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Contractor:
EXHIBIT H
ANEXO H
I. CONTENTS
I. CONTENIDO
Contract N:
Contractor:
Departamento
de
Responsabilidad
Social
de
YANACOCHA, a travs del Comit de Coordinacin
(COMIT)
(COMIT).
4. Projects
YANACOCHA Social Responsibility Department,
through its COMITE, in accordance with the type and
term of the agreement, shall facilitate a project matrix,
among which the Contractor may choose the one they
are interested in developing, as a contribution to the
development of local capabilities. Such is the case of
professional internships for new graduates and
technical training for their workers, work plans with
educational institutions in the area that include topics
such as road education, environmental education,
community work, among others. The Plan is an Exhibit
to the Agreement.
5. Human Rights and the World Pact
Peru is member of the United Nations Organization
(UN) and therefore the compliance and respect for the
fundamental rights consecrated by the Universal
Declaration of Human Rights are binding for Peru.
Therefore, Peruvian legislation include or is in process
of including these fundamental rights and all of us living
and working here have the same obligation of
respecting these fundamental rights, establishing for
this purpose a Commitment Declaration.
contractual
contracting
will be the
the Social
4. Proyectos
El Departamento de Responsabilidad Social de
YANACOCHA, a travs del COMITE, de acuerdo con el
tipo y duracin del contrato, facilitar una matriz de
proyectos, entre los cuales el contratista elegir el que
le interesa desarrollar, como contribucin al desarrollo
de capacidades locales; tal es el caso de prcticas
profesionales para recin egresados y capacitacin
tcnica a sus trabajadores; planes de trabajo con
instituciones educativas de la zona que incluyan temas
de educacin vial, educacin ambiental, labores
comunitarias, entre otros. El Plan constituye un anexo
del Contrato.
5. Derechos Humanos y Pacto Mundial
El Per es miembro de la Organizacin de las Naciones
Unidas (ONU) y por ello el cumplimiento y respeto de
los derechos fundamentales consagrados en la
Declaracin Universal de los Derechos Humanos son
de carcter vinculante para el Per. Por ello las normas
peruanas ya recogen o estn en proceso de incorporar
estos derechos fundamentales y todos los que vivimos
y trabajamos aqu, tenemos esta misma obligacin de
respetar
estos
derechos
fundamentales,
establecindose ste mediante una Declaracin de
Compromiso.
II. SOPORTE Y COORDINACION
EL DEPARTAMENTO
DE
RESPONSABILIDAD
SOCIAL de YANACOCHA, a travs del COMIT,
brindar el apoyo y asesoramiento para la formulacin
e implementacin del plan de Responsabilidad Social
de cada empresa contratista, efectuando visitas de
coordinacin en oficinas y en campo.
III. CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE RESPONSABILIDAD
SOCIAL
La implementacin y cumplimiento del Plan de
Responsabilidad Social constituir un elemento
importante en la continuidad de la relacin contractual y
calificacin para futuros procesos de contratacin y
asignaciones de nuevos contratos.
Como parte del cumplimiento del Plan de
Responsabilidad Social, cada contratista har llegar
informacin mensual sobre los avances que tenga el
desarrollo del mismo, mediante los siguientes
entregables:
1. Promocin de actitudes y conductas socialmente
aceptadas y valoradas en Cajamarca, entre su
personal:
De acuerdo a la duracin del contrato, el Departamento
de Responsabilidad Social, a travs del COMIT,
facilitar informacin segn el formato de Actividades
Propuestas (ANEXO H-1) para precisar la cantidad de
actividades anuales, que se informarn en el reporte de
Responsabilidad Social del mes en que se realicen,
consignado tema tratado, duracin de la actividad y
cantidad de trabajadores que participaron. Estas
actividades no excluyen las propias que pueda ser
generada por el contratista.
56 de 76
Contract N:
Contractor:
2. Purchase of Local Goods and Services
According to the type and term of the agreement, the
Contractor shall put forward a local purchase plan.
The Contractor shall include in its monthly Social
Responsibility plan, information about the percentage of
local purchases carried out in the month, taking into
account the total monthly purchases according to the
Goods and Services Purchase form (EXHIBIT H-2)
establishing this in a Commitment Statement.
3. Hiring of Local Personnel
All contractors shall have a Local Hiring Plan
approved by the COMITE, before beginning the
services. The Contractor shall give priority to the
former owners and from adjacent villages and
populated centers. In the second place, the priority will
fall in personnel from the city of Cajamarca, and the
third priority shall fall on people from the region of
Cajamarca according to the agreement degree of
specialization and the local existing capabilities, trying
to hire the largest proportion of local (villages and/or
populated centers).
The Social Responsibility Department shall provide
information through the COMIT to the Contractors
about the existing local capabilities among the former
owners, the inhabitants of adjacent villages and from
the city of Cajamarca, before the Contractor hires the
necessary personnel.
YANACOCHA values and acknowledges hiring local
personnel because of the direct positive impact on the
development of capabilities and the generation of
income for the population in the area, something that
fully responds to the concept of Entrepreneurial Social
Responsibility.
4. Projects
According to the plan established with the support of the
COMIT, these activities shall be reported every month
as it may correspond, specifying the project and/or
activity performed, the amount of participating members
of the institutions that were involved in the activity as
per the Social Action form (EXHIBIT H-4)
Contract N:
Contractor:
1. Local Contractor
Local Contractors are those who carry out economic
activities in Cajamarca, for more than 10 years and/or
whose partners or owners were born in Cajamarca and
whose headquarters are located in the province of
Cajamarca.
2. Local personnel
Local personnel are the former owners and those
belonging to the direct area of influence (villages and/or
populated centers) as defined by the Social
Responsibility Department, through the COMITE
V. OBLIGATIONS TOWARDS THEIR OWN PERSONNEL
The Contractor shall be responsible for providing the
following facilities and benefit to workers and
employees:
Personal
Protection
Equipment
required
by
YANACOCHA Loss Prevention Manual, the Contractor
shall provide the workers with adequate working clothes
for cold and rainy weather, including at least reflecting
elements for night work.
MA-XXX--201X ANEXOS
Created on 03-Jun-2013 8:01 AM
1. Contratista Local
Se entender por Contratista Local a aquellos que
realizan actividades econmicas en Cajamarca, con
una antigedad mayor a diez aos y/o cuyos socios o
propietarios hayan nacido en Cajamarca y cuya sede
principal se encuentre en la provincia de Cajamarca.
2. Personal Local
Se entender por Personal Local a los ex propietarios y
a aquellos que pertenecen a la zona de influencia
directa (caseros y/ centros poblados) definida por el
departamento de Responsabilidad Social., a travs del
COMITE
V.
OBLIGACIONES
PERSONAL
PARA
CON
SU
RESPECTIVO
Contract N:
Contractor:
VI. WORK CULTURE
The Contractor Management shall ensure that their
personnel respect YANACOCHA Work Culture, as detailed
below:
1. Safety and Values Policies
Interest in training
Interest in being trained.
Essential responsibility for the Contractor performance
regarding safety. It includes carrying out inspections,
offering lectures an reporting acts and conditions below
standard, as well as the occurrence of Undesired
Events (Incidents and Accidents
Essential responsibility for all the contractor work force
working conditions, as well as watching over the
subcontractors working force
MA-XXX--201X ANEXOS
Created on 03-Jun-2013 8:01 AM
Inters en la capacitacin
Inters en ser capacitado.
Responsabilidad primordial por el desempeo del
Contratista respecto de la seguridad. Incluye llevar a
cabo inspecciones, dar charlas y reportar los actos y
condiciones por debajo de los estndares. As como la
ocurrencia de eventos No Deseados (incidentes y
Accidentes).
Responsabilidad primordial por las condiciones de
trabajo de toda la fuerza laboral del Contratista as
como la de velar por las condiciones de trabajo de la
fuerza laboral de sus subcontratistas.
2. Participacin en los Programas de Capacitacin
Coordinaciones para que toda la fuerza laboral del
Contratista y sus subcontratistas tenga acceso a una
capacitacin adecuada.
