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Consejos
Consejos para utilizar el mtodo de orden de importancia
Consejos para utilizar el mtodo de comparacin y contraste
Consejos para escribir un mensaje de correo electrnico
Consejos para redactar un memorando comercial
Consejos para redactar una carta comercial
Consejos para redactar una propuesta
Prctica
Instrucciones
Herramientas
Focus Sheet(tm)
Gua para la organizacin de documentos
Gua de referencia para un diseo que cause un impacto visual
Lista de verificacin para "ser su propio editor"
Autoevaluacin
Instrucciones
Para aprender ms
Artculos en lnea
Artculos
Libros
Qu hara usted?
Normalmente, los compaeros de trabajo de Celeste ofrecan su apoyo, pero ltimamente no
estaban siguiendo sus solicitudes y ella no comprenda por qu. Hace dos semanas, cuando envi
al equipo el resumen de la conferencia por correo electrnico, incluy una nota en la que citaba a
una reunin del equipo para el viernes en la maana. Sin embargo, el viernes slo llegaron dos
personas. Una semana ms tarde, Celeste les volvi a enviar un correo electrnico, esta vez
acerca de los informes mensuales. En su mensaje incluy una nota respecto a la visita de los
ejecutivos a sus reuniones de personal. El grupo se sorprendi cuando el vicepresidente de ventas
corporativas asisti a la siguiente reunin. Sus compaeros de equipo la estaban ignorando? O
simplemente no logr comunicarse con ellos? Qu hara usted?
Qu podra hacer?
Es posible que Celeste no se conecte con sus compaeros de equipo debido a que enva
demasiada informacin en sus correos electrnicos. Como regla general, cada mensaje debe
tratar un solo tema. Si el mensaje de correo electrnico abarca varios temas y es largo, los
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Utilizar el tema
Estructura del tema
El contenido de Redaccin comercial se divide en las siguientes secciones. Los vnculos a estas
secciones aparecen en la parte superior de su pantalla.
Descripcin general del tema
Haga clic en Descripcin general del tema para obtener una introduccin al tema. Evale
una situacin hipottica, Qu hara usted?, seguida de una respuesta, Qu podra
hacer? El Mapa del tema proporciona un mapa del sitio con vnculos a todos los
elementos del tema.
Conceptos bsicos
Haga clic en Conceptos bsicos para obtener una presentacin completa de las ideas
principales del tema. Aprenda pautas que lo ayudarn a comunicar en forma eficaz su
mensaje a la audiencia. Estos principios lo ayudarn durante todo el proceso, desde
generar ideas hasta perfeccionar lo que ha escrito.
Pasos
Haga clic en Pasos para obtener procedimientos que le permitirn planear su tarea de
escritura y editar el contenido y el estilo.
Consejos
Haga clic en Consejos para obtener sugerencias sobre cmo escribir mensajes de correo
electrnico, memorandos, cartas y propuestas.
Prctica
Haga clic en Prctica para participar en un escenario interactivo, donde asuma la funcin
de un gerente, tome decisiones y reciba retroalimentacin inmediata sobre sus alternativas.
Tools
Haga clic en Herramientas para obtener formularios que lo ayudarn a: enfocarse en lo que
necesita decir, organizar el material, aprovechar al mximo el diseo visual y editar su
documento para que sea claro, conciso y con el estilo apropiado.
Autoevaluacin
Haga clic en Autoevaluacin para ver lo que ha aprendido. Recibir retroalimentacin
inmediata sobre sus alternativas. Una pgina de resumen proporciona vnculos a material
de referencia.
Para aprender ms
Haga clic en Para aprender ms y podr leer dos artculos relacionados con el tema.
Tambin encontrar una lista de artculos con notas y otros recursos.
Exploracin del tema
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Para explorar el tema, haga clic en los vnculos de la parte superior e izquierda de la pantalla.
Cuando haga clic en un vnculo en la parte superior de la pantalla, los de la izquierda cambiarn.
