MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN, USO, CONTROL, SEGURIDAD Y CUSTODIA DE LOS

BIENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE YARINACOCHA.

I. OBJETIVO:
Establecer las normas y procedimientos administrativos que permitan registrar, controlar, cautelar, a fin de
asegurar el uso correcto, conservacin, custodia, proteccin fsica y permanencia de los Activos
depreciables y no depreciables que constituyen el patrimonio de la Municipalidad Distrital de Yarinacocha,
asignados a los Funcionarios y Trabajadores.
II.FINALIDAD:
1.- Normar la administracin y disposicin de los bienes patrimoniales.
2.- Ejercer un control permanente de los bienes patrimoniales a cargo del personal administrativo.
3.- Establecer las responsabilidades Proveer su mantenimiento y reparacin, para asegurar una mejor
operatividad de los mismos, racionalizando el uso de insumas.
III.
BASE LEGAL:
- LEYN.27972.- Ley Orgnica de Municipalidades Sub Capitulo I y II
- LEYN 29151.- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales
- LEYN 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Decreto Supremo N" 007-2008-VIVIENDA. Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de bienes
Estatales.
- LEYN 27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado
IV.
ALCANCE:
La presente Directiva es de aplicacin obligatoria para todos los servidores administrativos, obreros,
nombrados y contratados bajo cualquier modalidad de la Municipalidad Distrital de Yarinacocha.
V. DISPOSICIONES GENERALES:
1.- Los bienes de propiedad del Municipalidad Distrital de Yarinacocha debern ser utilizados para atender
asuntos del servicio oficial, bajo responsabilidad de quin lo autorice.
2. Los bienes asignados para cada trabajador o funcionario debern ser usados y/o custodiados por los
mismos, bajo responsabilidad del usuario, los accidentes que acontezcan deben ser informados al
responsable de la oficina.
3.- Todos los bienes del Activo Fijo del Municipalidad Distrital de Yarinacocha, sern asegurados para
proteger contra diferentes riesgos que puedan ocurrir.
4.-Los Bienes Muebles e Inmuebles de propiedad del Municipalidad Distrital de Yarinacocha, sern
administrados por la Sub Gerencia de Administracin y Finanzas, con conocimiento pleno de la Alta
Direccin.
VI.
DISPOSICIONES ESPECFICAS:
A. DE LOS BIENES ASIGNADOS EN USO:
1. Constituyen bienes asignados en uso, todo bien que se encuentra destinado para el cumplimiento de las
labores de la Municipalidad Distrital de Yarinacocha.
2. La asignacin de un bien a un trabajador, funcionario y/o algn rgano de la Municipalidad Distrital de
Yarinacocha, es con la autorizacin expresa de la Sub Gerencia de Administracin y Finanzas.
3. La Sub Gerencia de Administracin y Finanzas, a travs del rea de Patrimonio, entregar los bienes a
cada responsable; en el momento de emitirse la pecosas; esta entrega se realizara en el rea de almacn por
medio del formato ACTAS DE ENTREGA -RECEPCIN (anexo 01) debiendo para tal fin firmar el
respectivo formato.
4. Es responsabilidad del usuario, cualquiera sea su nivel jerrquico o condicin laboral, el uso correcto de
los bienes que le hayan sido asignados. Asimismo, todo desplazamiento interno y/o externo del bien deber
ser informado al rea de Control Patrimonial por el trabajador a travs del formato ACTA DE
DESPLAZAMIENTO DE BIENES (anexo 02) con conocimiento del jefe de la oficina.
5. Se considera desplazamiento interno, al traslado de un bien asignado a un trabajador, a otro ambiente,
dentro de las instalaciones del local o de la MDY por necesidad del servicio o para reparaci n y/o
mantenimiento.

