Importar datos desde Access

Microsoft Access es un software de base de datos muy utilizado y puedes encontrarte

en alguna ocasin con la necesidad de importar datos desde Access hacia Excel lo
cual es una tarea muy sencilla.
Importar una base de datos Access a Excel
No necesitas conocer mucho sobre Access ya que Excel ha simplificado grandemente
este proceso para los usuarios. Lo primero que debemos hacer es ir a la ficha Datos y
pulsar el botn Desde Access.

Este comando mostrar el cuadro de dialogo Seleccionar archivos de origen de

datos en donde debers especificar el archivo Access que deseas abrir:

De inmediato Excel mostrar otro cuadro de dilogo que enlistar las tablas
contenidas en el archivo Access.

Una tabla es el lugar en donde se almacenan los datos en Access. Podramos pensar
que una tabla de Access es similar a una hoja de Excel porque tambin est formada
por columnas y filas. Y aunque el concepto de tabla es un poco ms avanzado que
una hoja de Excel, es suficiente la comparacin por ahora para saber que ah se
encuentra almacenada la informacin de Access. Una vez seleccionada la tabla de
Access que deseamos importar debemos pulsar el botn Aceptar y ahora Excel nos
preguntar por algunas configuraciones de importacin:

En primer lugar podemos elegir traer los datos desde Access como una Tabla de datos
o tambin como un Informe de tabla dinmica. As mismo podemos especificar la celda
de nuestra hoja donde queremos que se inserten los datos o simplemente especificar
que se inserten en una nueva hoja. Al pulsar el botn Aceptar Excel realizar la
importacin de los datos.

La informacin de la tabla de Access ser mostrada dentro de la hoja de Excel en el

mismo orden en que aparecen los datos en la tabla.

Importar datos de Excel a Access

Es difcil pensar en capturar manualmente todos los registros de una tabla de Access
as que la herramienta nos provee de varios comandos para importar datos. En esta
ocasin nos enfocaremos especialmente en cmo importar datos de Excel a
Access de una manera sencilla. A continuacin describir este proceso de importacin
de datos.
Dos opciones para importar datos
Lo primero que debemos hacer antes de iniciar con la importacin de datos a Access
es decidir si haremos la importacin hacia una nueva tabla o hacia una tabla ya
existente de Access. En caso de que la importacin se realice a una nueva tabla,
Access intentar asignar el tipo de datos adecuado para cada campo pero ser
necesario realizar una revisin posterior para asegurarnos de que Access haya
asignado los tipos de datos adecuados en cada campo.
La otra opcin es crear una tabla anticipadamente de manera que la importacin se
haga directamente a ella. De esta manera podremos definir los campos apropiados y
el tipo de dato adecuado para recibir la informacin proveniente de Excel.

De manera personal prefiero utilizar el primer mtodo y dejar que Access cree una
nueva tabla y posteriormente realizar las adecuaciones pertinentes, pero puedes elegir
cualquiera de estos dos mtodos. En este artculo seguiremos la opcin de crear una
nueva tabla.
Importar una hoja de Excel a Access
El proceso de importacin de datos en Access se realiza a travs de un Asistente el
cual nos llevar de la mano para importar los datos. Debes ir a la ficha Datos externos
y pulsar el comando Excel.

Este botn mostrar la primera pantalla del Asistente la cual nos permitir especificar
el archivo de Excel que contiene la informacin. Solamente debemos pulsar el botn
Examinar para localizar el libro de Excel adecuado.

Adicionalmente debemos especificar el lugar donde se almacenarn los datos. La

primera opcin crear una nueva tabla que contendr los datos importados. Si por el
contrario deseas importar los datos a una tabla ya existente debes elegir la segunda
opcin la cual mostrar una lista de las tablas existentes de manera que puedas elegir.
Elegir la opcin de crear una nueva tabla y pulsar el botn Aceptar para avanzar al
segundo paso del Asistente.
Elegir la hoja de Excel a importar
El Asistente de importacin detectar las hojas existentes dentro del libro de Excel.

Solamente debemos asegurarnos de elegir la hoja adecuada antes de avanzar.

