Glosario

El glosario contiene36 trminos en el curso LEGISLACION DOCUMENTAL EN

EL ENTORNO LABORAL (1134708).
ACDEILMPSTV
A
Trmino

Definicin

Administracin
Pblica:

Es aquella funcin del Estado que consiste en una

actividad concreta, continua, prctica y espontnea de
carcter subordinado a los poderes del Estado y que
tienen por objeto satisfacer en forma directa e inmediata
las necesidades colectivas y el logro de los fines del
Estado dentro del orden jurdico establecido y con arreglo
a este.

Archivo Activo:

Es aquel que se consulta frecuentemente.

Archivo Central:

Agrupan documentos transferidos por los distintos

archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas
y particulares en general.

Archivo de
Gestin:

Comprende toda la documentacin que es sometida a

continua utilizacin y consulta administrativa por las
oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o
solucin a los asuntos iniciados.

Archivo General
de la Nacin:

El Archivo General de la Nacin -AGN-, es una entidad

del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura,
encargada de la organizacin y direccin del Sistema
Nacional de Archivos -SNA-, de regir la poltica
archivstica en Colombia y de custodiar, resguardar y
proteger el patrimonio documental del Pas y ponerlo al
servicio de la comunidad.

Archivo Histrico:

Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los

documentos de archivo de conservacin permanente.

Archivo
Horizontal:

Los documentos se colocan uno sobre otro.

Archivo Inactivo:

Este contiene los documentos que ya no se consultan o

se consultan espordicamente. Despus de este archivo
algunos documentos pueden pasar a destruccin
definitiva.

Archivo Lateral:

Como su nombre lo indica, los documentos se colocan de

forma lateral, con el fin ver su texto descriptivo de aquello
que contienen.

Archivo
Semiactivo:

Estos documentos se mantienen durante cierto periodo

de tiempo y luego se decide si se trasladan o no al
archivo inactivo.

Archivo Vertical:

Un ejemplo de ellos son las carpetas colgantes, que van

una detrs de otra.

C
Trmino

Definicin

Circular:

Comunicacin dirigida por una autoridad superior a una

inferior sobre el mismo tema y con el mismo propsito.
Este es el procedimiento empleado por las autoridades
superiores para transmitir a las inferiores, sus
instrucciones y decisiones.

Constitucin:

Es la norma suprema de un Estado de derecho

soberano, es decir, la organizacin establecida o
aceptada para regirlo.

D
Trmino

Definicin

Democracia:

Es una forma de organizacin social que atribuye la

titularidad del poder al conjunto de la sociedad. En
sentido estricto, la democracia es una forma de
organizacin del Estado en la cual las decisiones
colectivas son adoptadas por el pueblo mediante
mecanismos de participacin directa o indirecta que
confieren legitimidad a sus representantes.

Derecho:

Es el orden normativo e institucional de la conducta

humana en sociedad inspirada en postulados de justicia y
certeza jurdica, cuya base son las relaciones sociales
existentes que determinan su contenido y carcter en un
lugar y momento dado.

Determinismo:

Doctrina o teora que afirma que todos los fenmenos o

acontecimientos estn determinados por algn motivo.

Documento:

Cualquier cosa material que sea resultado del lenguaje

oral o escrito, que d testimonio de una poca, una
cultura o un acontecimiento, independientemente del
soporte en que se encuentre.

Trmino

Definicin

Estado:

Es aquel conjunto de organizaciones que en su totalidad

poseen la facultad de establecer las normas que guiarn
una determinada sociedad, ejerciendo su poder en un
territorio previamente establecido.

Expediente:

Es el conjunto de los documentos que corresponden a

una determinada cuestin. Tambin puede tratarse de la
serie de procedimientos de carcter judicial o
administrativo que lleva un cierto orden.

I
Trmino

Definicin

Indeterminismo:

Doctrina psicolgica y moral que niega que la voluntad

humana se halle sometida o determinada enteramente
por factores internos o externos. Teora que afirma la
libertad o libre albedro.

