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Transformando seu investimento ERP em resultados para seu negcio

SUMRIO

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O que um ERP far pelo seu negcio?

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1.1 - Otimizao dos processos

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1.2 - Gerenciamento completo

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1.3 - Informaes relevantes

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1.4 - Controle Tributrio

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ERP investimento, no um gasto!

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Como escolher o ERP certo para sua empresa

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3.1 - Funcionalidades

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3.2 - Valor do investimento

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3.3 - Suporte e atendimento

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3.4 - Adequao ao segmento

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Introduo
A histria do ERP

Concluso

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Sobre a Mega Sistemas

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Transformando seu investimento ERP em resultados para seu negcio

INTRODUO
Investimentos so inerentes ao desenvolvimento de qualquer tipo de empresa, certo? Nesse cenrio,
gestores que no se dispem a investir para a compra de insumos e equipamentos no aplicam tempo e
conhecimento para a criao de novos produtos e servios, no disponibilizam talentos para melhorar processos
e no aprimoram seus relacionamentos para ampliar o alcance de seus negcios dificilmente atingem a meta
mais bsica de qualquer empreendimento: crescer.
Mas o investimento por si s tambm no garantia de que as metas e objetivos sero alcanados. Para
isso preciso contar com um bom planejamento e uma excelente organizao no s para colocar a casa
em ordem, mas para mant-la assim. Nesse sentido, a utilizao de um sistema ERP (Enterprise Resource
Planning) ou sistema de gesto, como tambm conhecido para controlar os procedimentos do dia a dia
da empresa, integrar diferentes reas e garantir o melhor fluxo das informaes corporativas pode trazer
os melhores resultados. Essa uma nova realidade de crescimento para a qual os negcios precisam estar
preparados, trazendo o foco em decises mais certeiras e aumento da produtividade corporativa.
Com o avano da tecnologia a implantao desses sistemas de gesto pode ser feita em negcios de qualquer
porte, ramo ou estrutura, e cada vez mais empreendedores esto investindo nesse tipo de organizao corporativa. Neste e-book vamos mostrar como um sistema ERP pode oferecer informaes para melhorar suas
estratgias de mercado e de que forma ele transforma investimentos em resultados. Pronto para entrar para
o time?
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Transformando seu investimento ERP em resultados para seu negcio

A HISTRIA DO ERP
Os primeiros sistemas de gesto empresarial surgiram na dcada de 50, com
o incio dos conceitos sobre controle tecnolgico e gesto corporativa. Nesse
perodo a tecnologia era cara, lenta e para poucos, mas j apresentava os
primeiros sinais das vantagens que um ERP poderia proporcionar, reduzindo
significativamente o tempo que antes era necessrio em processos manuais.
Com a expanso econmica e a popularizao da tecnologia, surgiram nos
anos 70 os MRPs (Material Requirement Planning), antecessores do ERP que
realizavam o planejamento de requisies de materiais especificamente para
as indstrias manufatureiras. Em formato de conjuntos de sistemas, formavam
os primeiros pacotes integrados que permitiam o planejamento de insumos e
gerenciamento do processo produtivo nas empresas.
Mas foi nos anos 80 que a grande evoluo tecnolgica aconteceu, marcando
a chegada dos microcomputadores e das redes interligadas que revolucionaram as prticas de gerenciamento e reduziram os investimentos. Nesse
perodo o MRP se transformou em MRP II, que passou a controlar tambm
atividades como mo de obra e maquinrios, aproximando-se muito do que
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Transformando seu investimento ERP em resultados para seu negcio

viria a ser o modelo conhecido hoje como ERP, mais abrangente e disponvel para qualquer segmento empresarial.
A chegada do ERP aconteceu, de fato, quando o aumento da concorrncia no mercado tornou inevitvel a busca
por um mtodo que permitisse o levantamento de planejamentos estratgicos. At ento alguns
departamentos ainda eram tidos como ilhas dentro das companhias e no faziam parte do MRP II, dificultando a anlise de
dados para estabelecer estratgias de atuao. Os anos 90 trouxeram essa mudana, agregando aos sistemas de
gesto o conceito de mdulos que controlavam praticamente todas as reas da companhia e conversavam entre
si, permitindo que todas as atividades fossem devidamente controladas.
Ao mesmo tempo, a evoluo tecnolgica tornava-se mais acessvel, inserindo o conceito de ERP no cotidiano das
companhias e dando novo rumo s aes estratgicas para o mercado e a economia. Esse movimento caracterizou
um boom no setor a partir da segunda metade dos anos 90, surgindo diversas empresas que ofereciam pacotes
de gesto e promessas. Mas at este momento a tecnologia de gesto permanecia como sendo um recurso para
empresas com certo poder aquisitivo, concentrando-se nas camadas superiores a mdias empresas. Apenas a
partir de meados do ano 2000 foi que o ERP se popularizou definitivamente e as pequenas empresas tambm
passaram a aderir ao conceito.
Contudo, nem todas as empresas esto preparadas para adotar um sistema de gesto empresarial, que para
exercer sua excelncia completa exige que os processos de gesto da companhia estejam alinhados e em conformidade com o funcionamento dos softwares contratados. Para que esses processos possam ser alinhados,
preciso entender todas as vantagens e benefcios que um ERP pode proporcionar ao funcionamento do seu
negcio. E isso que veremos no tpico a seguir!
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Transformando seu investimento ERP em resultados para seu negcio

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Transformando seu investimento ERP em resultados para seu negcio

Empresas em pleno crescimento se deparam,

no dia a dia, com uma srie de desafios: ampliar
a produtividade sem aumentar os custos de
produo, acompanhar os avanos tecnolgicos do mercado utilizando poucos recursos,
reduzir o tempo de entrega de produtos,
organizar o balano financeiro, reduzir o
estoque, administrar salrios e diversas outras
dificuldades.
Muitas vezes, superar esses obstculos requer

algumas mudanas de polticas e de procedimentos que podem ser alteradas ou

melhoradas com a adoo de prticas automatizadas. Mas nesse ponto no basta apenas
digitalizar a empresa com a utilizao de
softwares diferentes para cada departamento. Todos os setores devem atuar de forma
integrada. E a que o ERP entra, trabalhando para o aperfeioamento de vrios pontos
centrais da sua corporao.

1.1 - OTIMIZAO DE PROCESSOS

Pense em como seus funcionrios registram, controlam e processam as informaes da sua empresa.
Se cada departamento adota uma prtica diferente, na hora de cruzar as informaes, a anlise e a
consolidao dos dados se tornam demasiadamente demoradas e at suscetveis a erros.
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Imagine, por exemplo, que o departamento de vendas e a equipe responsvel pelo estoque usem
solues diferentes para organizar a emisso de pedidos e a quantidade de produtos no depsito.
Sem a integrao dos setores, possvel que mais produtos sejam vendidos do que de fato sua
empresa tem estocado. Isso acaba prejudicando a rea de produo, que ter de aumentar
sua capacidade para que todos os pedidos sejam entregues a tempo, alm de tambm influenciar no setor financeiro, que ter de alocar mais recursos para o pagamento de horas
extras e compra emergencial a fim de atender a demanda.
Ou seja, quando vrios sistemas so executados separadamente, seu negcio sofre
tanto com a perda de tempo como de dinheiro.
No entanto, ao otimizar os processos de todos os setores com a aplicao de
um sistema ERP, o trabalho integrado e todas as informaes so registradas
em um nico lugar, o que facilita o acesso aos dados do negcio como um todo.
Esse tipo de sistema interliga as reas de modo que cada funo e setor da empresa
se baseie em um nico local de armazenamento de informaes. Com uma fonte de
dados precisos e que podem ser acessados em tempo real, uma soluo ERP acaba
com impasses de informao, ajuda os colaboradores a tomarem melhores e mais geis
decises, alm de permitir que o gestor tenha uma viso dos resultados consolidados e individuais da empresa. Isso fundamental para a definio de estratgias e para a adoo de
novas medidas para o crescimento do negcio.
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1.2 - GERENCIAMENTO COMPLETO

Um sistema ERP trabalha com a utilizao de mdulos separados que interagem entre si. Esses mdulos
so espcies de programas de gesto em diversas reas, sendo que cada empresa pode utilizar o
mdulo do seu interesse, personalizando o sistema de acordo com suas necessidades.
Os mdulos oferecem recursos para a gesto financeira, contbil, de clientes, jurdica, controle de
estoque, dentre outras reas. H tambm a possibilidade de o negcio criar um mdulo para uma
demanda especfica, como o controle de sua frota e logstica, por exemplo, ou o controle de prazos e
gerenciamento de combustveis.
Dessa forma possvel fazer a gesto completa da empresa por meio de um nico sistema e, ainda,
padronizar e acelerar os procedimentos de todos os departamentos. Isso tambm acaba economizando tempo, aumentando a produtividade e eliminando possveis erros causados por controles manuais.
Em geral, das comuns s mais crticas, as tarefas so feitas com muito mais qualidade e gerenciadas
de uma forma cada vez mais eficaz.