6. El responsable del rea de Control Patrimonial proporcionar los respectivos formatos para el
Desplazamiento Interno o Salida de Bienes Patrimoniales.
7. Corresponde al usuario de los bienes asignados informar por escrito al rea de Control Patrimonial de
los bienes que ya no sean utilizados a travs del formato ACTAS DE ENTREGA -RECEPCIN (anexo 01) a
fin de dicha rea inicie los respectivos procedimientos sobre el bien; asignndole a otro usuario, o
procesando la baja definitiva del bien en caso de deterioro e inoperatividad.
8. Es responsabilidad del usuario comunicar oportunamente al rea de Patrimonio, la necesidad de
reparacin y/o mantenimiento de los bienes asignados en uso; adjuntando Informe Tcnico del rea de
Soporte Tcnico en caso de tratarse de bienes informticos.
B. DE LA PERDIDA, SUSTRACCIN Y'RECUPERACIN DE LOS BIENES ASIGNADOS EN USO:
1. Los bienes patrimoniales asignados en uso a los funcionarios y servidores, cualquiera sea su nivel
jerargico o condicin laboral o contrato, para el normal desempeo de sus funciones que resulten perdidos o
sustrados por descuido o negligencia, sern Repuestos por estos, con bienes de modelo tipo y
caractersticas similares al que tenan los primeros, en un plazo mximo de treinta das calendarios
contados a partir de la perdida, salvo en caso fortuito o fuerza mayor, en caso contrario se remitir el
expediente a la Comisin de Procesos Administrativos Disciplinarios.
2. Es caso de sustraccin de algunos de los bienes asignados en uso, la persona responsable proceder a
efectuar la respectiva e inmediata denuncia policial y adjuntara copia de la misma al informe por escrito
que emitir a la Unidad de Control Patrimonial, con copia a la Sub-Gerencia de Administracin y Finanzas
dentro de las 24 horas de sucedido los hechos.
3. En caso de bienes que resulten malogrados o deteriorados por descuido, negligencia, mala intencin etc.;
ser reparados por la persona responsable con fondos de su propio peculio; la reparacin del bien por parte
del responsable se realizara en un plazo mximo de quince (15) das calendarios.
4. La reposicin del bien por parte del responsable se suscribir mediante el formato ACTAS DE ENTREGA
RECEPCIN (anexo 01) entre la persona que a repuesto el bien y el representante del rea de Control
Patrimonial, quien elaborara el informe correspondiente dirigido a la Gerencia Administracin y Finanzas.
Los bienes que son repuestos, sern ingresados por el almacn e incorporados al patrimonio institucional
como alta de bienes, debiendo los bienes reemplazados ser dados de baja en base a lo dispuesto en el
Reglamento de Altas, Bajas y Enajenaciones de la Institucin, expidindose para ello la correspondiente
Resolucin de Conformidad con la normatividad vigente.
5. Transcurrido el plazo sealado, sin que la persona responsable con la reparacin o reposicin del bien
malogrado, sustrado o perdido, el rea de Control Patrimonial informara a la Gerencia de Administracin
y Finanzas para que adopte las medidas pertinentes.
6. En caso especifico de cese, renuncie definitiva destitucin del Trabajo, cualquiera sea su nivel jerrquico
o condicin laboral, deber hacer entrega del cargo mediante el formato ACTAS DE ENTREGA
-RECEPCIN DE CARGO (anexo 01) que la Divisin de Recursos Humanos de la Gerencia de
Administracin y Finanzas, exigir la presentacin del referido, como partes de los documentos que se
incluyen en el mencionado expediente administrativo de servicios.
7. El rgano de control Institucional de la MDY deber actuar conforme a su reglamento y determinara
clara y documentadamente si existen o no indicios razonables de responsabilidad por parte de los usuarios.
C. DEL CONTROL DE BIENES:
1. Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicacin fsica y naturaleza de los bienes, deben ser
comunicados a la Sub Gerencia de Administracin y Finanzas para que a travs de Patrimonio se adopten
las acciones necesarias.
2. El rea de Patrimonio, realizar inspecciones permanentes de los bienes de propiedad de la
Municipalidad

para verificar el destino y uso de los mismos, para tal efecto se les brindar las facilidades correspondientes
3. El rea de Patrimonio, solicitar a las Unidades Estructuradas confortantes de la Municipalidad,
informacin necesaria para el saneamiento de sus bienes y propiedades
4. En el caso que los bienes sean asignados a personal contratado, la Sub Gerencia de Administracin y
Finanzas, deber prevenir, a travs de la Divisin de Personal cuando los contratos sean rescindidos y
tomar las acciones necesarias para que Patrimonio garantice la devolucin de los mismos, debiendo expedir
al personal que deja de laborar una constancia indicando que no adeuda bienes a la Institucin. Caso de
incumplimiento sern responsables de los bienes en forma solidara.
5. La Sub-Gerencia de Administracin propondr a la Gerencia Municipal la constitucin de una Comisin
de Inventario, que ser la encargada de realizar el inventario fsico; siendo designada por medio de la
respectiva Resolucin de Alcalda.
6. La toma del inventario fsico ser realizada sobre la base de los listados preparados por el rea de
Control Patrimonial que se efectuara con fecha de cierre al 31 de diciembre del ao anterior a su
presentacin.
7. La Sub-Gerencia de Administracin propondr a la Gerencia Municipal la constitucin de la Comisin de
Altas y Bajas, as como aprobar su reglamento la misma que ser la encargada de realizar el anlisis de los
bienes encontrados como sobrantes y faltantes durante el ejercicio del ao.
8. Si como resultado del proceso de verificacin, se encuentran bienes muebles sobrantes y/o faltantes por
razones desconocidas, se proceder a ingresar o excluir del patrimonio los referdos bienes de acuerdo a la
resolucin aprobada por la comisin de altas y bajas en aplicacin de las normas de saneamiento vigentes a
la fecha.
9. Los sobrantes de debern incorporar a los registros contables en su respectiva cuenta contable, sea del
activo fijo o de los no depreciables, valorizados a precio de mercado a la fecha de la inclusin.- Los faltantes
debern ser extornados a cuentas de orden, para su anlisis posterior determinando las responsabilidades a
que hubiera lugar.
10. Concluida la verificacin fsica, la Comisin de Inventario deber remitir el Inventario Fsico, con el
Informe final a la Gerencia de Administracin y Finanzas y esta a su vez deber remitir a la
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN) entre los meses de Enero v Marzo de cada ao, el
informe final del Inventario, que incluye diversos anexos explicativos de los bienes de la MDY.
11. La Sub-Gerencia de Administracin propondr al Titular de la Entidad la constitucin de una Comisin
Especial Tcnica-Administrativa (CETA), que se encargara de realizar las acciones legales, tcnicas y
administrativas que, a su culminacin en el plazo que se le fije, permita el saneamiento legal, tcnico y
administrativo de los bienes inmuebles de propiedad fiscal asignados en uso; siendo designada por medio
Le la respectiva Resolucin de Alcalda.
D. DE LA SEGURIDAD DE BIENES:
1. Los bienes muebles, debern permanecer en las instalaciones de la Municipalidad, los mismos que no
podrn ser retirados, ya sea en das laborables, no laborables y/o feriados, salvo caso de extrema necesidad
o contingencia en cuyo caso ser autorizado por la Sub Gerencia de Administracin y Finanzas,
2. El registro de los bienes de propiedad de la Municipalidad, estar a cargo del rea de Patrimonio siendo
la nica responsable para que los bienes sean retirados de la institucin ya sea para su mantenimiento,
reparacin y/ en calidad de apoyo, debiendo para tal efecto elaborar el Formato AUTORIZACIN DE
SALIDA DE BIENES (anexo 03)
3. El rea de Patrimonio, una vez que autoriz la salida de un bien, dejar copia del permiso de salida en la
portera para que el vigilante de turno retire el mismo, informando a Patrimonio, la fecha y hora de salida y
de retorno.
4. Los servicios de reparacin y mantenimiento de los bienes de la Municipalidad debern efectuarse en
talleres especializados que cuenten con personera jurdica y/o natural.
5. Solo el personal autorizado tiene acceso a los bienes de la entidad y debe asumir responsabilidad por su
buen uso, conservacin y custodia.
6. En caso de tratarse de bienes que sean utilizados por varias personas, es responsabilidad del Jefe de la
Oficina1, definir los aspectos de su custodia y verificacin de manera que estos sean utilizados
correctamente.
7. La Sub Gerencia de Administracin y Finanzas, a travs del rea de Patrimonio, deber establecer

