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Fecha de Actualizacin:
1 de 18
Aug-13
Aug-13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ROL
CARGO
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Representante Legal
Rector
Revisar los resultados del Sistema de Gestin, la forma de operacin
de
los procesos, la administracin del riesgo, el direccionamiento
Convocar al Comit de Control interno para realizar las revisiones del estratgico, de manera permanente para asegurarse de la
Sistema de Gestin Calidad
conveniencia, adecuacin y preparando de
esta manera a la entidad para una gestin eficiente, eficaz y efectiva
en la prestacin de los
servicios.
Adoptar mediante Actos administrativos de Rectora los documentos Conformar el Equipo que elaborar la propuesta de Documento de
que definen los Acuerdos, Protocolos y Compromisos ticos
Acuerdo, Protocolos y Compromisos ticos
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Fecha de Actualizacin:
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Aug-13
Aug-13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ROL
Comit Coordinador de
Control Interno
CARGO
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Las Establecidas en la Resolucin de Rectora No. 847 de Marzo 4 de Las Establecidas en la Resolucin de Rectora No. 847 de Marzo 4 de
2008. Por la cual se conforma el Sistema de Gestin Integral de 2008. Por la cual se conforma el Sistema de Gestin Integral de
Calidad de la Universidad del Valle GICUV- y se dictan otras Calidad de la Universidad del Valle GICUV- y se dictan otras
Integrantes del Comit disposiciones".
disposiciones".
Definir las directrices para la realizacin de la encuesta de Clima
Organizacional
Establecer polticas que contribuyan a implementar y mantener el Informar al Comit Coordinador de Control Interno sobre el
Sistema de Gestin de la Calidad.
desempeo del SGC y de cualquier necesidad de mejora.
Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de
Aprobar la Metodologa de implantacin de los sistemas que
los usuarios (partes interesadas)
en todos los niveles de la
conforman el GICUV
Institucin.
Aprobar los Informes de avance que presente la Coordinacin de la Aprobar el Programa de Auditoras Internas de Calidad para la
implantacin del Sistema GICUV
vigencia
Gestionar los recursos humanos, fsicos y financieros que sean
Aprobar los Procedimientos requeridos por el Sistema de Gestin
necesarios para la implementacin y mejoramiento del Sistema de
NTCGP 1000:2009.
Gestin de Calidad.
Representante de la Alta
Direccin para el GICUV
Proponer el documento que define los Acuerdos, Protocolos y Apoyar y estimular la definicin y cumplimiento de las acciones
correctivas y preventivas por adoptar.
Jefe de la Oficina de Compromisos ticos
Planeacin y Desarrollo
Asegurar que se desarrollen a cabalidad
Institucional
Realizar las medicin del Estilo de Direccin de la Universidad del
cada una de las etapas previstas para el
Valle
diseo e implementacin del Sistema de Gestin
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Fecha de Actualizacin:
Representante de la Alta
Direccin para el GICUV
ROL
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Aug-13
Aug-13
Jefe de la Oficina de
Planeacin
y Desarrollo
RESPONSABILIDADES
Institucional
CARGO
RESPONSABILIDADES
Informar al Comit Coordinador de Control Interno de posibles
problemas que se presenten con respecto al funcionamiento de los
distintos elementos del Sistema GICUV para que en conjunto se
busquen las soluciones necesarias para el buen funcionamiento del
mismo.
Proponer al Comit Coordinador de Control Interno acciones
sobresalientes para los Funcionarios y/o procesos que se destaquen
en la buena marcha del Sistema de Gestin
Presidir el Equipo que elabora el documento de Acuerdos, Protocolos
y Compromisos ticos
Aprobar metodologas de implantacin del sistema y los requisitos en Apoyar las actividades realizadas por el Representante de la Alta
los diferentes procesos y subprocesos
Direccin.
Coordinar la elaboracin de los diferentes planes detallados de Elaborar propuestas de Planes de Trabajo, Programas de Auditoria y
implantacin de cada uno de los sistemas que componen el GICUV. Planes de Capacitacin del SGC, as como efectuar su seguimiento
Aprobar los planes detallados de implantacin de cada uno de los Realizar seguimiento al cumplimiento detallado de las actividades
sistemas que componen el GICUV
propuestas en los planes
Evaluar la satisfaccin de los usuarios en los diferentes procesos de Resolver y plantear soluciones al Representante de la Direccin
la Universidad.
cuando se presenten inconvenientes en los Equipos de Trabajo
Dar a conocer a los lderes de los Procesos los resultados de las
auditorias de calidad
Reunir informacin pertinente para presentar el informe de Revisin
del GICUV por la Alta Direccin.
Coordinador de Implantacin Coordinador del rea de
del Sistema GICUV
Calidad y Mejoramiento
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Pgina:
Aug-13
Fecha Implementacin:
Fecha de Actualizacin:
Aug-13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ROL
CARGO
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Disear las metodologas para la evaluacin de la satisfaccin de los
usuarios en los diferentes procesos de la Universidad, de acuerdo con
las directrices definidas para tal efecto.
Aplicar las metodologas definidas para la evaluacin de la
satisfaccin de los usuarios
Consolidar los resultados de las evaluaciones de la satisfaccin de
usuarios
Presentar los resultados de las evaluaciones a los responsables de
los procesos y a la direccin.
Hacer seguimiento a las acciones de mejoramiento resultado de las
evaluaciones de satisfaccin de usuarios.
Consolidar la informacin y hacer seguimiento a las dificultades
presentadas en la prestacin del servicio
Consolidar la informacin y hacer seguimiento al estado de las
acciones correctivas, preventivas y de mejora llevadas a cabo en cada
uno de los subprocesos
Establecer Responsabilidades Internas dentro de su Sistema de Realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades propuestas
Gestin
en los planes de implementacin del Sistema
Comits de Calidad de
Facultades, Institutos
Acadmicos o Sedes
Regionales
Comit de Calidad de
Regionalizacin
Funcionarios delegados
por los Decanos,
Directores de Instituto,
Directores de Sedes
Regionales
los
diferentes
resultados
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Fecha de Actualizacin:
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Aug-13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ROL
CARGO
Comits de Calidad de
Facultades, Institutos
Acadmicos o Sedes
Regionales
Comit de Calidad de
Regionalizacin
Funcionarios delegados
por los Decanos,
Directores de Instituto,
Directores de Sedes
Regionales
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Documentar los instructivos de procedimientos aplicables slo a cada
unidad identificados con los procesos y subprocesos institucionales
Presentar informes a la Coordinacin de Calidad sobre el estado de
avance en la implementacin de sus estrategias de calidad
Slo para el caso de Regionalizacin: Estandarizar procedimientos
aplicables al conjunto de las Sedes Regionales
Analizar el estado de las diferentes dificultades en el desarrollo de los
procesos misionales con el fin de identificar las acciones correctivas,
preventivas y de mejora.
Hacer seguimiento al estado de las acciones correctivas, preventivas
y de mejora resultado de la revisin de la gestin particular de la
unidad.
Evaluacin Independiente
Oficina de Control
Interno
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Fecha de Actualizacin:
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Aug-13
Aug-13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ROL
CARGO
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Responsables de los
Procesos y Subprocesos
de
Procedimientos
de
sus
procesos
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Fecha de Actualizacin:
Responsables de los
Procesos y Subprocesos
ROL
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Aug-13
Jefes de
Unidad RESPONSABILIDADES
Vicerrectores
CARGO
RESPONSABILIDADES
Aprobar las recomendaciones de los planes de mejoramiento de los Dar solucin a las No Conformidades presentadas en los procesos de
procesos
su competencia y hacer el respectivo seguimiento.
Aprobar la asistencia de sus funcionarios a las capacitaciones que se Divulgar los procedimientos y los cambios en la documentacin de
programen para mejorar sus procesos
sus procesos a todos los involucrados.
Liderar las reuniones de apertura y cierre de las auditorias internas de Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor
calidad.
