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CONTENIDO
PRESENTACIN.....................................................................................................4
1. EJECUCION METODOLOGCA..........................................................................6
1.1. Etapa 1. Compilacin de la informacin institucional....6
1.1.1. Anlisis e interpretacin de la informacin institucional.8
1.2. Etapa 2. Diagnstico.11
1.3. Etapa 3.Ejecucin del plan de trabajo archivstico...12
2. EVOLUCIN ADMINISTRATIVA DEL IDEA......................................................13
2.1. Identificacin del Fondo Acumulado IDEA.......................................................13
2.2. Reconstruccin de la historia institucional.14
2.2.1. Evolucin administrativa y organizacional del IDEA. 1964 2002.15
3. DIAGNSTICO INTEGRAL FONDO ACUMULADO IDEA................................28
3.1. Descripcin de los depsitos...........................................................................28
3.2. Estado de la documentacin............................................................................32
3.3. Nivel de organizacin.......................................................................................32
3.4. Unidades de almacenamiento.........................................................................33
3.5. Instrumentos de recuperacin de informacin.................................................35
3.6. Documentacin Fondo Documental Productora de Vinos Colombo Argentina
PROVICA Ltda...36
4. PLAN DE TRABAJO ARCHIVSTICO................................................................37
5. DESCRIPCIN DOCUMENTAL........................................................................41
6. VALORACIN DOCUMENTAL..........................................................................45
7. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS................................................46
8. APLICACIN DE LAS TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL..48
ANEXOS
Anexo 1. Formato de diagnstico Centro de Administracin Documental
IDEA.
Anexo 2. Identificacin de la entidad a la que pertenece el archivo.
Anexo 3. Aspectos archivsticos - Fondo Acumulado Idea.
Anexo 4. Otras reas de depsito (fuera del edificio).
PRESENTACIN
El Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA se cre mediante Ordenanza No.
13 del 31 de agosto de 1964 dada por la Asamblea Departamental de Antioquia,
como una entidad financiera de carcter departamental con personera jurdica y
patrimonio propio1. Desde entonces y hasta el ao 2005, cuando se aprobaron y
adoptaron las Tablas de Retencin Documental, los documentos producidos y
recibidos por la Entidad hace parte de su fondo acumulado, es decir del cmulo de
documentos reunidos sin criterios archivsticos de organizacin, segn como lo
define el Archivo General de la Nacin en su Manual de Organizacin de Fondos
Acumulados2.
Para el caso puntual del IDEA se debe precisar que, aunque en algunos
momentos se han empleado criterios de organizacin e identificacin de los
documentos, no se han seguido todos los lineamientos archivsticos, ni se han
aplicado de manera sistemtica. Es por esto, que la Entidad, consciente de sus
debilidades en materia de organizacin y administracin documental, decidi
disear e implementar las herramientas archivsticas que le permitan una
adecuada organizacin, consulta y conservacin de sus documentos. Cumpliendo
as con uno de los deberes fundamentales en materia de administracin
documental, como lo es hacer que los fondos documentales que se conservan
sean accesibles a todas las categoras de usuarios, sean consultados con agilidad
y se conserven correctamente.
Por lo anterior el IDEA procede a elaborar las Tablas de Valoracin Documental,
cumpliendo as con lo promulgado por el Archivo General de la Nacin a partir de
la Ley General de Archivos (594 de 2000), donde se establecen las reglas y
1
Departamento de Antioquia, Ordenanza No. 13, Medelln, agosto 31 de 1964. Por la cual se crea
el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA.
2
Archivo General de la Nacin, Manual de Organizacin Fondos Acumulados, Bogot, Archivo
General de la Nacin, 2006, p. 13.
Archivo General de la Nacin, Acuerdo No. 02, enero 23 de 2004. Por el cual se establecen los
lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados.
1. EJECUCIN METODOLGICA
Las Tablas de Valoracin Documental (TVD) son definidas por el Archivo General
de la Nacin como un "listado de series o asuntos a los cuales se les asigna tanto
el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposicin final"4.
Para la elaboracin de la propuesta de TVD para el IDEA se adelantaron las
siguientes etapas:
1.1. Etapa 1. Compilacin de la informacin institucional
Para la reconstruccin de la evolucin administrativa del IDEA se consultaron los
actos administrativos (ordenanzas, actas de junta directiva y resoluciones) como
fuentes primarias y documentos bibliogrficos. Igualmente se consult la
documentacin administrativa generada por la entidad, como son las actas de
gerencia, manuales de funciones, informes y balances anuales.
A partir de la revisin y anlisis de la informacin recolectada se logr establecer
los cambios estructurales, supresin y creacin de cargos y funciones, y lugares
de
funcionamiento
de
la
Entidad.
Identificndose
nueve
estructuras
organizacionales, las cuales fueron diseadas con base a los documentos que se
listan a continuacin:
1. Estructura Organizacional No. 1
cada
y subsecciones
en
cada
periodo;
como
se
realizaron
documentos.
Unidad Administrativa: nombre de la dependencia que produjo la
documentacin en ejercicio de sus funciones.
Cdigo: el primer nmero identifica la oficina productora, el segundo
nmero corresponde a la serie y el tercer nmero el de la subserie.
Serie o Asuntos: nombre de la serie o asunto como aparece en el
inventario documental.
Retencin en el Archivo Central: tiempo en aos que debe
permanecer la documentacin en el archivo central.
Disposicin
Final:
marcada
con
un
equis
(X)
la
opcin
(Conservacin
total,
Eliminacin,
Microfilmacin,
Seleccin).
Procedimientos: es el explicacin para el proceso aplicado en las
anteriores modalidades.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Pautas para el diagnostico integral de Archivos. Bogot: Archivo
General de la Nacin, Pg. 17, 19 y 38.
11
Descripcin Documental
Valoracin
Documentos
producidos y recibidos
hasta el 6 de octubre
de 2005
TABLAS DE
RETENCIN
DOCUMENTAL IDEA
La fecha de adopcin de las TRD por parte del IDEA, 7 de octubre de 2005, marca
la lnea de corte, a partir de la que se establece cules documentos del Fondo
Acumulado del IDEA se deben organizar con la aplicacin de las Tablas de
Valoracin Documental y cules se deben organizar aplicando las Tablas de
Retencin Documental
14
Fecha de creacin
Estructuras organizacionales
Lugares de funcionamiento
Funciones y actividades
Para el caso del diseo de las TVD del IDEA los anteriores objetivos se cumplen
con la elaboracin de los siguientes documentos, que acompaan cada una de las
nueve estructuras organizacionales identificadas entre los aos 1965 y 2002:
15
Estructura Organizacional
Ordenanza 13 del 31 de agosto de 1964. Por la cual se crea el Instituto para el Desarrollo de
Antioquia IDEA.
9
IDEA, Junta Directiva, Acta No. 14, Medelln, abril 2 de 1965.
17
Fuente: Informacin extrada de Acta de Junta Directiva N 14 del 02 de abril de 1965 y Acta de
Junta Directiva N 48 del 24 de noviembre de 1965. Documentacin del IDEA. Correspondencia del
5 al 16 de mayo de 1966. Almacenada en la Oficina Ferrocarril de Antioquia, caja n 5. (Ref x200)
10
11
18
contables
presupuestales
del
Instituto
para
su
19
15
20
21
Por otro lado y con respecto al crecimiento econmico del Instituto es pertinente
anotar que desde los aos setenta el IDEA adquiri acciones en empresas como
el Fondo Ganadero, Corforestal, Turantioquia, Metropolitana de Aburra y
Promotora Simn Bolvar, estas inversiones aumentaron el ndice de crecimiento
del Instituto para el periodo comprendido entre el 1 de marzo de 1965 y el 31 de
16
22
que
involucraron
cambios
significativos
en
la
estructura
administrativa;
Subgerencia
Tcnica
como
Direccin
Tcnica;
21
22
23
24
Otro cambio que debe resaltarse en la composicin orgnica del IDEA fue la
creacin en 1992 del Departamento de Tesorera, como una nueva oficina
vinculada a la Direccin Financiera, con el fin de agilizar trmites en cuanto a
recaudo y desembolso de dinero23y responder al crecimiento financiero de la
entidad que demandaba un ampliacin de la planta de cargos. De igual modo,
buscando mejorar las buenas prcticas institucionales y respondiendo a la
legislacin nacional se constituy en esta poca el Control Interno en el Instituto
para el Desarrollo de Antioquia, para garantizar el cumplimiento de las funciones
eficientemente24.
23
24
25
26
Fuente: Resolucin de Junta Directiva No. 017 del 11 de septiembre de 1995.
Esta
primera
unidad
administrativa
para
garantizar
la
27
Fuente: Resolucin de Junta Directiva No. 14 del 30 de marzo de 2002 y Resolucin de Junta
Directiva No. 28 del 19 de diciembre de 2002.
27
30
28
Instalaciones CAD
29
30
Las instalaciones cumplen con la adecuacin fsica exigida por el Acuerdo 049 del
05 de mayo de 200031, del Archivo General de la Nacin, y los requerimientos
bsicos para la conservacin de la documentacin. Cuenta con acceso restringido,
sistemas contra incendio y su construccin es sismo resistente, la documentacin
se encuentra almacenada en cajas de archivo de referencia X200 y X300 las
cuales estn ubicadas en estantera metlica anti oxidante.
