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um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produo at a destinao final,

seguindo os princpios da
gesto arquivstica de documentos e apoiado em um sistema informatizado.
Captura de documentos
Registro
Aplicao do plano de classificao
Indexao
Controle de verses
Atribuio de restrio de acesso
Controle dos prazos de guarda e destinao
Arquivamento seguro
Procedimentos que garantam o acesso e
a preservao de mdio e longo prazo
Controle de acesso

Inclui as seguintes operaes

Trilhas de auditorias

Deve limitar ou autorizar o acesso ao acervo digital por usurio e/ou grupos de usurios.
Conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de intervenes ou
tentativas de intervenes feitas no documento arquivstico digital ou no sistema
computacional.
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivsticos
dentro de um sistema, informando quem operou, a data e a hora, e as aes realizadas

Segurana

Definio da equipe responsvel pela elaborao, implementao, reviso e manuteno das rotinas de backup.
Definio de todo o contedo que far parte da poltica de backup.

SIGAD

Elaborao de normas e procedimentos tcnicos para a realizao, manuteno da confiabilidade e recuperao do backup.

Backup

Programa de conscientizao dos usurios em relao importncia de respeitar as regras estabelecidas.


Colocao em prtica de todas as regras e normas estabelecidas pela poltica de backup.
Reviso da poltica levando em considerao adaptaes, a realidade da empresa, os acervos e evoluo tecnolgica.

Textos
Imagens fixas e em movimento
Gravaes sonoras

Abrange todos os documentos


digitais do rgo

Mensagens de correio eletrnico


Pginas web
Bases de dados
Captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os tipos de documentos arquivsticos.
Gesto dos documentos a partir do plano de classificao para manter a relao orgnica entre os documentos.
Implementao de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos
Integrao entre documentos digitais e convencionais

Requisitos arquivsticos de um SIGAD

Manuteno da autenticidade dos documentos


Avaliao e seleo dos documentos para recolhimento e preservao daqueles considerados de valor permanente.
Aplicao de tabela de temporalidade e destinao de documentos.
Transferncia e recolhimento dos documentos por meio de uma funo de exportao.
Preservao dos documentos

Workflow uma tecnologia vocacionada para a automao de processos de trabalho. Este sistema permite que vrios utilizadores interajam entre si atravs
em um fluxo de trabalho computorizado e pr-definido, melhorando os processos da instituio por meio da realizao de tarefas de forma coordenada e
sequencial.

Tecnologia da
Informao aplicada aos
arquivos

Possibilidade de acesso remoto por parte dos participantes do grupo.


Rapidez na pesquisa de informaes armazenadas.
Informaes dos responsveis por cada atividade do processo sempre atualizadas.
Conhecimento do status do processo a cada instante, possibilitando saber quais os participantes esto atuando, quais so os prximos a atuar, e quando, etc.
Coordenao e execuo das atividades automaticamente com o uso de agendas e trocas de mensagens eletrnicas com os participantes.

Workflow

Armazenamento das regras e procedimentos.


Vantagens

Diviso coordenada do trabalho.


Padronizao e melhoria dos processos.
Realizao das tarefas de acordo com regras pr-estabelecidas.
Reduo dos erros, custos e tempo de cada atividade. Eficincia melhorada. A automao de processos de negcios resulta na eliminao de muitos passos
desnecessrios e na obteno de processos mais eficientes e simples.
Controle das atividades do processo monitoramento constante com emisso de alertas automticos.
Suporte tomada de decises.

O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua autenticidade, uma vez que suscetvel degradao fsica dos seus suportes,
obsolescncia tecnolgica de hardware, software e de formatos, e a intervenes no autorizadas, que podem ocasionar adulterao e destruio.
Hardware

Migrao

Preservao digital

Transferncia de um objeto digital de um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instvel para um suporte mais novo.

Software

Sendo o software um elemento primordial para a visualizao do documento digital, sua escolha deve ser bastante criteriosa. Eles sofrem com a
rpida obsolescncia, o que torna obrigatria a adoo de uma poltica consistente da migrao das informaes.

Formatos

Transferncia de um objeto digital de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado

Estratgias
Emulao
Encapsulamento
Preservao da tecnologia
Adoo de formatos digitais abertos configura-se, adicionalmente, como medida de preservao recomendvel e necessria.
Documentar os procedimentos e as estruturas de metadados
Metadados de preservao

Formatos abertos
Acessibilidade
Estabilidade
Suporte a metadados

Seleo dos formatos

Especificidade do formato
Interoperabilidade
Autenticidade
Processabilidade
Apresentao

Compatibilidade
Estabilidade

Seleo dos suportes

Acessibilidade
Confiabilidade
Qualidade

www.arquivologiaparaconcurso.com

Capacidade

Deve garantir a preservao das informaes funcionais sobre o documento digital, possibilitando o entendimento da tecnologia utilizada na sua produo e
manuteno, assim como todo o seu histrico de acesso, migraes, rejuvenescimento, mdias, sistemas, etc

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