Guia de Usuario Contabilidad General

Tecnologas de InformacinSoftware
Gua de Usuario Contabilidad General para Contadores ver. Windows
GUIA DE USUARIO
CONTABILIDAD GENERAL
para Windows
Av. Villarroel # 1132 Piso 10 4485156 4487098 www.ti-bo.com COCHABAMBA BOLIVIA
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TABLA DE CONTENIDO
GUA DE USUARIO CONTABILIDAD GENERAL PARA CONTADORES ver.
WINDOWS
Contabilidad General para Contadores ver. Windows ......................................................... 4
Configuracin e Implementacin ....................................................................................... 4
Opcin Archivo del Men .............................................................................................. 4
Pasos para familiarizarse con el Sistema ........................................................................ 5
Creacin de Nueva Empresa................................................................................................... 6
Configuracin de Saldos de Cuentas .................................................................................. 7
Estructuracin del Plan de Cuentas ........................................................................................ 8
Primera Opcin................................................................................................................... 8
Segunda opcin................................................................................................................... 9
Reglas para la Contabilidad ..................................................................................................10
Asientos Predefinidos ...........................................................................................................11
Cmo revisar qu Predefinidos existen en el Sistema ......................................................11
Registro de Asientos .............................................................................................................12
Renumeracin de Asientos ...............................................................................................13
Tcnicas de visualizacin de informacin........................................................................13
Modificacin de Asientos .....................................................................................................14
ContraAsiento ...................................................................................................................14
Modificar Asiento .............................................................................................................14
Eliminar Asiento ...............................................................................................................15
Registro de Modificacin de Asiento ...............................................................................16
Manejo de Parmetros ..........................................................................................................18
Configuracin de Firmas ..................................................................................................18
Determinacin del Costo de Ventas .....................................................................................19
Control Peridico .............................................................................................................19
Control Perpetuo ...............................................................................................................20
Anlisis de Reportes para Generar los Enlaces Contables ...........................................21
Gua para la Actualizacin de Cuentas No Monetarias por Variacin de ndices. ...............22
UFV ..................................................................................................................................22
Creacin de los ndices .................................................................................................22
Actualizacin de los ndices .........................................................................................23
Asiento de Actualizacin por Variacin de ndices. ....................................................23
Procesos de Cierre de Gestin en la Contabilidad................................................................25
Traspaso de Saldos Contables a la nueva Gestin (Nueva Incorporacin) ..........................26
Reproceso de Gestin ...........................................................................................................27
Reportes ................................................................................................................................28
Herramientas .........................................................................................................................28
Seguridad ..........................................................................................................................28
ndices...............................................................................................................................28
Backup y Restauracin de Bases de Datos .......................................................................29
Compactar Bases de Datos ...............................................................................................29
Redireccionamiento de Base de Datos .............................................................................29
Apariencia .........................................................................................................................30
Contabilidad Presupuestada Presupuesto de Gestin........................................................31
Consolidaciones de Contabilidades ......................................................................................32
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Estado de Flujo de Efectivo ..................................................................................................33

Definiciones ......................................................................................................................33
Presentacin del Estado de Flujo de Efectivo ...................................................................34
Procesos Adicionales ............................................................................................................36
Como Actualizar el NIT ...................................................................................................36
Como Cambiar el Nombre de la empresa .........................................................................36
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Contabilidad General para Contadores ver. Windows

Software desarrollado para resolver los Proces os Contables de una o varias empresas simultneamente.
Contempla la posibilidad de trabajar Mltiples gestiones es Bimonetaria (Moneda local y extranjera, con el
correspondiente Ajuste por Inflacin por la variacin en el T ipo de Cambio).
La presente documentacin pretende ilustrar al usuario con un modelo ficticio de La Comercial Ltda., que
servir de gua para comprender la Implementacin del Sistema.
Configuracin e Implementacin
Una forma de activar su Instalacin es ingresando a travs de Inicio / Programas / Contabilidad General
(ttulo asignado en el Proceso de Instalacin), aparecer la primera ventana de Contabilidad General para
Contadores ver Windows donde deber ingresar la Contrasea de Acceso que es admin hasta que decida
cambiarla.
El Sistema incluye para facilitar la prctica un modelo completo de la empresa La Comercial Ltda., ah
encontrar referencias que le sern tiles para familiarizarse con Contabilidad General. El Sistema ha sido
desarrollado teniendo en cuenta que los usuarios son entendidos en Procesos Contables y aporta una gran
cantidad de facilidades para resolver problemas de esta ndole.
La interfase del Sistema es sencilla y prctica, dispone de una barra de men y botones de acceso directo que
simplifican la operacin.
Opcin Archivo del Men

Esta opcin le permite seleccionar la empresa con la que desea
trabajar. La misma deber ser creada previamente a travs de la
opcin Mantenimiento / Empresa / Nueva Empresa. Puede empezar a
trabajar con los datos adjuntos del Sistema, la empresa La Comercial
Ltda.
Para empresas nuevas necesariamente deber crear el primer Asiento
de Apertura, luego, podr crear nuevas gestiones y quedar reservado
el espacio correspondiente al Asiento de Apertura cuando cierre la gestin anterior, mientras tanto podr
trabajar simultneamente en ambas gestiones.
Si desea Eliminar una gestin borrar los datos correspondientes a la misma, le recomendamos utilizar la
opcin de Backup / Restauracin proporcionada por el Sistema para asegurarse.
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Pasos para familiarizarse con el Sistema

Una vez creada la empresa, para empezar a trabajar procedimiento es:
1.
2.
3.
4.
Crear un Plan de Cuentas Si desea crear un Plan de Cuentas nuevo, entonces deber consignar esta
informacin en el momento que crea la nueva empresa. O proceder a heredar las caractersticas del
Plan de Cuentas de la empresa que sirvi de base para crear la nueva empresa.
Crear Asientos Predefinidos Son Asientos que permiten la Vinculacin de la Gestin Comercial
con la Contabilidad, tambin para Asientos que se repiten permanentemente, los puede utilizar
tambin en otras empresas que se crean con el mismo modelo de Plan de Cuentas.
Ingresar Asiento Ingrese los Movimientos Contables siguiendo las indicaciones de la interfase de
Asientos.
Emitir Reportes Ingresados los Asientos puede empezar a Imprimir u observar sus Movimientos
con la opcin Reportes.
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Creacin de Nueva Empresa

Dirjase al men Mantenimiento/Empresa/Nueva Empresa, el Sistema necesita que la nueva empresa sea
creada en base a una empresa ya existente, con la flecha pase la Base de Datos origen que servir de base para
crear la nueva empresa.
Presionar el botn de Crear Base de Datos para nueva empresa, el Sistema desplazar una ventana donde le
pedir el nombre para la nueva Base de Datos, coloque un nombre corto, mximo de 25 caracteres y mnimo
de tres caracteres; palabras sin separacin de caracteres sin el uso de caracteres especiales, NO es
recomendable que utilice el nombre comercial de la empresa, presione Aceptar.
Enseguida se desplaza la interfaz que le
permitir la opcin de heredar las
caractersticas de la empresa origen, como
el Plan de Cuentas, Usuarios, Asientos
Predefinidos, etc.
La opcin marcar todo permite heredar
todos los atributos de la empresa origen,
dejando abierto a criterio del profesional
contable si decide por una o ms de las
caractersticas otra alternativa es pasar la
ventana sin marcar nada, presione el botn Continuar para seguir.
Una vez indicados estos datos el Sistema procede con la creacin de la Plantilla de la nueva empresa, la
misma ofrece los siguientes datos que sern ingresados por nica vez y podrn ser modificados siempre y
cuando sea permitido, caso contrario, esos datos quedarn protegidos.
El Id Empresa se inicia sugiriendo los primeros caracteres del nombre de la empresa, usted puede cambiarlo
solamente esta vez, elija pocos caracteres y que no estn repetidos con otro Id de Empresa.
Cdigo Empresa: El Sistema permite la incorporacin de slo caracteres numricos, dejando abierto a criterio
del profesional el uso de la casilla, en caso de no utilizar dejar el dato en blanco
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Luego ingrese el Nombre Empresa, con los datos bsicos. (NIT, Direccin, Email, Telfono)
Merecen comentarios los siguientes datos:
Usa Fecha Alternativa en Asientos es para utilizarla en lugar de la fecha de alta en la Clasificacin
de Mayores.
Ingresa Asiento en Moneda extranjera, si desea que la empresa realice Transacciones en Moneda
extranjera en forma directa.
Reclasificacin por Centros de Costos, es recomendable si desea informes por Centros de Costos.
Utiliza Medidas Adicionales, si necesita que el Sistema exprese en Unidades diferentes a la Moneda,
los equivalentes del Activo y otros.
Una vez ingresados estos datos quedan registrados para siempre.
El Id Empresa se utiliza para construir la Carpeta de Backup/Restauracin que puede utilizar posteriormente
para conservar Copias del Proceso Contable de la empresa.
Configuracin de Saldos de Cuentas

