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ADMINISTRATIVAS (SISCOMA)
MANUAL DE USUARIO
Versin: 01
GERENCIA DE INFORMTICA
DIVISIN DE DESARROLLO Y MANTENIMIENTO
DE SISTEMAS
Firma:
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Fecha de Aprobacin:
24/02/2016
Proyecto SISCOMA
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TEXTO MODIFICADO
Versin inicial
VERSIN
01
Correccin de funcionalidades
02
FECHA
RESPONSABLE
31/10/2015 Barlen Caldern Curi
24/02/2016 Ervin Rojas Lopez
2015, Todo el contenido de este manual, est sujeto a la proteccin de los derechos de autor, de
los derechos de la propiedad intelectual y de otras leyes de la proteccin de la misma. Queda
prohibida su divulgacin, reproduccin, modificacin, uso comercial o utilizacin para cualquier fin
diferente al acadmico sin autorizacin expresa y por escrito de los autores.
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INDICE
1.
OBJETIVO......................................................................................................................................
2.
3.
4.
5.
Consideraciones de uso............................................................................................................. 40
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1. OBJETIVO
Este documento, servir como gua para el uso del sistema, donde encontraremos todas las
funcionalidades de cada una de las opciones que se encuentran en los diferentes mdulos de
SISCOMA.
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Ventana Principal
El usuario logeado accede a la ventana principal del sistema que consta de 3 partes:
-
El Entorno del sistema, que es comprendido por la barra de ttulo mostrando el nombre del
sistema y la barra de herramientas del sistema en la parte superior, y la barra de estados en
la parte inferior mostrando la persona logeada entre otros datos. Esta parte es caracterstica
estndar de los sistemas Windows y permite tener informacin visible del sistema y acceder
a algunas opciones bsicas como manejo y visualizacin de ventanas y opciones.
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Barra de mens
rea de trabajo
Barra de estado
del sistema
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pasos dentro de los procesos de Reconsideracin y Apelacin. Adems este mdulo contiene
las opciones de generacin de Constancias y Actas de Retencin y Devolucin como resultado
de la ejecucin de los procesos de Ejecucin Coactiva.
3.5. Mdulo de Archivo
Nos permitir tener control sobre los formatos que sirven para la imposicin como son:
Notificaciones Preventivas y Resoluciones de Sancin, el flujo por el cual paso el formato, desde
su asignacin hasta su imposicin.
3.6. Mdulo de Reportes
Est comprendido por opciones para la generacin de reportes de los diferentes procesos y
documentos, los cuales a su vez tienen variantes de acuerdo a los filtros que el usuario desee
seleccionar. Los reportes considerados son de tipo gerencial, resumen, detalle, compendio y
grficos.
4. MDULOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA
4.1. Mdulo de Seguridad
Este mdulo permitir crear, modificar, eliminar usuarios y asignarle permisos definidos en
perfiles, roles y opciones del sistema, segn la actividad que desarrolle.
4.1.1. Gestin de usuarios
Con esta opcin se puede realizar la consulta, creacin, modificacin o anulacin de
usuarios que tendrn acceso al sistema.
Bsqueda de usuarios:
Se puede realizar la bsqueda de usuarios usando varios filtros, pero sobretodo por
apellidos y nombres de la persona.
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Ventana principal
Creacin de usuarios:
En esta pantalla se realiza la creacin de usuarios ingresando la informacin necesaria,
prestando especial atencin a la seleccin de la opcin Activo en el estado y dando o no
una fecha de caducidad. Para poder relacionar el usuario nuevo con un empleado
simplemente se debe elegir su nombre de la lista desplegable.
El perfil que se seleccione para el nuevo usuario pasar a tener todos los permisos que se
han definido para ese perfil. Varios usuarios pueden tener uno o ms perfiles especficos y
todos compartirn las mismas opciones que en total suman segn los perfiles
seleccionados. Los perfiles son configurables por el Administrador del sistema.
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4.1.2.Gestin de perfiles
Con esta opcin se puede realizar la consulta, creacin, modificacin o anulacin de perfiles
los cuales definen un conjunto de permisos para usuarios con caractersticas o funciones
relacionadas al uso del sistema.
Bsqueda de perfiles:
La bsqueda se realiza principalmente por el nombre del perfil o por su cdigo.
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Creacin de perfiles:
Para crear un perfil solo se necesita ingresar el nombre con el cual se le conocer en el
sistema. Luego definir los roles y para ello se debe seleccionar un o varios check de la lista
con lo que al usuario se le podrn dar permisos directamente a las funciones del sistema.
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4.2.1.Gestin de ordenanzas
Con esta opcin se podrn crear, actualizar, anular ordenanzas base as como ordenanzas
modificatorias. Asimismo, copiar las infracciones de otras ordenanzas de manera que se
pueda tener un inicial de ellas en las nuevas ordenanzas o modificatorias.
