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Oggetto: informativa ex art 13 D.

Lgs 196/2003 per il trattamento di dati personali


Con la presente, in ottemperanza agli obblighi di cui alla legge in oggetto, desideriamo informarLa che il
trattamento dei dati personali che La riguardano sar improntato ai principi di correttezza, liceit e
trasparenza, tutelando in questo modo la Sua riservatezza e i Suoi diritti.
La Societ Reply S.p.A. sottopone (ovvero sottoporr) a trattamento i dati personali che riguardano Lei
(e, se necessario i Suoi familiari), che ci sono stati o che ci verranno da Lei o da terzi comunicati. In caso
conferisca dati personali relativi ai suoi familiari La invitiamo ad informarli di quanto indicato nella
presente informativa.
1. Finalit del trattamento
Il trattamento dei dati che La riguardano diretto esclusivamente al raggiungimento delle seguenti
finalit:
a.
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l.

effettuare le necessarie valutazioni in ordine all'eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro


(per i dati acquisiti durante le trattative precontrattuali);
dare esecuzione alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro e alle procedure necessarie per
garantire le attivit di pianificazione e controllo in accordo alle best practice di settore;
osservare specifici obblighi previsti dalla legge o da altre norme vincolanti (in particolare, le
normative in materia fiscale, di previdenza ed assistenza, di igiene e sicurezza sul lavoro, di
tutela della salute, dell'ordine e della sicurezza pubblica, di tutela dei dati personali);
gestire gli skill e le competenze presenti all'interno della societ anche attraverso la condivisione
sulla intranet aziendale, tra un numero ristretto di persone (Partner e Manager della societ di
appartenenza del dipendente, responsabili della funzione Risorse Umane, Top management) dei
curricula ed in generale dei dati anagrafici e professionali del singolo dipendente;
garantire lesecuzione di attivit e servizi strettamente connessi alla gestione del rapporto di
lavoro (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: gestione delle auto aziendali, ticket restaurant,
trasferte, ecc.) anche tramite leventuale coinvolgimento di terze parti, in qualit di Responsabili
o Titolari del trattamento;
garantire ai clienti le informazioni concernenti le persone allocate sui singoli progetti e tutte quelle
propedeutiche all'instaurazione e alla gestione del rapporto di collaborazione (ad esempio i dati
personali necessari per l'evasione delle richieste di emissione dei permessi d'ingresso presso le
Societ Clienti);
prevenire e reprimere gli atti e le attivit illecite e gli episodi di microcriminalit da cui potrebbe
discendere un danno al patrimonio aziendale, garantire la sicurezza del personale ed agevolare la
gestione delle situazioni di emergenza. L'attivit volta al raggiungimento della presente finalit
pu essere condotta anche tramite l'utilizzo di strumenti elettronici di rilevamento e registrazione
delle immagini, nonch tramite l'utilizzo di tecnologie volte a garantire l'accesso alle sole persone
autorizzate (badge, tecnologia RFID), in ottemperanza a quanto previsto dalle normative vigenti
(in particolare per ci che concerne le previsioni dello Statuto dei Lavoratori);
prevenire possibili attivit illecite condotte utilizzando gli strumenti informatici aziendali. L'attivit
svolta in tale ambito non in alcun modo indirizzata al controllo dell'attivit dei singoli lavoratori;
organizzare attivit di tipo formativo da condurre all'interno della societ stessa o presso terze
parti;
comunicare l'esistenza di convenzioni, agevolazioni ed offerte di vario genere stipulate
direttamente dalla societ con terze parti a favore dei dipendenti (ad esempio accordi con
imprese del settore terziario, soluzioni di previdenza complementare ecc.);
organizzare attivit ed eventi aziendali anche di natura ludica e ricreativa;
condividere, nel corso o a fronte di eventi ed iniziative aziendali di diversa natura (ad esempio
Netcamp), dati personali quali a titolo esemplificativo e non esaustivo generalit anagrafiche,
fotografie, materiale audio-video. A seconda delle circostanze specifiche, i dati potranno essere
inseriti sulla intranet aziendale, condivisi nellambito di eventi aperti a terze parti quali clienti,
fornitori e prospect, pubblicati allinterno di ambienti web pubblici.

2. Dati sensibili
Per il raggiungimento delle predette finalit, potr rendersi necessario anche il trattamento di dati
sensibili (art.26 del D.Lgs. 196/03). A titolo esemplificativo:

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i dati idonei a rivelare lo stato di salute potranno essere utilizzati per i certificati relativi alle
assenze per malattia, maternit, infortuni, nonch per stabilire l'idoneit a determinati lavori ed
avviamenti obbligatori;
i dati riguardanti l'adesione a sindacati potranno essere utilizzati per la richiesta di trattenute in
ordine a quote dell'associazione, nonch per l'assunzione di cariche sindacali;
i dati relativi all'adesione ad un partito politico potranno essere oggetto di trattamento con
riferimento alla richiesta di permessi o di aspettative per cariche pubbliche elettive;
i dati idonei a rivelare le convinzioni religiose potranno essere utilizzati per la richiesta di fruizione
prevista dalla legge, di festivit religiose.

