OIP-UEP

MEJORAMIENTO DE PROCESOS

GUIA DE PROCEDIMIENTOS
DE REUNIONES EFECTIVAS
EN LA UEP
Herramientas y Metodologas

Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco

INDICE

Introduccin

Antecedentes

Objetivo

Alcance

Etapas de la reunin

Antes de la reunin

Fase I: Determinar si es necesaria la

Fase ii: Planificar la reunin
Fase iii: Organizar la reunin

reunin

7
7
10

Fase iv:

iniciar

11

Fase v :

dirigir la reunin

13

Fase vii:

dar seguimiento a los acuerdos de reunin.

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Descripcin del proceso de reunin

INTRODUCCION

Los organismos del estado en la actualidad se enfrentan al reto de mantener su

competitividad para alcanzar los resultados a travs de estrategias creativas y la
solucin de los problemas. Uno de los elementos que los lderes deben maximizar es la
estructura de comunicacin la cual incluye diferentes tipos de reuniones a diferentes
niveles y con diferentes propsitos. Todas las reuniones que un organismo del estado
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Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco

realiza son con el objetivo de mejorar la comunicacin transmitiendo mensajes en

grupo, por ende, resolviendo o mejorando sus operaciones. La palabra reunin (reunin) significa reagrupamiento y unificacin.
Por tal motivo la reunin es utilizada por los equipos de trabajo como mtodo para la
bsqueda de consenso y de estrategias para la solucin de problemas, administrando
efectivamente el tiempo y comunicndose asertivamente en beneficio de la
organizacin y del equipo. Adems, las reuniones se llevan a cabo con diferentes
propsitos dentro de las organizaciones, como lo es: informar, convencer, obtener
informacin, tomar decisiones, sensibilizar o motivar o resolver situaciones de trabajo.
Dependiendo del tipo y tamao de la empresa el canal de comunicacin por reuniones
puede ser simple o extremadamente compleja. Para lograr esta comunicacin, los
parmetros o reglas de reuniones deben estar bien definidos y entendidos por los
grupos. Tambin, debemos tener presente que toda reunin suele tener un propsito
claramente definido previo a la convocatoria. Adems, es recomendable que las
organizaciones tengan una agenda de reuniones programadas organizadas
peridicamente. De esta manera se logra una dinmica de reuniones efectivas.
Adems, preparar exitosamente una reunin requiere del conocimiento de los
elementos que componen una reunin efectiva y alto sentido de responsabilidad. El
proceso requiere de varias tareas y seguimiento, pero no hay mayor satisfaccin que
completar la coordinacin en el tiempo establecido y con la calidad requerida. El xito
tambin depende de la actitud profesional, la creatividad y los modales que usted utilice
para lograr la coordinacin y convocatoria de la reunin.

Antecedentes

Ante la encuesta annima realizada en la Unidad de Estudios y Proyectos como se

observa en el Anexo 1. La mayora de los encuestados hizo saber la falta de variables
que hace una reunin efectivamente productiva entre ellas se identificaron los
siguientes problemas.

Falta de una agenda a tratar en las reuniones,el tiempo en que se da a conocer

esta agenda, la precisin con la que se da a conocer esta .
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Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco

Durante la reunin No se Cumple el contenido de la agenda.

Se desconoce el tipo de reunin a que asistimos.
La ausencia de Protocolos o normas que permitan el mejor desarrollo de la
agenda a tratar.
No existen Objetivos Definidos en las reuniones.
Se pasan horas y horas dando vueltas a un punto algunas veces sin alcanzar los
objetivos.
Se fomentan rivalidades personales y desconfianza entre los asamblearios.
Se vota apresuradamente sin que nadie se entere de las ventajas e
inconvenientes de lo decidido.
La informacin no circula bien.
Se confunden ideas con personas.
Hay una falta de confianza en los rganos de la asociacin.
Existe desconocimiento de los estatutos, metodologa para plantear un problema,
funciones de los rganos.
Falta de participacin en el da a da (excepto cuando hay polmicas).
El desconocimiento de las tecnologas de Informacion que ayudan a el mejor
desarrollo de las reuniones.
Objetivo

Organizar el sistema de reuniones regulares en la Unidad de Estudios y Proyectos

para utilizar ms eficazmente el tiempo de sus Especialistas, colaboradores y asistentes
con el fin de sistematizar y dinamizar las comunicaciones internas y contribuir a la
cordialidad y cooperacin.
Alcance

Este manual es una gua para la organizacin de las reuniones regulares de la UEP con
participantes con actitud participativa, colaborativa y comprometida, de las diferentes
especialidades que laboran en la UEP.
ETAPAS DE LA REUNION

Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco

I.