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1.3 - INFORMAES RELEVANTES

Fato que sua empresa uma fonte valiosa
de informaes que podem ajud-la a crescer
sempre mais. No entanto, esses dados precisam
estar devidamente organizados e ser acessveis
com muita rapidez, at porque o mercado est
em constante mudana e preciso acompanh-lo. Um sistema ERP gera relatrios e
apresenta mtricas que auxiliam na tomada de
decises, no planejamento de novas estratgias
e na adoo de tendncias mercadolgicas.
Relatrios sobre o cenrio financeiro da empresa,
por exemplo, permitem que o gestor acompanhe
o desempenho geral do negcio, visualizando,
em tempo real, quanto seu empreendimento
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contribuiu para as receitas e o quanto consumiu

de recursos em cada rea. Nesse contexto,
possvel observar tanto as partes da corporao
como tambm compreender o todo, o que possibilita uma melhor avaliao das operaes,
tendncias, produtividade das equipes e dos
departamentos, todas informaes importantes
para a correta tomada de deciso.

1.4 - CONTROLE TRIBUTRIO

Fazer parte do grupo de empresrios no Brasil
significa estar sujeito a regras, exigncias e muita
burocracia para enfrentar o furaco tributrio
brasileiro. Em 2014 o IBPT (Instituto Brasileiro
de Planejamento e Tributao) retratou esse
cenrio desafiador em nmeros. De acordo com
uma pesquisa da instituio, desde a Constituio de 1988 foram criados no Brasil 4.960.610
normas para reger a vida no pas. E somente o
campo tributrio recebeu 7% de todas essas
novas exigncias. Em nmeros absolutos, so
320.343 novas normas tributrias em menos de
trs dcadas, uma mdia de 46 regras por dia
no pas. uma realidade brutal que obriga as
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empresas a destinarem muito tempo e trabalho

para conhecerem e realmente entenderem esses
princpios, a fim de adaptarem seus processos
de gesto para o cumprimento das mudanas.
Conviver com esse cenrio no uma tarefa
fcil, representando um desafio constante para
qualquer empresrio. Somente ficar atento divulgao dessas novas regras no , infelizmente,
o suficiente. Contar com aparatos tecnolgicos
uma forma excelente para aumentar a eficincia dos controles internos de uma empresa. Um
sistema ERP cria um ambiente em que possvel
manter um arquivo com todas as informaes
necessrias para o bom funcionamento do

negcio, alm de desenvolver uma plataforma

que se adapta insero de novas informaes.
Esses dados passam a interagir e a se complementar, o que permite que as empresas se
mantenham atualizadas e conectadas com as
constantes mudanas no sistema tributrio
brasileiro. possvel encontrar no mercado companhias que desenvolvem sistemas e solues
especialistas nisso, pois seus profissionais
dominam as exigncias tributrias do Brasil
e desenvolvem ferramentas preparadas para
a realidade nacional, como a Mega Sistemas
Corporativos, que uma empresa 100% nacional,
que conhece h 30 anos os desafios de ser

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um empreendedor brasileiro e est atualizada

com todas as inovaes do regime tributrio.
At mesmo em casos de ERPs verticalizados a
companhia consegue apoiar seus clientes no
atendimento a tributos espec- ficos, facilitando
a gesto integrada e o controle contbil e administrativo das organizaes.

O ERP integra seus processos em um

nico sistema, organizando o fluxo da
sua empresa e dando o controle total da
gesto do seu negcio.