Para visualizar los Reportes con signos usted debe remitirse al men Herramientas/Configuracin de Saldos.
En seguida se desplaza una ventana donde debe llamar a las Cuentas Madres de nivel jerrquico 1 y 2.
En la columna IdCuenta, presione una vez la barra espaciadora digite el Nombre de la Cuenta, se desplazar
la lista de Cuentas, escoja al Activo, en la columna
Saldo al Debe elegir SI, porque las Cuentas de Activo
deben tener Saldos al Debe y cuando tenga Saldo al
Haber entonces se presentar con negativo, para
informar al usuario que la Cuenta est sobregirada.
Entonces la configuracin debe ser la siguiente:
Activo
S
Pasivo
No
Ingresos
No
Egresos
S
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Estructuracin del Plan de Cuentas

Una vez creada la nueva empresa con la opcin de NO heredar ninguna caracterstica, proceder a cargar el
Plan de Cuentas de la siguiente forma:
Primera Opcin
Desde Mantenimiento/Plan de Cuentas/Nueva Cuenta/Planes de Cuentas Patrimoniales, proceda en
Id.Cuenta: a crear la primera Cuenta perteneciente al ACTIVO, es aqu cuando se le indica al Sistema cuntos
dgitos tendr el Plan de Cuentas de la empresa, la Cuenta del Activo debe contener el dgito 1 seguido de la
cantidad de ceros (0) que se necesite.
El Sistema tiene capacidad de hasta 15 dgitos, permitiendo de esta manera un Plan de Cuentas muy detallado.
Por ejemp lo si el Plan de Cuentas tendr 9 dgitos, la Cuenta del Activo deber ser creada con 100 000 000 (el
1 con 8 ceros por detrs). La Cuenta del Activo
pertenece al Nivel de Detalle 1, Columna
imprime Balance 1.
Denominacin, ingrese el nombre de la

Cuenta,
Caractersticas de la Cuenta, permite
definir aspectos fundamentales del
comportamiento de la misma en el Proceso
Contable:
Nivel de Detalle se refiere a la mxima
posicin de la Estructura del rbol de
Cuentas (Activo por ejemplo es 1, Activos
Corrientes ser 2, Disponibilidades 3 y as
sucesivamente).
Cdigo Optativo se refiere a un Cdigo para la Cuenta reducido, es decir menos dgitos. Por ejemplo
111201 para Banco XX y su reducido podra ser 1201.
Sumariza en, permite definir la
Cuenta superior en la que se
Sumariza una Cuenta.
Recibe Asientos, caracterstica de
las Cuentas de Detalle que
reciben Asientos.
Pulsando el flder amarillo podr
acceder a la estructura grafica de
rbol que indica la forma en la que
est siendo creado el Plan contable.
Las Frmulas bsicas con las que
trabaja el Sistema y que se deben
respetar son:
Balance General
A=P+K
Estado de Resultados
R= I-E
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Deben existir 4 Carpetas Madres, stas son :
ACTIVO
PASIVO
RESULTA DO
PRDIDAS Y GANANCIAS
Para observar la Estructura del Plan de Cuentas dirjase a Herramientas/Estructura del Plan de Cuentas,
desde ah se puede revisar si el escalonamiento de las Cuentas es correcto.
Para realizar correcciones en el Plan de Cuentas, puede realizarlas desde Mantenimiento/Plan de
Cuentas/Mantenimiento de Cuentas/Mod Plan de Cuentas Patrimoniales, el Sistema le permitir realizar
cambios en la Configuracin de Cuentas siempre y cuando la Cuenta no haya recibido Asientos Contables.
Segunda opcin
Una vez creada la empresa, y si ha mantenido el Plan de Cuentas anterior, lo que puede hacer es modificar
datos del mismo y agregar los que necesite para la nueva empresa.
La Estructura del Plan de Cuentas es importante para
encadenar la informacin de los Asientos y
Estructurar la informacin contable. El Plan de
Cuentas es la clave del Sistema de modo que le
recomendamos analizar el que le ofrecemos
obteniendo un listado completo que le permitir
planificar el propio.
A continuacin mostraremos la interfase de
operacin del Plan de Cuentas:
En el ejemplo estamos observando la primera Cuenta
y la ms importante, ACTIVO. El botn con () le
permite traer una ventana con todas las Cuentas del
Plan, en caso de necesitar consultarlas.
La Caja desplegable de Gestin le permite elegir el
Plan de Cuentas para la gestin, recuerde que el Sistema es Multigestin y es posible que en posteriores
gestiones necesite modificar el Plan por lo que cada gestin tiene uno a partir del Maestro creado.
El Nmero de Niveles y la Cantidad de Dgitos del Plan de Cuentas estar determinado por el experto a cargo
del Sistema.
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Reglas para la Contabilidad

Es importante diferenciar Cuentas Monetarias que son las que se expresan en la Moneda Principal y las No
Monetarias que son las que se expresan en Moneda Extranjera y segn las variaciones del Tipo de Cambio.
Las Cuentas que son susceptibles a los efectos de la Inflacin caso de las Cajas Moneda Extranjera
Inventarios Cuentas por Cobrar en Moneda
Extranjera - Activos Fijos, etc. debern ser
creadas con las siguientes caractersticas:
Recibe Asientos Habilitar

Recibe Asientos en Moneda Extranjera
Habilitar
Cuenta No Monetaria (se ajusta por
inflacin) Habilitar
Ajuste Manual de Inflacin Deshabilitar
Las Cuentas Diferencia de Cambio, Ajuste por Inflacin y Tenencia de Bienes y Prdidas y Ganancias
debern ser creadas con las siguientes
caractersticas:
Recibe Asientos - Habilitar

Cuenta No Monetaria (se ajusta por
inflacin) Deshabilitar
Ajuste Manual de Inflacin Habilitar
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Asientos Predefinidos
Dirjase a Mantenimiento/AsientoPredefinido/Nuevo. Se despliega una ventana solicitando los siguientes
datos.
Concepto: Venta de Mercadera al Contado
Caja
Cuentas por Cobrar
Impuestos a las Transacciones
Ventas
Dbito Fiscal
IT por Pagar
Recuerde, se debe colocar el Importe 1 (uno), tanto en las
columnas del Debe o del Haber segn corresponda. Los
Predefinidos son los nicos Asientos que el Sistema le
permitir grabar sin que necesariamente Cuadre el
Asiento, ya que son Plantillas destinadas a utilizarse
muchas veces.
Pulse Grabar.
Dirjase a Movimientos/Patrimonial/Nuevo Asiento, elija Asiento Predefinido y haga clic en el botn (), en
seguida se desplaza una ventana donde existe un Asiento Predefinido que lleva por denominacin el Concepto
(Venta de Mercadera al Contado) haga clic con el Mouse y automticamente el Sistema recupera el Asiento.
Cmo revisar qu Predefinidos existen en el Sistema