Adicionalmente podrs observar una muestra de los datos contenidos en la hoja
seleccionada. Cuando ests listo pulsa el botn Siguiente.
Encabezados de columna
El tercer paso es muy simple ya que solamente nos pregunta si los datos de la hoja de
Excel tienen un encabezado de columna.

En caso de que as sea solamente marca la caja de seleccin que indica que la
Primera fila contiene encabezados de columna. Pulsa el botn Siguiente para
continuar con el Asistente de importacin.
Detalle de cada campo
El siguiente paso nos dar la posibilidad de indicar el tipo de dato que contienen las
columnas de nuestro archivo Excel.

Si haces clic sobre cada columna podrs especificar el tipo de dato adecuado dentro
de la lista de opciones. La opcin Indexado nos permite indexar una columna. Una
columna indexada permite que la base de datos responda de una manera ms rpida.
Los ndices son un tema avanzado que trataremos ms adelante pero este paso del
Asistente nos permite indicar si un campo ser indexado o no al momento de
importarlo.
La otra opcin que tenemos en esta ventana es No importar el campo y en caso de
seleccionarlo se omitir dicha columna de la importacin. Una vez que hayas revisado
los campos de la hoja debes pulsar el botn Siguiente.
Definir una clave principal

El siguiente paso del Asistente nos permite establecer una clave principal para la
nueva tabla que ser creada en la importacin de datos. La primera opcin sugiere
Permitir a Access agregar la clave principal lo cual se traduce en una nueva columna
que contendr un identificador nico para cada registro de la tabla.

Si por el contrario, nuestra hoja de Excel ya contiene una clave principal definida,
podemos seleccionar la opcin Elegir clave principal para entonces seleccionar la
columna que contiene dicha clave. La ltima opcin nos deja avanzar sin especificar
una clave principal en la nueva tabla. Haz clic en Siguiente para ir al paso final.
Finalizar la importacin de datos a Access
El ltimo paso del Asistente nos permite asignar un nombre a la nueva tabla que se
crear en Access.

Para terminar con el proceso debes especificar el nombre de la tabla y hacer clic en el
botn Finalizar. Finalmente Access preguntar si deseas guardar los pasos de la
importacin que acabamos de realizar, lo cual es recomendable si repetirs
continuamente la exportacin. Al cerrar el Asistente podrs ver la nueva tabla creada
en Access con los datos importados desde Excel.

Convertir texto en tabla y copiarla a Excel

Seguramente has tenido uno de esos das en los que recibes datos para ser
analizados en Excel pero la informacin fue capturada en Word separando cada valor
por una coma. Hoy te mostrar uno de mis trucos favoritos para migrar esos datos a
Excel.

Supongamos que despus de hacer una encuesta, donde se pregunta la edad de las
personas, nos entregan la informacin de la siguiente manera:

Aunque podramos sentir el impulso de crear un archivo CSV y posteriormente

importar los datos a Excel, existe otra alternativa que podemos hacer en solo unos
cuantos pasos.

Convertir texto en tabla en Word

Para migrar fcilmente los datos a Excel podemos utilizar la funcionalidad de Word
conocida como Convertir texto en tabla. Comenzamos por seleccionar las lneas que
contienen los datos y posteriormente vamos a la ficha Insertar > Tabla y dentro del
men desplegable seleccionaremos la opcin Convertir texto en tabla.

Se mostrar el cuadro de dilogo Convertir texto en tabla donde tenemos varias

opciones para controlar la conversin de los datos.

En primer lugar debemos determinar el Nmero de columnas que tendr la tabla a

crear. Por lo general elegiremos una columna ya que deseamos los datos de manera
vertical. La opcin de Autoajuste es solo una preferencia y no tiene impacto alguno en
el resultado. Para la ltima opcin, Word detectar el carcter que divide los datos y
que es de suma importancia ya que los valores sern colocados en celdas diferentes
al hacer la separacin del texto utilizando dicho carcter delimitador. Si por alguna
razn Word no distingue el carcter utilizado en los datos, podemos seleccionar la
opcin Otro e indicar el carcter adecuado.

Al pulsar el botn Aceptar se crear una tabla de Word con los datos correctamente
ubicados en cada una de las celdas de la tabla.

