Agentes de retención

Quienes son y cuales son sus responsabilidades.

El estado colombiano, como una medida para recaudar anticipadamente un impuesto, ha recurrido
a la figura de la Retención en la fuente. Esta figura consiste en que cada vez que se efectúe una
operación sujeta a un impuesto, se retenga un valor por concepto de dicho impuesto.

Por regla general, la retención debe practicarla la persona que realice el pago, siempre y cuando
la persona retenida sea sujeto pasivo del impuesto que origina la retención, y que además, el
concepto por el cual se va a retener, efectivamente sea un concepto sujeto a retención.

Las personas encargadas de practicar la reatención se denominan Agentes de retención, y la

norma señala expresamente quienes son estos agentes.

Agentes de Retención en Renta

Sobre el respecto el Artículo 368 del Estatuto Tributario contempla:

“Son agentes de retención o de percepción, las entidades de derecho público, los fondos de
inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios,
las comunidades organizadas, las uniones temporales y las demás personas naturales o jurídicas,
sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u
operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción
del tributo correspondiente”.

Como bien se puede concluir de la norma transcrita, toda Persona jurídica es agente de retención.
Respecto a la Persona natural, esta es agente de retención solo si cumple las condiciones
establecidas en el Artículo 368-2 del Estatuto Tributario:

“Ser comerciantes y que en el año inmediatamente anterior tuvieren un patrimonio bruto o unos
ingresos brutos superiores a 30.000 UVT”.

Agentes de Retención en Iva

Estos están definidos en el artículo 437-2 del Estatuto tributario:

“Agentes de retención en el impuesto sobre las ventas. Actuarán como agentes retenedores del
impuesto sobre las ventas en la adquisición de bienes y servicios gravados:
1. Las siguientes entidades estatales:
La Nación, los departamentos, el distrito capital, y los distritos especiales, las áreas
metropolitanas, las asociaciones de municipios y los municipios; los establecimientos públicos, las
empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el
Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las exista dicha
participación pública mayoritaria cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los
órdenes y niveles y en general los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue
capacidad para celebrar contratos.
2. Quienes se encuentren catalogados como Grandes Contribuyentes por la DIAN, sean o no
responsables del IVA, y los que mediante resolución de la DIAN se designen como Agentes de
Retención en el Impuesto sobre las ventas.
3. Quienes contraten con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país la prestación
de servicios gravados en el territorio Nacional, con relación a los mismos.
4. Los responsables del régimen común, cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios
gravados, de personas que pertenezcan al régimen simplificado.
5. Las entidades emisoras de tarjetas crédito y débito y sus asociaciones, en el momento del
correspondiente pago o abono en cuenta a las personas o establecimientos afiliados. El valor del
impuesto no hará parte de la base para determinar las comisiones percibidas por la utilización de
las tarjetas débito y crédito.
Cuando los pagos o abonos en cuenta en favor de las personas o establecimientos afiliados a los
sistemas de tarjetas de crédito o débito, se realicen por intermedio de las entidades adquirentes o
pagadoras, la retención en la fuente deberá ser practicada por dichas entidades.
6. La Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil, por el 100% del impuesto sobre las ventas que
se cause en la venta de aerodinos.
Parágrafo 1º. La venta de bienes o prestación de servicios que se realicen entre agentes de
retención del impuesto sobre las ventas de que tratan los numerales 1, 2 y 5 de este artículo no
se regirá por lo previsto en este artículo.
Parágrafo 2o. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá mediante resolución retirar
la calidad de agente de retención del impuesto sobre las ventas a los Grandes Contribuyentes que
se encuentren en concordato, liquidación obligatoria, toma de posesión o en negociación de
acuerdo de reestructuración, sin afectar por ello su calidad de gran contribuyente”.

Las personas naturales que pertenezcan al Régimen común en el Impuesto a las ventas, y así no
cumplan las condiciones del Artículo 368-2 del Estatuto Tributario, también son Agentes de
Retención por concepto de Iva asumido al Régimen simplificado. Siempre que adquiera productos
o servicios gravados a una persona perteneciente al régimen simplificado deberá asumir el Iva
correspondiente, lo cual se hace mediante el mecanismo de retención.

La retención en la fuente por Iva no opera cuando la operación sucede entre personas o empresas
pertenecientes al Régimen común, entre Grandes contribuyentes o entre entidades estatales, en
otras palabras, solo existe retención cuando las entidades estatales o los grandes contribuyentes
adquieren productos gravados al régimen común o al régimen simplificado, o, cuando el régimen
común adquiere productos o servicios al régimen simplificado o a no domiciliados. Cuando la
operación se da entre grandes contribuyentes, o entre estos y entidades estatales o viceversa, no
hay lugar a la retención en la fuente por Iva, tampoco cuando el régimen común le compra a un
gran contribuyente o a una entidad estatal.
Obligaciones de los Agentes de Retención.

Es obligación del agente retenedor practicar la retención siempre que haya lugar a ello. Para esto
se debe tener en cuenta tanto el sujeto de retención, como el concepto a retener.

Respecto a los sujetos de retención, hay que tener en cuenta que algunas empresas no están
sujetas a retención en la fuente por renta, como es el caso de las empresas pertenecientes al
Régimen especial, a las entidades no contribuyentes, al estado y sus diferentes unidades
administrativas, y cuando la operación sujeta a retención no supere los topes establecidos por la
ley (4 UVT en servicios y 27 UVT en compras).

Si un agente de retención, estando obligado a practicar la retención y no lo hiciere, deberá

responder ante el estado por el valor dejado de retener. En este caso, el agente de retención
puede solicitar al sujeto de retención el reembolso del valor no retenido.

Igualmente de la interpretación del artículo 177 en concordancia con el 632, numeral 3 del E. T,
se puede concluir, que si el agente de retención no cumple con su obligación de retener, no se le
aceptaran como costo o deducción los valores sobre los cuales no practicó la retención, o
habiéndola practicado no las hubiere consignado.

Así como el agente retenedor por equivocación puede no retener un valor debiendo hacerlo (Y
debe responder por ese hecho), puede también suceder que por error practique indebidamente
una retención, caso en el cual puede ser objeto de una reclamación por parte del afectado.

Todo agente de retención esta en la obligación de presentar su respectiva declaración

mensualmente. Esta declaración debe presentarse así en el respectivo periodo no se hayan
practicado retenciones. Con la ley 1111 de 2006, solo las Juntas de acción comunal, están
exoneradas de presentar la declaración de retención en ceros (0.00), es decir, si en el respectivo
mes no practicaron retención alguna.

Las declaraciones se deben presentar con todas las formalidades exigidas por la norma, de lo
contrario se pueden considerar cono no presentadas y eso significa presentarlas nuevamente y en
tal caso se debe calcular y pagar la respectiva sanción por extemporaneidad.
El artículo 580 del Estatuto Tributario establece cuando una declaración se tiene como no
presentada:

No se entenderá cumplido el deber de presentar la declaración tributaria, en los siguientes casos:

a. Cuando la declaración no se presente en los lugares señalados para tal efecto.
b. Cuando no se suministre la identificación del declarante, o se haga en forma equivocada.
c. Cuando no contenga los factores necesarios para identificar las bases gravables.
d. Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar, o cuando
se omita la firma del contador público o revisor fiscal existiendo la obligación legal.
e. Cuando la declaración de retención en la fuente se presente sin pago”
El agente retenedor esta en la obligación de consignar oportunamente los valores retenidos. Si no
lo hace, la declaración se considera como no presentada. La ley 1111 de 2006, permite al agente
retenedor presentar la declaración sin pago, solo, y solo si dispone de un saldo a favor que pueda
ser objeto compensación, y que ese saldo a favor se haya originado antes de la presentación de la
declaración de retención sin pago. Además, el contribuyente debe solicitar la compensación dentro
de los seis meses siguientes, de lo contrario la declaración de retención se considerara como no
presentada.

Adicionalmente, la ley 599 de 2000, en su artículo 402, contempla prisión de 3 a 6 años para los
agentes de retención (o sus representantes legales), si dentro de los dos meses siguientes a las
fechas establecidas para su declaración y pago, no se consignan las retenciones practicadas.
Contempla también una multa equivalente al doble de los valores no consignados sin que esta
supere los 50.000 Salarios mínimos mensuales vigentes.

Los agentes de retención están obligados a expedir los respectivos certificados de retención, a los
sujetos pasivos a quienes se les haya retenido.

Los certificados deben contener los siguientes aspectos o requisitos:

Articulo 379. Contenido del certificado de ingresos y retenciones. El Certificado de Ingresos y

Retenciones contendrá los siguientes datos:
a. El formulario debidamente diligenciado.
b. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
c. Apellidos y nombres del asalariado.
d. Cédula o NIT del asalariado.
e. Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor.
f. Cédula o NIT del agente retenedor.
g. Dirección del agente retenedor.
h. Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los
mismos y monto de las retenciones practicadas.
i. Firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos consignados son
verdaderos, que no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el período
a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de
conformidad con las normas pertinentes.

Articulo 381. Certificados por otros conceptos. Cuando se trate de conceptos de retención
diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, los agentes
retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones que contendrá:
a. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
c .Dirección del agente retenedor.
d. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la
retención.
e. Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
f. Concepto y cuantía de la retención efectuada.
g. La firma del pagador o agente retenedor.
A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedirá un certificado por
cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado
anual.

El artículo 667 del Estatuto Tributario contempla sanciones para quien se niegue a expedir los
certificados:

“Los retenedores que, dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional, no cumplan con la
obligación de expedir los certificados de retención en la fuente, incluido el certificado de ingresos
y retenciones, incurrirán en una multa hasta del cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o
abonos correspondientes a los certificados no expedidos.
La misma sanción será aplicable a las entidades que no expidan el certificado de la parte no
gravable de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores.
Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución
independiente, previamente, se dará traslado de cargos a la persona o entidad sancionada, quien
tendrá un término de un (1) mes para responder.

La sanción a que se refiere este artículo, se reducirá al diez por ciento (10%) de la suma
inicialmente propuesta, si la omisión es subsanada antes de que se notifique la resolución de
sanción; o al veinte por ciento (20%) de tal suma, si la omisión es subsanada dentro de los dos
meses siguientes a la fecha en que se notifique la sanción. Para tal efecto, en uno y otro caso, se
deberá presentar, ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de
aceptación de la sanción reducida, en el cual se acredite que la omisión fue subsanada, así como
el pago o acuerdo de pago de la misma”.

Los agentes de retención deben conservar los respectivos soportes donde conste que se han
practicado las retenciones, que se han declarado y consignado.

No debemos olvidar, que si en un momento dado no se puede probar que se cumplió con la
obligación de retener, y según los artículos 177 y 632, numeral 3 del E. T, no se reconocerán los
costos y deducciones sobre las cuales no se haya practicado la retención estando obligado a
hacerlo.

DOCUMENTO ELABORADO POR JUAN FERNANDO CASTAÑEDA SEPULVEDA