procedimientos que permitan detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que puedan ocasionar daos o
prdidas de los bienes.
8. La Sub Gerencia de Administracin y Finanzas, en coordinacin con el Soporte Tcnico (Informtica),
deber disear controles con el propsito de salvaguardar los datos fuente de origen, operaciones de
proceso y salida de informacin procesada por la Institucin. Asimismo, establecer mecanismos de
seguridad en los programas y datos del sistema para proteger la informacin garantizando su integridad y
exactitud, tanto de la informacin como de los equipos de cmputo.
9. El Soporte Tcnico (Informtica) debe elaborar el Plan de Contingencias de la entidad estableciendo los
procedimientos a utilizarse para evitar interrupciones en la operacin de los sistemas informticos.
E. DE LA CUSTODIA DE BIENES:
1. La Sub-Gerencia de Administracin y Finanzas a travs del rea de Control Patrimonial es la responsable
de la planificacin, coordinacin y ejecucin de las acciones referidas al registro, administracin,
supervisin y disposicin de los bienes de propiedad de la MDY y de los que se encuentra bajo su
administracin.
2. Las funciones, atribuciones y obligaciones de Patrimonio, depende orgnicamente de la Oficina de
Logstica y Patrimonio, como rgano de apoyo de la GAF, se detallan a continuacin:
ATRIBUCIONES Y OBLIGACIONES REA DE CONTROL PATRIMONIAL
a) RECOPILAR informacin registral del patrimonio de la unidad.
b) PROMOVER procedimiento de loa bienes de propiedad estatal.
c) REQUERIR informacin para el SANEAMIENTO de los bienes patrimoniales.
d) TRAMITAR las rectificaciones de reas y linderos de sus predios.
e) REMITIR a la SBN copia de los expedientes que sustentan
ADQUISICIN,
ADMINISTRACIN Y GESTIN PATRIMONIAL.
a) FORMULAR denuncias ante las autoridades correspondientes.

los

actos

de

FUNCIONES DE LA REA DE CONTROL PATRIMONIAL

a) IDENTIFICAR y CODIFICAR los bienes Patrimoniales.
b) ELABORAR el registro de bienes muebles.
c) PARTICIPAR como facilitador en el inventario fsico de los bienes patrimoniales.
d) SUSCRIBIR las Actas de transferencias, Incineracin y/o destruccin de bienes muebles.
F. PROCEDIMIENTOS PARA
BIENES INFORMTICOS:

EL

USO,

CONTROL.

REPUESTOS

Y MANTENIMIENTO DE

1. La Sub Gerencia de Administracin y Finanzas, a travs del rea de Patrimonio, entregar los bienes a
cada responsable; en el momento de emitirse la pecosas; esta entrega se realizara en el rea de almacn por
medio del formato ACTAS DE ENTREGA -RECEPCIN DE BIENES INFORMTICOS Y ANEXOS (anexo
04) debiendo para tal fin firmar el respectivo formato
2. Cada usuario tendr la responsabilidad de:
Mantener las computadoras en un lugar fresco y con el mueble ideal para estas.
Verificar que la corriente elctrica debe ser confiable y estable.
Verificar que no debe encontrarse junto a ellos objetos que pueda caer sobre ellas tales como
ventanas, mesas, sillas lmparas, etc.
Verificar que el CPU no debe estar en el piso.
Verificar que cada equipo de cmputo debe estar conectado a un regulador.
Apagar el Equipo de manera correcta.
No debe dejar discos dentro de la disquetera.
Limpiar regularmente el teclado, ratn para liberar de polvo el espacio de desplazamiento.
No deben desconectarse ningn dispositivo sino ha sido apagado el CPU.

En caso de fallas o desperfecto solicitar la verificacin tcnica al rea de Soporte Tcnico.

