AJUSTES CONTABLES

Todo lo que suceda en el negocio debe registrarse en el sistema contable, para

que el diario y el mayor contengan un historial completo de todas las operaciones
mercantiles del periodo. Si no se ha registrado una operacin o transaccin, los
saldos de las cuentas no mostrarn la cifra correcta al final de periodo contable.
Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se llaman asientos de
ajuste. Cada asiento de ajuste afecta una cuenta de balance general y del estado
de resultados. Si el ajuste no afecta a una cuenta de ingresos o de gastos, no es
un asiento de ajuste.
Ajustes de Gastos
Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de
pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo, requieren un cargo
a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo.
A continuacin se muestran tres tipos de ajustes de gasto:
Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del periodo
antes de efectuar el pago correspondiente, estos gastos que se van acumulando
se llaman gastos devengados o incurridos. Gastos pagados por anticipado: son
gastos que se registraron como un activo o como un gasto cuando se pagaron. Un
gasto pagado por anticipado es un activo y se produce cuando se pagan gastos
que abarcan uno o ms periodos contables futuros. Cuando el pago se hace antes
de que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido por lo
general se hace el cargo a la cuenta de un activo, debido a que representa un
costo no vencido y que se emplear en periodos futuros, para producir ingresos.
Sin embargo se puede utilizar una cuenta del estado de resultados para registrar
el gasto cuando se paga. Cuando se usa una cuenta del estado de resultados
para anotar el asiento inicial, es necesario ajustar una cuenta de gastos para
bonificar cualquier parte no utilizada o vencida, y pasar el importe a una cuenta del
balance general.
Distribucin del costo de un activo fijo a lo largo de su vida til, mediante el
proceso de depreciacin. Al proceso de cancelar o disminuir el costo de un activo
fijo, con la excepcin de terrenos, a lo largo de su vida til estimada se le conoce
como depreciar el activo o simplemente como depreciacin. Cuando se distribuye
el costo del activo fijo a lo largo de su vida til estimada, se carga a la cuenta de
depreciacin y se acredita a la cuenta de depreciacin acumulada.

Inters Acumulado
El inters que se carga en prstamos a corto plazo (30,60 o 90 das) es el gasto o
costo de pedir dinero prestado. El inters se va acumulando segn pasa el tiempo.
Pero el pago de la cantidad tomada ms el inters, no se efectuar hasta la fecha
de vencimiento del prstamo.

Ajustes de Ingresos
Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos que
al momento del pago se registraron como pasivos, ya que no haban sido
devengados, requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una
cuenta de ingresos, esto se debe hacer en el ltimo da del periodo contable.
Existen dos tipos de ajustes de ingresos:
Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados.
Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se devenguen
se convertirn en ingresos.
Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que se reciba efectivo
del cliente, o de que se contabilice la operacin en los registros contables. Estos
ingresos que se han devengado pero que an no se han recibido o registrado se
llaman ingresos devengados.
Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados, se carga a la cuanta
de efectivo y por lo general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de
clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso an no se ha
ganado.
Normalmente, todos los anticipos cobrados a clientes se registran en una cuenta
de pasivo al momento en que se recibe el pago.
Cuando se usa una cuenta de resultados para registrar el asiento inicial, ser
necesario el ajuste a una cuenta de ingresos para cancelar cualquier ingreso no
devengado y traspasar el importe a una cuenta de pasivo.

Balanza de comprobacin ajustada

Despus de anotar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos al mayor, se
prepara una balanza de comprobacin ajustada para verificar la exactitud del
mayor, antes de preparar y actualizar los estados financieros de fin de ao.
Ajustes por Inflacin
El actualizar los estados financieros surge de la necesidad de conocer el valor
real que tienen las partidas no monetarias de una empresa y conocer hasta que
punto se han visto afectadas por la inflacin. Las partidas no monetarias son
aquellas cuyo valor vara con el transcurso del tiempo.
Los ajustes que ms se realizan en las empresas son en las siguientes
partidas:
Inventarios
Activos Fijos
Depreciacin de activos fijos
Capital contable
Para ajustar los activos fijos por inflacin, al igual que en los inventarios, se
requiere del factor de ajuste. Una vez obtenido el factor, se le aplica al valor
histrico. El ajuste se har cargando a la cuenta del activo fijo y acreditando a la
cuenta de exceso o insuficiencia de capital. La depreciacin acumulada es la

