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CAPITULO I.
GENERALIDADES
ARTICULO PRIMERO
OBJETIVOS
Son objetivos del Manual, los siguientes:
1.
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECFICOS
Dotar de una herramienta que propenda por la eficacia y calidad en el proceso
de contratacin.
Regular procedimientos y establecer procesos uniformes de trabajo.
Ejecutar eficazmente los recursos asignados.
Garantizar unidad de criterio.
Generar opciones para capacitacin a los destinatarios de la actividad
contractual.
ARTICULO SEGUNDO
DESTINATARIOS
ARTICULO TERCERO
MARCO TICO
En los procesos de contratacin que se adelanten bajo el rgimen de este Manual,
prevalecern los compromisos ticos al interior de la institucin y en la interaccin
con terceros. Con la expedicin de este Manual los funcionarios encargados de la
actividad contractual en el Ejrcito Nacional, asumen un compromiso tico en sus
actuaciones, garantizando condiciones de equidad y justicia en la gestin
administrativa, para lo cual suscribirn un pacto de tica y compromiso anticorrupcin
en el que haga explcito su compromiso para fortalecer la transparencia en los
procesos de contratacin y la responsabilidad de rendir cuentas. (Formato No. 37)
Valores: Los valores que se enuncian, regulan la gestin de todos los servidores
pblicos que por virtud de sus funciones y/o de asesora especializada, al igual que los
terceros que participan en los procesos de seleccin de contratistas, velarn por su
cumplimiento.
Honestidad
Lealtad
Respeto
Compromiso
Responsabilidad
Servicio
Eficacia
Solidaridad
Disciplina
ARTICULO CUARTO
MARCO JURDICO
ARTICULO QUINTO
RGIMEN APLICABLE EN MATERIA DISCIPLINARIA
Para todos los efectos ser aplicable el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades
y prohibiciones previstas en la Constitucin Poltica y en las Leyes, especialmente la
Ley 80 de 1993, en sus artculos, No. 8 Sern inhbiles para contratar artculo
No. 9 Inhabilidades e incompatibilidades sobrevivientes - artculo No. 10
Excepciones a las inhabilidades e incompatibilidades; tambin ser aplicable la ley
734 de 2002 en su artculo 35 prohibiciones, a todo servidor pblico le esta prohibido
y la ley 836 de 2003 respectivamente, segn las calidades de su destinatario.
ARTICULO SEXTO
COMPETENCIA PARA CONTRATAR
La competencia para contratar a nombre del Ministerio de Defensa Nacional Ejrcito
Nacional, est distribuida segn delegacin conferida para la presente vigencia
mediante la Resolucin No.168 del 24 de Febrero y su modificatoria la No.1465 del 28
de junio de 2006 y aquella que la modifique, adicione o sustituya, que para tal efecto
expida el Ministro de Defensa Nacional; no obstante para todos los efectos, se
aplicarn las disposiciones generales contenidas en la Ley 489 de 1998 y dems
normas que la modifiquen.
ARTICULO SEPTIMO
INSTANCIAS DECISIVAS
Para los efectos de este manual, las instancias decisivas en el Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional, sern las que se enuncian a continuacin:
Segundo Comandante y Jefe de Estado Mayor del Ejrcito el cual Define la
necesidad de la adquisicin.
Jefe Logstico del Ejrcito, define y coordina todas las actividades logsticas y
administrativas.
El Departamento E-4 con el apoyo de las Jefaturas, las Direcciones del
Comando del Ejrcito y las Unidades a todo nivel, consolida los planes de
compras, define el plan de compras centralizado lo pblica y controla, de
acuerdo a lo descrito en el artculo dcimo octavo del presente manual.
Comandantes a todo nivel o Directores de institutos adscritos al Comando del
Ejrcito, definen las prioridades de ejecucin de los procesos, avalan con su
firma los planes de toda ndole, que se realizarn en la vigencia, aplicando el
principio de planeacin.
Jefes de Estado Mayor de las unidades operativas menores, en sus cuarteles
generales avalan con su firma los planes propios y centralizados de toda ndole;
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ARTICULO OCTAVO
POLTICAS DE CONTRATACIN Y COMPRAS
Las polticas definidas por el Ministerio de Defensa Nacional y relacionadas en el
presente Manual, tienen por objeto desarrollar adecuadamente las disposiciones
legales que rigen la contratacin estatal, orientados a garantizar la gestin
transparente, la garanta del inters pblico y la satisfaccin de las necesidades
colectivas con el logro de la misin Institucional. Por lo tanto todo proceso que se surta
debe ejecutarse bajo las siguientes polticas:
Oportunidad.
