Funciones de La Unidad de Comercializacion y Mercadeo

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL/CLASAL-2012
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UNIDAD DE
COMERCIALIZACIN Y
MERCADEO
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MANUAL DE FUNCIONES, DIRECCION SUPERIOR / UNIDAD DE COMERCIALIZACIN Y MERCADEO
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UNIDAD DE COMERCIALIZACIN Y MERCADEO

INTEGRACIN DEL PERSONAL
No.
ORDEN
NOMBRE DEL PUESTO
CANTIDAD
DE PUESTOS
JEFE DE MERCADEO
ASISTENTE TECNICO III
ANALISTA DE MERCADEO
RELACIONISTA PBLICO
SECRETARIA DE UNIDAD
ASISTENTE TCNICO I
TOTAL DE PUESTOS
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UNIDAD DE COMERCIALIZACIN Y MERCADEO

Para la consecucin de sus objetivos, esta unidad tiene las funciones siguientes:
1.
Desarrollar actividades de seleccin e investigacin de mercados para

establecer programas de mercadeo, atraer nuevos clientes y satisfacer al
usuario ofreciendo excelentes servicios portuarios.
2.
Analizar, planear, implementar y controlar los programas dirigidos a crear,

formar y mantener relaciones ptimas con usuarios para canalizar los
objetivos de venta de la Empresa.
3.
Llevar control sobre los niveles de venta y estimular la demanda de los

servicios mediante las investigaciones y atencin de las necesidades del
usuario.
4.
Coordinar las actividades de publicidad, comercializacin y mercadeo para

optimizar los recursos y brindar servicios portuarios eficientes y seguros a
nivel nacional e internacional.
5.
Revisar y fortalecer los procesos de comercializacin y mercadeo mediante el

desarrollo de estrategias.
6.
Establecer contacto con usuarios a efectos de tratar lo relacionado a las

condiciones contractuales.
7.
Llevar control de contratos a efecto de coordinar con la Unidad de Asesora

Jurdica su elaboracin, actualizacin o ampliacin.
8.
Planificar reuniones de trabajo con usuarios y personal de la Empresa para

revisar y actualizar procedimientos relacionados con la manipulacin de
carga y presentacin de servicios.
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I.
UNIDAD:
COMERCIALIZACIN Y MERCADEO
II.
TITULO DEL PUESTO:

JEFE DE MERCADEO
CDIGO: 01-14
III.
FUNCIN BSICA:
Consiste en planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se
ejecutan en la Unidad de Comercializacin y Mercadeo de la Empresa.
IV.
FUNCIONES:
1.
Planificar, organizar, dirigir, controlar el plan y programas de Mercadeo de la

Empresa, con el fin de crear, canalizar y mantener relaciones ptimas con
los usuarios.
2.
Formular la planificacin estratgica de mercadeo a corto, mediano y largo

plazo, para la toma de decisiones gerencial que orienten el desarrollo del
puerto.
3.
Coordinar reuniones peridicas con las Agencias Navieras autorizadas para

definir proyectos de mercados, expansin, operaciones e identificacin de
problemas de inters mutuo.
4.
Establecer contactos con puertos que pertenezcan a pases desarrollados

para adoptar tcnicas estratgicas.
5.
Coordinar y supervisar actividades de elaboracin y divulgacin de la

revista de la Empresa.
6.
Proporcionar informacin a usuarios sobre la clase de servicios,

procedimientos de solicitud y costo de operacin.
7.
Participar en reuniones de trabajo con funcionarios de la Empresa,

autoridades de Agencias Navieras y Compaas Estibadores.
8.
Evaluar el desempeo de funciones del personal a su cargo.
9.
Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad

orientadas hacia la proteccin de personas, instalaciones y carga.
10.
Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prcticas

relacionadas con la seguridad y salud laboral.
11.
Realizar otras funciones asignadas por la Gerencia General o Subgerencia

General.
ESPECIALIDAD: 05-15 MERCADEO
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CDIGO: 01-14
V.
SUPERVISIN:
Recibida de: Gerente y Subgerente General
Ejercida a: Personal de la Unidad de Comercializacin y Mercadeo.
VI.
RELACIONES:
Con las autoridades superiores, Gerentes de rea y Jefes de Unidad de la
Empresa. Funcionarios de Instituciones Pblicas y privadas, asimismo con
organismos internacionales y usuarios de los Servicios Portuarios.
VII.
REQUISITOS:
Opcin "A" interna:
Tres aos como Profesional Especializado III en la especialidad del puesto.
Legal: Colegiado Activo.
Opcin "B" externa:
Profesional de las Ciencias Econmicas.
Legal: Colegiado Activo
Experiencia:
Tres aos en trabajos relacionados al puesto especfico.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (BOP)
Sistemas de Gestin
Mercadeo y Ventas
Marketing Portuario
Plan Anual de Mercadeo
Estrategias de Marketing
Etiqueta y Protocolo
Dominio del idioma ingls
Habilidades:
Manejo de recursos humanos
Administracin del tiempo para atender asuntos globales y relevantes de su
Unidad
Capacidad de anlisis situacional y manejo de la informacin
Capacidad de negociacin colectiva e individual
Toma de decisiones
Distribucin espacial y abstracta
Tcnica para el manejo de equipo de cmputo y presentaciones
Don de mando
Redaccin de dictmenes
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
CDIGO: 01-14
VIII.
RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Responsable por el mobiliario y equipo cargado en su tarjeta de
responsabilidad.
Documentacin e Informacin:
Documentos que respaldan compromisos, contratos y la informacin que es
suministrada a los clientes o posibles inversionistas.
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________________________________________________________________________________________
I.
UNIDAD:
II.
TITULO DEL PUESTO:

ASISTENTE TCNICO III
CDIGO: 02-03
III.
FUNCIN BSICA:
Responsable de realizar labores de asistencia tcnica en el rea de
mercadeo y apoyo en la implantacin de estrategias de atencin al cliente.
IV.
FUNCIONES:
1.
Encargado de participar en reuniones peridicas con usuarios, para atender

sus necesidades de servicio, dndoles solucin a sus problemas.
2.
Asistir a la Jefatura de la Unidad, en cuanto a polticas de comercializacin y

mercadeo.
3.
Preparar propuestas tcnicas de mercadeo y materiales promocinales

como: boletines, guas, volantes, etc.
4.
Brindar soporte e Informacin a la Gerencia General con relacin a los

ndices de satisfaccin de los clientes en las diferentes reas de la
Empresa.
5.
Dar seguimiento a los clientes a quienes se les otorga en arrendamiento las

reas y locales de la Empresa.
6.
Mantener actualizada la base de datos de los clientes de la Empresa.
7.
Apoyar las diferentes actividades de la Unidad
8.
Atender de manera cordial y atenta ya sea personalmente o telefnicamente

al cliente que desea hacer un reclamo, queja o pedir alguna informacin.
9.
Responsable de recopilar datos para encuestas, entrevistando a los

clientes.
10.
Cumplir con las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la

proteccin de personas, instalaciones y carga.
11.
Cumplir con las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la

seguridad y salud laboral.
12.
Realizar otras funciones asignadas por el Jefe inmediato.

ESPECIALIDAD: 05-15
V.
MERCADEO
SUPERVISIN:
Recibida de: Jefe de Mercadeo
Ejercida a: Ninguno
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
VI.
VII.
CDIGO: 02-03
RELACIONES:
Con el Jefe de la Unidad, para recibir instrucciones, con el personal de la
Unidad y de otras unidades de la Empresa. Con clientes, arrendatarios de
reas y locales y proveedores.
REQUISITOS:
Opcin "A" interna:
Un ao como Asistente Tcnico II en la especialidad del puesto requerido.
Opcin "B" externa:
Cuarto ao aprobado en una carrera universitaria afn a la especialidad del
puesto.
Experiencia:
Tres aos en labores relacionadas con el puesto.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (B.O.P)
Sistemas de Gestin
Mercadeo y Ventas
Marketing Portuario
Servicio al Cliente
Etiqueta y Protocolo
Microsoft Office
Habilidades:
Trabajo en equipo.
Comunicacin.
Relaciones humanas.
Capacidad de anlisis.
Iniciativa
Integridad
VIII.
RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Por el mobiliario y equipo a su cargo.
Por los documentos que maneja.
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
I.
UNIDAD:
II.
TITULO DEL PUESTO:

ANALISTA DE MERCADEO
CDIGO: 01-06
III.
FUNCION BSICA:
Responsable de efectuar labores de anlisis e investigaciones de
Mercadeo y apoyar al Jefe de la Unidad en planificar, organizar y dirigir las
actividades de comercializacin de la Empresa.
IV.
FUNCIONES:
1.
Encargado de participar en reuniones peridicas con usuarios, para analizar

estadsticamente los servicios que se brinda, indicando tipo, montos
(quetzales), peso, frecuencias etc.
2.
Responsable de efectuar investigaciones, propuestas y estudios tcnicos de

Mercadeo para analizar la tendencia de mercado, tomando como base las
tendencias de crecimiento econmico del pas y del comercio internacional.
Que incluye la elaboracin de diagnsticos, propuestas de planes, tcnicas
y Bench Marketing en el rea de mercadeo.
3.
Contactar con otros puertos, para comparar fuerzas y debilidades y

promocionar los servicios portuarios e instalaciones.
4.
Preparar materiales promocinales y atender al usuario, dando solucin a

sus problemas dentro de su competencia.
5.
Elaborar encuestas del rea y de otras que le asignen, tabulacin y

presentacin de las mismas.
6.
Elaborar datos, graficas o formatos estadsticos de los reportes entregados

para presentacin de resultados de la Gerencia General.
7.
Verificar que estn recogiendo todos los reclamos en el rea de atencin al

cliente y que se les de seguimiento correspondiente para su pronta solucin.
8.
En ocasiones especiales atender personal o telefnicamente a los clientes

con reclamos serios, deber asistirlos y proporcionarles una solucin al
problema o comunicar de inmediato al rea correspondiente, as mismo
deber dar seguimiento y control a estos reclamos hasta la entera
satisfaccin de los clientes en las diferentes reas de la empresa.
9.
Brindar soporte e informacin importante a la Gerencia General con relacin

a los ndices de satisfaccin de los clientes en las diferentes reas de la
Empresa.
10.
Mantener actualizada la base de datos de los clientes de la Empresa.
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
CDIGO: 01-06
11.
Apoyar las diferentes actividades de la Unidad
12.

13.

14.
Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Mercadeo.

ESPECIALIDAD:
05-15 MERCADEO
V.
SUPERVISION:
Ejercida a: Ninguno
VI.
RELACIONES:
Con el Jefe de la Unidad, para recibir instrucciones, con el personal de la
Unidad y de otras unidades de la Empresa. Con clientes, arrendatarios de
reas y locales y proveedores.
VII.
REQUISITOS:
Opcin "A" interna:
Profesional Especializado I afn al puesto.
Legal: Colegiado activo.
Opcin "B" externa:
Profesional Licenciatura en Mercadotecnia o Administracin de Empresas.
Legal: Colegiado Activo.
Experiencia:
Cuatro aos de experiencia profesional en trabajos relacionados en el rea
de mercadeo y comercializacin, que incluya supervisin de personal
tcnico.
Capacitacin:
Sistemas de Gestin
Mercadeo y ventas
Marketing Portuario
Plan Anual de Mercadeo
Estrategias de Marketing
Servicio al cliente
Power point avanzado
Excel avanzado
Relaciones humanas
Etiqueta y protocolo
Dominio del idioma ingls tcnico
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
CDIGO: 01-06
Habilidades:
puesto.
Capacidad de anlisis situacional y manejo de la informacin.
Toma de decisiones.
Distribucin espacial y abstracta.
Tcnica para el manejo de equipo de cmputo y presentaciones.
Redaccin de dictmenes.
Iniciativa
Integridad
VIII.
RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Por el mobiliario y equipo cargado en su tarjeta de responsabilidad.
Documentos que respaldan compromisos, contratos y la informacin que es
suministrada a los clientes o posibles inversionistas.
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________________________________________________________________________________________
I.
UNIDAD:
II.
TITULO DEL PUESTO:

RELACIONISTA PBLICO
CDIGO: 02-22
III.
FUNCIN BSICA:
Consiste en planificar, coordinar, dirigir y ejecutar las actividades de
Relaciones Pblicas de Empresa Portuaria Quetzal.
IV.
FUNCIONES:
1.
Redactar artculos y noticias para la prensa, boletines, folletos, anuncios,

publicacin de licitaciones y otros informes relacionados con las Relaciones
Pblicas de la Empresa.
2.
Establecer excelentes relaciones con periodistas y medios de comunicacin

para el buen desarrollo de las Relaciones Pblicas de la Empresa.
3.
Brindar informacin referente a las actividades del Puerto Quetzal a

reporteros, periodistas y otros visitantes.
4.
Llevar el control y registro de noticias y comentarios que conciernen a

Empresa Portuaria Quetzal.
5.
Organizar y representar eventos culturales y otros similares de Relaciones

Publicas.
6.
Apoyar las actividades de la Unidad de Comercializacin y mercadeo con el

propsito de mejorar la imagen comercial de la Empresa.
7.

8.

9.
Realizar otras funciones asignadas por el Jefe inmediato.

ESPECIALIDAD: 05-13 RELACIONES PBLICAS
V.
SUPERVISIN:
Ejercida a: Secretaria y personal bajo su cargo.
VI.
RELACIONES:
Con el Jefe de la Unidad, para recibir instrucciones, con personal de otras
unidades y departamentos de la Empresa. Con periodistas, proveedores,
profesionales y ejecutivos de Instituciones Pblicas y Privadas, Nacionales
e Internacionales.
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________________________________________________________________________________________
CDIGO: 02-22
VII.
REQUISITOS:
Opcin "A" interna:
Un ao como Asistente Tcnico III en la especialidad del puesto que se
trate.
Opcin "B" externa:
Noveno semestre de una carrera afn a la especialidad del puesto.
Experiencia:
Tres aos en labores relacionadas con el puesto.
Capacitacin:
Sistemas de Gestin
Atencin al cliente
Mercadeo Portuario
Publicidad y propaganda
Presentaciones estratgicas
Ingles tcnico
Habilidades:
puesto.
Capacidad de anlisis situacional y manejo de la informacin.
Tcnica para el manejo de equipo de cmputo y presentaciones.
Redaccin de informes, artculos, noticias para prensa.
Iniciativa
Liderazgo
Comunicacin
Orientacin al cliente
VIII.
RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Es responsable del mobiliario y equipo a su cargo en su tarjeta de
responsabilidad (equipo de cmputo, equipo de edicin, videograbadoras,
cmaras fotogrficas y video).
Por los documentos e informes que maneja, requiere discrecionalidad en el
manejo de la informacin.
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I.
UNIDAD:
II.
TTULO DEL PUESTO:

SECRETARIA DE UNIDAD
III.
FUNCIN BSICA:
Consiste en efectuar actividades
Comercializacin y Mercadeo.
CDIGO: 04-12
secretariales
de
la
Unidad
de
IV.
FUNCIONES:
1.
Recibir, enviar y codificar la correspondencia que ingresa o egresa

respectivamente de la Unidad de Comercializacin y Mercadeo, llevando el
archivo de la documentacin correspondiente. Posteriormente, trasladar a
su Jefe Inmediato.
2.
Tomar dictados taquigrficos (oficios, providencias, actas, reuniones,

minutas, informe mensual de actividades de la Unidad), transcribir y
trasladarlos al Jefe para revisin y firma.
3.
Llevar agenda de las citas y asuntos pendientes de su Jefe Inmediato y

efectuar los recordatorios pendientes.
4.
Recibir y hacer llamadas telefnicas; atender al pblico en general,

funcionarios y empleados de la Empresa, proporcionando la informacin
correspondiente.
5.
Reproducir los informes, cuadros y documentos generados en la Unidad de

Comercializacin
y
Mercadeo,
elaborar
conocimientos
de
la
correspondencia, expedientes y otros documentos.
Elaborar y llevar control de los materiales y suministros.
7.
Asistir a su superior en seminarios, conferencias, reuniones de trabajo y

otros eventos.
8.

9.

10.

ESPECIALIDAD: 20-01 ACTIVIDAD SECRETARIAL
V.
SUPERVISIN:
Recibida de: Jefe de Mercadeo.
Ejercida a: Ninguno
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
VI.
VII.
CDIGO: 04-12
RELACIONES:
Con el Jefe de Mercadeo para recibir instrucciones de trabajo. Con el
personal de la Unidad para apoyar y proporcionar informacin y/o
documentos que soliciten. Con funcionarios y empleados de otras reas de
la Empresa, usuarios y funcionarios de otras entidades pblicas.
REQUISITOS:
Opcin "A" interna:
Dos aos como Secretaria de Departamento
Opcin "B" externa:
Ttulo de Secretaria Comercial y Oficinista o Secretaria Bilinge.
Experiencia:
Tres aos en labores de secretara y conocimiento del idioma ingls
(preferiblemente).
Capacitacin:
Sistemas de Gestin
Redaccin y ortografa
Redaccin de Informes
Trabajo en Equipo
Relaciones humanas
Servicio al cliente
Ingles
Habilidades:
Redaccin
Taquigrafa
Manejo de equipo de cmputo
Agudeza visual y auditiva
Relaciones humanas
Comunicacin.
VIII.
RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Es responsable del mobiliario y equipo en la realizacin de sus labores.
Es responsable por la recepcin de documentos y archivo de expedientes
de valor.
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
I.
UNIDAD:
II.
TITULO DEL PUESTO:

ASISTENTE TCNICO I
CDIGO: 02-01
III.
FUNCIN BSICA:
Recibir, atender y asistir tanto a los clientes internos como externos con
relacin a llamadas o visitas a la Unidad de Comercializacin y Mercadeo
en cuanto a cualquier requerimiento de los mismos.
IV.
FUNCIONES:
1.
Elaborar agenda de reuniones varias que se desarrollen dentro de la

Unidad.
2.
Envo de correos por diversos asuntos y coordinacin de refacciones para

distintas reuniones, relacionadas con la Unidad.
3.
Realizar y atender llamadas telefnicas internas y externas.
4.
Recibir y redactar documentos y trasladarlos a donde correspondan
5.
Atender clientes internos y externos.
6.
Elaborar solicitudes de compra, vales de caja chica, darle seguimiento y

liquidacin al finalizar el proceso.
7.

8.

9.

ESPECIALIDAD: 05-13 RELACIONES PBLICAS
V.
SUPERVISIN:
Recibida de: Jefe de Mercadeo.
Ejercida a: Ninguno.
VI.
RELACIONES:
Con el Relacionista Pblico, Jefe de Mercadeo, para recibir instrucciones.
Con el personal de otras unidades de la Empresa, casas comerciales,
entidades navieras y sector pblico.
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
CDIGO: 02-01
VII.
REQUISITOS:
Opcin "A" interna:
Dos aos como Oficial Administrativo II o Secretaria de Departamento en la
especialidad del puesto.
Opcin "B" externa:
Cuarto ao aprobado en una carrera universitaria afn al puesto.
Experiencia:
Dos aos en un puesto similar.
Capacitacin:
Sistemas de Gestin
Atencin al cliente
Habilidades:
Trabajo en equipo
Comunicacin
Relaciones humanas
Manejo de fotografa y video grabacin
VIII.
RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Es responsable del mobiliario y equipo a su cargo en su tarjeta de
responsabilidad.
Por la documentacin que maneja, valores y efectivo.
________________________________________________________________________________________

Funciones de La Unidad de Comercializacion y Mercadeo

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EMPRESA PORTUARIA QUETZAL/CLASAL-2012

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL/CLASAL-2012

UNIDAD DE COMERCIALIZACIN Y MERCADEO

NOMBRE DEL PUESTO

ASISTENTE TECNICO III

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL/CLASAL-2012

UNIDAD DE COMERCIALIZACIN Y MERCADEO

Desarrollar actividades de seleccin e investigacin de mercados para

Analizar, planear, implementar y controlar los programas dirigidos a crear,

Llevar control sobre los niveles de venta y estimular la demanda de los

Coordinar las actividades de publicidad, comercializacin y mercadeo para

Revisar y fortalecer los procesos de comercializacin y mercadeo mediante el

Establecer contacto con usuarios a efectos de tratar lo relacionado a las

Llevar control de contratos a efecto de coordinar con la Unidad de Asesora

Planificar reuniones de trabajo con usuarios y personal de la Empresa para

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL/CLASAL-2012

TITULO DEL PUESTO:

Planificar, organizar, dirigir, controlar el plan y programas de Mercadeo de la

Formular la planificacin estratgica de mercadeo a corto, mediano y largo

Coordinar reuniones peridicas con las Agencias Navieras autorizadas para

Establecer contactos con puertos que pertenezcan a pases desarrollados

Coordinar y supervisar actividades de elaboracin y divulgacin de la

Proporcionar informacin a usuarios sobre la clase de servicios,

Participar en reuniones de trabajo con funcionarios de la Empresa,

Evaluar el desempeo de funciones del personal a su cargo.

Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad

Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prcticas

Realizar otras funciones asignadas por la Gerencia General o Subgerencia

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL/CLASAL-2012

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL/CLASAL-2012

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL/CLASAL-2012

TITULO DEL PUESTO:

Encargado de participar en reuniones peridicas con usuarios, para atender

Asistir a la Jefatura de la Unidad, en cuanto a polticas de comercializacin y

Preparar propuestas tcnicas de mercadeo y materiales promocinales

Brindar soporte e Informacin a la Gerencia General con relacin a los

Dar seguimiento a los clientes a quienes se les otorga en arrendamiento las

Mantener actualizada la base de datos de los clientes de la Empresa.

Apoyar las diferentes actividades de la Unidad

Atender de manera cordial y atenta ya sea personalmente o telefnicamente

Responsable de recopilar datos para encuestas, entrevistando a los

Cumplir con las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la

Cumplir con las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la

Realizar otras funciones asignadas por el Jefe inmediato.

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL/CLASAL-2012

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL/CLASAL-2012

TITULO DEL PUESTO:

Encargado de participar en reuniones peridicas con usuarios, para analizar

Responsable de efectuar investigaciones, propuestas y estudios tcnicos de

Contactar con otros puertos, para comparar fuerzas y debilidades y

Preparar materiales promocinales y atender al usuario, dando solucin a

Elaborar encuestas del rea y de otras que le asignen, tabulacin y

Elaborar datos, graficas o formatos estadsticos de los reportes entregados

Verificar que estn recogiendo todos los reclamos en el rea de atencin al

En ocasiones especiales atender personal o telefnicamente a los clientes

Brindar soporte e informacin importante a la Gerencia General con relacin

Mantener actualizada la base de datos de los clientes de la Empresa.

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL/CLASAL-2012

Apoyar las diferentes actividades de la Unidad

Cumplir con las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la

Cumplir con las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la

Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Mercadeo.

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL/CLASAL-2012

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL/CLASAL-2012