Dirjase a Reporte/Otros Reporte/Asientos Predefinidos, en ese momento se desplazar el siguiente Reporte:
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Registro de Asientos
Este mdulo le permite la ms amplia operatoria de la informacin que se manipula a travs del Asiento
contable. Usted puede Crear, Modificar, Eliminar, etc., datos del Asiento. El Sistema incluso le permitir
Modificar o Eliminar Asientos, guardando un historial de lo realizado por los usuarios.
Dirjase a Movimientos/Patrimonial/Nuevo Asiento, la interfase le provee las facilidades necesarias para un
manipuleo del registro contable, eficiente, rpido y flexible.
Tipo de Contabilidad, el
Sistema le permite trabajar en
la Contabilidad Real o trabajar
en la Contabilidad
Presupuestada
Gestin le permite seleccionar
la gestin de trabajo.
Fecha de Asiento, se sugiere la
fecha vigente en el equipo,
pero permite ser modificada.
Nro. de Asiento se genera
automticamente.
Tipo de Asiento, las opciones
de Real, Predefinido o
Archivo.
Tipo de Moneda, indica la
moneda a utilizar en el
Asiento.
Cotizacin indica la
Cotizacin de la fecha y la toma de la Tabla de Cotizaciones o la va generando automticamente.
Presionar el botn Act para actualizarla y guardar esa Cotizacin en la fecha mencionada.
Concepto se refiere a la glosa principal del asiento.
Comprobante, se refiere a si el movimiento es un Comprobante de Ingreso, Egreso, Traspaso o Diario
(Asiento Apertura, Cierre, Ajuste, etc.)
Recibido de y Referencia, son glosas auxiliares que se visualizan en los Comprobantes de Ingreso, Egreso
y Traspaso.
Cada Transaccin de Cuentas admite su propia leyenda o glosa especfica.
Posteriormente dispone de dos reas para el Ingreso de datos del Asiento.

rea 1
Con el botn de () le permitir recuperar el Plan de Cuentas del que deber seleccionar la Cuenta deseada.
La Caja adyacente le permite ingresar el Importe. Los botones de opcin son excluyentes y se refieren al
Importe al Debe o Haber. La Caja final indica el Importe Final a ingresar para cuadrar el Asiento. Se va
actualizando permanentemente de acuerdo a los datos que se ingrese.
rea 2
Si desea puede operar el Asiento desde la grilla, no son excluyentes, elija la que
desee. Para facilitar la bsqueda de Cuentas site el cursor en la columna Cdigo
de Cuenta y presione barra espaciadora, a continuacin escriba los caracteres
iniciales del Nombre de la Cuenta, por ejemplo b para Bancos, be para
Beneficios Sociales, etc.
Para los Importes puede moverse con las teclas del cursor, presione Enter para grabar los Montos.
Usted dispone los controles al pie: Aadir Reglones, Eliminar, Mover el cursor en la grilla para Arriba,
Abajo, Limpiar todos los datos del Asiento.
La grilla del Comprobante le permite realizar operaciones aritmticas, para facilitar los Clculos del Asiento.
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Una vez ingresados los Asientos en cualquier momento puede obtener la gran variedad de Reportes, en
Dlares, Bolivianos, Formato Estndar, Excel, Doc, por Rango de Asientos, Fechas etc.
Mientras el Asiento no est Cuadrado, es imposible concluir el mismo, salvo cancelarlo. Si desea cerrarlo y
no perder movimientos ingresados, opte por cuadrar transitoriamente el mismo y luego recuprelo y
modifique.
Renumeracin de Asientos
El Sistema le provee adems de la posibilidad de Renumerar Asientos desde Herramientas/Renumeracin de
Asientos, o de realizar Contra Asientos, si no deseara alterar su registro original (Opcin Movimientos /
Patrimonial/Asiento Tipo / Contra Asiento).
El Libro Diario debe contener el Registro Cronolgico de las Transacciones d e la organizacin, es por esta
razn que el Sistema de Contabilidad General contiene la Renumeracin de Asientos por Fecha, el objetivo
de esta opcin es reordenar los Asientos por fechas, para emitir el Libro Diario correctamente.
Tcnicas de visualizacin de informacin

Al estar registrando un Asiento usted puede ver el
Mayor de la Cuenta realizando doble clic sobre el
Cdigo de la Cuenta, en seguida se desplaza para
que usted tome las decisiones del Saldo que se
abonar a la Cuenta.
Cuando requiera verificar a qu Grupo de Cuentas
pertenece realice clic derecho sobre la Cuenta y la
Estructura de esa Cuenta se desplaza en forma
grfica.
Se requiere ver la estructura de rbol, slo pulse el
icono en forma de Carpeta.
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Modificacin de Asientos
ContraAsiento
El ContraAsiento permite anular un Asiento
previamente realizado, generando uno contrario.
Ingrese a travs del men Movimientos/
Patrimonial/Asientos Tipo/ContraAsiento encontrar
una interfase que le permite elegir:
Gestin, recuerde que el Sistema de Contabilidad

General es Multigestin.
Tipo Contabilidad, Real (Patrimonial) y
Presupuestada (slo usuarios Suite)
Nmero de Asiento, ofrece la lista de los Asientos realizados y permite escoger el registro al que se
aplicar el ContraAsiento.
Una vez elegidas las opciones correctas pulse Aceptar e inmediatamente el Sistema le muestra el
ContraAsiento a realizar. La mayora de los datos no se pueden modificar (datos encriptados), solamente se
podrn modificar la Fecha y el Concepto.
Notar que el No. Asiento es el correlativo al ltimo

generado en la Gestin.
El tipo de Comprobante ser contrario en el caso de
los Comprobantes de Ingreso y Egreso, en los
Comprobantes de Diario y Traspaso se generar el
mismo tipo de Comprobante.
Pulse Grabar, aparecer una ventana informando que
la operacin fue terminada. Pulse Aceptar.
Verifique la realizacin del ContraAsiento generando
un Reporte del Libro Diario. (Vase Reportes).
El ContraAsiento es una manera de modificar Asientos, pero no los reemplaza, es decir que en el Libro Diario
se ver el Asiento original y el ContraAsiento realizado.
Modificar Asiento
Esta opcin permite modificar manualmente los datos errneos de Asientos existentes, el Asiento modificado
reemplaza al original en el Libro Diario.
Ingrese a travs del men Movimientos/Patrimonial/Modificar Asiento, aparecer la interfase que le permite
elegir:
Gestin
Tipo de Contabilidad, Real (Patrimonial) y Presupuestada (slo usuarios Suite)
Nro. Asiento, ofrece la lista de los Asientos realizados y permite escoger el registro al que se aplicar la
modificacin.
Elija el Asiento a modificar y pulse Aceptar.
Se presentar la interfase done usted podr modificar:
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Tipo de Asiento
Fecha de Asiento
Cotizacin
Comprobante
Cuentas
Importe
Moneda
Para modificar el T ipo de Moneda se debe limpiar la

grilla, caso contrario el Sistema emitir un mensaje
informando que no se puede cambiar de Moneda
cuando existen Transacciones. Al limpiar la grilla las
Cuentas y sus Importes se borrarn, cambie el Tipo de Moneda y vuelva a llamar a las Cuentas e introduzca
los Importes.
Los datos que NO se podrn modificar son: la Gestin, el Tipo de Contabilidad, el Nmero de Asiento en el
Libro Diario se mantendr, note que el nmero del Comprobante avanzar al siguiente correlativo.
Al concluir la modificacin de datos del Asiento, pulse Grabar. Enseguida aparece una ventana para
confirmar si est seguro de modificarlo, pulse S, inmediatamente aparecer una nueva ventana confirmando
dicha modificacin.
Eliminar Asiento
Permite Eliminar uno o ms Asientos de la
Contabilidad. El usuario deber tener cuidado en la
eleccin del Rango de Asientos a eliminar.
Dirjase al men Movimientos/Patrimonial /Eliminar
Asiento, se generar una interfase donde podr elegir:
Gestin
Tipo de Contabilidad, Real (Patrimonial) y
Presupuestada (slo usuarios Suite).
Nmero de Asiento, el Sistema le ofrece el
Rango Desde Asiento (inicial), Hasta Asiento
(final).
Una vez escogido el Rango pulse Aceptar, se desplegar una ventana que preguntar si est seguro de
eliminar el Rango de Asientos especificado, si lo est, pulse S.
Una vez ms aparece una ventana informando que el Rango de Asientos ser eliminado permanentemente, si
desea proseguir, pulse S, el Sistema le informa mediante otra ventana la conclusin satisfactoria del proceso
de eliminacin.
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Reporte del Libro Diario
El Libro Diario antes de la Eliminacin se ver de la siguiente manera:
Luego de la Eliminacin podr evidenciar que el nmero de Asientos correlativos fue alterado:
Para poder ver tanto los Asientos Modificados como los Eliminados, existe un men llamado Registro de
Modificacin de Asientos.
Registro de Modificacin de Asiento