3. De existir alguna falla o desperfecto en el bien, el rea de soporte Tcnico informara a travs del formato
REPORTE DE FALLAS DE BIENES INFORMA TICO (anexo 05) al usuario para que este a su vez informe
al rea de Control Patrimonial afn de que se adopte las medidas correctivas que sean necesarias.
4. El rea de Soporte Tcnico (Informtica; debe elaborar el Plan de Contingencias de la entidad
estableciendo los procedimientos a utilizarse para evitar interrupciones en la operacin de los sistemas
informticos.
5. El rea de Control Patrimonial registrara en el Kardex de cada bien todas las compras de repuestos y/o
servicios de mantenimiento de cada bien que incrementen al valor de este.
6. No se proceder a realizar la compra de un repuestos y/o accesorios si no existe el visto bueno del rea de
Control Patrimonial.
G. PROCEDIMIENTOS PARA EL USO, CONTROL. REPUESTOS Y MANTENIMIENTO DE VEHCULOS
A.

Generalidades:
01. La Sub Gerencia de Administracin y Finanzas en estricto cumplimiento de sus funciones, es la
encargada y responsable de registrar y controlar los vehculos mayores y menores de transporte y de
otras unidades motorizadas asignadas a la Municipalidad Distrital de Yarinacocha; labor que deber
de delegar al rea de Patrimonio, para el cumplimiento y uso adecuado de la flota vehicular
asignada.
02. Los vehculos mayores y menores de transporte y otras unidades motorizadas, sern utilizados
nicamente para el servicio oficial y por el personal que obtenga licencias de conducir debidamente
autorizado por el Ministerio de Transportes o la entidad competente
03. Los vehculos de transporte llevarn pintado en las puertas delanteras, la inscripcin "PARA USO
EXCLUSIVO DEL SERVICIO OFICIAL" y formando crculo alrededor de ella, el nombre completo
de la Municipalidad Distrital de Yarinacocha; ste tambin se pintar en un lugar apropiado de la
parte posterior del vehculo si fuera el caso.
04. Solo por Resolucin expresa de la Municipalidad Distrital de Yarinacocha se podr exonerar del
cumplimiento de lo indicado en el numeral anterior.
05. Se adoptar la preferencia de que a todos los vehculos de transporte y otras unidades
motorizadas pertenecientes a la Municipalidad Distrital de Yarinacocha, sean pintados de un mismo
color, para que guarden armona entre ellos y faciliten su identificacin visual.
06. Los vehculos de transporte, solo por Resolucin de la Municipalidad, podrn ser asignados en
uso de los funcionarios que la Ley y el Reglamento de Organizaciones y Funciones lo determine; el
resto dejas unidades vehiculares permanecer en el Pool de vehculos a cargo de la Sub Gerencia de
Administracin y Finanzas y por delegatura, al rea de Patrimonio, para la atencin oportuna de las
solicitudes de desplazamiento de las unidades de transpone en el cumplimiento de las actividades
debidamente autorizadas por la superioridad.
07. Sub Gerencia de Administracin y Finanzas delegatura, al rea de Patrimonio, determinar al
conductor, quien ser responsable solidario para todos sus efectos en la custodia, seguridad,
mantenimiento y uso adecuado de la unidad vehicular asignada.
08. Cada uno de los vehculos de transporte unidades motorizadas contar y llevar siempre
guardada en la guantera, la Tarjeta de Propiedad y el SOAT y la respectiva Libreta para el Control
individual de vehculos (BITCORA); cada ejemplar de esta libreta estar compuesto de por lo
menos: 12 hojas departes Diarios, 12 hojas de resumen mensual de vehculos, 03 hojas de
anotaciones y 01 hoja de la tabla de comprensin de los cilindros del Motor, todas estas hojas en un
(01) Block tamao A/5, debidamente engrapado con el logotipo impreso de la Municipalidad Distrital
de Yarinacocha.
09. Queda totalmente prohibido el cambio de motor de un vehculo a otro: as como el
desmantelamiento de partes y accesorios de una unidad para reparar otra unidad vehicular.
10. Cuando por razones debidamente justificadas sea necesario el cambio de motor de un vehculo
por uno nuevo o usado debidamente adquirido o el de otro vehculo de la flota vehicular de esta
Dependencia; la Municipalidad, expedir la respectiva Resolucin de Autorizacin, transcribiendo a
la Superintendencia de

Bienes Nacionales y rea de Patrimonio para los fines de su competencia, as como a la Oficina
Registral de Propiedad Vehicular de la Oficina Registral de la jurisdiccin correspondiente para su
actualizacin en la nueva tarjeta de propiedad.
11. De acuerdo a la normatividad vigente, la Sub Gerencia de Administracin y Finanzas dispondr
la cobertura de seguro vehicular de parque automotor ante la correspondiente Compaa de Seguros,
previniendo el pago oportuno para que los vehculos estn cubiertos contra toda eventualidad o
siniestro, de conformidad con Resolucin de Controlara A" 072-98-CG, numeral 300 -08
"Proteccin de Bienes de Activo Fijo ", Normas Generales de Control Interno del Sector Pblico y
modificatorias si fuese el caso.
12. Ante una eventualidad de accidente o siniestro vehicular, el conductor se encuentra obligado bajo
responsabilidad administrativa de comunicar en el trmino de la distancia; a la Sub Gerencia de
Administracin y Finanzas, dentro de las 24 horas, a la Compaa de Seguros para que se formalice
dicho accidente o siniestro de acuerdo las clusulas establecidas en la referida pliza de Seguros.
B.

