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SISTEMAS EDI

Intercambio Electrnico de Datos

QU SON?
Son sistemas mediante los cuales se realiza Comercio Electrnico bajo estndares definidos
entre un cliente y un proveedor, se intercambian electrnicamente Documentos comerciales y
financieros. A travs del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un
entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio comn, que se lleva a cabo mediante
la transmisin de datos electrnicos estructurados.

PROVEEDOR

Intercambio Electrnico de Datos

CLIENTE

FUNCIONALIDAD
En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones
informticas que actan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar
informacin comercial estructurada. Para la implementacin EDI cabe destacar:

El EDI establece cmo se estructuran, para su posterior transmisin, los datos de los
documentos electrnicos.
El EDI define el significado comercial de cada elemento de datos.
Para transmitir la informacin necesita un servicio de transporte adicional (por ejemplo, un
sistema de tratamiento de mensajes o de transferencia de ficheros).
El EDI respeta la autonoma de las partes involucradas.
El EDI no impone restriccin alguna en el procesamiento interno de la informacin
intercambiada o en los mecanismos de transmisin.

CAMPOS DE APLICACIN
Generalmente las aplicaciones EDI se ven ms reflejadas en organizaciones de carcter
comercial y financiero, sin embargo la transmisin electrnica puede darse tambin en
instituciones gubernamentales, entidades hospitalarias, educativas e industriales, en donde
estas ltimas son jalonadas por las comerciales (como Cadenas de supermercados). Ms all
de la caracterstica de la empresa o del sector, el EDI estructura la informacin y los formatos
a emplear entre las partes.
El mbito de los documentos que se pueden generar por EDI es muy amplio, sin embargo se
destacan algunos que por su uso mayormente comn son tomados siempre como genricos
en la implementacin del EDI
Ordenes de Compra
Facturas de Venta
Aviso de Despacho
Reportes de Inventarios y ventas
Reportes de Transferencias de Fondos

BENEFICIOS

Disponibilidad Inmediata de la Informacin

Reduccin del Papeleo

Preaviso de la Llegada de Pedidos

Disminucin de los Tiempos Muertos

Reduccin del Costo de Inventarios

Incremento de la Productividad

Mejoramiento de las Funciones Logsticas

Clientes Satisfechos

NMERO DE LOCALIZACIN
Identifica numricamente el origen y destino del mensaje y de los movimientos de producto o
servicio. Presenta tres niveles de informacin por medio de un cdigo de barras EAN 13:

Fsica

Funcional

Oficina Calle 80
Punto de Venta Norte
Planta 1
Centro de Distribucin Sur

Operacional

Comprador Variedades
Jefe de Compras
Jefe de Bodegas

Compras
Logstica
Comercial

Presenta la siguiente estructura:

770
PAIS

EMPRESA

75184

0012

LOCALIZACION

8
D. DE VERIFICACION

LOS DOCUMENTOS EANCOM

Ejemplo Documento INVOIC


(EDIFACT-FACTURA)
Factura de Venta No. 018923
Fecha
Empresa

01/11/06

Microsoft

Direccin

Av. 1 No. 74-98

Producto

7 701234 567897

Precio
Cantidad
Descripcin

Se encuentran denominados en cdigos de


seis
letras
y corresponden a la
estandarizacin internacional EAN para la
generacin de documentos electrnicos

US$ 25
1.500
Memorias USB

Fecha de Vencimiento

31/12/08

Fecha de
Produccin

15/10/06

Cdigo de Producto EAN-13

DATOS MAESTROS
PARTIN: INFORMACIN DE LAS PARTES. Permite intercambiar la informacin relevante a
los socios comerciales: sus nmeros de localizacin, direcciones, contactos, etc.
PRICAT: CATLOGO DE PRECIOS. Enviado por el vendedor al comprador, con el fin de
informar los precios de los productos ofrecidos y todas sus caractersticas.

PARTIN

PROVEEDOR

CLIENTE
PRICAT

TRANSACCIONES COMERCIALES
ORDERS: ORDEN DE COMPRA. Por medio de sta se solicitan determinados productos o
servicios, de acuerdo a condiciones del PRICAT. Implica una transmisin de la informacin del
pedido al proveedor (Normal, Plataforma, CrossDocking)
DESADV: AVISO DE DESPACHO. Se utiliza para especificar los productos despachados y
detalles del despacho, para que el receptor de los mismos se prepare.
RECADV: AVISO DE RECIBO. Se utiliza para especificar los productos que se recibieron y en
el estado en que se encuentran.
INVOIC: FACTURA. Internacionalmente se ha aprobado como estndar para el intercambio
de facturas electrnicas, el estndar EDIFACT/EANCOM.
ORDERS
DESADV

CLIENTE

RECADV
INVOIC

PROVEEDOR

MENSAJES DE REPORTE Y PLANEACION


SLSRPT: REPORTE DE VENTAS. Se utiliza para transmitir informacin sobre las ventas
hechas de un producto o servicio en determinado lugar y/o perodo de tiempo.
El reporte de ventas es un documento electrnico que le permite al cliente informarle a cada
uno de sus proveedores las ventas de sus productos (en moneda y cantidad) en cada uno de
los puntos de venta del cliente. El archivo permite informar la fecha de venta, los productos
vendidos y los puntos de venta donde se realiz.
INVRPT: REPORTE DE INVENTARIO. Permite al socio de negocios informar sobre las
existencias disponibles en determinado lugar y momento.
El reporte de inventarios es un documento electrnico que le permite al cliente informarle a
cada uno de sus proveedores los niveles de inventarios de cada uno de sus productos (en
moneda y cantidad) en cada uno de los puntos de venta y Cedis del cliente.
SLSRPT

CLIENTE

INVRPT

PROVEEDOR

MENSAJES DE TRANSPORTE
IFTMIN: INSTRUCCIONES DE TRANSPORTE. Este mensaje permite al proveedor solicitar el
transporte de mercancas.
IFTMBC: CONFIRMACION DE TRANSPORTE. Este mensaje permite al proveedor del
servicio de transporte confirmar si podr o no realizar el servicio.

IFTSTA: ESTATUS DE TRANSPORTE. Se utiliza para transmitir informacin sobre el estado


de la carga.

INSDES: INSTRUCCIONES DE TRANSPORTE. Este mensaje permite solicitar a un operador


logstico el despacho de la mercanca.

MENSAJES DE TRANSPORTE

IFTMIN

INDUSTRIAL O
GENERADOR DE
CARGA

IFTSTA

EMPRESA DE
TRANSPORTE

IFTSTA

INSDES

OPERADOR
LOGSTICO

IFTMBC

CLIENTE O
DESTINATARIO

MENSAJES FINANCIEROS
CREMUL: AVISO CRDITO. Enviado por una institucin financiera a su cliente, con el fin de
informarle que le fue acreditada cierta cantidad de dinero
FINPAY: TRANSFERENCIA DE FONDOS. Intercambiado entre dos instituciones financieras,
con el fin de informar las fechas y las cantidades de dinero transferidas entre dos cuentas
bancarias.
PAYMUL: PAGO MLTIPLE. Puede ser enviado por una empresa para realizar varios pagos a
sus proveedores.
PROVEEDOR
CLIENTE

PAYMUL

CREMUL

PROVEEDOR

ENTIDAD
FINANCIERA

FINPAY

ENTIDAD
FINANCIERA

AVISO DE DESPACHO
Qu es?
Documento EDI, donde un
Proveedor
con
entrega
certificada
notifica
el
Despacho de un pedido
realizado por la Cadena.

Entrega Certificada: Consta


de
cuatro
etapas
de
verificacin, cada una con un
nivel
de
revisin
de
mercancas ms pequeo.
Este proceso puede tomar
alrededor de 4.5 meses para
ser implementado

Disminuye los tiempos y errores en la legalizacin


de la Mercanca por parte del cliente.
Beneficios

Disponer mas oportunamente de la mercanca en el


punto de venta.
Disminuir los errores de cartera.

Fase 1: Inspeccin al 100%


Reduccin
Tiempos de
Recepcin

Fase 2: Inspeccin aprox. 12%


Fase 3: Inspeccin al 7%
Fase 4: Inspeccin ocasional al 100%

AVISO DE DESPACHO

Requerimientos del Aviso de Despacho


Alineacin de Bases de datos.

Proveedor

Generacin de codigos EAN 128, serial


code container shipping en la generacin
de Pallets o empaques mixtos.
Desarrollo de Software que genere el
documento EDI a la cadena antes del
ingreso de los productos al Centro de
Distribucin.
Correspondencia entre la informacin del
Aviso de Despacho, Factura y la Orden de
Compra.

Colaboracin

Cliente

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