Muestra un Reporte de los Asientos Modificados y
Eliminados, por usuarios.
Ingrese a travs del men a Herramientas/Registro
de Modificacin de Asientos.
Se generar una interfase, que presentar las
siguientes opciones:
Salida a: Permite generar el Reporte en formato
XLS, HTML, RTF, PDF, TXT adems del
Estndar del Sistema.
El Sistema le ofrece dos pestaas:
Configuracin del reporte: Seleccin de datos para el Reporte.
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o
o
o
o
o
o
Desde Fecha - Hasta Fecha, permite seleccionar el Rango de fechas para el Reporte.
Desde Usuario - Hasta Usuario, permite elegir el Rango de Usuarios responsables de las
modificaciones o eliminaciones, se realiza la bsqueda por medio del botn de tres puntos.
Tipo de Modificaciones a incluir, permite elegir ver slo los Asientos modificados, los
eliminados o ambos.
Tipo de Comprobante, permite elegir un tipo de Comprobante (Egreso, Ingreso, Diario,
Traspaso) o Todos.
Tipo de Contabilidad, permite visualizar en el Reporte los Asientos modificados y/o
eliminados de la Contabilidad Real o de la Contabilidad Presupuestada o Ambas.
Mostrar detalle del asiento, mostrar el Reporte con detalles como la fecha original del Asiento
modificado/eliminado, el Concepto, la Cotizacin.
Pulse Mostrar Reporte y el Sistema generar el Repote Estndar o en el formato elegido, con las
caractersticas seleccionadas.
Administracin de los datos: Seleccin de datos

del registro a Eliminar, permite Eliminar
definitivamente el registro de los Asientos
modificados y/o eliminados.
o
Desde Fecha - Hasta Fecha , permite

elegir el Ra ngo de fechas de los
registros a Eliminar.
Desde Usuario Hasta Usuario,
permite elegir por usuarios, el Rango de
registros a Eliminar.
Tipo de modificaciones a eliminar,
permite elegir los registros de Asientos
modificados, eliminados o ambos.
Para Eliminar Registro debe ser Usuario Administrador.

Pulse Eliminar Registro , una vez hecha la seleccin
deseada. Aparece una ventana confirmando la
eliminacin.
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Manejo de Parmetros
Configuracin de Firmas
Para que las Firmas aparezcan en los Comprobantes de la
Contabilidad debe Configurarlas. Para este efecto debe
dirigirse a la opcin Herramientas/ Parmetros, luego a la
pestaa de opcin Configuracin de firmas, la ventana le
mostrar las opciones y marcar las que crea conveniente
que figuren en sus documentos, a continuacin, Aceptar.
Para comprobar que las Firmas se presentan en los
Comprobantes dirjase a la opcin de: Reportes/
Reimpresin de Comprobantes
Elija el Comprobante que Reimprimir; las opciones que tiene a elegir son:
Ingreso
Egreso
Todos
Traspaso
Tipo: existen 2 opciones:
Completo: Imprimir todos los
Comprobantes que elija en el
Rango; tome en cuenta que con
esta opcin no se visualizarn las
Firmas que haya configurado.
Individual: Esta opcin le permitir
ver un solo Comprobante y en
consecuencia le permitir
visualizar las Firmas configuradas.
Desde y Hasta: Es el Rango de tiempo
de Inicio y Cierre.
Nro.Comp: Si eligi la opcin Individual el Sistema pedir que identifique el Nmero de Comprobante que
imprimir, finalmente Aceptar.
- 18 -
Determinacin del Costo de Ventas

Control Peridico
Cuando se trabaja con el Mtodo Peridico para el Control de Inventarios, al momento de crear la estructura
del Plan de Cuentas deber considerar incorporar las respectivas Cuentas de Inventario Inicial y Final que
debern estar contenidas en el Activo y en las Cuentas de Resultado para la estructuracin del Costo de
Ventas.
113000
113001
113002
113003
113004
113005
REALIZABLE
Inventario Inicial de Productos Terminados
Inventario Final de Productos Terminados
Inventario Inicial de Productos en Proceso
Inventario Final de Productos en Proceso
Inventario de Materia Prima
Una vez ingresados todos los

movimientos de la Gestin, se deber
proceder a realizar los Traspasos de
Cuentas de Inventario Inicial y Final del
Activo contra las Cuentas del Inventario
Inicial y Final de Resultados. Esto le da
como resultado el registro de Inventario
Final para su Gestin en las Cuentas de
Activo y le permitir obtener su Costo de
Ventas. Automticamente se p roduce el
cuadro de Resultados.
Puede observar la empresa Comercial
Ltda., cuenta con la presentacin del
siguiente Estado de Resultados previa
introduccin de los Asientos
correspondientes.
Ejemplo de secuencia de Asientos Control Peridico:
- 19 -
Para realizar el cruce de informacin usted deber realizar y consultar los siguientes Reportes:
El Inventario Inicial ser cargado en el Sistema, por medio de un Comprobante de Ingreso que estar
respaldado en la Contabilidad por el Balance de Apertura o de Corte.
Luego emita el Reporte del Libro de Compra, en el Rango de Fechas deseado, proceda a realizar la
Vinculacin de Cuentas, Calendarizar y Vincular Asientos. Con este procedimiento tendr las Compras del
periodo.
Emita el Reporte contable, de todos los
Productos, debidamente Vinculados y
Calendarizados. Este Reporte es el equivalente
al Inventario Final a la fecha.
Realizando la secuencia de Asientos
Automticos desde la Gestin Comercial, estar
en condiciones de construir el Control de
Inventarios Peridicos.
Control Perpetuo
Cuando se trabaja con el Mtodo Perpetuo para el Control de Inventarios, al momento de crear la estructura
del Plan de Cuentas deber considerar incorporar las respectivas Cuentas de Inventarios de Mercaderas en
Realizables y la Cuenta Costo de Ventas en Resultados
A diferencia del mtodo anterior al trabajar las Compras stas

debern estar directamente relacionadas con la Cuenta contable
creada en el Realizable.
Para sistematizar el Control Perpetuo de Inventarios debe
preparar los siguientes Asientos Predefinidos a travs de la
- 20 -
opcin Mantenimiento/Asiento Pre-Definido/Nuevo del Sistema de Contabilidad General
A continuacin remtase al Sistema de Gestin Comercial, y analice la informacin contenida:
Anlisis de Reportes para Generar los Enlaces Contables

Para Compras Analice la informacin contenida en Reportes/Libros/Compras
Para Ventas Analice la informacin contenida en Reportes/Libros/Ventas
Para Costo de Ventas analice la informacin contenida en Reportes / Ventas-Compras / Costo de Ventas.
Concluida la revisin Vincule los Reportes
analizados a travs de la opcin
Herramientas/Generacin de Asientos/Calendariza
de Reportes
Realizando la secuencia de Asientos Automticos de