contrapartida del activo fijo por lo tanto debe mostrar un saldo que este valuado
con pesos del mismo poder adquisitivo que el activo fijo.
Los ajustes al balance son asientos que se realizan con frecuencia porque,
generalmente, no coinciden los saldos contables (balance de comprobacin de
sumas y saldos o libro mayor) con los saldos reales (inventario general).
El inventario general es el recuento y valuacin de todos los bienes, derechos y
obligaciones, que tiene una empresa o sociedad a una fecha determinada. Los
datos para su confeccin se obtienen en base a la realidad y no de los registros
contables. Es obligatorio registrar el inventario general anual dentro de los tres
primeros meses de cada ao.
Las clases de ajustes que existen son:
1. Arqueo de fondos y valores
2. Inventario de mercaderas
3. Depuracin de deudores
4. Amortizacin de bienes de uso
5. Gastos pendientes de pago
6. Gastos pagados por adelantados
7. Ingresos pendientes de cobro
8. Ingresos cobrados por adelantado
9. Omisin de gastos bancarios
10. Documentos protestados o en gestin judicial
Arqueo
1. tem de lista numerada De caja: Es el recuento de dinero cheques y giros a
nuestro favor existentes en caja.
El arqueo de la cuenta Caja puede indicar una diferencia mayor o menor que el
saldo contable.
Si el saldo contable es superior al de la realidad, se debe disminuir el saldo de la
cuenta Caja de la siguiente manera: Faltante de caja (Resultado negativo, en la
columna del debe) A Caja(-Activo, en el haber) Si la situacin se da al revs,(el
saldo contable es inferior al de la realidad) debe aumentarse el saldo de Caja de la
siguiente manera: Caja (+Activo) a Sobrante de caja(Resultado positivo) Inventario
de mercaderas: Es el recuento y valuacin de las mercaderas a la fecha de cierre
del balance. El inventario de mercaderas no siempre coincide con los saldos
contables, esto puede deberse a la existencia de roturas, extravos, etc. que no
fueron contabilizados o por diferencia en valuacin de las mismas.
Si la cantidad de mercaderas segn la contabilidad es mayor a la cantidad que
presenta la realidad, se debe disminuir el saldo de la cuenta Mercaderas la
siguiente manera; Faltante de inventario (Resultado negativo) a Mercaderas (Activo) En cambio, si la cantidad de mercaderas en la realidad es mayor al saldo
contable, se debe aumentar el saldo de la cuenta Mercaderas de la siguiente
manera: Mercaderas(+Activo a Sobrante de mercaderas(Resultado positivo)

Registro y clculo del costo de mercaderas vendidas (CMV): Si durante el

ejercicio econmico no se contabiliz la salida de mercaderas (no se registr el
costo en el momento de la venta) se deber efectuar subsiguientemente el asiento
de ajuste.
Depuracin de deudores: Es la tarea de analizar los saldos individuales de cada
deudor con el motivo de dejar en la cuenta Deudores por Ventas solo aquellos que
pagan regularmente y sacar de ella a los clientes que no estn en esa situacin.
De este anlisis podemos sacar 4 tipos de deudores:
1. Deudores por ventas: Corresponde a deudores que no saldaron sus deudas,
pero estn a tiempo de pagarlas.
2. Deudores morosos: Corresponde a aquellos que estn atrasados en el pago
pero se cree que van a pagar.
3. Deudores en juicio o en gestin judicial: Corresponde a los que se le ha
iniciado juicio para el cobro de sus deudas.
4. Deudores incobrables: Se considera as a quien por determinados motivos
como su muerte o desaparicin no pagarn la deuda y se dan por perdidos.
Todas las cuentas de deudores son parte del activo, a excepcin de "Deudores
incobrables", que al ser una prdida se transforma en resultado negativo.
Los asientos para las cuentas de deudores sern: Deudores morosos (+Activo) a
Deudores por Ventas (-Activo) Deudores en gestin judicial (+ Activo) a Deudores
morosos (- Activo) Deudores incobrables (Resultado negativo) a Deudores en
gestin judicial (- Activo)
La transformacin de un deudor no tiene que seguir necesariamente ese orden(es
decir, un deudor por venta puede pasar a ser deudor en gestin judicial sin
transformarse en moroso previamente, o pasar a ser incobrable por su muerte, por
desaparicin o huida del pas sin ser moroso o en gestin judicial)

DEPRECIACIONES
El trmino depreciacin se refiere, en el mbito de la contabilidad y economa, a
una reduccin anual del valor de una propiedad, planta o equipo. Esta
depreciacin puede derivarse de tres razones principales: el desgaste debido al
uso, el paso del tiempo y la obsolescencia
Se utiliza para dar a entender que las inversiones permanentes de la planta han
disminuido en potencial de servicio. Para la contabilidad, la depreciacin es una
manera de asignar el coste de las inversiones a los diferentes ejercicios en los que
se produce su uso o disfrute en la actividad empresarial. Los activos se deprecian
basndose en criterios econmicos, considerando el plazo de tiempo en que se
hace uso en la actividad productiva, y su utilizacin efectiva en dicha actividad.
Una deduccin anual de una porcin del valor de la propiedad y/o equipamiento.
Tambin se puede definir como un mtodo que indica el monto del costo imputable
al gasto, que corresponda a cada periodo fiscal.