Programacin
de
capacitacin
complementaria
(tcnica, especfica, educativa).
Responsabilidad primordial por el comportamiento del
personal (dando el ejemplo)
Desarrollo de las habilidades del personal (Lnea de
Negocios)
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Contract N:
Contractor:
ANEXO H-1
LNEAS DE ACCIN EN RESPONSABILIDAD SOCIAL SUGERIDAS POR EL REA DE RESPONSABILIDAD
SOCIAL
Lneas de Accin
Ferias agropecuarias
2
3
4
5
6
7
Mingas.
Charlas de calidad, seguridad y medio ambiente con campaa de limpieza
Capacitacin a mujeres artesana con insumos
Campaa Navidea
Huertas escolares y/o organizaciones
Forestacin y manejo
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Capacitacin ocupacional
Actividades deportivas.
Charlas tcnicas de manejo del agua, agricultura y ganadera
Capacitacin gastronmico
Almuerzo de confraternidad con charlas de valores
Concursos escolares y socio cultural
Concurso de innovacin tecnolgico (incluir manejo de residuos slidos)
Apoyo para el mejoramiento de la infraestructura educativa
Apoyo para el mejoramiento de la infraestructura de riego
18
19
20
21
MA-XXX--201X ANEXOS
Created on 03-Jun-2013 8:01 AM
60 de 76
Contract N:
Contractor:
EXHIBIT H-1
SOCIAL RESPONSIBILITY LINES OF ACTION AS SUGGESTED BY THE SOCIAL RESPONSIBILITY AREA
Lines of Action
Agricultural Fairs
2
3
4
5
6
7
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Vocational Counseling
MA-XXX--201X ANEXOS
Created on 03-Jun-2013 8:01 AM
61 de 76
Contract N:
Contractor:
ANEXO H-2
DECLARACION DE COMPROMISO DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS LOCALES
Yo,.... como representante legal de la empresa .,
proveedora de servicios y/o bienes de Minera YANACOCHA SRL, en el marco de la Responsabilidad
Social que la empresa YANACOCHA promueve y que estamos identificados y, en pleno conocimiento de
la importancia de contribuir con el desarrollo local de Cajamarca, nos comprometemos con el presente
documento, en adquirir al menos un .% de bienes y servicios para el presente contrato en la Provincia
de Cajamarca.
Asimismo, nos comprometemos a entregar un Plan de Adquisiciones previa a la firma del contrato, entregar
reportes mensuales de Responsabilidad Social con la informacin sobre el porcentaje de compras locales
realizadas en el mes en funcin de su total mensual de compras segn el formato Adquisicin de bienes y
servicios (Anexo H-2-A) y cada vez que lo solicite la empresa YANACOCHA a travs de su Departamento
de Responsabilidad Social.
Cajamarca, de.. del .
Firmas:
ANEXO H-2-A
FORMATO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS LOCALES
EMPRESA:
.
CONTRATO No.:
VIGENCIA: ..
REPRESENTANTE LEGAL: ..
DETALLE MENSUAL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS
N
1
2
3
PERIODO
TOTAL COMPRAS
COMPRAS LOCALES
% COMPRAS
LOCALES
Bienes
Servicios
Bienes
Servicios
Bienes
Servicios
ENERO 2009
FEBRERO 2009
MARZO 2009
500.00
200.00
300.00
100.00
300.00
300.00
200.00
80.00
300.00
20.00
120.00
300.00
40%
40%
100%
20%
40%
100%
Totales
1,000.00
700.00
580.00
440.00
Importes
S/.
RESUMEN
Adquisiciones
del Trimestre
Compras
Locales
Compras
Forneas
Total
1,020.00
60.00
680.00
40.00
1,700.00
MA-XXX--201X ANEXOS
Created on 03-Jun-2013 8:01 AM
COMENTARIOS
100
62 de 76
Contract N:
Contractor:
EXHIBIT H-2
LOCAL PURCHASE OF GOODS AND SERVICES COMMITMENT
i,.... in my capacity as legal representative of the company .,
Minera YANACOCHA SRL, supplier of goods and services, within the Framework of the Social
Responsibility that YANACOCHA promotes and with which we identify, and fully aware of the importance of
contributing to Cajamarca local development, we agree herein, to purchase at least . % of goods and
services for the present Agreement in the Province of Cajamarca.