Auditor Lder
Coordinador de rea de
Calidad y Mejoramiento
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Fecha de Actualizacin:
8 de 18
Aug-13
Aug-13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ROL
CARGO
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Elaborar el plan de auditorias
Equipo Auditor
Servidores Pblicos
Competente para
desempear el rol,
designados por el
Representante de la Alta
Direccin
Ejecutar la auditoria
Profesional rea de
Calidad y Mejoramiento
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Fecha de Actualizacin:
9 de 18
Aug-13
Aug-13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ROL
Administrador Documental
CARGO
Profesional rea de
Calidad y Mejoramiento
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Publicar la informacin del Sistema oportunamente en la pgina Web
Funcionarios Pblicos
Docente
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Coordinador, Director o Jefe
Docente
del Laboratorio
Fecha de Actualizacin:
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Aug-13
Aug-13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ROL
CARGO
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Sustituir al personal del laboratorio en la realizacin de alguna prueba Cumplir con el procedimiento y programa de capacitacin y
donde se presente conflicto de intereses.
entrenamiento del personal de laboratorios.
Docente
Aprobar prcticas y/o pasantias en el laboratorio como tambin la
supervisin del personal adscrito a las mismas
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Fecha de Actualizacin:
11 de 18
Aug-13
Aug-13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ROL
CARGO
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Mantener la imparcialidad e independencia del servicio de
laboratorios.
Velar por la confidencialidad y seguridad de la informacin referente a
los usuarios.
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Fecha de Actualizacin:
12 de 18
Aug-13
Aug-13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ROL
CARGO
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Director Tcnico de
Laboratorio (Aplica para
Determinar la contratacin y/o subcontratacin de los servicios de
laboratorios que desarrollan
Docente o Profesional mantenimiento y/o calibracin de equipos, previa evaluacin de
actividades de Investigacin y
proveedores.
/ o Extensin en cumplimiento
de la Norma 17025)
Detener la ejecucin de un servicio que presente no conformidades e Determinar la contratacin de los servicios de soporte tcnico
informar al Profesional encargado.
confiables que no afecte el buen funcionamiento del laboratorio.
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Fecha de Actualizacin:
13 de 18
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Aug-13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ROL
CARGO
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Director Tcnico de
Laboratorio (Aplica para
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Fecha de Actualizacin:
14 de 18
Aug-13
Aug-13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ROL
CARGO
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Es el responsable del rea Tcnica de los laboratorios
Director Tcnico de
Laboratorio (Aplica para
laboratorios que desarrollan
Docente o Profesional
actividades de Investigacin y
/ o Extensin en cumplimiento
de la Norma 17025)
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Fecha de Actualizacin:
15 de 18
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Aug-13
Director Tcnico de
RESPONSABILIDADES
Laboratorio (Aplica para
laboratorios que desarrollan
Docente o Profesional
actividades de
Investigacin y
ROL
CARGO
/ o Extensin en cumplimiento
de la Norma 17025)
RESPONSABILIDADES
Cumplir con el procedimiento y programa de capacitacin y
entrenamiento del personal de laboratorios.
Controlar las operaciones de los laboratorios e identificar las no
conformidades.
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Fecha de Actualizacin:
16 de 18
Aug-13
Aug-13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Es responsable de la aplicacin de todas las actividades generadas
de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, as como de las
auditoras internas, externas y la revisin de la direccin.
Laboratorista (Sin
Personal a cargo)
Analista de Laboratorio
Laboratorista (Sin
Personal a cargo)
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Fecha de Actualizacin:
17 de 18
Aug-13
Aug-13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ROL
Analista de
Laboratorio
Laboratorista
CARGO (Sin
Personal a cargo)
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Ejecutar correctamente los ensayos o calibraciones segn los
mtodos descritos y dejar los respectivos registros.
Revisar los informes de ensayo y certificados de calibracin antes de
ser entregados al usuario.
Determinar la capacidad ptima de los equipos para realizar
calibraciones y ensayos.
Analista de Laboratorio
Laboratorista (Sin
Personal a cargo)
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Fecha de Actualizacin:
18 de 18
Aug-13
Aug-13
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ROL
CARGO
Analista de Laboratorio
Laboratorista (Sin
Personal a cargo)
AUTORIDAD
RESPONSABILIDADES
Analista de Laboratorio
Laboratorista (Sin
Personal a cargo)
Auxiliar de Laboratorio
Laboratorista o
Monitor de Laboratorio