Especficas:

01. En la designacin del conductor encargado del uso de un vehculo, se constar claramente; los Apellidos
y Nombre(s) completos de chofer designado; cargo o nmero de la licencia de conducir; tarjeta de
propiedad original del vehculo asignado y/o excepcionalmente copia autenticada por el fedatario de la
Municipalidad Distrital de Yarinacocha y el formato de ACTA DE ENTREGA - RECEPCIN DE
VEHCULOS (anexo 06) debidamente firmado, el cual se conservar en la guantera de la referida unidad
vehicular.
02. El conductor es responsable del manejo del vehculo portando su licencia de conducir, tarjeta de
propiedad original o copia autenticada por el fedatario, documento de identidad y el rtulo identificatorio
de VEHCULO OFICIAL el que consignar en el reverso las caractersticas tcnicas del vehculo, vigencia
de autorizacin debidamente sellado y autorizado por la Sub Gerencia de Administracin y Finanzas.
03. Los vehculos de transporte slo podrn circular durante la jornada normal de trabajo o cuando el
servicio oficial o circunstancias especiales sea requerida, para lo cual se hace necesario la autorizacin
expresa de la Sub Gerencia de Administracin y Finanzas
04. La Sub Gerencia de Administracin y Finanzas podrn solicitar la intervencin de las autoridades
policiales en el mbito nacional, para que informen sobre la situacin real de los vehculos a cargo de esta
entidad, inclusive en predios o locales no autorizados por la Municipalidad
05. La solicitud de movilidad para las comisiones de servicios, deber ser presentada por el comisionado
con la autorizacin del responsable de la Oficina o rea, utilizando el formato de SOLICITUD DE
MOVILIDAD LOCAL (anexo 07) que debe ser presentada por cada comisin de servicio; una vez concluida
la comisin, estas solicitudes sern entregadas diariamente por el chofer responsable del vehculo, al rea
de Patrimonio para los fines de control.
06. El servicio de movilidad con las unidades del pool de vehculos ser proporcionado por la Sub Gerencia
de Administracin y Finanzas y por delegacin del rea de Patrimonio; a solicitud del usuario y de acuerdo
a la disponibilidad del servicio solicitado y/o a la alternacin de casos de extrema necesidad del servicio
oficial o emergencia debidamente justificada, para lo cual el usuario contar con la respectiva papeleta de A
UTORIZACION DE SALIDA VEHICULAR, (anexo 08)
07. El conductor de cada vehculo anotar diariamente en la respectiva libreta para el control individual de
vehculos BITCORA (anexo 09); el total de kilmetros recorridos (sustentados por las solicitudes de
movilidad local atendidas); la cantidad de carburantes y lubricantes proporcionados por los vales u otro
documento de control); servicio de mantenimiento y revisin preventiva de; presin de aire de neumticos,
nivel de agua del radiador, nivel de lubricantes, nivel de agua de la batera, operatividad del limpia
parabrisas, abastecimientos de carburantes, funcionamiento adecuado del sistema elctrico y faros de la
unidad vehicular, etc., as como otras ocurrencia y al finalizar el mes enviar una copia fedateada al rea de
Control Patrimonial par a efectos de control
08. El conductor es responsable por salvaguardar el equipamiento bsico del vehculo asignado, de las
accionas de seguridad, custodia y el acatamiento del Reglamento de Trnsito y Seguridad Vial y manejo
adecuado de la unidad vehicular, as como de sus ocupantes debidamente autorizados al momento del uso
vehicular.