La depreciacin es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que

sufre un bien por el uso que se haga de l. Cuando un activo es utilizado para
generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida til que el final lo
lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe
incorporar el gasto, correspondiente desgaste que ese activo ha sufrido para
poder generar el ingreso, puesto que como segn seala un elemental principio
econmico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste
de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un
determinado ingreso.
Al utilizar un activo, este con el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y
reemplazarlo genera una derogacin, la que no puede ser cargada a los ingresos
del periodo en que se reemplace el activo, puesto que ese activo genero ingresos
y significo un gasto en ms de un periodo, por lo que mediante la depreciacin se
distribuye en varios periodos el gasto inherente al uso del activo, de esta forma
solo se imputan a los ingresos los gastos en que efectivamente se incurrieron para
generarlo en sus respectivos periodos.
Otra connotacin que tiene la depreciacin, vista desde el punto de vista financiero
y econmico, consiste en que, al reconocer el desgaste del activo por su uso, se
va creando una especie de provisin o de reserva que al final permite ser
reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa.
Supongamos que una empresa genera ingresos de 1.000$ y unos costos y gastos
que sin incluir la depreciacin son de 700$, lo que significa que el beneficio ser
de 300$, valor que se distribuye a los socios. Supongamos tambin, que dentro de
esos 300$ que se distribuyen a los socios, estn incluidos 100 por concepto de
depreciacin, que al no incluirla permiten ser distribuidos como utilidad. Qu
sucedera en 5 aos, cuando el activo que genera los 1.000$ de ingresos debe ser
reemplazado? Lo que sucede es que no habr recursos para adquirir otro activo
que sustituya al anterior, puesto que los recursos con que se deba reemplazar
fueron distribuidos. De ah la importancia de la depreciacin, que al reconocer
dentro del resultado del ejercicio el gasto por el uso de los activos, permite,
adems de mostrar una informacin contable y financiera objetiva y real, permite
tambin mantener la capacidad operativa de la empresa al no afectarse su capital
de trabajo por distribucin de utilidades indebidas.
La depreciacin, como ya se mencion, reconoce el desgaste de los activos por su
esfuerzo en la generacin del ingreso, de modo pues, que su reconocimiento es
proporcional al tiempo en que el activo puede generar ingresos. Esto es lo que se
llama vida til de un bien o un activo, el tiempo durante el que un activo se
mantiene en condiciones de ser utilizado y de generar ingresos.
La vida til es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. Pero
por simplicidad y estandarizacin, la legislacin Colombiana,1 por ejemplo, y de
manera similar casi todas las regulaciones, han establecido la vida til a los
diferentes activos clasificndolos de diferentes grupos:
Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 aos

Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 aos

Vehculos automotores y computadores 5 aos
Mtodos de clculo de la depreciacin
Para el clculo de la depreciacin, se pueden utilizar diferentes mtodos como la
lnea recta, la reduccin de saldos, la suma de los dgitos y mtodo de unidades
de produccin entre otros.
Mtodo de la lnea recta
El mtodo de la lnea recta es el mtodo mas sencillo y ms utilizado por las
empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida til del mismo.
[Valor del activo/Vida til]
Para utilizar este mtodo primero determinemos la vida til de los diferentes
activos.
Adems de la vida til, se maneja otro concepto conocido como valor de
salvamento o valor residual, y es aquel valor por el que la empresa calcula que se
podr vender el activo una vez finalizada la vida til del mismo. El valor de
salvamento no es obligatorio.
Una vez determinada la vida til y el valor de salvamento de cada activo, se
procede a realizar el clculo de la depreciacin.
Supongamos un vehculo cuyo valor es de 30.000.000$.
Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.y
As como se determina la depreciacin anual, tambin se puede calcular de forma
mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 aos. Ese
procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.
Mtodo de la suma de los dgitos del ao
Este es un mtodo de depreciacin acelerada que busca determinar una mayor
cuota de depreciacin en los primeros aos de vida til del activo. La frmula que
se aplica es: (Vida til/suma dgitos)*Valor activo
Donde se tiene que:
Suma de los dgitos es igual a (V (V+1))/2 donde V es la vida til del activo.
Ahora determinemos el factor.
Suponiendo el mismo ejemplo del vehculo tendremos:
(5(5+1)/2 (5*6)/2 = 15
Luego, 5/15 = 0,3333
Es decir que para el primer ao, la depreciacin ser igual al 33.333% del valor
del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)
Para el segundo ao:
4/15 = 0,2666
Luego, para el segundo ao la depreciacin corresponde al 26.666% del valor del
activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)
Para el tercer ao:
3/15 = 0,2
Quiere decir entonces que la depreciacin para el tercer ao corresponder al
20% del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)

Y as sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida til restante
entre el factor inicialmente calculado.