Buscar ordenanzas:
Se puede realizar la bsqueda de ordenanzas base ingresando las fechas en que est en
vigencia. Si se desea buscar ordenanzas modificatorias es necesario seleccionar una
ordenanza base y activar la casilla con modificatorias.
Crear ordenanza:
Para crear una ordenanza es importante tener en consideracin que se debe identificar la
base legal a la cual pertenecer, y definir si se trata de una ordenanza base o una
modificatoria, de tratarse de una modificatoria se requiere el ingreso de la ordenanza a
modificar o denominada base. Igualmente el inicio y fecha de vigencia debe ser consistente,
es decir el sistema valida que no haya ordenanzas base que sean vlidas en un mismo
rango de fechas, mientras que si pueden existir varias ordenanzas modificatorias a una
ordenanza base vigentes. Es importante aclarar que todas las imposiciones se realizan
utilizando solo ordenanzas base, puesto que es ah donde se encuentran todos los cambios
realizados por las ordenanzas modificatorias que puedan estar vigentes.
Aadir lneas de accin:
Para agregar una lnea de accin digite el nombre en el campo de la descripcin y luego su
abreviatura (opcional) luego hacer click en el botn agregar.
Quitar lnea de accin:
Para quitar una lnea de accin se debe seleccionar una de ellas y presionar el botn
quitar.
Aadir sublnea de accin:
Para agregar una sublnea de accin previamente se debe seleccionar la lnea de accin a
la que pertenecer. Luego digitar la sublnea y presionar el botn agregar.
Quitar sublnea de accin:
Para quitar una sublnea de accin se debe seleccionar una de ellas y presionar el botn
quitar.
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4.2.2.Gestin de infracciones
Con esta opcin se podrn crear, actualizar o anular infracciones.
Buscar infracciones:
Se pueden buscar infracciones utilizando los filtros de ordenanza, lnea de accin y sublnea
de accin, tenindose que cada una muestra solo las opciones que estn relacionadas al
filtro anterior, es decir si se selecciona en un filtro una ordenanza determinada, al utilizar el
filtro lnea de accin solo se presentarn las que estn relacionadas a dicha ordenanza.
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Crear infracciones:
Para crear una infraccin es necesario que se seleccione la ordenanza base, ordenanza
modificatoria (activando la casilla modificatoria), lnea de accin y sublnea de accin a la
cual perteneceran. Es necesario considerar adicionalmente el ingreso de otros datos
relevantes, como la fecha de vigencia y el nombre con el cual se le identificar en el
sistema. Igualmente, cada multa creada debe sealar, los criterios que definen el factor
base con el cual se calcularn las infracciones, para cada una de las cuales se deber
considerar el tipo de procedimiento previo, la escala y medida complementaria.
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4.2.3.Gestin de UITs
Con esta opcin se podrn gestionar las UITs vigentes a lo largo del tiempo.
Buscar UIT:
La principal forma de buscar UITs es utilizando el rango de fechas en la que est vigente,
tratando que los valores de bsqueda sean ms amplios que el mismo.
Crear UIT:
Una UIT se puede crear ingresando el valor que le corresponde y la fecha de inicio y fin de
vigencia. Se debe considerar que el sistema valida que no haya cruces en la vigencia de
UITs, puesto que estas son usadas de manera automtica para clculos en otros procesos
del sistema.
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Registrar expedientes:
Se pueden registrar expedientes utilizando la opcin nuevo, con la cual se abrir una
ventana de registro donde lo primero que se tiene que se debe seleccionar es el origen:
interno o externo. Si se elige el origen interno se muestra una lista desplegable con las
opciones: memorndum, oficio u orden superior. Si se elige el origen externo se tiene:
Correo electrnico, llamada telefnica o denuncia escrita. De acuerdo a dicha seleccin se
habilitarn ciertos campos que sern obligatorios al ingresar la informacin
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4.3.2.Gestin de inspecciones
Bsqueda de Plan de inspeccin:
Para realizar la bsqueda de un Plan de inspeccin, se podr utilizar el nmero de la
inspeccin directamente si se conoce o el nmero de caso que lo propici, de lo contrario se
pueden hacer bsquedas grupales, como por grupo operativo responsable o rango de
fechas.
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En la segunda pestaa, se deber ingresar a los participantes del operativo para ello se
debe seleccionar el grupo operativo y el Coordinador (por defecto ser el coordinador del
grupo operativo seleccionado).
Por cada grupo operativo seleccionado, se mostrarn una lista de sus integrantes, de los
cuales varios pueden ser incorporados como participantes de la inspeccin,
seleccionndolos y utilizando el botn aadir.
Es importante considerar que las personas no figurarn como participantes del operativo
hasta que se grabe, lo que significa que para quitarlos solo bastar con utilizar el botn
quitar.
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En la siguiente pestaa es necesario ingresar algunos datos adicionales, como los datos de
la persona que recibi la NP, los datos de la constancia de notificacin (registrando a uno o
ms testigos), y las observaciones necesarias.
