Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
ISSN: 1317-0570
wileidys.artigas@urbe.edu
Universidad Privada Dr. Rafael Belloso Chacn
Venezuela
Borjas, Carlos
La administracin de compras en las empresas distribuidoras de combustible de Maracaibo
Telos, vol. 9, nm. 1, 2007, pp. 70-79
Universidad Privada Dr. Rafael Belloso Chacn
Maracaibo, Venezuela
Resumen
Este trabajo estudia la administracin de compras en las empresas distribuidoras de combustible de Maracaibo a travs de una metodologa descriptiva, siendo los
resultados producto del anlisis de la informacin recabada por medio de la aplicacin de un cuestionario a los responsables de compras de las diez empresas que constituyen la poblacin, junto con la observacin directa, entrevistas al personal y el anlisis documental. La investigacin evidenci una desorganizacin general en el proceso de administracin de compras, con predominio del ensayo y error como mtodo de trabajo; todo esto enmarcado dentro de patrones de comunicacin informal
que distan de contribuir con la bsqueda de la eficiencia organizacional.
Palabras clave: Administracin, compras, combustible, eficiencia.
Abstract
This paper studies purchase management in the oil distributing companies
of Maracaibo using a descriptive methodology. Results are the product of
analyzing the information collected by applying a questionnaire to personnel in
charge of purchasing at the ten companies constituting the population, along
with direct observation, personnel interviews and documentary analysis.
Research revealed a general disorganization in the purchase management
Recibido: Mayo 2006 Aceptado: Febrero 2007
70
1. Introduccin
Hoy da, las organizaciones modernas han asumido la planificacin de las
compras de materiales y suministros con suma importancia, puesto que tal funcin administrativa se caracteriza por disponer de escasos recursos financieros
para efectuar las adquisiciones, y por la necesidad de fijar un determinado orden
de prioridades para la utilizacin de los mismos (Mercado, S., 2002).
Esta situacin no es ajena al conjunto de empresas distribuidoras de combustible de la ciudad de Maracaibo; en aos recientes, dichas organizaciones han
presentado situaciones de inconsistencia en el cumplimiento de sus obligaciones
con terceros y de deficiencias de tipo operacional. Aun cuando la realidad venezolana ha conducido a estas empresas por rumbos imprevistos en el sentido econmico y social, se observan intentos por optimizar las reas administrativas y contables, canalizando los esfuerzos y recursos disponibles hacia un camino de mejoras que se persiguen mediante la introduccin sistemtica de herramientas de ndole gerencial.
Atendiendo a esto, la existencia de sistemas y procedimientos administrativo-contables reviste una singular importancia para dichas organizaciones, al permitirles mantener registrada de manera ordenada la informacin requerida para
la toma de decisiones acertadas, y por ende, la conduccin ptima de sus negocios. De manera similar, los procedimientos adecuados en administracin de
compras constituyen un proceso importante dentro de la gerencia de estas organizaciones, pues el no contar con estos procedimientos garantes de una mayor eficiencia, ajustados a sus necesidades y a las exigencias de los proveedores, puede
conllevar al incremento en los costos, ineficiencia en los pagos, retraso en la gestin y prdida de credibilidad en el mercado.
Por lo anterior, se justifica el desarrollo del presente estudio, orientado a
analizar la administracin de compras en las empresas distribuidoras de combustible de Maracaibo, a travs de un enfoque descriptivo, pues como lo plantea Salazar, L. (1999), este tipo de investigacin implica la observacin del fenmeno en
su ambiente y los datos de inters requeridos para el estudio se recogen en forma
directa de la realidad bajo la responsabilidad de quien hace la investigacin; estos
datos directos de la experiencia emprica permiten estudiar problemas cuyo anlisis sistemtico conduce a la descripcin del fenmeno objeto de estudio. Hernndez, R. et al. (2003:117) confirman lo anterior al expresar que los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las caractersticas, y los perfiles importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenmeno que se
someta a un anlisis.
71
76
6. Conclusiones
Las empresas estudiadas demostraron desorganizacin general en el proceso de administracin de compras, a pesar de la voluntad de las mismas de hacer las
cosas de forma correcta, lo cual induce a pensar que estableciendo procedimientos sustentados y difundidos apropiadamente en dichas empresas, se garantizara
la disminucin sustancial del problema y el desarrollo de sistemas de compras rpidos, confiables y seguros.