09. Los vehculos de transporte u otra unidad motorizada, una vez concluida la jornada de trabajo, sern
guardados y permanecern diariamente en locales o instalaciones previamente autorizados. Tanto el
conductor como el responsable del local o instalacin, verificarn diariamente la situacin y estado en el
que queda fsicamente cada vehculo, afn de evitar problemas y/o reclamos posteriores.
10. Toda vez que se adquiera un vehculo de transpone u otra unidad motorizada, el rea de Patrimonio de
la Municipalidad Distrital de Yarinacocha, proceder con la inscripcin y/o actualizacin en la Oficina
Registra! de Propiedad Vehicular para la expedicin de la respectiva tarjeta de propiedad, placas de rodaje
y la contratacin de la pliza correspondiente, la copia autenticada de los documentos fuentes de propiedad
vehicular permitir actualizar el respectivo Padrn General de Vehculos y del Marges de Bienes
Patrimoniales a cargo de la Municipalidad Distrital de Yarinacocha.
11. La Sub Gerencia de Administracin y Finanzas por delegacin al rea de Patrimonio, aprobar el
cronograma anual de revisiones tcnicas de los vehculos de transporte de la Municipalidad Distrital de
Yarinacocha y el mantenimiento mecnico general preventivo y servicio de lavado, engrase y lubricacin.
Cada vez, que el vehculo sea asignado a una comisin oficial fuera de la localidad y por tiempo
prolongado, se seguir el procedimiento que, permita preservar el indicado activo en buenas condiciones,
conservacin y operatividad acorde con las normas de seguridad, en defensa de la vida y propiedad
vehicular. El resultado de las revisiones tcnicas ser anotado, firmado y sellado por el funcionario revisor,
como constancia de su realizacin en la hoja de anotaciones de la respectiva libreta para el control
individual de vehculos (BITCORA).
12. La Divisin de Abastecimiento y Patrimonio de la Municipalidad Distrital de Yarinacocha es
responsable de implementar a cada vehculo de: Un botiqun de medicamentos bsicos, un extintor de
incendio, una Libreta para el control individual de vehculos (BITCORA), llanta y aro de repuesto, tiles de
limpieza vehicular, accesorios de seguridad de trnsito, gata concordante con el tonelaje mximo de carga y
herramientas bsicas de mecnica automotriz.
13. El suministro de carburantes y lubricantes a los vehculos de transporte u otra unidad motorizada, se
efectuar en los grifos debidamente autorizados, con los respectivos vales u otro mecanismo de control de
acuerdo a la dotacin mensual fijada para cada unidad vehicular a travs de la Divisin de Abastecimiento
y Patrimonio, basndose en las comisiones de servicios a realizar y a su clase, modelo, tipo y cilindrada; en
la copia de estos documentos se deber firmar anotando legiblemente nombre(s) y apellidos, documento de
identidad del receptor de la dotacin respectiva en el original, el que quedar en la Unidad de Logstica de
la Municipalidad Distrital de Yarinacocha para los controles pertinentes de uso, consumo mensual y
conciliaciones con las anotaciones efectuadas por el conductor en el parte diario de la respectiva libreta de
control individual de vehculos, etc.
14. El servicio de mantenimiento preventivo y de las reparaciones mayores y menores se efectuarn solo en
el rea de Sub Gerencia de Servicios Pblicos de la Municipalidad y excepcionalmente en talleres mecnicos
especializados, quien conjuntamente con el conductor designado y en seal de conformidad, firmarn y
sellarn la orden del servicio efectuado; evacuando el informe correspondiente a la Divisin de
Abastecimiento y Patrimonio, de ser el caso.
15. De existir alguna falla o desperfecto en el vehculo, el conductor deber informar a travs del formato
REPORTE DE FALLAS DEL VEHCULO (anexo 10) al rea de Control Patrimonial afn de que se adopte
las medidas correctivas que sean necesarias.
16. Las fllaselos desperfectos, la falta de accesorios y repuestos de los vehculos producidos por
negligencia, descuido o irresponsabilidad del conductor o funcionario, sern asumidas por el causante del
hecho, y los gastos, que orignenlas Reparaciones, sern asumidas por el causante de hechos y los gastos
que originen las reparaciones sern cubiertos por este, sin perjuicios de las sanciones disciplinaras que el
caso amerite
1) Tcnicas para el mantenimiento de vehculos:
01.
La reparacin y ajuste en general en cada vehculo, slo se har de acuerdo a las especificaciones y
tolerancia del fabricante, utilizando preferentemente repuestos originales

02. Los vehculos en general no sern operados ms all de la tolerancia de desgaste y recomendaciones por
el fabricante, con la finalidad de continuar con la operatividad y buen funcionamiento de las unidades
vehiculares.
03. Para un mejor funcionamiento y la mxima proteccin del motor de todo vehculo, se usar lubricantes
del grado SAE.
04. Cuando se trabaje a temperaturas que oscile entre 10C y 30C., usar del grado SAE 30 o multigrado
20-40.
05. Cuando trabaje a temperaturas que oscilan entre 10Cy menos 0C usar del grado SAE 1.
06. Para la caja de cambios, conjunto de diferenciales y engranajes de los usos m ltiples, usara aceite del
grado SAE 90.
07. Para filtros de aire, usar el mismo tipo de aceite que para el motor.
08. Para la Lubricacin de chasis y cardanes, usar grasa amarilla N 2 y para rodaje de ruedas, grasa
filtrada N 5
09. Los filtros de aire se limpiarn una vez que se haga el servicio de lubricacin y con mayor frecuencia en
condiciones severas de polvo u otro material nocivo.
10. Los filtros de aire de tipo seco se limpiarn con presin de aire comprimido.
2) Sobre los tipos de servicios de mantenimiento de vehculos.
01.
Servicios Preventivos:
a) Cualquier falla tcnica o mecnica en el vehculo, ser anotada por el conductor responsable del mismo,
en la hoja de anotaciones de la respectiva libreta para el control individual de vehculos y comunicar al ms
breve plazo a la Sub Gerencia de Servicios Pblicos, Sub Gerencia de Administracin y Finanzas o Divisin
de Abastecimiento y Patrimonio, para los fines del caso.
b) Los vehculos nuevos usarn hasta los 1,500 Km. Los mismos lubricantes que vinieron de fbrica.
c) Alcanzados los 1,500 Km. de recorrido, los vehculos sern enviados con su respectiva Pliza de
Garanta, al Taller especializado de la firma vendedora apara su servicio y ajuste general. Tambin le darn
un bao protector (undercauting) para evitar la oxidacin, corrosin de los vehculos nuevos.
d) Los primeros 3,000 Km, sern recorridos por los vehculos nuevos a una velocidad no mayor de 70 Km/h.
para su buen funcionamiento y asentamiento mecnico.
e) En estafase se pintarn los rtulos oficiales en las partes delanteras de cada vehculo.
f) Tambin se designar al conductor encargado de la conduccin de cada vehculo.
g) Se entregar al conductor encargado de cada vehculo, la respectiva libreta para el control individual de
vehculo, debidamente llenada y firmada por la Divisin de Abastecimientos y Patrimonio,
h) Durante el periodo que cubre la garanta del vehculo, el conductor designado observar minuciosa y
tcnicamente el vehculo, a fin de detectar cualquier falla que ste pudiera presentar y solicitar
oportunamente a la entidad proveedora para la correccin que fuere necesaria.
02.
Servicios A:
a) Para asegurar un buen funcionamiento y operacin del vehculo asignado, el conductor verificar cada
3,000 Km. De recorrido o una vez al mes, su estado mecnico, informando sobre el particular a la entidad
proveedora o a la Sub Gerencia de Servicios Pblicos y excepcionalmente en talleres de servicios
especializados con la debida autorizacin de la Sub Gerencia de Administracin y Finanzas.
b) El conductor de cada vehculo, es responsable de la realizacin oportuna de este servicio, el cual
registrar en la respectiva libreta para el control individual de vehculos (BITCORA) y consiste en:
Lavado y engrase.
Revisin de niveles.
Cambio de aceite al motor.

