Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final

Identificacin de la empresa
1.
2.
3.
4.

Origen y evolucin de la organizacin

Qu tipo de negocios desarrolla y su ponderacin en laorganizacin
Alcance de la operacin
Nmero de empleados

Modelo Kast&Rosenzweig

S-s. Razn de ser

El subsistema de fines y objetivos
incluye el conjunto de propsitos o finalidades establecidos en forma dinmica
por la empresa para alcanzar su misin global en la sociedad. Incluye la
visin, la misin y los valores empresarios; los objetivos generales y las estrategias
para alcanzarlos y las polticas y metas especficas.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Visin
Qu acciones ha realizado la organizacin Para alcanzar la visin?
Misin clara?
Objetivos estratgicos claros? Precisos, realistas?
Valores organizacionales?
Mencione los aspectos sobre los cuales se ejecuta la estrategia y
califique su resultado
7. Se diagnostican oportunidades, amenazas? Cmo?
8. Se diagnostican fortalezas y debilidades? Cmo?
9. Se aprovechan oportunidades? Cmo?
10.Rendimiento evaluado peridicamente y reajustado en consecuencia?
11.Para los prximos aos la direccin ha planeado los proyectos de
inversin en relacin al desarrollo de la empresa?
12.La direccin busca reforzar el sentimiento de orgullo frente a la empresa
por medios prcticos, favoreciendo la movilizacin del personal? (imagen
corporativa)
13.La cooperativa tiene diseados planes de entrenamiento para sus
ejecutivos en modelos contemporneos de gestin?

Ss. Tecnolgico
comprende las metodologas, entrenamientos, conocimientos,

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Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final
herramientas y tcnicas para desarrollar las tareas y procesos y alcanzar
los objetivos de la organizacin.

1. Tiene la cooperativa documentados sus procesos operativos (compra de

caf y prestacin de servicios a sus asociados)?
2. Identifica la cooperativa cuellos de botella en la ejecucin de sus
procesos operativos?
3. Existe planeacin para la ejecucin de los procesos operativos?
4. Existen ndices de utilizacin de los recursos productivos?
5. Como se mide la productividad de la operacin. Se toman acciones para
evitar operaciones intiles y reducir prdidas de tiempo y de materiales?
6. Existe un plan de incentivos basado en mejoras de productividad? Si
existe, A quienes aplica el sistema de incentivos?
7. Se tiene implementado un sistema para el control de inventarios?
8. Se tiene implementado un sistema de gestin de calidad?
9. Se tiene una rea para la Investigacin y Desarrollo? Cmo opera?
10.Posicin de la direccin frente a adopcin de nuevas tecnologas (tec.
dura)? ejemplos
11.Posicin de la direccin frente a adopcin de nuevos conocimientos (tec.
blanda)? ejemplos
12.Cul ha sido la actualizacin tecnolgica de la organizacin En los
ltimos 3 aos?
13.En que tecnologas se apoya la organizacinpara la prestacin del
servicio?
14.Cual es el Grado de capacitacin del personal para operar sta
tecnologa?
15.Existe un sistema de evaluacin del servicio?

Ss. Estructural
incluye la formalizacin de las relaciones entre el
subsistema tecnolgico y el psicosocial. Se refiere a la manera en que estn divididas y
coordinadas las tareas de la organizacin e involucra a la estructura formal
e informal. Incluye divisin, organizacin y coordinacin de las tareas y
funciones; descripciones de puestos, reglas y procedimientos; lneas de autoridad
o responsabilidad, comunicacin y flujos de trabajo.

1.
2.
3.
4.

Organigrama y distribucin del trabajo

Que instancias regulan la gobernabilidad de la cooperativa?
Se tiene definido un Manual de funciones para cada cargo? Se cumple?
Se cuenta con un manual de Desempeo para la Cooperativa?. Si
existe,Cmo se mide el desempeo del personal para cada nivel
jerrquico?
5. Se tiene un sistema de comunicacin organizacin?
2

Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final

6. Cuales medios de comunicacin le permiten a la direccin conocer

inquietudes/aportes de los empleados de diferentes niveles jerrquicos?
7. Se cuenta con un sistema de indicadores de Gestin que permita medir:
ndice de Rotacin, Antigedad?
8. Existen polticas y estrategias d ela Cooperativa para atraer personal
calificado?
9. Existen polticas en la organizacinpara conservar personal de calidad
10.Cual es el Nivel de formacin del personal de la Cooperativa?
11.Existe en la organizacin Programas de entrenamiento y capacitacin de
personal de cada nivel?
12.Existe en la Organizacin una poltica de Desarrollo de personal y plan
de promociones y ascensos?Si existe, cuantos empleados han
participado en el?
13.Existe una estructura de Compensacin asociada a variables de
productividad?
14.La remuneracin de la organizacin es competitiva en comparacin con
la competencia directa?
15.Existe un sistema de compensacin de beneficios extra-legales para los
empleados, A que niveles aplica?
16.Existen polticas de tercerizacinen la compaa? Si existen, Cuales son?
17.Qu procesos tienentercerizados en la organizacin?
18.Existen procedimientos para hacer el control de los servicios
tercerizados?

S-s. Psico-social
abarca a los diferentes actores de la empresa y a sus
relaciones entre s y con la organizacin. Involucra la conducta individual, las
relaciones humanas y factores culturales.

1. La organizacin mide sistemticamente el clima laboral?

2. Existen mecanismos para identificar situaciones de conflictos de orden
laboral en la dinmica de la organizacin?
3. Genera la organizacinmecanismos para la resolucin de conflictos?
Cules?
4. Que caracteriza la cultura Organizacional de la Cooperativa?
5. Existe una concepcin acerca del modelo cooperativo en los asociados
6. Emplea la Coooperativa mecanismos orientados a fomentar y fortalecer
la gestin cooperativa?
7. La cooperativa evalua la percepcin de los asociados frente al esquema
Cooperativo
8. Que Mecanismos que regulan la gestin de la cooperativa?

Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final

S-s. de Gestin
aglutina, organiza y controla los otros
subsistemas, facilita la interaccin entre los mismos y promueve el aumento de
efectividad de la organizacin en su conjunto. Incluye los procesos administrativos
y los sistemas de decisiones, autoridad, funciones administrativas de planificacin,
direccin y control

1.
2.
3.
4.

Cul es el nicho al que est dirigida la organizacin?

Qu clientes atiende la organizacin?
Cules son las necesidades del cliente?
Describa el proceso de toma de decisiones en la organizacin, para los
niveles estratgico, tctico y operativo?
5. Cules han sido los indicadores financieros en los ltimos 3 aos?
Cartera, rotacin inventarios, endeudamiento, gastos vs ventas, ingresos
y utilidades, indicador de liquidez
6. Cul ha sido la fuente de recursos financieros utilizada por la
cooperativa?
7. La cooperativa posee una estrategia competitiva definida?
8. Evale la estrategia competitiva actual de la empresa respecto a las
siguientes variables, exigencias del sector, economa nacional,
expectativas de los usuarios, y resultados para los socios
9. Qu diferencia hay entre la visin de la organizaciny la de sus
competidores?
10.Qu acciones de la competencia llaman la atencin de la organizacin?
11.Identifica ud. algn lder del sector?
12.Se proyectan cambios estratgicos en la organizacin? En qu plazo?
13.Cual es la Orientacin del proceso de Planeacin en la Cooperativa esta
orientado a: Largo Plazo, mediano Plazo, Corto plazo, acciones
inmediatas?
Micro-entorno
Organismos
1. Que organizaciones ejercen influencia/regulan la organizacin?
Cmo?
2. Cul ha sido el desempeo del sector de desempeo de la
cooperativa en los ltimos 3 aos?
3. Qu normatividad debe cumplir la organizacin Para el desarrollo
de su actividad?
Proveedores
1. Existe un esquema definido de negociacin con proveedores?
Descrbalo.
4

Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final

2. Existe un procedimiento para realizar el seguimiento al

cumplimiento de los compromisos de los proveedores?
3. Existe un esquema formal de seleccin de proveedores? (De
insumos agropecuarios)

Tecnologa
1.
2.
3.
4.

Existe una tecnologa caracterstica de la industria?

Qu tecnologasson utilizadas en este sector?
Cules de estas tecnologas estn adoptadas en la cooperativa?
Que tan frecuentes son las innovaciones tecnolgicas de
produccin en la industria?
5. Que desarrollos tecnolgicos son aplicadas al proceso
administrativo?
6. Estas tecnologas son aplicadas por la organizacin?

Recursos Financieros
1. Cuales son las fuentes de financiacin de la organizacin?
2. A que tipo de subvenciones o auxilios tiene acceso la
organizacin?
3. Existe posibilidad de acceder a diferentes fuentes de financiacin?
4. Cual es el nivel de endeudamiento actual de la cooperativa?

Tendencias
1. Qu cambios se prevn en el sector? En qu plazo?

Macro Entorno
Poltica
1. Cmo afecta la dinmica de la poltica a la organizacin?
2. Qu influencias polticas se ejercen en la organizacin?
3. Qu efectos tiene el predominio de cierto partido poltico en la
admon. Pblica sobre la organizacin?
5

Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final

4. Practica la organizacin Actividades de cabildeo? Sobre que

entidad? Que beneficios le reporta? (costo vs beneficio)
5. Afectan las polticas del gobierno nacional el desempeo del
sector?
Economa
1. Qu variables macro-econmicas tienen efecto en el desempeo
de la organizacin? Qu efecto?
2. Cmo afectan los TLCs a la organizacin?

Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final

Identificacin de la empresa
1. Origen y evolucin de la organizacin
Cooperativa de Caficultores de Antioquia, NIT 811.025.861-5, ubicada en
el barrio Laureles en la ciudad de Medelln. Es producto del acto
voluntario de los asociados de las Cooperativas de Caficultores del
Oriente de Antioquia y Fredonia, para hacer una Cooperativa slida que
contribuya al bienestar de sus afiliados y la familia cafetera.
Fue creada el 31 de Julio de 2000 con la fusin de las cooperativas de
caficultores de Fredonia y Oriente de Antioquia. El 31 de Julio de 2001 se
incorpora la Cooperativa de Caficultores de la zona del Norte y Nordeste
de Antioquia, conformando as una base social de 10.500 asociados.
Su radio de accin comprende las regiones del Oriente, Suroeste
cercano, Suroeste medio, Norte y Nordeste de Antioquia, materializando
su misin a travs de 54 Puntos de Servicio de Compras de Caf,
cubriendo 63 municipios y haciendo presencia los 365 das del ao.

2. Qu tipo de negocios desarrolla y su ponderacin en la organizacin

Servicio de compra-venta de caf verde y actividades relacionadas as,

2007

INGRESOS
Descuentos no asociados y Comisiones

2008

INGRESOS

2009

INGRESOS

248,487.0

0.26%

247,366.0

0.20%

233,542.0

0.24%

Ventas de Fertilizantes

6,067,264.0

6.24%

8,187,837.0

6.78%

8,610,261.0

9.03%

Ventas de Caf

90,545,616.
111,791,171.
93.14%
0
0

92.58%

85,689,026.0

89.82%

0.15%

434,604.0

0.46%

Ventas de otras mercancas netas

0.0

0.00%

166,426.0

0.17%

Intereses en crditos cartera asociados

31,234.0

0.03%

69,163.0

0.06%

77,724.0

0.08%

Cuotas de Admisin o Afiliacin

20,333.0

0.02%

21,551.0

0.02%

13,669.0

0.01%

130,467.0

0.13%

143,023.0

0.12%

162,457.0

0.17%

0.0

0.00%

107,869.0

0.09%

136,837.0

0.14%

1,120.0

0.00%

285.0

0.00%

1,026.0

0.00%

0.0

0.00%

10,327.0

0.01%

40,044.0

0.04%

Servicios de Seguridad y Transporte

del Caf

Descuentos por pronto pago a

proveedores
Recuperaciones de Provisiones Cartera
Asociados
Servicios de Transporte
Incentivos de Proveedores por metas

176,802.0

0.00%

0.00%

Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final
de ventas
Otros servicios
Ingresos totales

1,277.0

0.00%

0.0

97,212,224 100.00% 120,755,394

0.00%
99.99%

0.00%
95,399,190

99.96%

3. Alcance de la operacin
Las regiones del Oriente, Suroeste cercano, Suroeste medio, Norte y
Nordeste de Antioquia, materializando su misin a travs de 54 Puntos
de Servicio de Compras de Caf, cubriendo 63 municipios.
4. Nmero de empleados
98

Modelo Kast&Rosenzweig

S-s. Razn de ser

El subsistema de fines y objetivos
incluye el conjunto de propsitos o finalidades establecidos en forma dinmica
por la empresa para alcanzar su misin global en la sociedad. Incluye la
visin, la misin y los valores empresarios; los objetivos generales y las estrategias
para alcanzarlos y las polticas y metas especficas.

1. Visin
En el ao 2012 la Cooperativa de Caficultores de Antioquia ser
reconocida por sus asociados como una Cooperativa competente en la
comercializacin del caf y en laprestacin de sus servicios.
2. Qu acciones ha realizado la organizacinpara alcanzar la visin?
1. Tener un personal altamente comprometido en el logro de la Visin y
cumplimiento de la Misin Institucional.
2. Elevar el nivel de capacitacin del personal de la Cooperativa para
lograr una mayor eficiencia en el desarrollo de su labor.
3. Fortalecer los canales de comunicacin de la Cooperativa para con sus
asociados y empleados.
4. Disponer de herramientas tecnolgicas que optimicen los procesos.
5. Sostener estndares de calidad en los productos que se comercializan
y en la forma como se prestan los servicios a los asociados.

Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final

6. Ofrecer un mnimo conocimiento sobre el funcionamiento interno de la

Cooperativa a los empleados.
7. Disponer de un personal altamente comprometido, formado y
capacitado, con el conocimiento esencial sobre el funcionamiento de la
Cooperativa para el logro del Plan Estratgico Institucional.
8. Fortalecer los canales de comunicacin que permitan un flujo
dinmico y oportuno
3. Misin
La Cooperativa de Caficultores de Antioquia tiene como misin contribuir
al desarrollo integral de sus asociados a travs de la eficiente y eficaz
comercializacin de caf y de la prestacin de servicios
complementarios afines con su objeto social.
4. Objetivos estratgicos
1. Comercializacin sostenible y con valor agregado
2. Competitividad e innovacin
3. Caficultura integrada al mundo de la tecnologa
4. Desarrollo de la comunidad cafetera
5. Posicionamiento del Caf de Colombia y su portafolio marcario
6. Agenda cafetera para el pas y el mundo
7. Eficacia, legitimidad y democracia
8. Sostenibilidad financiera
5. Valores organizacionales
Un colaborador de la FNC debe tener las siguientes actitudes:
Compromiso: Primero el caficultor luego lo dems. En cada
decisin que se debe tomar, buscar primero el beneficio del
caficultor.
Bsqueda del bien comn: Estar en disposicin de ceder un
beneficio particular ante una opcin que beneficie al Gremio en
general.
Responsabilidad: Asumir consecuencias de los propios actos.
Cumplir con el deber sin que deban recordrselo.
Liderazgo: Capacidad de influir positivamente tanto interna como
externamente.
Disciplina: Acatar decisiones an sin estar de acuerdo. Seguir
normas y procedimientos previamente acordados.
Creatividad: Actitud positiva frente al cambio. (innovacin)
Proactividad (Actitud positiva ante las tareas y deberes).
Honestidad: Utilizacin de recursos en aquello para lo cual han
sido destinados. Denunciar actuaciones no ticas.
Transparencia: Puertas Abiertas (nada que esconder) Decisiones
abiertas.
9

Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final

6. Mencione los aspectos sobre los cuales se ejecuta la estrategia y

califique su resultado

Dimensiones

Calificacin
(Min. 1, Max. 7)

Opciones para reducir los

costos
Control costo laboral
Mejoramiento contino
Copia e imitacin
Calidad de servicio
Desarrollo Propio
Identidad de imagen
Lealtad de los asociados
Total

6
4
5
5
6
6
5
6
5.38

7. Se diagnostican oportunidades, amenazas? Cmo?

8. Se diagnostican fortalezas y debilidades? Cmo?

9. Se aprovechan oportunidades? Cmo?
10.Rendimiento evaluado peridicamente y reajustado en consecuencia?
La gestin se mide durante el desarrollo de las tareas a travs de
indicadores cuantitativos, y en el desarrollo de los procesos a travs de
indicadores cualitativos para verificacin de cumplimientos.
11.Para los prximos aos la direccin ha planeado los proyectos de
inversin en relacin al desarrollo de la empresa?
12.La direccin busca reforzar el sentimiento de orgullo frente a la empresa
por medios prcticos, favoreciendo la movilizacin del personal? (imagen
corporativa)
13.Los ejecutivos se informan sobre nuevas tcnicas de gestin?

Ss. Tecnolgico
10

Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final
comprende las metodologas, entrenamientos, conocimientos,herramientas y tcnicas
para desarrollar las tareas y procesos y alcanzar
los objetivos de la organizacin.

1. Cmo es el proceso productivo?

El caficultor lleva su producto a la cooperativa. All, en el punto de
compra verifican las cualidades fsicas del caf, como aspecto, si tiene
defectos y en qu porcentaje y su rendimiento al trillarlo.
En el punto de compra se le paga al caficultor de contado el precio al
que se puede comprar el caf en el mercado internacional ms una
bonificacin por su calidad especial.
De los puntos de compra de las cooperativas, se enva el caf a las 18
bodegas de Almacaf donde se realizan las pruebas de taza para
verificar la calidad y que cumplan con los requerimientos del cliente, una
vez hecho este proceso se enva el caf a los puertos para su
comercializacin en el exterior.
2. Cules son los cuellos de botella?
Estos se presentan en la prestacin del servicio por las siguientes
causas.
Insuficiencia de personal
Escasez de insumos
Daos de equipos
Incumplimiento de terceros
Falta de capital de trabajo
Descoordinacin entre reas encargadas del servicio
Documentacin legal
Fallas administrativas
Trmites bancarios
3. Cmo se planea la produccin?
No aplica
4. El grado actual de utilizacin de los recursos productivos es
satisfactorio? Cmo se podra mejorar?
5. Para mejorar productividad, se toman acciones para evitar operaciones
intiles y reducir prdidas de tiempo y de materiales?
6. Existe un plan de incentivos basado en mejoras de productividad? A
quienes aplica?
7. Las compras estn bien controladas y las relaciones con proveedores son
eficaces y cordiales?
8. Se hace control de inventarios de M.P. y de Prod. Terminado?
9. Se lleva un sistema de gestin de calidad?
10.Se hace II+DD? Cmo?
11.Innovacin de productos?
11

Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final

12.Posicin de la direccin frente a adopcin de nuevas tecnologas (tec.

dura)? ejemplos
13.Posicin de la direccin frente a adopcin de nuevos conocimientos (tec.
blanda)? ejemplos
14.Cmo ha sido la actualizacin tecnolgica de la organizacin En los
ltimos 3 aos?
15.En que tecnologas se apoya la organizacin Para la prestacin del
servicio?
16.Grado de capacitacin del personal para operar sta tecnologa?
17.Existe un sistema de evaluacin del servicio?
S, se hace a travs de monitoreo manual. Se identifican las causas ms
frecuentes que generan demoras en la prestacin de los mismos. As,

Causa
Escasez de insumos
Insuficiencia de personal
Dao de equipos
Incumplimiento (terceros)
Falta de capital de trabajo
Descoordinacin entre las reas encargadas del servicio
Fallasadministrativas
Documentacin legal
Trmites en bancos
Total

Calificacin (Frecuente
1, Poco 7)
5
6
5
5
4
4
4
6
3
4.67

Ss. Estructural
incluye la formalizacin de las relaciones entre el
subsistema tecnolgico y el psicosocial. Se refiere a la manera en que estn divididas y
coordinadas las tareas de la organizacin e involucra a la estructura formal
e informal. Incluye divisin, organizacin y coordinacin de las tareas y
funciones; descripciones de puestos, reglas y procedimientos; lneas de autoridad
o responsabilidad, comunicacin y flujos de trabajo.

1. Organigrama y distribucin del trabajo

12

Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final

2.
3.
4.
5.
6.

Que instancias regulan la dinmica de la cooperativa?

Manual de funciones para cada cargo? Se cumple?
Cmo se mide el desempeo del personal para cada nivel jerrquico?
Se practica la comunicacin transversal? Cmo?
Que medios de comunicacin le permiten a la direccin conocer
inquietudes/aportes de los empleados de diferentes niveles jerrquicos?
7. Antigedad de empleados de cada nivel?
8. ndice de rotacin de personal para cada nivel jerrquico?
9. Cmo se siente la direccin con estos niveles?
10.Qu capacidad tiene la organizacin De atraer personal de calidad (para
cada nivel jerrquico)?
11.Qu capacidad tiene la organizacin De conservar personal de calidad
(para cada nivel jerrquico)?
12.Nivel de formacin del personal para cada nivel?
13.Hay en la organizacin Programas de formacin de personal de cada
nivel?
14.Aplica la organizacin El plan carrera? Al rededor de cuantos empleados
lo han hecho? Desde que niveles?
15.Cmo es la remuneracin de la organizacin En comparacin con la
competencia?
16.Que incentivos extra-legales se ofrecen al empleado de cada nivel en la
organizacin?
17.Qu procesos se tercerizan en la organizacin?
18.Qu seguimiento se hace a la ejecucin del servicio tercerizado?
13

Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final

S-s. Psico-social
abarca a los diferentes actores de la empresa y a sus
relaciones entre s y con la organizacin. Involucra la conducta individual, las
relaciones humanas y factores culturales.

1. Existen herramientas para medir el clima laboral?

2. Cules son los conflictos ms comunes que se presentan en la
organizacin?
3. Se presentan los mismos conflictos con regularidad? Que frecuencia?
4. Genera la organizacin Escenarios para la resolucin de conflictos?
Cmo? Cules?
5. Cmo se caracteriza la cultura administrativa de la organizacin?

S-s. de Gestin
aglutina, organiza y controla los otros
subsistemas, facilita la interaccin entre los mismos y promueve el aumento de
efectividad de la organizacin en su conjunto. Incluye los procesos administrativos
y los sistemas de decisiones, autoridad, funciones administrativas de planificacin,
direccin y control

1.
2.
3.
4.

Cul es el nicho al que est dirigida la organizacin?

Qu clientes atiende la organizacin?
Cules son sus necesidades?
Describa el proceso de toma de decisiones en la organizacin Para los
niveles estratgico, tctico y operativo?
5. Cules han sido los indicadores financieros en los ltimos 3 aos?
Cartera, rotacin inventarios, endeudamiento, gastos vs ventas, ingresos
y utilidades, indicador de liquidez
6. Cul ha sido el plan de recursos financieros aplicado en los ltimos 3
aos?
7. Evale la estrategia competitiva actual de la empresa respecto a las
siguientes variables, exigencias del sector, economa nacional,
expectativas de los usuarios, y resultados para los socios
8. Qu diferencia hay entre la visin de la organizacin Y la de sus
competidores?
9. Qu acciones de la competencia llaman la atencin de la organizacin?
10.Quien es el lder del sector?
11.Qu cambios se prevn en la organizacin? En qu plazo?

14

Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final

Micro-entorno
Organismos
1. Que organizacins ejercen influencia/regulan la organizacin?
Cmo?
2. Cul ha sido el desempeo de la industria en los ltimos 3 aos?
3. Qu normatividad debe cumplir la organizacin Para el desarrollo
d su actividad?
Proveedores
1. Cul es el esquema de negociacin con proveedores?
2. Cul es el proceso de seguimiento al cumplimiento de los
compromisos de los proveedores?

Tecnologa
1. Qu tcnicas de produccin predominan en la industria?
2. Cmo difieren stas con las empleadas por la organizacin?
3. Que tan frecuentes son las innovaciones tec.s de produccin en la
industria?
4. Qu tecnologas predominan en la industria en el rea
administrativa?
5. Cmo difieren stas con las empleadas por la organizacin?
6. Que tan frecuentes son las innovaciones tec.s administrativas en
la industria?

Recursos Financieros
1. Con que fuentes de financiacin cuenta la organizacin?
2. A que subvenciones tiene acceso la organizacin?

Tendencias
1. Qu cambios se prevn en el sector? En qu plazo?

Macro Entorno
15

Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final

Poltica
1. Cmo afecta la dinmica de la poltica a la organizacin?
2. Qu influencias polticas se ejercen en la organizacin?
3. Qu efectos tiene el predominio de cierto partido poltico en la
admin. Pblica sobre la organizacin?
4. Practica la organizacin Actividades de cabildeo? Sobre que
entidad? Que beneficios le reporta? (costo vs beneficio)
5. Cmo afectan las polticas del gobierno nacional el desempeo del
sector?
Economa
1. Qu variables macro-econmicas tienen un efecto en el desempeo
de la organizacin? Qu efecto?
2. Cmo afectan los TLCs a la organizacin?

3.1. Subsistemas
3.1.1. SubsistemaRazn de Ser1
Elanco divisin veterinaria de la empresa farmacutica humana Eli Lilly and
Company, hace parte de una de sus unidades de negocio, la cual se encuentra
definida por sus valores: respeto por las personas, excelencia e integridad.

Misin:hacer que las ciencias de la vida funcionen mejor para la gente

transformando la protena animal; del mismo modo cuidando los animales
de compaa.

Visin:Alimento y compaa que enriquezcan la vida.

Dentro del formato de preguntas que componen este subsistema, el cuestionario

se enfoc en determinar lo que la direccin y colaboradores perciben acerca de la
compaa, su ventaja competitiva, propuesta de valor y la estrategia con la que
opera, esto relacionado a la misin y visin empresarial. Adems, se cont con la
percepcin por parte de los clientes como fuente de informacin.

1 Fuente de informacin: entrevistas de todos los colaboradores.

16

Informe Final

Asesoras en Gestin Organizacional

Informe Final

Los colaboradores muestran un entendimiento claro de lo que es Elanco , enfocan

la Misin:enriquecer la vida a travs de la produccin de alimentos y animales de
compaa y laVisin:proveer al productor, tecnologas probadas para incrementar
la produccin de protena animal; para aportar a losclientes una promesa de
productos y servicios con valores agregados.
As mismo, ellos resaltan el posicionamiento de marca, debido a que Elanco
entrega soluciones confiables a travs de productos de calidad y plataformas
(herramientas) tecnolgicas que le ayudan a los clientes a cumplir sus objetivos
internos, convirtindose en aliado estratgico.
3.1.2. SubsistemaTecnolgico2
Este subsistema se enfoc en evidenciar al proceso de ventas como proceso
misional o core de Elanco y el papel de los procesos de apoyo, los productos
ofrecidos y los recursos tecnolgicos con los que cuenta la compaa.
Se contemplan los siguientes atributos de los productos y servicios de Elanco :
o Molculas patentadas respaldadas por investigacin y desarrollo.
o Eficacia en los animales probada a travs de estudios experimentales y
verificados con testimoniales de clientes.
o Son innovadores en productos nuevos al mercado
o Resultados consistentes a travs del tiempo.
o Productosrespaldadospor la marca
o Servicios de consultora con expertos de la industria bien sea aviar, porcina
o ganadera.
o Herramientas Tecnolgicas como hojas de clculo de excel, softwares de
monitoreo de las producciones para las distintas especies.

2 Fuente de informacin: Entrevista a Direccin Comercial.

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Para el proceso de ventas se contemplan diferentes reas: la comercial, las reas

de soporte administrativo, soporte tcnico, rea de regulatoria y

asuntos

corporativos y pblicos. Todas las reas anteriores deben estar alineadas entre s
para garantizar que el proceso se lleve a cabo exitosamente y se genere una
mejora continua del mismo de acuerdo a la realidad externa.
Como se mencion anteriormente, el proceso core o fundamental de la
organizacin es ventas, por lo que da los lineamientos en los cuales se puede
operar y la secuencia lgica de las decisiones a tomar. Un buen proceso de
identificacin de las necesidades de los clientes, permite desarrollar la promesa de
valor individualizada a travs del uso de plataformas tecnolgicas de producto o
servicio, es decir, el proceso dicta secuencialmente que se debe hacer primero.
Grfica 9.Proceso de venta

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El proceso de venta opera bajo los siguientes tres mtodos: Consultating Selling
Skills, manejo de cuentas de clientes estratgicos SAM (Startegic Account
Management), y la plataforma EKS (Elanco Knowledge Solutions).
El manejo de cuentas SAM, es un mtodo que los representantes de ventas
utilizan de forma exclusiva con clientes estratgicos, buscando conocer a las
organizaciones como un todo para as identificar sus necesidades y determinar el
potencial del cliente para finalmente convertirse ms que en proveedor de
servicios y productos en socio estratgico de estas compaas.
La plataforma EKS se enfoca en el desarrollo de herramientas y plataformas
tecnolgicas (software para el monitoreo de la produccin pecuaria y el
diagnstico de patologas, control de consumo de alimento por los animales, hojas
de clculo en Excel, manejo de costo-beneficio relacionado con el consumo de los
productos de Elanco, entre otras) utilizadas por la industria animal para ayudarle
al productor a entender los datos que se generan para tener un mejor manejo de
su operacin3.
Es importante indicar que no hay entrega y proposicin de valor a partir de EKS,
sin una identificacin clara del sistema SAM, adems lo que otorga estos procesos
es que a partir de la generacin de datos se produzca un informacin clara que se
traduzca en conocimiento.
La contribucin de la tecnologa a la promesa de valor es fundamental. Elanco
basa la estrategia en innovacin tanto en producto, como en herramientas de
conocimiento EKS, lo cual se evidencia en las patentes de sus productos, de los
cuales ms del 95% han sido desarrollado por Elanco.
Como punto adicional que afecta el proceso de ventas, se identific que a los
colaboradores de Elanco les preocupa la falta de influencia dentro de las polticas
y regulatorias del gobierno nacional. Factor que inquieta al equipo en general, por
3 Evidenciado en la entrevista con la direccin general, lder de suministro y servicio al cliente.
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la falta de apoyo y compromiso de los entes regulatorios frente al uso de

tecnologas. Tambin preocupa crecer en el mercado con 4 productos dentro del
portafolio y que esto limite la fuerza de ventas con que cuenta la compaa
disminuyendo la cobertura de la misma en zonas del pas 4.
La gerencia comercial considera que se siguen teniendo problemas en servicio al
cliente (no enfocado a la persona que desempea la posicin), sino con la falta de
una respuesta efectiva y eficiente debido a que la marca est lo suficientemente
posicionada.
3.1.3. SubsistemaPsicosocial5
La sede colombiana de Elanco cuenta con una estructura plana permitiendo que
los empleados propongan mejoras internas, aunque generalmente, las mejoras
internas se dan a travs de la supervisin de primera lnea (supervisor inmediato).
Dentro de la carrera de cada colaborador de Elanco se cuenta con un mapa de
entrenamiento definido por cargo y por persona. Por una parte se tienen cursos
mandatorios exigidos por la empresa para seguridad del empleado y por otra
parte, se deben realizar entrenamientos especficos contemplados por unidad de
negocio para aumentar el conocimiento tcnico de la fuerza de ventas.
Los empleados entrevistados se encuentran motivados en la realizacin de sus
labores diarias, debido a que ven en la organizacin una opcin de plan de
carrera. Perciben adems, que sus labores no son estticas sino que se alinean
con los desafos que les propone el mercado da a da, lo cual ha contribuido con
su desarrollo personal y profesional puesto que los asensos en la compaa
dependen del potencial y de evaluaciones de desempeo. Adicional a lo anterior,
por ser una sucursal relativamente pequea y atomizada por varios pases permite
4Fuente de informacin: entrevistas a representantes de ventas
5 Fuente de informacin: todos los colaboradores de Elanco
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que las relaciones laborales sean ms cordiales en donde los valores de Eli Lilly
and Company son vivenciados tanto en el trato con los compaeros, como en los
negocios con los clientes.
Por otra parte, a nivel de rotacin de personal, se evidenci en las entrevistas que
las cifras son menores a un 5%. Lo anterior debido que en cargos medios y de
apoyo la rotacin es baja.

Situacin que es diferente para cargos altos,

especficamente a nivel de direccin, en los cuales en promedio hay anualmente

cambios en la direccin de la afiliada.

3.1.4. SubsistemaEstructural6
Colombia hace parte de la sucursal de Latinoamrica de Elanco , la afiliada de
Latinoamrica de donde hace parte Colombia. Ver Grfica 11. Organigrama.
La divisin de las funciones en el trabajo estn ligadas a las actividades core de la
empresa, es decir, el proceso de ventas, el cual es considerado como la lnea de
fuego y el resto de los procesos de soporte indirecto a ventas (soporte
administrativo, operaciones, regulatorio y asuntos pblicos, soporte tcnico, etc).
Con base en lo anterior, se disea la capacidad del puesto y cul debe ser la
descripcin y el alcance de la posicin. Este proceso se realiza en el momento en
que se recluta recurso humano. En caso de no contar con el perfil para un cargo
especfico se elabora uno con el apoyo de Eli Lilly and Company.
Lo anterior, debido a que la direccin y la gerencia indican que el aporte de la
cadena de valor al mapa de procesos se direcciona para que la estrategia gue a
la estructura de la compaa y no la estructura a la estrategia.

6 Fuente de informacin entrevistas direccin general y gerentes comerciales.

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Grfica 10.OrganigramaElancoSucursalLatinoamericana

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