Informacin:

Es todo aquel conjunto de datos que permiten saber

sobre determinada cosa, evento, fenmeno, etc. Por
ejemplo, dentro de la informacin se puede encontrar
datos que describan fsicamente un objeto, as como
tambin su origen, sus usos, su historia, etc.

Interoperabilidad:

Capacidad que tiene un producto o un sistema, cuyas

interfaces son totalmente conocidas, para funcionar con
otros productos o sistemas existentes o futuros y eso sin
restriccin de acceso o de implementacin.

ISO:

ISO es la Organizacin Internacional para la

Estandarizacin, que regula una serie de normas para
fabricacin, comercio y comunicacin, en todas las ramas
industriales. Se conoce por ISO tanto a la Organizacin
como a las normas establecidas por la misma para
estandarizar los procesos de produccin y control en
empresas y organizaciones internacionales.

L
Trmino

Definicin

La Nube:

La computacin en nube es un sistema informtico

basado en Internet y centros de datos remotos para
gestionar servicios de informacin y aplicaciones. La
computacin en nube permite que los consumidores y las
empresas gestionen archivos y utilicen aplicaciones sin
necesidad de instalarlas en cualquier computadora con
acceso a Internet.

Legislacin:

Es el conjunto de leyes de un pas.

Ley:

Regla o norma establecida por una autoridad superior

para mandar, prohibir o regular alguna cosa.

M
Trmino

Definicin

Metadatos:

Datos estructurados que describen y permiten encontrar,

gerenciar, comprender o preservar documentos
archivsticos al largo del tiempo.

Movimiento
Poltico:

Grupo o conjunto de grupos con afinidad de criterios,

intereses y aspiraciones que se constituyen y accionan
con el fin primordial de alcanzar el poder poltico. La idea
de movimiento va asociada a la accin colectiva, a la
expresin dinmica de las demandas y a la reafirmacin
pblica de las tendencias.

P
Trmino

Definicin

Poblacin:

Es un trmino definido desde la Demografa y seala la

cantidad de personas que viven en un determinado lugar
en un momento en particular.

Poltica Pblica:

Son las respuestas que el Estado puede dar a las

demandas de la sociedad, en forma de normas,
instituciones, prestaciones, bienes pblicos o servicios.
En este sentido, est ligado directamente a la actividad
del Estado en tanto ejecutor, es decir, aludiendo a la
Administracin
del
Estado,
centralizada
o
descentralizada. Involucra una toma de decisiones y
previamente un proceso de anlisis y de valorizacin de
dichas necesidades.

S
Trmino

Definicin

Servidor Pblico:

Es aquel trabajador por cuenta ajena cuyo empleador es

el Estado, incluyendo la Administracin pblica y los
entes regulados por Derecho pblico.

Sistema Nacional
de Archivo:

conjunto de instituciones archivsticas pblicas o privadas

con funciones pblicas y aquellas privadas que
manifiesten el inters de pertenecer al sistema, sean
stas del orden nacional, departamental, distrital o
municipal y de las comunidades indgenas creadas por
ley, que articuladas entre s posibilitan la homogenizacin
y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven

el desarrollo de estos centros de informacin, la

salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de
los ciudadanos a la informacin y a los documentos, en
todo el territorio nacional.
Soberana:

Es un concepto que se define en torno al poder y se

comprende como aquella facultad que posee cada
estado de ejercer el poder sobre su sistema de gobierno,
su territorio y su poblacin.

T
Trmino

Definicin

Talento Humano:

consiste en la planeacin, organizacin, desarrollo y

coordinacin, as como tambin como control de
tcnicas, capaces de promover el desempeo eficiente
del personal, a la vez que el medio que permite a las
personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos
individuales relacionados directamente o indirectamente
con el trabajo.

Trazabilidad:

La propiedad del resultado de una medida o del valor de

un estndar donde ste pueda estar relacionado con
referencias especificadas, usualmente estndares
nacionales o internacionales, a travs de una cadena
contina de comparaciones todas con incertidumbres
especificadas.

V
Trmino

Definicin

Vedado:

Prohibido.