Anexo 4 Metodologa general para auditar programas de mantenimiento

METODOLOGA GENERAL PARA AUDITAR PROGRAMAS DE

MANTENIMIENTO

INTRODUCCIN
Este documento presenta una metodologa general para auditar programas de
mantenimiento de equipos y maquinaria.
Una auditora a programas de mantenimiento es un examen sistemtico e
independiente para determinar si las actividades de mantenimiento se realizan de
acuerdo a lo establecido por los fabricantes de los equipos y maquinaria y si los
ndices de desempeo del programa de mantenimiento son satisfactorios.
Objetivos de una auditora:

Determinar conformidades /No conformidades.

Determinar la eficacia del sistema para cumplir con el objeto de la actividad.

Proporcionar al auditado una oportunidad para mejorar.

Cumplir requisitos regulatorios.

Caractersticas de una auditora:

Debe legitimarse: es decir contar con el apoyo de una persona de alto mando
responsable.

Consisten en estudios de prcticas actuales versus las buenas prcticas

recomendadas.

Se realizan por personas expertas en el tema y que son independientes.

Son programadas con anterioridad en lugar de ser realizadas como

respuesta a un problema.

Son programadas y conducidas con el conocimiento y la participacin de las

personas que sern auditadas.

Se le informa a los altos mandos cualquier situacin encontrada durante la

auditora.

Los hallazgos y recomendaciones se revisan a altos niveles, para seguir

acciones seguras.
Ciclo de vida de una auditora:
El proceso de auditora presenta un ciclo de vida como el que se presenta en la
figura 1. Se presentan una serie de actividades y etapas que se deben seguir:

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Capacitacin para auditores.

Establecimiento de programa de auditoras peridicas.
Ejecucin de la auditora.
Resultados de la auditora.
Reporte de la auditora.
Reunin para reportar resultados de la auditora.
Acciones correctivas para mejorar.
Chequeo de resultados de implementacin de mejoras.

Capacitacin para
auditores

Ciclo de vida de
una auditroria

Aprobacin del
Gerente o Director

Establecer un programa de
auditoras peridicas

Direccin de
auditoras
nuevamente

Ejecucin de la auditora

Direccin de
auditoras especiales

Resultados de la auditora

Reporte intermedio
y discusin

Reporte de la auditora
Reporte de
resultados de
implementacin de
mejoras

Reunin para reportar

resultados y discusin

Distribucin de tareas
para implementar
mejoras

Acciones correctivas a
para mejorar
Chequeo de resultados de
la implementacin de
mejoras

Figura 1. Ilustracin del ciclo de vida de una auditora.

En este documento, se har nfasis a la etapa que se denomina Ejecucin de la
auditora y ser sobre sta que se presente la metodologa propuesta en este
documento.

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1. EJECUCIN DE LA AUDITORA
La ejecucin de una auditora a programas de mantenimiento consta de 3 fases:
descripcin del sistema, evaluacin del desempeo del sistema y
recomendaciones. El proceso se ilustra en la figura 2.

Describir el sistema

Descripcin de la actividad econmica que realiza la

empresa
Descripcin de los equipos y maquinaria objeto del
programa de mantenimiento
Descripcin del programa de mantenimiento
recomendado por el fabricante
Descripcin del programa de mantenimiento que lleva a
cabo la empresa
Descripcin del personal a cargo del mantenimiento
que lleva a cabo la empresa

Evaluar el desempeo
del sistema

Pruebas de desempeo de la maquinaria

Evaluacin de la confiabilidad del sistema
Evaluacin de los costos operacionales del programa
de mantenimiento que lleva a cabo la empresa

Proveer
recomendaciones

Identificar inconformidades
Identificar las oportunidades de mejora

Figura 2. Descripcin del proceso de auditora de programas de mantenimiento

A continuacin se describen cada una de estas fases.
1.1

DESCRIPCIN DEL SISTEMA

El objetivo de esta fase es describir de manera concisa la forma como se lleva a

cabo la actividad de mantenimiento dentro de la empresa y la importancia que
esta actividad tiene dentro la actividad econmica de la empresa.
Para esto se recomienda describir los siguientes aspectos

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1.1.1

Descripcin de la actividad econmica que realiza la empresa

Con el objeto de contextualizar la labor de mantenimiento dentro de la empresa se

debe describir la actividad que realiza la empresa y la importancia que tiene el
mantenimiento de su maquinaria dentro de la actividad econmica de la empresa.
1.1.2

Descripcin de los equipos y maquinaria objeto del programa de

mantenimiento

Se debe obtener un cuadro resumen con la descripcin tcnica de la maquinaria

mas relevante objeto del programa de mantenimiento Se recomienda para cada
maquina o equipo obtener la siguiente informacin

Modelo, marca, ao
Funcin o actividad que realiza
Cantidad
Fuente de energa necesaria para su funcionamiento (electricidad o
combustible)
Tiempo de uso diario, por semana y por mes.
Modo de operacin ( continuo, espordica, regular, etc.)
Importancia dentro del proceso productivo
Otras caractersticas especficas segn el tipo de actividad.

