 2001.
[8]
ICONTEC. (2003). Instituto Colombiano
de normas tcnicas. NTC-ISO 9004:2000.