Copiar los datos a Excel

Lo nico que resta hacer es copiar los datos a Excel y para hacerlo rpidamente
podemos hacer clic en el indicador de seleccin ubicado en la esquina superior
izquierda de la tabla y que se muestra al momento de hacer clic sobre cualquiera de
sus celdas.

Pulsamos la combinacin de teclas Ctrl + C para copiar la tabla y pegamos los datos
en nuestra hoja de Excel. Para no traernos el formato de la tabla de Word podemos
hacer clic derecho sobre la primera celda de nuestra hoja y seleccionamos la opcin
de pegado Coincidir con formato de destino:

Como resultado obtendremos los datos en cada una de las celdas de nuestra hoja,
listos para ser utilizados en Excel.

Importar archivos de texto

Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar informacin entre
diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los sistemas de las grandes empresas no
generaban archivos Excel sino archivos de texto.
Por esa razn Excel incorpor desde sus primeras versiones la funcionalidad de
importar archivos de texto de manera que se pudiera analizar dicha informacin dentro
de Excel. El da de hoy se sigue utilizando este tipo de archivos para intercambiar
informacin ya que son archivos muy ligeros a pesar de la gran cantidad de datos que
pueden llegar a contener.
Un archivo de texto que contiene informacin de una base de datos siempre hace uso
de algn carcter especial para separar la informacin perteneciente a cada columna.
Es precisamente ese carcter utilizado el que hace la diferencia entre un tipo de
archivo y otro. Por ejemplo, aquellos archivos en donde cada cambio de columna est
indicado por el signo de puntuacin , (coma) es conocido como archivo CSV por sus
siglas en ingls (Comma-Separated Values). Observa el siguiente ejemplo de un
archivo CSV:

La diferencia entre un archivo CSV y uno de texto es solamente el tipo de separador

utilizado. Un archivo de texto generalmente indica la separacin entre columnas
utilizando el tabulador:

Estos dos tipos de archivos son los ms comunes, pero podras encontrarte alguno
diferente que tal vez utilice el signo ; para separar las columnas, sin embargo
cualquier tipo de archivo de texto podr ser importado a Excel sin importar el caracter
separador utilizado.
Importar archivos de texto en Excel
Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y seleccionar el comando
Desde texto que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos. Esto abrir el

cuadro de dilogo Importar archivo de texto que permitir seleccionar el archivo a

importar.

Despus de seleccionar el archivo adecuado debes hacer clic en Importar. Eso

mostrar el primer paso del Asistente para importar texto. Este primer paso es
importante porque permite especificar el tipo de archivo a importar ya sea que utilice
algn carcter especfico como delimitador o que sea un archivo que utiliza un ancho
fijo de columna.

De igual manera en este paso se puede indicar a Excel que comience a importar a
partir de alguna fila especfica del archivo. Al hacer clic en el botn Siguiente, Excel
sugerir el tipo de separador que ha descubierto dentro del archivo a importar y
generalmente ser acertado en su sugerencia. Aun as recomiendo validar que dentro
de la vista previa efectivamente se muestra una separacin adecuada de los datos.

En caso de que Excel se haya equivocado solamente debers seleccionar el

separador adecuado de la lista o especificar algn otro si es necesario. Haz clic en
siguiente que nos llevar al ltimo paso que permite especificar el tipo de datos de
cada columna.

Solamente tienes 3 opciones: General, Texto y Fecha. Sugiero poner especial atencin
a las fechas de manera que despus de la importacin se facilite su manejo e
interpretacin dentro de Excel. Al hacer clic en el botn Finalizar, se preguntar por la
ubicacin dentro de la hoja de Excel donde se colocarn los datos importados.

Una vez indicada la celda destino debers hacer clic en el botn Aceptar y los datos
sern importados por Excel.