Austeridad.
Calidad.
Imparcialidad.
Eficiencia y Celeridad.
Mejoramiento Continuo.
Acatamiento integral de la Constitucin y las leyes.
Profundo respeto por la persona humana.
Cooperacin e integracin interna.
ARTICULO NOVENO
FUNCIONARIOS Y COMITS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO DE
CONTRATACIN
Los funcionarios y comits que participan en el proceso de contratacin en el
Ministerio de Defensa Nacional - Ejrcito Nacional, son:
ORDENADOR DEL GASTO (COMPETENTE CONTRACTUAL POR DELEGACIN)
GERENTE DE PROYECTO
COMIT ECONOMICO (ESTRUCTURADOR Y EVALUADOR)
COMIT JURIDICO (ESTRUCTURADOR Y EVALUADOR)
COMIT TECNICO (ESTRUCTURADOR Y EVALUADOR)
COMIT DE ADQUISICIONES
COMIT DE CIERRES DE OFERTAS (RECIBO DE COTIZACIONES)
SUPERVISOR DE CONTRATO Y CUANDO APLIQUE, EL INTERVENTOR
ARTICULO DECIMO
ORDENADOR DEL GASTO (COMPETENTE CONTRACTUAL)
El ordenador del gasto es el competente contractual delegado del Ministro de la
Defensa Nacional por resolucin; para el ao 2006 mediante la No. 168 fechada 24 de
febrero y su modificatoria la No.1465 del 28 de junio, las cuales delegan la
competencia en materia de contratacin estatal que se encuentra atribuida por la ley al
Ministro y aclara en su artculo 4 la que no se delega, modificndose dependiendo de
las necesidades y cuando la vigencia lo requiera. El alcance de la gestin contractual
delegada se refiere a las siguientes actividades propias del proceso de contratacin
pblica:
1. PREPARACIN DEL PROCESO DE CONTRATACIN. Se delega en general la
competencia para el ejercicio de funciones de nombramiento de funcionarios y
comits, si es del caso gestiona ante el superior jerrquico o Jefe de Estado Mayor
el nombramiento de los comits o funcionarios de mayor antigedad o de otras
organizaciones o unidades, tambin se delega la atencin y decisin de los asuntos
establecidos por la ley para dar inicio oportuno, preparacin del desarrollo eficaz de
los procesos de contratacin, de los contratos y en particular:
1.1 Para solicitar la inclusin del proyecto, servicio o adquisicin dentro del plan
de compras y adquisiciones del Ejrcito Nacional, el cual debe ser elaborado
bajo los lineamientos establecidos en el Decreto 3512 de 2003, por el cual se
reglamenta la organizacin, funcionamiento y operacin del Sistema de
Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal SICE, creado mediante
la ley 598 de 2000.
1.2 Para solicitar y adoptar el estudio de conveniencia y oportunidad para
contratar. (Formato No.1)
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GERENTES DE PROYECTOS
Los Gerentes de Proyecto del Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional, son
funcionarios de apoyo a la contratacin, propuestos por el Competente contractual,
para coordinar el proceso de estructuracin y trmite del proceso de contratacin, en
forma eficaz, eficiente y efectiva. El alcance de esta tarea parte de la etapa
precontractual y se agota con el cumplimiento de los requisitos de ejecucin del
contrato, sin perjuicio de la interaccin que corresponda adelantar con el supervisor
del contrato; ello implica que los actos preparatorios, de trmite, de adjudicacin,
suscripcin y perfeccionamiento del contrato, deben ser coordinados por el Gerente de
Proyecto, sin perjuicio de las responsabilidades que le asistan a otros funcionarios,
asesores, comits o supervisores.
Los Gerentes de proyecto del MDN EJC, podrn ser militares y/o civiles vinculados a
la planta de personal del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares,
Igualmente pero de manera excepcional podrn serlo, los asesores vinculados
mediante contratos de prestacin de servicios o cualquier otra modalidad de
contratacin.
Podrn los competentes contractuales delegados, nombrar como Gerentes (Formato
No.41) en las unidades centralizadas a los Ejecutivos de las unidades apoyadas solo
para sus proyectos, en los proyectos de la Divisin o Brigada a los Oficiales G-4, B-4 u
oficiales del Estado Mayor, (Formato No.50) para los recursos de los Centros de
Instruccin al Director, en las unidades tcticas que ejecutan su presupuesto al oficial
S-4 u oficiales de la plana Mayor o Unidades Fundamentales, cualquier funcionario
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1.20 Avalar con su firma el anexo tcnico del contrato y/o de los contratos
resultantes.
1.21 Disponer lo necesario, para obtener dentro de los tres (3) das hbiles
siguientes a la firma del contrato, su correspondiente registro presupuestal y los
requisitos de legalizacin, perfeccionamiento y ejecucin.
1.22 Coordinar la actividad de los comits y avalar con su firma los formularios
de preguntas y respuestas, as como los adendas que se hiciere necesario
expedir.
1.23 Entregar mediante acta, las actuaciones realizadas durante su desempeo
al supervisor del contrato, si fuere del caso.
1.24 Las dems que guarden relacin directa con el respectivo proceso.
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2.
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d)
Proyectar y remitir a la Oficina de contratacin o quien haga sus veces
dentro de los trminos previstos en el cronograma de actividades, la
respuesta a las observaciones al informe de evaluacin que presenten los
proponentes, dando estricta aplicacin a la ley 80 de 1993, normas
reglamentarias y al pliego de condiciones.
e)
Asistir a la audiencia pblica de decisin del proceso de licitacin o
contratacin directa, interviniendo en lo que resulte de su competencia.
f)
3.2
En el aspecto legal
a) Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales exigidos en el
pliego de condiciones y en especial de la capacidad y calidad de los
proponentes, segn se establece en el acpite respectivo del pliego de
condiciones y/o trminos de referencia.
b) Presentar dentro de los trminos establecidos, los informes de evaluacin
de las ofertas, tanto a la Oficina de contratacin o quien haga sus veces,
como al Comit de Adquisiciones y al competente contractual.
c)
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d). Verificar que los valores propuestos incluyan los impuestos de ley si a stos
hubiere lugar.
e) Y las dems que le asignen y asistan respecto a su rea
1.2
1.3
1.4
1.5
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2.2
2.3
Las dems que crea conveniente el competente contractual en aras de realizar una
correcta ejecucin del contrato y de garantizar el objeto contractual.
Establecer con el Gerente del proyecto la fecha y hora para la convocatoria del
Comit de Adquisiciones de acuerdo con las necesidades del proyecto.
3.2
Preparar la agenda a debatir en la sesin del Comit, con dos das hbiles de
antelacin; y remitirla a los miembros del mismo, junto con los soportes que le
sirvan de apoyo.
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3.4
3.5
mas uno de los miembros que integran el qurum total. En consecuencia, en el evento
en que no se complete este qurum, el Comit no podr sesionar y el Secretario
Tcnico, deber dejar constancia de tal circunstancia y citar nuevamente al Comit.
6. SESIONES: El Secretario Tcnico del Comit, al inicio de la sesin verificar si
existe el qurum deliberatorio mnimo del organismo e informar de ello al mas antiguo
del comit, quien dar inicio a la sesin.
7. DESARROLLO DE LAS SESIONES: Una vez instalado el Comit, el Gerente del
proyecto presentar los aspectos generales del pliego de condiciones y/o trminos de
referencia y la finalidad esperada dentro del proceso de adquisiciones.
Cada uno de los comits evaluadores designar un vocero quien presentar el captulo
correspondiente del pliego y/o trminos, informando las condiciones pertinentes
exigidas en el mismo y los cuadros comparativos que demuestran el apartamiento o
cumplimiento de las ofertas frente a las exigencias del pliego y/o trminos, sealando el
nmero de folio en la oferta donde se evidencia tal circunstancia.
8. RECOMENDACIN DE ADJUDICACION O DECLARATORIA DE DESIERTO: La
recomendacin, sea unnime o dividida ser puesta en conocimiento del competente
contractual, quien tendr la absoluta libertad de acogerla o desecharla de acuerdo a sus
fundamentos.
9. CONSTANCIAS Y ACTAS: De cada una de las sesiones del Comit el secretario
tcnico levantar un acta en resumen de la misma, indicando la recomendacin votada
y acordada, que dar cuenta de lo ocurrido la cual deber ser suscrita por todos los
asistentes a la sesin correspondiente. Las decisiones sern adoptadas por mayora de
los integrantes (la mitad ms uno de los integrantes). (Formatos No. 7,14,18)
.
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nuestra
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3. Constatar que los sobres contentivos de las ofertas se hayan entregado a tiempo
y se encuentren debidamente sellados al momento del cierre y que su apertura
se efecte en presencia de todos los asistentes.
4. Verificar que las ofertas se encuentren foliadas consecutivamente y rubricar folio
a folio el documento original de las ofertas presentadas.
5. Verificar los documentos bsicos, la carta de presentacin, quien la suscribe, la
pliza de seriedad de la oferta si aplica, la propuesta econmica, estos
documentos debern ser ledos a todos los asistentes.
6. Dar apertura oficial de las ofertas presentadas. A este acto puede asistir
cualquier persona que represente a los oferentes o veedor ciudadano.
7. La Composicin del comit de cierres y recibo de ofertas ser con funcionarios
que ya estn participando en el proceso, relacionados en el segundo prrafo del
presente artculo y podr nombrarse ms funcionarios para mayor transparencia
y tranquilidad de la administracin y de los oferentes.
CONSIDERACIONES: Se seguirn los parmetros establecidos en numeral 3
del artculo dcimo tercero para el nombramiento del secretario. Del cierre se
levantar acta que deber ser suscrita por los miembros del Comit y los
representantes de las firmas presentes en el acto. (Formato No.14)
La convocatoria la efectuar el Jefe de la Oficina de Contratacin o quien haga
sus veces con dos (2) das hbiles de anticipacin a la fecha establecida para el
cierre.
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2.
Del contrato.
Copia de la propuesta.
De las plizas con su correspondiente aprobacin.
Del impuesto de timbre, cuando haya lugar.
Del pago de la publicacin. (Una vez se surta el trmite del extracto nico
de publicacin, se remitir fotocopia correspondiente.)
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3.
4.
5.
Funciones generales de
interventores.
a los
Dentro del presente numeral se listan una serie de funciones que competen, a
nivel general, al ejercicio de la funcin de seguimiento en el aspecto tcnico,
administrativo y en el aspecto legal y que describir en forma general los
procesos de esta labor.
Para facilitar la comprensin de estas funciones, es importante tener en
cuenta que en el proceso contractual y en la ejecucin de los contratos, en el
Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional, intervienen diferentes funcionarios,
dependiendo obviamente del servicio o bien a contratar y de las necesidades
que deba cubrir cada una de las dependencias.
Se recuerda que quien ejerza la Supervisora y/o interventora de un contrato
en el Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional, deber tener pleno
conocimiento del objeto contratado, para poder constatar la debida ejecucin
del mismo y realizar entre otras, las funciones que se describen a
continuacin:
6.1.- En el aspecto Tcnico Administrativo
a) Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes o
servicios contratados, correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas en
el contrato.
De presentarse dudas sobre este particular, deber formularlas por escrito
dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la ocurrencia de esta
circunstancia, a la Oficina de contratacin o quien haga sus veces y este a su
vez al competente contractual.
La oficina de contratacin o quien haga sus veces, deber responder a este
requerimiento dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a su recibo
clarificando la situacin.
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b)
En los eventos que as lo determine el contrato, o si la naturaleza del
mismo lo requiere, el Supervisor y/o interventor deber suscribir conjuntamente
con el contratista y el competente contractual, las actas de iniciacin o de recibo
de bienes y/o servicios, dentro del trmino que se haya establecido en el
contrato.
Copia de estas actas, deben enviarse dentro de los tres (3) das hbiles
siguientes a su firma, a la Oficina de Contratacin o quien haga sus veces para
su respectiva incorporacin en la carpeta maestra del contrato.
c) Cuando se requieran cronogramas o programacin de actividades al
contratista para la ejecucin del objeto contratado, el Supervisor y/o interventor
deber exigirlos y recibirlos, para efectos de revisin y control, dentro de los
plazos estipulados en el contrato. Copia de estos cronogramas o programacin
de actividades deben enviarse dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a su
recibo, a la oficina de contratacin o quien haga sus veces para su
correspondiente archivo en la carpeta maestra del contrato.
d) Cuando se trate de la Interventora de contratos de obras, las personas
naturales o jurdicas o los funcionarios designados para este efecto, debern
abrir y llevar conjuntamente con el contratista o la persona delegada por ste,
una memoria diaria de la obra, en donde se harn constar las acciones
realizadas diariamente en ella, as como las actas de los comits tcnicos de
obra o administrativos que peridicamente deban realizarse y las observaciones
que se consideren pertinentes.
Este documento formar parte integral del contrato, por lo tanto, copia mensual
del documento debe enviarse a la oficina de contratacin o quien haga sus
veces, para que este repose en la carpeta maestra del contrato.
e) El Supervisor y/o interventor podr citar o convocar a reuniones al
contratista, al competente contractual y a los funcionarios que tengan un inters
directo en la ejecucin del contrato o hayan participado en la elaboracin de los
trminos de referencia y elaboracin de la minuta del contrato, cuando se tengan
dudas sobre los trminos del contrato y/o se considere necesario para la normal
ejecucin y desarrollo del mismo.
De estas reuniones levantar una ayuda memoria suscrita por los que en ella
intervinieron y la misma deber contener como mnimo los asuntos discutidos,
las decisiones, acciones y compromisos a ejecutar. Copia de este documento,
se enviar a la carpeta maestra, dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a
su suscripcin, para su correspondiente archivo.
f)
Los supervisores y/o interventores de los contratos, si la naturaleza del
mismo lo requiere y as se hubiere estipulado en la minuta del contrato, debern
elaborar actas de recibo parcial de bienes o servicios, las cuales suscribir
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NOTA: Para todos los eventos el Supervisor y/o interventor deber valerse de
los conceptos emitidos por los comits recepcionadores del material
(delegados, comit tcnico, almacenista), quienes debern pronunciarse
sobre la condicin de los defectos del material indicando si estos son mayores
o menores y si afectan la durabilidad, la funcionalidad, trazabilidad o el
aspecto que resulte pertinente.
i)
El Supervisor y/o interventor verificar, de conformidad con la naturaleza
jurdica y tipo del contrato suscrito, que el contratista tenga previstos todos los
medios y recursos para mantener la seguridad y la integridad de las personas
que laboran en el Ministerio de Defensa Nacional Ejrcito Nacional.
j)
El Supervisor y/o interventor deber exigir el total cumplimiento de los
cronogramas pactados en los contratos y slo podr recomendar su modificacin
cuando por razn tcnica o dada la naturaleza del contrato, esto se haga
necesario.
Cualquier modificacin que se deba realizar al plazo de ejecucin del contrato
debe ser previamente autorizada por el competente contractual.
k)
El Supervisor y/o interventor deber resolver todas las consultas
presentadas por el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente.
Si durante la ejecucin del contrato se presentan dudas o diferencias que no
puedan ser resueltas por el Supervisor, ste deber remitirlas mediante oficio,
dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la ocurrencia de las mismas, al
competente contractual para su consulta y decisin, con copia al rea de
Contratacin.
l)
El Supervisor y/o interventor debe, si es necesario solicitar la suspensin
temporal de la ejecucin de un contrato por circunstancias de fuerza mayor o
caso fortuito, justificando plenamente las circunstancias de tiempo, modo y lugar
que originan los hechos de la suspensin, ante el competente contractual
mediante documento escrito, para que ste emita su autorizacin.
Si el competente contractual aprueba y suscribe la suspensin del contrato, la
oficina de contratacin o quien haga sus veces, elaborar el acta de suspensin,
copia de la cual deber enviar al Supervisor del contrato dentro de los tres (3)
das hbiles siguientes a su legalizacin, para lo de su competencia.
El Supervisor y/o interventor para todos los eventos de suspensin de los
contratos, una vez desaparezcan los hechos que dieron origen a la suspensin
del mismo, solicitar la reiniciacin del mismo, dejando constancia del tiempo
total de la suspensin temporal y del vencimiento final del contrato.
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b)
Solicitar a la oficina de contratacin o quien haga sus veces de
requerirlos, copia de las plizas constituidas por el contratista y de su aprobacin
por parte del Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional y de las modificaciones
exigidas a stas durante la ejecucin del contrato.
c)
En cumplimiento de esta obligacin, el Supervisor o interventor del contrato
tendr la obligacin de verificar que las vigencias de las plizas y de sus
modificaciones se encuentren dentro de los trminos exigidos en el contrato.
d)
Informar siempre por escrito a la oficina de contratacin o quien haga sus
veces, si el contratista faltare a alguna o algunas de sus obligaciones
contractuales, con el objeto de que se determine si hay lugar o no a la aplicacin
de sanciones y/o a la declaratoria de caducidad.
e)
Solicitar al competente contractual, en los eventos contemplados en el
contrato y en la Ley, con copia a la oficina de contratacin o quien haga sus
veces, la aplicacin de los principios de terminacin, modificacin e interpretacin
unilateral. De igual forma deber proceder en los casos estipulados en el
contrato para la terminacin de mutuo acuerdo del mismo.
f)
Enviar copia del acta de recibo final y/o parcial a la Oficina de Contratacin
o quien haga sus veces, cada mes o en el plazo que se haya previsto en el
contrato.
g)
El Supervisor y/o interventor siempre tendr la obligacin legal de remitir a
la oficina de contratacin o quien haga sus veces, dentro de los trminos
establecidos, copia de todos los documentos soporte de la Supervisin, as como
de los conceptos y observaciones de las principales modificaciones del mismo y
todo documento referente al mismo, con el objeto de garantizar que se realicen
los trmites a que haya lugar, en el menor tiempo posible.
7. Funciones particulares de los supervisores y/o interventores:
a)
b)
Suscribir las actas de recibo parciales y final de los bienes y servicio del
contrato.
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
Verificar que las garantas que ampara el cumplimiento total del contrato, se
encuentren vigentes e informar en su oportunidad al competente contractual
sobre los inconvenientes presentados.
Todas las dems atribuciones que se contemplen en los documentos del contrato y las
que determine el competente contractual.
CONSIDERACION ESPECIAL: En cualquier estado de ejecucin del contrato el
competente contractual podr emplear las herramientas de auditoria interna que
considere necesarias para garantizar el cumplimiento de las funciones del supervisor y
los comits tcnicos, siempre y cuando no contraren las condiciones del pliego o en
su defecto el clausulado del contrato.
El Supervisor representar en todos los efectos y casos, a la Entidad Ministerio de
Defensa Nacional Ejrcito Nacional, el cual podr exigir reportes y el cumplimiento
de las funciones a los Interventores.
ARTICULO DECIMO SEXTO
OBLIGACIONES TICAS Y PRINCIPIOS COMUNES AL EJERCICIO DE LA
FUNCIN DE GERENTES DE PROYECTO, SUPERVISORES Y COMITS
En cumplimiento de las funciones generales y particulares establecidas en este
documento, para Gerentes de Proyecto, Comits de adquisiciones, de cierres,
estructuradores, evaluadores y supervisores de los contratos o participantes directa o
indirectamente en los procesos y la ejecucin de los contratos, prevalecern los
siguientes principios:
a. Guardar la debida reserva respecto de los hechos o informaciones que conozca
con motivo del ejercicio de sus funciones, sin perjuicio de los deberes y
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CAPITULO II
ETAPA PREVIA PLANEACION Y ESTRUCTURACION
ARTICULO DECIMO OCTAVO
PLANES DE CONTRATACIN Y COMPRAS.
Las Divisiones, Brigadas, Batallones, Unidades con organizacin transitoria o
especiales y Direcciones del Comando Ejrcito elaborarn los planes de contratacin
y compras en todos los recursos para cada vigencia fiscal; los cuales sern enviados
al departamento E4 para ser revisados, ajustados o modificados y ser publicados en el
sitio Web (www.ejercito.mil.co/contratacin).
Dentro de las Obligaciones de las Entidades Estatales que contratan con sujecin a la
Ley 80 de 1993, descritas en el Artculo 13 del Decreto 3512 del 05 de Diciembre de
2003, en el literal b) existe la Elaboracin de los Planes de Compras. A partir de la
fecha de ingreso de las entidades al SICE, stas debern elaborar, registrar y
actualizar sus respectivos planes de compras en el Portal del SICE, de acuerdo con las
instrucciones all publicadas.
El Acuerdo 004 del 02 de Febrero de 2006, en su ART. 1 fija el alcance del trmino
Plan de Compras en el SICE como Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y
Obra Pblica de las entidades y particulares que manejan recursos pblicos,
independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o
de inversin
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CAPITULO III.
PROCESOS Y SELECCIN DE LA MEJOR PROPUESTA.
ARTICULO VIGESIMO
ETAPA PRECONTRACTUAL
Comprende el proceso de seleccin propiamente dicho y para los fines de este
Manual se identifican a partir de los actos que hacen pblica la iniciativa de
contratacin, los dems pasos o procesos que defina el competente contractual para
garantizar el fin de la contratacin sin que contraren las normas establecidas que
rigen la materia.
La seleccin de contratistas se surtir a travs de
procedimientos o modalidades:
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12. Para todos los documentos contractuales que emitan los competentes
delegados se encabezarn con el texto MINISTERIO DE DEFENSA
NACIONAL EJERCITO NACIONAL (SIGLA UNIDAD), omitiendo la frase
FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA, ya que sta, es Unidad ejecutora
independiente en el Comando General.
13. Los competentes contractuales delegados simultneamente en dos unidades
ejecutoras con la Direccin General de Sanidad, actuarn en los procesos de
sanidad, haciendo referencia exclusivamente a M.D.N. DGSM - (SIGLA
ESM) y no harn referencia a la Unidad Ejecutora Ejrcito.
14. Las certificaciones de contratos, solicitadas por los proveedores o contratistas
sern expedidas por cada unidad, previa consulta con la dependencia usuaria
del bien o servicio ejecutado; teniendo en cuenta las novedades si existieren,
las cuales debern consignarse en dicha certificacin. (formato No.40)
15. En nuestro caso para la unidad ejecutora Ejrcito, la menor cuanta es 1.000
SMLMV, por lo tanto cuando se haga referencia a la modalidad de contratacin
abreviada en plazos, se debe especificar CONTRATACION DIRECTA MENOR
AL 10% DE LA MENOR CUANTIA lo cual representa el 10% de los 1.000
SMLMV; en ningn caso se har referencia a la menor o mayor cuanta ya que
no existe como modalidad de contratacin. (Artculo Vigsimo del presente
manual)
ARTICULO VIGESIMO TERCERO
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN TCNICA DE PROYECTOS.
Por la naturaleza de los bienes y para garantizar las condiciones de seguridad, el
Ejrcito Nacional se reserva la facultad de identificar la informacin tcnica sujeta a
reserva; dicha informacin ser puesta en conocimiento de los interesados en
presentar oferta al Ejrcito, una vez se suscriba por parte de aquellos o por su
delegado, el correspondiente compromiso de confidencialidad. (Formato No.38)
CAPITULO IV
EJECUCIN DE LOS CONTRATOS
ARTICULO VIGESIMO CUARTO
IDENTIFICACIN O NMERO DEL CONTRATO.
Para efectos de identificacin o numeracin de los contratos suscritos en el Ministerio
de Defensa Nacional Ejrcito Nacional, y para la publicacin de los procesos en la
Web www.contratos.gov.co se determina lo siguiente:
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ARTICULO TRIGESIMO
RESOLUCIN CONCEPTO SOLICITADO POR EL SUPERVISOR O POR EL
CONTRATISTA
En situaciones que generan duda frente a la interpretacin del contrato y/o su
adecuada ejecucin, el funcionario competente proyectar concepto escrito, de ser
necesario, con el concurso de la Oficina de Contratacin o quien haga sus veces;
dicho concepto se basar en las leyes, decretos, resoluciones y dems normas
incluyndose los pliegos de condiciones y/o trminos de referencia definitivos o sus
adendas y surtir trmite por conducto del mismo.
ARTICULO TRIGESIMO PRIMERO
AUTORIZACIN DEL SEOR MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL PARA
ADELANTAR OBRAS PBLICAS POR CONTRATACIN DIRECTA
Con sujecin al numeral 19 del artculo 4 del Decreto 855 de 1994, una vez analizada
la solicitud y los documentos soporte, por conducto del Jefe de Estado Mayor y
Segundo Comandante del Ejrcito, si resultare procedente, se proyectar concepto
para la firma del Ministro de Defensa.
ARTICULO TRIGESIMO SEGUNDO
DEL DEBIDO PROCESO
En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones pactadas en el Contrato,
se garantizar al contratista el debido proceso previsto en el artculo 29 de la
Constitucin Poltica y la respectiva actuacin administrativa se sujetar a lo sealado
en los artculos 3 y 35 del Cdigo Contencioso Administrativo. El funcionario
competente del contrato elaborar el documento en el que consignar los
antecedentes del contrato, los fundamentos de hecho y de derecho del presunto
incumplimiento y sus anlisis frente a los mismos. De ste se dar traslado al
Contratista para que en un plazo mximo de tres (3) das hbiles, los controvierta, si a
ello hubiere lugar y presente por escrito los argumentos que considere pertinentes
para el adecuado ejercicio de su Derecho de Defensa.
ARTICULO TRIGESIMO TERCERO
RESOLUCIN DEL INCUMPLIMIENTO O IMPOSICIN DE SANCIN
Examinados los argumentos y documentos presentados por el Contratista frente a su
presunto incumplimiento, se decidir sobre el mismo. Si de tales argumentos y
documentos resulta configurado el incumplimiento, se expedir el acto administrativo
correspondiente, el cual se le notificar al interesado y sobre el particular se informar
a los entes que determina la ley.
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CAPITULO V
ACTA DE TERMINACIN
Agotado el trmino y cumplido el objeto del contrato, procedern las partes a suscribir
el acta de entrega y recibo de la obra, bien o servicio, en la cual quedar expresa
constancia de la condicin de cumplimiento con sujecin al contrato o de los ajustes
necesarios que deben ejecutarse dentro del trmino que en sta se seale, para
proceder a otorgar la garantas sealadas en el contrato y la nica de entidades
estatales.
ARTICULO TRIGESIMO QUINTO
ACTA DE LIQUIDACIN
Una vez recibido a satisfaccin el objeto del contrato, se revisarn las condiciones
econmicas, las condiciones tcnicas de ejecucin y la situacin jurdica del contrato,
(comits evaluadores antiguos o actuales) para proceder a su liquidacin, dentro de
los 4 meses siguientes. Elaborado el documento de liquidacin ser visado por la
interventora y/o supervisin y suscrito por las partes. (Formato No.27)
CONSIDERACION ESPECIAL: Si no se lograre suscribir el acta de liquidacin dentro
del plazo previsto, se dejar constancia de las razones del caso y proceder un
trmino supletivo de 2 meses para la revisin del caso y la suscripcin del acta. Si
agotado el plazo adicional, no se suscribiere la referida acta, proceder el supervisor
y/o la Interventora a dejar las constancias del caso y compete a la Unidad
Administrativa Especial de Servicios Pblicos a sustanciar la liquidacin unilateral, la
cual ser notificada al contratista, conforme lo previene el Decreto 01 de 1984.
(Formato No.28)
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CAPITULO VI
DISPOSICIONES VARIAS
ARTICULO TRIGSIMO SEXTO
DISPOSICIONES COMPILADAS
En el presente Manual se entienden compiladas todas las disposiciones internas que
con antelacin se han expedido en materia de procesos de contratacin incluyendo el
captulo 2 del vademcum financiero, las circulares emitidas por la Jefatura de Estado
Mayor del Ejrcito No. 162224/CE-JELOG-OFICN-023 que trata de la identificacin de
los Procesos y contratos; y la No.162755/ CE JELOG-OFICN-023 de 2006 que trata
de la publicacin de los procesos y contratos en el portal nico de contratacin del
estado.
Para los temas que este manual no contemple o contenga; deber remitirse a la
Resolucin 591 del 17 de mayo de 2005 Manual de contratacin del M.D.N. y la
resolucion 168 del 24 de febrero de 2006 Delegacin del gasto o aquellas normas
que las modifiquen o sustituyan.
ARTICULO TRIGSIMO SEPTIMO
DEROGATORIAS
A partir de la vigencia de este Manual, quedan sin efecto el Manual de Contratacin
Administrativa de 1994, la Directiva Rgimen de Adquisiciones de 1999, y todas las
disposiciones que le sean contrarias expedidas con antelacin para el Ejrcito
Nacional.
El presente Manual se elabor en la Oficina de Contratacin de Ejrcito.
Brigadier General RICARDO A. VARGAS BRICEO
Jefe de Logstica del Ejrcito
Coronel HUGO HUMBERTO LEAL BELTRAN
Director Oficina de Contratacin
Mayor JUAN ALBERTO MONTES OSPINA
Ejecutor del Proyecto
El presente documento fue revisado y aprobado por asesora jurdica y econmica; para cualquier observacin,
comentario o aporte al texto, pueden remitirse a la Oficina de Contratacin de Ejrcito, para su estudio, anlisis y
actualizacin en futuras ediciones.
OFICINA DE CONTRATACION DE EJERCITO COMANDO EJERCITO OFICINA 502 TELEFONOS 2661124 2660216
MICROONDAS 2207 www.ejercito.mil.co/contratacin - oficontratacion@ejercito.mil.co
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