Co mpras, Ventas y Costo de Ventas desde Gestin
Comercial, estar en condiciones de construir el
Control de Inventarios Perpetuo
Visualizando el Estado de Resultados y la
disponibilidad inmediata de Inventarios.
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Gua para la Actualizacin de Cuentas No Monetarias por

Variacin de ndices.
UFV
Aplicacin de la Unidad de Cuenta Unidad de Fomento a la Vivienda UFV, en el Sistema de
Contabilidad General para Contadores ver. Windows

Debido a las ltimas disposiciones emitidas por el gobierno central respecto al ndice de Actualizacin a ser
utilizado por las Cuentas No Monetarias que se Ajustan por Inflacin, a travs del Banco Central de Bolivia,
se crea la Unidad de Cuenta Unidad de Fomento a la Vivienda UFVs, como patrn de Variacin, esta
disposicin es de carcter obligatorio en las Instituciones Fiscales Pblicas, as como las unidades
descentralizadas.
La elaboracin de la presente Gua tiene por objeto explicar al usuario de los Sistemas de Tecnologas de
Informacin , la metodologa adoptada para resolver la Actualizacin de las Cuentas No Monetarias por la
Unidad de Cuenta UFVs en Contabilidad General para Contadores ver. Windows.
Es importante sealar que su uso no es de carcter obligatorio, y que el Sistema de Contabilidad puede
prescindir de su uso si el usuario desea actualizarlo de manera manual, a continuacin explicaremos un caso
especial donde coexisten dos valores que pertenecen a una misma Cuenta pero slo uno de ellos se Actualiza
a travs del UFV, es el caso del Crdito Fiscal IVA.
Co mo es de conocimiento general el Impuesto al Valor Agregado IVA, es de carcter mensual, y una vez
determinado pueden darse dos situaciones:
Si el Total Dbito Fiscal es mayor al de Crdito Fiscal, la diferencia es cancelada por el Contribuyente.
Si el Total Dbito Fiscal es menor al de Crdito Fiscal, la diferencia queda a favor del Contribuyente.
Este Saldo puede ser Compensado en el prximo periodo previamente actualizado segn UFVs.
Segn lo descrito anteriormente, el usuario debe proceder a crear una

Cuenta Sumarizante (de Agregacin) denominada Crdito Fiscal IVA
y dentro de ella debe contener dos Cuentas receptoras de Asiento
como ser: Crdito Fiscal IVA que corresponde a la Compras del
Perodo y la otra Cuenta Crdito Fiscal por Compensar (Saldo a
favor del Contribuyente mes anterior) el cual es sujeto a la
Actualizacin por el ndice UFV. De esta manera la Cuenta
Sumarizante obtendr el Total de Crdito Fiscal correspondiente.
Importante : Debe tener muy en cuenta la Fecha en la que realiza la Actualizacin por UFVs, por lo que se
recomienda una vez actualizada la Cuenta proceda con su Compensacin con el Dbito Fiscal
correspondiente, para que el Saldo (si lo tuviese) tome en cuenta en ese momento la Cotizacin de la UFV
como base del Prximo Perodo.
Creacin de los ndices

El objetivo es dar a conocer al usuario la aplicacin de esta Unidad de Cuenta en el Sistema de Contabilidad,
para que el usuario pueda hacer uso del mismo en su prctica habitual del Registro de las Transacciones
econmicas y financieras de su empresa, su comportamiento es similar al del Ajuste por Inflacin en base al
patrn dlar, slo que en esta ocasin en vez de utilizar la Cotizacin del Dlar se utilizar la Cotizacin de la
UFVs.
Dirjase a Archivos/Diccionarios/Patrimonial/ ndices de Actualizacin/ Nuevo.
En la interfase que le ofrece el Sistema Configure los siguientes datos:
- 22 -
El Identificador o cdigo es generado en forma automtica por el Sistema.
Denominacin: UFV
Nro. Decimales: 5
Pulse la opcin Grabar y el Sistema informar la
conclusin exitosa de la operacin.
Para no tener inconvenientes futuros, se debe proceder a

Actualizar en forma diaria las Cotizaciones de las UFV que
son publicadas por el BCB o el SIN, con el cuidado de
mantener sus cinco decimales.
Una vez creada la Unidad de Cuenta UFV, debe procederse a identificar qu Cuentas van a tomar esta Unidad
para su Actualizacin.
Esto se realiza al momento de crear el Plan de Cuentas, o tambin se puede modificar el comportamiento de
las Cuentas cuando el Plan de Cuentas ya fue creado previamente.
Dirjase a. Mantenimiento/Plan de Cuentas/Mantenimiento de Cuentas/Mod Plan de Cuentas Patrimoniales,
en la interfase, con el botn de (...) busque la Cuenta IVA Crdito Fiscal por Compensar, ver que en forma
automtica el Sistema recupera los datos
anteriores al momento de su creacin.
Ahora en la opcin ndices, como se muestra en
el recuadro, con el botn desplegable que se
encuentra en la parte derecha, elija la opcin
creada anteriormente (UFV), finalmente pulse la
opcin Modificar, para que el Sistema guarde la
modificacin realizada; en el caso que no tenga
la Cuenta proceda con la creacin de la misma.
Recuerde que el uso de esta Unidad de Cuenta
requiere un control y registro de la evolucin
diaria de su Cotizacin, y que previo a cualquier
Movimiento de Ingreso o Egreso debe proceder
primero a su Actualizacin.
Para proceder con la Actualizacin de los ndices, dirjase a la opcin: Diccionarios/ Patrimonial/
Actualizacin de ndices, en la interfase que le ofrece el Sistema el usuario a travs del combo, puede elegir
el UFV (u otro ndice si lo tuviera), luego la Fecha a la que corresponde la informacin de la Cotizacin, por
ltimo pulse Aceptar para guardar la informacin registrada.
Puede actualizar la Cotizacin de dos formas, al momento de Registrar el Asiento o a travs del siguiente
procedimiento:
Actualizacin de los ndices

Asiento de Actualizacin por Variacin de ndices.
Una vez creado el ndice y Configuradas las Cuentas que se actualizarn por el mismo, procedemos a
utilizarlo a travs de una Asiento tipo denominado Ajuste por Variacin de ndices
- 23 -
Cabe aclarar que esta es una de las formas por la que se informa al Sistema la evolucin de los ndices. La
otra es a travs de la interfase de Asientos Diarios, donde existe una opcin denominada ndices, al cual
pulsamos y nos trae la misma interfase.
Para realizar la Actualizacin de las Cuentas segn
la Unidad de Cuenta UFV dirjase a: Movimientos/
Patrimonial/Asientos Tipo / Ajuste por Variacin
de ndices, en la interfaz, cargue los siguientes
datos:
Id Asiento: Es asignado de manera automtica por
el Sistema y corresponde al Nmero de Asiento
con el que ser registrada la Actualizacin en el
Libro Diario.
Fecha: La correspondiente a la que realizar la
Actualizacin.
Tipo Cambio: La Cotizacin del dlar americano
(slo para efectos de registro)
Concepto: Descripcin resumida del Asiento contable que va a realizar.
ndices: Esta opcin le permite elegir el ndice a utilizar para la Actualizacin, a travs del combo, elija la
opcin UFV.
Monto al Final de periodo: Se refiere a la ltima cotizacin de UFV con la que ser Actualizada la Cuenta.
Pulse la opcin: Cambio, para que el Sistema adopte la Cotizacin de la Unidad de Cuenta ingresada, podr
apreciar que la Unidad aparece en el recuadro de la parte derecha.
Finalmente pulse Aceptar y el Sistema emitir un mensaje que el Asiento fue realizado, con lo que puede
consultar el Libro Diario y el Libro Mayor de Contabilidad y verificar el Detalle de las Cuentas que ya han
sido actualizadas.
- 24 -
Procesos de Cierre de Gestin en la Contabilidad

