UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

ESPECIALIZACIN EN GERENCIA DE PROYECTOS

Nombre Seminario
Docente
Fecha
Tema
Participantes

Introduccin Gerencia de Proyectos

Ing. Edgar Velasco
06/10/2016
Taller No. 03 Taller WBS
Yuly Valderrama Garzn
Kathia Garzn Vega

1. WBS Proceso de Iniciacin

Traslado nueva sede Call Center
1. Definir Nueva Sede
1.1 Identificar alternativas para la nueva sede
1.2 Estudio de Alternativas de acuerdo a las necesidades de la nueva sede
1.3 Seleccin de la nueva sede
2. Definir Infraestructura
2.1 Infraestructura Telefnica
2.2 Infraestructura de Equipos de Computo
2.3 Divisin de las Instalaciones por reas
2.3.1 Definir Instalacin de Capacitacin
2.3.2 Definir Instalacin de Cafetera
2.3.3 Definir Instalacin de Soporte para fallas elctricas
2.3.4 Definir Instalacin de Personal Administrativo
2.3.5 Definir Instalacin de Procesos de apoyo
3. Definir Presupuesto a ejecutar
3.1 Presupuesto de Infraestructura Telefnica
3.2 Presupuesto de Equipos de Computo
3.3 Presupuesto de Muebles y Enseres por reas
3.3.1 Presupuesto de rea de Capacitacin
3.3.2 Presupuesto de rea de Cafetera
3.3.3 Presupuesto de rea de Soporte para fallas elctricas
3.3.4 Presupuesto de rea de Personal Administrativo
3.3.5 Presupuesto de rea de Procesos de apoyo

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PROJECT CHARTER

Project Title: Traslado Instalaciones Call Center 24 x 365

Project Sponsor: Call Center 24 x 365

Date Prepared: 7 de octubre de 201

Project Manager: Yuly Valderrama Kathia

Garzn

Project Customer: Call Center 24 x 365

Justification:
La empresa que presta el servicio de Call Center 24 X 365, planea realizar cambio de sede puesto
que la alta gerencia realizar una expansin en la operacin en un 300% durante los prximos dos
aos.

Project Description:
Se realizara el traslado de sede del Call Center a una nueva sede ubicada a no ms 2 Km de la
actual. Actualmente el Call Center est conformado por 8 Mujeres y 16 hombres. No puede ser
ubicado en un piso superior al segundo. La nueva sede deber contar con instalaciones para
capacitacin, Cafetera, batera de baos para hombres y mujeres, soporte para fallos de energa,
instalaciones para el personal administrativo que soporte la operacin, planta telefnica, puestos de
trabajo adecuados, equipos de cmputo, sistema de aire acondicionado, tercerizacin del proceso
de apoyo.

High-Level Requirements:

Traslado de sede del Call Center.

Adecuacin e instalacin de 72 puestos de trabajo (Mesas y sillas), para el personal del Call
center teniendo en cuenta el crecimiento pronosticado
Instalacin de 72 equipos de cmputo.
Instalacin de Cableado estructurado
Habilitacin de planta y lneas telefnicas
Adecuacin de instalaciones para capacitacin, cafetera, soporte para fallos de energa,
instalaciones para el personal administrativo, tercerizacin de procesos de apoyo.

High-Level Risks:
Retraso en las entregas parte del contratista.
Retraso durante la instalacin y habilitacin de las lneas telefnicas.
Daos en los equipos durante el transporte.
Los costos del proyecto no deben exceder el presupuesto presentado.

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Project Objetives

Sucess Criteria

Person Approving

Scope
Realizar el traslado del call
center 24 x 365 de acuerdo
a las especificaciones
nombradas anteriormente

Cumplir con los entregables Gerente del proyecto y

planteados inicialmente
directivos del Call center

Time
Concluir el proyecto en el
tiempo solicitado por el
cliente

Realizar entrega de las

nuevas adecuaciones del
proyecto 1 de noviembre.

Cost
Cumplir con el presupuesto
asignado

No superar los $15.000.000 Directivos del Call center

durante el proyecto
Gerente del Proyecto

Directivos del Call center

{
Summary Milestones

Due Date

Identificacin de la nueva sede

1 de octubre de 2015

Adecuacin de infraestructura fsica de las

nuevas instalaciones

Entre 15 y 20 de octubre de
2015

Instalacin de cableado estructurado y

equipos de computo
Traslado de lneas y pruebas de
funcionamiento

Entre 20 y 28 de octubre de
2015
Entre 28 de octubre y 1 de
noviembre

Fin del proyecto

1 de noviembre

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$15.000.000, incluidos arreglos locativos a la nueva sede, adquisicin de muebles y enseres,

adquisicin de cableado y equipos de cmputo para nuevos puestos de trabajo, equipos de
capacitacin y cafetera.