Amortizacin
Amortizacin de cargos y crditos por correccin monetaria: los saldos que
presenten las cuentas Cargos por correccin monetaria diferida y Crdito por
correccin monetaria diferida debern amortizarse contra las cuentas de
resultados en la misma proporcin en que se asigne el costo de los activos que les
dieron origen, utilizando el mismo sistema de depreciacin o amortizacin que se
utiliza para dichos activos. En el evento en que el activo que los origin sea
enajenado, transferido o dado de baja, de igual manera los saldos acumulados en
estas cuentas debern cancelarse (Art. 73, D. 2649/93, Art. 3, D.R. 1536/07).
Los activos diferidos deben ser amortizados en la medida en que se van
utilizando, en la media en que se van gastando o consumiendo.
Diferente al caso de la depreciacin de activos fijos, la amortizacin de activos
diferidos no est sujeta a la vida til de x o y concepto, sino que por lo general, se
amortizar segn se vayan consumiendo o gastando los activos, luego, la
amortizacin se podr hacer un unos meses o en varios aos, segn la realidad
de cada empresa y de cada costo o gasto.
No obstante, en cuanto a los cargos diferidos, la norma ha considerado algunas
pautas a considerar a la hora de amortizar algunos conceptos:
La amortizacin de los cargos diferidos se har as:
- Por concepto de organizacin y pre operativos y programas para computador
(Software), en un perodo no mayor a cinco (5) y a tres (3) aos, respectivamente.
- Por concepto de tiles y papelera, se amortizarn en funcin directa con el
consumo.
- Por concepto de mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, se
amortizarn en el perodo menor entre la vigencia del respectivo contrato (sin
tener en cuenta las prrrogas) y su vida til probable, cuando su costo no es
reembolsable.
- Por concepto de descuento en colocacin de Bonos Obligatoriamente
Convertibles en Acciones (BOCEAS), durante el plazo para la redencin o
conversin de los ttulos.
- Por concepto del Impuesto de Renta Diferido "Dbito" por Diferencias
Temporales, se amortizarn en el momento mismo que se cumplan los requisitos
de Ley y reglamentarios de que tratan las disposiciones fiscales, segn la
naturaleza de la deduccin pertinente o cuando desaparezcan las causas que la
originaron para las derivadas de proteccin de inversiones, bienes recibidos en
pago o gastos estimados para atender contingencias; para estos efectos no ser
deducible la prdida en enajenacin de acciones o cuotas de inters social; su
amortizacin se har directamente contra la provisin del impuesto de renta
corriente en la vigencia fiscal correspondiente.
- Por concepto de publicidad y propaganda se amortizarn durante un perodo de
tiempo igual al establecido para el ejercicio contable.
- Por concepto de impuestos, se amortizarn durante la vigencia fiscal pre pagada.

- Por concepto de contribuciones y afiliaciones, se amortizarn durante el perodo

pre pagado pertinente.
- Por otros conceptos, se amortizarn durante el perodo estimado de
recuperacin de la erogacin o de obtencin de los beneficios esperados.
Los cargos diferidos no monetarios debern ajustarse por inflacin de acuerdo con
las normas legales vigentes.
La amortizacin de la correccin monetaria diferida registrada hasta la fecha a
partir de la cual se empiecen a percibir ingresos se amortizar mensualmente
durante el trmino establecido para el diferido correspondiente. [Decreto 2650 de
1993].
No existe un mtodo nico a seguir para amortizar los activos diferidos, de suerte
que en algunos casos se podr utilizar un mtodo de lnea recta, en otro un
mtodo de saldos decrecientes, o simplemente segn se vaya consumiendo el
activo diferido.
Por ejemplo, el arrendamiento se amortizar segn lo que se pague cada mes. La
papelera segn lo que se consuma cada mes, por tanto no habr un patrn
definido a seguir, aunque se puede implementar uno.
En la amortizacin de activos fijos la empresa tiene mucha flexibilidad para elegir
periodo de amortizacin y la forma de calcularla, contrario a lo que sucede en la
depreciacin de activos fijos.
La amortizacin que se vaya calculando cada mes, se debe reconocer como un
gasto, al tiempo que se disminuye el saldo del activo diferido objeto de
amortizacin.

