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Dossier Presupuestos

BENEFICIOS
de la implantacin de un
MODELO PRESUPUESTARIO
Un modelo de presupuestacin debe de ser considerado, no slo
como un sistema para la centralizacin de la informacin, sino como
una herramienta de simulacin estratgica, que permita la
reevaluacin continua de las decisiones tomadas. Para ello, las
tecnologas de la informacin estn facilitando la gestin en los
departamentos financieros y contables. Sepa cules son las ventajas
de su implantacin

, James Gauthier
Consultor de Longview Solutions

Ficha Tcnica
AUTOR: Gauthier,

James

TTULO: Beneficios de la implantacin de

un modelo presupuestario
FUENTE: Estrategia

Financiera, n 221.
Octubre 2005.

LOCALIZADOR: 90

/ 2005

N 221 Octubre 2005

Las tecnologas Corporate Performance Management (CPM) constituyen, hoy

por hoy, un valioso apoyo a la toma de decisin y, en particular, a la realizacin del presupuesto.
Implementar un sistema presupuestario permite agilizar una tarea demasiadas veces vista
como laboriosa, pero, sobre todo, ser el punto de partida de mejoras estratgicas en la compaa.

RESUMEN:

DESCRIPTORES: Dossier presupuestos, Corporate Performance Management (CPM). Business

Performance Managment (BPM), Enterprise Performance Managment (EPM), gestin del cambio, modelo de negocio, forecast, control de gestin,

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Beneficios de la implantacin de un
modelo presupuestario

as tecnologas de la informacin
permiten cada vez ms facilitar
las tareas de gestin y la toma de
decisiones de los distintos departamentos de
una compaa y, en particular, de los departamentos econmico-financieros.
Este conjunto tecnolgico se ha agrupado en los ltimos aos en el concepto de
CPM/BPM/EPM, segn los gustos de las
grandes consultoras y de los fabricantes de
sofware (Corporate Performance Managment, Business Performance Managment, Enterprise Performance Managment, etctera).
Las ventajas inmediatas de la puesta en
marcha de este tipo de sistemas en la empresa
son conocidas:

Industrializacin de los procesos

Muchas compaas sufren, hoy por hoy,
una falta de homogeneidad de la informacin.
Los procesos manuales necesarios para recopilarla, consolidarla y analizarla son pesados.
Muchos departamentos de Control de Gestin
se han transformado en centros de expertise
en Excel y Access, realizando grandes esfuerzos cotidianos para unificar informacin con
formatos variados.
Las dificultades encontradas para el seguimiento del dato real (reporting) se amplifica al tratarse de dato presupuestario: cada
departamento genera su estimacin segn
una estructura propia, en un formato propio;
se multiplican las versiones durante el ciclo
presupuestario, lo cual multiplica an la dificultad de control, etctera.
La primera gran aportacin de las tecnologas CPM es, por lo tanto, la de racionalizar y
centralizar la informacin:

Se eliminan los intercambios de ficheros y

todo el mundo dispone de una informacin comn.
La base de datos se encarga de realizar

Grfico

Fiabilidad de la informacin
Otro beneficio inmediato de un sistema
presupuestario integrado es la fiabilidad de la
informacin manejada.
Todo el mundo utiliza una versin del presupuesto integrada, y la puede analizar contra
la informacin real de la compaa.
Ahorramos aqu largas reuniones improductivas dedicadas a justificar el origen y la
calidad del dato analizado/propuesto, antes de
centrarse en el porqu de la informacin finalmente verificada.
Obtenemos, finalmente, un sistema centralizado donde la compaa en su globalidad
dispone, de forma transparente (respetando
obviamente los criterios de confidencialidad a
aplicar), de una informacin fiable y coherente.
Logrados estos beneficios inmediatos,
las soluciones software ayudarn luego a generar el presupuesto gracias a funcionalidades de ayuda a la simulacin, en base a unos
indicadores precisos. Se agilizan los ciclos de
decisin y se inicia un ciclo virtuoso de anlisis/simulacin/toma de decisin.
Pero los beneficios de la implantacin de
un sistema presupuestario van mucho ms
all de las ventajas tecnolgicas aportadas.
Una implantacin de este tipo es una
oportunidad nica dentro de una compaa
para realizar un proyecto estructurado, que
nos va permitir analizar y mejorar los procesos
de la compaa.

Anlisis

Marcar objetivos

CPM

Previsin

Monitorizar

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una serie de clculos automatizados

(consolidacin, cambios de moneda,
clculo del dato mensual/acumulado,
aplicacin de eliminaciones intercompaa, etctera), ahorrando as al controller una gran cantidad de horas dedicadas a tareas sin valor aadido de
negocio.
Esta informacin de reporting es la base
comn a la generacin de un dato presupuestario, a su vez centralizado y definido
segn una estructura entendible por cada
uno.