Decisions:

jb

Estimated Budget:
Stakeholder(s)

Role

Gerencia
Junta Directiva Call Center 24 x 365

Cliente
Inversionista

Gerente del Proyecto

Lder encargado de realizar los procesos

gerenciales del proyecto

Ingeniero Civil

Responsable de las adecuaciones fsicas

en la nueva sede

Ingeniero Electrnico

Responsable de las adecuaciones

elctricas de la nueva sede

Ingeniero de Telecomunicaciones
Ingeniero de Sistemas
Empleados 24 x 365

Equipo de planeacin

Responsable de las adecuaciones en la

planta telefnica de la nueva sede
Responsable de las adecuaciones de los
equipos de cmputo y software en la nueva
sede
Responsables de realizacin de pruebas en
las nuevas instalaciones
Encargado de planear las actividades a
realizar en el proyecto, y a posteriormente
velar porque se ejecuten correctamente en
cuanto a tiempos y presupuesto, y reportar
al gerente del proyecto los cambios que se
presenten.

Project Manager Authority

Level
Staffing Decisions:

Budget Management and

Variance:

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Technical Decisions:
La decisin de los Recursos principalmente ser tomada por el gerente del Proyecto, el jefe de
Recursos Humanos y los jefes de otros departamentos en caso de que aplique.

Conflict Resolution:

Los cambios en el presupuesto que sean producto de los riesgos contemplados en el estudio de
proyecto sern asumidos por el inversionista y el cliente y los no contemplados por el contratista de
acuerdo a la actividad afectada.

El gerente del proyecto junto con la persona encargada de esa rea especfica y un representante
de la gerencia general.

Project Manager Signature

Sponsor or Originator Signature

Project Manager Name

Sponsor or Originator Name

Date

Date

El gerente del Proyecto en conjunto con la gerencia general y el rea especfica que presenta el
conflicto.

El

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PROJECT SCOPE STATEMENT

Cambio de Sede Call
Project Title: Center

08 de octubre de
Date Prepared: 2015

Product Scope Description

Identificar un nueva sede para trasladar las instalaciones del callcenter 24 x 365, con
el fin de realizar las adecuaciones necesarias para ampliar la operacion de la
empresa.
Project Deliverables
Nuevas instalaciones para callcenter con crecimiento esperado en dos aos de 300%.
Con espacios de cafeteria, capacitacin, soporte para fallos de energa, instalaciones
para personal administrativo, tercerizacin de procesos de apoyo, adecuacin para
procesos de apoyo y adecuacin de puestos de trabajo de personal del callcenter.
Project Acceptance Criteria
De acuerdo al cronograma de hitos se evaluara si se cumple o no con el objetivo.

Project Exclusions
Cualquier actividad o requerimiento no especificado en el proyect charter y WBS.
Aprobado por todas las partes del Proyecto.

Project Constraints
No se deber exceder el presupuesto establecido todo costo de $15.000.000
Project Assumptions
Expansin de la operacin del callcenter en un 300% para los prximos 3 aos
Poltica de renovacin cada 3 aos
Certificaciones en ISO 9000 y 14000, OSHAS 18000 y Responsabilidad Social
Presupuesto necesario para cumplir con el proyecto

CRONOGRAMA DE HITOS
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PRESUPUESTO PARA PROCESO DE INICIACION

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Concepto

Descripcin

Monto

Personal

Especialistas en el rea de tecnologa

tales como : comunicaciones, redes,
tcnicos de sistemas maestros de obra
Se necesita un servidor, telfonos,
diademas

$ 3.000.000

Materiales

Cableado, canaletas, materiales de

construccin

$ 4.000.000

Otros costos

Transportes, Cosas varias

$ 1000.000

Equipos de
Tecnologa

$ 5.000.000

TOTAL LINEA
BASE

$ 13.000.000

RESERVA
CONTINGENCIA

$ 1.000.000

RESERVA DE
GESTION

$ 1.000.000

TOTAL
PRESUPUESTO

$ 15.000.000

CONCLUSIONES

Con el presente taller se permiti dar aplicabilidad a un proyecto real con los
conocimientos tericos adquiridos durante el mdulo.
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Se establecen las estructuras iniciales y conceptos bsicos para dar inicio a un

proyecto.

Se identificaron los hitos de las actividades en la WBS del proyecto.

Se realiz el Project chrter del proyecto.

Se determin el presupuesto del proyecto.

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