La informacin que se solicite en esta etapa ser tanto la que se tenga

debidamente documentada, como aquella que la experiencia y el desarrollo de las
actividades de la empresa pueda dar. Adems deber permitir establecer la
manera de operar de la maquinaria y la importancia que cada uno de los equipos
tiene dentro del proceso de produccin de la empresa.
Para los diferentes procesos a auditar se debern utilizar formularios con formatos
que faciliten la recopilacin de la informacin.
1.1.3

Descripcin del programa de mantenimiento recomendado por el

fabricante

Para cada equipo y maquinaria se debe describir el programa de mantenimiento

predictivo, preventivo y correctivo especificado por el fabricante.

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Generalmente los fabricantes establecen las actividades de mantenimiento que se

deben realizar a sus equipos, para asegurar ptimas condiciones de
funcionamiento y alargar la vida til de la maquinaria. Por lo tanto, si no se siguen
tales recomendaciones, existe una mayor probabilidad de que el equipo falle o no
trabaje eficientemente.
1.1.4

Descripcin del programa de mantenimiento que lleva a cabo la

empresa

Se debe hacer una descripcin detallada del programa de mantenimiento

predictivo, preventivo y correctivo que esta siguiendo la empresa.
En el caso que el programa de mantenimiento se encuentre documentado o
sistematizado, se utilizar toda la informacin que se facilite de esta manera.
Los datos que se recomiendan obtener en esta etapa de la auditora son:

Tiempo de la informacin (hace cunto se sigue el programa).

Variables que se controlan.

Qu tipos de pruebas se hacen al equipo? Con que frecuencia?

Detalle histrico de las reparaciones y fallas que ha tenido cada uno de los
equipos y maquinaria.
Se debe hacer una comparacin entre el mantenimiento recomendado por el
fabricante, como se present en la seccin anterior, y el realizado por la empresa.
1.1.5

Descripcin del personal a cargo del mantenimiento que lleva a cabo

la empresa

Se debe realizar un cuadro resumen que describa el perfil tcnico del personal y
sus responsabilidades dentro del programa de mantenimiento que lleva a cabo la
empresa.
Se debe analizar si el perfil tcnico del personal a cargo y el nmero de personas
es el adecuado para llevar a cabo un programa de mantenimiento que se ajuste a
las necesidades de la empresa.

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1.2

EVALUACIN DEL DESEMPEO DEL SISTEMA

El objetivo de esta fase es evaluar la efectividad del programa de mantenimiento

que lleva a cabo la empresa. Comprende la realizacin de pruebas, ensayos y
anlisis de la informacin recolectada en el numeral 2.1 que permitan diagnosticar:

El estado operativo de la maquinaria.

La confiabilidad del programa de mantenimiento mediante ndices de
desempeo.

A continuacin se describe cada uno de estos aspectos.

1.2.1

Pruebas de desempeo de la maquinaria

Se debe realizar el conjunto de pruebas que permitan evaluar el estado operativo

de la maquinaria objeto del programa de mantenimiento. Las pruebas que se
realicen pueden ser las que regularmente realiza la empresa, las especificadas en
normativas estndar o las especialmente creadas para una aplicacin especifica.
Por ejemplo en los equipos de medicin se debe verificar su calibracin mediante
las procedimientos especificados por la norma estndar que lo regula. En la
maquinaria para manufactura se debe verificar su ajuste. En los vehculos de
transporte se verifica el estado del motor, sistema elctrico, frenos etc.
La caracterstica fundamental de este diagnstico es que dar la informacin del
estado de los equipos en el momento que se realiza la auditora.
Las pruebas deben permitir evaluar los parmetros que permitan comparar el
desempeo del equipo contra los valores:

1.2.2

obtenidos en equipos similares disponibles en el mercado.

