Workflow

Seminrio

OS SISTEMAS

WORKFLOW
LEANDRO SILVA CAMPOS
LGIA CHRISTINE OLIVEIRA SOUSA
LILIANE VERNICA DA SILVA
JOS CARLOS NUNES
MARINHO TAVARES V. NETO

UNIVERSIDADE LUTERANA DO BRASIL

INSTITUTO LUTERANO DE ENSINO SUPERIOR DE ITUMBIARA-GO
SISTEMAS DE INFORMAO
Maio de 2005

Workflow

Sumrio

Workflow?

Contextualizao

Conceitos Importantes

O que Workflow

Porque usar Workflow

Criando um Workflow

Exemplo de Workflow

WfMS - Os Sistemas de Gerenciamento de Workflow

Concluso

Workflow

Workflow?
Significado literal do termo
Work

 trabalho, o qu executado em um
determinado tipo de processo.

Flow

 fluxo, seqncia de eventos ou

atividades para se realizar o trabalho.

WORKFLOW

Fluxo de trabalho

Significado no contexto de
sistemas de informao...
E necessrio contextualizar...

Workflow

Contextualizao

Workflow
$
$

Contextualizao

Purchasing

Competitividade e Globalizao

y
Shipping

Marketing

 Busca contnua de resultados

Management

 Otimizao de processos de negcio

International Marketing

Processos ineficientes:
 Alto custo de manuteno e suporte

Board of Directors
Inventory
Personnel

 Elevado risco operacional, geralmente associado a:

Grande volume de circulao de papis entre os envolvidos.
Comunicao por memorandos, fax, telefone ou e-mail.
 Sujeito a erros:
duplicao de trabalho
perda de tempo no transporte
dificuldade de controle da situo do processo
difcil manter o cliente informado

Workflow

Contextualizao
Quanto representa cada minuto perdido
por cada empregado de uma companhia
de 10.000 empregados?

Board of Directors

Accounting

Packaging

10.000 minutos = 166 horas = 20 dias

Accounting

$
$

Marketing

Receiving

Manufacturing

Purchasing

Sales

Quality Assurance
Shipping

Publications

International Sales

Mail Room

Personnel

Treasurer

Management

Customer Service

Workflow

Contextualizao
O que a Tecnologia da Informao tem a oferecer?
Qual sistema de informao pode ser til nesse cenrio?
Algumas das necessidades a serem contempladas:
 Automatizar cada processo de negcio.
 Fazer fluir as informaes relacionadas ao fluxo de trabalho entre todos os
participantes de maneira ordenada e eficiente.
 Reduzir o tempo de execuo dos processos.
 Obter ganho de produtividade na realizao das tarefas.
 Reduo do nmero de erros nos processos.
 Melhor modo de identificar ocorrncias de gargalos nos processos.
 Reduzir custos associado ao gerenciamento das informaes ao longo do processo.

Workflow

Conceitos Importantes

Workflow

Conceitos Importantes
A) Sistemas de Informao Informais
B) Processos
C) Processos de Negcio
D) Fluxos de trabalho

Workflow

Workflow

Conceitos Importantes
A) Sistemas de Informao Informais
 infra-estrutura de uma companhia:
Processos dirios: processamento de pedidos
de compras, pedidos de crdito, folhas de
ponto, relatrios de despesas, procedimentos
de produo, compra de materiais para
reposio de estoque.

 Freqentemente no documentados
Informaes de como proceder passadas
verbalmente de uma pessoa a outra.
Ciclo vicioso. Um ensina ao outro da maneira
que aprendeu

 Resultado
Processos ineficientes perpetuados
Lentido dos processos, sem inovao ou
comprometimento
A longo prazo, perda de mercado para
competidores mais eficientes

Workflow

Conceitos Importantes
B) Processos
Conjunto de um ou mais procedimentos ou atividades ligadas, os quais
coletivamente realizam um objetivo, seja de negcio ou no, definindo papis e
relacionamentos funcionais.
 Exemplos: envio e recepo de correspondncia externa, controle de portaria, folha
de pagamento, processamento de pedidos, compra de matria-prima,
aquisio de crdito, controle de produo etc.

Workflow

Conceitos Importantes
B) Processos de Negcio
Sempre associado com os objetivos operacionais e relacionamentos dos negcios.
Exemplos: Desenvolvimento de novo produto, Controle de produo (PCP),
Relacionamento com clientes (CRM), Cadeia de abastecimento (SCM),
Obteno e manuteno de crdito etc.
Em um processo de negcio esto definidas as condies para o incio (disparo) de
cada nova instncia (ex. chegada de uma reclamao de cliente) e tambm as
condies para o trmino da instncia (cliente satisfeito).

Reclamao
do cliente

no

sim

INICIO
do processo

Atendimento

Registro

Distribuio
de tarefas

Registros

Cliente
satisfeito?

FIM
do processo

Workflow

Conceitos Importantes
B) Processos de Negcio
Um processo de negcio pode estar completamente contido dentro de uma simples rea
funcional ou pode expandir-se em vrias reas funcionais diferentes.

rea funcional
01

Processo
A

Atividade 1

rea funcional
02

rea funcional
03

Atividade n

Processo
B

Processo
C

Figura 1. Relacionamento entre processos e reas funcionais.