AN T E S D E L A R E U N I O N

F AS E I :

II.

III.

F AS E I I :

D E T E R M I N AR
SI
ES
N E C E S AR I A
REUNION
P L AN I F I C AR L A R E U N I O N

F AS E I I I :

O R G AN I Z AR L A R E U N I O N

LA

D U R AN T E L A R E U N I O N

F AS E I V:

I N I C I AR

F AS E V :

DIRIGIR LA REUNION

DESPUES DE LA REUNION

F AS E V I :

D AR S E G U I M I E N T O A L O S AC U E R D O S D E
REUNIN.

DESCRIPCION DEL PROCESO DE REUNION

Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco

Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco

I.

AN TES DE L A REUNION
1 . 1 . - F AS E I :

D E T E R M I N AR
REUNION.-

SI

ES

N E C E S AR I A

LA

1.1.1 Analizar
a) Propsito
: Tener una razn que justifique la realizacin de una
reunin: motivo, recursos y tiempo invertido.
b) Oportunidad : Evaluar el contexto en trminos de clima interno,
disponibilidad de la informacin, efectos en las personas, entre otras. En
definitiva, responde a lo oportuno del momento en que se efecta la reunin.
1 . 2 . - F AS E I I :

P L AN I F I C AR L A R E U N I O N . -

Con frecuencia, el xito de la reunin se determina antes que comience la

misma, a travs de la preparacin y la planificacin. Algunas preguntas que
nos pueden ayudar a trabajar efectivamente en la planificacin de la reunin
son:
Cul es el propsito de la reunin?
Cules son los objetivos principales?
Cmo vamos a lograr los objetivos?
Qu vamos a hacer para asegurar la participacin de todos?
Qu tipos de amonestacin pondremos a los que incumplan o no asistan?

1.2.1 Seleccionar tipo de reunin

Seleccionar el tipo de reunin a realizar de acuerdo al tema y objetivo a
alcanzar:
1.2.1.1. Reuniones Informativas
Las reuniones informativas tienen su nfasis en el contenido y se disean
para llevar un mensaje o idea. Generalmente se citan para informar un
servicio nuevo, presentar los resultados de proyectos o dar a conocer a la
audiencia cualquier poltica institucional, entre otros. Las caractersticas de
una reunin informativa son:
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Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco

El contenido es especfico y se presenta estilo informe oral.

El facilitador habla la mayor parte del tiempo con oportunidades para
preguntas del grupo.
Se invitan a todos los que necesitan conocer
independientemente al equipo que pertenezca.

la

informacin,

1.2.1.2. Reuniones para Toma de Decisiones

Las reuniones para la toma de decisiones se clasifican segn sus
objetivos. Las caractersticas comunes de estas reuniones son:
El nmero de participantes es limitado (preferiblemente 12 menos).
La comunicacin se produce a partir de la interaccin de todos los
participantes.
El nfasis del lder se centra en establecer el ambiente adecuado y
fomentar la participacin.
1.2.2 Decidir el objetivo de la reunin.
Es necesario presentarse con una meta clara.
La agenda se convertir en una especie de gua de viaje para llegar ah.
A continuacin se presenta una tabla que clasifica los objetivos,
conjuntamente con las herramientas, el rol de moderador, y el objetivo en s.

Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco

Cuadro 01. Objetivos de la Reunin.

OBJETIVO
DE HERRAMIENTAS
REUNION
Identificar Problemas Tormenta de ideas
Diagrama de causa
y efecto (espina
de pescado)
Consenso

ROL
DEL
MODERADOR
Establece las reglas
de participacin y
los procedimientos
a seguir

OBJETIVO

Proponer
alternativas para
solucionar los
problemas
identificados.

Identificar la
causa raz o las
posibles causas
de cada
problema.