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Finalmente, se debe ingresar los datos que formarn parte del acta de constatacin, donde
el nmero de acta ser el mismo que el nmero de la NP, se podr editar la fecha y hora, el
tipo de formato, la manifestacin del infractor, las observaciones que correspondan, y los
datos del receptor y el testigo.
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En la siguiente pestaa es necesario ingresar algunos datos adicionales, como los datos de
la persona que recibi la RS, los datos de la constancia de notificacin (registrando a uno o
ms testigos), y las observaciones necesarias.
Finalmente, se debe ingresar los datos que formarn parte del acta de constatacin, donde
el nmero de acta ser el mismo que el nmero de la RS, se podr editar la fecha y hora, el
tipo de formato, la manifestacin del infractor, las observaciones que correspondan, y los
datos del receptor y el testigo.
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Creacin de documento:
Se pueden generar distintos documentos a travs del Mdulo de archivo, lo cual se definir
seleccionando el tipo y subtipo de documento, siendo el ms comn el memorando que se
utiliza entre los procesos para enviar documentos adjuntos. El memorando tiene como
subtipos ms utilizados el Memo RS (que se enva de SOF a SCS adjuntando las RSs
impuestas), el Memo REC (que se enva de SCS a Ejecucin coactiva adjuntando las RSs
con medida complementaria a ejecutar) y el Memo Notificacin REC (que se enva de
Ejecucin coactiva a Administracin, quien se encarga de incluirlo en un lote de notificacin
al administrado).
Adicionalmente se tienen que ingresar otros datos importantes como la fecha, el asunto y el
destino. (El origen es por defecto la persona que est operando el sistema)
Luego de los datos generales se deben ingresar los documentos que se adjuntarn, para lo
cual se debern buscar a travs de una serie de filtros, como el tipo y subtipo de
documento, rango de fechas, o directamente por el nmero de documento si se conoce. De
la lista resultante de la bsqueda se debern marcar aquellos que se desee adjuntar,
pudindose utilizar el filtro por infractor si se requiriera.
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Para marcar un formato como impuesto solo es necesario identificar el nmero de formato y
marcar la casilla correspondiente a la columna Impuesto. Los formatos impuestos sern
enviados directamente al Subgerente de SOF.
Para marcar un formato como anulado se debe identificar el nmero de formato y marcar la
casilla correspondiente a la columna Anulado, teniendo en consideracin que en este caso
es obligatorio colocar la fecha de anulacin, y si se requiere el documento con el cual se
reemplaz. Los formatos anulados sern enviados al Coordinador del Inspector, quien
tendr que visar su anulacin en una opcin del sistema que ser descrita ms adelante
llamada Visado de formatos anulados.
Para marcar un formato como impuesto solo es necesario identificar el nmero de formato y
marcar la casilla correspondiente a la columna Devuelto. Los formatos devueltos sern
enviados a la persona que realiz la asignacin.
Para marcar un formato como perdido se debe identificar el nmero de formato y marcar la
casilla correspondiente a la columna Perdido, teniendo en consideracin que en este caso
es obligatorio colocar la fecha de prdida, y si se requiere el documento con el cual se
reemplaz. Los formatos perdidos sern enviados al Coordinador del Inspector, quien podr
observar la totalidad de ellos.
Para todos los expedientes se puede incluir observaciones que le permitan saber a la
persona destino porque se hizo esa seleccin.
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Todos los reportes se presentarn en un visor especial que tiene opciones como aumentar y
disminuir el zoom (botones con conos de binocular), ndice de pginas (botn con cono
rbol de pginas) y navegacin de pginas. (flechas a la izquierda y derecha).
5. Consideraciones de uso
Para poder entender de una mejor manera el funcionamiento del sistema, y obtener todos los
beneficios de su funcionalidad implementada es necesario tener las siguientes consideraciones:
-
Considerar que en todas las ventanas de ingreso o edicin de datos los campos
resaltados con fondos amarillos representan campos de ingreso obligatorio de
informacin, que de no completarse provocaran el despliegue de un mensaje
informativo, el cual no debe considerarse un error del sistema y que ha sido colocado de
acuerdo a los requerimientos definidos.
Las ventanas de edicin y vista previa de todos los elementos del sistema se utilizarn
previamente seleccionando uno de la lista de resultados de bsqueda, y sern iguales a
las de registro (creacin o generacin iniciadas con el botn nuevo), con la diferencia
de que en estado de edicin no todos los campos son modificables y en estado de vista
previa ninguno es modificable.
Si bien el sistema SISCOMA tiene una serie de validaciones que impide el ingreso
errneo de datos, al igual que cualquier otro sistema, no contempla todas la variantes ni
restricciones posibles para el ser humano, por lo que es necesario para la estabilidad y
generacin de buena informacin en el sistema que los usuarios sean tan cuidadosos
ingresando informacin al sistema como al elaborar los documentos en fsicos que hasta
antes de la puesta en produccin de SISCOMA manejaban.
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Versin: 02
Fecha de Aprobacin:
24/02/2016
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