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II.
III.
Separacin de obligaciones.
Esta no solo ayuda a asegurar una recopilacin de datos preciso sino que
tambin limita las oportunidades de hacer un fraude que requerira del
acuerdo de dos o mas personas. Este es sumamente importante y se divide
en cuatro partes:
separacin de la responsabilidad operativa de la de llevar registros.
Toda funcin contable debe divorciarse de los departamentos
operativos.
Separacin de la custodias de los activos de contabilidad
Separacin de la autorizacin de transacciones de la custodia de los
activos relativos.
Separacin de obligaciones dentro de la funcin contable.
Documentos Adecuados
Los documentos y los registros varan de manera considerable, desde
documentos fuente como facturas de venta y ordenes de compra hasta
diarios y mayores. El objetivo es el registro inmediato, completo y a prueba
de manipulacin indebida. Se promueve utilizando el barrido ptico de datos
de cdigos de barras, utilizando dispositivos tales como cajas registradoras y
diseando formas para un registro fcil.
El registro inmediato es particularmente importante en el manejo de
ventas en efectivo. Los dispositivos utilizados incluyen las cajas registradoras
con seales o timbres fuertes y cintas de recopilacin.
Sin comprobantes foliados el cajero puede destruir la copia para la
empresa del comprobante y embolsarse el efectivo.
Procedimientos Apropiados
La mayora de las organizaciones tienen manuales de procedimientos
que especifican el flujo de documentos y proporcionan la informacin e
instrucciones que facilitan el registro adecuado.
Las revisiones rutinarias y automticas son las maneras principales
para obtener los procedimientos apropiados. As como las actividades de
manufactura tienden a ser mas eficientes por divisin y especializacin de
actividades repetitivas, las actividades de registro se pueden hacer menos
costosas y mas precisas.
Salvaguardas Fsicos.