La
biolgica de la documentacin.
Depsito Edificio Fundacin Ferrocarril
El IDEA dispone de la oficina 202 en el segundo piso del Edificio Fundacin
Ferrocarril, ubicado en la Carrera 52 N 43-31, la cual tiene un rea de 37.26
metros cuadrados, all esta almacenada 129.35 metros lineales de informacin
producida entre 1965 y 2005.
Este lugar no est dotado de mobiliario para la disposicin de las cajas donde se
almacena la documentacin, por ende estn sobre el suelo. Por tal motivo se
procur que no haya filtraciones de agua ni riesgos de incendios que puedan
ocasionar perdida de la informacin. Debido a la presencia de ventanas en este
depsito se ubicaron las cajas alejadas de la exposicin solar; la limpieza de este
espacio se realiza dos veces por mes. Lo anterior con el fin de disminuir el
deterioro ambiental y biolgico de la documentacin.
Andrs Senz Tcnico Operativo del Centro de Administracin Documental del
IDEA y John Edwin Garca Cardona Administrador del Edificio Estacin Medelln
son los responsables de la documentacin que se custodia en este sitio.
31
Por el cual se desarrolla el articulo del captulo 7 Conservacin de documentos, del reglamento
general de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos
31
32
33
Unidades de almacenamiento
34
EFF
3267
10
22
MTI
2901
3505
146
Bodega IDEA
CAD IDEA
Oficina Gestin
Humana
62
10
2,5
Sueltos
Documentos
AZ
Argollados
Revistas
Legajos
Libros
Depsito
Carpetas
Metros
Lineales
1
Metro
Lineal
438
175
97
159
35
Inicial
Final
Volumen
Cantidad
Documental
Unidades
en Metros
Documentales
Lineales
Historias Laborales
13/10/1977 31/07/2001
210
5,27
04/06/1979 25/06/1982
0,05
Ordenes de Servicios
24/01/1997 24/06/1997
0,03
12/04/1993 23/10/1997
0,09
15/01/1992 15/01/1992
0,02
14/01/1991 30/11/1994
0,01
217
5,47
Totales
36
directivos y realizar una muestra aleatoria del 10% entre el resto de historias
labores. Los documentos resultantes de esta seleccin se digitalizan y transfieren
al Archivo Histrico.
37
Objetivo General
No.
Objetivos
Especficos/Actividades
Duracin
Mes
1 2 3 4
Recurso Humano
Diligenciamiento del
Formato nico de
Inventario Documental
Contratistas de la
Universidad de
Antioquia
Elaboracin Diagnostico
Integral del Fondo
Acumulado del IDEA
Contratistas de la
Universidad de
Antioquia
Investigacin preliminar
sobre la institucin y sus
fuentes documentales
Contratistas de la
Universidad de
Antioquia
Elaboracin de la
propuesta de
Tablas de
Valoracin
Documental
4
Anlisis e interpretacin
de la informacin
recolectada
Contratistas de la
Universidad de
Antioquia
Elaboracin de la
propuesta de TVD
Contratistas de la
Universidad de
Antioquia
Seguimiento
Reuniones semanales
de seguimiento.
Informes semanales de
actividades.
Reuniones semanales
de seguimiento.
Informes semanales de
actividades.
Reuniones semanales
de seguimiento.
Informes semanales de
actividades.
Metas
Describir 507.66 metros lineales de
documentos, producidos por el IDEA
entre los aos 1964 y 2005, que
hacen parte de su fondo acumulado.
Obtener el diagnstico integral del
Fondo Acumulado del IDEA,
documentos producidos por el IDEA
entre los aos 1964 y 2005.
Reconstruir de la evolucin
administrativa y organizacional del
IDEA, entre los aos 1964 y 2002.
Estructura Organizacional.
Reuniones semanales
Codificacin Estructura
de seguimiento.
Organizacional.
Informes semanales de
Cuadro de Dependencias y
actividades.
Funciones.
Cuadro de clasificacin
38 documental.
Identificacin de Secciones y
Fondos por depsitos.
Reuniones semanales
Elaborar la propuesta de TVD, para
de seguimiento.
cada una de las 9 estructuras
Informes semanales de organizacionales identificadas para el
actividades.
IDEA, entre los aos 1964 2002.
Espacio:
Para la ejecucin de las actividades tendientes a la descripcin de los
documentos que conforman del Fondo Acumulado del IDEA y la
elaboracin de la propuesta de Tablas de Valoracin Documental, se
dispuso una locacin en la calle 54 No. 80-08 Barrio Calasanz.
