FRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL

1. FORMULAS EXCEL
1.1. QU ES UNA FRMULA EN EXCEL?
Las frmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar clculos o
procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que ser asignado a la
celda en la cual se introduce dicha frmula.
En una frmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o
ms celdas de un libro de trabajo. Las frmulas estn conformadas por
operadores de clculo, a los que llamamos operandos y, con frecuencia, por
funciones.
1.2. Componentes de una frmula
Una frmula en Excel puede contener cualquiera de los siguientes elementos:
referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.
Para que sea ms fcil su comprensin vamos a partir de una formula
previamente diseada:
=PI()*B1^2
En esta frmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:
Referencias a celdas: B1.Se hace referencia al valor que contiene la
celda B1.
Constantes: el valor 2. Nmeros o valores escritos directamente en
una frmula.
Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un
nmero a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.
Funciones: la funcin PI(). Esta funcin al ser invocada devuelve el
valor de pi: 3,141592...
1.3. Operadores
Los operadores especifican el tipo de operacin o procesamiento que se desea
realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos
diferentes de operadores: aritmticos, de comparacin, texto y de referencia.
1.3.1. Tipos de operadores
Operadores aritmticos: Se utilizan para realizar las operaciones
matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin (combinando los
valores numricos y generando resultados numricos). Se pueden utilizar
los siguientes operadores aritmticos.
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Tabla 1. Operadores aritmticos

Operador aritmtico

Significado

Ejemplo

(signo ms)

Suma

A3+3

(signo menos)

Resta

B3-B1

Cambio de signo

-A1

(asterisco)

Multiplicacin

B3*C3

(barra diagonal o slash)

Divisin

D3/3

(signo de porcentaje)

Porcentaje

20%

(acento circunflejo)

Exponenciacin

C3^2

Operadores de comparacin: Se utilizan cuando se requiere comparar

entre si dos valores. Como operadores de comparacin tenemos los
siguientes:

Tabla 2. Operadores de comparacin

Operador de comparacin

Significado

Ejemplo

Igual a

A1=B1

( igual )

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>

( mayor )

Mayor que

A1>B1

<

( menor )

Menor que

A1<B1

>=

( mayor o igual )

Mayor o igual que

A1>=B1

<=

( menor o igual)

Menor o igual que

A1<=B1

<>

(distinto)

Distinto de

A1<>B1

Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparacin, el

resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.

Operador de concatenacin de texto: Se utiliza el signo ( & ampersand

) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar
un solo elemento de texto.

Tabla 3. Operadores de concatenacin

Operador
texto

de

Significado

Ejemplo

&

( "y" comercial)

Concatena o une dos

valores para generar
un nuevo valor de
texto continuo.

"Sierra"&" Nevada"
produce el valor Sierra
Nevada
A3&B3
crea un nuevo valor de texto
formado
por
el valor de texto que contiene
la
celda
A3
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concatenado o unido con el

valor
de
texto
que contiene la celda B3

Operadores de referencia:
Permiten utilizar rangos de celdas,
produciendo referencias a una lista de celdas, para ser utilizadas por otras
operaciones en los clculos; por ejemplo, como argumentos en las
funciones.

Tabla 4. Operadores de referencia

Operador
referencia

de

(dos puntos)

Significado

Ejemplo

Operador de rango que

genera una referencia a
todas las celdas

B5:B15

que se encuentran entre

dos
referencias
a
celdas.

(punto y coma)

(espacio)

Hace referencia a todas

las celdas que se
encuentran en el rango
B5 hasta B15

Operador de unin que

combina
varias
referencias en una sola.

B5:B15;D5:D15

Operador
de
interseccin que genera
una referencia a celdas
comunes
a las dos

B7:D7 C6:C8

Hace referencia a las

celdas
que
se
encuentran en el rango
B5 hasta B15 ms las
celdas en el rango D5
hasta D15

Hace

referencia

la

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referencias.

celda C7

Una frmula simple en Excel ( tiene un solo operador ), se puede representar de

la forma siguiente:

= < operando_A > < operador >

< operando_B >

1.4. Frmulas compuestas en Excel

No siempre las frmulas que se requieren utilizar son frmulas simples, ya que es
ms frecuente necesitar frmulas en donde se requieren dos o ms operadores,
lo cual implica cierta dificultad tanto para expresar correctamente la frmula, as
como tambin, para la evaluacin de los diferentes operadores de manera que se
obtenga el resultado correcto, como por ejemplo, la frmula =PI()*B1^2 que se
present anteriormente, es una frmula compuesta ya que tiene 2 operadores
aritmticos ( * y ^ ).
Una frmula compuesta se puede representar de la forma siguiente:
= <operando A> <operador 1> <operando B> <operador 2> < operando C >.
Cualquiera de los operandos puede ser a su vez una frmula, esto es, puede
estar formado por otros operandos y operadores.
1.5. Orden en que Excel realiza las operaciones en las frmulas
Como se mencion anteriormente, una frmula est compuesta por los elementos
o valores que se van a procesar, combinados mediante los operadores. Excel
realiza las operaciones especificadas en la frmula, indicadas por los operadores,
de acuerdo a un orden que ya tiene preestablecido. Para el clculo de la frmula
Excel primero evala, de izquierda a derecha, los distintos operadores que la
conforman determinando en qu orden los debe procesar, para luego realizar los
diferentes clculos u operaciones segn el orden encontrado.
1.6. Uso de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin de los operadores, se debe escribir entre
parntesis la parte de la frmula a la que se requiere cambiar el orden
preestablecido, de tal forma que sta se procese antes que las dems. Los
parntesis se deben colocar por pares, es decir, un parntesis que abre y otro
parntesis que cierra.

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Por ejemplo, la siguiente frmula:

=5+2*3

Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la

suma. La frmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado.
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar el orden de evaluacin, la
frmula se puede escribir como:
= (5+2)*3
En este caso Excel sumar 5 ms 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo
que se obtiene 21.
1.7. OPERANDOS EN LAS FRMULAS
En una frmula los operandos son los distintos valores que se utilizan para realizar
las operaciones especificadas por los distintos operadores. Estos operandos
pueden ser valores constantes, referencias a celdas, funciones.
1.7.1. Constantes
Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor.
Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el nmero 210 y el texto "Ganancias trimestrales"
son constantes. Una referencia a una celda, una frmula, o un valor obtenido
como resultado de una frmula, no son constantes.
1.7.2. Referencias a celdas
Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una
hoja de clculo e indica a Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos
que se requieren en una frmula. En las referencias se puede utilizar celdas de
distintas partes de una hoja de clculo. Tambin puede hacerse referencia a las
celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros de trabajo. Las
referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vnculos.

1.7.2.1.

Estilo de referencia A1

De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a

las columnas identificadas mediante letras (de A a IV, para un total de 256
columnas) y a las filas identificadas mediante nmeros (del 1 al 65.536). Estas
letras y nmeros se denominan ttulos o nombres de fila y de columna. Para hacer
referencia a una celda, se debe escribir la letra de la columna seguida del nmero
de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda que se encuentra ubicada en la
interseccin de la columna B y la fila 2.

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Tabla 5. Estilo de referencia

Hace referencia a:

A10

La celda que se encuentra en la columna A y la fila 10

A10:A20

B15:E15

A10:E20

El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a

la 20.

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a

20.

5:5

Todas las celdas de la fila 5

5:10

Todas las celdas de las filas 5 a 10.

H:H

Todas las celdas de la columna H

H:J

Todas las celdas desde la columna H hasta la columna J

1.7.2.2.

Referencia a celdas en otra hoja de clculo

En el siguiente ejemplo, la funcin PROMEDIO calcula el valor promedio de los

valores contenidos en el rango B1:B10 de la hoja de clculo denominada
Marketing del mismo libro de trabajo.
Nombre de la hoja

Referencia a una celda o rangos de celdas de la hoja

=PROMEDIO(Marketing!B1:B10)
Separa la referencia de la hoja y la referencia de las celdas

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En este ejemplo se puede observar la referencia a otra hoja de clculo en el

mismo libro, donde el nombre de la hoja de clculo seguido de un signo de
exclamacin (!) preceden a la referencia de un rango de celdas.
1.7.3. Referencias relativas y absolutas en las frmulas
Referencias relativas Una referencia relativa de celda en una frmula, siempre
conserva la posicin relativa entre la celda que contiene la frmula y la celda a la
que hace referencia. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se
mueve o se copia) se modifica la referencia de celda en la frmula que se crea en
la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa una frmula se
utilizan referencias relativas.
Cuando se copia una frmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en
las frmula que se crea en la celda destino se ajusta automticamente; como por
ejemplo, si la celda B2 contiene la frmula =A1 (que hace una referencia relativa
a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modifica automticamente la frmula
obtenindose en la celda B3 la nueva frmula como =A2.
Referencias absolutas Una referencia absoluta de celda en una frmula,
siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila
especfica. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se
copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino no vara. De forma
predeterminada cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas y
para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del
nombre de columna y del nmero de fila de la celda, por ejemplo $A$1.
Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta
y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de
columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc.; mientras que una referencia de
fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si se traslada dicha frmula de una
celda a otra celda (se mueve o se copia), se cambia la referencia relativa y la
referencia absoluta permanece invariable.
Si una frmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la
referencia relativa se modifica automticamente y la referencia absoluta no se
modifica. Por ejemplo, si la frmula =A$1, que contiene una referencia mixta que
indica que la fila no debe variar, se copia de la celda B2 a la celda C3, la nueva
frmula que contendr la celda C3 es entonces =B$1.
1.8. Introducir una frmula que contenga una funcin
Las siguientes frmulas contienen funciones.

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Tabla 6. Frmulas con funcin

Frmula

Accin

=SUMA(A:A)

Suma todos los valores numricos en la

columna A

=PROMEDIO(A1:B4)

Calcula el promedio de todos los valores

numricos en el rango A1:B4

Para introducir en Excel una frmula que contenga funciones, se puede seguir el
siguiente procedimiento:
Seleccionar la celda
Insertar funcin
Seleccionar la funcin que desee utilizar.
Introducir los argumentos en su correspondiente cuadro de dilogo que se
muestran en la ventana Argumentos de funcin
Una vez que se tenga completa la frmula se debe presionar el botn
aceptar, para que la frmula se introduzca en la celda y se calcule su
resultado.
1.9. Introducir una frmula con funciones anidadas
Como se mencion anteriormente, una funcin anidada es aquella en que uno o
varios de sus argumentos son a su vez funciones. Como por ejemplo:
=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0)
Para introducir esta frmula se puede seguir el siguiente procedimiento:
Seleccionar la celda.
Insertar funcin.
Seleccionar la funcin que se necesita utilizar como funcin de primer nivel.

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Introducir los argumentos en su correspondiente cuadro de dilogo que se

muestran en la ventana Argumentos de funcin
o Para escribir otra funcin como uno de los argumentos, se introduce
la funcin en el cuadro de argumento deseado. Por ejemplo, se
puede agregar SUMA(G2:G5) en el cuadro de edicin
valor_si_verdadero.
Para cambiar las partes de la frmula mostradas en el cuadro de dilogo
Argumentos de funcin, se debe hacer clic en el nombre de funcin en la
barra de frmulas.
1.10.

Copiar una frmula

Para copiar se pueden utilizar los siguientes procedimientos:

1.10.1.

Procedimiento 1

Seleccionar la celda que contenga la frmula a copiar.

Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la frmula producirn
el resultado deseado. Si se requiere, se debe cambiar el tipo de referencia
de celda, por ejemplo, si en una frmula se necesita que siempre se haga
referencia a una misma celda, entonces esta referencia se debe cambiar a
referencia absoluta o mixta.
Abrir el men Edicin, y elegir la opcin Copiar.
Luego seleccionar la celda o celdas en la que se desea copiar la frmula.
Abrir de nuevo el men Edicin. Para copiar la frmula y el formato hacer
clic en Pegar.
Para copiar la frmula solamente hacer clic en Pegado especial y, a
continuacin, en Frmulas.
1.10.2.

Procedimiento 2

Si la frmula que se necesita copiar va a ser copiada a una celda o rango de

celdas que estn contiguas o adyacentes a la misma, se puede copiar la frmula
utilizando el cuadro de llenado o botn de relleno.
Seleccionar la celda que contenga la frmula a copiar.
Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la frmula producirn
el resultado deseado. Si se requiere, se puede cambiar el tipo de referencia
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de celda, por ejemplo, si en una frmula se necesita que siempre se haga

referencia a una misma celda, entonces esta referencia se debe cambiar a
referencia absoluta o mixta.
Colocar el cursor sobre el cuadro de llenado y, a continuacin, arrastrar el
cuadro de llenado, presionando el botn izquierdo del mouse o ratn,
hasta la celda o rango de celdas en las que se desear copiar la frmula.
1.11.

Modificar o editar una frmula

Sin por alguna razn, una frmula que ya se ha ingresado en una celda necesita
ser modificada, no es conveniente volver a escribir la frmula desde el principio,
sino utilizar el procedimiento para modificacin o edicin del contenido de una
celda.
Para modificar una formula basta con hacer seleccionar la frmula que se desea
modificar como celda activa y luego teclear F2. Ahora podr modificar la formula
sin tener que volverla a escribir.
1.12.

Eliminar frmulas

Para eliminar frmulas que se encuentren en una hoja de clculo, el procedimiento

ms directo y sencillo es el siguiente:
Seleccionar la celda que contenga la frmula.
Presionar la tecla <SUPR>.

2. Funciones
2.1. Qu es una funcin?
Las funciones son frmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales
ejecutan clculos utilizando los valores especificados, denominados argumentos,
en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores.
Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
Por ejemplo, la funcin REDONDEAR(A10;2) redondea un valor numrico que
est en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales.
2.2. Sintaxis de las funciones
Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura:
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Nombre(arg 1;arg 2;;arg n)

La estructura de una funcin comienza por el nombre de la funcin, un parntesis
de
apertura, los argumentos de la funcin separados por punto y coma 1[2] y un
parntesis de cierre.
Nombre de funcin. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un
nombre nico que las diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de
caracteres alfabticos, por ejemplo la funcin PROMEDIO.
Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma
(;), y pueden ser nmeros, referencias de celda, texto entre comillas, valores
lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, o valores de error como #N/A.
Informacin sobre la estructura de la funcin. Cuando se escribe la funcin,
aparece la informacin sobre la estructura de esta funcin, con su sintaxis y sus
argumentos. Por ejemplo, al ingresar en una celda =REDONDEAR( aparecer la
descripcin
de
esta
funcin.
2.3. Insertar funcin
Para insertar cualquier funcin se debe:

Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.

Hacer clic en la pestaa Frmulas
Elegir la opcin Insertar funcin.
O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas.
Buscar una funcin
Seleccionar la funcin adecuada
Aceptar

2.4. Tipo de funciones

2.4.1. Funciones de fecha y hora
Funcin Descripcin
Tabla 7. Funcione de fecha y hora
AHORA

Devuelve el nmero de serie correspondiente a la fecha y hora

1
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AO
DIA
DIA.LAB
DIA.LAB.INT
L

DIAS.LAB
DIAS360
DIASEM
FECHA.MES

Actuales
Convierte un nmero de serie en un valor de ao
Convierte un nmero de serie en un valor de da del mes
Devuelve el nmero de serie de la fecha que tiene lugar antes o
despus de un nmero determinado de das laborables
Devuelve el nmero de serie de la fecha anterior o posterior a
un nmero especificado de das laborables mediante
parmetros para indicar cules y cuntos das son das de fin
de semana
Devuelve el nmero de todos los das laborables existentes
entre dos fechas
360 das
Convierte un nmero de serie en un valor de da de la semana
Determinada
Devuelve el nmero de serie de la fecha equivalente al nmero
indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial

2.4.2. Funciones de texto

Funcin Descripcin
Tabla 8. Funciones de texto
CARCTER
CODIGO
CONCATENA
R
DECIMAL
ENCONTRAR
B

Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo

Devuelve un cdigo numrico del primer carcter de una
cadena de texto
Concatena varios elementos de texto en uno solo
Da formato a un nmero como texto con un nmero fijo de
decimales
Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto

2.4.3. Funciones de bsqueda

Tabla 9. Funciones de bsqueda
AREAS
Devuelve el nmero de reas de una referencia
BUSCAR
Busca valores de un vector o una matriz
BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la
celda indicada
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BUSCARV
COINCIDI
R

Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en

horizontal por la fila para devolver el valor de una celda
Busca valores de una referencia o matriz

2.4.4. Funciones financieras

Funcin Descripcin
Tabla 10. Funciones financieras
AMORTIZ.LIN
AMORTIZ.PROGR
E
CUPON.DIAS
CUPON.DIAS.L1
CUPON.DIAS.L2
CUPON.FECHA.L1
CUPON.FECHA.L2

Devuelve la amortizacin de cada uno de los perodos

contables
Devuelve la amortizacin de cada perodo contable
mediante el uso de un coeficiente de amortizacin
Devuelve el nmero de das del perodo (entre dos
cupones) donde se encuentra la fecha de liquidacin
Devuelve el nmero de das desde el principio del perodo
de un cupn hasta la fecha de liquidacin
Devuelve el nmero de das desde la fecha de liquidacin
hasta la fecha del prximo cupn
Devuelve la fecha de cupn anterior a la fecha de
liquidacin
Devuelve la fecha del prximo cupn despus de la fecha
de liquidacin

Nota: estos cuadros muestran solo algunas de las clasificaciones existentes para
cada tipo de funcin si desea saber cules ms son deber investigar en otra
fuente. O en su defecto deber visitar www.ebriik.com.

2.4.5. Funciones Anidadas

En algunos casos, puede ser necesario utilizar una funcin como uno de los
argumentos de otra funcin. Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza la funcin SI
(=SI(arg1;arg2;arg3)), la cual compara el resultado producido por la funcin
PROMEDIO (funcin anidada) con el valor 50. A esto es a lo que se le denomina
funcin anidada.
Resultados vlidos Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento,
sta deber devolver el mismo tipo de valor que el requerido por este argumento.
Por ejemplo, si el argumento especifica un valor VERDADERO o FALSO, la
funcin anidada deber devolver VERDADERO o FALSO.
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Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo
siete niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de
la Funcin A, la Funcin B es una funcin de segundo nivel. En el ejemplo anterior,
la funcin PROMEDIO y la funcin SUMA son ambas funciones de segundo nivel
porque son argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la funcin
PROMEDIO ser una funcin de tercer nivel, etc.

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