I Seminario de Medicina Tradicional China y Terapias Complementarias

2016
BIONATURAL SALUD INTEGRAL

C.A.
I Seminario de Medicina
Tradicional China y Terapias
Complementarias
Un nuevo enfoque en el desarrollo de

informacin en materia de Salud Natural Integral
desarrollado por
BIONATURAL
SALUD INTEGRAL C.A
BIONATURAL
SALUD INTEGRAL C.A.
0412-178 49 96
LESTERRUBIO@GMAIL.COM
Consideraciones
1) Qu se quiere divulgar?
Conocimientos mdicos importantes para la salud natural y terapias complementarias
2) A quin va dirigido?
Mdicos, estudiantes de medicina, enfermeros, estudiantes de enfermera, terapeutas y pblico en
general.
3) Cada cuando se quiere divulgar?
Dependiendo del xito el congreso se desarrollara semestral o anualmente
4) Los conocimientos
patrocinadores?
divulgar
pueden
tener
inters
en
congresistas
Si.
Si.
5) Dispongo de ponentes con poder meditico, institucional, profesional?

6) Dispongo de un programa cientfico o del conocimiento a divulgar?
Si.
7) Poder de convocatoria de que dispongo?
Este se har bajo los esquemas publicitarios que se expondrn ms adelante.
8) Nmero de asistentes previstos?
La cantidad mnima de asistentes para la rentabilidad deber ser de 250 participantes.
9) A qu nivel se quiere divulgar, regional, nacional o internacional?
El primer congreso se realizara a nivel regional en el Estado Carabobo,
10)
Nmero de das previstos?
El congreso se elaborara en un da
11)
Dispongo de financiacin propia?
El financiamiento ser parcial, 50 por ciento de los organizadores y 50 por ciento de los patrocinadores
y participantes
12)
Dispongo de patrocinadores privados e institucionales?
Se dispone de un pequeo grupo de patrocinadores pero se deben buscar ms a fin de aminorar los
costos de la financiacin propia
Los principales grupos de inters identificados son:

Direccin: El compromiso de la direccin es fundamental para que la bsqueda de la
sostenibilidad se integre con xito en la celebracin del evento o congreso. La direccin es quien
est en condiciones de poseer una visin general del encuentro en relacin con los objetivos de
sostenibilidad planteados y, por tanto, habr de supervisar y garantizar la materializacin de los
mismos.
Comit organizador: El equipo de trabajo es quien tiene la capacidad de transversalizar la
sostenibilidad en cada actuacin especfica del congreso. Cada uno de los responsables de rea
deber asumir la sostenibilidad como un objetivo ms dentro de sus funciones especficas.
Proveedores: El evento o congreso depende de la participacin y compromiso de todos
aquellos proveedores de productos o servicios. Por ello, se deber exigir y monitorizar aspectos
tales como el respeto a la legislacin y la participacin de los proveedores en otras iniciativas
adicionales. Que stos cuenten con una poltica de RSC definida y slida puede facilitar
considerablemente el trabajo del comit organizador de un evento o congreso sostenible.
Patrocinadores: La imagen del congreso puede quedar en cierta medida condicionada por los
patrocinadores del evento. Por ello es imprescindible seleccionarlos garantizando la coherencia
con el mensaje del mismo.
Socios / colaboradores: El trabajo en red puede suponer mltiples beneficios para la
organizacin y desarrollo del congreso. Solicitar la participacin de terceros.
Asistentes al evento o congreso: Los asistentes al congreso han de ser considerados en una
doble vertiente. Por un lado, se debe tratar de garantizar su satisfaccin con respecto al mismo,
y por otro, han de ser implicados en todas aquellas acciones de sostenibilidad, pues sin su
colaboracin no ser posible alcanzar los objetivos propuestos.
Medios de comunicacin: los medios de comunicacin son un aliado fundamental para lograr
difundir el mensaje y grado de xito de la iniciativa. Por tanto, ser fundamental tratar de
divulgar tambin informacin acerca del plan y lneas de actuacin sostenibles del congreso las
cuales, adems, pueden constituirse como un elemento diferenciador con respecto a otros
eventos y dotar de coherencia al fondo y la forma del mismo.
Gestin del ciclo de planificacin y celebracin de un evento o congreso
Y en consecuencia, en cada una de estas etapas, se debern abordar tareas diferentes que requerirn
de la implicacin de distintos grupos de inters:
ETAPA 1: DISEO Y PLANIFICACIN
En esta primera etapa se establecen las bases de lo que ser el futuro
evento o congreso. Es aqu donde se deber identificar y valorar los
posibles impactos negativos que el evento pueda generar para tratar de
gestionarlos y minimizarlos. De las decisiones tomadas en esta fase
depender, en buena medida, el grado de xito del evento o congreso.
Grupos de inters implicados: direccin, comit organizador.
ETAPA 2: ORGANIZACIN
En esta etapa se ha de comenzar a operativizar las decisiones adoptadas
en la etapa anterior. As, debern comenzar a definirse cuestiones como
el lugar de desarrollo del evento, los materiales necesarios o los
proveedores, socios o colaboradores precisos para la buena marcha de la
iniciativa.
Es un buen momento para definir requisitos de seleccin y criterios de
contratacin de los proveedores considerados, en relacin con la
sostenibilidad del evento.
Adems, dado que en esta etapa se comenzar a dar difusin al evento o
congreso previsto, recuerda comenzar a informar tambin acerca de la
sostenibilidad del mismo. Por este motivo, en esta fase ya has de
comenzar a trabajar con todos los grupos de inters implicados en el
desarrollo del evento.
Grupos de inters implicados: direccin, comit organizador, proveedores,
patrocinadores, socios o colaboradores, potenciales asistentes al evento
o congreso, medios de comunicacin.

ETAPA 3: CELEBRACIN Y SEGUIMIENTO
En esta etapa es donde se materializarn todas las decisiones, planes y
objetivos desarrollados a lo largo de las otras dos fases anteriores. Por
tanto, al llegar a esta etapa es muy importante tener bien definidos los
objetivos, actividades e indicadores que nos ayudarn a ir ejecutando y
dando seguimiento al conjunto de la iniciativa y tener asignados los
responsables de cada rea o tarea planteada.
De la misma manera, es imprescindible que todos los grupos de inters
implicados lleguen al evento siendo conocedores de los criterios
establecidos, para que puedan colaborar en su aplicacin.
Asimismo, es necesario ir recopilando la informacin necesaria de todos
los grupos de inters involucrados en el evento para la posterior
realizacin de la evaluacin del mismo.
Al igual que en la fase anterior, no te olvides de seguir manteniendo la
comunicacin de la en la difusin del evento.
patrocinadores, socios o colaboradores, asistentes al evento o congreso,
medios de comunicacin.
ETAPA 4: EVALUACIN Y RETROALIMENTACIN
Esta ltima etapa se deber concluir el evento o congreso. Aqu, deber
llevarse a cabo o tareas como desmontaje del evento, el tratamiento de la
informacin producida y recopilada en las fases anteriores, la evaluacin
general de la iniciativa, la identificacin de puntos fuertes y puntos de
mejora a considerar en sucesivas ediciones.
Una vez concluida esta ltima etapa, no hay que olvidar hacer llegar a los
grupos de inters los resultados obtenidos en cuanto a la sostenibilidad
para seguir tratando de implicarles y sensibilizarles con respecto a este
tema.
patrocinadores, socios o colaboradores, asistentes al evento o congreso,
medios de comunicacin.
1.
1.1.
Estos
tener
REQUERIMIENTOS PREVIOS.
Enfoque, objetivos y nombre del evento.
aspectos estn totalmente relacionados por lo que es necesario definir cada uno de ellos para
un panorama claro de la definicin del evento.
a) Enfoque: el evento estar dirigido al sector salud en el rea de terapias complementarias y pblico
en general.
b) Objetivos del evento: impartir conocimiento sobre materia de salud y terapias complementarias
mediante exposiciones.
c) Nombre: est debe indicar ciertas caractersticas, como las siguientes:
La Edicin del evento: I Seminario de Medicina Tradicional China y Terapias Complementarias.
El tipo de Evento que se llevar a cabo: Seminario / Congreso.
El rea de estudio general al que est enfocado el evento: Salud.
Se debe tomar en cuenta para la seleccin del nombre, saber cul ser la temtica o problemtica que
se abordar enfoque y objetivo del evento en el evento. Esto debe tener congruencia con el enfoque y
objetivo del evento.
Se sugiere que por cuestiones mercadolgicas, que el nombre sea breve y que despierte el inters de
la persona que lo escuche. Es por lo tanto importante identificar el segmento de mercado al cual est
dirigido el evento.
El nombre tiene que vender el producto, o al menos, que a la persona le d por indagar sobre el
evento. Por lo que se cree conveniente dos frases; una como ttulo y un slogan.
Ambos atractivos y breves.
1.2. Determinar Lugar y Fechas tentativas.
a. Lugar: Se tomaran como lugares tentativos, Teatro Dr. Alfredo Celis de la Universidad de
Carabobo.
b. Fecha: la fecha tentativa para la elaboracin del evento es el da sbado 15 de Octubre del
2016, se debe tomar en cuenta lo siguiente:
Tomar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organizacin del evento, este puede
variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad del evento.
Hacer una reflexin del calendario escolar, para tomar en cuenta suspensiones, periodos
vacacionales, eventos propios de la institucin o destino, etc.
Se sugiere programar la fecha, durante los semestres pares en los meses de Octubre o
Noviembre, ya que no se ve interrumpido por periodos vacacionales, considerando que la
gestin de los patrocinios cuenta con presupuesto an para otorgar apoyo.
1.3. Personal de apoyo y equipo de asesores
a. Personal de apoyo: Para eventos de entre 800-1500 personas se requerir de 4 a 6 personas
para las distintas reas en las que se dividir el personal, que son: coordinacin de logstica o
protocolo, promocin, finanzas y relaciones pblicas. Se debe tener en cuenta los diferentes
perfiles que se necesitan para estar a cargo de diferentes departamentos, adems de que estas
personas deben comprometerse a participar a lo largo del proceso del evento. Todos estarn
bajo la supervisin y el mando del responsable principal. VEASE LOGISTICA PROTOCOLAR
b. Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera se debe
analizar los perfiles, ya que trabajaran en cada una de las reas, mencionadas anteriormente. A
pesar de que solo se limitan a la consejera y no tienen una involucracin directa con la
organizacin del evento, se requiere de personas responsables, por la magnitud del evento.
1.4. Costo aproximado del evento.
Es necesario presentar a las diferentes autoridades de la Institucin, un presupuesto que nos refleje el
costo aproximado que tendra el evento.
Para esto es necesario, estimar el presupuesto, cotizando los principales rubros, para la organizacin de
un Evento, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.
Dichos rubros son:
Instalaciones: teatro, eventos sociales (alquiler de sonido, banquetes,
espectculo).
Conferencistas (honorarios, hospedaje y/o traslados).
Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, lapicero, material de apuntes)
Promocin: interna y externa (carteles, trpticos, publicidad en medios).
VEASE GASTOS
algn
tipo
de
1.5. Requerimiento de recursos para iniciar operaciones.

Este paso consiste en preparar el documento que se debe presentar a las autoridades del evento, para
que sea sometido a un anlisis y evaluacin.
Este documento debe ser realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe contener todo lo
establecido hasta este punto, de una manera ordenada y resumida.
La metodologa establecida en este documento, debe sealar las distintas etapas a recorrer, su
duracin, objetivos y requerimientos.
VEASE TODOS LOS PUNTOS ESTABLECIDOS EN EL ANEXO I
1.6. Planteamiento oficial.
1. Ya presentado el documento ante todo comit organizador o mesa directiva y se han hecho las
correcciones necesarias, se procede a poner fecha para realizar una reunin con las personas
que estarn involucradas en el proyecto.
2. Se sugiere estn presentes todos los involucrados.
3. Es importante entregar a cada uno de los presentes una copia del documento elaborado.
4. En esta reunin se debe determinar si se tendr la aprobacin del proyecto.
5. Ya contando con la aprobacin, se puede comenzar con las actividades planeadas.
1.7. Etapa Estructural. Elaboracin del Programa.
Es necesaria la mecnica de la elaboracin del evento para determinar los tiempos en que se realizaran
las conferencias y las actividades.
En el programa se dir el nombre de las conferencias y del ponente que se impartirn en el da y la
hora determinada.
Se incluir adems la agenda alterna social y cultural y en su caso el programa para acompaantes.
VEASE LOGISTICA COMERCIAL Y LOGISTICA PUBLICITARIA
1.8. Diseo de la imagen y concepto
El concepto de imagen del Evento debe ser innovador. Con el propsito de dejar en mente a los
congresistas el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institucin, nombre, fecha y recinto
en algunos casos.
Para la imagen se recomienda poner colores con significado y que vaya acorde al concepto del Evento
o bien a la marca de la Asociacin o Corporativo.
Para esto se deber de contratar a un diseador de imagen que plantee diferentes propuestas, en
varios tamaos y aplicaciones.
1.9. Diseo y cotizacin del kit del trabajo.
Se debe cumplir dos objetivos:
1. Proporcionar un material de trabajo para las notas de los congresistas
2. Otorgamiento de un presente al evento
Para la determinacin del kit, es necesario ver la partida asignada para este concepto en el
presupuesto. Una vez establecido lo anterior, se deber buscar opciones con posibles proveedores.
Se recomienda que dentro del kit de trabajo se agreguen unas hojas con la informacin siguiente:
a. Bienvenida
b. Logotipo
c. Mapa
d. Restaurantes patrocinadores
e. Telfonos de emergencia
f. Patrocinadores
Para la impresin de esta informacin es recomendable se utilicen hojas membretadas.
1.10. Reservacin de instalaciones para conferencias, eventos sociales y dems actividades
a realizar.
Se recomiendan los siguientes pasos:
1. Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar un evento se
debe pensar en diversos temas como: nmero de asistentes esperado, necesidades de espacios
acordes a lo deseado e imagen; esto marca el recinto en donde realizar el evento y con qu
horarios.
Capacidad: 907 personas
Ubicacin y vas de acceso: Naguanagua Universidad de Carabobo Escuela de Enfermera
Comodidad: 1ra clase
Equipo tcnico: sonido, video vean , micrfonos, computadoras
Equipo humano: ponentes, seguridad, protocolo, organizadores
2. Definicin de lugar o lugares para eventos sociales: los eventos sociales son de las cosas
ms buscadas en el Evento y dado que es parte de descanso y convivencia, estos pueden ser
clasificados de la siguiente manera:
Sociales
Culturales
VEASE ESPACIOS
1.11. Contactar y confirmar conferencias.
Una vez que se haya definido el nombre y la temtica del evento se puede contactar ya de manera
formal, a los posibles conferencistas.
Para esto se recomienda lo siguiente:
La elaboracin de una lista de candidatos potenciales que incluya sus nmeros telefnico,
pgina de internet si la tiene y su correo electrnico.
Realizacin de las llamadas correspondientes y enviar correos electrnicos, en donde se les hace
saber la intencin de que formen parte de la seleccin del grupo de conferencistas que habr
para dicho evento.
Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuracin de candidatos para ir
reduciendo la lista del nmero de personajes que se desean atraer.
Para confirmar, en algunos casos es oportuno viajar a donde est el conferencista o enviarle un
kit representativo del evento y del destino, aparte del oficio formal.
Conferencistas:
Lester Rubio
Cecilia Moreno
Xiomara Malav
Nelson Vsquez
William Urdaneta
Janine Valecillos
1.12. Promocin del evento con posibles patrocinadores.
Es necesario recalcar que los patrocinadores pueden llegar a costear la totalidad de los gastos del
Evento y por ello de la debida atencin que los responsables deben de dar.
A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podran tener si deciden forma parte
de la lista de patrocinadores.
Las personas encargadas para desempear esta tarea debern ser los Presidentes de las Asociaciones,
los Directores de los Corporativos segn corresponda o bien, los Coordinadores Generales de los
eventos, en coordinacin con el rea de relaciones pblicas. Adems que debern contar con una
buena presentacin y tener facilidad de palabra. Los integrantes de las diferentes coordinaciones
tambin pueden apoyar en esta actividad, siempre y cuando se hagan acompaar de alguna de las
personas antes mencionadas. Se recomienda hacer una carpeta que contenga toda la informacin del
evento para la muestra con los posibles patrocinadores.
Al momento de llevar a cabo esta tarea se aconseja seguir la siguiente metodologa:
1. Llamar a las instalaciones
2. Conseguir el nombre, telfono y dems informacin til de la persona con poder de decisin
sobre dicho patrocinio.
3. Hacer un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior.
4. Concertar una cita
5. Enviar la carta por e-mail, fax o llevarla personalmente en funcin de distancias y de tiempo.
6. Darle seguimiento por medio de llamadas telefnicas o visitando en las instalaciones de la
empresa al posible patrocinador.
7. Tomar o no en cuenta al patrocinador, en caso de tomarlo en cuenta, puntualizar el monto del
patrocinio y la propaganda que incluirn sus logos y el recibo oficial de cobro.se recomienda que
se hago por escrito todo lo anterior.
Ejemplo de tabulador de patrocinios:

Patrocinio
Crditos
Paquetes
Cada paquete de patrocinio incluye lo siguiente:
Patrocinio
Inclusin de logo en la pantalla gigante.
de
Insercin del logo en los gafetes del evento.
Bs. 5.000,oo Inclusin del logo en pendn de patrocinadores.
Patrocinio
de
Bs. 3.000,oo
Patrocinio
de
Bs. 2.000,oo
Patrocinio
de
Bs. 1.000,00
Patrocinio
de
Bs. 500,oo
Inclusin del logo en la escenografa del recinto sede.

Inclusin del logo en la pgina web del evento.
Mencin peridica durante el transcurso del programa.
Inclusin de logo en programa general.
Insercin del logo en los gafetes evento.
Inclusin del logo en pendn de patrocinadores.
Inclusin de logo en programa general.
1.13. Cotizacin de hoteles tanto para conferencistas como para congresistas.

Se debe brindar informacin a toda persona que vaya asistir al evento acerca de dnde y con qu costo
se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la toma de decisin de asistir al
evento que estamos organizando.
Para lograr esto debemos de:
a. Acercarnos a la oficina de Eventos y Convenciones de la ciudad, para investigar que hoteles
estn cerca del lugar donde se va a llevar a cabo el Evento.
b. Realizar una depuracin en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el costo de
esto.
c. Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos para que se
enteren del evento y de la atencin de incluirlos en las listas de hoteles del evento.
d. De los hoteles seleccionados y con los que ya se lleg a un arreglo se puede todava seguir
negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total se recomienda que no
excedan ms de dos hoteles.
e. En este o estos hoteles sede, se hospedar a los conferencistas y se invitar de primera mano a
los asistentes potenciales a que se hospeden en estos hoteles.
f. IMPORTANTE: Los hoteles sede no debern estar a ms de 15 minutos en auto de donde se
realice el evento y esto con transito considerable.
1.14. Llevar a cabo la planeacin de la publicidad.
La publicidad ayuda en buena medida a la promocin, y contar con ella a principios de la estructuracin
del Evento puede llegar a servir para atraer a ms patrocinadores, conferencistas, entre otros.
A continuacin se enuncian y describen cuales deben ser los pasos a seguir para realizar una
planeacin de la publicidad.
VEASE LOGISTICA PUBLICITARIA Y MEDIOS PUBLICITARIOS
a) Tipo de publicidad a utilizarse.
En este apartado se necesita especificarse qu tipo de publicidad va a utilizarse en la promocin del
Evento, por ejemplo los medios de comunicacin que se pretenden utilizar, las pancartas, carteles,
publicidad en mobiliario urbano, los trpticos, separadores, entre otros.
Para desarrollar este punto es necesario contar con el programa buen definido de todo el evento.
VEASE LOGISTICA PUBLICITARIA Y MEDIOS PUBLICITARIOS
b) Cantidad de la publicidad.
El nmero de carteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisin, y dems
medios de publicidad que se vayan a utilizar, se determinarn por parte del Comit Organizador.
Es muy importante determinar el nmero aproximado de la publicidad a utilizarse ya que puede llegar
a desperdiciarse en el caso de lo material. Por parte de lo intangible (mails, invitaciones en redes
sociales, etc.) es mejor dirigirse al target en lugar de sobresaturar a todo tipo de gente de publicidad.
Volantes tamao de carta. 1000
Afiches tamao tabloide. 1000
Prensa. Revista Mdica Notitarde

Encarte en prensa.
Puntos de informacin 5 (centros comerciales, etc.)
Pendones. 10
Redes sociales, e-mail, internet
c) Bsqueda de proveedores del producto o servicio

Los proveedores que trabajen con el comit organizador deben otorgar productos o servicios de
calidad. Esto incluye un tiempo de entrega razonable, calidad de la materia prima, y una buena
atencin al cliente.
Es determinante encontrar proveedores que garanticen el producto/servicio, adems de que los precios
sean justos en relacin con lo otorgado. Se recomienda presupuestar el mismo material con diferentes
proveedores y elegir el que ms convenga.
d) Contratacin con el proveedor
Una vez determinado cual es el proveedor ms conveniente, se proceder a la contratacin con el
proveedor. Se recomienda mantener una lista de contactos por cualquier contingencia que pudiera
suscitarse. La forma de pago se deber de puntualizar, as como la fecha de entrega y condiciones del
producto/servicio a contratar.
e) Papelera
El proveedor asignado para la elaboracin de la publicidad (carteles, trpticos, separadores, invitaciones
especiales, entre otros) puede tambin trabajar en la realizacin de los reconocimientos (de los
conferencistas y patrocinadores) y los gafetes.
Los reconocimientos, se recomienda que tengan por lo menos dos firmas. Las firmas pueden ser del
Presidente de la Asociacin, corresponda o bien, del Coordinador General del Evento.
Los gafetes se sugieren que estn foliados y que se dividan en cuatro categoras:
1. Comit organizador (no ms de 10).
2. Conferencistas (el nmero de conferencistas ms 10).
3. Congresistas (nmero esperado ms 850).
4. Prensa (no ms de 10).
Nota.- (cantidad recomendada de elaboracin).
Adems se recomienda que en los gafetes se imprima informacin sobre los eventos sociales y
culturales (si es que los hay) para que puedan ser perforados al tener acceso a dichos eventos,
igualmente se puede hacer uso de la tecnologa con la que hoy se cuenta en materia de registro y
accesos a eventos.
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
2.1. Planeacin de necesidades humanas en el comit organizador.
El contar con una buena planeacin para lograr una eficiente divisin del trabajo es muy importante
para evitar anomalas en los procesos, en las tareas y en los objetivos.
Para efectos de los congresos y convenciones es conveniente utilizarse la estructura de coordinaciones,
las cuales a su vez conformarn un comit organizador:
Coordinacin General.
Coordinacin de Finanzas.
Coordinacin de Logstica.
Coordinacin de Promocin.
Coordinacin de Relaciones Pblicas (RR. PP.).
Cada coordinacin contar con un jefe y auxiliares.
2.2.
Organigrama del comit organizador.
2.3. Conformacin del comit organizador.

El nmero de integrantes del comit organizador estar dado en base a las necesidades y
circunstancias que cada evento trae consigo aunque de base se recomienda siempre tener 5
integrantes que encabezarn cada una de las coordinaciones.
Para hacerse llegar de recurso humano auxiliar a las coordinaciones, lo recomendable a hacer, es
reclutar voluntarios universitarios de preferencia de las carreras a las que se refiere el tema del evento.
Esto se puede hacerse de manera muy sencilla utilizando dos vas:
1. Anuncio escrito y colocado visiblemente dentro de las instancias participantes.
2. Invitacin directa a las Universidades.
3. Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.
El nmero de integrantes del comit organizador del Evento en cuestin estar dado en funcin de los
siguientes factores:
Nmero de asistentes esperados al evento.
Cantidad de tareas a realizar.
Es importante sealar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando cada
coordinacin, exceptuando la presidencia de la coordinacin del comit.
2.3.1. Coordinador general.
Resumen
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del evento, antes, durante
y despus de ste. Dirige juntas de trabajo con los coordinadores de cada rea; asiste a reuniones y
reporta a Comit Local del evento, cuando ste se lo solicite, los resultados globales de la organizacin.
Deberes y responsabilidades
1. Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecucin del
Evento.
2. Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada rea.
3. Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada rea para tratar asuntos relacionados
con el funcionamiento de las mismas as como resolver problemas que surjan en ellas.
4. Analizar y verificar los estados financieros.
5. Reunirse con la Asociacin o Corporativo (comit local) semanalmente y hacerle un reporte de
los avances y problemas que se hayan presentado.
10
6. Formular reporte final de actividades al trmino del Evento.

Relaciones de trabajo
Reporta a: Comit Local del Evento.
Supervisa a: Coordinacin de Logstica, Coordinacin de Relaciones Pblicas, Coordinacin de
Promocin e Imagen y Coordinacin de Finanzas.
Trabajo con: Coordinadores de todas las reas.
Fuera de la organizacin: Asociaciones relacionadas, Instituciones Gubernamentales, Organizaciones
de iniciativa privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u organizaciones con las que se
pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en especie para la
realizacin del Evento.
Autoridad
Tiene el derecho de tomar decisiones de la organizacin por el monto que sea necesario, siempre y
cuando este sea justificado debidamente y este tenga fondos suficientes. Da rdenes a los
Coordinadores de rea sobre las actividades a realizar; adems de aplicar sanciones en caso de no
cumplir con las tareas asignadas.
Criterios de desempeo
1. Organiza, dirija y coordine la totalidad de las actividades de la organizacin.
2. Revisa al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada rea, quincenalmente.
3. Se renen semanalmente con el comit local para dialogar y encontrar soluciones conjuntas a
los problemas que se hayan presentado.
4. Vigila el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a prstamo.
5. Reporta cualquier problema mayor al comit local en ese orden.
6. Supervisa que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promocin.
7. Realiza las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el xito de los
trabajos.
Condiciones de trabajo
Debido a la naturaleza del puesto la responsabilidad de gran parte del evento es inherente al mismo. El
ambiente de trabajo es de presin constante y continuamente debe estar tratando con personas as
que debe mostrar criterio y visin para poder resolver todo tipo de circunstancia especial que se le
presente.
Especificaciones del puesto
a) Requisitos:
Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando, trato agradable y un control
en situaciones de presin dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad y
dinmico. Conocimiento en computacin.
2.3.2. Coordinador de logstica
Resumen
Tiene como tarea principal la planeacin del Evento antes, durante y despus del evento en cuanto al
recurso humano, fijacin de tiempos y estructuracin de programa general del evento. Asiste a
reuniones y reporta al Coordinador General, cuando este se lo solicite, los resultados parciales de la
organizacin. Los aspectos tcnicos son de especial observacin para este puesto.
1. Planeacin detallada antes, durante y despus del evento de las actividades del evento.
2. Comit Organizador y los recursos materiales as como el requerimiento de estos.
3. Organizar juntas de trabajo con el comit organizador para tratar asuntos relacionados con el
funcionamiento dentro de sus Coordinaciones.
4. Elaborar documento global a manera de archivo (conferencistas, congresistas, profesores,
etctera).
5. Dar de alta una pgina de internet donde describa el evento a realizarse con fechas, horarios,
lugares relevantes del evento, listado de conferencistas y sus currculums.
6. Formular un programa de capacitacin, para el comit organizador.
7. Elaborar un anlisis de puestos de la organizacin del Evento.
8. Hacer invitaciones a profesores
9. Definir las necesidades materiales y tcnicas del evento y elaborar un listado de estas as como
el programa de abastecimiento para el evento y las Coordinaciones.
10. Creacin e implementacin de un sistema de registro de asistentes al evento en donde se
desglose los ingresos tanto humanos como financieros en lo que a inscripciones y registros se
11
refiera. Este registro ser de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del Coordinador
General, la persona encargada de las Finanzas y el Coordinador de Logstica.
11. Elaborar un condensado de toda la informacin esencial del evento y promocionarlo al Comit
Organizador. Este condensado debe de ser de fcil acceso para quien lo solicite en el momento
en que lo solicite.
12. Responsabilizarse junto con el Coordinador General de la ptima continuidad del evento durante
la duracin del este.
13. Coordinar el Centro de Control que har las veces de Centro de Mando para los tres das que
dura el evento.
Reporta a: Coordinador General.
Supervisa a: Auxiliares de la Coordinador de Logstica y rea de registro.
Trabajo con: Coordinador General y Coordinadores de todas las reas.
Fuera de la organizacin: Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa privada y no
gubernamentales y dems agrupaciones u organizaciones con las que se pueda entablar cierta relacin
buscando algn tipo de beneficio econmico o en especie para la realizacin del Evento
Autoridad
Tiene la autoridad de acomodar u organizar a cualquier miembro del Comit Organizador para
solventar alguna necesidad o problema que se presente, este lo har sin perturbar las actividades que
hayan sido previamente asignadas a estos elementos.
Ordena al personal de su rea sobre las actividades a realizar; adems de aplicar sanciones en caso de
aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas. Puede disponer de los recursos
materiales y tcnicos para lograr el xito del evento.
1. Organiza y coordina lo que integra su coordinacin.
2. Formula planes de trabajo con los dems coordinadores de las dems reas para reportar
resultados ante las autoridades pertinentes.
3. Establece canales eficientes para la correcta comunicacin del Comit Organizador; se puede
valerse de medios impresos o electrnicos.
4. Elabora un registro de asignacin de tareas y responsabilidades y de seguimiento del
cumplimiento de ste.
5. Supervisa la creacin de la pgina de Internet y la actualizacin de la misma.
6. Supervisa el registro de congresistas, maestros y conferencistas.
7. Supervise la elaboracin de los reconocimientos de los participantes al Evento.
8. Elabore las memorias del Evento
9. Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comit el reporte final del Evento.
Parte de este trabajo lo realiza en las oficinas del comit organizador y en el recinto sede, porque l es
el responsable directo de la logstica del evento en cuanto a los tiempos y eficacia del personal.
a) Requisitos
Excelente presentacin
b) Aptitudes y Habilidades
Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando, agradable y un control en
situaciones de presin dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad y dinmico.
Conocimiento en computadoras.
2.3.2.1. Registro
Resumen
Su tarea principal el buscar un servicio de de base de datos o una persona de servicio social del rea de
sistemas o informtica para elaborar lo antes mencionado. Como segunda prioridad tiene la correcta
captura de informacin de todos los asistentes al evento, as como la impresin, organizacin, acomodo
y entrega de reconocimientos. Tambin tiene labores de oficina.
1. Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al evento.
2. Prever lo necesario para efectuar el registro en el lugar que se indique (mobiliario, formatos y
gafetes).
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3. Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes mostrando
disponibilidad y buen trato en todo momento.
4. No abandonar su rea de trabajo.
5. Imprimir, organizar y acomodar los reconocimientos para su entrega.
Reporta a: Coordinador de Logstica.
Supervisa: Auxiliares de registro.
Trabaja con: Auxiliar de Logstica, coordinador general y dems coordinaciones.
Fuera de la organizacin: Empresas que otorguen software para la base de datos.
Autoridad
No aplica ante el comit organizador solo bajo sus subordinados.
1. Organiza y coordina las actividades del personal encargado del registro.
2. Utiliza en todo momento una actitud de servicio en la atencin de asistentes al evento.
3. Mantiene el orden en todo lo concerniente a su rea de trabajo.
4. Hace empleo de sentido comn para la solucin de problemas
5. Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomala en el sistema de registro o en el flujo de
personas.
6. Elabore los reconocimientos de los participantes y conferencistas del Evento.
Organice la entrega de reconocimientos por orden alfabtico y en grupos de no ms de 50
reconocimientos.
a) Requisitos
Experiencia preferentemente.
Buena presentacin.
Facilidad de palabra, ser observador y analtico, trato agradable y un control en situaciones de presin
dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad y dinmico.
2.3.3. Coordinador de relaciones pblicas.
Resumen
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades las actividades de la Coordinacin
de Relaciones Publicas. Es responsable de la imagen real y favorable de la organizacin y el logro de los
objetivos del Evento as como de buscar patrocinadores para fortalecer y respaldar el evento. Colabora
en la elaboracin de planes para la organizacin del evento e informa al Gerente General sobre sus
actividades.
1. Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la Coordinacin.
2. Elaborar lista de patrocinadores potenciales y darle seguimiento.
3. Redactar los oficios de peticin de patrocinio.
4. Organizar las visitas a los posibles patrocinadores.
5. Revisar la publicidad del evento y su estado.
6. Organizar las actividades de difusin de la informacin.
7. Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el Evento.
8. Organizar promociones junto con el Coordinador de Promocin.
9. Asistir a las juntas que se realicen para la organizacin del evento.
10. Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organizacin del evento y las
personas o empresas relacionadas con ella.
11. Elaborar protocolo de inauguracin y clausura del evento.
12. Organizar en conjunto con la Coordinacin de Promocin, al personal a su Cargo para la ptima
distribucin de este durante los 3 das del evento.
13. Conseguir y entregar obsequios y reconocimientos a conferencistas.
14. Realizar reporte final de actividades.
Supervisa a: Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de Conferencistas y Guas.
13
Trabajo con: Departamento de Comunicacin y Difusin de la Latino y Coordinadores de todas las