Additionally, we commit to submitting a Purchase Plan before entering the Agreement, to present Social
Responsibility monthly reports with information on the percentage of local purchases made throughout the
month, in terms of the total monthly purchases following the Local Purchase of Goods and Services Form
(Exhibit H-2-A) and every time YANACOCHA requests it through the Social Responsibility Department.
Cajamarca, ___________________, 20___
Signatures:
EXHIBIT H-2-A
LOCAL PURCHASE OF GOODS AND SERVICES FORM
COMPANY:
.
CONTRACT No.:
TERM: ..
LEGAL REPRESENTATIVE: ..
MONTHLY DETAIL OF GOODS AND SERVICES PURCHASE
N
1
2
3
PERIOD
TOTAL PURCHASES
LOCAL PURCHASES
% LOCAL
PURCHASES
Goods
Services
Goods
Services
Goods
Services
JANUARY 2009
FEBRUARY 2009
MARCH 2009
500.00
200.00
300.00
100.00
300.00
300.00
200.00
80.00
300.00
20.00
120.00
300.00
40%
40%
100%
20%
40%
100%
Total
1,000.00
700.00
580.00
440.00
Amounts
S/.
SUMMARY
Quarterly
Purchases
Local
Purchases
Foreign
Purchases
Total
1,020.00
60.00
680.00
40.00
1,700.00
MA-XXX--201X ANEXOS
Created on 03-Jun-2013 8:01 AM
REMARKS
100
63 de 76
Contract N:
Contractor:
ANEXO H-3
DECLARACION DE COMPROMISO
Nosotros ., empresa contratista de Minera YANACOCHA SRL, conocemos de la adhesin
que est ha hecho al Pacto Global1, el cual les pide a las compaas abrazar, sostener y representar, en su esfera de
influencia, un grupo de valores centrales en las reas de los derechos humanos, estndares laborales2, medio
ambiente y anticorrupcin, y aceptamos este compromiso de respeto a los Derechos Humanos, expresados en la
Declaracin Universal de los Derechos Humanos3.
Tambin reconocemos que como parte de su compromiso, YANACOCHA en sus procesos de seleccin y concurso de
contratistas y proveedores otorgara un valor a quienes demuestren su compromiso e iniciativas concretas para el respeto a
estos derechos fundamentales recogidos en estos documentos.
En 1999 la ONU lanza la iniciativa del Pacto Global, que pide a las compaas abrazar, sostener y
representar, en su esfera de influencia, un grupo de valores centrales en las reas de los derechos
humanos, estndares laborales, medio ambiente y anticorrupcin, como consecuencia de su visin de ser
una empresa socialmente responsable, YANACOCHA y Newmont han suscrito el 2004 la iniciativa, por ello
la implementacin y el reporte de nuestros avances son nuestro compromiso. YANACOCHA tiene dentro
de sus grupos de inters adems de sus socios y empleados, a sus contratistas y proveedores, y
esperamos y valoramos de quienes se hacen nuestros socios de negocios, que colaboren de forma
comprometida en su propio entorno de influencia con el cumplimiento de estos 10 principios.
El Per ha ratificado muchas de las convenciones de la Organizacin Internacional del Trabajo (OIT), entre
las que se encuentran las 8 que han sido sealadas por la misma OIT en 1998, como La Declaracin de
Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo y que al ser parte del marco legal y compromisos del
Per, deben respetarse. YANACOCHA desde su visin de empresa socialmente responsable cumple y
respeta estas convenciones y espera y valora que quienes se hacen nuestros socios de negocio, cumplan
estas 8 convenciones en sus relaciones laborales y dentro de su propia zona de influencia que son sus
propios proveedores y contratistas.
El Per es miembro de la Organizacin de las Naciones Unidas (ONU) y por ello el cumplimiento y respeto
de los derechos fundamentales consagrados en la Declaracin Universal de los Derechos Humanos son de
carcter vinculante para el Per. Por ello las normas peruanas ya recogen o estn en proceso de incorporar
estos derechos fundamentales y todos los que vivimos y trabajamos aqu, tenemos esta misma obligacin
de respetar estos derechos fundamentales.
Como parte de los temas crticos, las empresas contratistas y/o proveedoras, se asegurarn que en ninguno
de sus procesos o los de sus proveedores y/o contratistas o subcontratistas, exista trabajo infantil y de igual
modo, promovern entre sus empleados la responsabilidad por la educacin de sus hijos.
En un tem del informe mensual, se mantendr una declaracin que asegure la no inclusin de trabajo infantil
en la contratista o en sus subcontratistas y si la empresa efectuara alguna actividad para promover la
educacin de nios, ser incluida en el reporte mensual.
MA-XXX--201X ANEXOS
Created on 03-Jun-2013 8:01 AM
64 de 76
Contract N:
Contractor:
EXHIBIT H-3
COMMITMENT STATEMENT
We ., Contractors of Minera YANACOCHA SRL, are aware of its adherence to the Global
Pact4, which request companies to embrace, support and represent, within their scope of influence, a group of core
values in the areas of human rights, labor5, environmental and anti corruption standards, and accept this commitment
to respect Human Rights, expressed in the Universal Declaration of Human Rights6.
We also acknowledge, that YANACOCHA, as part of its commitment, in contractors and suppliers selection processes
and biddings will grant an additional value to those who show their concrete commitment and initiatives to respect
these fundamental rights as gathered in these documents.
In 1999, the UN launches the Global Pact initiative requesting companies to embrace, support and
represent, within their scope of influence, a group of core values in the areas of human rights, labor,
environmental and anti corruption standards. As a consequence of their vision of being a socially
responsible company, YANACOCHA and Newmont entered this initiative in 2004. Therefore, implementing
and report of our advances is our commitment. Within YANACOCHA stakeholders we can find not only their
Partners and employees, but also their contractors and suppliers, and we expect and value that our
business Partners, collaborate and commit with their own area of influence with the compliance of these 10
principles.
Peru has ratified many of the International Labor Organization (ILO) conventions, among which those that
have been pointed out by ILO itself in 1998, such as the Declaration on Fundamental Principles and Rights
at Work, as they are part of Peruvian legal framework and commitments, they must be adhered to.
YANACOCHA has a socially responsible corporate vision and from that point of view they comply with and
respect these conventions and expect and value that those who become our business Partners comply with
these 8 conventions in their work relations and within their own area of influence: their own suppliers and
contractors.
Peru is member of the United Nations Organization (UN) and therefore the compliance and respect for the
fundamental rights consecrated by the Universal Declaration of Human Rights are binding for Peru.
Therefore, Peruvian legislation include or is in process of including these fundamental rights and all of us
living and working here have the same obligation of respecting these fundamental rights.
As part of their critical topics, contractors and/or suppliers shall ensure that none of their processes or their
suppliers and/or contractors or subcontractors includes child labor, and in the same manner, they will
promote among their employees responsibility for the education of their own children.
One of the items of the monthly report will include a statement guaranteeing that neither the contractor nor the
subcontractor includes child labor. If the company carried out any activity to promote children education, this
shall be included in the monthly report.
MA-XXX--201X ANEXOS
Created on 03-Jun-2013 8:01 AM
65 de 76
Contract N:
Contractor:
ANEXO H-4
FORMATO DE ACCION SOCIAL
1.
2.
AMBITO DE TRABAJO
.
3.
4.
FECHA DE LA ACTIVIDAD
Mes . _____ Da (s) .
5.
AMBITO
Distrito
.
Centro Poblado.
Casero
.
4.
ACTIVIDADES DESARROLLADAS
5-
Contratista
YANACOCHA
6.
RESULTADOS
..
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MA-XXX--201X ANEXOS
Created on 03-Jun-2013 8:01 AM
66 de 76