Estrategia Financiera

Plan

Consolidar

El modelo de negocio
Crear un sistema de presupuesto de ventas, sea cual sea la solucin tecnolgica que
se elija, empieza simplemente en coger un lpiz y un papel, y establecer cules son las
magnitudes que definen nuestra estrategia de
venta. A estos efectos, uno de los mayores
errores que se cometen en proyectos de implantacin es el de limitarse a coger lo que
hoy hacen nuestras hojas Excel para sacar el
presupuesto e intentar plasmarlo en una herramienta ms potente, perdiendo la oportunidad de volver a preguntarse por qu lo
hacamos as hasta ahora.

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Dossier Presupuestos
Beneficios de la implantacin de un
modelo presupuestario

Qu estrategia puedo definir para conseguir el mayor Margen Bruto? Cmo se relacionan mis volmenes de venta, mi poltica
de precios y descuentos y mis costes de produccin? Y mis costes de venta?
No podremos definir un diagrama claro
de cmo calcular nuestro plan de ventas sin
responder a estas preguntas.
Los procesos de funcionamiento internos
La definicin de un proceso presupuestario de compaa es tambin una oportunidad
para volver a analizar los flujos de informacin y de decisin dentro de cada departamento, y entre departamentos.
Cul es hoy el flujo colaborativo entre los
departamentos de ventas, produccin, logstica (gestin de stocks), transporte, recursos
humanos, etctera. Qu respuesta puede dar a
un incremento de ventas la capacidad de produccin de la empresa, en trminos de:

presupuestario es un proyecto estructurante

para la compaa, y debe estar acompaado
por un proyecto de Gestin del Cambio liderado por la direccin de la misma.
Las reticencias que se pueden encontrar
entre los usuarios son diversas:

Capacidad de reaccin y adaptacin del

volumen de produccin,
Influencia sobre los costes de produccin,
Poltica de stockage de materias primas y
producto terminado,
Flexibilizacin en el tiempo de trabajo de
los recursos humanos.

La puesta en marcha del modelo presupuestario, en su fase de diseo, va a permitir

un anlisis profundo de la situacin actual, y
la definicin de las preguntas a las que poder
responder gracias a una buena herramienta
de simulacin:

Si nos dotamos de una gran capacidad de

almacenamiento para darnos capacidad de
repuesta a la venta, qu riesgo incurrimos
en flujos de caja para qu beneficios?
Cul sera el beneficio de una revisin de
la poltica de contratacin de personal
temporal?
Qu amplitud de reactividad a la venta podemos considerar como necesaria al modelo
de negocio sin perjuicios para los beneficios?
(Cundo decir no a un pedido por falta
de capacidad de produccin?)

Poner en marcha las herramientas que

nos ayudarn a contestar estas preguntas
constituye un reto tecnolgico (diseemos un
modelo adecuado, con una solucin lo suficientemente flexible para dar las respuestas),
pero tambin un reto organizativo, donde
transparencia, colaboracin y reestructuracin
de los procesos de decisin son aspectos que
pueden revolucionar algunas organizaciones.
La infravaloracin de estos aspectos constituye otro riesgo a y gestionar: un proyecto

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Primero, porque pueden, simplemente,

suponer un salto tecnolgico para ellos
que hay que preparar. No se adapta con la
misma facilidad a una nueva solucin
software un usuario jefe comercial o un
director de transportes que un controller
acostumbrado a manejar Excel, Access y
muchas veces sistemas datawarehouse o
EIS, ya en uso dentro de la compaa. Es
por tanto necesario tener planificado un
plan de formacin adecuado a cada perfil.
Segundo, porque una herramienta presupuestaria puede ser vista por algunos
como un gran hermano que viene a poner a la luz informacin antes no compartida (pueden cambiar los pesos del poder del conocimiento).
Debe realizarse un esfuerzo particular de
comunicacin para mostrar a todos que
este tipo de sistemas, si obliga a ms
transparencia y argumentacin de las
propuestas, tambin da una capacidad de
anlisis profunda que puede mostrar justificaciones de propuestas complejas: No
te vamos a aprobar automticamente un
aumento del 5% de los gastos fijos porque presupuestas un 6% de ventas,
pero tambin puedes demostrar que necesitas una inversin mayor en personal
para cumplir tus objetivos, en base a mtricas precisas, que no hubieras podido
presentar sin la nueva herramienta.
Por fin, un sistema presupuestario flexible permitir huir de sistemas de gestin
propuesta/consumo, donde se realiza un
proceso de planificacin anual, y luego se
aprueban automticamente durante el
ejercicio los gastos simplemente por ser
presupuestados.
Un sistema de este tipo debe permitir realizar reestimaciones (forecast), rpidas o
profundas, a lo largo del ao. Ser una
herramienta de simulacin continua, de
reevaluacin y reconsideracin de las decisiones tomadas, para ajustarse lo ms
posible a la estrategia del momento ( y
no a la estrategia de hace seis meses).

En este sentido, podemos decir que un

modelo de presupuestacin debe de ser considerado como una herramienta de decisin y
simulacin estratgica, mucho ms all del sistema centralizado que solventa las dificultades de compartimiento de la informacin. 9

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