Al respecto, podramos sintetizar los resultados de la investigacin al establecer que en las organizaciones estudiadas, como conjunto:
No se cuenta con sistemas apropiados de registro de las obligaciones con
terceros.
No se efectan anlisis de vencimientos, incidiendo en notables retrasos en
el cumplimiento de los pagos a proveedores, conllevando a la prdida tanto
de descuentos por pronto pago, como de credibilidad en el mercado, y al
pago de intereses de mora.
No existen reglamentos o procedimientos documentados del proceso, generando un desconocimiento pleno por parte del personal de las prcticas adecuadas; la carencia de dicha documentacin favorece la influencia del criterio
propio y el aprendizaje por ensayo y error de las actividades a ejecutar.
No se observa una planificacin de las compras.
Prevalece la duplicidad de las tareas.
Se carece de controles rigurosos en las etapas administrativas y contables del
sistema de compras.
Se aprecia una aversin por parte de la gerencia al considerar recurrir a la
automatizacin del proceso por medio de sistemas computarizados existentes en el mercado; revelando la persistencia de viejos paradigmas y una cultura organizacional resistente al cambio.
Los resultados obtenidos permiten afirmar la necesidad de implementar
manuales de procedimientos en estas empresas que abarquen la totalidad del proceso, considerando el factor humano, a fin de garantizar la optimizacin de las actividades en pro de disminuir los tiempos de ejecucin sin afectar la operatividad
de las mismas. De igual forma, reestructurar la organizacin vinculada con la administracin de compras, al igual que los puestos clave, para que stos sean ocupados por personas capaces de controlar la ejecucin de los procedimientos.
Se considera pertinente la actualizacin y reclasificacin de los diversos proveedores y contratistas a fin de procurar una base de datos fidedigna, a fin que los
pagos puedan realizarse a tiempo y respetando las condiciones de los respectivos
78
Referencias Bibliogrficas
Brigham, E., y Houston, J. (2006). Fundamentos de Administracin Financiera. Editorial Thomson, Dcima Edicin, Ciudad de Mxico.
Catcora, F. (1997). Sistemas y Procedimientos Contables. Editorial McGraw-Hill, Bogot.
Del Ro, C. (2002). Adquisiciones y Abastecimiento. Editorial Thomson, Ciudad de Mxico.
Gitman, L. (2003). Administracin Financiera Bsica. Editorial Prentice Hall,
Ciudad de Mxico.
Gmez, J., y Magdalena, F. (1999). Sistemas Administrativos: Estructura y
Procesos. Ediciones Macchi, Buenos Aires.
Gmez Ceja, G. (2001). Sistemas Administrativos: Anlisis y Diseo. Editorial McGraw-Hill, Ciudad de Mxico.
Hernndez, R., et al. (2003). Metodologa de la Investigacin. Editorial
McGraw-Hill, Tercera Edicin, Ciudad de Mxico.
Leenders, M., et al. (2005). Administracin de Compras y Materiales. Editorial Continental, Undcima Edicin, Ciudad de Mxico.
Mndez, C. (2001). Metodologa: Diseo y Desarrollo del Proceso de Investigacin. Editorial McGraw-Hill, Tercera Edicin, Bogot.
Mercado, S. (2002). Compras: Principios y Aplicaciones. Editorial Limusa,
Cuarta Edicin, Ciudad de Mxico.
Montoya, A. (2004). Conceptos Modernos de Administracin de Compras.
Editorial McGraw-Hill, Ciudad de Mxico.
Moyer, R., et al. (2005). Administracin Financiera Contempornea. Editorial Thomson, Novena Edicin, Ciudad de Mxico.
Rodrguez, J. (2002). Administracin de Pequeas y Medianas Empresas.
Editorial Thomson, Ciudad de Mxico.
Rosemberg, J. (1999). Diccionario de Administracin y Finanzas. Editorial
Ocano/Centrum, Barcelona.
Salazar, L. (1999). Trabajo de Grado: Gua de Estudio. Publicaciones de la
Universidad Nacional Abierta, Caracas.
79