Importar datos con una consulta web

Una consulta web en Excel nos permite importar informacin publicada en un sitio
pblico de Internet hacia nuestra hoja de clculo. La consulta encontrar las tablas de
datos dentro de la pgina web indicada y nos permitir seleccionar aquella cuyos
datos deseamos importar a nuestra hoja de Excel.
En esta ocasin vamos a trabajar en un ejemplo bsico que nos dar una idea clara de
cmo operan las consultas web en Excel. Para empezar debemos seleccionar la hoja
donde queremos que se coloquen los datos y posteriormente ir a la ficha Datos y
pulsar el botn Desde Web que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos.

Consulta Web en Excel

De inmediato se abrir el cuadro de dilogo Nueva consulta web y ser aqu donde
deberemos colocar la direccin (URL) de la pgina Web que contiene los datos que
necesitamos importar. Debemos colocar dicha direccin en el cuadro de texto indicado
como Direccin. Para nuestro ejemplo colocar lo siguiente:
http://www.imdb.com/chart/top
Una vez ingresada la direccin debers pulsar la tecla Entrar o pulsar el botn Ir que
se encuentra justamente a la derecha del cuadro de texto. Esto har que se cargue la
pgina dentro de la ventana de la consulta web.
Si la ventana de la Consulta Web es muy pequea y no puedes visualizar
adecuadamente la pgina que se ha cargado, puedes aumentar el tamao de la
ventana al arrastrar la esquina inferior derecha hasta tener un tamao adecuado y
adems podrs utilizar las barras de desplazamiento horizontal y vertical para
desplazarte por la pgina Web.
En caso de que la pgina que hayas indicado contenga tablas de datos que pueden
ser importadas por Excel, observars unos pequeos conos amarillos en la esquina
superior izquierda de cada tabla.
Dichos iconos nos indican que Excel ha reconocido los datos y son candidatos a la
importacin. Por el contrario, si no observas ningn icono amarillo querr decir que
Excel no reconoce los datos en el formato publicado por la pgina Web y por lo tanto
no ser posible importarlos a Excel.
Una vez que hayas identificado la tabla de datos correcta, debers hacer clic sobre su
cono amarillo y observars que se tornar de color verde indicndonos que dicha
tabla ha sido seleccionada. Para hacer efectiva la importacin, debers pulsar el
botn Importar.

Inmediatamente se mostrar el cuadro de dilogo Importar datos que te preguntar por

la ubicacin de la hoja donde deseas colocar los datos. Una vez indicada la celda
adecuada debers hacer clic en Aceptar.

Excel comenzar a importar los datos y al terminar los desplegar dentro de la hoja
correspondiente.

Con esto hemos importado informacin contenida dentro de una pgina Web, pero eso
no es todo ya que podemos indicar a Excel que actualice los datos sin tener que volver
a visitar el sitio Web original.

Exportar datos de Excel a un archivo de texto

Los archivos de texto son uno de los mtodos de intercambio de datos ms populares
en la actualidad ya que pueden ser abiertos y consultados por diversas aplicaciones
en diferentes sistemas operativos como Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android, etc.
Los archivos de texto no dependen de ninguna herramienta de software especfica, ni
tienen problemas de compatibilidad entre versiones porque se han creado de la misma
manera por dcadas y por lo tanto cualquier herramienta de edicin de documentos
puede leer un archivo de texto. Por esta razn es muy probable que en ms de una
ocasin tengas la necesidad de exportar los datos de Excel a un archivo de texto de
manera que tus datos puedan ser integrados o analizados desde otro sistema de
informacin.
Formatos de archivo de texto

Existen dos formatos de archivo de texto que son ampliamente utilizados:

Archivos de texto delimitados por tabulaciones (TXT): Cada valor de la
columna est separado por el carcter de tabulacin. A simple vista tendrs la
impresin de que existen varios espacios en blanco entre cada columna, pero
en realidad es solo el carcter tabulador el que los separa.
Archivos de texto delimitados por comas (CSV): Cada campo en el archivo
de texto est separado por una coma. Este formato es tan conocido y utilizado
que es almacenado con su propia extensin de archivo .CSV aunque sigue
siendo un archivo de texto plano. Las siglas CSV provienen de su nombre en
ingls Comma-Separated Values.
A continuacin veremos lo simple que es crear cada uno de estos dos tipos de
archivos en Excel. La hoja de datos que exportaremos en nuestros ejemplos ser la
siguiente: