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Implementacin VUE Sector Agro

Antecedentes
Mediante Decreto Ejecutivo 285, suscrito el 18 de marzo de 2010, el gobierno
crea La Ventanilla nica de Comercio Exterior (VUE) cuyo objetivo principal es
integrar, optimizar y sistematizar los procesos y servicios de las instituciones
del Estado relacionadas con el comercio exterior, asegurando el cumplimiento
y el control eficiente de las operaciones, brindndole al usuario final
(importadores /exportadores) un mejor y ms rpido servicio al facilitarle
realizar todos los trmites previos a una importacin/exportacin a travs de
un nico portal.
El Ministerio de Agricultura, Ganadera, Acuacultura y Pesca (MAGAP) es la
institucin rectora del agro, responsable de regular, facilitar, controlar y formar
la gestin de la produccin agrcola, pecuaria, forestal, pesquera y acucola del
pas. Entre los objetivos que destaca la institucin son:

Fortalecer la institucionalidad del sector pblico del agro para que sea un
factor coadyuvante al desarrollo de la competitividad, sostenibilidad y
equidad de los recursos productivos;
Impulsar la modernizacin del agro, orientado a la reactivacin
productiva, en funcin de la demanda y con nfasis en la calidad,
diferenciacin y generacin de valor agregado orientado a su desarrollo
sustentable.

Bajo estos objetivos la importacin y exportacin de productos relacionados al


sector constituye parte fundamental de la actividad del multisector y de gran
importancia para la economa del pas, adems de generar empleo y entrada
de divisas al pas, proporciona trabajo a miles de ecuatorianos.
Frente a esto en octubre del 2013 la Coordinacin General del Sistema de
Informacin Nacional y el Despacho Ministerial en cumplimiento con el decreto
emprenden la estructuracin de una Unidad de Ejecucin que tendra en
primera instancia la misin de implementar todos los formularios de MAGAP y
adscritas a la Ventanilla nica Ecuatoriana de Comercio Exterior.
Luego de 2 aos y 5 meses, la Unidad creada est conformada por un equipo
que da soporte transversalmente a todas las entidades del sector agro con
formularios en Ventanilla nica, adems de procurar la optimizacin de
procesos, interacciones entre entidades y atencin al ciudadano.

Etapas de Evolucin
La Unidad VUE del MAGAP ha sido una estructura dinmica dentro del MAGAP,
esta versatilidad le ha permitido responder a las exigencias de los organismos
rectores como MCPEC y SENAE, as como a las necesidades propias del sector y
la interaccin con las entidades del Sector Agro 1. Se pueden identificar 5
1 Agrcola, Ganadero, Acucola, Pesquero y Forestal

etapas de evolucin de esta Unidad, mismas que responden a los momentos


que se han vivido con los objetivos planteados, siendo:
1.
2.
3.
4.
5.

Etapa
Etapa
Etapa
Etapa
Etapa

de
de
de
de
de

empoderamiento.
construccin de soluciones.
estabilizacin.
entrega y seguimiento.
optimizacin y mejora.

Durante el recorrido por estas 5 etapas se ha logrado mantener el equipo base


y la estructura de la Unidad, teniendo un Coordinador Tcnico, un lder de
desarrollo y un lder de soporte. Con esta estructura base se han atendido a
las siguientes entidades:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Subsecretaria de Comercializacin
Subsecretaria de Ganadera
Subsecretaria de Agricultura
Subsecretaria de Acuacultura
Subsecretaria de Recursos Pesqueros
Instituto Nacional de Pesca
Agrocalidad
Unibanano

Mismas que en el momento de creacin de la Unidad VUE se encontraban aun


en definiciones del proceso con el MCPEC y no se haba iniciado las pruebas
con los sistemas internos.

Etapa de empoderamiento

Se inician las conversaciones con MCPEC, CUPIA y SENAE para entender


la arquitectura del sistema y los formularios de comercio exterior que se
necesitan poner en uso para los ciudadanos.
Se analiza la capacidad montada en MAGAP y las adscritas y la
estructura de cada entidad para atender los tramites de comercio
exterior que entraran por ventanilla nica.
Se estudia cada trmite y su relacin con un formulario en VUE, se
identifican oportunidades de mejora y de simplificacin.
Se analizan los sistemas que en ese momento contaba MAGAP para
atender los trmites de VUE, como son SIMEX y Unibanano.
Se propone del desarrollo de herramientas sostenibles para las
entidades de Pesca, acuacultura y Agrocalidad.
Se construye una estructura en territorio, dentro de cada entidad para
atender las actividades pre y post produccin como pruebas,
documentacin, atencin al usuario, mantenimiento del sistema,
desarrollo de mdulos, etc. Teniendo en cuanta la realidad de cada
entidad y respetando las decisiones de las autoridades.

Etapa de construccin de soluciones


Una vez se aprehendi la arquitectura de funcionamiento de VUE en
Ecuapass, se entendieron los procesos e interacciones de comercio exterior en
el sector Agro y se logr consolidar un liderazgo y una imagen ante las

instituciones se pudo iniciar el proceso de construccin de soluciones en todas


las entidades de manera paralela, teniendo:

Para MAGAP (Comercializacin, Ganadera y Agricultura) se decide


utilizar el software SIMEX, solventando los errores que tena, atendiendo
los requerimientos de los funcionarios y realizando la interconexin con
ECUAPASS.
Para el Viceministerio de Acuacultura y Pesca (S. Acuacultura, S.
Recursos Pesqueros e INP) se contrata una consultora para implementar
un BPM que permita atender los trmites que se generen por VUE. Se
utiliza BonitaSoft versin community para todos los trmites de este
viceministerio.
Con la S. Comercializacin para el formulario de autorizacin de
exportacin de musceas, Unibanano se automatiza la interaccin con
VUE en el mismo sistema utilizado previamente para el control de cupos
y marcas, desarrollado en PHP.
En Agrocalidad se realiz un desarrollo interno con los funcionarios de la
entidad para gestionar todos los trmites de VUE sobre el sistema GUIA
(PHP) centralizando de esta forma los trmites internos y los de VUE en
una misma herramienta.

Etapa de Estabilizacin
Luego de que se pone en produccin un formulario y este entra en vigencia con
los Operadores de Comercio Exterior (OCE) se determina un periodo de
estabilizacin en el que se hace un seguimiento minucioso a cada solicitud y a
la atencin que da la entidad y los funcionarios a la misma, esto dentro del
periodo de transicin de fsico a digital y mientras los funcionarios se educan
en el uso de las herramientas, esta etapa finaliza luego de que no se han
recibido ms observaciones ya sea por parte de los usuarios o de los
funcionarios, pudiendo indicar que el formulario esta estable.
Durante esta etapa se puede modificar o ajustar los flujos de procesos, los
requisitos de cada formulario, la transmisin de datos con SENAE y las
respuestas que se tiene con los OCEs tanto para rechazo, aprobacin o
subsanacin, de igual forma los formatos impresos si lo amerita.
En esta
etapa se corrigen en produccin cualquier casustica que no haya sido
contemplada durante el anlisis, desarrollo o pruebas, hasta que el formulario
y el proceso estn a satisfaccin de los ciudadanos y funcionarios.

Etapa de entrega y seguimiento


Luego de que se determina que un formulario es estable se realiza de
manera gradual su entrega a la entidad duea del proceso para que se le haga
un seguimiento interno, cuando se han entregado todos los formularios a una
entidad se puede proceder con la desvinculacin de los servidores de MAGAP
de la herramienta de gestin o sistema interno y posteriormente realizar el
traspaso del Gateway como tal para que la interaccin se a directa entre
entidad y SENAE.

El seguimiento se lo realiza mediante mesas de mejora continua donde


intervienen funcionarios de la entidad, funcionarios de VUE y OCEs tratando de
identificar oportunidad de mejora a nivel de proceso y de formulario.
Cuando se determinan requerimientos de mejora se realiza la solicitud a SENAE
y se regresa con una versin de desarrollo a la etapa de anlisis para empezar
nuevamente el ciclo.
Los formularios implementados por entidad son:
Entidad

Formularios en VUE

Subsecretaria
de
Comercializacin

1. 133-001 Solicitud de importacin de


Productos Agropecuarios
o 005 Licencia de importacin
alimentos zootecnicos excepto
pases de la can
o 006 Licencia de importacin
comercializacin excepto pases de
la CAN.

Subsecretaria
Ganadera

de

2. 133-001 Solicitud de importacin de


Productos Agropecuarios
o 004 Certificado de importacin de
materiales e implementos de uso
veterinario
o 007 Certificado de importacin de
materiales e implementos de uso
veterinario

Subsecretaria
Agricultura

de

3. 133-001 Solicitud de importacin de


Productos Agropecuarios
o 001 Autorizacin de importacin de
fertilizantes y afines
o 002 Autorizacin de importacin de
muestras de fertilizantes y afines
o 003 Autorizacin de importacin de
fertilizantes y afines registrados a
nombre de terceros
4. 133-002 Solicitud de Certificado de Registro
de Operadores de Semillas

Subsecretaria
Acuacultura

de

5. 139-004 Certificado de Acreditacin de


Origen Legal
6. 139-005 Formulario DSP-121
7. 139-006 Solicitud de Importacin de
Especies Vivas, Productos o Insumos de y
para la Acuacultura
8. 139-007 Autorizacin para la Exportacin
de Alimento Balanceado

9. 139-008 Solicitud de Autorizacin para


Productos de prohibida exportacin y sujeta
a Autorizacin Previa
Subsecretaria
de
Recursos Pesqueros

1. 143-002 Autorizacin para la Exportacin


de Productos Pesqueros Sujeto a
Restricciones: Aletas de Tiburn
2. 143-003 Autorizacin para la Exportacin
de Productos Pesqueros Sujeto a
Restricciones - Pepino y Langosta de mar
Procedente de Galpagos
3. 143-004 Validacin del Documento
Estadstico del Patudo
4. 143-005 Certificado de Acreditacin de
Origen Legal
5. 143-007 Certificado de Exportacin del
Atn a Mxico
6. 143-009 Certificado de Captura
7. 143-010 Certificado de Captura
Simplificado
8. 143-011 Declaracin de Pesca Importada
con Procesamiento
9. 143-012 Declaracin de Pesca Importada
sin Procesamiento
10.143-014 Autorizacin para Descarga de
Pescado Embarcaciones Extranjeras a
Puertos Ecuatorianos
11.143-015 Acuerdo de Autorizacin para la
Celebracin de Contratos de Asociacin o
Arrendamiento de Embarcaciones
Extranjeras
12.143-016 Autorizacin para la Importacin
de Embarcaciones Pesqueras.

Instituto Nacional de
Pesca

13.130-001 Certificado Sanitario de


Exportacin nico (Consumo Humano)
14.130-004 Certificado Sanitario de
Exportacin nico (Consumo Animal)
15.130-006 Certificado Sanitario de
Exportacin (Brasil) Cultivo
16.130-008 Certificado Sanitario de
Exportacin (Rusia) Consumo Humano
17.130-010 Certificado Sanitario de
Exportacin (Argentina)
18.130-012 Certificado Sanitario de
Exportacin (China) Consumo Humano
19.130-014 Certificado Sanitario de
Exportacin (China) Consumo Animal
20.130-016 Certificado de Registro Sanitario

Unificado
21.130-019 Autorizacin de Importacin de
Productos de Uso Acucola
22.130-021 Certificado Sanitario de
Importacin
23.130-027 Certificado de Libre Circulacin o
Comercializacin
24.130-031 Certificacin de Libre Virus
25.130-032 Certificacin de Planta
26.130-033 Certificacin de Producto
27.130-034 Certificacin de Libre Clera
28.130-039 Certificado de Calidad
29.130-040 Certificado Sanitario de
Exportacin (Brasil) Pesca Extractiva
30.130-042 Certificado Sanitario de
Exportacin (Rusia) Consumo Animal.
Agrocalidad

31.101-001 Solicitud de Registro de Operador


32.101-002 Solicitud de Importacin de
Productos Agropecuarios
a. Permiso Fitosanitario de Importacin
b. Permiso Zoosanitario de Importacin
c. Autorizacin de importacin de
plaguicidas y afines de uso agrcola
d. Autorizacin sanitaria de productos
veterinarios
33.101-008 Certificado Zoosanitario de
Exportacin
34.101-024 Documento de Destinacin
Aduanera (DDA)
35.101-031 Certificado Fitosanitario de
Exportacin (CFE)
36.101-047 Certificado de Libre Venta
37.130-044 Certificacin de Procedencia

Unibanano

38.150-001 Permiso de Exportacin de


Musceas

Con un total de 54 trmites automatizados, actualmente todos los procesos de


comercio exterior del MAGAP se los realiza a travs de Ventanilla nica. Con
este mismo espritu se estn incorporando otros trmites dentro de VUE,
dentro de la planificacin de este ao se tiene:
1.
2.
3.
4.
5.

Autorizacin de importacin de material propagativo


Autorizacin de importacin de material gentico
Certificado de exportacin de productos de la pesca para Canad
Licencia de importacin de productos forestales
Certificado de exportacin de productos forestales

Adems en esta etapa se est realizando la integracin entre las instituciones


de VUE pertenecientes al sector agro para reducir an ms los tramites de los
OCEs y los documentos adjuntos que deben adjuntar, facilitar la comparticin
de informacin entre formularios y transparentar la gestin.

Lecciones aprendidas
Procurando ser abstracto en la sntesis de lecciones aprendidas durante estos
casi 3 aos de gestin, vamos a resumir las lecciones aprendidas por cada
etapa antes mencionada:
1. Etapa de empoderamiento.
a. Es ms sencillo construir un sistema desde 0 que reparar uno ya
hecho, reciclar no aplica a sistemas por lo general.
b. La base de un sistema est en sus definiciones, si no tenemos
claro el proceso, los ajustes post produccin sern como construir
un sistema nuevamente.
c. Cuando se ha parchado demasiado un sistema es mejor deshacer
y hacer de nuevo
d. Se debe dedicar suficiente tiempo para el entendimiento del
proceso, el diseo de la arquitectura, el planteamiento de un
esquema de trabajo y una metodologa de implantacin, siendo
as el tiempo de desarrollo se reduce sustancialmente.
2. Etapa de construccin de soluciones.
a. La interaccin con los actores es fundamental para el desarrollo
no podemos definir hitos y entregas finales sin tener previamente
entregas de productos funcionales.
b. El responsable de un proyecto es tanto el desarrollador como el
dueo del proceso, de su efectiva comunicacin depende el xito
de la implementacin.
c. La transferencia de conocimiento post desarrollo resulta ineficaz,
es mejor construir con los funcionarios tcnicos cualquier solucin
informtica para asegurar la sostenibilidad de un proyecto
informtico
3. Etapa de estabilizacin.
a. El cliente siempre tiene la razn, es aplicable en este caso,
siendo el ciudadano nuestro principal cliente, es importante en la
fase de estabilizacin interactuar con los actores y entender sus
necesidades.
b. ms sencillo, ms eficiente, las soluciones no siempre deben ser
complicadas o complejas, el proceso de automatizacin debe
simplificar los procesos, no complicarlos.
c. Lo ltimo que se mira es el sistema, frente a un problema es
recomendable revisar el proceso como tal en primer lugar, los
factores externos, los errores humanos, la falta de conocimiento,
la experiencia y al final el cdigo de un sistema, esto ha resuelto
y ha permitido ahorrar varias horas de s y desarrollo.
4. Etapa de entrega y seguimiento.

a. El dueo del proceso es el responsable del proceso no el


funcionario de tecnologa.
b. Las entidades deben empoderarse de sus trmites y sus procesos.
c. Se puede implementar inteligencia de negocios en base a la
informacin que actualmente se tiene.
5. Etapa de optimizacin y mejora.
a. Siempre se puede mejorar
b. Si piensas que algo va bien, solo es tu punto de vista.