reas.
Fuera de la organizacin: Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de
iniciativa privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u organizaciones con las que se pueda
entablar cierta relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en especie para la realizacin
del Evento.
Autoridad
Tiene autoridad para mantener la organizacin y el buen funcionamiento de su Coordinacin con lo que
esto implique.
1. Elabora un plan de trabajo y ver que los objetivos se cumplan.
2. Organiza, dirige y coordina las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el xito del
Evento.
3. Busca patrocinios para fortalecer y respaldar el evento.
4. Hace reportes quincenales de su trabajo y el de su Coordinacin.
5. Realiza rol de funciones de los integrantes de su Coordinacin para antes, durante y despus de
Evento.
6. Elabora junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa relativo a la
inauguracin y clausura del evento y ver que este lo necesario para la realizacin de este.
7. Hace un plan de atencin a Prensa.
8. Define hotel u hoteles sede.
9. Mantiene contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de conferencistas y
congresistas.
10. Prev lo necesario para cada evento social.
Labora en una oficina en donde esta una computadora con impresora, escritorio, telfono, fax y
archivero.
a) Requisitos
Excelente presentacin.
Amplio sentido de la responsabilidad, trato amable, capacidad para la toma de decisiones, dinmico y
creativo. amplio vocabulario, manejo de PC, conocimiento de administracin y finanzas
2.3.3.1. Protocolo
Resumen
Tiene como tarea principal, recibir a los conferencistas a congresistas y prensa que arriban al recinto de
conferencias y mostrarles el camino, coordinar junto con la persona de rea tcnica todo lo necesario
para la imparticin de sus ponencias, atenderlos, guiarlos y colocarlos en un lugar adecuado antes,
durante y despus de su conferencia.
Tambin auxilia en lo necesario mientras sus actividades originales no se lo demanden.
1. Atender a los conferencistas cordial y servicialmente.
2. Checar que todos los implementos necesarios para la imparticin de las conferencias se
encuentren a disposicin del conferencista.
3. Colocar a los conferencistas en un lugar adecuado.
4. Portar su gafete en todo momento.
5. Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el rea de congresistas en orden y silencio
mientras se desarrollan las conferencias.
6. Facilitar micrfonos cuando estos se requieran.
7. Ayudar a acomodar personas en sus sitios correspondientes.
8. Proporcionar informacin general a quien lo solicite.
Reporta a: Coordinador de Relaciones Pblicas.
Supervisa a: No aplica.
Trabaja con: Coordinador de Relaciones Pblicas y Promocin.
Fuera de la organizacin: Toda persona que est involucrada con el evento.
14
Autoridad:
No aplica
1. Encargarse de todo lo relacionado con los conferencistas, desde su llegada al teatro hasta su
salida, esto es, recibimiento, colocacin y atencin.
2. Mostrarse en todo momento con un trato cordial, servicial y accesible.
3. Conocer el programa del evento.
4. Cuidar el buen desarrollo de las conferencias.
5. Notifique inmediatamente al coordinador de relaciones pblicas cualquier anomala o
contingencia que pongan en peligro el correcto desempeo de las conferencias.
6. Conocer a los integrantes del comit organizador perfectamente.
El tiempo ser factor determinante de sus actividades y esto ocasionar momentos de presin. La
capacidad de respuesta jugara un papel importante para la solucin de problemas. La mayor parte de
sus labores son dentro del lugar donde se desarrollaran las conferencias, y en la mayora del tiempo
est de pie e informando a los asistentes al Evento.
2.3.3.2. Guas
Resumen
Tiene como tarea principal, brindar informacin a los congresistas acerca de los hoteles, restaurantes y
lugares tursticos de la ciudad y del Estado.
1.- Tener contacto con los restaurantes y hoteles para la recepcin de los congresistas.
2.- Encargarse de los cupones de descuentos de los restaurantes para las comidas de los congresistas.
Estos sern proporcionados por los restaurantes que hayan entrado como patrocinadores del evento y
hayan otorgado descuentos.
3.- Acordar con el coordinador de relaciones pblicas, hora de salida y rutas de los camiones que
trasladarn a los congresistas.
Reportar cualquier anomala que se presente a su supervisor inmediato.
Reporta a: Coordinador de Relaciones Pblicas.
Trabajo con: Coordinador de Relaciones Pblicas y dems Coordinadores.
Fuera de la organizacin: Hoteles, Restaurantes y Camiones de traslado para asistentes al evento (si
se cuenta con ellos).
Autoridad:
No aplica.
1. Ser una persona que trabajar desde un da antes los diferentes hoteles para la recepcin.
2. Contactar a los restaurantes para que esperen al grupo a la hora de la comida principalmente o
segn marque el programa.
3. Tendr vnculo con los chferes de los diferentes autobuses para coordinar las rutas de traslado.
a) Requisitos
Experiencia no necesaria, excelente presentacin, conocimiento de la ciudad.
Facilidad de palabra, observador, trato agradable, control en situaciones de presin, responsable
dinmico.
2.3.4. Coordinador de promocin
Resumen
Tiene como tarea principal la difusin y proyeccin de la informacin e imagen del evento antes y
durante la realizacin de este. Es su responsabilidad el planear y estructurar las estrategias
promocionales que den a conocer, a tantas personas como sea posible, haciendo gestin y uso de
medios impresos y electrnicos as como de promocin directa. Tambin es el encargado de conseguir
la mejor opcin en trabajos de impresin de publicidad.
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1. Elaborar un plan de trabajo.
2. Realizar gestiones de patrocinio, econmicos o en especie, con todas las empresas y
organizaciones que puedan aportar capital para fortalecer el evento.
3. Estructurar el programa promocional en todos los lugares que sea posible hacer llegar
informacin acerca del evento.
4. Organizar a los integrantes de la Coordinacin en tareas especficas.
5. Planear y ejecutar las visitas promocionales en todos los lugares clientes potenciales del evento.
6. Organizar a la Coordinacin a su cargo para las tareas durante los 3 das del evento.
7. Definir la ubicacin del Stand de informacin para los 3 das del evento y promoverlo del recurso
humano adecuado.
8. En coordinacin con Relaciones Publicas, formular la planeacin y la distribucin de los Guas
para los camiones que se tendrn a disposicin para el evento.
9. Hacer reporte final de sus actividades.
Reporta a: Coordinador General
Supervisa a: Auxiliares de la Coordinador de Promocin y persona encargada del stand de
informacin.
Trabajo con: Coordinador General y Coordinador de Logstica y Relaciones Pblicas.
Fuera de la organizacin: Medios de informacin, agrupaciones con las que se pueda entablar
relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en especie para la realizacin del Evento,
llmese patrocinio o asistencia.
Autoridad
Tiene la autoridad de delegar funciones y obligaciones a cada uno de los miembros de la coordinacin.
Su opinin puede definir el curso de la estrategia promocional.
1. Elaborar un plan de trabajo.
2. Informa, organiza y coordina las actividades de personal que integra su coordinacin.
3. Desarrolla planes estratgicos en conjunto con las Coordinaciones para lograr un mejor
resultado mediante actividades de promocin.
4. Estructura un cronograma de actividades en donde incluyen giras promocionales, y
calendarizacin de otras actividades de promocin.
5. Contribuye al diseo de imagen del evento
6. Gestiona el apoyo para promover el evento en diferentes sedes.
7. Monta Stand de informacin y lo dota del personal para los 3 das del evento.
8. Colabore con la Coordinacin de Relaciones Publicas en la organizacin del personal a su cargo,
para la distribucin del mismo en las reas asignadas por la Coordinacin de Logstica para los 3
das del evento, tanto en edecanes como en guas.
9. 9.-Reporte al Coordinador General y a la Coordinacin de la Logstica cualquier contratiempo
que pueda poner en riesgo el evento durante el transcurso del mismo.
Las condiciones en que se desarrolla este puesto son con carga de trabajo moderada, uso de tiempos
extraordinarios y presin constante para lograr los objetivos de las estrategias promocionales. Durante
los 3 das del evento su ritmo de trabajo disminuye.
a) Requisitos
Excelente presentacin.
Alto sentido de la responsabilidad, facilidad de palabra, capacidad organizacional y de persuasin, ser
observador, poseer el don de mando, trato agradable y un control en situaciones de presin dados los
requerimientos del puesto.
2.3.4.1. Stand de informacin
Resumen
Es uno de los puntos de informacin sobre todas las actividades relacionadas con el evento tales como
conferencias, eventos sociales, ubicacin de restaurantes, centros comerciales, farmacias,
transportacin y telfonos de emergencia.
16
1. Atender a todas las dudas de las personas que se acerquen al stand de informacin.
2. Conocer el puesto de cada uno de los Coordinadores y su ubicacin dentro de las instalaciones
donde se est llevando a cabo el evento por si se suscitara un caso en el que se necesitara de
ellos.
3. Tener la mayor informacin general posible. Esta debe ser en cuanto al evento y todo lo
relacionado con l, a la ciudad y sus servicios tursticos y gastronmicos.
Reporta a: Coordinador de Promocin.
Trabaja con: Coordinador de Promocin y dems Coordinadores
Autoridad
No aplica.
1. Portar su gafete de identificacin.
2. Estar puntualmente en el Stand de informacin.
3. Buscar informacin faltante en el Stand de informacin.
4. Informar amable y eficazmente a los que acudan al Stand de informacin.
5. Notificar inmediatamente a su supervisor cualquier anomala o detalle que se presente y que
ponga en riesgo la buena imagen del evento.
6. Mantener limpio y en orden su rea de trabajo.
La carga de trabajo es mnima aunque de considerable importancia ya que debe mostrar flexibilidad a
los diferentes temperamentos y actitudes de los que acudan a este espacio.
a) Requisitos
Experiencia nnecesaria. Buena presentacin.
b) Aptitudes y Habilidades.
Facilidad de palabra, trato amable y amplio criterio.
2.3.5. Coordinador de finanzas.
Resumen
Se encarga de planear y presupuestar los gastos as como de dar opinin en las disposiciones de los
ingresos del evento. Analizar los estados de cuenta y en base a los mismos realiza las conciliaciones
bancarias, para reportar los resultados de las operaciones, llevadas a cabo en un periodo de tiempo
determinado. Organiza las operaciones financieras del Evento y es responsable del seguimiento de
todos los ingresos y egresos a la cuenta destinada para el evento.
1. Planear, organizar y controlar las actividades financieras del Evento.
2. Elaborar y revisar las requisiciones financieras que los dems coordinadores le soliciten.
3. Elaborar los estados financieros correspondientes.
4. Analizar y verificar todos los estados financieros, internos y externos.
5. Solicitar la expedicin de los cheques del fondo resolvente.
6. Recoger los cheques expedidos para hacer los pagos necesarios.
7. Comprobar debidamente al Coordinador General y al Comit Local la situacin financiera del
evento.
8. Solicitar la comprobacin de los recursos monetarios que haya otorgado a quien los haya
solicitado.
9. Recabar y guardar las fichas de depsito de los congresistas.
10. Llevar a cabo las conciliaciones bancarias necesarias en base al estado de cuenta ya
mencionado.
11. Hacer reportes parciales de las actividades realizadas en esta coordinacin al
12. Coordinador General y a los Coordinadores.
13. Elaborar reporte financiero final.
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Supervisa a: Su auxiliar.
Trabajo con: Coordinador General.
Fuera de la organizacin: Instituciones bancarias y toda organizacin u institucin que genere algn
movimiento financiero.
Autoridad
Tiene la autoridad de negar cualquier peticin de dinero cuando esta no est debidamente justificada y
respaldada por los documentos correspondientes.
1. Organiza, dirige y coordina las actividades financieras necesarias para el Evento.
2. Revisa al100% los planes de trabajo relacionados con las finanzas de las Coordinaciones de cada
rea.
3. Analiza todos los ingresos y egresos que se efecten y lleve un control de estos.
4. Realiza reportes quincenales de los movimientos financieros.
5. Administra y organiza los recursos financieros del Evento.
6. Controle en conjunto con el Coordinador General los recursos monetarios.
7. Establezca un registro detallado y entendible de recursos financieros para el evento.
Trabajar con poca presin antes del evento. Aproximadamente 20 das antes del inicio del evento su
trabajo se torna apresurado, demandante y el nivel de presin aumenta.
1. Trato amable.
2. Conocimientos de administracin y finanzas.
3. Capacidad para la toma de decisiones.
4. Manejo de computadora e impresin.
3.4. Elaboracin del plan de trabajo de cada una de las coordinaciones.
Cada persona que contraiga la responsabilidad de una Coordinacin deber ser invitada a elaborar un
plan de trabajo para la Coordinacin a la que servir, esto se har con la finalidad de conocer
formalmente la manera en que conducir los trabajos y tareas de la Coordinacin.
Estos programas sern entregados al Comit Local, el cual tendr la tarea de compilarlos y revisarlos
para ajustar lo que ser parte del plan de trabajo del Comit Organizador.
4. ESTRUCTURA FINANCIERA
4.1. Cotizacin de Equipo de oficina.
En base a este punto se trabajara la mayora de la presente etapa, es decir, es necesaria para la
planeacin y estructuracin del evento, otros gastos pueden esperar.
En el equipo de oficina se contempla principalmente: equipo de oficina, equipo de cmputo, equipo de
comunicacin, hojas membretadas y tarjetas de presentacin.
4.2. Elaboracin del presupuesto general.
El presupuesto es una previsin de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, por lo
general un ao. El presupuesto es un documento que permite a las empresas, los gobiernos, las
organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la consecucin de sus objetivos.
Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en dficit o, por el contrario, ahorrar, en cuyo
caso el presupuesto presentara un supervit.
CONCEPTO DE GASTO Y PROVEEDOR
Paquete hojas blancas (500)
Caja bolgrafo
Cintas adhesivas
Grapas
PUBLICIDAD
Carteles
Trpticos
hojas membretadas
Reconocimientos
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Gafetes
Spots de radio
Pgina de internet
CONFERENSISTA
Viticos
Hospedaje
Alimentacin
Transporte
INSTALACIONES
TEATRO ALFREDO CELIS
SERVICO DE APOYO
Seguridad
Regalo ponentes
Alimentacin comit
El presupuesto general es un documento que sirve para llevar un control sobre el gasto.
Permite tambin evaluar el ejercicio del recurso de los diferentes rubros de inversin, por lo mismo este
debe ser claro, preciso y debe contener tantos conceptos como sea necesario.
En esta etapa se calcula un costo aproximado del evento, y se trata obtener el costo exacto. Se tiene
que cotizar cada uno de los rubros del evento.
Esta informacin es de vital importancia para las autoridades del evento. Se recomienda revisar el
proyecto cuidadosamente antes de la entrega.
4.3. Determinacin del precio de venta.
Punto de partida en cuanto a nmeros. El precio de venta es importante ya que se relaciona con el
costo del evento, recuperacin de la inversin y hasta la asistencia que tiene el evento.
Ya que se obtuvo la funcin de punto de equilibrio se recomienda realizar un anlisis profundo de esta
funcin. Los criterios para reflexionar son:
El nivel socioeconmico le permitir cubrir el costo del evento?
El evento es capaz de atraer el nmero de personas que se requiere?
Dentro del costo total del evento se incluyen conceptos realmente necesarios?
4.4. Determinacin del punto de equilibrio.
Con el presupuesto y el nmero de asistentes al evento se puede determinar el punto de equilibrio y el
precio de venta.
Se tiene que dividir el costo total de evento entre el nmero de personas a asistir.
4.5. Apertura de una cuenta maestra.
La apertura de la cuenta ser segn los beneficios que ofrezca cada institucin bancaria. Se
recomienda estar al pendiente del estado de cuenta al menos una vez a la semana. Es importante
determinar con el comit local quien firmar y autorizar los cheques.
4.6. Funcionamiento del fondo revolvente.
Este se utiliza para llevar a cabo el trabajo de la etapa estructural y parte de la promocional, funciona
de la siguiente manera:
La cantidad del fondo revolvente se entrega en un cheque a quien el comit asigne, los cuales lo
cambian y destinan dicho dinero a cubrir las necesidades de ese momento.
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Se reciben facturas a nombre de la Asociacin o Corporativo que formar el comit local, las cuales una
vez que se ha complementado el monto antes sealado se deben entregar al departamento de
recursos financieros para ser revisados. A partir de este momento se puede solicitar un nuevo cheque.
El nmero de cheques que se podrn emitir en esta forma depende de las reuniones previas con el
comit local. Es importante sealar que en este punto se trabaja con recursos de la Asociacin o
Corporativo, por lo cual es necesario ser cuidadosos en el empleo y comprobacin del recurso.
Algunos gastos en los que se incurrir mediante el fondo revolvente son:
Llevar a cabo el diseo de la imagen del evento
Adquisicin de hojas membretadas, sobres, tarjetas de presentacin y papelera en general.
Liberacin de carta garanta para la reservacin del recinto
Liberacin de recursos para realizar entrevistas con conferencistas fuera de la ciudad.
5. ETAPA PROMOCIONAL
Objetivo: Dar a conocer detalles del evento en forma personal, para as poder atraer a asistentes, tanto
internacionales como nacionales.
5.1. Desarrollo de plan promocional.
Desarrollar adecuadamente este aspecto es crucial para el xito de un evento. La promocin es la
actividad de dar a conocer los detalles exactos, adems de influir sobre el consumidor para que
adquiera un bien o un servicio. El uso de la mercadotecnia moderna requiere desarrollar un buen
evento (producto), fijarse un precio atractivo y as ponerlo al alcance de los clientes meta.
Para tener una buena comunicacin, a menudo las compaas contratan a empresas de publicidad que
desarrollan anuncios efectivos, especialistas en las promociones de ventas que disean programas de
incentivos de ventas, y empresas de relaciones pblicas que les creen una marca corporativa. Tambin
capacitan a sus vendedores para que muestren amabilidad, buen servicio, y que sean muy persuasivos.
Pero para la mayor parte de las compaas, la cuestin no est en si debe tener una comunicacin, sino
en cuanto deben gastar y en qu forma.
Una compaa moderna maneja un complejo sistema de comunicacin para tener comunicacin con
sus consumidores y diversos pblicos. En todo este proceso cada grupo retroalimenta a todo lo dems.
El programa total de comunicaciones de una compaa llamado estrategia promocional est formado
por la mezcla especifica de publicidad, promocin de ventas, relaciones pblicas y ventas personales
que utiliza la compaa para lograr sus objetivos de mercadotecnia.
Las cuatro herramientas promocionales:
Publicidad: cualquier forma pagada de presentacin y promocin no personal sino general de ideas,
bienes o servicios por uno o varios patrocinadores bien definidos.
Promocin de ventas: incentivos de corto plazo para alentar las compras o ventas de un producto o
servicio.
Relaciones pblicas: la creacin de buenas relaciones con diversas personas de la compaa. La
creacin de una buena imagen del evento, y el manejo desmentido de rumores, historias o
acontecimientos negativos.
Ventas personales: presentacin oral en una conversacin con compradores posibles con la finalidad
de realizar la venta.
El mercado interno y local son dignos de consideracin, ya que estos no incurren en muchos gastos
(ejemplo alojamiento y comidas) es por esto que se les facilita a los congresistas en general la
asistencia a los eventos nacionales. Este mercado es ms fcil de abarcar por medio de propaganda
escrita y venta personal dada la cercana a este mercado, adems es necesario considerarlo como una
pieza para lograr el xito de dicho evento en cuanto asistencia se refiere.
La propaganda escrita que se recomienda utilizar es; carteles, trpticos, postales, separadores. Esta
propaganda est dispuesta al presupuesto asignado, es por ello que uno o varios de estos aspectos
pueden ser que no se utilicen. En esta propaganda, adems de la informacin del evento a realizarse es
importante hacer nfasis del objetivo general que se persigue con el evento. Se aconseja poner
suficiente propaganda en lugares estratgicos donde se tenga mayor afluencia o circulacin de
personas por mencionar algunos:
Instalaciones nacionales de la asociacin o corporativo.
Depende del gremio en: consultorios, hospitales, escuelas, dependencias de gobierno,
gimnasios, iglesias, etc.
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Sin embargo, las ventas personales son muy importantes ya que su ventaja es tener contacto directo
con los clientes potenciales y es mucho ms fcil motivarlos dadas las habilidades del vendedor, por
numerar algunos eventos seran:
Citas establecidas.
Presentacin del evento y del destino sede en asambleas, reuniones de consejo, etc.
5.2. Tcticas para la promocin interna.
Maratn- promocional tiene como objetivo primordial reforzar la promocin y consiste en que todas las
coordinaciones del comit organizador se enfoque hacia la promocin del Evento. Este puede darse ya
prxima la fecha al Evento (dos semanas antes). En dicho maratn pueden plantarse ciertas
promociones especiales para asistir al evento.
5.3. Promocin externa.
Consiste en dar a conocer el evento fuera de la ciudad sede. Para la realizacin correcta de la
promocin externa es necesario establecer rutas de promocin cada una de estas deben de tener
visualizadas las ciudades donde exista un mercado potencial.
La duracin de la promocin externa tiene que variar de 1 a 3 das ya que dados los gastos de
alojamiento y comida puede resultar mayores los gastos que los ingresos que se puedan percibir por no
estar debidamente planeada con nuestro mercado objetivo.
La papelera debe de jugar un papel clave en esta promocin, la cantidad de papelera deber estar en
funcin de los eventos de promocin que se pretenden hacer.
Los integrantes de la promocin, debern ser el coordinador del rea de promocin, acompaado o no,
segn la importancia del evento del coordinador general y del coordinador de relaciones pblicas: en
algunos casos de algn representante de la oficina de congresos y convenciones del destino.
Para que sea efectiva, el presentador deber dominar la informacin del evento, no dejando de lado un
buena presentacin y facilidad de palabra, recordando que su intervencin tambin proyecta la imagen
de la asociacin o corporativo.
El nmero de participantes que se recomienda para efectuar eventos de promocin deber oscilar
entre 5 y 9 personas. Reiterando que es importante entregar la publicidad escrita (carteles, trpticos, o
cualquier otra forma de publicidad escrita) y hacer venta personal con los tomadores de decisiones que
representen grupos de personas significativos para el evento.
Ahora bien, la pgina web hoy por hoy es un medio de gran atraccin de clientes, razn por la que
debemos de tenerla actualizada con informacin veraz y oportuna, es recomendable contratar un
diseador especial de web para que la disee y le d el mantenimiento que esta requiera, manejar
igualmente con el dominio correos institucionales, siendo importante uno de contacto. La pgina web
del Evento debe de contener por lo menos la siguiente informacin.
1. Nombre del Evento.
2. Patrocinadores.
3. Contador de personas que visiten la pagina
4. Lugar y fecha del Evento.
5. Programa acadmico y social.
6. Contactos con el comit organizador
7. Informacin de hoteles y restaurantes de la ciudad
8. Costo del Evento.
9. Nmero de cuenta bancaria
10. Promociones.
5.4. Gestin de recursos materiales
El Coordinador General o el Coordinador de Promocin debern de realizar una lista de los
requerimientos que se utilizarn para la promocin as como las fechas de utilizacin y entrega, para
realizar la debida y oportuna gestin de estos requerimientos ante las autoridades.
Requerimientos:
Seleccin del personal para la promocin.
Vehculos oficiales de la institucin para la realizacin de promocin externa en ambas etapas
as como la liberacin de recursos por concepto de viticos.
La liberacin de oficios de presentacin.
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Liberacin de recursos para llevar a cabo la produccin de material promocional.