Evaluar y toma de Se utilizan tcnicas

democrticas tales
Decisiones
como:
La votacin
El consenso

Establece las reglas

y organiza grupos
pequeos para
evitar perder el
control.

Establece las
reglas y
organiza grupos
pequeos para
evitar perder el
control.

Planificar

La planificacin y
administracin de
proyectos

Facilita la
participacin del
grupo.

Es establecer
quin har qu
y cundo

Administrar

Hay que
programarlas
regularmente.
Se actualiza lo
planificado.

Presentan
resultados,
proyectos y planes
de accin.

Es evaluar y
monitorear el
cumplimiento de
lo planificado.

Generar Soluciones

Tormenta de ideas
Diagrama de causa
y efecto (espina
de pescado)
Consenso
Negociacin

Identificar la
causa raz o las
posibles causas
de cada
problema.

Puede haber una combinacin de los tipos indicados.

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Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco

1.2.3 Identificar a los asistentes necesarios.

Citar slo a aquellas personas que resultan necesarias de acuerdo al tipo de
reunin, por el rol que desempean o porque pueden hacer una contribucin
efectiva a ella, ya sea por sus conocimientos, experiencias, o capacidad de
anlisis.
En caso de ser necesario, anticipar cmo va a reaccionar el equipo de
trabajo ante los contenidos de la reunin y defina cmo plantearlos para que
lo anterior no obstaculice el logro de los objetivos de la reunin.
Elementos que afectan negativamente la reunin, tales como:
Desperdiciar el tiempo de reunin.
Desperdiciar el tiempo de las personas.
Reuniones aburridas que no llevan a ninguna parte.
Reuniones slo por el hecho de reunirse.

1 . 3 . F AS E I I I : O R G AN I Z AR L A R E U N I O N
1.3.1 Reservar la Sala de Reunin
Las reservaciones para las salas de reuniones se toman en consideracin
por orden de llegada, con no ms de dos (2) meses de anticipacin. Para
asegurar un uso equitativo de sus instalaciones, el sistema se reserva
el derecho de restringir el uso a tres (3) horas consecutivas por grupo y
a no ms de tres (4) reuniones al da en todo el sistema de reuniones
por proyecto. Por favor, tome en cuenta que este lmite no puede eludirse
usando los nombres de diferentes personas para registrar al mismo grupo o
nombres diferentes para identificarlo. El uso de las salas de estudio est
limitado a dos veces al da.
1.3.2 Convocar a la Reunin
Para asegurar un resultado efectivo y un proceso eficiente debemos utilizar
las herramientas para realizar la convocatoria de las reuniones. Hoy da la
tecnologa nos ofrece herramientas electrnicas como los e-mails que
podemos utilizar para avanzar en nuestro proceso de convocatoria. El
telfono sigue siendo otra herramienta por excelencia.
Enve la convocatoria por el cliente de correo Zimbra la cual tiene una
aplicacin para la reserva de reuniones. Puedes crear citas, reuniones y
eventos nicos o recurrentes, ver si los asistentes estn disponibles antes de
invitarlos, reservar una sala y equipos y escribir un mensaje para que se
enven con las invitaciones.
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Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco

Puedes guardar la invitacin para enviarla ms tarde y cuando hagas clic

en Enviar, se enviar un correo electrnico de invitacin a los convocados y
de reserva de los recursos que has solicitado.
Enve la misma con semanas o das de anticipacin para que los invitados o
participantes puedan confirmar su asistencia con tiempo.
Mantenga un registro de las personas que han confirmado a la misma ya sea
de manera electrnica o en manuscrito.
Este documento le ayudar a dar seguimiento por telfono a aquellas
personas que no han confirmado an.
Llamar a las personas que no han confirmado para verificar si existe alguna
discrepancia, dificultad o falta de informacin que al ser aclarada por telfono
lleve al participante a confirmar su asistencia.
1.3.3 Reservar el Material Audio Visual
Se le solicitara al rea de Informtica para poder Reservar materia
audiovisual, y tambin la asesora para que todo funcione con normalidad.
Definir un formato y estructura nica de presentaciones para todos los
expositores, acotando el N de pginas al tiempo disponible. Explicitar los
objetivos del tema que aborda la presentacin.

II.

Escribir slo los puntos principales en prrafos cortos.