Para facilitar la tarea a los usuarios el Sistema cuenta con los siguientes Asientos Automticos que realizan
los clculos correspondientes para un Asiento determinado.
Variaciones de Cambio, realiza los Asientos correspondientes de Diferencias de Cambio, este Asiento es
frecuente cuando se est trabajando con una Contabilidad Bimonetaria y por ende se tiene diferencias entre la
Moneda Principal y la Segunda moneda. El Sistema cuenta con este Asiento y realiza el registro
automticamente, para tal efecto remtase a Movimientos/Patrimonial/Asiento Tipo/ Variaciones de Cambio.
Ajustes por Inflacin, realiza el Asiento correspondiente de todas las Cuentas que se Ajustan por Inflacin
tomando en cuenta el Tipo de Cambio Inicial y el Tipo de Cambio Final, realiza el c lculo y registra el
Asiento automticamente, slo debe dirigirse a Movimientos/Patrimonial/Asiento Tipo/ Ajustes por Inflacin.
**El Sistema inducir a realizar estos registros cada vez que se realice un camb io en el Tipo de Cambio, de
esta manera los Saldos estarn correctamente expresados, es responsabilidad del usuario si decide no realizar
el registro cuando el Sistema lo sugiere.
Realice el registro de los Resultados de la Gestin, en las Cuentas de Patrimonio, se deber registrar el
Asiento contra Prdidas y Ganancias.
Finalmente est en condiciones de efectuar el Asiento de Cierre y Apertura que es Automtico.
Deber tomar en cuenta lo siguiente:
Antes de efectuar el Asiento de Cierre, deber obtener un Backup de la Gestin por si necesita realizar
cualquier ajuste de ltimo momento.
Una vez cerrada la Gestin NO se permiten ms Asientos ni Modificaciones; SI se pueden realizar
consultas de la Gestin, inclusive Balances Comparativos de Dos Gestiones, etc.
Cierre/Apertura , se encargar de realizar el Asiento de Cierre de la Gestin anterior, y el Asiento de
Apertura de la Gestin vigente, debe dirigirse a Movimientos/Patrimonial/Asiento Tipo/ Cierre / Apertura.
En el caso de que est trabajando con varias Gestiones, el Sistema reserv ar inicialmente el primer Asiento
para el Registro de Apertura, que se realiza en el Asiento Automtico.
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Traspaso de Saldos Contables a la nueva Gestin

Introduccin.
Antes de comenzar con el desarrollo del presente material, es muy importante recordar lo siguiente:
De acuerdo a la prctica contable, los nicos datos que pasan de Gestin a Gestin son los datos
pertenecientes al Balance General y no as los de Resultados puesto que la informacin que produce este
Estado Financiero ya se encuentra incluido en los datos del Balance General a travs de la Cuenta Patrimonial
Prdida Utilidad de la Gestin, segn corresponda.
Es por ello que a continuacin explicaremos el funcionamiento de la nueva incorporacin en Contabilidad
General para Contadores ver Windows.
Desarrollo
Las nuevas versiones incluyen en la parte inferior de la interfase de Asientos de Cierre y Apertura , un
apartado titulado Rango de Cuentas cuyos Saldos pasarn a la Nueva Gestin (Ver imagen).
Es aqu donde el experto contable debe proceder a Configurar su Rango de Cuentas Contables q ue pasarn a
la prxima Gestin de la siguiente manera:
Pulsando el botn () de la
opcin Desde Cuenta (Ver
recuadro de la imagen), el
Sistema brindar una nueva
interfase la cual contiene su Plan
de Cuentas, ahora debe proceder
a seleccionar la primera Cuenta
Contable del Balance General, en
este caso, la Cuenta ACTIVO.
Proceda de la misma manera con
la segunda opcin: Hasta
Cuenta y en la nueva interfase
seleccione la ltima Cuenta
Contable de su Balance General.
Con este procedimiento ha
configurado el Rango de Cuentas
cuyos Saldos sern trasladados a
la nueva Gestin, por lo que ahora al pulsar Aceptar, slo los Saldos de las Cuentas Contables
seleccionadas sern mostrados en la nueva Gestin.
Recomendacin: Se recomienda previamente obtener un Backup del mdulo de Contabilidad, con el objeto
principal de poder retomarlo ante cualquier eventualidad.
- 26 -
Reproceso de Gestin
Existen situaciones en que los Montos del Balance de Sumas y Saldos no igualan con los Saldos del Libro
Mayor. Esto se da cuando se realizan Modificaciones o Eliminaciones de Asientos, para ello el Sistema
cuenta con la opcin de Reproceso de periodo, el cual tiene como tarea Sumarizar los Montos de cada Cuenta
cuando tuvieron movimientos,
realizando un barrido de todos
los datos.
Verificado que los Montos del
Balance de Sumas y Saldos
sean distintos a los Mayores ,
Dirjase a
Herramientas/Reproceso de
Gestin, se desplazar la
ventana donde elige la Gestin
a Reprocesar (puede trabajar con Mltiples Gestiones) pulse Reprocesar.
Una vez finalizado el proceso, verifique que los Saldos de los Mayores y del Balance de Sumas y Saldos son
iguales.
- 27 -
Reportes
Contabilidad General para Contadores ver Windows permite emitir una gran cantidad de Reportes en una
variedad de opciones. Si usted revisa la empresa La
Comercial Ltda., encontrar ejemplos y podr
imprimirlos para familiarizarse con los mismos.
Si desea tambin, puede emitirlos en formato XLS, RTF,
PDF, HTM para utilizar la informacin con otras
herramientas compatibles con Windows y que usan
interfases comunes, as como acceder a Formatos
Estndar.
Tambin, permite disear Estado de Flujo de Efectivo, el
cual se encuentra explicado de forma puntual en el
tutorial de Contabilidad.
Herramientas
Con el objeto de apoyar la gestin computarizada de la Contabilidad el Sistema tiene una serie de facilidades
que las obtiene desde Herramientas en el Men Principal de Contabilidad General.
Seguridad
Si desea que el Sistema proteja Accesos a opciones reservadas, como por ejemplo Emisin de Comprobantes
de Ingresos y Egresos, o emita un Balance Contable, efecte un Cierre, etc. le ofrece la opcin
correspondiente en el men Mantenimiento /
Seguridad / Asignacin de Permisos.
Para implementar este proceso primero cree las
Cuentas en el Sistema (Login, el nombre del
usuario, asgnele un Password) y proceda a fijarle
Permisos y Restricciones. El botn Actualizar le
permitir grabar la informacin, el Sistema
tambin le permitir cambiar su criterio cuando lo
crea necesario, as como eliminar al usuario.
Para activar al usuario tiene el botn Usuarios de
la barra de acceso directo, la opcin de Login es
para cambiar de usuario. Usted observar que
dependiendo de la Configuracin de Seguridad se
presentan opciones operativas en la interfase de
usuario.
Ms informacin la encontrar en el tutorial de
Contabilidad.
ndices
Para facilitar el Anlisis Financiero de su Gestin
contable le proporcionamos una serie de ndices de
gran utilidad. Los mismos pueden ser requeridos por
sus Clientes, Proveedores, Bancos y ayudan en la
interpretacin de los Estados Contables.
- 28 -
Las Frmulas utilizadas estn prcticamente descritas en todos los casos que se pueden analizar de la empresa
La Comercial Ltda. Los ndices proporcionados son:
ndice de Liquidez
ndice de Utilidad
ndice de Eficiencia
Backup y Restauracin de Bases de Datos