Mtodo de la reduccin de saldos

Este es otro mtodo que permite la depreciacin acelerada. Para su
implementacin, exige necesariamente la utilizacin de un valor de salvamento, de
lo contrario en el primer ao se depreciara el 100% del activo, por lo perdera
validez este mtodo.
La frmula a utilizar es la siguiente:
Tasa de depreciacin = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)^(1/n)
Donde n es el la vida til del activo
Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de
depreciacin, para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo
sin de preciar
Para una mayor comprensin, descargue el archivo: Ejemplos de mtodos de
depreciacin en Excel.
Mtodo de las unidades de produccin
Este mtodo es muy similar al de la lnea recta en cuanto se distribuye la
depreciacin de forma equitativa en cada uno de los periodos.
Para determinar la depreciacin por este mtodo, se divide en primer lugar el valor
del activo por el nmero de unidades que puede producir durante toda su vida til.
Luego, en cada periodo se multiplica el nmero de unidades producidas en el
periodo por el costo de depreciacin correspondiente a cada unidad.

Ejemplo:
Se tiene una mquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su
vida til 20.000 unidades.
Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se
produzca se le carga un costo por depreciacin de $500
Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000
unidades, tenemos que la depreciacin por el primer periodo es de: 2.000 * 500 =
1.000.000, y as con cada periodo.
Presupone que la depreciacin est en funcin al uso o la productividad y no del
paso del tiempo. La vida del activo se considera en trminos de su rendimiento
(unidades que produce) o del nmero de horas que trabaja. Conceptualmente, la
asociacin adecuada del costo se establece en trminos del rendimiento y no de
las horas de uso; pero muchas veces la produccin no es homognea y resulta
difcil de medir. (Costo menos valor de desecho) X horas de uso en el ao = cargo
por Total de horas estimadas o depreciacin

Mtodo lineal
Este mtodo lineal supera algunas de las objeciones que se oponen al mtodo
basado en la actividad, porque la depreciacin se considera como funcin del
tiempo y no del uso. Este mtodo se aplica ampliamente en la prctica, debido a
su simplicidad. El procedimiento de lnea recta tambin se justifica a menudo
sobre una base ms terica. Cuando la obsolescencia progresiva es la causa
principal de una vida de servicio limitada, la disminucin de utilidad puede ser
constante de un periodo a otro. En este caso el mtodo de lnea recta es el
apropiado. El cargo de depreciacin se calcula del siguiente modo: Costo Histrico
Original menos valor de desecho, todo eso entre la vida til (tiempo dado de vida
del activo) = Cargo por depreciacin vida estimada de servicio. este mtodo
sencillo que se basa en la determinacin de cuota es proporcional, iguales o
constantes en funcin de la vida til estimada.
Mtodos decrecientes
Los mtodos decrecientes permiten hacer cargos por depreciacin ms altos en
los primeros aos y ms bajos en los ltimos periodos. El mtodo se justifica
alegando que, puesto que el activo es ms eficiente o sufre la mayor prdida en
materia de servicios durante los primeros aos, se debe cargar mayor
depreciacin en esos aos. Por lo general con el mtodo del cargo decreciente se
siguen dos enfoques: el de suma de nmeros dgitos o el de doble cuota sobre
valor en libros.
Suma de nmeros dgitos
Da lugar a un cargo decreciente por depreciacin basado en una fraccin
decreciente del costo depreciable (el costo original menos el valor de desecho).
Con cada fraccin se usa la suma de los aos como denominador
(5+4+3+2+1=15), mientras que el nmero de aos de vida estimada que resta al
principal el ao viene a ser el numerador. Con este mtodo, el numerador

disminuye ao con ao aunque el denominador permanece constante

(5/15,4/15,3/15,2/15 y 1/15) al terminar la vida til del activo, el saldo debe ser
igual al valor de desecho.
Doble cuota sobre valor en libros
Utiliza una tasa de depreciacin que viene a ser el doble de la que se aplica en
lnea recta. A diferencia de lo que ocurre con otros mtodos, el valor de desecho
se pasa por alto al calcular la base de la depreciacin. La tasa de doble cuota se
multiplica por el valor en libros que tiene el activo al comenzar cada periodo.
Adems, el valor en libros se reduce cada periodo en cantidad igual al cargo por
depreciacin. De manera que cada ao la doble tasa constante se aplica a un
valor en libros sucesivamente ms bajo