Repblica de Colombia

Alcalda de Galn
Cdigo:

Versin: 2

Fecha: Septiembre/2014

Nit: 890.206.722-4

Pg.:

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ACTA DE REUN IN DE APERTURA DE AUDITORIA INTERNA

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Comisara de Familia

RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: CLAUDIA PATRICIA LPEZ
AUDITOR INTERNO: Luz Marina Rueda Jaimes
Fecha: Septiembre 30 de 2014
Hora de inicio: 2:00 pm
Lugar: Comisara de Familia

1. Asistencia
La reunin de Apertura cont con la asistencia de los siguientes funcionarios CLAUDIA
PATRICIA LOPEZ GOMEZ (Comisara de Familia).
Por parte del equipo de Auditora: Luz Marina Rueda Jaimes
Presentacin.
El auditor interno realiz una breve presentacin, el jefe del proceso llev a cabo la
presentacin, luego explic por parte del Jefe del Proceso, el contenido del plan de
trabajo en cuanto a los horarios de trabajo, responsable de las distintas actividades,
ejecucin de reuniones de seguimiento para evaluar avance del trabajo e informar ajustes
a la programacin.
2. Propsitos y objetivos de la auditora: el auditor interno explic a los asistentes el
propsito principal de las auditoras a realizar, consistente en los siguientes
objetivos:

Calle 6 No. 5-35 Tels. 7219306- 7219396 Telefax: 7219349

Pg. Web: www.galan-santander.gov.co
GALN-SANTANDER

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Demostrar la conformidad del sistema de gestin auditado

Dar recomendaciones que propicien el mejoramiento del sistema de control interno
Identificar Fortalezas del sistema de gestin
Identificar riesgos que no estn en el alcance del sistema de gestin
Levantar, si es el caso, en ltima instancia no conformidades del sistema.

3. Reunin de cierre e informe de auditora

Siendo las 2:00 pm del da 30 de Septiembre se da inicio al proceso de auditora interna a

la dependencia de la Comisaria de Familia.
Responsable del proceso auditado:

CLAUDIA PATRICIA LPEZ GMEZ

Comisara de Familia.

Original Firmado.

Calle 6 No. 5-35 Tels. 7219306- 7219396 Telefax: 7219349

Pg. Web: www.galan-santander.gov.co
GALN-SANTANDER

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AUDITORIA INTERNA
DEPENDENCIA COMISARIA DE FAMILIA

DEPENDENCIA: COMISARIA DE FAMILIA

RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA: CLAUDIA PATRICIA LPEZ
AUDITOR PRINCIPAL: LUZ MARINA RUEDA JAIMES
FECHA DE INICIO: SEPTIEMBRE 30 DE 2014
FECHA DE TERMINACIN: OCTUBRE 07 DE 2014.
LUGAR: COMISARIA DE FAMILIA.

OBJETO DE LA AUDITORA:

Evaluar la gestin y las actividades desarrolladas por la comisaria de familia durante el

primer semestre del ao.

ALCANCE DE LA AUDITORA

Esta auditora se prctica mediante la revisin de documentos que soportan legal,

tcnicamente que las actividades y los procedimientos utilizados por la comisara de
familia estn de acuerdo con las normas que le son aplicables y si los procedimientos
estn operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la
entidad.
Se da inici a la Auditora Interna por parte de la Oficina de Control Interno, siendo las
2:00 pm del 30 de Septiembre de 2014, la Jefe de Control Interno imparte la metodologa
a seguir.
La auditora se practica mediante entrevista con el dueo del proceso, revisin de
documentos que soportan legal y tcnicamente la actividad desarrollada por la comisaria
de familia en el perodo comprendido de Enero a Agosto de 2014.

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La dependencia de la Comisara de Familia (Comisaria de Familia) y Carlos Eduardo

Ros, para la prestacin de servicios de apoyo a la gestin para el fortalecimiento
institucional de la Comisara de Familia.
La Jefe de la Dependencia pone a disposicin de la Jefe de Control Interno la
documentacin requerida para la realizacin de la auditora, as las cosas se procede a
revisar el material documental.
Manifiesta el jefe de la dependencia que las diferentes actuaciones que adelanta la
comisara de familia se archivan en carpetas as:
Autos y Notificaciones, Audiencias de Conciliacin, Resoluciones, Ofici.os enviados,
Informes al Juzgado, Citatorios, Notificaciones, Declaraciones, Denuncias y Solicitudes y
Certificaciones

ACTOS ADMINISTRATIVOS COMISARIA DE FAMILIA

No. De Resolucin
14-005

Radicado
2014-009-00

2014-020-00

14-007

14-010

2014-005-00

Resolucin

2014-004-00

Original Firmado

Proceso
Trmite Administrativo de
Restablecimiento de Derechos
(orientacin de consumo de
bebidas).

Por medio del cual se impone

una multa a un
establecimiento pblico por
vender licor a menores de
edad.
Trmite Administrativo de
Restablecimiento de
Derechos (orientacin
adolescentes consumen
bebidas alcohlicas)
Trmite Administrativo
Restablecimiento de
Derechos. (Inasistencia
alimentaria).

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2014-008

2014-018-00

Trmite Administrativo
Restablecimiento de
Derechos.

019

0000

Amonestacin a Padres de
Familia.

Auto avoca conocimiento

2014-001-00

Fijacin cuota alimentaria

Auto que abre investigacin

Administrativa de Derechos

2014-003-00

Reconocimiento de
Paternidad

Auto

2014-005-00

Presunto actos sexuales con

menor de 14 aos.

Auto de Apertura de Verificacin

de Derechos.

2014-009-00

Solicitud de Orientacin
bebidas alcohlicas.

Auto avoca conocimiento

2014-035-00

Solicitud Provisional de
Custodia.

Auto diligencias preliminares

2014-047-00

Solicitud de valoracin
Psicolgica a un adolescente.

Audiencia de Conciliacin

2014-001-00

Fijacin cuota alimentaria

Provisional.

Audiencia de Conciliacin

Orientacin y conciliacin
Docente-Alumno.

Audiencia de conciliacin

2014-012-00

Disolucin y liquidacin de
Sociedad Conyugal

Audiencia de Conciliacin

2014-030-00

fijacin Cuota Alimentaria

Provisional

Audiencia de Conciliacin.

2014-032-00

Fijacin Cuota Alimentaria P.

Acta de Audiencia no conciliacin 2014-033-00

Fijacin Cuota Alimentaria

Audiencia de Conciliacin

2014-035-00

Custodia Provisional.

Auto

2014-034-00

Archivo Diligencias

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Auto

2014-041-00

Archivo Diligencias

Auto

2014-049-00

Archivo Diligencias

Notificacin por Edicto.

2014-020-00

Por medio de la cual se

impone una multa.

ACCIONES DE PROMOCIN DENUNCIAS:

Se evidencia ACTAS DE COMPROMISO Y PROTECCIN
responsables del cuidado y proteccin de los adolescentes.

con los padres y/o

Se evidencia avisos por la Emisora de Barichara Santander, en donde se les informa o se

les notifica a los accionados que deben comparecer ante la Comisaria de Familia del
Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos.
Se evidencia tambin los CITATORIOS a los Accionantes o Accionados, en donde le
notifican que se inici el proceso de Restablecimiento de Derechos y quien lo instaura, le
solicitan comparecer ante la Comisara de Familia, le fijan el da, la hora y se informa que
si no comparece para la diligencia el trmite continuar.
Se observa evidencias en donde la Comisara de Familia traslada informes de diligencias
o solicitudes de acompaamiento a las
Entidades Externas como la ESE Hospital
Galn, otras Comisaras, la Personera Municipal, Estacin de Polica de Galn, Prroco
de Galn, Coordinadora de la Casa de la Cultura, Rector del Colegio IAGG, Concejo
Municipal, Juzgado Promiscuo Municipal, Psiclogo Adscrito Comisara, Secretaria de
Gobierno, Secretaria de Planeacin.
Subcomit Tcnico de Atencin, Asistencia y Medidas de Rehabilitacin y Mesa de
Sistemas de Informacin.
Acta No.003 de Mayo 27 de 2014 a las 9:00 am en la Biblioteca Municipal Casa de la
Cultura.
Asunto: Revisin del PLAN OPERATIVO DEL SUBCOMIT de la vigencia 2014 a 2015,
a lo cual los integrantes dieron la aprobacin.
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Tambin se revisaron las solicitudes de quejas y denuncias, una de las principales quejas
que se puede observar es por VIOLENCIA INTRAFAMILIAR y de las denuncias es por
INASISTENCIA ALIMENTARIA.
Mediante la directiva 001 del 26 de enero de 2012 la Procuradura General de la Nacin,
determin que a travs de la Procuradura Delegada para la Defensa de los Derechos de
la infancia, la Adolescencia y la Familia. Con el oficio No. 0117 la Comisaria de Familia de
Galn enva PLAN DE ACCIN respecto al SRPA, a fin de prevenir la delincuencia
juvenil.
Cabe resaltar que en este municipio, se realiza con frecuencia conferencias respecto a la
prevencin del delito, para el efecto, las instituciones educativas ofrecen espacios, lo cual
permite estar correlacionados y dar aplicacin a la Poltica Pblica de Infancia y
Adolescencia, a los planes de accin de las mesas temticas de Erradicacin Trabajo
Infantil; Primera Infancia; Infancia Adolescencia y Fortalecimiento de la Familia. Se
anexan dos (2) folios.
ACTAS COMITS Y PARTICIPACIN
Comit Mesa Temtica Erradicacin Trabajo Infantil
-

Acta de reunin No.001, se evidencia la convocatoria a la reunin de fecha Enero

23 de 2014, se evidencia la planilla de asistencia a la reunin y el objetivo de la
reunin es la socializacin de los Planes de Accin de la vigencia 2014. Se
evidencia informe seguimiento al plan de accin.
Acta de reunin No. 002 de fecha Febrero 18: se evidencia convocatoria a la
reunin y la planilla de asistencia a la reunin. Tema: seguimiento a los
compromisos y ejecucin.
Acta No. 003 de fecha marzo 20 de 2014: Se evidencia la convocatoria y el
listado de asistencia de los integrantes, el tema tratado en esta reunin fue
seguimiento a las actividades realizadas o pendientes del plan de accin.
Acta No. 004 de fecha Abril 24 de 2014: Se evidencia la convocatoria y la planilla
de asistencia a la reunin, se realiza seguimiento a las actividades realizadas o
pendientes.
Acta No. 005 de fecha Mayo 26 de 2014: se evidencia la convocatoria y la planilla
de asistencia a la reunin, seguimiento a los compromisos de la reunin anterior.

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Acta No. 006 de fecha de junio 24 de 2014: se evidencia la convocatoria y la

planilla de asistencia a la reunin, seguimiento a los compromisos de la reunin
anterior y se evidencia la gua de mensajera del informe enviado al Ministerio de
Trabajo de Bucaramanga.
Acta No. 007 de fecha Julio 25 de 2014: se evidencia la convocatoria y la planilla
de asistencia a la reunin, se le hace seguimiento a los compromisos del plan de
accin, informe actividades ldicas recreativas en el municipio de Galn Santander
en el mes de Julio.
Acta No. 008 de Agosto 20 de 2014: se evidencia la convocatoria y la planilla de
asistencia a la reunin, objetivo: articular entes, seguimiento actividades y
programacin.
Acta No. 009 de Septiembre 22 : se evidencia convocatoria y planilla de asistencia
a la reunin, el objetivo: concientizar a cada integrante de la importancia del
presente comit y seguimiento a los compromisos suscritos.

Se evidencia tambin las actividades realizadas para darle cumplimiento ala Plan de
Desarrollo
CETIS Santander de la vigencia 2014.
Se evidencia el cronograma de actividades ldico recreativas y deportivas en el municipio
de Galn Santander.
MESA TEMTICA INFANCIA, ADOLESCENCIA Y FORTALECIMIENTO FAMILIA.
Se evidencia actividades como conferencia a los padres de familia por el Dr. EDINSON
MEDINA, Socilogo. Tema: Mi afecto hacia mis hijos y ellos son manipuladores.
Se evidencia actividades como la sensibilizacin y divulgacin sobre EL BULLYNG en el
Colegio Integrado Alfonso Gmez Gmez. Distintas manifestaciones violentas y las
causas que las originan.
Se evidencian campaas de Stop al Bullying, prevencin de matoneo en el Departamento
de Santander. Dirigido a estudiantes de los grados 6,7,8,9,10,11 del Colegio
Integrado Alfonso Gmez Gmez.
Se evidencia campaa sobre la Influencia de la Redes Sociales en los Jvenes, el riesgo
de la Internet. Conferencista: Ing. Andrs Fuentes, Orientador Juvenil.
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Mesa de Trabajo Infancia, Adolescencia y Familia, tema Panel Vocacional, conferencistas:

Edwing Villabona y Ulises Rodrguez, seminaristas del Seminario Mayor San Carlos San
Gil.
Mesa de Trabajo sobre Proyecto de Vida, Sexualidad, Relaciones Sexuales a Temprana
edad, Embarazo Precoz y Consecuencias. Conferencista: Ingeniero Andrs Fuentes,
Orientador Juvenil.
Libro Radicador de procesos llevados en este Despacho aparece registrado del ao
2014, 2014-01-000 a 2014-0053-00. Se inserta en estos tems la relacin de denuncias
recibidas, de las cuales se ha evocado conocimiento y se hace seguimiento.
DILIGENCIAS EXTRAPROCESALES:
Atencin a Usuarios: los cuales se pueden corroborar con las planillas recibe atencin a
usuarios, suscritos por ellos una vez reciben el Servicio, diferente a la relacin de
procesos iniciados y radicados. En total 65.
ANALISIS DE LA AUDITORIA
Las Comisaras de Familia segn la Ley de Infancia y Adolescencia (Art.83) son
entidades distritales o municipales o intermunicipales de carcter administrativo e
interdisciplinario, que forman parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, cuya
misin es prevenir, garantizar, restablecer y reparar los miembros de la familia
involucrados en situaciones de violencia intrafamiliar y las dems establecidas por la ley.
Se observa que el Jefe de la Dependencia tiene un manejo y conocimiento de las
funciones que debe desempear y aplica los procedimientos de su rea.
MATRIA DOFA
DEBILIDADES:
1.- La Comisara de Familia no cuenta con un presupuesto para desarrollar las
actividades o talleres relacionados con los Programas de Infancia y Adolescencia que son
exigidos por la normatividad vigentes.

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2.- Se observa en el Contrato de Prestacin de Servicios del Psiclogo que apoya la

actividades de la Comisaria de Familia que el Supervisor del contrato hace
recomendaciones acerca del no cumplimiento del objeto por parte del contratista.
OPORTUNIDADES:
La lder de la dependencia implementa acciones de autocontrol frente a los diferentes
procesos y procedimientos de la administracin municipal.
FORTALEZAS:
1.-La Jefe de la dependencia tiene un buen manejo y conocimiento de las funciones que
debe desempear.
2.- La Comisara de Familia cuenta con un profesional en Psicologa para realizar
seguimientos a los casos.
3.- Disposicin total de la auditada para la realizacin de la auditora
4.-Organizacin del archivo generado en cada uno de los procesos de violencia
intrafamiliar que se ha atendido.
5.- En el presupuesto de la entidad se observan algunos rubros destinados para la
atencin de la poblacin infantil pero no los vienen ejecutando.

RECOMENDACIONES:
-

Seguir con la difusin de los temas de comisara a toda la comunidad buscando

prevencin.
Apoyar por parte de la Alta Direccin en el presupuesto de la entidad, un rubro
para la comisara de familia para realizar las actividades o talleres
de
fortalecimiento, capacitacin y campaas de prevencin en temas de la Primera
Infancia, Infancia, Adolescencia y Fortalecimiento Familiar, Erradicacin al Trabajo
Infantil.
Continuar con la implementacin del archivo de gestin en su dependencia.

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CONCLUSIONES:
En la auditora interna se analiz los documentos en papeles de trabajo que hacen parte
del archivo de la comisara de familia y se verific que se realizan los procedimientos de
acuerdo al Manual de procesos y procedimientos y a la normatividad vigente.

SOPORTES QUE ACREDITEN EVIDENCIA DE AUDITORIA EN LA DEPENDENCIA DE

TESORERIA EN LAS REAS DE PAGADURIA Y PRESUPUESTO.
1) Entrevista con la Jefe de Dependencia
2) Revisin documental de las actividades adelantadas.

Se cierra la auditora el da Octubre 7 de 2014.

LUZ MARINA RUEDA JAIMES

Auditor Interno

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REGISTRO DEL ACTA DE LA REUNIN DE CIERRE

DEPENDENCIA: COMISARIA DE FAMILIA
RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA: CLAUDIA PATRICIA LPEZ GMEZ
AUDITOR PRINCIPAL: LUZ MARINA RUEDA JAIMES
FECHA DE INICIO: Septiembre 30 de 2014.
FECHA DE TERMINACIN: Octubre 7 de 2014.
LUGAR: COMISARIA DE FAMILIA.

AGRADECIMIENTOS

La Jefe de Control Interno se permite agradecer a la funcionaria que particip en la

auditora por su excelente colaboracin.

RECOMENDACIONES

La Jefe de Control Interno informa que dentro del plazo estipulado se realizar el informe
de auditora en cual se dar a conocer las debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas de la dependencia auditada.

FECHA DE TERMINACIN

Siendo la 6:00 pm del da 07 de Octubre de 2014 se da por terminada la auditora

programada.

ORIGINAL FIRMADO
Luz Marina Rueda Jaimes
Auditor Interno

Original Firmado

ORIGINAL FIRMADO
Claudia Patricia Lpez Gmez
Jefe del Proceso Auditado