Gestin de apoyos con la oficina de congresos y convenciones para las visitas de promocin.
6. ETAPA OPERATIVA
Objetivo: Haciendo uso de las herramientas de planeacin y previsin disear el formato del evento
as como la estructura organizacional sobre la cual descansara la logstica del mismo y contemplar los
aspectos financieros correspondientes y lograr los resultados esperados en su ejecucin.
Duracin: Lo que dure el evento, considerado Pre y Post Evento.
Actividades a realizar: En la ejecucin del evento es donde encontraremos el nivel de trabajo ms
fuerte e importante ya que es cuando se realiza lo planeado.
6.1. Formulacin de inventarios.
La visin de los organizadores debe seguir una secuencia y gua; el tipo de inventarios que para la
etapa operativa se necesita es: equipo de computo, impresoras, caones, pantallas y equipo de audio
si no los tuviera el recinto sede, papelera o suministros para la impresin de gafetes y
reconocimientos, radios de comunicacin, regalos de ponentes, kit de primeros auxilios, equipo como
apoyo a ponencias, etc.
A continuacin una propuesta para tener control de los inventarios:
a) Las herramientas utilizadas para la parte operativa de un evento son de gran importancia, as
como lo son las tablas de control, segn las necesidades del responsable, es recomendable
hacer uso de hojas de clculo y supervisin de actividades, como por ejemplo: la Grafica de
Gantt.
b) Se debe realizar una lista del material que se utilizara, detallando el que se tiene y el que hace
falta.
Es preferible hacer esta lista 10 das antes del evento directamente por el rea de logstica.
La lista supuesta se hace por prioridades ya que el factor econmico ser determinante.
Por lo menos en 4 das se debe tener el 90% de la lista, dando como resultado un almacn para
tener control sobre lo que se ha solicitado y evitar mermas y por consecuencia desajustes en el
programa de operaciones previas al evento.
5dias antes del evento la lista deber estar a su 100%.
La persona encargada de logstica deber estar en contacto con todo el comit organizador para
cualquier anomala e imprevisto que se presente para ser resuelto en su brevedad posible.
Un da antes del evento se deber trasladar al lugar del evento y es recomendable lo ms
temprano posible.
6.2. Asignacin, seguimiento y fechas lmites de las tareas.
Para la organizacin de tiempos y movimientos, como se comento anteriormente, el uso de tablas es
recomendado. Existen varios modelos como el de Gantt que permite darnos una idea amplia y clara de
los avances que se van dando una vez que realizamos estos adems de los tiempos que consumirn
estas tareas y de las fechas lmites. Se puede hacer uso desde una cartulina con fechas hasta una
impresin de una tabla hecha en una hoja de clculo.
6.3. Reuniones generales.
El recurso humano es de vital importancia para llevar a cabo los objetivos de trabajo, por lo tanto la
comunicacin interna es vital para su cumplimiento. Tal comunicacin puede generarse a travs de
mails, telfono o reuniones. Algunos puntos que se deben tomar en cuenta al convocar a una reunin
son:
Objetivo.
Fecha.
Lugar.
Orden del da.
Duracin Estimada.
Seguimiento a Acuerdos anteriores.
Nuevos planteamientos.
Tabla de control de avances futuros.
Conclusiones
6.4. Registro.
Momento crucial de inicio de un evento, donde los asistentes se deben de registrar y obtener su gafete
y kit de bienvenida. En muchas ocasiones es conveniente realizar simples hojas de clculo para crear
una base de datos que pueden solucionar problemas aunque aun as se presentan desigualdades de
datos y esto genera anomalas y problemas en el momento de comprobaciones.
22
Lo ideal es determinar segn el nmero de personas cual es el mtodo de registro ms conveniente,

invitando al uso de tecnologa que para este parte se cuenta.
El objetivo es tiempo de espera mnimos, atencin personalizada y conformacin de base de datos
confiable, an sin la cultura de pre-registro de los asistentes.
6.5. Centro de Control.
Para eventos de magnitud es recomendable tener un espacio de referencia en donde se pueda ubicar y
solicitar informacin sobre el programa del evento, igual que se pueda tener acceso a internet con
posibilidad de impresin y escaneo, a su vez de un centro de mando y control de recursos tanto
humanos como materiales. A este espacio se le denomina usualmente Centro de Control.
El contar con un centro de control de este tipo es de gran apoyo y ayuda para los organizadores,
conferencistas, congresistas y dems personas involucradas directa o indirectamente en la realizacin
de los trabajos.
El Centro de Control deber contener para operar adecuada y ordenadamente, los siguientes requisitos
mnimos:
1. Un responsable con dos auxiliares. Estas personas debern tener conocimientos en el rea de
computacin.
2. Mobiliario suficiente de acuerdo al trabajo que se tenga contemplado generar, estos deben ser:
escritorios slidos y en buen estado para soportar computadoras trabajando, propias del comit
o personales; el nmero depender de la asistencia que se tenga contemplada,
recomendndose cinco maquinas para eventos de menos de 500 pax. Las sillas respectivas
sern por el nmero de maquinas aunque es conveniente tener 10 ms de reserva. El saln
debe ser un lugar con buena iluminacin, natural y ventilado.
Dada la naturaleza del Centro de Control se llega a la conclusin de que debe ser un lugar amplio y con
accesos relativamente grandes as tambin se recomienda que sea de superficie plana para una mejor
visin y control.
Se puede acompaar de pequeas salas de trabajo y de los servicios de caf y lunch.
La informacin que deben de manejar el responsable y los auxiliares del centro de Control es:
Programa acadmico, social y cultural si los hubiere.
Hoteles en la ciudad con tarifas especiales para el evento.
Opciones de lugares tales como restaurantes, fondas y snacks en la ciudad.
Vas de comunicacin.
Hospitales.
Atractivos generales del destino.
Tours post-congreso.
Las caractersticas de las personas que atendern el centro de control son:
Capacidad analtica.
Amplio criterio.
Trato cordial con las personas.
Conocimientos en computacin. Manejo de Excel y Power Point.
Preferentemente que hablen ingls.
Sexo indistinto.
6.6. Vas y canales de comunicacin.
En este tipo de eventos, dada la magnitud que llegan a alcanzar, la comunicacin constante y efectiva
entre el comit organizador debe ser contemplada como algo vital.
Existen 2 dispositivos de comunicacin que han demostrado su eficacia para las necesidades de este
tipo de eventos, estos son:
1. El radio de comunicacin, de largo alcance.
2. El telfono celular.
6.7. rea tcnica.
Esta denominacin se da a la zona que se debe destinar para manejar las presentaciones electrnicas
que usualmente manejan como apoyo los conferencistas para su ponencia. El rea tcnica tambin
cumple con la funcin de enviar constantemente informacin al Centro de Control acerca del desarrollo
de la ponencia y situaciones extraordinarias que se presenten.
23
El rea Tcnica es una zona de especial cuidado puesto que los tiempos entre conferencia y conferencia
se vern marcados con la efectividad de esta rea
Los deberes y responsabilidades de sta rea son:
1. Estar puntualmente, con 20 minutos de anticipacin, en todas y cada una de las veces que sea
ocupado el escenario ya sea para inauguracin, clausura y sobre para las conferencias.
2. Revisar que todo el equipo y sus conexiones se encuentre en ptimas condiciones al inicio de
cada ponencia.
3. Reportar cualquier anomala o necesidad extraordinaria al Centro de Control.
4. El responsable de esta zona no deber abandonar su puesto durante toda la exposicin.
5. Copiar todas las ponencias y presentaciones en la computadora que est manejando, esto con
el fin de realizar respaldos y poder elaborar las memorias del Evento posteriormente.
6. Al trmino del evento el responsable deber entregar la totalidad del equipo que manej.
7. El responsable deber mostrarse cordial y ameno con todos los que le soliciten apoyo para su
exposicin en escenario o foro.
Esta rea requiere de cierto equipo ms especializado y de elementos especiales tales como:
Computadoras.
Plumones.
Multicontactos.
Extensiones.
Sealadores laser.
Botellas de agua.
Servilletas.
Hojas blancas.
Lapiceros.
Lpices.
6.8. Puntos bsicos de Reglamento
Para ingresar a las conferencias y eventos, es necesario portar el gafete que se otorga en el
registro.
Se prohbe introducir alimentos y bebidas al recinto de las conferencias, as como fumar dentro
de la misma.
Para obtener el reconocimiento se debe tener el 80% de asistencia como mnimo.
No se permitir introducir telfonos celulares encendidos en las ponencias, al menos que sea en
modo de vibrar.
Avisos.
El gafete que se otorga en el registro es para todo el evento acadmico y social, siendo
intransferible.
Cualquier aclaracin o duda se deber plantear a los organizadores del evento que con todo
gusto las resolvern.
Cualquier persona que sea sorprendida transfiriendo su gafete le ser retirado y tendr que
pasar a la oficina de registro para aclarar su situacin.
7. ETAPA DE CIERRE
Objetivo: Medir si lo planeado fue realmente lo sucedido. Etapa de conclusiones y retroalimentacin
general.
Duracin: 1 das.
7.1. Solucin de contingencias.
Se atienden los eventos de emergencia, aquellos eventuales que estn fuera de lo previsto.
7.2. Tabulacin y anlisis de encuestas.
Se evala el evento, basada en las encuestas de satisfaccin. El resultado de estas encuestas se debe
incorporar en el reporte final y las memorias del evento.
7.3. Memorias del evento
Una vez finalizado el congreso u en un plazo no mayor a 15 das hbiles en comit organizador habr
de realizar la memoria del mismo, que ser presentada por el presidente y habr de contener estos
apartados:
24
Nmero de inscritos, especialidad y lugar de procedencia

Plazas de restauracin ocupadas en el evento
Problemas surgidos de inters para congresos futuros
Innovaciones mas destacadas para congresos futuros
Balance de la secretaria tcnica
Memoria econmica
Se recopila la informacin para ser difundida. Ya sea en una pgina Web, CD, etc.
7.4. Evaluacin de los resultados de cada una de las coordinaciones.
Se comparan objetivos y metas planteadas en cada una de las organizaciones.
7.5. Cerrar la comprobacin en el departamento de Recursos Financieros.
Entregar facturas pendientes y las sumas de estas dando el total de gastos realizados.
7.6. Reporte financiero.
El coordinador de Finanzas, deber de entregar un reporte total al coordinador general para a su vez
entregarlo al comit.
7.7. Integrar el reporte de actividades.
Este paso consiste en la elaboracin de un reporte general de las actividades del evento.
7.8. Entrega de material.
Materiales y equipo rentado para operacin del evento.
7.9. Reunin de cierre con las autoridades de la Institucin.
Una vez que cada coordinador presenta su reporte y habindolo integrado en un documento completo
final, se procede a poner fecha para una reunin con las personas que conforman el comit local y/o
nacional.
El comit debe ser invitado por escrito o en un oficio formal y se debe confirmar su asistencia.
Es importante entregar una copia del documento a presentar a cada uno de los integrantes del comit
que asistan, en caso de no asistir alguno de ellos ser necesario hacrselo llegar.
Al finalizar es importante que cada miembro del comit firme de recibido el documento entregado, as
mismo es igualmente importante en esta ltima reunin levantar una acta con todo lo mencionado en
la reunin, y especificar al final que se da por terminado los trabajos del evento, quedando el comit
organizador sin ninguna deudo, se firman de conformidad.
Dentro de esta reunin se recomienda abordar primero el anlisis cuantitativo (financiero, asistencia,
gastos y otros) y posteriormente el anlisis cualitativo (resultados de encuestas, logros en cuanto a
vnculos, proyeccin para la Asociacin o corporativo para la Asociacin o corporativo otros ms
importantes segn el caso).
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
Este proyecto servir para posicionar positivamente y a nivel nacional, los gremios que conforman el
evento en cuestin.
El equilibrio, la buena organizacin y un compromiso total personal servirn para llevar a buen fin el
evento.
Cabe sealar que el presente proyecto es recomendacin de la Gerencia del Bur de Convenciones de
Michoacn, el cual se elabor con el firme objetivo de contar con una herramienta adecuada como
apoyo en la organizacin y planeacin de eventos relacionados al Turismo de Reuniones.
25
9. ANEXOS
EJEMPLO ESTRUCTURA DE PROGRAMA CONGRESO
HORA Y DIA
ACTIVIDAD
SABADO 15 DE OCTUBRE 2016
07:00-07:30
PRUEBA DE SONIDO - PANTALLA - SUPERVISION
DE PERSONAL - TRANSPORTE Y RECEPCION DE
PONENTES
ENCARGADO LESTER RUBIO
07:30-08:30
INSCRIPCION
ENCARGADO / YULENA ALVARADO
08:30-08:45
DIRECCION Y CONDUCCION DE LOS
PARTICIPANTES Y PONENTES A LA SALA DE
CONFERENCIAS
ENCARGADO / YULENA ALVARADO
08:50-09:00
PRESENTACION A CARGO DE LESTER RUBIO E
IZQUEL OJEDA
09:00-09:45
PRIMERA PONENCIA
Homeopata y Fitoterapia
T. C. Lester Rubio
09:45-10:30
SEGUNDA PONENCIA
La Emocin como Terapia
T. Janine Valecillos
10:30-11:15
RECESO
ACTO CULTURAL DANZAS TOCAGUA
11:15-12:00
TERCERA PONENCIA
Conocer a la Filosofa China
Dra. Xiomara Malav
12:00-01:00
ALMUERZO
ENCARGADO PERSONAL DE PROTOCOLO
01:00-01:45
CUARTA PONENCIA
La Acupuntura como Terapia
Dr. Nelson Vsquez
01:45-02:30
QUINTA PONENCIA
Salud y Nutricin
Dra. Cecilia Moreno
02:30-03:15
RECESO
ACTO CULTURAL DANZAS TOCAGUA
03:15-04:00
SEXTA PONENCIA
La Automotivacin Pt. william Urdaneta
04:00-04:20
ENTREGA DE RECONOCIMIENTOS
04:20-04:30
AGRADECIMIENTO Y DESPEDIDA
04:30-05:00
COCTEL DE DESPEDIDA DE LOS PONENTES
DIRECCION Y CONDUCCION DE LOS
PARTICIPANTES A LA SALIDA DE CONFERENCIAS
ENTREGA DE CERTIFICADOS
ENCARGADO PERSONAL DE PROTOCOLO
SUPERVISADO POR EL PERSONAL
ORGANIZADOR
26
LUGAR
ENTRADA
SALA DE
CONFERENCI
AS
ENTRADA
SALA DE
CONFERENCI
AS
Logstica
Presupuestos:
Averiguar presupuestos de:
Salones de Eventos.
Refrigerios y Almuerzos.
Personal de Protocolo.
Puntos de Informacin (centros comerciales, etc.)
Afiches y Volantes.
Cmaras, Pantallas, Sonido.
Transporte.
Impuestos y Permisos.
Medios Publicitarios
Medios publicitarios a emplear:
Volantes tamao de carta.
Afiches tamao tabloide.
Prensa.
Encarte en prensa.
Puntos de informacin (centros comerciales, etc.)
Pendones.
Redes sociales, e-mail, internet. radio
Logstica Publicitaria
Distribucin de medios:
Se colocaran puntos de informacin en Centros Comerciales y Educacionales donde se den
clases de Medicina, etc.
Se colocaran pendones y/o afiches en Spas, Centros Mdicos, Panaderas, etc.
Se utilizaran las redes sociales como medio de promocin estratgica gracias a su bajo costo
(Sitio Web, Facebook, Twitter, Correo Electrnico, Etc.)
Se encartaran Volantes en los principales diarios regionales (Notitarde y Carabobeo) en puntos
de distribucin especficos.
Se contratar un espacio en la Revista Mdica del Carabobeo.
Logstica Protocolar
Servicios y personal a emplear:
Se dispondr de Dos Vehculos Ejecutivos del ao 2010 en adelante los choferes deben portar
pantaln de vestir camisa manga larga y corbata.
Se dispondr de personal femenino (02) para el servicio V.I.P. de los ponentes, su funcin ser
atender al personal ponente desde el momento de llegar de ser buscados hasta el momento de
ser llevados a su destino al finalizar el evento, este personal debe estar pendiente de
acompaar a los ponentes en todo momento y cubrir las necesidades de los mismos, a la hora
del almuerzo uno comer en la tercera ponencia y el otro en la cuarta ponencia.
27
Se dispondr de personal femenino (02) para el servicio de atencin al pblico (recepcin e

