Descripcin de Cargos

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CUESTIONARIO DE DESCRIPCIN DE CARGOS

El siguiente cuestionario tiene por objeto obtener informacin relevante acerca del cargo que usted
ocupa. El mismo servir de base para la elaboracin del Manual de Descripcin de Cargo de la
Empresa sobre la base de la Metodologa Hay.
No se trata de una evaluacin de desempeo, sino de una breve descripcin del cargo que usted
ocupa con sus caractersticas actuales y no futuras.
Se pretende conocer el Qu, Cmo y Por qu de su cargo.
Trabajaremos con usted conjuntamente y el cuestionario debe ser completado basndose en la
comprensin que tenga de cules son las responsabilidades de su cargo. Debe leer todo el
cuestionario antes de completarlo, por favor responderlo en orden, de manera cuidadosa y detallada
posible.
Toda duda, podr consultarla a la persona de RRHH seleccionada para este fin (Nancy Useche /
Audra Alvarez).

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1.- IDENTIFICACIN DEL CARGO

Esta informacin se requiere para ubicar su cargo dentro del contexto de la empresa. Es preciso
determinar la Direccin, Gerencia y/o Departamento a la cual pertenece.
TITULO DEL CARGO: Secretaria de la Direccin de Finanzas
OCUPANTE:

Leidy Navarro

DIRECCIN:

Administracin y Finanzas

GERENCIA/DPTO.:
Direccin de Administracin y Finanzas
Gerencia de Compras
2.- UBICACIN ADMINISTRATIVA
En esta seccin le pedimos establecer la relacin del cargo en cuanto a los siguientes puntos:

Cargos de los Supervisores directos o indirectos.

Cargos que le reportan directamente.

Coloque los parmetros que a continuacin se piden:

Ilio Ulivi y
Gonzalo Ulivi
Supervisor
Inmediato

Roberto Jurez
Leidy Navarro

Sus
Subordinados

Cargo al que le reporta su Supervisor

Inmediato:
Co-Gerentes Generales

Cargo del Supervisor Inmediato:

Director de Administracin y Fin.

Cargos que le reportan a usted

directamente:

Cargos que le reportan a usted

Indirectamente:

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OBSERVACIONES:

RESPONSABLE DE RRHH:
REVISADO POR:

FECHA: 05/04/2004.

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3.- PROPSITO GENERAL DEL CARGO

Misin del cargo. Es un enunciado breve que describe la razn de ser del cargo, su contribucin a
los objetivos de la empresa. No es una lista detallada de las actividades realizadas. Piense en
trminos de los procesos ms importantes del cargo y de las funciones bsicas que usted ejecuta. Es
til pensar tambin en los resultados globales que el cargo debe lograr, y los medios claves que
utiliza para alcanzar stos.
El propsito general debe responder a las siguientes preguntas:

Para qu est el cargo?

Cul es el principal proceso o procesos que lo conforman?
Qu resultados se esperan de l?
Cul es el principal producto que ofrece su puesto a la Organizacin?

Para elaborar el Propsito General, usted debe incluir los siguientes elementos:
ACCIN FUNCIN RESULTADO GUA DE ACCIN
ACCIN: Es la forma como acta el Cargo. Son los verbos que dan accin.
FUNCIN: Es aquella rea sobre la cual recae la accin.
RESULTADOS: Son el producto obtenido, lo que obtenemos cuando la FUNCIN es realizada.
GUA DE ACCIN: Es la pauta de Accin que orienta la FUNCIN del cargo, delimita las acciones.
Ejemplo:
Planificar, Dirigir y Controlar la gestin de ventas en las distintas regiones del pas, a
fin de garantizar la oportuna y eficaz aplicacin de las polticas de atencin y servicio
al cliente de acuerdo con lineamientos de la Gerencia Nacional de Ventas.
Asistir a la Direccin de Finanzas en la realizacin de todas sus actividades rutinarias