Precisiamo che l'eventuale trattamento dei dati di cui in oggetto avverr anche nel rispetto di quanto
disposto dall'art. 8 dello Statuto dei Lavoratori (L.300/1970) che pone in capo al datore di lavoro il divieto
di effettuare indagini sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonch sui fatti non
rilevanti ai fini della valutazione delle sue attitudini professionali.
3. Modalit di trattamento
Il trattamento effettuato anche con l'ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati ed svolto
dal Titolare in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. Di seguito sono riportate
delle informazioni concernenti le modalit di trattamento dei dati in alcuni ambiti specifici.
3.1. Videosorveglianza
Ai sensi del Provvedimento dell'Autorit Garante per la protezione dei dati personali del 8 aprile 2010,
l'eventuale rilevazione e registrazione delle immagini, effettuata tramite strumenti quali telecamere e
videocitofoni, viene gestita solo dal personale abilitato e per le sole finalit dichiarate nella
documentazione aziendale di riferimento. Le immagini vengono conservate per il periodo di tempo
strettamente necessario a garantire il raggiungimento delle finalit dichiarate. Sono stati definiti
formalmente dei Responsabili di tale trattamento nonch designati coloro che sono autorizzati a condurre
le attivit ad esso connesse (incaricati).
3.2. Utilizzo dei sistemi informatici
Ai sensi del Provvedimento dell'Autorit Garante per la protezione dei dati personali del 1 marzo 2007,
l'azienda consente l'utilizzo degli strumenti informatici per finalit lavorative e adotta strumenti atti a
prevenire possibili attivit illecite. Il Responsabile e gli incaricati del trattamento sono stati formalmente
identificati.
4. Conferimento dati
Il conferimento dei dati :
1. obbligatorio per il raggiungimento delle finalit connesse agli obblighi previsti da leggi o da altre
normative vincolanti;
2. necessario per la corretta instaurazione o prosecuzione del rapporto di lavoro.
Un eventuale rifiuto a fornire i dati di cui sopra potrebbe compromettere il regolare svolgimento del
rapporto di lavoro.
In relazione alla finalit riportata al paragrafo 1, punto k), la partecipazione agli eventi aziendali viene
considerata quale esplicito consenso al conferimento ed al trattamento dei dati personali.
5. Comunicazione dei dati
I dati personali raccolti per il raggiungimento delle finalit indicate al precedente punto 1, potranno
essere comunicati a Pubbliche Amministrazioni, Casse di previdenza ed assistenza obbligatorie e non,
associazioni e rappresentanze sindacali, medici designati dal Titolare del trattamento, terze parti clienti
nonch a soggetti incaricati dalla societ della gestione del servizio paghe e contributi e/o all'elaborazione
dei dati, a soggetti terzi, nominati Responsabili o Titolari del trattamento, ai quali sono affidate
attivit o servizi (o parte di essi) connessi alla gestione del rapporto di lavoro, alle societ di
revisione ed a tutti quei soggetti ai quali la comunicazione sia dovuta in base a specifici obblighi di legge.

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In ottemperanza agli obblighi imposti dal provvedimento del Garante Privacy del 27 Novembre 2008,
"Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici
relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema", desideriamo informarLa che,
nel caso Lei ricopra il ruolo di amministratore di sistema, il Suo nominativo potr essere pubblicato sulla
intranet aziendale (o comunque in ambienti web accessibili unicamente da personale Reply) ovvero
comunicato su richiesta ai detentori di servizi in outsourcing presso Reply S.p.A.
6. Diffusione dei dati
I dati non saranno oggetto di diffusione.
7. Trasferimento dei dati all'estero
Nei limiti strettamente pertinenti all'esecuzione degli obblighi derivanti dal contratto di lavoro, i dati
potranno essere comunicati ad altri soggetti situati nel territorio dell'Unione Europea, ovvero in paesi
extracomunitari unicamente nel caso in cui sussistano adeguate garanzie per i diritti dell'interessato.
I dati, per le diverse finalit descritte al punto 1 del presente documento ('Finalit del trattamento'),
potranno inoltre essere comunicati a societ collegate o partecipate a Reply S.p.A.
8. Diritti dell'interessato
Ai sensi dell'art. 7 della Legge 196/2003, Lei ha diritto, tra l'altro, di:

ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non
ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
ottenere l'indicazione:
a. dell'origine dei dati personali;

delle finalit e modalit del trattamento;


b.

della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti


elettronici;
c. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai
sensi dell'articolo 5, comma 2;
d. dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere
comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualit di rappresentante designato nel
territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
ottenere:
a. l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
b. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in
violazione di legge, compresi quelli di cui non necessaria la conservazione in relazione
agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c. l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza,
anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati
o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un
impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
opporsi, in tutto o in parte:
a. per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorch
pertinenti allo scopo della raccolta;
b. al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario
o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione
commerciale.

Per informazioni e per esercitare i diritti sopradescritti pu inviare una e-mail al seguente indirizzo di
posta elettronica: privacy-dipendenti@reply.it
9. Titolare
Il Titolare del trattamento Reply S.p.A., nella persona del titolare delegato pro tempore, con sede in
Torino, Corso Francia, 110.

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