El Sistema de Contabilidad General, presenta dos
opciones, la primera BackUp, puede aprovechar la
facilidad que le da el Sistema para crear Bases de
Datos Copia de las diferentes empresas para las que
est procesando la Contabilidad. De esta manera no
tendr inconveniente en realizar cambios, ajustes,
modificaciones etc.
Restauracin, le permite recuperar informacin del
pasado, para los casos en que no le gusta el resultado,
puede Restituir su Copia y volver a tratar de manera
diferente.
Observe que por defecto sus Copias se realizan en la Ruta donde ha instalado el Sistema, en la Carpeta
denominada Backup. Como Carpeta privada el Sistema elige el Id Empresa que lo une a la palabra BackUp y
como nombre del archivo el Id de empresa ms la fecha de la computadora que se supone es la actual , el
Sistema permite que las Copias sean personalizadas con extensiones en el Nombre del Archivo, para
diferenciar Copias realizadas en la misma fecha o Copias que necesiten ser identificadas rpidamente.
Compactar Bases de Datos

Permite Comprimir y optimizar los datos almacenados, es decir reduce el tamao de la Base de Datos,
mantenindola funcional. Proceso
recomendado una vez por semana, este
proceso se tiene que realizar por cada empresa
trabajada en el Sistema.
Con el botn Buscar, encontrar la estructura
de su computador, navegue hasta encontrar la
Carpeta donde instal el programa, ingrese a
la Carpeta Bdd y ubique el Archivo de cada
empresa funcional Ej demo .mdb.
Pulse Compactar para concluir con la operatoria.
Redireccionamiento de Base de Datos

La aplicacin Cliente debe buscar el Servidor a
travs de la red para esto remtase al Men
Herramientas/Redireccionamiento de Base de Datos
Con el botn Buscar, encontrar la estructura de su
computador, navegue por la red hasta encontrar la
Carpeta donde se instal el sistema de Contabilidad
Server, ingrese a la Carpeta Empresa y ubique el
Archivo DpContabEmpresa.mdb
Pulse Aceptar para concluir con la operatoria, a
continuacin el Sistema se cerrar actualizando la
direccin proporcionada. Al volver a ingresar al
programa estar conectado al Servidor.
- 29 -
Para que una aplicacin Cliente funcione el Servidor tiene que estar prendido caso contrario el Sistema
emitir un mensaje informando la imposib ilidad de conectarse.
Apariencia
Remtase al Men Herramientas/Apariencia
Esta opcin permite personalizar el entorno grafico del
Sistema, permitiendo elegir Tapices, Mscaras y Botones.
Para grabar los datos pulse Actualizar.
- 30 -
Contabilidad Presupuestada Presupuesto de Gestin

El Presupuesto de Gestin le ayudar a tener asignada a cada Cuenta un Monto determinado en un lapso de
tiempo que usted determine, anual, semestral, trimestral, mensual, semanal, o diario.
La forma de asignar este Presupuesto es de la siguiente forma:
Lo importante es que en la interfase de Registros Contables en Tipo de Contabilidad, elija Presupuestada.
Realice un Asiento en forma
manual digitando las Cuentas
que intervendrn en el
Presupuesto.
Otra alternativa es crear una
Plantilla Predefinida en
Mantenimiento/Asiento
Predefinido/Nuevo, de todas las
Cuentas que desea que
intervengan en el Presupuesto de
Gestin.
Para facilitar an ms la carga de estas Cuentas usted puede sacar una Plantilla de las Cuentas que tienen
Movimiento en Reportes/Balance de Sumas y Saldos con Salida a Plantilla TXT y remitirse a Mantenimiento/
Asiento Predefinido /Nuevo, pulse el botn de Importar Plantilla y dirjase a la plantilla que cre, asigne un
nombre y pulse Grabar.
Dirjase a Asientos, elija la opcin Predefinido, y pulse el botn (), a continuacin el Sistema mostrar un
listado de Todos los Asientos Predefinidos, e lija el que acaba de crear.
Asigne los Montos que corresponden a cada Cuenta segn su Gestin Presupuestada, tomando en cuenta el
da o mes inicial del Presupuesto (da, mes, trimestre, semestre, o ao).
Dirjase a Herramientas/ Parmetros y habilite la accin de Confirmacin al Sobrepasar el Presupuesto
Asignado, esta opcin le avisar cada vez que el Presupuesto se exceda.
Usted cuenta con un Reporte de Estado de Ejecucin Presupuestaria en Reportes/Estado de Ejecucin
Presupuestaria, donde define el Rango de fechas a tomar en cuenta en el Presupuesto, y la comparacin con
la Contabilidad Real, definida tambin en un Rango de Fechas.
Este Reporte presenta la Columna Presupuestada menos las Columnas de lo Ejecutado y otra de Diferencias
Porcentuales en base al Presupuesto.
- 31 -
Consolidaciones de Contabilidades
Para realizar Consolidacin de Sucursales, la caracterstica es que las empresas creadas deben tener diferentes
nombres o diferenciadores (como un punto, maysculas, abreviaciones y otros ). No el mismo nombre.
Introduzca los Asientos que corresponden a cada Empresa en la forma habitual. Una vez finalizada la
introduccin planifique la forma de Consolidar las Empresas (Contabilidades) por ejemplo:
Tiene una Empresa con dos Sucursales
En este caso usted decide si los datos de las dos Sucursales pasan a ser parte de la Casa Matriz (entonces
tres Contabilidades).
O crear una nueva empresa donde se
trasladan los datos de todas las Empresas
(entonces cuatro Contabilidades)
NOTA.- Es importante aclarar que la Empresa

en la que se realizar la Consolidacin debe
contener un Plan de Cuentas Maestro es decir,
debe contar con las Cuentas que tienen las
dems .
Dirjase a una de las Sucursales remtase a
Reportes Sumas y Saldos emita un Reporte
con Salida en Formato plantilla de Asiento y
grabe la plantilla.
Dirjase a la Empresa en la que desea realizar la Consolidacin de la informacin
Dirjase a Movimientos/Patrimonial/Nuevo Asiento, elija la opcin Archivo, y pulse el botn de (), busque
la Plantilla, observe que las Cuentas recuperadas contienen Montos que corresponden a la Sucursal.
De la mis ma manera trabaje con el resto de las Empresas.
De esta forma usted podr realizar la Consolidacin de n Empresas o Sucursales, sin lmite alguno.
NOTA .- Al momento de registrar el Asiento, s existieran Cuentas con Saldo cero debe eliminarlas.
- 32 -
Estado de Flujo de Efectivo

El Sistema permite elaborar el Estado de Flujo de Efectivo, para ello el experto del rea debe identificar:
Las Fuentes de las entradas de efectivo, las Partidas de Gastos y el Saldo de efectivo a la fecha, durante el
perodo contemplado en los Estados Financieros.
La informacin relativa a los Flujos de Efectivo de una entidad sirve para:
Proporcionar a los usuarios los Estados Financieros, informacin a efectos tanto de la rendicin de
cuentas como de la toma de decisiones.
Permitir a los usuarios determinar en qu forma obtuvo la entidad el efectivo que necesitaba para
financiar sus actividades, as como el uso que se dio al efectivo generado.
Adoptar y evaluar decisiones acerca de la Asignacin de Recursos, tales como la sustentabilidad de las
actividades de la entidad.
Los usuarios deben entender el momento en que se producen los Flujos de Efectivo y el grado de certidumbre
en la presentacin de informacin relacionada a los cambios histricos de una entidad, en el efectivo y
equivalentes , mediante un Estado del Flujo de Efectivo que los clasifique durante el perodo, segn provengan
de actividades Operativas, de Inversin o de Financiamiento.
La entidad que prepare y presente Estados Financieros segn el Mtodo Contable de Acumulacin deber
elaborar un Estado de Flujo de Efectivo conforme con los requisitos de la Norma Internacional de
Contabilidad # 7 y presentarlo como parte integral de los Estados Financieros correspondientes a cada uno de
los perodos para los que s e presenten.
Definiciones
Por Actividades de Financiamiento se entienden las que tienen como resultado cambios en el Monto y la
Composicin del Capital Aportado y los emprstitos de la entidad.
Por Actividades de Inversin se entienden la Adquisicin y Venta de Activos a largo plazo y otras
Inversiones no incluidas en el rubro de equivalentes a efectivo.
Por Actividades Operativas se entienden las que no son de Inversin ni de Financiamiento y constituyen
la actividad habitual de la entidad.
Por Efectivo se entiende el efectivo en Caja y los Depsitos a la vista.
Por Equivalentes a Efectivo se entienden las Inversiones a corto plazo y de Liquidez que pueden
convertirse fcilmente en cantidades conocidas de efectivo y que estn sujetas a un riesgo insignificante de
cambios de valor.
Por Flujos de Efectivo se entienden las Entradas y Salidas de efectivo y equivalentes a efectivo.
Por Mtodo de Acumulacin se entiende un sistema de contable por el cual las operaciones y otros hechos
contables se Asientan en el momento en que se producen (y no nicamente cuando se percibe o efecta el
pago en efectivo o su equivalente) en los Libros de Contabilidad y se contabilizan en los Estados Financieros
de los perodos contables a los que corresponden. Los elementos Asentados en el sistema contable de
Acumulacin son el Activo, el Pasivo, el Activo / Patrimonio Neto, los Ingresos y los Gastos efectuados en el
perodo.
- 33 -
Presentacin del Estado de Flujo de Efectivo