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4.- PRINCIPALES FINALIDADES DEL CARGO

Son enunciados breves, numerados, que expresan los resultados finales ms importantes por los
cuales el cargo responde. Se elaboran para hacer especfico el Propsito General, lo desarrollan; al
leer las Principales Finalidades del Cargo, usted podr darse cuenta que por medio de ellas ste es
logrado. Se busca agrupar deberes y responsabilidades especficas en categoras generales. No
haga nfasis de las actividades y deberes que normalmente realiza.
Para elaborar las principales finalidades del cargo, usted debe incluir los mismos elementos como el
propsito general:
ACCIN FUNCIN - RESULTADO
Por lo general un cargo tiene de 4 a 6 principales finalidades, con excepcin de cargos muy
operativos que normalmente tienen una sola y esta coincide con la Misin o Propsito General.
La estructura interna de cada finalidad es la siguiente:
a.- Verbo de Accin (como incide el cargo): Dirigir, supervisar
b.- Funcin (Sobre qu incide)
c. Resultado final (para qu, para lograr qu).
No debe hacer una relacin de las actividades, o tareas individuales o pasos que se deban dar para
obtener el resultado final, nicamente haga nfasis en los resultados y sobre que funcin acta para
lograrlos.
Ejemplo:
Dirigir y Controlar los diferentes planes de comercializacin y promocin a fin de asegurar el
volumen anual establecido.
Las principales finalidades de su cargo son:
1.Controlar y archivar toda la documentacin y correspondencias enviadas y recibidas en la
Direccin de Administracin y Finanzas
2.-

Realizar y recibir las llamadas telefnicas de la Direccin de Administracin y Finanzas

3.4.5.-

Llevar agenda de mesas de trabajo de polticas y procedimientos

Corregir la redaccin de los borradores de polticas y procedimientos.
Archivar y enumerar las polticas y procedimientos.

6.-

Controlar las agendas de las reuniones de la Direccin de Administracin y Finanzas.

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5.- ACTIVIDADES PRINCIPALES:

Refleje aqu las actividades ms importantes que usted desarrolla, para lograr el resultado sealado
en cada finalidad. Del mismo modo debe indicar aquellas que deben ser comprobadas por su
supervisor.
Cada actividad debe venir expresada en una sola lnea y el nmero total de ellas no debe exceder de
15.
Ejemplo:
1.- Tramitar inclusiones, exclusiones y reclamos de las plizas ejecutivos.
2.- Llevar inventario, solicitar y guardar material de oficina.
Escrbalas en orden de importancia.
1.Tipear, corregir , asignar la numeracin, y distribuir las politicas y procedimientos
administrativos elaborados en la Direccin de Administracin y Finanzas
2.-

Tipear y distribuir las confirmaciones de auditoria

3.-

Recibir, clasificar, y archivar la correspondencia de la Direccin de Administracin y Finanzas.

4.-

Coordinar las agendas de reuniones de la Direccin de Administracin y Finanzas.

5.Tipear, corregir y distribuir las comunicaciones de la Direccin de Administracin y Finanzas

con el resto de la compaa.
6.Tipear, corregir y distribuir las comunicaciones de la Direccin de Administracin y Finanzas
con proveedores, clientes, entes gubernamentales, entes reguladores, etc.
7.Fotocopiar y distribuir toda la informacin financiera y de otra naturaleza a distribuir por parte
de la Direccin de Administracin y Finanzas.
8.9.-

Distribuir la correspondencia de los empleados de la Direccin de Administracin y Finanzas.