03.

Revisin del Claxon.

Revisar los espejos retrovisor y laterales.
Revisar las manijas y lunas de las puertas.
Revisar el panel de instrumentos.
Revisar los asientos, espaldares y soportes.
Revisar el juego libre del pedal de embrague.
Revisar el sistema de freno.
Revisar y alinear la direccin.
Revisar el sistema de luces.
Revisar el radiador.
Revisar la correa del ventilador.
Revisar el estado y la presin de las llantas.
Lavar y limpiar el filtro de aire.
Revisar y ajustar los frenos de las ruedas.
Revisar los muelles y grilletes
Servicios B

a) A los 6,000 Km., de recorrido o cada 02 meses, el vehculo ser enviado al taller de la Sub Gerencia de
Servicios Pblicos, y excepcionalmente, talleres especializados debidamente autorizados, donde se efectuar
las reparaciones menores o ajustes que sean necesarios, en previsin de desgaste o mal funcionamiento de la
unidad vehicular.
b) Los trabajos a realizar y que se registrar en la respectiva libreta para el Control individual de Vehculos,
consisten en:

Revisar el conjunto de bomba de gasolina.

Revisar las caeras de lubricacin y de frenos.
Limpiar el alternador o generados.
Revisar el sistema de suspensin (delantero y posterior).
Revisar el canal del radiador.
Limpiar y regular los frenos.
Alinear la direccin.
Balancear las ruedas.
Cambiar el filtro y el aceite del motor.
Lavado y engrase.
Registrar los niveles.
Revisar tablero de instrumentos.
Revisar el sistema de limpiaparabrisas.
Revisar las conexiones del sistema de embrague.
Revisar el sistema elctrico.
Revisar la correa del ventilador.
Revisar la batera (nivel) y limpieza de bornes.
Ajustar las placas.
Regular los frenos.
Rotar las ruedas utilizando las ruedas de repuesto.

04.
Servicio C
a) A los 12,000 Km., de recorrido o cada 04 meses, el vehculo se enviar a la Sub Gerencia de Servicios
Pblicos, y excepcionalmente en talleres especializados para la inspeccin mecnica general y efectuar las
reparaciones mayores o ajustes que sean necesarios.
b) Los trabajos a realizar y que se registrar en la respectiva libreta para el Control individual del Vehculo
(bitcora), consisten en:

Tomar la Compensacin de cada cilindro del motor y registrarlo en la bitcoras.

 Afinamiento del motor, cambio de platinos, bujas y condensador.

Lavar internamente el radiador.
Cambiar el aceite y filtro del motor.
Cambiar el aceite de la caja de direccin, caja de cambios y transmisin posterior.
Cambiar el lquido al sistema de frenos, inspeccionar las zapatas de frenos.
Inspeccionar las Zapatas de frenos y jebes de bombines.
Reajustar los pernos de la culata del motor.
Revisar los rodajes de ruedas y cambiarles grasa.
Inspeccionar los terminales del cardn y ejes de mando.
Alinear la direccin.
Revisar la suspensin delantera y posterior.
Inspeccionar el sistema elctrico
Revisar el sistema de embrague y conexiones.
Revisar el sistema de conexiones de la caja de cambios.
Lavar el tanque de combustible.
Revisar los soportes del motor, caja de cambios e inspeccionar el chasis.
Inspeccionar el conjunto de Transmisin posterior, s) Ajuste general de la carrocera.
Lavado y engrase general.
c) Durante este servicio se har la rehabilitacin de la culata, vlvula, cambio de anillos, pistones,
rectificacin del cigeal y block del motor, etc.
C) OBLIGACIONES DE LOS CONDUCTORES:
a) Mantener el vehculo interna y externamente limpio.
b) Mantener su licencia de conducir vigente y entregar una Copia al rea de Control patrimonial.
c) Constatar antes de movilizar, que el vehculo se encuentre en perfectas condiciones, caso contrario
debe ser revisado por el personal mecnico; Si el vehculo con desperfecto mecnico es movilizado,
la responsabilidad ser compartida por la persona que autorizo la salida y por el conductor del
vehculo.
d) Conducir observando las normas y regla de transito. Los conductores que incurran en delitos o
e) en infracciones de trnsito, debern asumir toda responsabilidad, incluida la multa en su
f) ' integridad y las acciones legales, sin perjuicio de las sanciones administrativas, civiles y/o
g) penales, de acuerdo a la gravedad de la Falta cometida de conformidad a las normas legales
h) vigentes.
i) Verificar especialmente los sistemas de lubricacin, luces, frenos y neumticos, a fin de comprobar
su buen funcionamiento o detectar posibles deficiencias o desperfectos, cuya Rutina de verificacin
deber comprender como mnimo la revisin del:
Adecuado nivel de aceite en el motor
Adecuado nivel del agua o refrigerante en el radiador
Adecuado nivel de agua de batera
Adecuado nivel de liquido de freno
Estado de llantas (incluida llantas de repuestos)
Estado de luces, espejos y limpia parabrisas.
f) Informar por escrito a su jefe inmediato superior, cuando habiendo efectuado la verificacin diaria
detectara daos, deficiencias y/o sustraccin respecto al da anterior, a fin de que disponga al mecnico
responsable del mantenimiento de los vehculos, la realizacin del diagnostico de la gravedad del caso y la
presentacin del informe tcnico mediante formato del "REPORTE DE FALLAS DEL VEHCULO"
g) Verificar previo al inicio del servicio, que cuenta con la siguiente documentacin:
Licencia de conducir vigente, acorde al tipo de vehculo (A2-A3)
Tarjeta de Propiedad del Vehculo.
Documento Nacional de Identidad
Libreta de Control de Vehculo.
Copia de la Pliza de seguro (SOAT)-vigente
Solicitud de movilidad local y/o al interior del pas autorizado.

10

h) Manejar durante la prestacin del servicio, en forma diligente, en estricto cumplimiento de las normas del
trnsito, guiando la unidad por rutas seguras y cortas. En ningn caso ceder al usuario, acompaante y/o
terceros la conduccin del vehculo.
i) Al inicio y finalizado el servicio deber registrar en la bitcora del vehculo la siguiente informacin:

Fecha y numero de solicitud de movilidad

Kilometraje al inicio y retorno del servicio
Hora de salida y de retorno
Lugares de destino efectivamente alcanzados
Nombres y apellidos de los comisionados
Dependencia, oficina o rea que solicito el servicio
Gasolina o petrleo y lubricante suministrado (hora y cantidad)
Cualquier otra informacin relevante
Firma del conductor y el VE" del Encargado del rea de Operaciones.

j) Al finalizar la jornada de trabajo, cada conductor dejara el vehculo, en la zona de parqueo, entregando
las llaves del vehculo en la garita de vigilancia de turno.-en caso que el retorno sea fuera del horario de
trabajo, tal hecho deber ser registrado en el parte diario del personal de seguridad
k) En caso de ocurrir algn siniestro o accidente, el conductor deber comunicar de inmediato al rea de
Control Patrimonial, afn de que se notifique a la compaa de seguros contratada. As mismo deber
denunciar el hecho de inmediato a la autoridad policial de la jurisdiccin o del lugar ms prximo,
someterse a dosaje 'etlico y concurrir a todas las diligencias policiales y judiciales.
1) El conductor responsable del vehculo deber remitir al rea de Control Patrimonial dentro de las 48
horas de ocurrido el siniestro o accidente, un informe detallado sobre las circunstancias en que se produjo el
hecho, salvo imposibilidad fsica comprobada, al cual deber adjuntar copia de los siguientes documentos:

Denuncia policial
Resultaje del dosaje etlico
Reporte de accidente de trnsito elaborado por la compaa aseguradora, de ser
el caso.
Peritaje tcnico de constatacin de daos
m) En caso de robo de vehculo, el conductor deber informar inmediatamente al rea de Control
Patrimonial y efectuar la denuncia policial respectiva
VIL

SANCIONES, RESPONSABILIDAD Y CONTROL:

1. SANCIN:
Los servidores y funcionarios que incumplan lo normado por la presente Directiva sern sancionados
conforme lo establece el Decreto Legislativo N 2 76, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y/o
penales que hubiera lugar, as como de la responsabilidad pecuniaria como consecuencia de los daos
y/o perdida de los bienes de propiedad de la Municipalidad.
2. RESPONSABILIDAD Y CONTROL:
Son responsables del cumplimiento de la presente Manual, los funcionarios y servidores de todas las
Unidades Orgnicas de la Municipalidad Distrital de Yarinacocha.

VIII.

DE LOS FORMATOS:
Se dispone el uso obligatorio de los siguientes formatos:
A CTA DE ENTREGA-RECEPCIOX DE BIENES
DEZPLAZAMIENTO DE BIENES
A UTORIZACION DE SALIDA DE BIENES
ACTAS DE ENTREGA RECEPCIN DE BIENES INFORMTICOS
REPORTE DE FALLAS DE BIENES INFORMTICOS

ANEXO 01
ANEXO 02
ANEXO 03
ANEXO 04
ANEXO 05

11

ACTAS DE ENTREGA RECEPCIN DE VEHCULOS

SOLICITUD DE MOVILIDAD LOCAL
AUTORIZACIN DE SALIDA DE VEHCULOS
.
LIBRETA PARA EL CONTROL INDIVIDUAL DE VEHCULOS (BITCORA)
REPORTE DE FALLAS DE VEHCULOS

ANEXO 06
ANEXO 07
ANEXOS
ANEXO 09
ANEXO 10

VIII.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
Cualquier disposicin no contemplada en el presente Manual ser normada en primera instancia por la
Sub Gerencia de Administracin y Finanzas en concordancia con las normas legales vigentes.

Puerto Callao,

12