Provenientes de la experiencia en la operacin de equipos similares.
Recomendados por el fabricante.
Estndar para la operacin de equipos que realicen la misma operacin.
Evaluacin de la confiabilidad del sistema

La confiabilidad de la maquinaria se define como la seguridad del buen

funcionamiento del equipo

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Con base en la informacin histrica recolectada, se debe determinar la

confiabilidad del programa mantenimiento que lleva a cabo la empresa, mediante
la evaluacin de los ndices de desempeo de programas de mantenimiento [Ref.
1
]. Se debe evaluar algunos de los siguientes ndices:

MD (Mean downtown): tiempo promedio que permanece un equipo sin

poder usarse debido a una falla.
MTBF (Mean time between failure): tiempo promedio que el equipo se
mantiene operando adecuadamente.
MTTRS (Mean time to restore system): tiempo promedio que toma
reestablecer un sistema desde la condicin de falla hasta un estado de
operacin normal.
MTBM (Mean time between maintenance): tiempo promedio entre
cualquier accin que se realice del sistema de mantenimiento.
MTBCF (Mean time between critical failure): tiempo promedio entre fallas
que causan la prdida de alguna funcin del sistema, y que ser clasificado
como crtico segn la empresa.
MTTR (Mean time to repair): tiempo promedio que toma reestablecer un
sistema desde la condicin de falla hasta un estado de operacin normal.
MTTF (Mean time to failure): tiempo promedio que el equipo se mantiene
operando sin falla durante un perodo establecido de medicin y bajo
condiciones estables del equipo.
MTBR (Mean time between repair): tiempo promedio que toma remover y
reemplazar algn elemento del equipo.

Una vez obtenidos los valores de estos ndices, estos se deben comparar contra
los valores:

Obtenidos en equipos similares disponibles en el mercado.

Provenientes de la experiencia en la operacin de equipos similares.

Recomendados por el fabricante.

Estndar para la operacin de equipos que realicen la misma operacin.

1.2.3

Evaluacin de los costos operacionales

mantenimiento que lleva a cabo la empresa

del

programa

de

Se debe evaluar la relacin beneficio costo del programa de mantenimiento que

lleva a cabo la empresa. Esto se realiza mediante la evaluacin de algunos de los
siguientes ndices:

TM (Total de materiales): costo total de los materiales utilizados para las

reparaciones y mantenimiento preventivo.

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TMO (Total de mano de obra): costo total de la mano de obra.

CHA (Costo horas averas): costo de las horas en que existe alguna avera.
MEA (Material empleado en averas): costo del material empleado para
reparar las averas.
CHPV (Costo horas preventivo): costo del tiempo utilizado para
mantenimiento preventivo.
MEPV (Material empleado para preventivo): costo de los materiales
utilizados para el mantenimiento preventivo.
CHPD (Costo horas predictivo): costo del tiempo utilizado para
mantenimiento predictivo.
MEPD (Material empleado para predictivo): costo de los materiales
utilizados para el mantenimiento predictivo.

Una vez obtenidos los valores de estos ndices, estos se deben comparar contra
los valores:

Provenientes de la experiencia en la operacin de equipos similares

Estndar para la operacin de equipos que realicen la misma operacin

1.2.4

Evaluacin del personal a cargo del mantenimiento que lleva a cabo la

empresa

Se debe evaluar la efectividad del personal a cargo del mantenimiento dentro de la

empresa. Para ello se pueden utilizar los siguientes ndices:

1.3

HPD (Horas predictivo): horas utilizadas para mantenimiento predictivo.

HPV (Horas preventivo): horas utilizadas para mantenimiento preventivo.
HA (Horas averas): horas utilizadas para reparacin de averas.
PEM (Personal efectivo en mantenimiento): horas que se tiene personal
efectivo en labores de mantenimiento.
IRP (Indice de rendimiento del personal): muestra el rendimiento que tiene
el personal a cargo del mantenimiento.
RECOMENDACIONES

Con base en los numerales 2.1 y 2.2 se debe:

1.3.1

Identificar inconformidades

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Mediante la comparacin entre:

Los procedimientos de mantenimiento que realiza la empresa y los

recomendados por el fabricante.

Los resultados de las pruebas de desempeo de los equipos y maquinaria y

los esperados por equipos y maquinaria similar.

Los valores de ndice de desempeo obtenidos por la empresa con el

programa de mantenimiento que lleva a cabo y los valores de ndices de
desempeo recomendados.
Se debe identificar los aspectos ms relevantes donde el programa de
mantenimiento que lleva a cabo la empresa tiene deficiencias y debilidades o
simplemente no se ajusta a lo recomendado.
1.3.2

Identificar las oportunidades de mejora

Se deben identificar y especificar en forma prioritaria las acciones cuya

implementacin tendran el mayor impacto positivo en el desempeo del programa
de mantenimiento que lleva la empresa.
Para cada oportunidad de mejora identificada se debe evaluar tanto la factibilidad
tcnica como econmica de su implementacin.

2. CONCLUSIONES
La metodologa planteada en este documento, es una gua general para la
realizacin de auditoras de programas de mantenimiento. Se busca mejora
significativamente los costos de mantenimiento y la disponibilidad de los equipos.

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3. REFERENCIAS

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