inscripcin), su funcin ser atender pblico para formalizar la inscripcin de los participantes,
tambin asistirn al personal de protocolo V.I.P. y al personal de protocolo pblico en caso de ser
necesario, sern las encargadas de entregar los certificados y el material de apoyo al finalizar el
evento.
Se dispondr de personal femenino (02), su funcin ser atender al pblico participante desde el
momento de su llegada hasta finalizar el evento, a la hora del almuerzo una comern en la
tercera ponencia y la otra en la cuarta ponencia estas debern apoyar al resto del personal de
protocolo en caso de ser necesario.
Se dispondr de personal femenino (02), su funcin ser atender diferentes funciones durante
todo el evento, a la hora del almuerzo una comer en la tercera ponencia y la otra en la cuarta
ponencia, estas debern apoyar al resto del personal de protocolo en caso de ser necesario.
Se dispondr de personal femenino (01), su funcin ser dirigir a todo el personal de protocolo y
de seguridad y garantizar que cumplan con sus funciones desde el momento del inicio del
evento hasta su culminacin, al final del mismo deber entregar cuenta de su labor as como el
parte de todo el inventario manejado durante el evento.
Se dispondr de personal masculino (02), su funcin ser mantener la seguridad y el orden as
como asistir al personal de protocolo en caso de ser requerido, hora del almuerzo uno comer
en la tercera ponencia y el otro dos en la cuarta ponencia estos debern apoyar al resto del
personal de protocolo en caso de ser necesario.
Personal:
Femenino para Protocolo nueve
Masculino para Seguridad dos
Transporte:
Vehculos ejecutivos del ao 2010 en adelante modelo Optra, Megane o similar con aire acondicionado
y en ptimas condiciones de presentacin.
Espacios
Se tendr como medios tentativos para la ejecucin del evento los siguientes espacios:
Teatro Municipal de Valencia.
Villa Olmpica.
Teatro Dr. Alberto Celis.
Otros salones de conferencia.
Los espacios dispondrn de lugares para el alquiler de stands.
Para los espacios se deber contar con el alquiler de Video Bean y/o Pantallas Led, Sonido Suficiente
para cubrir todo el espacio, Un pdium y Micrfonos.
Logstica Comercial
Servicios y personal a emplear:
Se comercializaran espacios publicitarios a patrocinantes tipo spots y en presentacin digital de
que sern colocados en el rea del evento.
Se dispondr de espacios fsicos a alquilar a locales comerciales que quieran ofertar productos
y/o servicios concernientes al rea Medicina tradicional China y Terapias Complementarias.
Se establecer algn tipo de intercambio comerciar a fin de abaratar costos publicitarios.
La venta de espacios deber ser exhaustiva a fin de que generen la mayor ganancia posible.
Tipos
de publicidad a vender:
En el trptico
En el afiche
En el cd
En presentacin digital
En las redes sociales
Pendones
28
Gastos
Oferta de Pagos al Personal
Femenino para Protocolo
500 x 8 = 4.000 + almuerzo y transporte
Masculino para Seguridad
FOTOGRAFO
1500 X 1 = 1500 + almuerzo y transporte
Oferta de Venta
Precio de venta a participantes 1.500
Cantidad mnima de participantes 750
1.500 x 750 = 1.125.000
No se recibirn pagos hasta una semana antes del evento ya que esa semana se empleara para la
elaboracin de los certificados y el material de apoyo.
El precio se reajustara segn el tamao de la sala de conferencia y el precio.
Estrategia de Publicidad
Debe ser de tres meses de publicidad continua sea cual sea
Inventario de Logstica
Gastos generales:
Gastos por participante:
Relacin de Gastos:
29
30

I Seminario de Medicina Tradicional China y Terapias Complementarias

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2016

BIONATURAL SALUD INTEGRAL

Un nuevo enfoque en el desarrollo de

SALUD INTEGRAL C.A

5) Dispongo de ponentes con poder meditico, institucional, profesional?

Los principales grupos de inters identificados son:

Gestin del ciclo de planificacin y celebracin de un evento o congreso

o congreso, medios de comunicacin.

1.5. Requerimiento de recursos para iniciar operaciones.

Ejemplo de tabulador de patrocinios:

Inclusin del logo en la escenografa del recinto sede.

Inclusin del logo en la pgina web del evento.

1.13. Cotizacin de hoteles tanto para conferencistas como para congresistas.

Prensa. Revista Mdica Notitarde

c) Bsqueda de proveedores del producto o servicio

Organigrama del comit organizador.

2.3. Conformacin del comit organizador.

6. Formular reporte final de actividades al trmino del Evento.

Trabajo con: Departamento de Comunicacin y Difusin de la Latino y Coordinadores de todas las

Liberacin de recursos para llevar a cabo la produccin de material promocional.

Lo ideal es determinar segn el nmero de personas cual es el mtodo de registro ms conveniente,

Nmero de inscritos, especialidad y lugar de procedencia

Se dispondr de personal femenino (02) para el servicio de atencin al pblico (recepcin e

Gastos por participante:

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