Para explorar el tema en forma completa y lineal, siga estos pasos:
Visite cada seccin del tema haciendo clic en los vnculos en la parte superior, de izquierda
a derecha.
Revise la informacin de cada seccin haciendo clic en los vnculos de la izquierda, desde
arriba hacia abajo.
En la seccin Prctica, haga clic en Siguiente para continuar explorando el escenario.
Cuando llegue a un punto de decisin, elija una opcin y lea la retroalimentacin. Luego
analice las otras opciones para obtener informacin adicional. Nuevamente, haga clic en
Siguiente para continuar.
En la seccin Herramientas, haga clic en un icono para abrir una herramienta. Puede
imprimir una copia de la herramienta para usarla cuando no est conectado. Tambin
puede completar la herramienta en lnea y grabarla en su disco duro.
Para finalizar, responda la prueba de Autoevaluacin y lea los Artculos en lnea de la
seccin Para aprender ms.
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Soluciones sugeridas
Como escritor, debe determinar la amplitud o limitacin del alcance de su documento, dado su
propsito y su audiencia. En el caso del informe de mercadeo recin descrito, podra adoptar un
enfoque muy amplio si su propsito es proporcionar informacin a un grupo de trabajo asignado
para estudiar el departamento y las posibles soluciones. Esa audiencia deseara obtener la mayor
cantidad posible de informacin sobre el departamento.
Por otro lado, es probable que aplique la alternativa de alcance limitado si est informando a la
administracin superior sobre las conclusiones reales del grupo de trabajo. En este caso, su
audiencia estara ms interesada en los detalles especficos de los problemas que ha identificado
y las soluciones que recomienda.
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Para la mayora de los documentos comerciales, tres niveles de encabezados (Nmeros romanos,
letras maysculas y nmeros arbigos) deberan ser suficientes.
Una vez que tenga un esquema, pregntese:
Estn indicados aqu todos los temas que necesito tratar?
Estn dispuestos en una secuencia lgica?
Estn claras la parte inicial, parte central y parte final?
Una vez que se encuentre satisfecho con la lgica y el flujo de su esquema, comience a
desarrollar cada lnea para crear su documento.
El esquema de lluvia de ideas
El esquema de lluvia de ideas es una tcnica de formato libre para anotar ideas en tanto se le
vienen a la mente. La libre asociacin estimulada por el esquema de lluvia de ideas le permite
impulsar la creatividad. Es un mtodo especialmente til al escribir con un grupo, puesto que
capta las ideas de todos al inicio del proceso. Para crear un esquema de lluvia de ideas:
Dibuje un crculo en el centro de una hoja de papel.
Escriba su propsito dentro del crculo. Recuerde, su propsito es el motivo por el cual est
escribiendo el documento. Mantenga la simpleza: comience con la palabra "para" e incluya
un verbo de accin como persuadir".
Mientras piensa en ideas relacionadas con su tema, trace lneas desde el crculo, como los
rayos de una rueda, y escriba cada idea en una lnea.
Si una idea inspira otras ideas relacionadas con sta, trace ms lneas desde esa lnea y
escriba sus ideas en ellas.
Si se le ocurre una idea que es completamente diferente a las ideas que ha escrito hasta
ahora, trace una nueva lnea desde el crculo central.
Contine generando ideas, trazando lneas desde el crculo central y desde otras lneas.
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Preocpese de definir las categoras de la idea principal que salen del crculo central. Una vez que
las haya organizado, esas ideas son los temas que necesitar tratar en su redaccin.
Escritura libre
Cuando se siente bloqueado para escribir, lo que tambin se conoce como "sndrome de pantalla
en blanco", a menudo la escritura libre es la mejor solucin. Al igual que el esquema de lluvia de
ideas, la escritura libre permite que su imaginacin divague, facilitando as la expresin de grandes
ideas, ya sea sobre el papel o la pantalla. La norma ms importante que se debe recordar sobre la
escritura libre es que no hay normas. Para usar el mtodo de escritura libre:
Coloque el lpiz sobre el papel o los dedos sobre el teclado y deje que su mente divague.
Anote todo lo que se le venga a la mente, aun cuando no tenga ninguna relacin con el
tema de su redaccin.
Escriba libremente por lo menos durante 10 minutos para dejar que las ideas fluyan.
Cuando quede estancado, escrbalo tambin. No se detenga.
No edite su trabajo. Si est trabajando con su computadora, oscurecer la pantalla podra
ser til para evitar que edite prematuramente.
Cuando haya terminado la escritura libre, lea lo que anot, destacando los puntos e ideas
importantes. Luego organice esos puntos en categoras lgicas, exactamente como lo hara en un
esquema tradicional o de lluvia de ideas o su contrapartida de lluvia de ideas.
Consulte tambin el Artculo en lnea: "Ayn Rand: acerca de la escritura."
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Cul es mi conclusin?
Mi lector probablemente responder en forma receptiva o reacia?
Qu podra necesitar saber mi lector de inmediato?
Mtodo de orden de importancia
Los lectores con frecuencia utilizan un enfoque de "conclusin al principio" (BLOT) para muchos
documentos internos. Al colocar la informacin ms crtica al principio de un documento, permite
que los lectores ocupados vean con rapidez su mensaje ms importante.
Consulte tambin Consejos para utilizar el mtodo de orden de importancia.
Mtodo cronolgico
El mtodo cronolgico de desarrollo describe un tema indicando eventos en el orden en que
ocurrieron. Es til para el contenido que incluye informacin, como la historia del desarrollo de un
producto.
Cuando utilice este mtodo:
Atngase a los hechos principales y trascendentales.
Use un diseo visual para destacar una informacin importante, como su mensaje clave,
que podra perderse en este mtodo de desarrollo.
Evite comenzar cada oracin con una fecha si hay ms de cinco fechas.
Mtodos de proceso y procedimiento
Los mtodos de proceso y procedimiento son tiles tanto para las instrucciones como para los
manuales de usuario.
Un proceso describe, en trminos generales, quin hace qu y qu sucede (o suceder) en
etapas. Puesto que estas etapas ocurren independientemente del lector, use la tercera persona
para describirlas. Por ejemplo: "Una factura primero se enva al departamento que incurri en el
gasto, para su aprobacin, luego se enva a contabilidad para su pago".
Un procedimiento proporciona acciones que el lector efectivamente puede seguir , en el orden
necesario para cumplir la meta. Puesto que un procedimiento es un conjunto de pasos ordenado,
presntelo en la misma forma que lo hara para una receta o para las instrucciones de instalacin
de software. Use la segunda persona para describir los pasos y comience cada paso con un verbo
de accin. Por ejemplo, "Timbre la fecha en la factura", o "Desprenda la copia rosada para los
registros de su departamento".
Al usar cualquiera de estos mtodos:
Coloque los procedimientos formales en una tabla y numere cada paso.
Presente las etapas o los pasos en un proceso o procedimiento en el orden preciso en que
se producen.
Mtodo de disposicin espacial
Este mtodo de disposicin espacial es til para los informes de viajes, descripciones de
maquinaria e informes de investigacin de ventas. Considrelo como un mapa de dos o tres
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dimensiones que permite que sus lectores comprendan su mensaje llevndolos en un viaje a
travs de su tema.
Por ejemplo, para explicar el plan territorial de ventas de una empresa de EE.UU., primero podra
describir las oportunidades en Los Angeles, luego los nuevos clientes de Newark, y finalmente, las
perspectivas del gobierno en Washington, D.C.
Cuando utilice este mtodo:
Cree un orden coherente y concreto que sea fcil de seguir, como de izquierda a derecha,
de arriba hacia abajo, o del exterior hacia el interior.
Use el detalle para crear una imagen visual para sus lectores mientras los traslada de un
espacio a otro.
Haga un esfuerzo consciente por atraer a sus lectores variando las oraciones y
reemplazando las frases excesivamente usadas por otras nuevas.
Mtodo de comparacin y contraste
El mtodo de comparacin y contraste demuestra de qu manera los conceptos son similares o
diferentes. Funciona bien para los estudios de factibilidad, resultados de investigaciones e
informes de planeacin. Es especialmente eficaz cuando necesita evaluar las ventajas y
desventajas de dos posibilidades.
Por ejemplo, para dar una recomendacin de la ubicacin de una nueva oficina en el centro
despus de estudiar dos posibilidades, podra presentar sus conclusiones en esta secuencia:
Ventajas: Lugar A y Lugar B
Desventajas: Lugar A y Lugar B
Consulte tambin Consejos para utilizar el mtodo de comparacin y contraste.
Mtodo de especfico a general o de general a especfico
El mtodo de especfico a general o de general a especfico es til para las rdenes de trabajo,
materiales de capacitacin y cartas de servicio al cliente. La pregunta clave que se debe plantear
al adoptar cualquiera de estos enfoques es: "Cunto ya sabe mi lector?" Una vez que haya
respondido la pregunta, comience su documento con informacin que sea familiar para el lector.
Por ejemplo, al anunciar una exigencia de que todos los directores de departamento revisen sus
presupuestos mensuales, use un mtodo de especfico a general para desarrollar el memorando
que enviar al departamento de contabilidad. Dado que el equipo de contabilidad origin la
exigencia, estructure su comunicacin primero reformulando los detalles de las revisiones que
solicitaron y luego aborde el efecto de las revisiones a nivel de la empresa en forma ms amplia.
Para todos los dems departamentos, redacte memorandos individuales desde una descripcin de
nivel superior de la exigencia hasta los cambios especficos que cada grupo debe implementar
para proporcionar un presupuesto revisado. Asegrese de explicar los trminos clave que puedan
resultar poco familiares durante el proceso.
Cuando utilice este mtodo:
Determine cunto ya sabe su lector sobre el tema.
Comience su documento con informacin que sea familiar para el lector.
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La tarea de escribir una carta importante puede parecer desalentadora si no cuenta con un mtodo
para dividirla en partes manejables. Su redaccin seguramente mejorar si la considera como una
serie de tareas ms pequeas.
Las categoras que aparecen con frecuencia en las cartas comerciales, memorandos y correos
electrnicos incluyen:
Anuncio de un cambio
Informacin bsica
Plan de implementacin
Plazo
Explicacin de un proceso
Resultados
Conclusiones
Recomendaciones
Observaciones
Acciones propuestas
Solicitudes de accin
Evaluacin
Las partes estndar de un propuesta formal incluyen:
Pgina de ttulo
Tabla de contenido
Resumen ejecutivo
Introduccin
Declaracin de las necesidades del cliente
Procedimientos propuestos (o plan tcnico)
Beneficios del plan
Impacto del plan
Plan de implementacin
Calificaciones
Anlisis de costos (o su inversin)
Declaracin de acuerdo
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Apndice
Consideraciones especiales para un documento tcnico
Al redactar un documento tcnico para una audiencia no tcnica, dedique un tiempo adicional al
anlisis de sta. Asegrese de que pueda responder con exactitud la pregunta, "Cunto ya
comprende la audiencia sobre este tema?"
Un mtodo que ha resultado til para muchos escritores es utilizar dos columnas. En una
columna, escriba la informacin para un lector tcnico. En la otra, simplifique y condense la
informacin para el lector no tcnico.
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Editar el contenido
Al escribir su primer borrador, su meta es asegurarse de que ha expuesto todas sus ideas clave
de manera lgica. Una vez finalizado ese borrador, su siguiente tarea es editar su contenido. La
primera etapa de edicin es finalizar la estructura, la lgica y el mensaje de su documento.
Concntrese en su mensaje.
Los escritores pierden la concentracin porque no tienen claro lo que desean decir. Si un escritor
es poco claro, cmo se puede esperar que los lectores comprendan? Otro error comn que
cometen muchos escritores es concentrarse en sus propias agendas y descuidar las necesidades
de los lectores.
Para evitar estos problemas comunes, revise su primer borrador y pregntese:
Establec claramente mi mensaje clave?
Inclu toda la informacin que mis lectores necesitarn para comprender lo que deben
hacer?
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es no, revise lo que ya ha identificado como su
propsito, audiencia y conclusin. Edite su documento para abordar las necesidades de su
audiencia y para establecer claramente su mensaje clave.
Revise si est claro
Al leer el primer borrador, considere si su propsito es fcil de encontrar y comprender. Adems,
revise la precisin y el alcance del contenido.
Al editar para obtener claridad, formlese estas preguntas:
Mi informacin es precisa?
Mi informacin es completa?
Indiqu las solicitudes de accin y los plazos de manera que resulten evidentes para el
lector?
Destaqu los pasos siguientes?
Establezca una secuencia estratgica para su mensaje clave.
Otro elemento que debe observar en su borrador es la ubicacin del mensaje clave. Qu es lo
que usted desea que su lector recuerde? En muchos casos, necesita ubicar esta informacin al
principio de su documento. Cuando el mensaje clave est oculto, es probable que su lector slo le
d un vistazo.
Si ha determinado que es probable que lector se muestre poco receptivo a sus ideas, ubique el
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mensaje clave en una posicin estratgica: en un lugar donde sin duda lo lean y tomen en cuenta.
Quizs descubra que tiene ms sentido crear un contexto para el mensaje clave antes de
presentarlo.
Responda a la pregunta de sus lectores: "Por qu?"
Su documento no slo debe exponer el mensaje clave, sino tambin debe explicar al lector por
qu es importante. Por ejemplo, si su mensaje clave es que necesita ms tiempo para finalizar el
trabajo en un proyecto, no se detenga simplemente una vez que haya explicado su necesidad.
Responda la pregunta "Por qu?" mediante las siguientes afirmaciones:
Qu suceder si no obtiene el tiempo adicional
A quin afectar su extensin
Cmo afectar una extensin a otros proyectos en que est trabajando
Cmo su lector o lectores se vern afectados
Al escribir su documento, asegrese de incluir una afirmacin clara del impacto de su mensaje
clave en trminos adecuados para su audiencia. Por ejemplo, en lugar de simplemente afirmar:
"La Opcin A es mejor que la Opcin B", escriba: "La Opcin A es mejor que la Opcin B porque
nos permitir ahorrar un 30% de nuestros costos generales anuales".
Corregir el estilo
Una vez que est convencido de que tiene toda la materia prima para un mensaje eficaz y
orientado hacia la accin, concntrese en perfeccionar y energizar su documento de entrega.
Disear para causar un impacto visual
La redaccin clara, precisa y coherente por s sola no es suficiente. Es necesario que un lector
pueda mirar su documento y encontrar las ideas clave sin buscar a travs de una redaccin muy
complicada. Cuando un documento es fcil de leer y los puntos clave emergen, tiene impacto
visual.
Tmese el tiempo para crear una estructura visual que atraiga a su audiencia. Usar mejoras
visuales puede hacer que un mensaje se destaque entre los cientos de mensajes que un lector
recibe con regularidad. Pero sea cuidadoso al usar el correo electrnico o cualquier otro
documento electrnico, puesto que es posible que su lector no tenga las capacidades o
programas de formato necesarios para abrir el documento en el formato en que lo cre, o incluso
ni siquiera abrirlo.
Los siguientes son ejemplos de mejoras visuales:
Encabezados que destaquen los puntos ms importantes
Oraciones que no tengan ms de 20 palabras de extensin
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funcionando con eficacia. Si mantiene el intercambio de mensajes sin llegar a una solucin,
ya sea durante un perodo de horas o varias semanas, tome el telfono y acuerde una
reunin. Una pauta general es limitar los intercambios de correo electrnico a no ms de
cuatro.
Elimine los correos masivos; no los reenve.
Tenga especial cuidado al expresar emociones en un correo electrnico. El humor puede no
comprenderse, la crtica podra malinterpretarse y los sentimientos de rabia se pueden exaltar an
ms. Si no est seguro si se comprender su intencin, reconsidere enviar el mensaje. Una
reunin personal o una llamada telefnica podra ser una mejor opcin.
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ms pronto pueda expresar su mensaje clave en una o dos oraciones, ms fcil le resultar
escribir el documento. Si descubre que tiene dos mensajes clave que no estn
relacionados, escriba dos documentos. Concntrese en un tema por documento para
obtener resultados ptimos de su lector.
4. Planee su estrategia para escribir.
Mientras piensa en su estrategia, hgase las siguientes preguntas:
Soy la persona adecuada para comunicar esta informacin?
Tengo que incluir una carta explicativa junto al documento?
Qu mtodo de transmisin debera usar? Correo electrnico? Courier?
Es muy pronto o demasiado tarde para enviar el mensaje?
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Cuando escriba para dos lectores o ms, tenga en cuenta la reaccin probable del lector ms
importante, generalmente el encargado de tomar las decisiones. Organice el documento de
acuerdo a esto.
Para los lectores receptivos, ubique su mensaje al principio.
Para lectores poco receptivos o resistentes, deber proporcionar ms contexto y
antecedentes antes de plantear su mensaje clave. Utilice el principio del documento para
convencer al lector de que su recomendacin es buena.
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Ponga el mensaje clave en la lnea de asunto para asegurarse de que el lector no lo elimine.
Escriba un mensaje corto. Intente incluir toda la informacin importante en la primera pantalla.
Aborde slo un tema por mensaje.
Edite y revise la ortografa del mensaje antes de enviarlo.
Nunca enve un mensaje cuando est enojado. Una buena prueba es preguntarse si le dira
personalmente lo que est pensando. Si la respuesta es no, evite hacerlo por va electrnica.
Cuando reenve un mensaje, revise la lnea de asunto original. Entender el tema el lector
nuevo? Si no es as, modifique lo que sea necesario.
Incluya un conclusin. Para lectores externos, use algo simple como "Atentamente" o
"Saludos". Para mensajes internos, siga las pautas de su organizacin.
Escriba la direccin del remitente slo antes de hacer clic en "Enviar". Esto reduce la
posibilidad de enviar mensajes inconclusos o a la persona equivocada.
Enve mensajes de correo electrnico solamente a las personas que necesitan recibirlos.
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Si conoce a sus lectores, el tono debera ser ms amigable y menos formal que el de una
carta comercial.
Antes de comenzar, solicite una reunin para planear la propuesta con el destinatario, a fin de
conocer mejor las necesidades de la empresa
Enfoque su propuesta en el cliente. Indique a sus lectores de qu manera el producto o
servicio cumplir sus necesidades. No mencione todas las caractersticas de su producto o
servicio, ms bien haga coincidir las necesidades del cliente con los beneficios de su
producto y el impacto que tendr en las actividades del cliente.
Responda los "Por qu?".
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Prctica
La prctica es una actividad en lnea basada en escenario que le da la oportunidad de participar en
un escenario interactivo, donde asume la funcin de un gerente, toma decisiones y recibe
retroalimentacin inmediata sobre sus alternativas. Para obtener ms informacin, visite esta
actividad en lnea.
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Autoevaluacin
Para cul de los siguientes temas sera ms adecuado un informe de amplio alcance?
Informar a un grupo de trabajo recin constituido sobre los problemas de precios que enfrenta
su empresa.
En este caso, su objetivo es que los lectores estn informados sobre los problemas.
Probablemente la audiencia desee saber lo ms posible sobre el tema, ya que el grupo de
trabajo revisar el problema en detalle. Como escritor, debe determinar la amplitud del alcance
de su documento segn el objetivo y la audiencia; en este caso, un alcance amplio dar a los
lectores los antecedentes que necesitan.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Determinar el alcance de su
proyecto
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Cul de las siguientes es una estrategia recomendada para escribir un primer borrador?
Divida el documento en categoras y trabaje en cada una a su propio ritmo.
La tarea de escribir un documento importante puede parecer desalentadora si no cuenta con
un mtodo para dividirla en partes manejables. Su redaccin seguramente mejorar cuando
comience a verla como una serie de tareas ms pequeas y trabaje en cada una de ellas a su
propio ritmo.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Redactar el primer borrador
Las oraciones largas pueden ser engorrosas o provocar que el lector no entienda el mensaje
clave. Cul es una buena pauta para la longitud de las oraciones?
Alrededor de 20 palabras.
Es buena idea limitar las oraciones a aproximadamente 20 palabras y los prrafos a 6 lneas.
Aunque pueda parecer poco, si revisa su primer borrador ver que no es difcil dividir una
oracin en dos y agregar un espacio cada cinco o seis lneas.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Corregir el estilo
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Emplear tiempo en crear una excelente oracin inicial no es una estrategia recomendada.
Tiene ms sentido usar una estrategia que permita elaborar una estructura para el documento.
Las cuatro estrategias recomendadas son: (1) el esquema tradicional, (2) un esquema de lluvia
de ideas, (3) imaginarse a s mismo en el lugar del lector y contestar las preguntas que hara y
(4) escritura libre.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Usar estrategias de inicio
Debido a que el correo electrnico es tan comn y fcil de usar, no es difcil caer en la trampa
de intercambiar mensajes una y otra vez con un miembro del equipo para resolver un problema
en lugar de hacer el esfuerzo de comunicarse verbalmente. En qu momento debe dejar de
enviar mensajes de correo electrnico y comenzar a comunicarse personalmente, o al menos
por telfono?
En general, no ms de cuatro intercambios de mensajes.
Si descubre que ha estado intercambiando mensajes varias veces con un colega o miembro
del equipo, puede ser una seal de que est evitando llegar a una solucin o tomar una
decisin. Discuta el problema personalmente o por telfono.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Redactar correo electrnico
Se est preparando para escribir un prrafo de una longitud promedio. Cuntos temas debe
incluir?
Entre dos y cuatro.
Los escritores eficaces incluyen entre dos y cuatro temas en un prrafo de longitud promedio.
Incluir ms de cuatro temas en un prrafo promedio probablemente confundir al lector.
Aunque limitar la cantidad de temas es una buena idea, estructurar todos los temas de los
prrafos de la misma manera puede provocar que su escritura parezca demasiado simple.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Estructurar los prrafos
Juana est escribiendo un memorando en que solicitar a sus lectores quedarse ms tarde
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para una reunin de trabajo la prxima semana. Sabe que la mayora de las personas que
recibir este memorando se resistirn a su solicitud. En qu parte debe incluir el mensaje
clave?
En el medio del documento y usar el principio para crear el contexto de su solicitud.
No ubicar el mensaje clave al inicio es la opcin recomendada para un memorando al que los
lectores se pueden resistir.
Cuando sabe que habr resistencia por parte de los lectores, elabore un contexto para la
accin que necesita. En este caso, Juana debe usar el principio del memorando para describir
la situacin. Despus de convencer a sus lectores de la importancia de realizar una reunin la
semana siguiente y de los problemas de organizacin que no permiten llevarla a cabo durante
las horas de trabajo, debe solicitar la asistencia de los participantes.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Organizar el material segn el
propsito
Para ver los artculos en lnea, visite la seccin Para aprender ms del tema.
Artculos en lnea
John Clayton. "Cinco maneras rpidas de mejorar su redaccin". Harvard Management
Communication Letter, abril de 2003.
Theodore Kinni. "Ayn Rand y la redaccin". Harvard Management Communication Letter, enero de
2003.
Artculos
Kristen B. Donahue. "Misused Words and Other Writing Gaffes: A Manager's Primer." Harvard
Management Communication Letter, November 2001.
Los gerentes son valorados por su liderazgo, destrezas de administracin y visin, no por
su respeto a las reglas de gramtica o puntuacin. Aun as, la capacidad para comunicarse
a travs de la palabra escrita es fundamental. Los errores gramaticales, la redaccin
forzada y los descuidos pueden hacer que su mensaje sea confuso y socave su
credibilidad. Conozca algunos de los errores ms comunes al redactar y cmo puede
evitarlos para mejorar sus destrezas de escritura y comunicacin.
Kathy Henning. "Brevity isn't Enough-You Need to Write Tight." Harvard Management
Communication Letter, February 2003.
Eliminar palabras al escribir no garantiza claridad. Lo que debera hacer es eliminar las
palabras que sobran. Si no comprende la diferencia, lea consejos de expertos para
delp-courses.dextro.com/courses/hmm/writing/print.htm
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Libros
Deborah Dumaine. Vest-Pock et Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall,
1997.
Ordenada de la A a la Z, esta gua porttil incluye ejemplos de la vida real sobre redaccin
comercial eficaz. Las entradas abarcan todo, desde dar formato a los documentos hasta
redactar propuestas de venta ganadoras. Los lectores se beneficiarn de los 20 aos de
carrera de Dumaine entrenando a gente de negocios en todo el mundo.
Harvard Business School Publishing. The Manager's Guide to Effective Business Writing. Harvard
Management Communication Letter Collection. Boston: Harvard Business School Publishing,
2000.
Esta completa coleccin de Harvard Management Communication Letter ofrece ocho
artculos sobre redaccin comercial eficaz.
University of Chicago Press Staff. The Chicago Manual of Style: The Essential Guide for Writers,
Editors, and Publishers. 15th ed. Chicago: University of Chicago Press, 2003.
Esta referencia clsica es una herramienta invaluable para todos los escritores. Entrega
pautas detalladas y coherentes, como tambin muchos ejemplos de gramtica y uso
correctos.
Kenneth W. Houp, Thomas E. Pearsall, Elizabeth Tebeaux, and Sam Dragga. Reporting Technical
Information. 10th ed. New York: Oxford University Press, 2002.
Los temas tratados incluyen correspondencia comercial, bsqueda de empleo, informes,
instrucciones, propuestas, informes de avance e informes verbales. Los autores practican lo
que predican, ya que esta gran cantidad de informacin tcnica se presenta en un formato
de fcil lectura.
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30/05/12
Notas de fuente
Conceptos bsicos
Tony Buzan, with Barry Buzan. The Mind Map: How to Use Radiant Think ing to Maximize Your
Brain's Untapped Potential. Paris: Plume, 1996.
Deborah Dumaine. Vest-Pock et Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall,
1997.
Deborah Dumaine. Write to the Top: Writing for Corporate Success. New York: Random House,
1989.
Harvard Business School Publishing. Business Communication. Boston: Harvard Business School
Press, 2004.
Pasos
Deborah Dumaine. Vest-Pock et Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall,
1997.
Deborah Dumaine. Write to the Top: Writing for Corporate Success. New York: Random House,
1989.
Consejos
Deborah Dumaine. Vest-Pock et Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall,
1997.
Deborah Dumaine. Write to the Top: Writing for Corporate Success. New York: Random House,
1989.
Herramientas
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Versin 4.0.20070221 2006 Harvard Business School Publishing. Reservados todos los derechos.
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