Conceito e funções do arquivo

Prof.
Wolmer Barboza
CONCEITO DE ARQUIVO
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que
seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos.
INFORMAO : Idia, Mensagem ou Conhecimento
Lei 8.159/1991
INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO
01. (Cespe) O documento de arquivo, produzido e(ou)

recebido como decorrncia natural do desenvolvimento das
atividades de um rgo ou uma empresa, tem por funo
provar e testemunhar a ocorrncia dessas atividades.
O arquivo pode guardar documentos em diversos

suportes diferentes.
02. (Cespe) Um conjunto documental reconhecido como

arquivo pode ser produzido por pessoa jurdica ou por
pessoa fsica.
03. (Cespe) Denominam-se documentos de arquivo os
documentos produzidos por uma entidade pblica ou
privada, ou por uma famlia ou pessoa, no transcurso das
funes que justificam sua existncia como tal.
04. (Cespe-) Um arquivo documental tem por objetivo servir
como prova ou testemunho da ao de pessoas jurdicas ou
fsicas.
SUPORTE: Meio Material no qual so registradas as

informaes. Dicionrio de Terminologia Arquivstica.
Arquivo Nacional. p. 159
DOCUMENTO: toda informao registrada em um
suporte material
Exemplos de suporte: papel, CD, disquete, DVD, fita de

vdeo.
09. (Cespe) Mesmo produzidos em suportes diferentes do
tradicional, que o papel, os documentos
videogrficos e fotogrficos devem ser considerados como
parte do arquivo de uma organizao.
10. (Cespe) Os documentos de arquivo, em qualquer
suporte, so produzidos ou recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa fsica ou jurdica.
11. (Cespe) O documento, para a disciplina arquivstica,
a combinao do suporte com a informao nele
registrada, utilizada como prova ou para consulta.
05. (Funiversa) Pessoas fsicas no produzem arquivos.
07 IDECAN Consideram-se arquivos, para os fins da Lei

n 8.159/1991, Art. 2, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do
exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa
fsica, qualquer que seja o(a)
a) suporte da informao ou a natureza dos documentos.
b) estrutura da unidade ou a sua destinao como
documento.
c) origem do documento demandado ou seus destinos
finais.
d) grau da informao ou o destino a ser seguido.
e) estrutura da informao levantada ou a natureza de suas
fontes.
08 IDECAN o conjunto organizado de documentos
produzidos ou recebidos pela instituio ao longo de suas
atividades, com a finalidade de organiz-los e facilitar- lhes
o acesso.
a) Biblioteca.
b) Informao.
c) Arquivo.
d) Museu.
e) Depsito
13. (Cespe) O arquivo constitudo de documentos em

variados suportes, entre outros: papel, papel foto- grfico,
pelcula fotogrfica e mdias digitais.
14 IDECAN Uma das finalidades da produo de
documentos de arquivo
a) cultural.
b) artstica.
c) administrativa.
d) cientfica.
e) educativa
FUNO E FINALIDADES DO ARQUIVO
Funo do Arquivo: Guardar e organizar os documentos,
tornando-os disponveis as informaes mantidas sob sua
guarda.
Finalidades do Arquivo:
Servir a Administrao (Pode ser considerada a
principal finalidade);
Servir a Histria;
Guarda;
Preservao e
Consulta as informaes disponveis em seu acervo.
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Arquivologia - IAP CURSOS
06. (Consulplan) Os registros documentais atestam aes e

transaes.
12. (Cespe) O termo suporte utilizado em arquivologia para

denominar qualquer material que contm informaes
registradas.
Arquivologia - Wolmer Barboza

Funo do arquivo: A funo bsica do arquivo tornar
disponveis as informaes contidas no acervo
documental sob sua guarda.
AES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed. Rio de
Janeiro : FGV, 2004. p. 20
Finalidades dos arquivos: A principal finalidade dos
arquivos servir administrao, constituindo-se, com o
decorrer do tempo, em base do conhecimento da
histria.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed. Rio
de Janeiro : FGV, 2004. p. 20
15. (Cespe) A organizao de documentos, atividade cada
vez mais importante nas instituies, possibilita a tomada de
deciso segura e o atendimento rpido das demandas dos
usurios.
16. (Consulplan) O arquivo deve possibilitar a fcil
localizao dos documentos, quando se fizer necessria a
sua utilizao.
17. (Cespe) O arquivo tem como funo bsica tornar
disponveis as informaes contidas nos documentos
mantidos sob sua guarda.
18. (Cespe) A funo principal do arquivo tornar disponveis
as informaes contidas no acervo documental sob sua
guarda.
A BIBLIOTECA rgo colecionador (rene

artificialmente o material que vai surgindo e
interessando sua especialidade), em cujo coleo as
unidades esto reunidas pelo contedo (assunto); os
objetivos dessa coleo so culturais, tcnicos e
cientficos; e seus fornecedores so mltiplos (diferentes
livrarias,
editoras,
empresas
grficas,
empresas
jornalsticas,
laboratrios
de
microfilmes
etc.).
(BELLOTTO, 2006, p.38).
O MUSEU rgo colecionador, isto , a coleo
artificial e classificada segundo a natureza do material
e a finalidade especfica do museu a que pertence; e
seus objetivos finais so educativos e culturais,
mesmo custodiando alguns tipos de documentos
originariamente de cunho funcional. (BELLOTTO, 2006,
p.39).
O CENTRO DE DOCUMENTAO representa uma
mescla das entidades anteriormente caracterizadas, sem
se identificar com nenhuma delas. Rene, por compra,
doao ou permuta, documentos nicos ou mltiplos de
origens diversas (sob a forma de originais ou cpias) e/ou
referncias sobre uma rea especfica da atividade
humana. Esses documentos e referncias podem ser
tipificados como de arquivo, biblioteca e/ou museu
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
QUANTO AO GNERO
19. (Cespe) A principal finalidade do arquivo servir como

fonte para pesquisa histrica.
20 (Consulplan) A principal finalidade dos arquivos servir
administrao. Eles constituem-se, com o decorrer do
tempo, em base do conhecimento da histria.
21. (Cespe) O arquivo, cujo principal objetivo ser um
instrumento de apoio administrao, constitui com o
decorrer do tempo, base do conhecimento da histria da
instituio a que pertence.
Textuais: Documentos escritos.

Iconogrficos: Documentos com imagens estticas.
Exemplos:
fotografias, desenhos, negativos, diapositivos, gravuras.
Cartogrficos: mapas e plantas.
Microgrficos: microfilmes.
Sonoros: Documentos cuja informao esteja em forma de
som. Filmogrficos: Filmagens. Vdeos.
Informticos/Digitais: Documentos em meio digital.
QUANTO NATUREZA DO ASSUNTO
EXISTE DIFERENAS ENTRE ARQUIVO X MUSEU X

BIBLIOTECA X CENTRO DE DOCUMENTAO, VOC
SABIA?
O ARQUIVO rgo receptor (recolhe naturalmente o
que produz a administrao pblica ou privada qual
serve) e em seu acervo os conjuntos documentais
esto reunidos segundo sua origem e funo, isto ,
suas divises correspondem ao organograma da
respectiva administrao; os objetivos primrios do
arquivo so jurdicos, funcionais e administrativos e os
fins secundrios sero culturais e de pesquisa
histrica, quando estiver ultrapassado o prazo de
validade jurdica dos documentos (em outras palavras,
quando cessarem as razes por que foram criados); e a
fonte geradora nica, ou seja, administrao ou a
pessoa qual o arquivo ligado. (BELLOTTO, 2006,
p.38).
Sigilosos: Documentos que, por sua natureza, devam se

de conhecimen- to restrito e, portanto, requeiramedidas
especiais de salvaguar- da para sua custdia e divulgao.
Ostensivos: Documentos cuja divulgao no prejudica a
administrao.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed. Rio
de Janeiro : FGV, 2004. p. 29-30
Art. 24. A informao em poder dos rgos e entidades
pblicas, observado o seu teor e em razo de sua
imprescindibilidade segurana da sociedade ou do
Estado, poder ser classificada como ultrassecreta,
secreta ou reservada.
1o
Os prazos mximos de restrio de acesso
informao, conforme a classificao prevista no caput,
vigoram a partir da data de sua produo e so os
seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.
Estes prazos podem ser renovados uma nica vez, por
igual perodo ao que foram classificados.
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22 IDECAN Entre os itens abaixo, no funo do arquivo:

a) preservar os documentos.
b) organizar os documentos.
c) guardar os documentos.
d) proporcionar consulta.
e) doar os documentos.
Art. 4 Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos

os seguintes conceitos e definies:
classificao: atribuio, pela autoridade competente, de
grau de sigilo a dado, informao, documento, material,
rea ou instalao;
desclassificao:
cancelamento,
pela
autoridade
competente ou pelo transcurso de prazo, da classificao,
tornando ostensivos dados ou informaes;
reclassificao: alterao, pela autoridade competente, da
classificao de dado, informao, rea ou instalao
sigilosos;
Decreto 4.553/2002
Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e
tramitao obedecero s seguintes prescries:
I - sero acondicionados em envelopes duplos;
II - no envelope externo no constar qualquer
indicao do grau de sigilo ou do teor do documento;
III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e
o grau de sigilo do documento, de modo a serem
identificados logo que removido o envelope externo;
Decreto 4.553/2002
ESPCIES / TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS
Espcie a configurao que assume um documento de
acordo com a disposio e a natureza das informaes nele
contidas. Exemplos: boletim, certido, declarao e relatrio.
Tipologia documental a configurao que assume uma
espcie documental, de acordo com a atividade que a
gerou. Exemplos: boletim de ocorrncia, boletim escolar,
certido de nascimento e declarao de bens.
GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar
documentos de arquivo. So Paulo : Arquivo
do Estado, 1998. p. 19.
Forma
classificao relacionada quanto forma do seu estgio
de preparao do documento. So as formas documentais:
Rascunho ou Minuta; Original e Cpia.
Formato
Denomina-se formato de um documento o seu aspecto
fsico, independente da informao nele registrada. So
formatos documentais, a Ficha, livro, caderno, pergaminho.
23 IDECAN De acordo com o gnero, os documentos de
arquivo podem ser identificados como:
(A) tcnicos, administrativos, culturais e histricos.
(B) masculinos, femininos e neutros.
(C) pessoais, institucionais, pblicos e privados.
(D) textuais, iconogrficos, sonoros e audiovisuais.
(E) correntes, centrais, intermedirios e permanentes.
26. (Cespe) Os ofcios datilografados ou impressos, os

mapas e as plantas fazem parte do gnero de documentos
escritos ou textuais e so muito comuns nos arquivos
permanentes.
27. (Cespe) - Uma base de dados desenvolvida em uma
instituio pblica deve ser considerada como parte dos
arquivos dessa instituio.
28. (Cespe) - A legislao brasileira define arquivo como
sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos
textuais.
29. (Cespe) - Os documentos textuais, audiovisuais e
cartogrficos so gneros documentais encontrados nos
arquivos.
30. IDECAN Uma planta de arquitetura do 12 pavimento
de uma instituio pblica considerada um documento
do seguinte gnero:
(A) filmogrfico;
(B) cartogrfico;
(C) textual;
(D) iconogrfico;
(E) sonoro.
31. (Cespe) Ofcios impressos, plantas de quadras
residenciais e fotografias de pistas de circulao de
veculos so classificados, quanto ao gnero, como
documentos textuais, cartogrficos e filmogrficos,
respectivamente.
32. (Cespe) As fotografias so classificadas, quanto ao
gnero, em documentos iconogrficos.
33(Cespe) Documentos do gnero iconogrfico so
aqueles que contm imagens estticas.
34 (IDECAN) A ttulo de homenagem, um deputado
recebe a placa de prata onde se l a seguinte inscrio:
Ao ilustre representante dos interesses da populao sulrio- grandense, o tributo da admirao de seus
correligionrios. Porto Alegre, 12 de setembro de
2003.Adalberto Flores. Joo Crispiniano. Jos Castelo.
Trata-se, quanto ao gnero, de documento:
(A) textual
(B) iconogrfico
(C) hagiogrfico
(D) figurado
(E) encomistico
35. (Cespe) Fotografias, slides, desenhos e gravuras so
classificados como microgrficos.
24. (Cespe) Mapas e plantas fazem parte do gnero

documental conhecido como cartogrfico.
36. (IDECAN) O procedimento de desclassificar docu

mentos consiste em:
(A) separar fisicamente os documentos destinados a
eliminao.
(B) possibilitar o emprstimo de documentos em mbito
interno.
(C) liberar consulta os documentos de natureza especial.
(D) facultar (liberar) o acesso aos documentos anteriormente
classificados como sigilosos.
25. (Cespe) Os documentos do gnero iconogrfico

contm imagens estticas, tais como ampliaes
fotogrficas, slides, diapositivos e gravuras.
37. (Cespe) As correspondncias consideradas ostensivas

so classificadas, pelo grau de sigilo, em sigilosas e
ultrassecretas.
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Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011(LEI DE ACESSO A

INFORMAO)
39. (Cespe) Os documentos sigilosos devem ser de

conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de
salva- guarda para sua custdia e divulgao.
40. (Cespe) So denominados ostensivos os documentos
que requerem cuidados extremos da unidade de arquivo na
sua guarda e na sua divulgao.
41. (Cespe) Os documentos cuja divulgao de seu
contedo no apresenta qualquer restrio so classificados
como ostensivos.
42. (Cespe) Desclassificao o ato pelo qual a autoridade
competente estabelece o grau de sigilo de determinado
documento.
43. (Cespe) Na expedio e tramitao de documentos
sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o
acondicionamento desses documentos em envelopes
duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo.
44. IDECAN Acrdos e resolues, documentos tpicos
dos tribunais brasileiros, constituem exemplos de
(A) formato.
(B) espcie.
(C) fundo.
(D) invlucro.
(E) suporte.
45. (IDECAN) Boletim de ocorrncia e certido de
nascimento configuram-se como exemplos de
documental. Assinale a alternativa que completa
corretamente a afirmativa anterior.
(A) forma
(B) espcie
(C) formato
(D) tipo
46. (Cespe) O plano de ao anual uma espcie
documental.
47. (Cespe)
documental.
instruo
considerada
um
tipo
48. (Cespe) Relatrio de atividades, ata de reunio de

diretoria executiva e plano de ao do trinio so exemplos
de tipologias documentais.
49. (Cespe) Carta, ofcio, memorando, aviso, circular e
relatrio so exemplos de tipologias documentais
existentes em rgos pblicos.
50. (Cespe) Ofcio, memorando e aviso so exemplos de
tipologias documentais.
51. (Cespe) O arquivo de um rgo pode ser formado por
diversas espcies documentais.
52. (Cespe) Relatrio de recolhimento do fundo de garantia
por tempo de servio um exemplo de denominao de uma
tipologia documental.
53. IDECAN Considerando que a tipologia documental a

unio entre a espcie do documento e a sua funo,
assinale a opo em que todos os itens citados
correspondem a espcies documentais.
(A) atestado, alvar de funcionamento e exposio de
motivos
(B) auto, exposio de motivos e precatrio
(C) ata de reunio, relatrio de atividades e certido
(D) ato, consulta e relatrio
(E) certido de nascimento precatrio e convocao
54. (Cespe) - Ofcios, memorandos, cartas e telegramas
so tipologias documentais
55. (Cespe) Relatrio de atividades, negativo de fotogrfia,
ata de reunio e carto de visita so exemplos de tipologias
documentais.
56. (Cespe) Ata de reunio, relatrio de atividades e
projeto de trabalho so exemplos de espcies
documentais.
57. (Cespe), ata, auto, regulamento, solicitao e
passaporte so exemplos de tipologias documentais.
58. (Cespe) Pode-se considerar o relatrio, a ata, o projeto,
a carta e o formulrio como exemplos de tipologias
documentais.
59. (Cespe) Pronunciamento, proposta, precatrio,
prestao de contas, laudo, instruo normativa, informe,
convite e telegrama so exemplos de tipologias
documentais.
60. (Cespe) Abaixo-assinado, carta, certido, circular e
processo so exemplos de tipologias documentais existentes
nos arquivos.
61. (Cespe) Ata de reunio, relatrio de atividades,
cronograma, plano de ao e projeto so exemplos de
tipologias documentais.
62. (Cespe) Define-se declarao de bens como tipologia
documental porque nela se encontra a juno da espcie
com a atividade que gerou o documento.
63 IDECAN Quanto natureza do assunto tratado, os
documentos classifcam-se em ostensivos e sigilosos.
Documentos ostensivos so aqueles
a) cuja divulgao pode prejudicar os planos da
administrao.
b) que contm dados referentes soberania e segurana
nacional.
c) cuja divulgao depende de autorizao do presidente
da Repblica.
d) cuja divulgao no prejudica a administrao e o
acesso pode ser franqueado.
e) cujo acesso restrito apenas pessoas autorizadas.
64 IDECAN Qual a denominao da configurao que
assume um documento, de acordo com o sistema de
signos utilizados na comunicao do seu contedo?
a) Espcie .b) Forma.c) Formato.d) Gnero.e) Tipo.
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38. (Cespe) A classificao de ostensivo dada aos

documentos de arquivo cuja divulgao no prejudica o rgo
ou o ministrio.

65 IDECAN Considerando a terminologia arquivstica e as
caractersticas e atributos dos documentos arquivsticos,
correto afirmar que sigiloso, atestado de frequncia,
certido, textual, caderneta, rascunho e pergaminho so,
respectivamente,
a) espcie, natureza do assunto, forma, suporte, tipo,
formato e gnero.
b) espcie, tipo, formato, suporte, forma, natureza do
assunto e gnero.
c) natureza do assunto, espcie, tipo, gnero, forma,
formato e suporte.
d) natureza do assunto, tipo, espcie, gnero, formato,
forma e suporte.
e) tipo, natureza do assunto, formato, suporte, gnero,
espcie e forma.
66 IDECAN Documentos filmogrficos, pareceres e planos
de ao so, respectivamente, exemplos de:
a) espcie documental, gnero documental e tipologia
documental;
b) gnero documental, espcie documental e tipologia
documental;
c) tipologia documental, gnero documental e espcie
documental;
d) tipologia documental, gnero documental e espcie
documental;
PRINCPIOS ARQUIVISTICOS
Princpio da organicidade
O acervo deve refletir a estrutura interna e as competncias
/ atribuies de seu rgo produtor, mantendo a interrelao dos conjuntos de um fundo. Segundo este princpio,
os documentos de arquivo mantm estreita relao com os
demais documentos pertencentes ao conjunto e com
entidade que os acumula. Um documento de arquivo
retirado de seu conjunto perde muito do seu significado.
67 IDECAN De acordo com o Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica (2005), o conjunto de
documentos de uma mesma provenincia considerado:
(A) documento.
(B) item documental.
(C) fundo.
(D) gnero documental.
(E) espcie.
68. IDECAN A organizao dos documentos permanentes
da Agncia Nacional do Petrleo requer um extremo
cuidado, pois todos os conjuntos documentais, produzidos
ou recebidos pela instituio, passam a conviver uns com
os outros. justamente neste momento que esses
conjuntos documentais passam a ser considerados como
(A) sries
(B) fundos
(C) classes
(D) colees
(E) grupamentos
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos
De um modo geral, este princpio fixa a identidade do

documento, relativamente a seu produtor. Por este
princpio, os arquivos devem ser organizados em
obedincia competncia e s atividades da instituio ou
pessoa legitimamente responsvel pela produo,
acumulao ou guarda dos documentos.
Fundo: Conjunto de documentos
provenincia (instituio)
de
uma
mesma
Fundo aberto: Fundo ao qual podem ser acrescentados

novos documentos em funo do fato de a entidade
produtora continuar em atividade.
Fundo fechado: Fundo que no recebe mais acrscimos
de documentos, em funo de a entidade produtora no se
encontrar mais em atividade.
Princpio da Indivisibilidade
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem
disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada
ou adio indevida, preservando a integridade do conjunto.
Princpio da Unicidade
No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os
documentos de arquivo conservam seu carter nico, em
funo do contexto em que foram produzidos.
Princpio do Respeito Ordem Original
Os documentos devem ser mantidos no arquivo na mesma
ordem que lhe foi atribuda nos setores que os criaram. No
se explica quando os documentos na fase corrente no
receberam uma organizao adequada.
69. IDECAN Numere a COLUNA II de acordo com a

COLUNA I relacionando os termos aos conceitos.
1. Fundo 2. Fundo aberto 3. Fundo fechado
( ) Fundo que, em funo da entidade produtora, no se
encontra mais em atividade e no recebe acrscimos de
documentos.
( ) Conjunto de documentos de uma mesma provenincia.
( ) Fundo ao qual podem ser acrescentados novos
documentos em funo do fato de a entidade produtora
continuar em atividade. Assinale a alternativa que
apresenta a sequncia de nmeros CORRETA.
(A) (1) (3) (2)
(B) (2) (1) (3)
(C) (3) (1) (2)
(D) (2) (3) (1)
70. (Cesgranrio) Estabelecidos quais os fundos de uma
administrao, preciso discernir-lhes as variaes e
decidir como agir quando h supresso ou transferncia de
competncias. Por exemplo: a aprovao de um
financiamento para a cons- truo de um conjunto
habitacional deixa de ser atribuio de um setor do Banco
Social e passa para uma gerncia externa ao Banco, de
apoio internacional. Os dois fundos j existiam e continuam
a existir, sendo acrescentados ao segundo os papis
correspondentes quela transao de financiamento social.
Se, entretanto, a gerncia externa de apoio internacional
for suprimida, seus papis, na totali- dade, no passam
para as outras gerncias. Sua documentao constitui um
fundo que considerado:
(A) integrado.
(B) fechado.
(C) conservado.
(D) restaurado.
(E) aberto.
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Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivo

produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no
deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.
72. IDECAN Principio que Impede a disperso, mutilao,

alienao, destruio no autorizada, que comprometem a
integridade arquivstica:
(A) Princpio de provenincia.
(B) Princpio de cumulatividade.
(C) Princpio de indivisibilidade.
(D) Princpio de organicidade.
73 IDECAN Na arquivstica, segundo Bellotto (2006, p.
130), o Princpio pelo qual se deve respeitar os fundos
arquivsticos, mantendo-os conforme foram criados e de
acordo com a procedncia da instituio e/ou a pessoa que
os gerou, denomina-se Princpio da
a) Unicidade.
b) Organicidade.
c) Provenincia.
d) Cumulatividade.
e) Indivisibilidade ou Integridade
74. (Cesgranrio) Os arquivos so organizados por
informaes especficas dos seus acumuladores e retratam
as atividades dos mesmos. Esse princpio da arquivstica
o da
(A) originalidade.
(B) unicidade.
(C) organicidade.
(D) naturalidade.
75. IDECAN Arquivo o conjunto de documentos
produzidos por uma pessoa, firma ou governo, durante o
desenvolvimento de suas atividades, e conservados para
efeitos futuros. Na esteira deste conceito, evidente que
um documento destacado de seu conjunto significa menos
do que quando no conjun- to. Nesse sentido, o que liga um
documento aos outros de seu con junto o seu carter
(A) administrativo.
(B) ostensivo.
(C) epistemolgico.
(D) intrnseco.
(E) orgnico.
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
Os Arquivo podem ser classificados em 5 TIPOS.
Segundo o (a):
Entidade Mantenedora: (Pblico ou Privado)
Natureza
dos
documentos:
(Especial
ou
Especializado)
Estgio de Evoluo: (Corrente, Intermedirio e
Permanente)
Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central)
Quanto a estrutura organizacional: (Centralizada e
Descentralizada)
Lei 8.159/1991
ARQUIVO CORRENTE
Arquivo de 1 Idade, Corrente, Ativo ou Arquivo em
movimento
Constitudo de documentos em curso ou
consultados freqentemente, conservados nos
escritrios ou nas reparties que os receberam e
os produziram ou em dependncias prximas de
fcil acesso.
Fica no arquivo setorial;
Possui valor primrio ou administrativo;
Pode ser eliminado, transferido ou recolhido.
Acesso restrito ao setor.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed.
Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21
Art. 8 - 1 Consideram-se documentos correntes aqueles
em curso ou que, mesmo sem movimentao, sejam objeto
de consultas freqentes. Lei 8.159/1991
ARQUIVO INTERMEDIRIO
Arquivo de 2 Idade, Intermedirio, Arquivo Limbo ou
Purgatrio ou Semiativo
Constitudo de documentos que deixaram de ser

freqentemente consultados, mas cujos rgos
que os receberam e os produziram podem
ainda solicit- los, para tratar de assuntos
idnticos ou retomar um problema novamente
focalizado.
No h necessidade de serem conservados
prximos aos escritrios. A permanncia dos
documentos nesses arquivos transitria. Por
isso, so tambm chamados de limbo ou
purgatrio.
Sendo conservados nos arquivos centrais ou
gerais;
Documentos
com
valor
primrio
ou
administrativo decrescente, que devem ser
mantidos por questes legais, fiscais, tcnicas ou
administrativas;
Pode ser eliminado ou recolhido, isto , nesta
fase, os documentos aguardam sua destinao
final (eliminao ou guarda permanente);
O arquivo intermedirio justifica-se por
questes econmicas. uma forma de
armazenamento de documentos mais barata que
aquela feita nos setores de trabalho da
organizao.
Acesso restrito a quem produziu ou com a sua
autorizao.
Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21-22
Art. 8 - 2 Consideram-se documentos intermedirios
aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos
produtores, por razes de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Lei 8.159/1991
Teoria das 3 Idades
ARQUIVO PERMANENTE
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como

correntes, intermedirios e permanentes.
Arquivo de 3 Idade, Permanente, Arquivo morto,

Arquivo propriamente dito, Arquivo Mnemnico ou
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71 (FEC) O princpio de provenincia tambm chamado

de:
(A) princpio de territorialidade
(B) princpio de organicidade
(C) princpio de respeito aos fundos
(D) princpio de naturalidade
(E) princpio de natalidade

Arquivo de Custdia
Constitudo de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa, que se
conservam em valor de seu valor histrico ou
documental e que constituem os meios de
conhecer o passado e sua evoluo.
Documentos de Arquivo Permanente JAMAIS
podero ser eliminados;
Serve a Histria.
Acesso franqueado ao public em geral.
Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 22
AVALIAO DE
TEMPORALIDADE
DOCUMENTOS
TABELA
DE
Avaliao a definio dos prazos de guarda e da

destinao final dos documentos, tendo como base os
VALORES DOS DOCUMENTOS. realizada por uma
Comisso de Avaliao e resulta na elaborao da
tabela de temporalidade da instituio, que dever ser
aprovada por uma autoridade competente da instituio
para que possa ser implementada no rgo.
Cdigo
Assunto
002
022.11
Planos e projetos de
trabalho
Cursos internos
024.1
024.2
Folha de pagamento
Escala de Frias
Valor = Importncia dada ao document, sendo esse

valor Administrativo ou Histrico.
VALOR DOS DOCUMENTOS
Valor Primrio:
- Documentos que servem de apoio s atividades da
instituio;
- Todo documento nasce com esse valor e depois o perde;
- um valor temporrio
Valor Secundrio:
- Documentos que preservam a memria/histria da instituio;
- Nem todo documento apresentar esse valor;
- um valor definitivo (permanente).
C
I
P
1 idade
2 idade
3 idade
Corrente
Intermedirio
Permanente
Prazo de Guarda
Corrente
5 anos
Intermediria
9 anos
5 anos
5 anos
7 anos
95 anos
-
Valor Primrio
Valor Secundrio
Destinao
final
Guarda
Permanente
Guarda
Permanente
Eliminao
Eliminao
PRAZO DE GUARDA
Prazo de guarda varia de documento para documento e estar expresso na tabela de temporalidade da
instituio.
Prazo de guarda dos documentos o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e
intermedirio.
O Prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com seguintes fatores:
Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal dos documentos (prazo prescricional)
Freqncia do uso das informaes contidas nos documentos
Existncias de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos)
Necessidade de guarda de documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos
precaucionais)
Cumprimento do Ciclo Vital (Transferncia / Recolhimento / Eli minao)
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77. (Cespe) O sistema de arquivos da EBC constitudo

por trs fases: corrente, intermediria e permanente.
78 (Cespe) A teoria das trs idades refere-se
sistematizao do ciclo de vida dos documentos
arquivsticos.
79. (Cespe) Os arquivos podem ser divididos em:
correntes, semipermanentes e permanentes.
80. (Cespe) As fases do ciclo de vida de um arquivo so
duas: corrente e permanente.
b) administrativos ou histricos.
c) primrios ou secundrios.
d) pblicos ou privados.
89. (Cespe) Documentos com alta frequncia de uso ou
com grande possibilidade de uso fazem parte de um
arquivo corrente.
90. (Consulplan) Os conjuntos de documentos que se
conservam junto aos rgos produtores em razo de sua
vigncia e frequncia de uso, sendo tambm muito usados
pela administrao, so classificados como:
(A)Arquivos Intermedirios.
(B) Arquivos Permanentes.
(C) Arquivos Correntes.
(D) Arquivos Mortos.
(E) N.R.A.
91. (Cespe) O arquivo corrente formado por documentos
que esto em trmite, mas que no so consultados
frequentemente porque aguardam sua destinao final.
92. (Cespe) Fase corrente a fase em que os documentos
esto ativos, em curso e que ainda so muito consultados
e, por isso, so conservados junto aos rgos produtores.
81. (Cespe) Atualmente, com a evoluo da arquivstica, o

ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos
setoriais, correntes, inativos e permanentes.
93. (Cespe) Dada a importncia dos documentos que

compem o arquivo corrente de determinado setor de
trabalho, recomenda-se seu arquivamento em local
afastado dos setores.
82. ((Cespe)
A identificao do valor primrio nos
documentos implica a necessidade de mant-los
permanentemente
94. (Cespe) Em geral, os arquivos correntes se encontram

distribudos pelos vrios setores da organizao.
84. (Cespe) Os documentos de arquivo so imprescritveis,

ou seja, no podem ser eliminados.
85. (Cespe) Para serem considerados permanentes, os
documentos devem manter o valor primrio.
86. (IDECAN) O processo de avaliao, a ser realizado
pelo arquivista, dever considerar a funo pela qual cada
documento foi criado, identificando os valores a ele atribudos, segundo o seu potencial de uso. Tero guarda
permanente aqueles documentos que tiverem um valor
(A) tercirio, quando as suas informaes so
consideradas importantes para prova, informao ou
pesquisa.
(B) primrio, a eles atribudo levando-se em conta a sua
utilidade para propsitos administrativos, legais e fiscais.
(C) intrnseco, que possuem em razo de seu contedo,
das circunstncias de sua produo e de suas assinaturas
ou selos.
(D) secundrio, tendo em vista o seu interesse para fins
diferentes daqueles para os quais foram originalmente
criados.
(E) administrativo, no caso em que so reconhecidos como
garantia e fundamento de atos, fatos e acontecimentos.
87. (Cespe) Os documentos so mantidos nos arquivos
intermedirios quando apresentam valor secundrio.
88 IDECAN Ao se estudar os arquivos, pode-se classificlos quanto "extenso de sua rea de atuao". Esse
procedimento determina se os arquivos so:
a) setoriais ou centrais.
95. (Cespe) O arquivo intermedirio tem como uma de

suas funes diminuir o volume de documentos nos
arquivos correntes.
96. (Cespe) Caso haja documentos que no sejam
frequentemente consultados, eles devem, por questes
econmicas, ser transferidos a outro espao, que
conhecido como arquivo intermedirio.
97. (Cespe) Os arquivos intermedirios so formados por
documentos semiativos, que no precisam ser mantidos
prximos aos usurios diretos.
98. (Cespe) A funo do arquivo intermedirio possibilitar
o armazenamento de documentos que, embora usados
com pouca freqncia, devem ser mantidos, por questes
legais, fiscais, tcnicas ou administrativas.
99. (Cespe) O arquivo intermedirio justifica-se por
questes econmicas. uma forma de armazenamento de
documentos mais barata que aquela feita nos setores de
trabalho da organizao.
100. (Cespe) O acesso aos documentos aberto ao
pblico nos arquivos intermedirios.
101. IDECAN De acordo com a Teoria das Trs Idades, os
arquivos passam por trs estgios de evoluo distintos.
Quanto ao terceiro estgio, correto afirmar que se
denomina Arquivo.
(A) permanente e possui documentos de valor primrio.
(B) corrente e possui documentos de valor secundrio.
(C) permanente e possui documentos de valor secundrio.
(D) intermedirio e possui documentos de valor imediato.
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76 IDECAN O ciclo vital dos documentos compreende

idades ou ciclo de vida dos documentos. O arquivo
_______________ ou de primeira idade corresponde
queles que abrigam os documentos consultados com
frequncia, devido ao seu uso funcional, administrativo e
jurdico. Assinale a alternativa que completa corretamente
o conceito anterior.
A)
corrente
B) recolhido
C) descartvel
D) permanente
E) intermedirio
103 (Cespe) Nos arquivos permanentes, a pesquisa

facultada (liberada) ao pblico externo.
104. (Cespe) Nos arquivos permanentes, os documentos
existentes so passveis de eliminao.
105. (Cespe) So denominados arquivos permanentes os
documentos custodiados em carter definitivo, em razo
de seu valor, e aos quais o acesso pblico.
106. (Cespe) Os conjuntos documentais de um hospital
que so custodiados em carter definitivo, em funo do
seu valor e por possurem acesso pblico, so
denominados arquivos correntes.
107. IDECAN Sabe-se que a avaliao constitui uma etapa
da gesto de documentos. Entende-se por avaliao o(a)
(A) sequncia de operaes que visa distribuir em classes
os documentos de um arquivo.
(B) conjunto de procedimentos que visa identificao
documental e a elaborao de instrumentos de pesquisa.
(C) processo relacionado anlise de documentos, com
vistas a estabelecer sua destinao em conformidade com
os valores que lhes forem atribudos.
(D) conjunto de processos desenvolvidos por uma
instituio para a atuao de suas competncias
especficas.
108. IDECAN No processo de avaliao, o instrumento
que determina prazos para transferncia, recolhimento,
eliminao e mudana de suporte de documentos chamase:
(A) quadro de arranjo.
(B) organograma.
(C) princpio da provenincia.
(D) tabela de temporalidade.
(E) teoria das trs idades.
109. IDECAN No processo de avaliao de documentos
de arquivo, constitui instrumento de destinao
(A) a tabela de temporalidade.
(B) o termo de eliminao.
(C) o quadro de arranjo.
(D) a lista de descarte.
(E) o guia de fontes.
110 IDECAN Como se classificam os arquivos, de acordo
com o seu estgio de evoluo?
a) Os arquivos podem ser divididos entres arquivos mortos
e pastas em movimento.
b) De acordo com o estgio de evoluo, os arquivos
podem ser genricos, departamentais ou corporativos.
c) Os arquivos podem ser privados, pblicos ou pblicos
com acesso restrito.
d) Eles se classificam em correntes, intermedirios e
permanentes.
111 IDECAN De acordo com a terminologia arquivstica,
quanto teoria das trs idades dos arquivos, assinale a
afirmativa correta.
A) Os arquivos classificamse em: morto, dinmico e
provisrio.
B) Arquiva os documentos conforme seu valor primrio,
secundrio e tercirio.
C) Considera o ciclo de vida dos documentos conforme a

primeira, segunda e terceira idades.
D) Teoria segundo a qual os documentos classificamse
em: histricos, presentes e propositivos.
E) Teoria segundo a qual os arquivos classificamse
conforme a frequncia de uso por sua entidade produtora.
112. (Cespe) A destinao final dos documentos de
arquivo em uma tabela de temporalidade pode ser a sua
eliminao ou guarda permanente.
113. (Cespe) De acordo com a legislao em vigor, a EBC,
por sua natureza, no precisa constituir uma comisso
permanente de avaliao de documentos
114. (Cespe) A destinao final dos documentos indicada
na tabela de temporalidade consiste na eliminao ou na
guarda permanente.
115. (Cespe) O processo de avaliao de documentos tem
como resultado a elaborao da tabela de temporalidade.
116. (IDECAN) Instrumento arquivstico que tem por
objetivo definir prazos de guarda e destinao de
documentos, com a inteno de garantir o acesso a
informao e que resultante da avaliao. A afirmativa
trata-se de:
(A) Tabela de temporalidade de documentos.
(B) Lista descritiva
(C) Inventrio.
(D) Plano de arquivo.
(E) Cdigo de classificao.
117. (Cespe) Os documentos de guarda temporria devem
ser mantidos por cinco anos.
118. (Cespe) Todo documento com mais de cinco anos
arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado.
119. (Cespe) O prazo mximo de reteno de documentos
na fase corrente de seis meses.
120. (Cespe) O prazo indicado para o arquivamento de
documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos.
121. (Cespe) Aps cinco anos, os documentos da fase
corrente devem ser completamente eliminados.
122. (Cespe) Sero preservados, em carter permanente,
todo e qualquer documento com produo anterior ao
sculo XIX.
123. (Cespe) O recolhimento de documento do arquivo
corrente para o arquivo intermedirio determinada pela
diminuio da demanda desse documento, apesar de ele
possuir valor administrativo, legal ou fiscal que justifique
sua guarda.
124. (Cespe) O recolhimento de documentos dos arquivos
correntes ao arquivo intermedirio definido na tabela de
temporalidade.
125. (Cespe) A transferncia de documentos dos arquivos
correntes para os intermedirios deve ser feita por meio de
uma guia de transferncia.
126. (Cespe) A eliminao de documentos pode ser feita no
arquivo corrente.
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102. (Cespe) Preserva-se a memria institucional por meio

do arquivo permanente.
128. (Cespe) A transferncia dos documentos do arquivo

corrente para o arquivo intermedirio realizada quando a
frequncia de uso de tais documentos diminui e quando
eles perdem o valor administrativo.
129. (Cespe) A operao de entrada de um conjunto de
documentos pblicos em um arquivo permanente
denominada recolhimento.
130. (Cespe) Os documentos com valor histrico devem
ser recolhidos aos arquivos intermedirios, onde devem
permanecer at a sua eliminao
131(Cespe) O assistente tcnico que mover documentos
da fase de arquivo corrente para a intermediria realizar
procedimento denominado recolhimento.
132. (Cespe) Os documentos, antes de serem recolhidos
ao arquivo permanente, passam obrigatoriamente pelo
arquivo intermedirio.
133 IDECAN Como se classificam os arquivos, de acordo
com o seu estgio de evoluo?
a) Os arquivos podem ser divididos entres arquivos mortos
e pastas em movimento.
b) De acordo com o estgio de evoluo, os arquivos
podem ser genricos, departamentais ou corporativos.
c) Os arquivos podem ser privados, pblicos ou pblicos
com acesso restrito.
d) Eles se classificam em correntes, intermedirios e
permanentes.
134 FGV Os arquivos, ao serem analisados a partir da
natureza dos documentos que os constituem, podem ser
classificados como
a) correntes, intermedirios e permanentes.
b) tipolgicos, especiais e documentais.
c) textuais, iconogrficos e digitais.
d) especiais e especializados.
135 IDECAN processo de anlise de documentos de
arquivo que estabelece os prazos de guarda, de acordo
com os valores que lhes so atribudos, corresponde ao
conceito de:
a) triagem
b) avaliao
c) destinao
d) classificao
136 IDECAN Sobre as principais caractersticas de um
sistema de registro sob o ponto de vista de arquivo,
segundo as concluses do Seminrio de Administrao de
Arquivos (Archives Management Seminar), assinale a
alternativa INCORRETA.
A) Deve, tanto quanto possvel, refletir a organizao do
ministrio.
B) Deve ser planejado em relao s funes e atividades
do ministrio.
C) Devem registrar, de incio, os documentos de valor
puramente efmero.
D) Devem os grupos de documentos relativos a atividades

especficas serem destacados do corpo principal de
documentos registrados, se seu volume e sua
caracterstica o justificam.
E) Devem os diversos nveis de valores serem claramente
identificados no esquema de assuntos, devendo o
arquivista ser consultado durante a sua elaborao para
assegurar condies satisfatrias de destinao.
137 IDECAN A entrada de documentos pblicos em
arquivos permanentes, com competncia formalmente
estabelecida, corresponde ao conceito de:
a) aquisio b) alienao c) recolhimento d) transferncia
SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO
ARQUIVAMENTO conjunto de operaes destinadas ao
acondicionamento (embalagens) e ao armazenamento
(local) de documentos.
138 (Cespe) O acondiciona mento que consiste na
guarda dos documentos nos locais a eles designados e o
armazenamento que se refere embalagem do
documento com vistas a proteg-lo e a facilitar seu
manuseio so procedimentos fundamentais para a
conservao e preservao dos documentos de arquivo.
Acondicionamento - Arquivamento Horizontal: os
documentos so dispostos uns sobre os outros e
arquivados em caixas ou estantes (nos arquivos
permanentes ou de custdia), como tambm em
escaninhos (para documentos do gnero cartogrfico
mapas, plantas). Obs.: Os escaninhos so pequenos
compartimentos em gavetas.
Acondicionamento - Arquivamento Vertical: os
documentos so colocados uns ao lado dos outros (lateral)
ou atrs (frontal), possibilitando uma consulta mais gil,
sem precisar retirar outros documentos. Os documentos
so armazenados, geralmente, em arquivos de ao. Nos
arquivos correntes este tipo de arquivamento o mais
utilizado nos dias de hoje, por ser fcil de ser executado,
conservado e atualizado. Alm disso, so mais econmicos
e ocupam menor espao.
139 IDECAN Todo arquivo precisa ser organizado de forma
que proporcione condies de segurana, preciso,
simplicidade, flexibilidade e acesso. Chama- se de "
equipamento " o mvel utilizado para arquivamento de
documentos. Em relao ao equipamento vertical, marque
V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) A iluminao direta.
( ) H a necessidade de retirar o documento para fazer
anotaes.
( ) Proporciona fcil manuseio.
( ) Ocupa muito espao, se comparado a um equipamento
horizontal.
( ) Permite pouca visibilidade do documento dentro do
arquivo.
A sequncia est correta em
a) F, V, F, F, V
b) V, V, F, V, F
c) V, F, V, F, F
d) F, V, V, F, V
e) V, F, F, V, F
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10
127(Cespe) A atividade de entrada de documentos para

guarda permanente conhecida como transferncia.

UNIDADES DE ARQUIVAMENTO: Pasta,
Processo
Dossi e
que organizam os documentos por nome (alfabtico /

geogrfico / dicionrio / enciclopdico).
Os sistemas de arquivamentos esto relacionados

busca da informao e se dividem
DIRETOS E
INDIRETOS
- Sistemas indiretos: So aqueles que necessitam de um

ndice alfabtico que permita localizar o nmero em que o
documento est arquivado. Caracteriza os mtodos que
organizam os documentos por nmero (numrico / decimal /
duplex).
MIRANDA, lvis C. Arquivo para concursos. Braslia :
Vestcon, 2007
- Sistema diretos: So aqueles em que a busca feita

diretamente no
local em que o documento se encontra arquivado, sem a
necessidade de um ndice auxiliar. Caracteriza os mtodos
MTODOS ESTO RELACIONADOS AO ACESSO DOS DOCUMENTOS, COMO ORGANIZ-LOS.

Alfabtico
Geogrfico
Simples
Numricos
Bsico
Cronolgico
Dgito - Terminal
Enciclopdico
Alfabtico
Ideogrficos
(Assunto)
Dicionrio
Duplex
Numrico
Decimal
Variadex, Soundex, Mnemnico, Automtico, Rneo
Padronizados
Conceito de Variadex: O mtodo variadex uma variante do mtodo alfabtico.
Neste mtodo, h a utilizao de cores para facilitar o arquivamento. PAES,
Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 92
Conceito de Soundex: Usa-se para arquivar nomes, reunindo-se pela semelhana
da pronncia apesar de a grafia ser diferente. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed. Rio de
Janeiro : FGV, 2004. p. 92
Conceito
de Mnemnico: Usa-se para codificar os assuntos atravs da
combinao de letras em lugar de nmeros. As letras so consideradas smbolos,
pelo fato de este mtodo pretender auxiliar a memria do arquivista, a fim de
possibilitar, de forma mais gil, a recuperao da informao.
MTODO ALFABTICO
O mtodo alfabtico aquele que organiza os documentos
por nome. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 62
Os sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa

ou So seguem a regra anterior.
Esprito Santo, Bartolomeu
Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano So Paulo,
Carlos
1 REGRA
2 REGRA SOBRENOMES COMPOSTOS
Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo

sobrenome e depois o prenome.
Barbosa, Joo
Cabral, Pedro lvares
Vasconcelos, Maria Lusa
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo

ou ligados por hfen no se separam.
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
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11
Conceito de Rneo: Combina letras, nmeros e cores. Est obsoleto.

3 REGRA SOBRENOMES COM NOMES DE SANTOS
10 REGRA NOMES ESPANHIS / HISPNICOS
Os sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa

ou So seguem
a regra anterior.
Esprito Santo, Bartolomeu
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
So Paulo, Carlos
Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo

sobrenome.
Arco y Molinero, Angel de
Oviedo y Baos, Jos de
Pina del Mello, Francisco de
As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na

classificao de sobrenomes iguais.
Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira, Jos
Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so

registrados como se apresentam.
Al Ben-Hur
Li Yutang
5 REGRA ARTIGOS E PREPOSIES
12 REGRA NOMES DE INSTITUIES
Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e,

um, uma, no so considerados.
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Silva, Flvio Pereira e
6 REGRA SOBRENOMES DE PARENTESCO
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como
Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte
integrante do ltimo sobrenome.
Almeida Filho, Antnio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
7 REGRA TTULOS QUE ACOMPANHAM O NOME
Os ttulos no so considerados na alfabetao. So
colocados aps o nome, entre parnteses.
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, Andr (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8 REGRA NOMES ESTRANGEIROS
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a
ordem alfabtica do prenome.
Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo
sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e
orientais (ver regras 10 e 11).
Aubert, Georges
Mller, Paul
Schmidt, Jorge
9 REGRA PARTCULAS DE NOMES ESTRANGEIROS
As partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser
consideradas. O mais comum consider-las como parte
integrante do nome quando escrita com letra maiscula.
Capri, Giulio di
Mc Adam, John
OBrien, Gordon
Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos

governamentais devem se transcritos como se
apresentam, colocando-se os artigos iniciais entre
parnteses aps o nome.
lvaro Ramos & Cia. Colegial (A)
Embratel
Fundao Getlio Vargas
Library of Congress (The)
13 REGRA NOMES DE EVENTOS
Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies,
assemblias e assemelhados os nmeros devem aparecer
no fim, entre parnteses.
Conferncia de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3)
Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 63 a 67
MTODO GEOGRFICO
O mtodo geogrfico aquele que organiza os
documentos pela procedncia ou local. PAES, Marilena
Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed. Rio de Janeiro :
FGV, 2004. p. 68
Pode ser organizado por Pas, Estado e Cidade.
PAS:
Os PASES devero ficar em ordem alfabtica;
Dentro de cada pas, a 1 cidade dever ser a CAPITAL;
As demais cidades seguem em ordem alfabtica.
ESTADO:
Os ESTADOS devero ficar em ordem alfabtica;
Dentro de cada estado, a 1 cidade dever ser a CAPITAL;
As demais cidades seguem em ordem alfabtica.
CIDADE:
Quando o Arquivo organizado por cidade, sem a
separao por estado, devero:
As CIDADES devero ficar em ordem alfabtica;
Indicar ao final de cada cidade, o estado correspondente.
WWW.IAPCURSOS.COM
12
4 REGRA INICIAIS ABREVIATIVAS
11 REGRA NOMES ORIENTAIS E RABES
MTODO NUMRICO
mtodo numrico aquele que organiza os

documentos por nmero;
mtodo numrico pode ser subdividido em:
simples, cronolgico e dgito-terminal;
Cronolgico: organiza os documentos por data;
Numrico simples: os documentos so

organizados pelo nmero intei- ro. indicado
para nmeros pequenos;
Numrico
dgito-terminal:
organiza
os
documentos em grupos de dois algarismos.
Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 70-77
Nmeros a serem organizados
Mtodo Numrico Simples
34.758
254.786
915.698
7.666
477.998
7.666
34.758
254.786
477.998
915.698
Organizados em ordem crescente
Mtodo Numrico
Digito-Terminal
03-47-58
00-76-66
25-47-86
91-56-98
47-79-98
Ordenao feita a partir dos
dois ltimos dgitos
Organizados em ordem crescente
IDEOGRFICOS ALFABTICO
DICIONRIO Ordenao alfabtica, como um dicionrio, no necessitando de entrada geral.
ENCICLOPEDICO Organizados, agrupados sob ttulos gerais e dentro dele alfabeticamente.
IDEOGRFICO NUMRICO
DECIMAL ou Decimal de Dewey
LIMITADO a diviso de 10 classes;
o mtodo utilizado pelo CONARQ;
Atribudos do Geral para o Particular.
Utilizado no Plano de Classificao dos Documentos, observado na Tabela de Temporalidade documental
DUPLEX
NO possui limitao de criao de classes
140 IDECAN Sobre o arquivo, analise.

I. Os documentos sigilosos, de conhecimento restrito,
requerem medidas especiais de arquivamento.
II. um conjunto de documentos produzidos e recebidos
por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada.
Caracteriza-se pela natureza orgnica de sua acumulao
(de forma organizada, dentro de uma estrutura).
III. Pode-se utilizar para arquivamento, alm das pastas
individuais, as pastas miscelneas, que servem para
agrupar correspondentes avulsos.
Est(o) correta(s) a(s) afirmativa(s)
A) I, apenas.
B) II, apenas. C) I e II apenas.
D) II e III apenas. E) I, II, III
DECIMAL ou Dewey
000 Administrao
010 Pessoal
011
Aperfeioamento e treinamento
012
Cursos
012.1
Promovidos por outra
instituio
012.11
No Brasil
012.12
No Exterior
020 Estgios
020.1 Promovidos
020.11
No Brasil
020.12
No Exterior
100 Cincias
110.1
Naturais
110.11 da flora
900 - Outros
141 IDECAN A ordenao de documentos para
arquivamento feita com base nos elementos informativos
constantes dos mesmos. So elementos informativos mais
comumente tomados como referncia para ordenao,
EXCETO:
A) Data.
B) Local de procedncia.
C) Nome do emissor ou destinatrio.
D) Nmero do documento atribudo pelo emissor ou
receptor.
E) Cor ou tipo de papel utilizado para confeco do
documento.
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13
DUPLEX
1
PESSOAL
1.1
Frias
1.2
Admisso
1.3
Salrios
1.4
Demisso
2
FINACEIRO
2.1
Contas a pagar
2.2
Contas a
receber
3
MATERIAL
3.1
Material de
consumo
3.2
Material
permanente
143 IDECAN A respeito do conhecimento sobre

arquivologia, analise.
I. Arquivo o conjunto de documentos produzidos e/ou
recebidos por rgos pblicos, instituies de carter
pblico, entidades privadas e pessoas fsicas, em
decorrncia do exerccio de suas atividades, qualquer que
seja o suporte da informao.
II. Os arquivos passam por trs estgios distintos de
arquivamento, de acordo com o uso, que se faz dos
documentos: corrente, intermedirio e permanente.
III. A escolha do mtodo de arquivamento deve considerar
as caractersticas dos documentos a serem classificados,
identificando o aspecto pelo qual mais frequentemente
consultado. Os mtodos bsicos de arquivamento mais
comumente utilizados so os seguintes: alfabtico,
geogrfico, numrico simples, numrico-cronolgico e
ideogrfico. Est(o) correta(s) apenas a(s) afirmativa(s)
A) I B) I, III C) II, III D) I, II E) I, II, III
144 IDECAN Sobre o mtodo variadex, assinale a
alternativa correta.
(A) um tipo de mtodo cronolgico.
(B) Utiliza cores como elementos auxiliares para facilitar o
arquivamento e a localizao dos documentos.
(C) baseado no sistema decimal.
(D) Agrupa os assuntos.
(E) Dispe os documentos na ordem dicionria.
145 IDECAN Se a Ouvidoria do BACEN receber cartas do
Rio Grande do Sul, como, por exemplo, de (1) Santa Ma
ria; (2) Caxias do Sul; (3) Novo Hamburgo; (4) Gramado e
(5) Porto Alegre, dever fazer a ordenao dessas cartas.
Se for utilizado o mtodo geogrfico, por estado, a
ordenao ser a seguinte:
(A) 5,4,3,2,1
(B) 5,2,4,3,1
(C) 4,3,2,5,1
(D) 2,4,3,5,1
(E) 1,2,4,3,5
146 IDECAN Nos termos da terminologia arquivstica,
usualmente adotada no Brasil, assinale a afirmativa correta
quanto aos mtodos de ordenao de documento em um
arquivo.
A) Mtodo variadex: ordenao que tem por eixo a
conjugao discricionria de vrios critrios de
arquivamento de documentos.
B) Mtodo duplex: ordenao que tem por eixo a
conjugao de dois mtodos de arquivamento de
documentos, a critrio do arquivista.
C) Mtodo soundex: ordenao que tem por eixo a
fontica e a grafia dos nomes que intitulam os documentos
de um determinado arquivo.
D) Mtodo dgitoterminal: ordenao que tem por eixo um
cdigo numrico dividido em grupos de dgitos, lidos da
direita para a esquerda, que indicam a disposio fsica
dos documentos.
E) Mtodo numrico: ordenao que tem por eixo um
plano prvio de distribuio dos documentos em dez
grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em
dez subclasses e assim por diante.
147 IDECAN Considere que os documentos de um

determinado setor da AGU estejam organizados com base
na procedncia ou local. Nessa situao, o mtodo de
arquivamento adotado denomina-se:
(A) por assunto.
(B) onomstico.
(C) geogrfico.
(D) ideogrfico.
(E) alfabtico.
148. (Cespe) O mtodo geogrfico muito preciso, mas
tem aplicaes muito especficas, uma vez que est
embasado na identificao de caractersticas geogrficas,
como bacias hidrogrficas, cadeias de montanhas,
plancies, planaltos, flora e fauna.
149. (Funiversa/Idecan) O mtodo de arquivamento de
documentos que tem como principal elemento a ser
considerado no documento a procedncia ou local o
(A) duplex.
(B) ideogrfico.
(C) numrico.
(D) decimal.
(E) geogrfico.
150. (Cespe) Quando se organiza um arquivo por estados
da Federao, as capitais so ordenadas alfabeticamente
como qualquer outra cidade.
151. (Cespe) O mtodo de arquivamento numrico
simples, alm da ordem numrica, considera a data em
que o documento foi produzido.
152. (Cespe) Por meio do mtodo Variadex, atribui-se um
nmero ao documento, em ordem crescente, de acordo
com a entrada deste no arquivo.
153. (Cespe) - O mtodo numrico simples determina a
numerao sequencial dos documentos, dispondo os
nmeros em grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo:
52-63-19.
154. (Cespe) - Uma representao correta do mtodo
numrico simples 22-93-17.
155. (FCC) Uma instituio adota o mtodo dgitoterminal para classificar os pronturios de seus servidores:
1) 001.299 - Hilary Jenkinson
2) 032.699 - Eugenio Casanova
3) 129.129 - T. R. Schellenberg
4) 159.544 - Luciana Duranti
5) 305.218 - Angelika Menne-Hantz
6) 306.818 - Bruno Delmas
7) 588.029 - Paola Carucci
8) 246.344 - Michel Duchein
A adequada ordenao de tais pronturios :
(A) 1,2,3,4,8,5,6,7
(B) 5,6,7,3,8,4,1,2.
(C) 5,6,2,1,4,8,7,3
(D) 7,2,6,8,4,1,5,3.
(E) 7,2,6,8,4,5,1,3.
156. (Cespe) A criao de pastas para o arquivamento de
documentos a partir dos temas relacionados a atividades
desenvolvidas no setor de trabalho indica o uso do mtodo
ideogrfico.
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142 (Cetro) O mtodo variadex uma variante do

alfabtico e utiliza cores como elementos auxiliares para
facilitar o arquivamento e a localizao dos documentos.

157. (IDECAN O mtodo de arquivamento que separa os
documentos por assunto o
(A) onomstico
(B) alfabtico.
(C) numrico.
(D) geogrfico.
(E) cronolgico.
158. (Cespe) Considere que uma empresa organiza seus
documentos em pastas, separando-os por assunto em
ordem alfabtica. Neste caso, os documentos relativos a
frias devem se localizar aps dos documentos relativos a
dirias e antes daqueles que tratam de transferncia.
159. IDECAN Ao classificar suas atividades rotineiras, uma
instituio utiliza o seguinte esquema:
COMUNICAES
Correios
Internet
Rdio
Telex
MATERIAL
Aquisio
Baixa
ORAMENTO
Despesa
Receita
PESSOAL
Admisso
Dispensa
Frias
Gratificaes
Licenas
(A) Plano de classificao.

(B) Plano de arquivo.
(C) Taxonomia de documentos.
(D) Tabela de temporalidade.
(E) Cdigo de tramitao.
165. (Cespe) No mtodo numrico simples, um sistema de
arquivamento do tipo direto, no se faz necessrio
consultar um ndice para localizar o documento.
166. (Cespe) O mtodo numrico de arquivamento do
sistema indireto, o que implica a consulta direta ao
documento.
167. (Cespe) O mtodo numrico simples considerado
direto, pois permite que a busca do documento seja feita
diretamente no local onde se acha guardado.
168. (Funiversa/idecan) Acerca do mtodo geogrfico
de arquivamento, podemos afirmar que um mtodo do
sistema direto.
169. (Cespe) A localizao dos documentos de arquivo nos
sistemas de arquivamento direto depende de um ndice ou
de um cdigo.
170. (Cespe) O mtodo alfabtico faz parte de sistemas
indiretos de arquivamento, e necessita de um ndice para a
localizao dos documentos.
171. (Cespe) O mtodo numrico um sistema de
arquivamento indireto.
Trata-se do mtodo
(A) enciclopdico.
(B) dicionrio.
(C) unitermo.
(D) duplex.
(E) dgito-terminal.
172. (Cespe) - Uma das vantagens apresentadas pelo

mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada
de classes de documentos.
160. (Cespe) No mtodo alfabtico dicionrio, os temas

obedecem a uma rigorosa ordem alfabtica e apresentamse de maneira hierarquizada.
174. (Cespe) Uma das vantagens apresentadas pelo

mtodo de arquivamento duplex a possibilidade de
criao de classes ilimitadas.
161. (Cespe) O cdigo de classificao de documentos de

arquivo aplicado a partir da transferncia do documento
do arquivo corrente para o arquivo intermedirio.
175. (Cespe) Uma das vantagens do mtodo de

arquivamento duplex que ele possibilita a criao de uma
infinidade de classes.
162. (Cespe) Aplica-se o cdigo de classificao exclusivamente em arquivos permanentes, pois somente neste
tipo de arquivo essa classificao facilita o acesso aos
documentos.
176. (Cespe) O mtodo de arquivamento numrico decimal

possibilita a criao de mais de 10 classes.
163. IDECAN Qual o mtodo de arquivamento mais

adequado para permitir a abertura de cdigos de classes /
reas ilimitadas medida que novas atividades forem
surgindo?
(A) Mtodo decimal.
(B) Mtodo unitermo.
(C) Mtodo de indexao coordenada.
(D) Mtodo variadex.
(E) Mtodo duplex.
164. (Consulplan) Assinale a alternativa que corresponde
ao instrumento utilizado nos arquivos correntes para
classificar todo e qualquer documento produzido ou
recebido por um rgo no exerccio de suas funes e
atividades:
177 IDECAN Os Mtodos de Arquivamento dividem em

duas grandes classificaes:
(A) bsico e padronizado
(B) direto e indireto
(C) direto e semiestruturado
(D) direto e semi-indireto
(E) unitermo e indexao
178. (Consulplan) Os mtodos de arquivamento dividem-se
em dois grandes sistemas. O sistema em que a busca do
documento feita diretamente no local onde se acha
guardado, chamado de sistema:
(A) Indireto.
(B) Direto.
(C) Alfanumrico.
(D) Variadex.
(E) Ideogrfico.
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173. (Cespe) - O mtodo decimal um mtodo ideogrfico

numrico.
180. (Cespe) O mtodo de arquivamento dos documentos

de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos
documentos e da estrutura da organizao que produz ou
recebe.
181. (Cespe) - A atividade de classificao de documentos
de arquivo exige conhecimentos no s da empresa ou
do rgo pblico, mas tambm da natureza dos
documentos a serem classificados.
182(Cespe) possvel, na escolha do mtodo de
arquivamento, definir um mtodo principal e mtodos
auxiliares para a organizao da documentao.
183. (Consulplan) O sistema de arquivamento deve
atender s necessidades da instituio.
184. (Consulplan) A natureza dos documentos a serem
arquivados e a estrutura da entidade determinam o:
(A) Conjunto de classificaes.
(B) Mtodo de arquivamento.
(C) Sistema de notaes.
(D) Descarte de projees.
(E) Instrumento de pesquisa.
185. (Cespe) Considere que uma unidade de arquivo
apresente a seguinte organizao do seu acervo.
PESSOAL
CEILNDIA:
de Abrao at Fagundes
de Gonalves at Lima de Miranda at Oliveira
GAMA:
de Abreu at Ferreira
de Garcia at Maciel
VECULOS
MATERIAL PERMANENTE
Com base nessa organizao, correto afirmar que o
mtodo principal de arquivamento utilizado foi o mtodo
por assunto, tendo sido empregados, como mtodos
secundrios, o geogrfico e o alfabtico.
186. IDECAN A fim de facilitar sua consulta, os pronturios dos servidores de um rgo pblico so armazenados
em pastas suspensas e ordenados pelo mtodo alfabtico.
Considere os nomes dos funcionrios abaixo relacionados
e indique a sequncia em que devem ficar seus
respectivos pronturios.
I. Jair de Moraes Neto
II. Odair de Morais
III. Jos de Morais Filho
IV. Antnio de Moraes Carvalho
V. Joaquim da Silva Moreira
VI. Carlos Moura
VII. Beatriz Moreira
VIII. Ana Beatriz Moreira de Morais
(A) VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V.
(B) IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.
(C) VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II.
(D) II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII.
(E) I, III, V, II, VIII, VII, VI, IV.
187. (Cespe) Os ttulos devem ser considerados na

alfabetao. Por exemplo: Professor Roberto de Jesus
deve entrar como Jesus, Professor Roberto de.
188. (Cespe) Os sobrenomes que referem grau de
parentesco
(filho,
sobrinho,
neto)
devem
vir
acompanhados do ltimo sobrenome na alfabetao. Por
exemplo: Jos Maria de Sousa Sobrinho deve entrar como
Sousa Sobrinho, Jos Maria de.
189. (Cespe) Em pastas de pessoas fsicas, os
sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo
devem ser separados. O nome Roberto Monte Azul, por
exemplo, deve ser referido como Azul, Roberto Monte.
190. (Cespe) Os nomes de pessoas fsicas que exprimam
grau de parentesco devem ser considerados como parte
integrante do ltimo sobrenome.
191. (Cespe) Em pastas arquivadas a partir dos nomes de
pessoas fsicas, deve-se considerar, no arquivamento, o
ltimo sobrenome e depois o prenome. O nome Joo da
Silva, por exemplo, deve ser referido como Silva, Joo da.
192(Cespe) Caso haja pasta em que constem pessoas
fsicas com sobrenomes iguais, a primeira pessoa que
deve ser referida a que apresentar o prenome com o
menor nmero de letras.
193. (Cespe) Em pastas de pessoas fsicas, os
sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou
So no devem ser separados. O nome Antnio So
Jorge, por exemplo, deve ser referido como So Jorge,
Antnio.
194. (Cespe) Um assistente tcnico que utilize tcnica
alfabtica para arquivar, pela primeira vez, dados
referentes a ministro chamado Jos da Silva dever
arquivar esses dados em local reservado letra M.
195 (IDECAN) De acordo com as regras de alfabetao
utilizadas no mtodo alfabtico, assinale a alternativa em
que os nomes a seguir esto arquivados de maneira
correta.
Joo Antnio Silva
Alberto Monte Azul
William dAlmeida
Roberto Carlos Sousa Jnior.
(A) Almeida, William d
Monte Azul, Alberto
Silva, Joo Antnio
Sousa Jnior, Roberto Carlos
(B) Alberto Monte Azul
Joo Antnio Silva
Roberto Carlos Sousa Jnior
William dAlmeida
(C) Almeida, William d
Azul, Alberto Monte
Jnior, Roberto Carlos Sousa
Silva, Joo Antnio
(D) DAlmeida, William
Monte Azul, Alberto
Silva, Joo Antnio
(E) Azul, Alberto Monte
DAlmeida, William
Silva, Joo Antnio
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179. IDECAN O que determina o mtodo de arquivamento

dos documentos do arquivo (so)
(A) a natureza dos documentos e a estrutura da entidade.
(B) a espcie e a tipologia do documento.
(C) o ato de recebimento e a expedio do documento.
(D) o suporte e o gnero documental.
(E) a classificao de sigilo do documento.
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196. (Funiversa/idecan) Para o arquivamento de nomes,
utilizam-se as regras de alfabetao. No caso de nome em
espanhol, assinale a alternativa correta.
(A) Considera-se o ltimo sobrenome e, depois, o
prenome.
(B) Deve aparecer na ordem direta, isto , prenome e,
depois, sobrenome.
(C) Deve ser registrado como se apresenta.
(D) Deve ser registrado pelo penltimo sobrenome, que
corresponde ao sobrenome de famlia do pai.
(E) Deve ser registrado pelo ltimo sobrenome e, depois,
do grau de parentesco.
198 IDECAN Chamamos essa etapa de arquivamento

de ________________ uma vez que os documentos a
ela direcionados apresentam interesse e so objeto de
consulta, embora os assuntos neles contidos j tenham
sido solucionados ou as respostas obtidas. Assinale a
alternativa que completa corretamente a afirmativa
anterior.
a) indireta b) corrente c) permanente d) temporria
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto

de procedimentos e operaes tcnicas sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento
em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Lei 8.159/1991
DESTINAO: Fase primordial, pois decide

quais os documentos a serem eliminados ou
preservados
PROGRAMA DE GESTO DOCUMENTAL DIVIDIDO EM
04 NVEIS DE APLICAO:
Nvel mnimo
Nesse nvel, estabelecido que o rgo deve,
como base em procedimentos, reter e eliminar
documentos, assim como recolher aqueles que
possuem valor permanente, de acordo com a
instituio arquivstica pblica.
Nvel mnimo ampliado
Serve de complemento ao nvel mnimo, existindo
de um a mais centros de arquivamento
intermedirio.
Nvel intermedirio
Nvel mnimo e ampliado esto juntos nesta
categoria que adota programas bsicos para
elaborao e gesto de formulrios, alm de
correspondncia e implantao de sistemas de
arquivos.
Nvel mximo
Todas as atividades acima descritas esto inclusas
nesse nvel, que complementado por gesto de
telecomunicaes, diretrizes administrativas e
utilizao de recursos da automao.
OBJETIVOS DA GESTO DE DOCUMENTOS
GESTO DE DOCUMENTOS
UTILIZAO: Diz respeito ao fluxo documental e

ao manuseio dos documentos, sendo importante
conhecer o trmite correto dos documentos, para
se evitar a burocratizao das atividades.
A gesto cobre toda a vida do documento,

desde a sua produo (nascimento) at a sua
destinao final (eliminao ou recolhimento
ao arquivo permanente). Portanto,ela abrange
todas as atividades (rotinas) inerentes s
idades correntes e intermediria.
A gesto de documentos dividida em trs
fases:
Manter de forma eficiente, a produo,

administrao, manuteno e destinao de
documentos.
Garantir que a informao governamental esteja
disponvel quando e onde seja necessria ao
governo e aos cidados.
Assegurar a eliminao dos documentos que no
tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a
pesquisa cientfica.
Contribuir para o acesso e preservao dos
documentos que meream guarda permanente por
seus valores histrico e cientfico.
Fazer a avaliao documental.
199 IDECAN Considera-se gesto de documentos o

conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria, visando a eliminao ou recolhimento para
guarda permanente. So objetivos na gesto de
documentos, EXCETO:
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197 IDECAN Na Administrao Pblica comum a

utilizao do mtodo alfabtico de arquivamento de
documentos. Considere a
necessidade de arquivamento das pastas funcionais dos
seguintes servidores:
1. Marcelo Arajo da Silva.
2. Pedro Alves Silva.
3. Mariana Cludia Ribeiro.
4. Maryana Beatriz Ribeiro.
5. Jos Santos Neto.
6. Manuel Faria Soares.
7. Manoel Fonseca Soares.
Pelas regras de alfabetao, as pastas funcionais sero
dispostas na seguinte ordem:
A) 2, 1, 4, 3, 6, 7, 5.
B) 4, 3, 5, 1, 2, 6, 7.
C) 5, 6, 7, 1, 3, 4, 2.
D) 3, 4, 5, 1, 2, 7, 6.
E) 1, 5, 2, 7, 6, 4, 3.
PRODUO: Os documentos so criados em

razo das atividades especificas de um rgo,
evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados
os no-essenciais. Assim, diminui o volume a ser
manusseado, facilitando o controle da massa
documental.

A) Assegurar, de forma eficiente, a produo,
administrao, manuteno e destinao de documentos.
B) Garantir que a informao governamental esteja
disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos
cidados.
C) Assegurar a eliminao dos documentos que no
tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa
cientfica.
D) Contribuir para o acesso e preservao dos documentos
que meream guarda permanente por seus valores
histrico e cientfico.
E) Assegurar a eliminao de documentos em pasta
suspensa, arquivo morto, fichrio, pasta AZ com a
finalidade de ocupar menos espao fsico possvel.
200 IDECAN De acordo com Indolfo et al (1993, p. 15-16),
a aplicao de um programa de gesto de documentos
pblicos pode ser desenvolvida em quatro nveis: mnimo,
mnimo ampliado, intermedirio e mximo. Diante do
exposto, correto afirmar que um rgo que pretende
aplicar um programa de gesto de documentos no nvel
mnimo ampliado deve:
a) implantar sistemas de arquivos.
b) ter um ou mais centros de arquivamento intermedirio.
c) adotar programas bsicos de elaborao e gesto de
formulrios e correspondncia.
d) possuir gesto de diretrizes administrativas, de
telecomunicaes e uso de recursos de automao.
e) contar com programas de reteno e eliminao de
documentos e estabelecer procedimentos para recolher
instituio arquivstica pblica aqueles de valor permanente.
201 . (Cespe) O conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes produo, tramitao, ao uso,
avaliao e ao arquivamento dos documentos em fase
corrente e intermediria, visando sua eliminao ou seu
recolhimento para a guarda permanente denominado
gesto de documentos.
206. (Cespe) A gesto de documentos pode ser

corretamente dividida em trs mdulos: produo,
contextualizao e disposio.
207. (Cetro) So consideradas as trs fases bsicas da
gesto de documentos:
(A) recuperao; destinao e eliminao.
(B) destinao; gesto e produo.
(C) produo; guarda e destinao.
(D) produo; utilizao e destinao.
(E) utilizao; recuperao e eliminao.
PLANO DE CLASSIFICAO
O cdigo de classificao de documentos de arquivo
um instrumento de trabalho utilizado para classificar
todo e qualquer documento produzido ou recebido por
um rgo no exerccio de suas funes e atividades. A
classificao por assuntos utilizada com o objetivo de
agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma
de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas
arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo,
eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses
documentos, uma vez que o trabalho arquivstico
realizado com base no contedo do documento, o qual
reflete a atividade que o gerou e determina o uso da
informao nele contida. A classificao define, portanto, a
organizao fsica dos documentos
arquivados,
constituindo-se em referencial bsico para
sua
recuperao.
No cdigo de classificao, as funes, atividades,
espcies
e
tipos
documentais
genericamente
denominados
assuntos,
encontram-se
hierarquicamente distribudos de acordo com as
funes e atividades desempenhadas pelo rgo. Em
outras palavras, os assuntos recebem cdigos numricos,
os quais refletem a hierarquia funcional do rgo,
definida atravs de classes, subclasses, grupos e
subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
SEQUENCIA DE ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS
203. (Cespe) Gesto de documentos o conjunto de

procedimentos e operaes tcnicas relativos produo,
tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria, visando a
sua eliminao ou o seu recolhimento para guarda
permanente.
204. (Cespe) A avaliao documental no faz parte dos
objetivos da gesto de documentos.
(A) arranjo, utilizao e destinao;

(B) arranjo, descrio e seleo;
(C) produo, classificao e eliminao;
(D) corrente, intermedirio e permanente;
(E) produo, utilizao e destinao.
VEJA SEMPRE CAI ASSIM: Esaf) Quais os trs

conceitos envolvidos na organizao de documentos
de arquivo?
a) Indexao, ordenao e arquivamento.
b) Classificao, ordenao e arquivamento.
c) Catalogao, indexao e classificao.
d) Catalogao, ordenao e arquivamento.
e) Indexao, arquivamento e classificao.
A resposta a Letra B, veja pode ter variaes dessa
questo, muito cuidado veja a sequencia.
205. IDECAN As trs fases bsicas da gesto de

documentos so:
Antes de guardar documentos, dossis e mveis nas

pastas correspondentes, os funcionrios do arquivo
devero seguir algumas etapas: conferncia, leitura,
seleo, marcao da data de entrada, registro,
classificao, ordenao e arquivamento.
ORGANIZAO DO ARQUIVO (QUERO ELABORAR UM

ARQUIVO, O QUE DEVO FAZER?)
Numa organizao e administrao de arquivos, so
quatro as etapas de trabalho:
levantamento de dados;
anlise dos dados coletados;
planejamento;
execuo ou implantao e acompanhamento.
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202. (Cespe) Considera-se gesto de documentos o

conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de
documentos.
A Resposta a letra D, pois na fase de planejamento

que deve conhecer a estrutura do instituio.
Outra estilo de questo: FUNCAB - 2013 - IPEM-RO A
organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de
uma instituio, pressupe o desenvolvimento de vrias
etapas de trabalho. NO se caracteriza como uma das
etapas da organizao de arquivos:
a) levantamento de dados
b) conhecimento de pessoas.
c) anlise dos dados coletados.
d) planejamento.
e) implantao e acompanhamento.
Bem essa fcil, lembre tem que saber a sequencia:
letra b, no faz parte de organizao do arquivo
ORGANIZAO DOS ARQUIVOS PERMANENTES
Na organizao de arquivos permanentes, significa
ARRANJO, ordenar os documentos em fundos, as
sries dentro dos fundos, e, se for conveniente, os
itens documentais dentro das sries.
A partir da anlise das estruturas, funes ou
atividades da entidade produtora e do estudo do
acervo, podemos definir o quadro de arranjo nos arquivos
de 3a idade, com as seguintes divises: Fundo, Grupo ou
Seo, Subgrupo
ou Subseo, Srie
e Subsrie
(hierarquicamente o fundo se sobrepe s demais
divises).
As tarefas de arranjo so de 2 tipos: intelectuais e
fsicas. As primeiras compreendem a anlise documental
no que tange a sua forma, contedo e origem funcional. As
segundas referem-se arrumao dos papis nos locais
adequados, seu empacotamento, entre outras.
208 IDECAN O arquivista italiano Eugenio Casanova (18671951) define arquivos como a acumulao ordenada de
documentos criados por uma instituio ou pessoa no curso
de sua atividade e preservados para a consecuo de seus
objetivos polticos, legais e culturais, pela referida instituio
ou
pessoa.
(Eugenio Casanova. Archivistica, Siena, 1928, p. 9.)
Acerca dos conceitos bsicos de arquivo, assinale a
a) Segundo suas entidades criadoras, os arquivos
classificam-se em pblicos e privados.
b) De acordo com a teoria das 3 idades, os arquivos podem
ser correntes, intermedirios e permanentes ou histricos.
c) So atribuies de um profissional de arquivos:
habilidade em lidar com o pblico, dom da oratria,
habilidade de anlise e crtica, poder de sntese e esprito

metdico.
d) Classifica-se como arranjo, o processo que, na
organizao de arquivos permanentes, consiste na
ordenao estrutural ou funcional dos documentos em
fundos e dos itens documentais dentro das sries.
e) Documentos como listas de nascimento e bitos,
relatrios de Secretrio de Governo, leis e decretos do
Governo Federal e atas de Cmaras e Assembleias
Legislativas, que estejam sob a guarda de um arquivo
permanente, so de acervo pblico.
INSTRUMENTOS DE PESQUISA NOS ARQUIVOS
GUIA
Serve para orientar os usurios no conhecimento e
utilizao dos fundos integrantes do acervo de um
arquivo permanente. o mais abrangente dos
instrumentos de pesquisa,pois utiliza uma linguagem
simples, capaz de atingir pessoas com os mais variados
interesses. O guia da aos pesquisadores uma viso de
conjunto dos servios arquivsticos.
INVENTRIO
As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma
de suas divises so identificadas e descritas de
forma sucinta (sumrio) ou pormenorizada (analtico).
O inventrio descreve a composio do fundo ou parte
dele. O sumrio de suma importncia e deve ser o 1
instrumento a ser criado para os fundos dos arquivos e
provados. O analtico exige pleno conhecimento do tema a
ser descrito.
CATLOGO
Criado segundo um critrio temtico, cronolgico,
onomstico ou geogrfico, descreve unitariamente os
documentos pertencentes a um ou mais fundos, de
forma resumida ou analtica.
REPERTRIO
Descreve, detalhadamente, documentos previamente
selecionados, pertecentes a um ou mais fundos,
segundo
um
critrio
temtico,
cronolgico,
onomstico ou geogrfico. No repertrio h um juzo de
valor, determinando a incluso ou no de documento
especfico. Os itens so descritos minuciosamente,
cabendo, como apoio, a apresentao de parte desse
instrumento pelo critrio cronolgico.
PROTOCOLO
Protocolo o controle da tramitao dos documentos
que tramitam no rgo, de forma a permitir a sua rpida
localizao e informao aos interessados. uma
atividade tpica da fase corrente. MIRANDA, lvis
Corra. Arquivo para concursos. Braslia, 2007
Conjunto de operaes e procedimentos
visando o
controle dos documentos que ainda tramitam no rgo,
de modo a assegurar, garantir a imediata localizao e
recuperao do documento. Garantido assim o acesso
a informao.
ROTINAS E PROCEDIMENTOS INERENTES AO SETOR
DE REGISTRO E PROTOCOLO E PROTOCOLOS DAS
DEMAIS CORRESPONDNCIAS
As rotinas apresentadas a seguir foram adaptadas das
rotinas sugeridas na obra de Paes (2004, p.55-60).
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19
Veja como perguntam nas provas: (Funasa/2009

Cesgranrio) Sabendo-se que arquivo o conjunto de
documentos recebidos e produzidos por uma instituio no
decorrer de suas atividades, lgico que o conhecimento
dessa instituio, seus objetivos, funes e estrutura, com
suas alteraes, fundamental para o entendimento da
prpria documentao. Nesse sentido, uma efetiva
organizao de arquivos deve-se iniciar pelo exame de
estatutos,
regulamentos,
regimentos,
normas
e
organogramas, alm de outros documentos constitutivos da
instituio. Esta fase da organizao dos arquivos
denominada:
a) avaliao;
b) seleo;
c) triagem;
d) planejamento;
e) levantamento.
MIRANDA, lvis Corra. Arquivologia para concursos.

Braslia, 2007
ROTINAS DE TRABALHO DO PROTOCOLO E ROTINAS
DE EXPEDIO DE CORRESPONDNCIAS
PROTOCOLO CENTRAL E PROTOCOLOS DAS DEMAIS
UNIDADES
a) ROTINAS PARA RECEBIMENTO e CLASSIFICAO
Recebimento: Esta atividade consiste em receber os
documentos e proceder a separao dos mesmos quanto
aos seguintes aspectos: oficiais; particulares; ostensivos e
sigilosos.
Classificao: A classificao corresponde s operaes
tcnicas destinadas a organizar a documentao de carter
corrente, a partir anlise das funes e atividades do
organismo produtor de arquivos. (GONALVES, 1998).
Registro: a reproduo dos dados do documento, feita
em sistema prprio (no caso da UDESC, no CPA),
destinado a controlar a movimentao da correspondncia
e do processo e fornecer dados de suas caractersticas
fundamentais, aos interessados. (BRASIL, Ministrio do
Planejamento, Oramento e Gesto, 2002).
Distribuio e Controle da Movimentao / Tramitao
documental: Nestas etapas procede-se a entrega dos
documentos aos destinatrios, o controle de movimentao
dos documentos e presta-se informao sobre a localizao
dos mesmos.
PASSOS
ROTINAS
RECEBIMENTO/CLASSIFICAO/REGISTRO
DISTRIBUIO
DE
E
1 Receber a correspondncia remetida a Unidade

Central ou demais Unidades (malotes, balco, ect). Tanto
do publico interno quanto externo, dando um nmero
do protocolo.
2 Emitir, quando for o caso, recibo (em formulrio
prprio) do recebimento do documento. Por exemplo:
documentos de licitao.
3 Separar a correspondncia oficial (ostensiva e
sigilosa ).
4 Separar a correspondncia particular.
5 Encaminhar correspondncia sigilosa para o
destinatrio.
Obs: A correspondncia sigilosa no ser aberta por
nenhum servidor. A correspondncia ser recebida e
encaminhada ao destinatrio.
6 Distribuir a correspondncia particular.

7 Abrir correspondncia oficial ostensiva destinada ao
rgo ou demais Unidades vinculadas ao Protocolo,
desde
que
no
haja
identificao especfica de
destinatrio e/ou identificao de contedo.
8 Verificar se existe algum documento que j se refere
ao assunto para verificar se necessrio realizar
juntada.
9. Classificar a correspondncia, atribuindo um
cdigo(Tabela de Classificao dos documentos), ao
assunto em tela.
10. Colocar o carimbo do protocolo, com o nmero do
Protocolo e da Classificao, sempre que possvel, no
canto superior direito do documento.
11. Registrar o documento no caderno de protocolo,
de acordo com sua tipologia (fatura, ofcio, circula interna
etc.), que ser feita em livro ou em sistema
informatizado.
12. Realizar a distribuio dos documentos aos
destinatrios (primeiro movimentao do documento
que diferente de tramitao), a distribuio pode ser
informatizada ou por meio de livros de protocolo.
13. Efetuar o controle da movimentao documental,
informando a localizao dos documentos, quando
solicitado.
ROTINAS PARA EXPEDIO
Expedio de Documentos: A expedio consiste no
envio dos originais (com anexos, se for o caso) aos
destinatrios, via correio (ECT), malotes ou em mos.
Faz parte ainda do processo de expedio o envio das
cpias, devidamente classificadas acompanhadas dos
antecedentes que lhes deram origem, ao setor de
arquivamento (ao Arquivo propriamente dito).
PASSOS
ROTINAS
1 Receber a correspondncia para expedio.
2. Os envelopes devero ser fechados, aps
verificar se faltam folhas ou no, se a numerao est
correta, separando os originais das cpias.
3. Colocar com o endereamento da correspondncia
correto e completo.
4. Expedir o original, com os anexos se for o caso,
pelo correios, malotes ou em mos;
CONSIDERAES EM TORNO DA EXPEDIO DE
DOCUMENTOS:
Definies importantes para expedio de documentos,
acerca dos servios de postagem e remessa de
correspondncias:
Mala Direta Postal: servio no urgente para envio
exclusivo de peridicos, livros, malas diretas, catlogos e
materiais promocionais.
Carta Comercial: servio urgente para envio de
documentos, com peso mximo de 500g.
Malote: servio de coleta, transporte e entrega de
objetos reunidos em volume, sendo utilizada para interligar
todos os rgos e entidades.
Encomenda Pac: o servio de encomenda da linha
econmica para o envio exclusivo de encomendas,
permitindo o acompanhamento do trmite da encomenda,
desde a postagem at a entrega.
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20
O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaes:

Recebimento
Classificao
Registro
Autuao
Expedio/Distribuio
Controle/Movimentao
No devem ser abertos e nem registrados pelo protocolo,
devendo ser encaminhados diretamente aos destinatrios:
Documentos particulares
Documentos sigilosos
Devem ser abertos e registrados pelo protocolo:
Documentos ostensivos
Obs: Protocolo no empresta DOCUMENTOS.

Encomenda Sedex: o servio de remessa expressa
de documentos ou encomendas.
215. (Cespe) Uma das atividades realizadas pelo servio

de protocolo a classificao de documentos.
Aviso de recebimento: um documento que comprove a

entrega da correspondncia, com validade judicial e f
pblica, deve-se contratar um servio cujo documento seja
anexado ao objeto postal e preenchido no momento da
entrega com a data, a hora e os dados da pessoa que
recebeu a correspondncia, para encaminhamento imediato
ao remetente.
216. (Cespe) Protocolo o servio encarregado de

recebimento, registro, distribuio, controle da tramitao e
expedio de documentos.
Correspondncia
Particular:
aquela
de
interesse pessoal de servidores do rgo, constando no
envelope apenas o nome do servidor, sem indicao do
cargo, do nome da instituio e/ou de seus setores ou,
ainda com indicao de PARTICULAR. (GOVERNO DO
ESTADO SANTA CATARINA, 2009b, p. 200).
CONSULTA E INFORMAO SOBRE DOCUMENTOS
PASSOS
ROTINAS
1
Recuperar as informaes sobre os documentos
a partir da data de envio nos livros de protocolos.
209. (Cespe) As atividades de protocolo so de
responsabilidade da rea relativa ao arquivo intermedirio,
a qual responde pela tramitao dos documentos dentro
de um rgo ou uma empresa.
210. (Cespe) A entrada ou a produo de um documento
de arquivo em uma instituio deve ser seguida do
respectivo registro em protocolo, o que possibilita a
identificao dos dados do documento, para fins de acesso
ao documento e controle de sua tramitao.
211. IDECAN Receber, registrar, distribuir e controlar a
tramitao de documentos so encargos do
(A) arquivo corrente.
(B) setor de reprografia.
(C) setor de protocolo.
(D) centro de processamento de dados.
(E) arquivo intermedirio.
212. (FCC) Receber, registrar e distribuir documentos,
cuidando de sua tramitao, so atividades rotineiras do
setor de
(A) embalagens.
(B) compras.
(C) transporte.
(D) reprografia.
(E) protocolo.
213. (Cespe) A movimentao dos processos pelo rgo
pblico ou empresa privada feita a partir do protocolo,
que faz o registro dessas movimentaes e encaminha os
documentos aos destinatrios.
214. (Cespe) As atividades do protocolo incluem
recebimento de documentos, classificao, registro,
distribuio e acompanhamento da tramitao.
218. (Cespe) O setor de protocolo tambm responsvel

pelo recebimento, pela movimentao e expedio dos
documentos.
219. (Cespe) O registro dos documentos desenvolvido
pelo setor de protocolo.
220 (Cespe) A tramitao uma atividade desenvolvida
pelos setores de trabalho responsveis pela demanda
contida nos documentos, no sendo uma atividade de
protocolo.
221. (Cespe) Nos rgos ou instituies pblicas, protocolo
geralmente o setor encarregado de atividades como
recebimento, expedio, registro, distribuio e controle da
movimentao de documentos em trmite.
222. IDECAN O protocolo, como um dos elementos dos
arquivos correntes, desenvolve uma srie de atividades.
Assinale a alternativa que corresponde a atividade(s) do
protocolo.
(A) Descrio de documentos permanentes.
(B) Microfilmagem dos documentos.
(C) Registro e distribuio de documentos.
(D) Eliminao de documentos semiativos.
(E) Emprstimo e consulta de documentos.
223. (Cespe) O procedimento a ser adotado no caso de
recebimento de correspondncia ostensiva realizar sua
abertura e proceder leitura para encaminhamento.
224. (Cespe) A correspondncia contendo informao
sigilosa deve ser encaminhada ao destinatrio sem que se
tenha conhecimento de seu teor
225. (Cespe) Quando uma correspondncia de carter
oficial enviada a uma instituio, ela deve ser aberta,
registrada e encaminhada ao destino correto, salvo
quando, no envelope, houver alguma das seguintes
indicaes: reservado, particular, ou indicao equivalente.
226. (Cespe) As correspondncias ostensivas no podem
ser abertas; elas devem ser entregues diretamente ao
destinatrio.
227. (Cespe) Todos os documentos e correspondncias
que entrarem no setor de protocolo devero ser registrados
e encaminhados aos destinatrios.
228. (Cespe) A correspondncia ostensiva distribuda por
esse rgo sem que os profissionais que atuam no setor de
protocolo tenham conhecimento de seu teor.
229. (Cespe) Os documentos de natureza ostensiva
recebidos pelo protocolo no podem ser abertos.
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Correspondncia Oficial: aquela que trata de

assuntos pertinentes ao rgo, trocada entre este e outras
instituies governamentais e particulares, constando no
envelope o nome do rgo e a Diretoria. Poder conter
o nome do servidor e o cargo que exerce.
217. (Cespe) O protocolo do rgo deve manter controle

da expedio de correspondncia.

230. (Cespe) - A correspondncia recebida que tiver
carter ostensivo no deve ser aberta pelo protocolo.
231. (Cespe) O setor de protocolo dever abrir as
correspondncias oficiais mesmo que sejam secretas ou
reservadas.
a) tramitao.
b) expedio.
c) distribuio.
d) arquivamento.
e) registro.
ROTINA DE TRABALHO EM RELAO AO PROCESSO
233. (Cespe) As correspondncias particulares recebidas

por um rgo pblico devem ser registradas no protocolo e
enviadas aos seus destinatrios.
234 IDECAN Em relao ao protocolo, assinale a
a) Excluem-se registro e classificao das atividades
atribudas ao servio de protocolo.
b) Considera-se tambm protocolo o livro de registro de
documentos recebidos e/ou expedidos.
c) Constitui um dos mtodos de controle envolvidos na
fase de utilizao de documentos dentro da administrao
de documentos/gesto documental.
d) Fazem parte da rotina de atividades de um profissional
de protocolo a distribuio das correspondncias
recebidas e, ainda, o controle de tramitao de
documentos.
e) Uma ficha de protocolo armazena informaes sobre a
movimentao do arquivo e deve conter, dentre outras
informaes, a data de entrada do documento, bem como
o assunto.
235 IDECAN Uma empresa deseja instituir um servio
encarregado do recebimento, registro, classificao,
distribuio, controle da tramitao e expedio de
documentos. Com base na terminologia da Arquivologia,
essa atividade denominada
a) secretaria
b) protocolo
c) arquivo permanente
d) arquivo intermedirio
e) centro de documentao
236 IDECAN A sequncia de atos prescritos para o
andamento de um processo configura
a) o transporte.
b) a transcrio.
c) a tramitao.
d) o traslado.
e) a transferncia.
237 FUNRIO O conjunto de operaes visando ao controle
dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a
assegurar sua imediata localizao e recuperao, so
atividades de
a) arquivo intermedirio.
b) arquivo permanente.
c) arquivo setorial.
d) arquivo especial.
e) protocolo.
238 ESAF Quando o protocolo envia para o setor
destinatrio o documento recebido, ele est executando a
atividade
Procedimento administrativos em relao ao processo

Processo documento ou conjunto de documentos que
exigem estudo detalhado e procedimentos expressados
por despachos, pareceres tcnicos, anexo, instrues de
pagamento de despesa. Que a partir de autuados, so
autorizados pelo rgo a executar tal procedimento.
Autuao
Numerao de folhas
Juntada
Juntada por anexao
Juntada por apensao
Desapensao
Desentranhamento de peas
Desmembramento de peas
Diligncia
abertura de volume
Encerramento de processo
Abertura de volume
Reconstituio de processo
AUTUAO
Sero numeradas em ordem crescente, sem rasura,
com carimbo prprio para colocao de nmero. Colocar
no canto superior direito da pgina.
A primeira folha a nmero 1
A capa no ser numerada
A numerao inicial feita no protocolo central ou
setorial
Cada unidade que receber o processo e colocar mais
peas dever numer-las
A pea que estiver em tamanho reduzido dever ser
colocada em folha branco maior
Processos vindos de outros rgos pblicos s sero
renumerados se a respectiva numerao estiver incorreta
Qualquer solicitao ou informao, dever ser feita
por despacho no prprio documento ou em folha de
despacho.
JUNTADA
Ser executada pelo protocolo Central ou Setorial,
mediante despacho
ANEXAO: Dependncia entre processos a serem
anexados
APENSAO: No h dependncias entre os
processos
JUNTADA POR ANEXAO
O processo acessrio renumerado
Lavrar termo de anexao na ltima folha do mais
antigo
Anotar na capa do principal o n do acessrio (anexado)
Registrar no sistema a juntada por anexao
uma juntada definitive
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22
232. (Cespe) Os documentos particulares recebidos pelo

protocolo de um rgo pblico ou de uma empresa no
devem ser registrados nem classificados, mas apenas
remetidos aos destinatrios.

JUNTADA POR APENSAMENTO
ABERTURA DE VOLUME
Colocar os processos um sob o outro, ficando em

segundo plano o processo que pediu a juntada.
Cada processo continua com sua numerao original
Lavrar termo de apensao no processo mais antigo,
que ficar em primeiro lugar
Anotar no processo que ficar em primeiro lugar o n
do apensado
Registrar nos sistema a juntada por apensao
uma juntada temporria
Um processo no deve exceder a 200 folhas em regra

A colocao de colchetes dever ser a 2 cm da
margem esquerda
Colocar na ltima folha do volume anterior o termo de
encerramento de volume, devidamente numerado
Colocar no novo volume, logo depois da capa o termo
de abertura de volume
TERMOS ARQUIVISTICOS
DESAPENSAMENTO
DESENTRAMENTO DE PEAS
A retirada de folha ou pea acontecer onde se
encontrar o processo, mediante despacho
Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de
desentramento aps o ltimo despacho
A numerao continua a mesma
vedada a retirada da folha ou pea inicial do
processo
DESMEMBRAMENTO DE PEAS
feita para forma outro processo, ocorrer mediante
despacho.
Retirar o documento que constituir outro processo
Apor termo de desentramento no local onde foi retirado
o documento
Proceder autuao do documento retirado e renumerar
as pginas do novo processo
DILIGNCIA
Quando o processo, tendo deixado de atender a uma
formalidade indispensvel ou disposio legal devolvido
ao rgo para sanar a pendncia. Dever ser enviado a
instituio para que em prazo especificado devolva com a
diligencia sanada.
Vencido o prazo sem a concluso da exigncia, a
instituio anexara cpia da convocao e o devolver ao
rgo que pediu diligncia
ENCERRAMENTO
O encerramento acontecer quando:
Pleito indeferido
Pleito atendido, ou cumprimento dos compromissos
arbitrados
Pela expressa desistncia do interessado
Concludo o Processo
239 IDECAN Nos termos da terminologia arquivstica

usualmente adotada no Brasil, assinale o conceito
corretamente descrito.
a) Apgrafo: documento de autenticidade no reconhecida.
b) Apostila: nota ou aditamento feito oficialmente em
documento.
c) Apensao: juntada, em carter definitivo, de
documento ou processo a outro processo.
d) Ampliao: acrscimo de informaes realizadas por
quaisquer meios em documento original.
e) Acervo: possibilidade de acesso a servios de
referncia, informao, documentao e comunicao.
240 IDECAN A NBR 9578:1986 uma norma que trata da
terminologia relativa a arquivos, em geral. Dentre as vrias
terminologias e significados apresentados a seguir,
marque a alternativa que NO apresenta definio de
acordo com a norma citada.
A) Arquivos intermediarios e a expressao usada para
designar o conjunto de documentos provenientes de
arquivos correntes que aguardam destinacao final.
B) Arranjo e termo equivalente a classificacao.
C) Recolhimento e a transferencia de documentos do
arquivo corrente para o intermediario.
D) Arquivistica e a disciplina que estabelece principios e
tecnicas a serem observados na constituicao, organizacao,
desenvolvimento e utilizacao de arquivos.
E) Correspondencia e comunicacao escrita, recebida ou
expedida. Engloba: cartas, cartoes postais, oficios,
memorandos, bilhetes, telegramas. Pode ainda ser interna
ou externa, oficial ou particular.
241 COMPERVE Ao estabelecer a remessa de uma
correspondncia para um fornecedor espordico de
materiais, uma instituio pblica pode optar por alguns
tipos de servio postal. Por ser necessrio um documento
que comprove a entrega da correspondncia, com validade
judicial e f pblica, deve-se contratar um servio cujo
documento seja anexado ao objeto postal e preenchido no
momento da entrega com a data, a hora e os dados da
pessoa
que
recebeu
a
correspondncia,
para
encaminhamento imediato ao remetente. Esse servio que
comprova a entrega do documento ao destinatrio
denomina-se
a) mo prpria (MP).
b) registro.
c) aviso de recebimento (AR) .
d) malote.
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23
Aps deciso final o processo podero ser

desapensados nos protocolo setorial onde se encontrem
executada mediante indicao em despacho
A desapensao ocorrer antes do arquivamento
Lavrar o termo de desapensao no processo que
solicitou a juntada
Colocar despacho
de encaminhamento em cada
processo
Registrar em sistema a desapensao

Regulamento
Vide Decreto n 4.553, de 27.12.02
2 - A cessao de atividades de instituies pblicas e

de carter pblico implica o recolhimento de sua
documentao instituio arquivstica pblica ou a sua
transferncia instituio sucessora.
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e

privados e d outras providncias.
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados

como correntes, intermedirios e permanentes.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o

Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em

curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam
objeto de consultas freqentes.
CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a
proteo especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e
informao.
2 - Consideram-se documentos intermedirios

aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos
produtores, por razes de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de
documentos de valor histrico, probatrio e informativo que
devem ser definitivamente preservados.
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei,

os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que
seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos.
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por

instituies pblicas e de carter pblico ser
realizada mediante autorizao da instituio
arquivstica pblica, na sua especfica esfera de
competncia.
Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto

de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em
fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos

pblicos informaes de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos
de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos
sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e
do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade,
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 - A Administrao Pblica franquear a consulta
aos documentos pblicos na forma desta Lei.
Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo
dano material ou moral decorrente da violao do
sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e
administrativa.
CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas
atividades, por rgos pblicos de mbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia
de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
Regulamento
1 - So tambm pblicos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por instituies
de
carter
pblico,
por
entidades
privadas
encarregadas da gesto de servios pblicos no
exerccio de suas atividades.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so

inalienveis e imprescritveis.
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de

documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas
ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Regulamento
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo
Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde
que sejam considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico
nacional. Regulamento
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de
interesse pblico e social no podero ser alienados com
disperso ou perda da unidade documental, nem
transferidos para o exterior. Regulamento
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder
Pblico exercer preferncia na aquisio.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados
identificados como de interesse pblico e social poder ser
franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou
possuidor. Regulamento
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de
interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo
revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
Regulamento
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades
religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo
Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.
Regulamento
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24
LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou

de carter pblico compete s instituies
arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais.
1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do
Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do
Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder
Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do
Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do
Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 - So Arquivos Estaduais os arquivos do Poder
Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do
Poder Judicirio.
3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder
Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do
Poder Judicirio.
4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder
Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados
de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e
acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes,
o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo
Federal a gesto e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no
exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar
o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio
Federal a gesto e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no
exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos
de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21 - Legislao estadual, do Distrito Federal e
municipal definir os critrios de organizao e vinculao
dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e
o acesso aos documentos, observado o disposto na
Constituio Federal e nesta Lei.
CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS
PBLICOS
Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos
documentos pblicos. (Revogado pela Lei n 12.527, de
2011)
Art - 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero

ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos
documentos
por
eles
produzidos.
Regulamento
(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a
segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade,
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so
originariamente sigilosos.(Revogado pela Lei n 12.527, de
2011)
2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes
segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um
prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua
produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma
nica vez, por igual perodo.(Revogado pela Lei n 12.527,
de 2011)
3 - O acesso aos documentos sigilosos referente
honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo
mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de
produo.(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia,
determinar a exibio reservada de qualquer documento
sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito
prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao
administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer
forma, restringir o disposto neste artigo.(Revogado pela Lei
n 12.527, de 2011)
DISPOSIES FINAIS
Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele
que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse pblico e
social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que
definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central
de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido
pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por
representantes de instituies arquivsticas e acadmicas,
pblicas e privadas.
2 - A estrutura e funcionamento do conselho criado
neste artigo sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua
publicao.
Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e
103 da Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
Este texto no substitui o publicado no DOU de 9.1.1991 e
retificado em 28.1.1991
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25
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE
INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS
1. V
4. V
7. A
10. V
13. V
16. V
19. E
22. E
25. V
28. V
31. E
34. B
37. E
40. E
43. E
46. E
49. E
52. V
55. V
58. E
61. E
64. D
67. C
70. B
73. C
76. A
79. E
82. E
85. E
88. A
91. E
94. C
97. C
100. E
103. C
106. E
109. A
112. C
115. C
118. E
121. E
124. E
127. E
130. E
133. D
136. C
139. D
142. C
145. B
148. E
151. E
154. E
157. A
160. C
163. E
166. E
2. V
5. E
8. C
11. V
14. C
17. V
20. V
23. D
26. V
29. V
32. V
35. E
38. E
41. V
44. B
47. E
50. E
53. D
56. E
59. E
62. V
65. D
68. B
71. C
74. C
77. C
80. E
83. XXXX
86. D
89. C
92. C
95. C
98. C
101. C
104. E
107. C
110. D
113. E
116. A
119. E
122. E
125. C
128. E
131. E
134. D
137. C
140. E
143. E
146. D
149. E
152. E
155. B
158. C
161. E
164. A
167. E
3. V
6. V
9. V
12. V
15. V
18. V
21. V
24. V
27. V
30. B
33. V
36. D
39. V
42. E
45. D
48. V
51. V
54. E
57. E
60. E
63. D
66. B
69. C
72. C
75. E
78. C
81. E
84. E
87. E
90. C
93. E
96. E
99. C
102. C
105. C
108. D
111. E
114. C
117. E
120. E
123. E
126. C
129. C
132. E
135. B
138. E
141. E
144. B
147. C
150. E
153. E
156. C
159. A
162. E
165. C
168. C
169. E
172. C
175. C
178. B
181. C
184. B
187. E
190. C
193. C
196. D
199. E
202. C
205. E
208. C
211. C
214. C
217. C
220. C
223. C
226. E
229. E
232. C
235. B
238. C
241. C
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170. E
173. C
176. E
179. A
182. C
185. C
188. C
191. C
194. E
197. D
200. B
203. C
206. E
209. E
212. E
215. C
218. C
221. C
224. C
227. E
230. E
233. E
236. C
239. B
242.
171. C
174. C
177. A
180. C
183. C
186. B
189. C
192. C
195. A
198. D
201. C
204. E
207. D
210. C
213. C
216. C
219. C
222. C
225. C
228. E
231. E
234. A
237. E
240. C
243.
GABARITO
26

Conceito e funções do arquivo

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Prof.

INFORMAO : Idia, Mensagem ou Conhecimento

INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO

01. (Cespe) O documento de arquivo, produzido e(ou)

O arquivo pode guardar documentos em diversos

02. (Cespe) Um conjunto documental reconhecido como

SUPORTE: Meio Material no qual so registradas as

Exemplos de suporte: papel, CD, disquete, DVD, fita de

05. (Funiversa) Pessoas fsicas no produzem arquivos.

07 IDECAN Consideram-se arquivos, para os fins da Lei

13. (Cespe) O arquivo constitudo de documentos em

Arquivologia - IAP CURSOS

06. (Consulplan) Os registros documentais atestam aes e

12. (Cespe) O termo suporte utilizado em arquivologia para

Arquivologia - Wolmer Barboza

A BIBLIOTECA rgo colecionador (rene

19. (Cespe) A principal finalidade do arquivo servir como

Textuais: Documentos escritos.

EXISTE DIFERENAS ENTRE ARQUIVO X MUSEU X

Sigilosos: Documentos que, por sua natureza, devam se

Arquivologia - IAP CURSOS

22 IDECAN Entre os itens abaixo, no funo do arquivo:

Arquivologia - Wolmer Barboza

Art. 4 Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos

26. (Cespe) Os ofcios datilografados ou impressos, os

24. (Cespe) Mapas e plantas fazem parte do gnero

36. (IDECAN) O procedimento de desclassificar docu

25. (Cespe) Os documentos do gnero iconogrfico

37. (Cespe) As correspondncias consideradas ostensivas

Arquivologia - IAP CURSOS

Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011(LEI DE ACESSO A

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39. (Cespe) Os documentos sigilosos devem ser de

48. (Cespe) Relatrio de atividades, ata de reunio de

53. IDECAN Considerando que a tipologia documental a

Arquivologia - IAP CURSOS

38. (Cespe) A classificao de ostensivo dada aos

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Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos

De um modo geral, este princpio fixa a identidade do

Fundo aberto: Fundo ao qual podem ser acrescentados

69. IDECAN Numere a COLUNA II de acordo com a

Arquivologia - IAP CURSOS

Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivo

Arquivologia - Wolmer Barboza

72. IDECAN Principio que Impede a disperso, mutilao,

Constitudo de documentos que deixaram de ser

Teoria das 3 Idades

Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como

Arquivo de 3 Idade, Permanente, Arquivo morto,

Arquivologia - IAP CURSOS

71 (FEC) O princpio de provenincia tambm chamado

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Avaliao a definio dos prazos de guarda e da

Valor = Importncia dada ao document, sendo esse

Arquivologia - IAP CURSOS

Cumprimento do Ciclo Vital (Transferncia / Recolhimento / Eli minao)

Arquivologia - Wolmer Barboza

77. (Cespe) O sistema de arquivos da EBC constitudo

81. (Cespe) Atualmente, com a evoluo da arquivstica, o

93. (Cespe) Dada a importncia dos documentos que

94. (Cespe) Em geral, os arquivos correntes se encontram

84. (Cespe) Os documentos de arquivo so imprescritveis,