El Estado de Flujo de Efectivo debe presentar todos los que hub ieron durante el perodo, clasificndolos por
actividades Operativas, de Inversin y de Financiamiento.
Cada uno de los Sistemas de Tecnologas de Informacin, estn basados en los Principios Administrativos y
de la Contabilidad General. La elaboracin del Flujo de Efectivo no es ajena a ellos, sino ms bien, es el
sustento de los mismos. Por esto el Flujo de Efectivo se elabora a partir de un Balance Comparativo entre dos
perodos, uno Inicial y otro Final.
El primer paso a eje cutar para la elaboracin de este estado, consiste en la creacin de los trminos del
Diccionario a utilizar, esto se lograr ingresando
a: Archivo / Diccionarios /Patrimonial/ Flujo de
Efectivo
Consideraciones: Se deben crear trminos para los

Ttulos de la Hoja de Trabajo Comparativo, que
pueden estar clasificados en:
Corto Plazo (Aumento o Disminucin)
Largo Plazo (Origen o Aplicacin)
Al momento de configurar dicha informacin se debe
tener cuidado de especificar a qu Reporte
pertenece, es decir, si es para la Hoja de Trabajo o
para el Flujo de Efectivo.
Se aclara que el Estado de Flujo de Efectivo a partir de un Balance Comparativo, debe tomar las diferencias
de los perodos asignados y slo existir un dato que tome el Saldo Inicial, que en este caso ser para el
Estado de Flujo de Efectivo, denominado Saldo Inicial del Perodo.
Una vez elaborado el Diccionario, procedemos a Configurar las Cuentas que intervendrn en la elaboracin
del Flujo de Efectivo. Para ello dirigirse a Reportes/ Otros Reportes/ Balance Comparativo y el Sistema
mostrar la interfase.
Se debe Configurar el Perodo Inicial en primera instancia y abajo el Perodo Final que se va a tomar para el
Reporte, ste puede ser trimestral, semestral etc., preferentemente en Moneda extranjera para evitar las
Actualizaciones por efectos inflacionarios, pulse Aceptar y el Sistema emitir el Balance Comparativo. Al
cerrar el mismo mostrar la siguiente interfase:
- 34 -
El primer Rango muestra los datos recuperados del Balance Comparativo.

Una vez concluida la Configuracin de las Cuentas, se procede a grabar la misma mediante la opcin Graba
Datos, que se encuentra ubicada en la parte inferior izquierda de la interfase. Hecho esto ya se pueden
Imprimir los Reportes tanto de la Hoja de T rabajo
como del Flujo de Efectivo.
El Sistema s lo necesita que se Configuren las Cuentas
por nica vez, y en otra ocasin cuando varen los datos
Iniciales y Finales lo nico que tendr que hacer es
elegir la opcin Actualiza Datos para que el Sistema
proceda a Actualizarlos, no debe olvidar pulsar la
opcin Graba Datos y as tendr la informacin del
perodo requerido.
Estos Reportes tambin pueden ser exportados en
Formatos diferentes como ser Excel, Word y otros
donde pueden ser configurados segn la preferencia de
cada usuario.
Una gua prctica de la elaboracin del Estado de Flujo de Efectivo la encontrar en el t utorial de
Contabilidad.
- 35 -
Gua de Usuario Gestin Comercial para Windows
Procesos Adicionales
Como Actualizar el NIT
En el caso de crear nueva empresa o crear nueva Gestin, la forma de proceder con la configuracin del NIT
es la siguiente:
En la interfa se de Datos Fijos de la Empresa, presione las teclas Alt D, en cualquier parte de la ventana, notar
que a nivel del RUC, la casilla se abre y permite escribir, digite la palabra NIT, presione Enter y quedar
grabado, en la casilla adjunta, digite el nmero asignado.
La Reimpresin de los documentos que sean anteriores a la Gestin 2005, llevarn el nmero de
identificacin del RUC, y a partir del 2005 llevarn como nmero de identificacin el NIT, como se muestra
en los siguientes grficos:
Y de la misma manera en todos los Reportes que emita el Sistema de Contabilidad General.
Como Cambiar el Nombre de la empresa

Una vez que la empresa ha recepcionado Asientos, el Nombre de
Empresa aparecer atenuado, en casos donde se requiere un
cambio, slo una clave autorizada podr realizarlo.
Para esto dirjase al men Herramientas/Seguridad/Asignacin
de Permisos, elija el nombre de la Cuenta y habilite la opcin
Accede a Cambio de Nombre, pulse Aceptar para grabar los
cambios.
La prxima vez que el login del usuario acceda a la opcin
Mantenimiento/Empresa/Modificar Empresa, el campo
Descripcin estar disponible para modificaciones en la Razn
Social de la Empresa elegida.
- 36 -

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Estado de Flujo de Efectivo ..................................................................................................33

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Contabilidad General para Contadores ver. Windows

Opcin Archivo del Men

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Pasos para familiarizarse con el Sistema

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Creacin de Nueva Empresa

Configuracin de Saldos de Cuentas

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Estructuracin del Plan de Cuentas

Denominacin, ingrese el nombre de la

Reglas para la Contabilidad

Recibe Asientos Habilitar

Recibe Asientos - Habilitar

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Cmo revisar qu Predefinidos existen en el Sistema

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Posteriormente dispone de dos reas para el Ingreso de datos del Asiento.

Tcnicas de visualizacin de informacin

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Gestin, recuerde que el Sistema de Contabilidad

Notar que el No. Asiento es el correlativo al ltimo

Para modificar el T ipo de Moneda se debe limpiar la

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Registro de Modificacin de Asiento

Administracin de los datos: Seleccin de datos

Desde Fecha - Hasta Fecha , permite

Para Eliminar Registro debe ser Usuario Administrador.

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Determinacin del Costo de Ventas

Una vez ingresados todos los

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A diferencia del mtodo anterior al trabajar las Compras stas

Anlisis de Reportes para Generar los Enlaces Contables

Realizando la secuencia de Asientos Automticos de

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Gua para la Actualizacin de Cuentas No Monetarias por

Contabilidad General para Contadores ver. Windows

Segn lo descrito anteriormente, el usuario debe proceder a crear una

Creacin de los ndices

Para no tener inconvenientes futuros, se debe proceder a

Actualizacin de los ndices

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Procesos de Cierre de Gestin en la Contabilidad

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Traspaso de Saldos Contables a la nueva Gestin

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Backup y Restauracin de Bases de Datos

Compactar Bases de Datos

Redireccionamiento de Base de Datos

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Contabilidad Presupuestada Presupuesto de Gestin

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NOTA.- Es importante aclarar que la Empresa

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Estado de Flujo de Efectivo

La informacin relativa a los Flujos de Efectivo de una entidad sirve para: