Manual Centros de Computo-V3.0

Superintendencia de Notariado y Registro
Ministerio de Justicia y de Derecho

Repblica de Colombia
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
OFICINA DE INFORMATICA
MANUAL DE SEGURIDAD Y ADMINISTRACIN DE LOS CENTROS DE COMPUTO DE

LAS OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS SISTEMATIZADAS
VERSION 3.0
BOGOT, D.C., MAYO DE 2012

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Bogot D.C. - Colombia
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ................................................................................................ 4
1
SOBRE LA SEGURIDAD FISICA .................................................................................................. 5
1.1
DE LOS CENTROS DE CMPUTO.......................................................................................... 5
1.2
DE LOS SERVIDORES, EQUIPOS DE COMPUTO Y TELECOMUNICACIONES .......................... 7
2.
SOBRE LA ORGANIZACIN, EL ORDEN Y EL ASEO ................................................................... 9
2.1
ACUMULACIN DE MATERIAL ............................................................................................ 9
2.2
DISPONIBILIDAD DE LOS EQUIPOS ...................................................................................... 9
2.3
USO DEL EXTINTOR DE INCENDIOS ................................................................................... 10
2.4
OTROS ASPECTOS .............................................................................................................. 10
2.5
EL ASEO A LAS PARTES EXTERNAS DE LOS EQUIPOS ......................................................... 10
3.
SOBRE EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO ................................................... 10
3.1
EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS ....................................................... 11
3.2
EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MANTENIMIENTO ........................................................ 11
3.3
EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO ................................................................................... 12
3.4
EL CONTROL DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y DE ACTIVIDADES .............................. 12
4.
SOBRE COMUNICACIONES .................................................................................................... 12
4.1
LOS CABLES LGICOS Y ELCTRICOS DE RED DE SISTEMAS .............................................. 12
4.2
SOBRE LA SEGURIDAD LOGICA .......................................................................................... 13
4.3
AMBIENTES DE PRODUCCION, PRUEBAS Y DESARROLLO ................................................. 13
4.4
LAS LIBRERIAS, CARPETAS Y BASES DE DATOS .................................................................. 14
5.
5.1
SOBRE COMUNICACIONES .................................................................................................... 17

LA CUSTODIA DEL SOFTWARE YN DE LOS DATOS ............................................................. 17
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5.2
PUESTA EN PRODUCCIN DEL SOFTWARE ....................................................................... 17
5.3
INSTALACIN Y USO DEL SOFTWARE ................................................................................ 17
5.4
RESTRICCIPON DE USO ...................................................................................................... 17
5.5
MANEJO DE CLAVES DE SEGURIDAD, DE SERVICIO Y CONSOLAS ..................................... 18
6.
SOBRE EL VALOR Y RIESGO DE LA INFORMACIN ................................................................ 19
7.
SOBRE LA MOVILIZACION DE EQUIPOS ................................................................................. 23
SOBRE LA EXISTENCIA DE INSUMOS EN CASO DE EMERGENCIA .......................................... 25
CONTROL DE VERSIONES....................................................................................................... 26
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INTRODUCCION
Por ser la informacin uno de los activos ms importantes para cualquier entidad,
requiere de cuidado, medidas de seguridad y administracin para garantizar su
integridad e idoneidad. Por esta razn el Centro de Cmputo, las computadoras,
El software y los datos en especial deben estar protegidos de una manera estricta.
Para lograr establecer polticas sobre la seguridad del sistema, debemos observar
dos variables, la Seguridad Fsica y la Seguridad Lgica.
La Seguridad Fsica es aquella que tiene que ver con la proteccin del hardware
y de las instalaciones donde este se encuentra y la Seguridad Lgica que es la
proteccin de los programas, aplicativos y los datos. Este documento establece las
polticas de seguridad y administracin, resalta la importancia de poner en prctica
las normas pertinentes que darn como resultado un sistema seguro y confiable.
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1 SOBRE LA SEGURIDAD FISICA

Por Seguridad Fsica entendemos las normas que estn encaminadas a proteger
los equipos de cmputo y de comunicacin, tanto de factores predecibles (como
dao, hurto, saboteo) como impredecibles (fenmenos naturales).
1.1
DE LOS CENTROS DE CMPUTO
Los Centros de Cmputo son las salas adecuadas tcnicamente para albergar los
computadores principales, de respaldo y los equipos de comunicaciones.
El Centro de Cmputo en sus adecuaciones, debe tener los siguientes elementos:
1.1.1. Puerta de Seguridad: Permite mantener hermtico el Centro de Cmputo e
impide el paso a personas no autorizadas para ingresar a esta sala.
NORMA: Est prohibido el ingreso al Centro de Cmputo de Personas no
autorizadas. Se consideran personas autorizadas el Registrador, el administrador
principal del sistema, el Administrador Suplente, el Jefe de la Divisin Operativa y
el personal tcnico del Grupo de Informtica y Asistencia Tcnica y dems
personal autorizado por la Superintendencia por medio de oficio dirigido al
Registrador de la Oficina.
Excepciones: Podrn ingresar al Centro de Cmputo el personal tcnico y de
mantenimiento de los diferentes proveedores, el personal de aseo y personal de la
Oficina que por alguna circunstancia deban realizar algn trabajo no cotidiano.
Cuando se cumpla la excepcin, el administrador debe registrar el ingreso de los
visitantes al Centro de Cmputo en la Bitcora del Sistema.
El personal de aseo diario no necesita ser registrado en el Control, pero se
requiere que el Administrador, vigile y supervise las actividades que realicen estas
personas, con el fin de evitar daos en los equipos en la informacin que se est
procesando.
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NORMA: La puerta del Centro de Cmputo debe permanecer cerrada y con

seguro.
Las personas autorizadas para ingresar a esta sala deben tener la llave o el
mecanismo de acceso implementado para este fin (carn y contrasea llave).Es
responsabilidad del Registrador velar para que esta norma se cumpla.
Excepciones: La puerta del Centro de Cmputo puede dejarse temporalmente
abierta, cuando se efectu algn tipo de mantenimiento a esta o cuando se deba
ingresar elementos como papelera. Sin embargo es responsabilidad del
administrador, la atenta vigilancia cuando esta excepcin se cumpla.
1.1.2. Sistema Elctrico: permite mantener la alimentacin de la corriente

elctrica en los equipos de cmputo y telecomunicaciones.
Dentro de la Oficina de Registro encontramos el tablero elctrico que garantiza la
calidad de la corriente, ste tiene medidores de corriente, que deben ser
monitoreados diariamente, sta actividad debe quedar registrada en la Bitcora
del Sistema.
Se debe efectuar monitoreo a la UPS, cuando sta posea panel de control, por lo
menos dos veces al da y se debe registrar en la Bitcora.
Excepciones: El sistema elctrico puede estar en estado NO OPERATIVO
nicamente cuando se le efecte mantenimiento y cuando se registren cortes
prolongados de la energa pblica y la planta privada del edificio no funcione, o
cuando se efecte mantenimiento a la UPS.
1.1.3. Sistema de Aire Acondicionado: permite mantener la temperatura
adecuada dentro del Centro de Cmputo, la cual debe permanecer dentro
del rango de 15C a 20C. Este sistema previene daos en los equipos de
cmputo, que necesitan estar refrigerados para funcionar en forma normal.
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NORMA: El sistema de Aire Acondicionado debe permanecer en estado operativo

mientras los equipos estn en funcionamiento. El Administrador debe asegurar
mediante un monitoreo diario, el correcto funcionamiento de este sistema. La
actividad debe quedar registrada en la Bitcora del Sistema.
Excepciones: Este equipo puede estar en estado NO OPERATIVO, nicamente
cuando se le efecte mantenimiento y cuando se efecte mantenimiento al
sistema elctrico.
1.1.4. rea de Archivo del centro de Cmputo: permite almacenar los medios
magnticos que contienen las copias de seguridad de la informacin
almacenada, en los equipos de cmputo, el software original, los manuales
y documentos especiales que interesan al rea de Sistemas. Tambin
encontramos muebles, gavetas o estantes organizadores de documentos y
de software en medios como disquetes, cintas CDS.
La manipulacin de los medios magnticos all custodiados estar a cargo
nicamente del Administrador del Centro de Cmputo, as como su organizacin y
seguridad. Se entiende que las copias de seguridad para enviar al Grupo de
Informtica de la Superintendencia, tambin sern responsabilidad del
Administrador del Centro de Cmputo.
Es responsabilidad del Administrador del Centro de Cmputo, llevar el inventario
numerado de elementos como: medios magnticos, que contienen las copias de
seguridad de la informacin almacenada en los equipos de cmputo, el software
original, los manuales y documentos especiales que se almacenan en esta rea.
1.2
DE LOS SERVIDORES, EQUIPOS DE COMPUTO Y

TELECOMUNICACIONES
Dentro del Centro de Cmputo encontramos ubicados los equipos servidores, las
unidades externas de discos y las unidades de Backups, as mismo, se
encuentran los computadores, los equipos de comunicaciones y las impresoras del
sistema. Estos equipos ofrecen a la organizacin la posibilidad efectuar las
operaciones en lnea de una forma rpida y confiable, as como la idoneidad y
disponibilidad de la informacin.
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Debido a este grado de importancia dentro de la infraestructura de la organizacin

estos equipos deben estar debidamente protegidos, por esta razn se deben
observar los siguientes puntos:
Equipos Servidores de Folio: En estas mquinas, se encuentra la base de datos
y las diferentes aplicaciones manejadas en la entidad. Por esta razn el rea de
equipos ubicada dentro del Centro de Cmputo debe estar protegida y
permanecer cerrada. Uso de la llave de acceso a las funciones de la mquina
(para los casos en que aplique): Las llaves de las mquinas deben estar en un
sobre cerrado y firmado, ubicado dentro del Centro de Cmputo y su custodia es
responsabilidad del Administrador del centro de cmputo, quien la suministrar,
cuando se requiera, al personal tcnico autorizado, se debe anotar el trabajo
efectuado en la Bitcora del Sistema.
Los equipos de cmputo deben estar en condiciones de prestar servicio todos los
das, quince minutos antes de iniciar labores en la Oficina de Registro o
Superintendencia. Involucrando servidores, equipos de comunicaciones,
impresoras laser (con el software correspondiente, cuando aplique).
El encendido de los servidores (SUN, Solaris) se conecta a la corriente elctrica
regulada, se espera 10 minutos y luego se da click en el botn de encendido,
vuelve y espera 10 minutos para que la base de datos este disponible a los
usuarios.
As mismo para apagarlos, se deben seguir los siguientes pasos: bajar Base de
Datos si no est programado su bajado automtico, (en los casos que aplique),
apagar el servidor por comando (desde el men de administracin o desde lnea
de comando), realizar el apagado fsico, apagar primero C.P.U., despus todos los
dispositivos externos (cintas, discos, monitor).
Para el encendido, apagado de computadores o PCs, el proceso debe realizarse
segn instrucciones, dadas por los proveedores, teniendo en cuenta el software
instalado en ellos.
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Se debe peridicamente revisar el espacio libre que tienen los discos de los
servidores, computadores o PCs, esto para evitar problemas en la adicin de
segmentos a la base de datos, esta actividad se realiza conjuntamente con la
Mesa de Ayuda, el Coordinador de Asistencia Tcnica y el Coordinador del Centro
de cmputo de Nivel Central.
El Coordinador del Centro de Cmputo, debe apoyarse en Mesa de Ayuda para la
resolucin de incidentes de hardware, software, dispositivos de comunicaciones
entre otros. El Coordinador de Asistencia Tcnica, debe conjuntamente con la
mesa de ayuda, programar, coordinar y supervisar la atencin de los requerimientos
en desarrollo de operacin, servicio y soporte tcnico que debe de estar sujeto a las
normas del Centro de Cmputo.
2.
SOBRE LA ORGANIZACIN, EL ORDEN Y EL ASEO
La organizacin, el orden y el aseo son parmetros de gran importancia a tener en

cuenta de una manera especial dentro del Centro de Cmputo, porque de estos
tres aspectos depende en gran medida la seguridad de los activos que se
custodian en el rea.
NORMAS: Para el uso de la tecnologa informtica es necesario a dems contar con
buena ambientacin que mantenga los centros limpios y ordenados este punto es muy
importante ya que permite una actividad disciplinada y crea condiciones adecuadas
para trabajar.
Un Centro de Cmputo desorganizado y sucio genera prdidas de eficiencia y
disminuye la motivacin.
2.1 ACUMULACIN DE MATERIAL

No se debe acumular material combustible (cajas de cartn, plsticos, cables sin
uso, entre otros), ni basuras cerca de los equipos de computacin. La papelera
debe ser solamente la necesaria para el desarrollo normal de las operaciones.
2.2 DISPONIBILIDAD DE LOS EQUIPOS
Los computadores e impresoras deben permanecer apagados cuando no estn en
uso.
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2.3 USO DEL EXTINTOR DE INCENDIOS

El extintor de incendios debe ser de solcafln, el uso de otro tipo de extintor puede
daar el equipo o causar heridas al operador. El administrador del centro de
cmputo debe tener conocimiento del manejo y fecha de vencimiento del extintor,
cuando sta fecha caduque, hacer el trmite correspondiente para el cambio del
extintor.
2.4 OTROS ASPECTOS
Est terminantemente prohibido fumar, consumir o mantener alimentos y bebidas
dentro del Centro de Cmputo.
2.5 EL ASEO A LAS PARTES EXTERNAS DE LOS EQUIPOS
Debe hacerse con un pao hmedo. No deben utilizarse jabones, detergentes o
productos similares, el aseo debe efectuarse regularmente. El Administrador del
Centro de Cmputo debe monitorear con el personal de aseo estas tareas, con el
fin de prevenir accidentes que puedan afectar los equipos de cmputo.
Los servidores deben ser usados con cuidado para evitar su deterioro. No debe
colocarse material alguno sobre sus unidades. Se debe tener la precaucin de no
obstruir los orificios de ventilacin.
Se debe tener especial cuidado, en el manejo de las impresoras cuyas partes son
frgiles y fcilmente se pueden romper, averiar o desajustar. El papel debe
accionarse con los controles diseados para ese fin, los cuales adems de
proteger la impresora, permiten mantener el papel siempre alineado.
3.
SOBRE EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
El mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de Cmputo debe ser una

actividad contratada con empresas expertas en cada marca o producto, de tal
manera, que garanticen un excelente soporte en cualquier evento. El Coordinador
de Asistencia Tcnica conjuntamente con la Mesa de Ayuda, debe obtener un
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listado de los proveedores de los servicios de mantenimiento, conociendo

bsicamente nombre de la Empresa, direccin, Nmero (s) de telfono(s),
Correo Electrnico, Nmero de FAX, Pagina Web.
Los proveedores del mantenimiento y las personas responsables de coordinar
estas actividades por parte de la Superintendencia, deben observar las siguientes
normas.
NORMAS: La calidad del trabajo de mantenimiento preventivo y correctivo, tiene
como base el cumplimiento de los programas de mantenimiento, formularios y
cumplimiento de normas de seguridad industrial, permitiendo la mejora continua
en los procedimientos para la prestacin de este servicio.
3.1 EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS
El mantenimiento preventivo de los equipos de cmputo debe responder a un plan
anual que elaborar la SNR con la mesa de servicio, de acuerdo con cada
proveedor. Dicho plan de mantenimiento debe contener como mnimo: la clase de
equipo, el nmero de serie, la ubicacin y fecha prevista para realizar la labor. Se
debe llevar una carpeta individual por cada equipo.
3.2 EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MANTENIMIENTO
Se debe verificar el cumplimiento del Plan de Mantenimiento: La verificacin la
ejercer el Registrador y el Administrador del Centro de Cmputo, quien ser
responsable de avisar previamente a los Usuarios afectados. Una vez realizado el
trabajo y verificado, se debe registrar el evento en la Bitcora del Sistema. El
archivo de esta documentacin deber ser mantenido y controlado por el
Administrador del Centro de Cmputo, quien enviar una copia a la Coordinacin
de Asistencia Tcnica, cada vez que se realice un mantenimiento.
En el evento en que el proveedor no atienda alguna de las fechas previstas, el
Administrador del Centro de Cmputo, programar una nueva cita y verificar su
cumplimiento. Si reiteradamente se presenta el aplazamiento de los
mantenimientos programados, el Registrador de Instrumentos Pblicos, tomar las
medidas necesarias y ptimas para garantizar el cumplimiento de los contratos.
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3.3 EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO

El mantenimiento correctivo debe estar contratado por las Oficinas de Registro con
empresas expertas en las diferentes marcas o productos: Cuando se detecten
daos en los equipos de cmputo, equipos de comunicaciones, UPS o plantas
elctricas de emergencia, se debe informar a la Coordinacin de Asistencia
Tcnica en Bogot, dependencia que tiene diferentes procedimientos, para
atender solicitudes de sta ndole. El Administrador del Centro de Cmputo deber
comunicarse con las Empresas autorizadas y certificadas para su arreglo
inmediato o el mantenimiento pertinente, obteniendo un nmero de llamada del
proveedor y registrando el dao, el nombre del proveedor, la fecha, el telfono y el
acto a seguir.
Se archivar en la carpeta individual de cada equipo, informacin relacionada con
el equipo y copia de los reportes de mantenimiento que ha recibido.
3.4 EL CONTROL DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y DE ACTIVIDADES
En la Bitcora del Sistema, se debe llevar el control de mantenimiento correctivo y
el control de actividades. Se debe llevar el registro de las fallas que tengan los
equipos, controlando a su vez, la fecha, hora y persona que atendi la
emergencia. Este control debe ser revisado al menos una vez al mes por el Jefe
de la Divisin Operativa o el Jefe de la Divisin Administrativa el Registrador de
Instrumentos Pblicos. Una vez efectuado el control, la persona responsable debe
registrar en la bitcora del sistema la anotacin pertinente, la fecha y su firma.
4.
SOBRE COMUNICACIONES
El control de comunicaciones se debe hacer sobre los medios fsicos instalados en

la Oficina para tal fin.
4.1 LOS CABLES LGICOS Y ELCTRICOS DE RED DE SISTEMAS
Los cables, tanto lgicos como elctricos, en sus diferentes trayectos deben estar
protegidos por tubera PVC y/o canaleta y las cajas intermedias deben
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permanecer con llave y con restriccin de acceso. Esta verificacin es

responsabilidad del Jefe de la Divisin Operativa el Jefe de la Divisin
Administrativa el Registrador de la Oficina.
4.2 SOBRE LA SEGURIDAD LOGICA
Se entiende la seguridad lgica como el grupo de procesos y normas que tienden
a proteger la informacin. Es decir, que las polticas y normas sobre la seguridad
lgica estn orientadas a proteger uno de los activos ms importantes de la
Superintendencia y las Oficinas de Registro, como son los datos y el software
compilado.
NORMAS: El Manual sobre Normas Tcnicas de Control Interno Relativas a los
Sistemas de Informacin Computadorizados emitido por la Contralora General de
la Repblica, establece en la norma N 305-03 sobre seguridad lgica, que el
acceso a los archivos de datos y programas slo se permitir al personal
autorizado. Los principales objetivos que persigue la seguridad lgica son:
Restringir el acceso a los programas y archivos y asegurar que se estn utilizando
los datos, archivos y programas correctos en y por el procedimiento correcto.
4.3 AMBIENTES DE PRODUCCION, PRUEBAS Y DESARROLLO
Los ambientes de produccin, pruebas y desarrollo deben ser totalmente
independientes en los servidores de la Superintendencia, con el fin de garantizar
la proteccin del software y los datos.
Se entiende por ambiente de desarrollo, aquel en donde se ejecutan tareas de
diseo y desarrollo nuevos aplicativos, modificar el software ya existente y
manipular archivos y bases de datos de pruebas.
Se entiende por ambiente de pruebas aquel que permite a los usuarios
correspondientes efectuar el seguimiento y buen funcionamiento de ajustes
hechos al software existente, o a desarrollos nuevos. El resultado de las pruebas
es el que arroja solicitudes de nuevos ajustes o la aprobacin del trabajo realizado
por el rea de desarrollo.
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Se entiende por ambiente de produccin aquel en donde estn los aplicativos

definidos para el buen funcionamiento de la Superintendencia y las Oficinas de
Registro. All se encuentran las bases de datos definitivas y el software fuente
entregado por el Grupo de Informtica o por los proveedores. Es decir, que toda la
informacin vlida y de permanente actualizacin se encuentra en este ambiente;
por lo tanto de la idoneidad e integridad de estos datos, depende el buen
funcionamiento de la Entidad.
En el caso de las oficinas de Registro del Pas, paulatinamente ser borrado el
software de programas fuentes, en la medida que se hagan actualizaciones
tendientes a estandarizar las aplicaciones.
4.4 LAS LIBRERIAS, CARPETAS Y BASES DE DATOS
Las libreras, carpetas y Bases de Datos instalados en produccin deben tener
Implementada la seguridad. El acceso a este ambiente debe ser controlado en los
siguientes niveles:
4.4.1. Seguridad por Usuario:
Por seguridad del sistema, cada funcionario tendr un usuario asignado, el cual es
personal e intransferible y se entiende que todas las actividades llevadas a cabo
con una identificacin de usuario son responsabilidad de su propietario.
Cada Registrador o Jefe de Divisin, debe solicitar por escrito al Coordinador del
Centro de Cmputo Nivel Central, la asignacin de identificacin de usuario para
sus funcionarios, quienes deben firmar una carta de compromiso o
responsabilidad sobre ste.
El Administrador del Centro de Cmputo debe expedir el paz y salvo de usuario
del sistema, el cual debe ser exigido por el Jefe de la Divisin de Recursos
Humanos en la Superintendencia o por el Jefe de la Divisin Administrativa (para
el caso de las Oficinas de Registro), en el evento del traslado, rotacin o retiro de
la Entidad, por parte del funcionario o contratista, en el que se certifica que ste no
deja con su identificacin de usuario, informacin pendiente por tramitar que
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impida el normal funcionamiento de su dependencia; en el caso particular de las

Oficinas de Registro, dejar constancia que no posee folios bloqueados, folios o
anotaciones temporales ni turnos de documento pendientes por calificar.
De igual forma, el Administrador del Centro de Cmputo, debe deshabilitar la
cuenta del usuario, tan pronto sea comunicado por el Jefe de Oficina o
Coordinador de Grupo que el funcionario de dicha oficina esta ausente, por los
motivos planteados anteriormente.
Se debe llevar un control escrito (en libro o carpeta especial), sobre la activacin,
desactivacin de usuarios, indicando las fechas de cada evento, para ello se debe
diligenciar formato anexo a este documento.
El Administrador del Centro de Cmputo, debe observar que todo usuario debe
estar sujeto a los parmetros del sistema, en cuanto a caducidad de la contrasea
(mximo quince (15) das) y Nmero de intentos mximos errados antes de
desactivar el usuario (3 intentos).
Se debe ingresar el nombre del funcionario al que se le asigna un usuario, y la
fecha actual, en el momento de la creacin de ste, tanto en el sistema
operacional, como en las aplicaciones.
No se debe asignar un mismo cdigo de usuario a dos o ms funcionarios. Por
ninguna razn se debe efectuar el ingreso a otros usuarios a travs del
superusuario del sistema.
4.4.2. Seguridad de acceso a libreras, carpetas y Aplicaciones instaladas:
Estos tipos de acceso los manejar la Oficina de Informtica a partir de la
asignacin de mens, limitacin de lneas de comandos y autorizaciones
especiales, creacin de perfiles de grupo y descripciones de trabajo, aplicando
seguridad a nivel objeto.
Las estadsticas que se tengan definidas, deben ser entregadas a los jefes de
divisin y al registrador, en los trminos establecidos (mensual, trimestral, anual u
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otros) segn el caso, orientndolos sobre la interpretacin de las mismas para

establecer los correctivos necesarios.
Se debe dar soporte a los funcionarios usuarios del sistema, en cuanto al manejo
y operacin de las aplicaciones existentes en los diferentes servidores de la
Entidad.
Revisar que en los microcomputadores existentes en la Entidad, no exista
software sin licenciamiento, el Administrador del centro de Cmputo, tiene
autonoma para quitar dicho software.
Enviar por medio escrito, al Grupo de Informtica, las novedades, solicitudes o
reporte de falencias en el desempeo de las aplicaciones instaladas en los
servidores de la entidad, est completamente prohibido modificar archivos
fuentes en caso de que existan.
Los usuarios y sus opciones se deben registrar en el Diccionario de Datos de la
Base de Datos, bajo el directorio /home/menu, para facilitar la parametrizacin y el
manejo de la seguridad del sistema.
4.4.3. En cuanto a la informacin contenida en la Base de Datos::
Las modificaciones a los datos del sistema de informacin, deben ser hechas por
medio de las opciones de cada uno de los usuarios de la aplicacin, el
administrador del Centro del Cmputo puede modificar la informacin a travs de
comandos dados directamente en SQL*Plus nicamente, cuando exista debida
justificacin escrita del Jefe de Divisin o Registrador, previa verificacin y
aprobacin, por parte de un ingeniero del Grupo de Informtica o de la
Coordinacin de Asistencia Tcnica; este caso debe ser registrado en Bitcora
indicando evento y nombre del funcionario de la Superintendencia que autoriz.
Verificar el fraccionamiento de los tablespace de la base de datos existentes en
los servidores, con el fin de establecer los correctivos de caso, si el administrador
del centro de cmputo tiene dudas de cmo obtener sta informacin, debe
comunicarse con la Coordinacin de Asistencia Tcnica, para recibir la asesora
necesaria.
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Realizar depuraciones en la Base de Datos, sobre la informacin correspondiente

a usuarios creados, con el fin de tener informacin confiable y veraz al respecto.
En las Oficinas de Registro, diariamente el Administrador debe registrar en la
Bitcora del sistema informacin relacionada con:
1
2
3
4
5.
Nmero de matriculas y anotaciones en la Base de Datos.

Nmero y Rango de Redologs copiados a medio magntico.
Mensajes de alerta y/o error que se reporten en la consola de los servidores.
Hora de Inicio del Backup de la Base de Datos.
SOBRE COMUNICACIONES
5.1 LA CUSTODIA DEL SOFTWARE YN DE LOS DATOS

La custodia del software y de los datos es responsabilidad de cada Oficina de
Registro de Instrumentos Pblicos, en cabeza del Registrador correspondiente.
Ojo Se debe enviar diariamente un Backup de los archivos de datos (colbackup) a
un banco o empresa de seguridad, de modo que se conserven all copias de los
ltimos quince (15) das de operacin.
5.2 PUESTA EN PRODUCCIN DEL SOFTWARE
El traslado de software del ambiente de desarrollo al ambiente de pruebas y
produccin, debe ser autorizado por el Jefe de la Oficina Asesora de Informtica y
ejecutado por el ingeniero que ste asigne.
5.3 INSTALACIN Y USO DEL SOFTWARE
Cualquier desarrollo de sistemas, uso de paquetes comerciales o programas, debe
ser coordinado y autorizado por la Oficina Asesora de Planeacin e Informtica.
5.4 RESTRICCIPON DE USO
Est prohibido el uso de los equipos de la Superintendencia de las Oficinas de
Registro, para el desarrollo de programas o el uso de paquetes comerciales para
beneficios personales.
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Slo se deben utilizar los paquetes aceptados por la Oficina Asesora de

Informtica y la Coordinacin de Asistencia Tcnica, con el fin de mantener un
estndar general para la Superintendencia y las Oficinas de Registro.
Se encuentran PROHIBIDAS las conexiones remotas entre Oficinas de Registro,
para cualquier fin, en caso de requerirse, deben ser canalizadas a travs de la
Coordinacin de Asistencia Tcnica de la Superintendencia. Para la futura Red
Nacional Inmobiliaria, se establecer la normatividad para las conexiones entre
Oficinas de Registro y la Superintendencia.
5.5 MANEJO DE CLAVES DE SEGURIDAD, DE SERVICIO Y CONSOLAS
Para los servidores se tienen niveles de acceso segn se definan los usuarios. Un
usuario puede tener caractersticas de usuario de la Aplicacin de operador del
sistema de Administrador. Para manejar la clave de seguridad se deben tener en
cuenta los requisitos mnimos que impidan un manejo inadecuado de ella.
Las claves de servicio son las utilizadas por los proveedores para dar el respectivo
soporte y tambin debe observar especiales medidas de seguridad.
Las consolas del sistema son las terminales principales que facilitan las labores
de operacin y de monitoreo de los servidores.
NORMAS: Crear contraseas seguras y fuertes con una rara combinacin de
nmeros y letras de manera que sea difcil que alguien pueda ingresar a su correo,
pc, cuentas de ahorro, etc., y a la vez, fcil de recordar.
6.1. La consola slo debe ser usada para manejar emergencias o ajustes de
rendimiento o eventos especiales como instalacin de software o
cambios de software operativo: ya que la consola del sistema siempre est
la prioridad ms alta de ejecucin permisible.
Excepciones: El Administrador del Centro de Cmputo deber efectuar
regularmente las revisiones peridicas de los archivos messages del sistema
operacional y alert.log de ORACLE, para detectar y corregir los problemas
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oportunamente, a travs de la consola; dejar las constancias sobre las

observaciones y los resultados en la bitcora del sistema en cuanto a los
mensajes de error, sus interpretaciones y las acciones a seguir en cada uno de los
tipos de fallas detectadas. En todo caso, deber solicitar el soporte a la
Coordinacin de Asistencia Tcnica.
Las contraseas de los usuarios root (superusuario) y folio, deben ser hasta de
ocho(8) dgitos, combinando letras y nmeros, cambiadas como mximo cada 15
das y enviadas en sobre cerrado al Registrador de la Oficina, para su custodia,
quien lo abrir cuando el administrador del centro de cmputo no se encuentre y
se deban hacer procedimientos que requieran las contraseas, dichos
procedimientos, sern realizados nicamente, por personal autorizado por la
Superintendencia de Notariado y Registro, de las Dependencias de Coordinacin
de Asistencia Tcnica o Informtica.
El manejo de la clave del usuario de la aplicacin (folio), es responsabilidad
nicamente del administrador, tiene autonoma y debe responder por el uso dado
a ste usuario.
6.
SOBRE EL VALOR Y RIESGO DE LA INFORMACIN
La propiedad de los datos procesados por un sistema, es de cada Oficina de

Registro y el propietario o usuario principal de cada aplicacin debe ser el
Administrador del Centro de Cmputo designado por el Registrador de
Instrumentos Pblicos de la Oficina correspondiente. Debe existir un Administrador
Principal y un Administrador Auxiliar o Suplente en cada oficina. Pero todos los
aplicativos y software tendrn registrado como nico propietario a la
Superintendencia de Notariado y Registro.
NORMAS: El Sistema de Gestin de la Seguridad de la Informacin (SGSI)
basada en la Norma ISO 270001, es la parte del sistema de gestin global basada
un enfoque de riesgos del negocio, para implementar, operar, monitorear,
mantener y mejorar la seguridad de la informacin.
19
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6.1. LA RESPONSABILIDAD PRIMARIA DE LOS DATOS

El Administrador del Centro de Cmputo, tiene la responsabilidad primaria por los
datos, debe determinar el valor y riesgo de los datos de su aplicacin, determinar
los niveles requeridos de control y restricciones de acceso y definir los
requerimientos de archivo.
6.2. BACKUPS
La actividad de tomar una copia de uno o ms archivos en un segundo medio
magntico se denomina "Backup".
Los Backups en medios magnticos externos (cintas, diskettes, entre otros) deben
ser hechas con todas las seguridades del caso, para tener una buena contingencia
en caso de requerirse una recuperacin de informacin cuando ocurra cualquier
evento anormal, se debe tener suficientes copias de las cintas, para permitir la
rotacin sin poner en riesgo la actualizacin de la informacin.
Para los equipos servidores, se debe tener un registro exacto de las copias de
seguridad que reposan en el archivo externo en la bitcora del Sistema, esta tarea
es responsabilidad del Administrador del Centro de Cmputo.
Se deben hacer los trmites correspondientes con la Divisin Administrativa (En
las Oficinas de Registro) o Coordinacin de Asistencia Tcnica, para garantizar un
stock de cintas magnticas nuevas.
Se deben mantener copias en medio magntico, actualizadas y verificadas, de los
servidores que se utilizan en la Superintendencia y las Oficinas de Registro, los
principales Backups son:
El Backup de la base de datos (colbackup y/o exports), es de vital

importancia, por lo tanto, el Registrador de cada Oficina de Registro o Jefe de
Divisin, debe controlar "personalmente" que esta tarea se efecte
diariamente.
Backup del sistema operacional: copia de los directorios de configuracin y
administracin del servidor.
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Backup de aplicacin, copia de las aplicaciones, en las que se deben tener en

cuenta archivos fuente y compilado de formas, reportes, scripts y principales
archivos de configuracin de las diferentes aplicaciones que se ejecutan en los
servidores.
Backup de motor de Base de Datos.
6.2.1. Toma de Backups diarios en los servidores Solaris, con aplicaciones

bajo Oracle:
Dentro del men del usuario de administracin, se encuentran las opciones de
Bajar redologs a cinta y tomar Backup a la base de datos, las cuales se
ejecutan diariamente, el administrador debe realizar los procesos necesarios, para
que en el Backup de la Base de Datos, sean guardados archivos de configuracin
y acceso del sistema, configuracin de discos duros y archivos para el manejo de
usuarios, tales como: archivos con extensiones *.ora, *.sql, ubicados en el
subdirectorio dbs del usuario oracle, archivos passwd, group, vfstab, hosts,
shadow, services, remote, del directorio /etc/.
BACKUP DIARIO
1- Redologs
2- Base de Datos, con los indicados anteriormente.
Se tomaran dos copias de la Base de Datos a cinta, se conservarn por un
perodo semanal de rotacin, hasta el siguiente da correspondiente.
6.2.2. Backups especiales del Sistema en los Servidores Solaris, con
aplicaciones bajo Oracle:
Estos Backups nos garantizan la conservacin de la informacin propia del equipo
servidor; su realizacin debe ser mensual y trimestral o cuando se efecten
cambios.
UP CLASE CONSERVACIN
Mensual Base de datos En la Oficina de Registro, cada cinta marcada con el
nombre del mes, se conserva por un ao.
Trimestral Base de datos En la Oficina Asesora de Informtica, cada cinta se rota
y una vez se reciba, se enva cinta anterior a cada Oficina
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Aplicacin En la Oficina Asesora de Informtica, cada cinta se rota y una vez se

reciba, se enva cinta anterior a cada Oficina Anual cuando ocurran cambios
Base de datos.
En la Oficina de Registro, cada cinta marcada con el nombre del ao, se conserva
por el mismo perodo.
Oracle En la Oficina de Registro, las cintas se conservan mientras que se
produzcan nuevos cambios.
Aplicacin En la Oficina de Registro, se toman las siguientes copias:
Antes de los cambios a la aplicacin.

Despus de los cambios a la aplicacin
Las cintas se conservan mientras que se produzcan nuevos cambios Mensual
Sistema Operacional En la Oficina de Registro, las cintas se conservan
mientras que se produzcan nuevos cambios.
6.2.3. Backups de Servidores de respaldo de Folio:

Estos Backups aplican a las Oficinas de Registro que cuentan con un servidor de
respaldo que nos garantizan la conservacin de la informacin propia del equipo
servidor de produccin a otro de caractersticas inferiores o que anteriormente se
encontraba en produccin; su realizacin debe ser diaria y en horas no hbiles o
cuando se efecten cambios en la aplicacin de folio.
6.2.4. Backups en Servidor de la Coordinacin de Asistencia Tcnica:
Estos Backups aplican a las Oficinas de Registro que estn conectadas a la red
nacional y nos garantizan la conservacin de la informacin propia del equipo
servidor de produccin; su realizacin debe ser una vez a la semana y en horas no
hbiles.
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6.2.5. Backups otros servidores:

El Administrador del centro de cmputo, debe realizar los procedimientos
necesarios para obtener Backups descritos en el tem 6.2, de los diferentes
servidores existentes en los que se ejecutan diferentes aplicativos como nmina,
contabilidad, inventarios, reparto notarial, quejas y reclamos, procesadores de
texto, hoja electrnica, mail, redes entre otros.
La periodicidad de estos Backups debe realizarse segn criterio establecido por el
administrador del centro de cmputo teniendo en cuenta aspectos como:
Sugerencias del Proveedor del software y/o manejador de Base de datos.

Frecuencia de las transacciones de lectura/escritura realizadas en la Base de
Datos.
Crecimiento de la Base de Datos.
Valor y Riesgo de los datos.
6.2.6. Backups en los computadores:

El valor y riesgo de los datos almacenados en los computadores de la
Superintendencia y de las Oficinas de Registro, son determinados por cada
funcionario, por consiguiente, el funcionarios encargado de cada rea, Divisin,
Oficina o Departamento es responsable por la custodia de los datos de los
computadores de su rea y de tomar o coordinar los Backups en CDs, DVDs,
discos externos y otros dispositivos de almacenamiento de los datos que
consideren importantes para evitar prdidas en el evento de un siniestro o falla del
computador.
Los Backups deben guardarse en una caja fuerte o en una caja de seguridad a
prueba de incendio en las Oficinas en las que se cuente con estos medios. La
persona responsable definir el tiempo de retencin de los Backups y su rotacin.
7.
SOBRE LA MOVILIZACION DE EQUIPOS
La movilizacin de equipos es una prctica que se lleva a cabo dentro de cualquier

organizacin debido a los cambios en la estructura organizacional o en la
infraestructura de las oficinas o simplemente debido a actualizaciones
23
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tecnolgicas, cuando ocurra un evento de esta naturaleza se deben observar las

siguientes normas.
NORMAS:
Ubicar el lugar adecuado, uso de mobiliario y equipo ergonmico de acuerdo a las
Polticas de seguridad e higiene
7.1 RETIRO DE LOS EQUIPOS
Todo retiro de equipos (servidores, impresoras, unidades de cinta, mdems, hubs,
switch, router, computadores) del centro de cmputo, debe ser debidamente
documentado y autorizado por el Jefe de la Oficina de Planeacin e Informtica, el
Coordinador de Asistencia Tcnica el Registrador. La documentacin debe ser
evidencia clara del movimiento de los equipos, en la cual se deben registrar las
causas del retiro y todos los aspectos relacionados con el proceso. De igual forma,
se debe actualizar el inventario del Centro de Cmputo.
7.2 CONSERVACIN DE LA INFORMACIN
En caso de retiro de un servidor por un periodo de tiempo temporal o definitivo, se
debe borrar la informacin vital de los discos duros, copiando previamente esta
informacin a medio magntico externo (si se justifica) para mantenerla en Backup
durante el tiempo establecido por la Oficina de Informtica.
No se deben retirar de la Superintendencia o de Oficinas de Registro, equipos que
contengan informacin o de la Base de Datos o de cualquier aplicacin, con el fin
de evitar la prdida de confidencialidad de la misma.
Se debe evaluar si el Disco debe ser inicializado o si debe permanecer con el
software bsico (Sistema Operacional, compiladores, entre otros) dependiendo del
lugar de destino o motivo de retiro.
7.3 MOVIMIENTO DEL INVENTARIO
En caso de movilizacin de computadores u otros equipos entre diferentes puntos
de la Superintendencia o de las Oficinas, se debe registrar el movimiento, en el
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formato de control y actualizacin de los inventarios y se debe reportar la novedad

al Grupo de Inventarios de la Superintendencia a las Divisiones Operativas
Administrativas de las Oficinas de Registro.
8 SOBRE LA EXISTENCIA DE INSUMOS EN CASO DE EMERGENCIA
NORMA:
Se debe mantener en la Direccin Administrativa de la Superintendencia u Oficina
de Registro, stock adecuado de insumos para el manejo de los equipos de
cmputo.
Papel de Impresoras Lser

Forma continua para las Impresoras de matriz de puntos
Papel trmico para las mquinas de FAX.
Toner y piezas de desgaste de las impresoras lser.
Cinta de impresora y piezas de desgaste.
Medios magnticos removibles (Discos pticos, CDs, DVDs, Cintas
magnticas y cartuchos).
Otros
Se debe efectuar un estudio de la rotacin de estos insumos, algunos son

perecederos; otros se pueden volver a utilizar un nmero predeterminado de
veces, segn especificaciones del fabricante.
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9 CONTROL DE VERSIONES
VERSION
1.0 Noviembre de 2001
2.0- Febrero de 2010
3.0- Mayo de 2012
NATURALEZA DEL CAMBIO

Actualizacin de la informacin solicitada por la
Oficina Asesora de Planeacin e Informtica.
Ajustes desde el Centro de Cmputo Nivel Central.
Actualizacin de la Informacin solicitada por la
Jefatura de Informtica
REVIS:
______________________
Ing. Mario Perdomo Devia
Coord. Centro de Cmputo
SNR
________________________
Ing. Oscar Fabin Corredor C.
Coord. Asistencia Tcnica
SNR
APROB:
______________________
Ing. Elba Luca Corredor
Jefe Oficina de Informtica
SNR
PROYECT:
______________________
Ing. Luz Marina Meja I.
Profesional Universitario
Oficina de Informtica - SNR
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Superintendencia de Notariado y Registro

Ministerio de Justicia y de Derecho

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

MANUAL DE SEGURIDAD Y ADMINISTRACIN DE LOS CENTROS DE COMPUTO DE

BOGOT, D.C., MAYO DE 2012

Superintendencia de Notariado y Registro

Superintendencia de Notariado y Registro

SOBRE LA SEGURIDAD FISICA .................................................................................................. 5

DE LOS CENTROS DE CMPUTO.......................................................................................... 5

DE LOS SERVIDORES, EQUIPOS DE COMPUTO Y TELECOMUNICACIONES .......................... 7

SOBRE LA ORGANIZACIN, EL ORDEN Y EL ASEO ................................................................... 9

ACUMULACIN DE MATERIAL ............................................................................................ 9

DISPONIBILIDAD DE LOS EQUIPOS ...................................................................................... 9

USO DEL EXTINTOR DE INCENDIOS ................................................................................... 10

OTROS ASPECTOS .............................................................................................................. 10

EL ASEO A LAS PARTES EXTERNAS DE LOS EQUIPOS ......................................................... 10

SOBRE EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO ................................................... 10

EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS ....................................................... 11

EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MANTENIMIENTO ........................................................ 11

EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO ................................................................................... 12

EL CONTROL DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y DE ACTIVIDADES .............................. 12

SOBRE COMUNICACIONES .................................................................................................... 12

LOS CABLES LGICOS Y ELCTRICOS DE RED DE SISTEMAS .............................................. 12

SOBRE LA SEGURIDAD LOGICA .......................................................................................... 13

AMBIENTES DE PRODUCCION, PRUEBAS Y DESARROLLO ................................................. 13

LAS LIBRERIAS, CARPETAS Y BASES DE DATOS .................................................................. 14

SOBRE COMUNICACIONES .................................................................................................... 17

Superintendencia de Notariado y Registro

PUESTA EN PRODUCCIN DEL SOFTWARE ....................................................................... 17

INSTALACIN Y USO DEL SOFTWARE ................................................................................ 17

RESTRICCIPON DE USO ...................................................................................................... 17

MANEJO DE CLAVES DE SEGURIDAD, DE SERVICIO Y CONSOLAS ..................................... 18

SOBRE EL VALOR Y RIESGO DE LA INFORMACIN ................................................................ 19

SOBRE LA MOVILIZACION DE EQUIPOS ................................................................................. 23

SOBRE LA EXISTENCIA DE INSUMOS EN CASO DE EMERGENCIA .......................................... 25

Superintendencia de Notariado y Registro

Superintendencia de Notariado y Registro

1 SOBRE LA SEGURIDAD FISICA

Superintendencia de Notariado y Registro

NORMA: La puerta del Centro de Cmputo debe permanecer cerrada y con

1.1.2. Sistema Elctrico: permite mantener la alimentacin de la corriente

Superintendencia de Notariado y Registro

NORMA: El sistema de Aire Acondicionado debe permanecer en estado operativo

DE LOS SERVIDORES, EQUIPOS DE COMPUTO Y

Superintendencia de Notariado y Registro

Debido a este grado de importancia dentro de la infraestructura de la organizacin

Superintendencia de Notariado y Registro

SOBRE LA ORGANIZACIN, EL ORDEN Y EL ASEO

La organizacin, el orden y el aseo son parmetros de gran importancia a tener en

2.1 ACUMULACIN DE MATERIAL

Superintendencia de Notariado y Registro

2.3 USO DEL EXTINTOR DE INCENDIOS

SOBRE EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

El mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de Cmputo debe ser una

Superintendencia de Notariado y Registro

listado de los proveedores de los servicios de mantenimiento, conociendo

Superintendencia de Notariado y Registro

3.3 EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO

El control de comunicaciones se debe hacer sobre los medios fsicos instalados en

Superintendencia de Notariado y Registro

permanecer con llave y con restriccin de acceso. Esta verificacin es

Superintendencia de Notariado y Registro

Se entiende por ambiente de produccin aquel en donde estn los aplicativos

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