Recurrir a grficos, diagramas o representaciones visuales sintticas.
Establecer conclusiones o resumen.

D U R AN T E L A R E U N I O N
2 . 1 . F AS E I V: I N I C I AR

2.1.1 Puntualidad
Iniciar con puntualidad la reunin, es una forma de respetar a los asistentes y
ganarse el respeto de estos.

2.1.2 Ambientacin

Agradecer la puntualidad de los asistentes.

Conversar informalmente con los participantes para distender el ambiente en
un momento inicial.
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Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco

2.1.3 Revisin De La Agenda

Exponer objetivos y resultados esperados de la reunin. Repasar agenda

para evaluar con el equipo si es necesario aadir o eliminar algn.
Punto o modificar los tiempos estimados.
Entregar material de apoyo para consulta o lectura durante la reunin si
fuese necesario y pertinente.

2.1.4 Definicin De Normas De Reunin

Respetar agenda y tiempos por tema. No salirse del programa.

Silenciar los celulares.
Aplazar para otra reunin los temas que no se relacionen con la agenda.
Dar y pedir la palabra. Slo una persona habla a la vez.
Las personas deben hacer uso de la palabra solo para referirse al tema que
se discute.
No abandonar el tema.
Hacer que participen todos.
Dejar que cada persona hable cuando sea su turno.
Los mensajes (de telfonos mviles, buscas, etc.), deben esperar hasta los
descansos.
Sea constructivo.

13

2 . 2 . F AS E V: D I R I G I R L A R E U N I O N .
Se propicie la participacin activa de todos.
Peridicamente se resuman los acuerdos.
Al finalizar la reunin se resuman los objetivos y verifiquen los acuerdos.
Se evale la reunin y ofrezcan recomendaciones para mejorar.

2.2.1 Registro De Acta

Existir una persona que registre en el acta todos los acuerdos que se tomen
durante la reunin. Se debe registrar en el acta los siguientes tems:
Puntos Tratados
Acuerdos Adoptados.
Responsabilidades asignadas.
Plazos Establecidos.

2.2.2 Fomento de la Participacin

Crear un clima que favorezca un intercambio abierto y franco de puntos de
vista, donde se admita y respete la discrepancia y se fomente el debate sin
descalificacin.
Otorgar un papel relevante al equipo en la toma de decisiones y medidas.
Atender y escuchar de manera explcita, con una actitud emptica.
Mirar a los ojos a todos los participantes. Invitarlos, a su vez, a dirigirse a
todos los participantes cuando hablan y a comunicarse de manera asertiva.
Fomentar que el equipo analice los temas planteados.
Estimular a los que no participan: Preguntar directamente a cada uno
solicitando respuestas en lugar de limitarse a lanzar preguntas al aire.
Impedir que alguien monopolice la discusin: Prestar atencin para interrumpir
momento oportuno reconducir el tema, reconociendo el valor de lo aportado
por el funcionario.
Mantener una actitud flexible frente al grupo y a los temas discutidos.

2.2.3 Focalizacin en los objetivos de la reunin.

Informar al equipo cuando el tiempo asignado para un punto est prximo
terminar.
Evitar dilogos o conversaciones que hagan perder la atencin en los objetivos
de la reunin o que excluyan a los dems asistentes.
Evitar la introduccin de algn tema que, aunque vinculado con la agenda de
trabajo, no interesa esencialmente a los fines de la reunin.
Evitar continuar la discusin despus de haber llegado a una conclusin acerca
de un tema de la tabla.
2.2.4 Manejo del Contenido
2.2.4.1 Hacer presentaciones.

El ponente tiene a lo mximo 15 minutos para realizar la exposicin.

Presentarse y describir el rol que se tiene como facilitador.
Esto tambin incluye hacer que todos se presenten.
Cuando hay un invitado especial, el presentarlo ante el grupo es tambin

trabajo del facilitador.

No se debe olvidar lo buenos que es romper el hielo para eliminar
tensiones. Romper el hielo significa hacer algo pequeo al principio de la
reunin para ayudar a las personas a conocerse o recolectar algn dato de
una manera divertida o interesante.
2.2.4.2 Mantener la discusin en su cauce.