Recurso tecnolgico:
Nueve (9) equipos de cmputo.
39
Mobiliario:
Nueve (9) puestos de trabajo, dotados con escritorio y silla.
Dotacin personal:
Para la seguridad del personal vinculado con el proyecto, se dotaron con
guantes, tapabocas y delantales.
Puestos de trabajo
40
Equipo de trabajo
5. DESCRIPCIN DOCUMENTAL
La descripcin documental es el "proceso de anlisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y
recuperacin, para la gestin o la investigacin"32, para realizar esta actividad se
diligenci en el Formato nico de Inventario Documental -FUID- establecido por el
Archivo General de la Nacin en el Acuerdo 038 de 2002, la documentacin
producida y recibida entre el 18 de enero de 1965 al 7 de octubre de 2005
perteneciente al Fondo Acumulado del IDEA.
Para facilitar la recuperacin de la informacin inventariada se adiciono los
campos "Bodega" y se ampli la columna "Series, Subseries y Asuntos":
41
en
estas,
que
permitiera
inventariar
la
clasificacin
documentacin
ms
eficientemente.
Ejemplo de esto, el caso de las unidades documentales y legajos que contenan
varios contratos y convenios, correspondientes a una misma subserie, para los
que se estableci la descripcin en los siguientes trminos:
DILIGENCIAMIENTO EN ASUNTO
Nombre de subserie numero de contrato/
ao de suscripcin (de cada uno de los
tipos documentales) SUSCRITO ENTRE EL
IDEA Y XXXXXX
Nombre de subserie numero de orden/ ao
de suscripcin, (de cada uno de los tipos
documentales)
EJEMPLOS
CONTRATOS DE EMPRESTITO 8520/1996
2586/1997 3698/1998 SUSCRITO ENTRE EL
IDEA Y MUNICIPIO DE MEDELLIN
ORDENES DE SERVICIO DE TRABAJO DE
COMPRA DE BIENES 8970/1996 9586/1996
PARA EL PLAN DE CAPACITACION DEL
PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL
Otro caso puntual son las unidades documentales que contenan varios contratos
o convenios, pero de subseries diferentes, para los que se estableci hacer un
registro independiente para cada asunto contractual en el FUID, conservando la
misma referencia para la carpeta:
DILIGENCIAMIENTO EN
ASUNTO
Nombre de subserie numero
SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y
XXXXXX y Objeto
Nombre de subserie numero
SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y
XXXXXX y Objeto
Nombre de subserie numero
SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y
XXXXXX y Objeto
EJEMPLOS
CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS SUSCRITO ENTRE
EL IDEA Y CARLOS AUGUSTO MOSQUERA GOMEZ CUYO
OBJETO ES PROMOCIONAR AL IDEA EN LA REALIZACION DEL
FESTIVAL REY DE REYES DE LA TROVA EL DIA 2 AGOSTO DE
2002
ORDEN DE SERVICIOS DE TRABAJO O COMPRA DE BIENES
FPR ACT 31SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y MARION SA CUYO
OBJETO ES SUMNISTRAR PAPELERIA Y ELEMENTOS
DEOFICINA PARA LA GERENCIA DE LA CONEXIN VIAL
ABURRA ORIENTE HASTA POR LA SUMA DE 2000000
CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 296 SUSCRITO ENTRE EL
IDEA Y EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
VALORIZACOIN PARA EJERCER LA ADMINISTRACION DE LOS
RECURSOS ECONOMICOS PROVENIENTES DE LOS PAGOS DE
LA CONCESIN TUNEL ABURRA ORIENTE
42
33
Acuerdo N 060 del 30 de octubre de 2001, por el cual se establecen pautas para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.
6. VALORACIN DOCUMENTAL
A partir de las funciones de cada unidad administrativa se establecieron los
documentos producidos por cada una de ellas; con base al cuadro de clasificacin
documental general (elaborado paralelamente con el inventario documental) se
ubicaron las series y asuntos en el Formato de las Tablas de Valoracin
Documental.
45
46
analizada
en
el
marco
de
cada
una
de
las
estructuras
organizacionales identificadas.
Segn el Archivo General de la Nacin los procedimientos para la disposicin final
de los documentos se pueden definir de la siguiente manera35:
Conservacin total
Se aplica a todos los documentos que tienen valor permanente, es decir, los que
por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la Entidad, constituyndose en
testimonio de su actividad y por lo tanto son soporte para la construccin de la
memoria institucional. Del mismo modo estos documentos se convierten en
patrimonio documental de la sociedad, en tanto el objeto misional del IDEA
involucra los intereses colectivos de los antioqueos.
Seleccin
Eliminacin
35
47
Digitalizacin
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