Asistir a los coordinadores de las mesas de trabajo del Proyecto Cambios de pelcula

12.13.14.15.Descripcin de Cargos

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6.- RESPONSABILIDADES
En esta seccin se incluyen las cifras relevantes que permiten conocer el alcance, impacto o efecto
evidente de su cargo en la organizacin.
En su cargo existen, seguramente algunas variables econmicas a las que el mismo afecta de una
forma clara y ms o menos directa. Refleje el concepto de estas dimensiones indicando su monto en
millones referidos a un ao (Bs./ao).
Si usted no dispone de estos datos, consulte a su supervisor.
a.- Responsabilidad en Bolvares: Variables sobre las cuales el cargo tiene una responsabilidad
directa o indirecta. Tales dimensiones pueden referirse a: Presupuesto del rea, Presupuesto de
Gastos, Presupuesto de Produccin, Volumen de ventas, etc.
Concepto

Bs./ Ao

b.- Equipos y Materiales:

Computadoras
Calculadoras

c.- Informacin Confidencial.

Costos
Auditorias

Proveedores
Clientes

Confidenciales
Confidenciales
Confidenciales
Confidenciales

d.- Reportes

e.- Responsabilidades de Personal: Especifique el nmero de obreros, empleados profesionales,

tcnicos, etc., que estn bajo su supervisin directa.

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Obreros
Tcnicos
Profesionales
Otros
7.- NATURALEZA Y ALCANCE
Esta es una seccin narrativa, que comunica en que consiste el cargo; cmo cuadra en el esquema
total de la organizacin, cmo se relaciona con posiciones superiores y subordinadas, otros roles
significativos que el cargo desempea en la organizacin. (*)
A continuacin encontrar cada uno de los aspectos que deben ser tratados.
1.- Entorno:

2.-Relaciones: Seale con cuales cargos dentro o fuera de la empresa (otras empresas, organismos
gubernamentales, gremios) se relaciona mayormente el cargo y que tipo de relacin mantiene.
Internamente:
Todos los Departamentos
Dir. De Admn. y Finanzas

Externamente:
Proveedores

Con quin?, Para qu?

Intercambio de correspondencia
Informacin

Con quin?, Para qu?

Intercambio de correspondencia

Clientes
Auditores
Abogados

(*) En esta seccin se pretende conocer aspectos tales como: mercados en los cuales trabaja,
cantidad y complejidad de los productos que maneja, ejercicio en otros roles adems de la funcin
principal.

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4.- Conocimientos: Exprese en trminos de conocimientos tcnicos y habilidades gerenciales los

requerimientos del cargo. Qu tipo de conocimiento y experiencias sobre aspectos tcnicos y
especializados son necesarios para hacer el trabajo? Cules son los requerimientos del cargo?.
Manejo avanzado de las aplicaciones de Microsoft Office, Word, Power Point, Excel, Outlook y
Access. Experiencia secretarial en el rea de administracin y finanzas. Estudiante universitario de
administracin y finanzas. Conocimientos de Ingles. Proactivo y orientado al cliente.

Es importante que no se limite a contestar esta pregunta en trminos del grado acadmico y aos de
experiencia, debe ser ms explcito en los requerimientos del cargo.
5.- Autoridad y Autonoma: Seale la naturaleza y la fuente de los controles que gobiernan su
libertad para actuar y que orientan su desempeo, tales como: polticas, objetivos, metas,
procedimientos, instrucciones, normas, etc. Asimismo, indique com es su forma de reporte: informes,
reuniones; formal, informal; verbal, escrito. Hablado

con Luisabel

6.- Condiciones del Cargo:

Normalmente se desarrolla en oficinas pero eventualmente podra visitar los cines y los
almacenes.
7.- Condiciones Fsicas y Ambientales:
Ambiente de oficina con telfono directo y computadora. Comunicacin electrnica,
8.- Jornada de Trabajo:
8 horas diarias de lunes a viernes

9.- Competencias Requeridas (RRHH)

Gracias por su colaboracin.!

POR:
RECURSOS HUMANOS
NOMBRE
Y FIRMA
FECHA

REVISADO POR:
SUPERVISOR INMEDIATO

APROBADO POR:
GERENTE/JEFE DPTO.