No se debe permitir que alguien se desve de los temas de la agenda o

hable demasiado tiempo, la mayora de las veces el moderador se encarga
de hacer cumplir esta recomendacin.

Es necesario ser cordial pero firme: las personas respetan las reuniones
que avanzan bien y tambin recuerdan claramente, las reuniones en las
que a alguien se le permiti seguir y seguir hablando sobre el mismo tema.
2.2.4.3 Vigilar el tiempo.

El tiempo de intervencin para cada participante es de 2 minutos.

No se debe olvidar la hora de inicio y final.

Se deben respetar los lmites de tiempo establecidos en la agenda.

Cada intervencin o pregunta se realizara al final de la exposicin.

Si cualquiera de los oyentes tienen preguntas durante la exposicin

escribirlas en un papel y esperar que finalicen la exposicin.

Si el grupo parece querer ir ms all del tiempo acordado en la discusin de

algn asunto, se debe preguntar si todos los miembros estn de acuerdo.

Una oracin como Ya hemos usado todo el tiempo dispuesto para este
asunto. Decir: Estaran todos de acuerdo en continuar con el tema por
otros diez minutos o continuamos con el siguiente punto de la
agenda? puede ser una buena forma de medir el inters de todo el grupo
en el asunto.

2.2.5 Definicin de compromisos y acuerdos

Planificar las tareas considerando plazos y responsables.
Priorizar las tareas que deben hacerse.
Considerar tareas pendientes para los nuevos acuerdos alcanzados.
Delegar tareas a los participantes.
Lograr que los participantes se comprometan con medidas, plazos y
acciones a llevar a cabo.
Anticipar posibles
contingencias que afecten el cumplimiento de
compromisos por ausencias de
funcionarios (vacaciones,licencias
mdicas, capacitaciones, etc.) y tomar medidas con el equipo para
resolverlas. Definir, en caso que sea necesario, mecanismos de apoyo
(traspaso de conocimientos, prcticas colaborativas, capacitacin dentro del
mismo equipo, capacitacin cruzada, entre otras).
Si se trata de una reunin de planificacin, establecer indicadores que
permitan controlar peridicamente el avance de los compromisos y la
superacin de desafos.
Explicitar al equipo que los avances de los compromisos adquiridos seguirn
en la agenda de cada una de las prximas reuniones, hasta que estos
hayan sido cumplidos.
Revisar cumplimiento de los compromisos asumidos en la reunin anterior
para chequear su cumplimiento, ver los avances o renegociar. Identificar las

causas de no cumplimiento de compromisos, si esto ocurriera y re-definirlos,

o re-calendarizar.
Revisar desarrollo de indicadores o hitos comprometidos.
Ej.: Balanced Scorecard, Convenio de Desempeo, entrega de informes, etc.
En caso que sea necesario, analizar la posibilidad de flexibilizar, aquellas
tareas, que no aportan valor a los objetivos, como temas menos relevantes o
tareas improductivas.

F AS E V I : D AR S E G U I M I E N T O A L A R E U N I N .

Solamente porque la reunin ha terminado, no significa que el trabajo est

hecho. Para darle un seguimiento exitoso a la reunin, se debe:
Recopilar todo tipo de retroalimentacin por parte del grupo.
Se debe recopilar informacin del grupo en referencia a qu opinan los
participantes de la reunin, qu puede ser mejorado, etc.
Probablemente no sea necesario hacer esto despus de cada reunin, pero al
menos de vez en cuando, garantizando que las personas tengan claras sus
asignaciones, estableciendo o reafirmando la fecha de la prxima reunin y
maximizando oportunidades para que las personas se queden un rato y
conversen despus de la reunin (lo cual es muy importante).
Hacer llamadas de seguimiento.

La persona que presidi la reunin (o alguna persona designada) puede

hacer llamadas, enviar correspondencia y/o tomar acciones de seguimiento.

Estas actividades para despus de la reunin, usualmente sirven como el
adhesivo que mantiene al equipo unido.
Identifica claramente a los responsables y asegrate de que se comprometen
a cumplir los acuerdos.
Remite toda la documentacin necesaria a los responsables de alguna

actividad.
Remite y recuerda los plazos de actuacin.
Informa sobre los resultados que se van obteniendo.
Archiva el acta.
Evala la reunin.

ANEXO I