CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

BIBIANA CONSUELO CADENA

JOHANA LONDOO
JESSIKA MANYOMA
MARTHA FLOREZ
ANDRES CHANTRE

ENSAYO, CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

MARIO JIMENEZ
Instructor del CDATTG Sena

CENTRO DE DESARROLLO AGROINDUSTRIAL TURISTICO Y TECNOLOGICO

DEL GUAVIARE SENA
TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL FICHA N 654303
SAN JOSE DEL GUAVIARE
2015

TECNOLOGO GESTION DOCUMENTAL Ficha N 654303

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CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

1. OBJETO.
Este documento define la estructura de la documentacin, los
formatos, la clasificacin, los captulos y la forma de presentacin
que deben tener los diferentes documentos del sistema de gestin
de calidad; as como el proceso para la creacin, modificacin
actualizacin, revisin, aprobacin y el archivo de los documento del
sistema de gestin de calidad.
2. ALCANCE.
La aplicacin de este procedimiento involucra la base documental
del sistema de
gestin de calidad.
3. DEFINICIONES.
Un documento es ccualquier medio que contenga informacin y
que sirve para ilustrar o comprobar algo. Un documento puede tener
incluidos diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones
magnticas, fotografas, formatos, entre otros.
Documento externo son todos aquellos documentos que no se
elaboran en la Corporacin pero que son incluidos como parte del
Sistema de Gestin y que ayudan o guan el desarrollo de los
procesos.
Un documento controlado es sobre el cual existe control y
responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que
se realicen.
4. CONTENIDO.
El objetivo es asegurar que los documentos del Sistema de Calidad sean
preparados, revisados, aprobados, publicados, distribuidos y administrados
de acuerdo a lo especificado en sus procedimientos segn la normatividad
vigente.

El control de documentos y control de registro se basa en un proceso

fundamental cuando se desarrolla un sistema de gestin de calidad
en una organizacin. Los documentos en los cuales se describe cada
uno de los procesos donde se almacenan los registros permiten a lo
largo del proceso de gestin de calidad desarrollar el ciclo vital del
documento de manera ptima. Al momento de planificar se deja
registro del documento elaborado definiendo procesos, metas y la
manera de ejecutarlas.
Los documentos se identifican por el Ttulo y el Cdigo, el cual es
asignado por el Coordinador Nacional de Calidad. Este cdigo permite

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identificar por cada documento; El proceso al que pertenece, el tipo

de documento y el consecutivo dentro del proceso.

As mismo, al hacer la documentacin controlada permite a la

organizacin entrenar el personal y dar a conocer los procesos y las
herramientas disponibles para llevarlos a cabo, teniendo en cuenta
que es en este ciclo en el que publicar de manera afectiva las
metas, propuestas y objetivos de la organizacin debe ser claro, Con
acceso para todos los que influyan en los procesos y su amplia
difusin.
En caso de una actualizacin de los documentos se debe remitir al
responsable de la elaboracin, quien debe hacer los cambios
descritos. Una vez ajustado el documento se remite al responsable
de la revisin para que verifique los cambios realizados y
posteriormente se pasa al responsable de la aprobacin.
Todos los documentos del Sistema de Gestin de calidad, expedidos
por la Corporacin deben ser aprobados antes de su emisin y
publicacin.

Se debe actualizar la versin de los documentos que generen

cambios significativos El historial de las revisiones efectuadas al
documento por modificaciones, queda registrados en la matriz de
Control de Cambios, la cual se encuentra ubicada al final de los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Corporacin.
Las copias fsicas originales de los documentos aprobados se
conservan en la oficina del Coordinador Nacional de Calidad, para
tener acceso a estos documentos se debe solicitar su prstamo o
acceder al sistema, donde se encuentran los formatos de inventario
y versiones vigentes.
La legibilidad y conservacin de los documentos menciona que
cuando estos presenten deterioro fsico deben ser reimpresos y
reemplazados para as asegurar la conservacin y consulta de los
mismos.
5. CONCLUSION
Los responsables de los procesos deben garantizar el acceso a los
documentos reglamentarios y su vigencia, este proceso del control

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de los documentos es un proceso de mucha importancia ya que

permite la conservacin y consulta de forma organizada y precisa.

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