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Muitos empresrios, principalmente de pequenas e mdias

empresas, ainda tm uma certa resistncia em utilizar um sistema
ERP em seus negcios por pensarem apenas em seus custos de
implantao e manuteno. No entanto, preciso, primeiramente,
mudar um pouco a perspectiva, j que a adoo de um ERP no
um gasto, mas, sim, um investimento.
O retorno da aplicao inicial pode ser notado na rpida diminuio
de custos em outras reas e tambm no aumento da produtividade da empresa a mais longo prazo. Vale ressaltar que h casos
em que os resultados so perceptveis at mesmo a curto prazo.
Empreendimentos que planejam seu fluxo de caixa por meio das informaes fornecidas pelo sistema integrado e ajustam as datas de
seus vencimentos de acordo com os recebimentos acabam, muitas
vezes, economizando muito com a eliminao de juros bancrios,
por exemplo. E, com isso, o retorno do investimento surge em mdia
de 12 a 24 meses.

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Ao trocar o preenchimento de planilhas por um sistema ERP com mdulo financeiro, uma empresa
tambm reduz custos com a utilizao de papis e outros materiais. Isso sem contar a significativa
economia de tempo, j que a equipe do setor no mais passar horas consolidando e conciliando os
dados manualmente, podendo se dedicar a outras tarefas dentro do prprio departamento.

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 possvel, ainda, melhorar o controle de estoque,

garantindo que a quantidade adequada de
produtos esteja no local correto e no momento
preciso. Para isso, basta registrar e acessar
as informaes sobre o inventrio no sistema
integrado. Seu funcionrio pode checar, por
exemplo, quantos itens esto armazenados ou
mesmo rastrear os pedidos e a entrega das mercadorias, o que parte vital das operaes de
negcios.
Se um cliente entrar em contato solicitando informaes sobre sua entrega, por exemplo, o
colaborador ter em mos todas as informaes
necessrias para verificar o status do pedido, se
o pagamento j foi liberado e onde exatamente
se encontra o produto, sem ser necessrio
recorrer a outros departamentos, o que tornaria
o atendimento bem mais demorado.
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Transformando seu investimento ERP em resultados para seu negcio

Outra funcionalidade do sistema ERP que ele

tem um impacto muito positivo na reduo de
erros, pois facilita a visualizao dos processos e
mantm o histrico de tudo o que ocorre no empreendimento armazenado em um nico local.
As compras para manter um estoque mnimo
podem, por exemplo, ser planejadas e otimizadas
a partir da anlise do histrico de demandas por
perodo e sazonalidade. Assim, o empreendedor
elimina erros que possam resultar em prejuzos
ou em estoque parado devido a compras mal
planejadas.
Por fim, um sistema integrado elimina a utilizao
de mltiplos programas, o que facilita a gesto
do departamento de TI, reduz custos com manutenes e diferentes atualizaes ou com a
compra de vrias licenas de uso de softwares.

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Transformando seu investimento ERP em resultados para seu negcio

A escolha do sistema ERP ideal para sua empresa no to simples assim, mas tambm no nada assustadora, como muitos pensam. Essa deciso comea a ser tomada pelo levantamento das necessidades e
prioridades da companhia e dos processos utilizados em cada departamento, para que os gestores saibam
o que realmente funciona e o que precisa melhorar, alm de servir tambm para dimensionar e antecipar
possveis necessidades. No existe um sistema que atenda qualquer demanda. Para cada necessidade,
porte e segmento, sempre haver uma soluo mais adequada. Alm disso, um projeto de sucesso tambm
no depende exclusivamente do software escolhido, mas fundamentalmente de trs fatores: SOFTWARE +
EQUIPE DE CONSULTORES + PESSOAL INTERNO. Qualquer elo fraco nesta corrente certamente comprometer o sucesso da iniciativa.
Veja quais outros pontos voc deve considerar para fazer escolha mais acertada:

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3.1 - FUNCIONALIDADES
Algumas funcionalidades so simplesmente indispensveis
em um sistema ERP. Ele precisa, por exemplo, ser flexvel
para se adequar s novas necessidades da empresa ao longo
dos anos. Deve tambm ser modular, para oferecer diversos
servios de gesto, permitindo, porm, que a empresa implemente apenas os mdulos de seu interesse, a fim de facilitar
a expanso ou a reduo do sistema. Alm disso, o sistema
requer a conexo no s entre departamentos, mas tambm
entre filiais e outras empresas de um mesmo grupo e, mais recentemente tambm, integrando com sistemas da sua cadeia
como clientes, fornecedores, transportadores, entre outros
agentes. Dessa forma, sua empresa poder utilizar o mesmo
recurso por muito tempo sem que fique desatualizado.

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3.2 - VALOR DO INVESTIMENTO

Logicamente o valor do investimento em software, hardware e servios de implantao quando o assunto a evoluo tecnolgica deve ser levado em conta,
mas importante ressaltar que este no deve ser o item principal no momento da
escolha. A busca por investimentos menores muitas vezes pode trazer arrependimentos futuros ou at mesmo a perda total do investimento.
Por isso, na hora de fechar negcio, leve em considerao referncias de outras
empresas do seu segmento de mercado, experincias de profissionais de sua
confiana, tempo de empresa e experincia dos profissionais, soluo unificada
em um nico fornecedor e at mesmo o histrico de processos judiciais que o fornecedor escolhido possa ter sofrido. Assim, voc poder tomar a sua deciso com
mais segurana e assertividade no momento da escolha.

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3.3 - SUPORTE E ATENDIMENTO

Verifique tambm se h pessoal capacitado disponvel, com habilidades e conhecimentos especficos, que
entendam os processos internos do negcio, para oferecer as melhores solues e customizar o sistema
com agilidade e rapidez, e que estejam atualizados em relao s tecnologias disponveis no mercado.
Os profissionais devem sugerir inovaes para a otimizao do trabalho da sua corporao, eliminando
rotinas ultrapassadas que podem predominar na sua empresa. Em relao ao atendimento de suporte, os
profissionais da equipe precisam estar preparados para entender o real problema do cliente e apresentar a melhor soluo, sempre explicando cada etapa para a resoluo da questo e sanando possveis
dvidas. Profissionais no especializados no seu negcio podem dar solues genricas que nem sempre
so a melhor para o seu problema.
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3.4 - ADEQUAO AO SEGMENTO

Para oferecer solues cada vez mais assertivas, os
sistemas ERP podem contar com funcionalidades especificamente voltadas para diferentes segmentos do mercado.
Assim, se voc atua na rea da construo, da manufatura, da logstica, no setor de servios, de combustveis,
agrobusiness ou empresarial, existe um sistema ERP
montado especialmente para atender suas demandas.
De forma geral, os sistemas devem possuir solues bsicas
para automatizar e integrar processos administrativos, financeiros, contbeis e jurdicos, porm, precisam contar, ainda,
com mdulos para um controle mais especfico na gesto
de cada tipo de negcio, considerando as particularidades
de cada segmento e oferecendo a expertise de uma equipe
especialidade em cada ramo. Solues genricas e que
atendem muitos segmentos podem falhar. preciso especializao para tornar o controle eficiente.
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Independente do tamanho e do segmento da empresa, possvel implantar um sistema ERP que

satisfaa os desejos e as necessidades do seu negcio, graas flexibilidade e diversidade
das solues oferecidas, sempre com o foco na gerao de resultados e na otimizao de seus
investimentos.
O que ainda est esperando para implementar em sua empresa um sistema integrado para
melhorar a eficincia dos processos administrativos, aumentar o controle de gesto, definir estratgias mais certeiras, reduzir custos e otimizar a produtividade? E no esquea de utilizar os
dados organizados por meio desse novo modelo de gesto para aferir seus resultados, viu?
Inicie hoje mesmo a avaliao das solues disponveis no mercado e nos convide para participar
desta avaliao! Se a nossa soluo estiver alinhada com as necessidades da sua empresa, teremos o
maior prazer em atende-lo ;)

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SOBRE A MEGA SISTEMAS

No mercado desde 1985, a Mega Sistemas
Corporativos S/A, oferece para mais de 50 mil
usurios o que h de melhor em ERP e tecnologia de
gesto empresarial. Com solues e equipes especializadas nos segmentos da construo, manufatura,
logstica, combustveis, servios e agronegcios e o
pensamento claro de que inovar a nica maneira de
continuar crescendo, as solues Mega proporcionam
indicadores de performance que transformam dados
em decises certar para potencializar o sucesso de
seus negcios. Para isso, a Mega conta com mais de
700 colaboradores para atender cerca de 2 mil
clientes em todo territrio nacional.
Saiba mais em www.mega.com.br.

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