Workflow

Conceitos Importantes
C) Fluxos de trabalho
 so o corpo do workflow
 descrevem o que deve ser executado e como as atividades so ordenadas
 todo Workflow possui um fluxo de atividades com um incio e um fim definidos
 em alguns casos envolve fluxos repetitivos
 o fluxo de trabalho ordenado conforme a lgica do processo de negcio

Workflow

Conceitos Importantes
C) Fluxos de trabalho
Suas atividades podem ser executadas por participantes do processo, representados
por indivduos, grupos de indivduos ou mesmo outro sistema automatizado.
Processo de Negcio

Grupo de
indivduos A

Indivduo B

Grupo de
indivduos C

Sistema automatizado D

Atividade

Fluxo da Informao

Modelo de processo de negcio com suas atividades e participantes.

Workflow

O que Workflow

Workflow

O que Workflow
Significado literal do termo
Work

 trabalho, o qu executado em um
determinado tipo de processo.

Flow

 fluxo, seqncia de eventos ou

atividades para se realizar o trabalho.

WORKFLOW

Fluxo de trabalho

Workflow

O que Workflow
Algumas definies de Workflow
Workflow, em ltima anlise, significa acompanhar a situao de um
processo durante todo o seu ciclo de vida. Desta forma, os envolvidos em
cada processo podem acompanhar passo a passo, onde est determinado
documento, um produto que est sendo importando ou um pedido de cliente
que precisa ser aprovado. (HABERKORN, 1999)
Workflow um sistema em que um trabalho pode ser transferido de uma
pessoa para outra atravs de um sistema de rede de acordo com um conjunto
de regras. O sistema Workflow ir rastrear todos os momentos de trabalho
realizado e gerar estatsticas sobre eles, auxiliando os gerentes a
identificarem gargalos nos processos do negcio. (POLITEC, 2005).

Workflow

O que Workflow
Definio da WfMC
Workflow : "Qualquer tarefa executada em srie ou em
paralelo por dois ou mais membros de um grupo de trabalho
(workgroup) visando um objetivo comum", sendo que:
 qualquer tarefa: implica que o workflow refere-se a um largo campo
de atividades.
 em srie ou paralelo: no fluxo do processo, os passos na tarefa
podem ser executados um depois do outro ou simultaneamente por
diferentes indivduos, ou pela combinao dos dois. Na execuo
das tarefas, pode haver caminhos condicionais, os quais dependem
de fatores variveis.
 dois ou mais membros: se somente uma pessoa executar uma tarefa
isso NO workflow. Como o nome workflow sugere, uma tarefa
um workflow somente quando "fluir" de um indivduo para outro.
 objetivo comum: indivduos participando em um workflow DEVEM
estar trabalhando em busca de UM objetivo. Trabalhar em projetos
independentes NO constitui um workflow.

Aliana Internacional de
fornecedores, usurios,
analistas e grupos de
pesquisa relacionados ao
gerenciamento de fluxos
de trabalho.

Workflow

O que Workflow
Tipos de fluxos de tarefas
Fluxo
seqencial

Fluxo
em paralelo

Fluxo
condicional

Tipos de fluxos de informaes.

Workflow

Porque usar Workflow

As solues de Workflow possibilitam principalmente a automatizao dos processos de
negcio mais importantes da organizao, normalizao da forma de trabalho e aumento
da eficincia global. Isso se deve a:
 Organizao dos procedimentos de trabalho (cada um sabe o qu e quando fazer).
 A formalizao dos circuitos de autorizao e aprovao (no h como fugir da estrutura hierrquica).
 Menor custo associado obteno e movimentao de informao ao longo do processo.
 Menor tempo de execuo dos processos.
 Ganho de produtividade na realizao das tarefas.
 Reduo do nmero de erros nos processos.

Alm destes, a POLITEC relaciona outros benefcios que as companhias podem obter ao
implementar sistemas de Workflow:
 Reduzir ou eliminar a circulao de papis entre os envolvidos.

 Melhor fluncia de comunicaes entre os participantes do processo.

 Reduo de tempo nas transferncias de informaes e execuo de tarefas.
 Melhor modo de identificar ocorrncias de gargalos nos processos.

Workflow

Criando um Workflow
De modo simplificado e ilustrativo, um Workflow pode ser criado como segue:

1.

Define-se uma atividade ou tarefa que um grupo de trabalho precisa realizar e as regras de servio
que gerenciaro a atividade.

2.

Divide-se a tarefa em sub-tarefas (passos). Cada passo representa uma lista bem definida de coisas
que so realizadas por um indivduo e que so feitas logicamente juntas. Uma tarefa pode ser
quebrada em passos de maneiras diferentes.

3.

Decide-se o conjunto de habilidades para realizar cada passo. Isso ir especificar as funes ou
indivduos de trabalho que podem ser chamados para realizar tal passo.

4.

Decide-se a seqncia em que cada passo deve ser realizado.

5.

Se algum dos passos realizado em uma base condicional, identifica-se esses passos e define-se as
condies.

6.

Projeta-se um mapa do workflow que identifica os passos e a seqncia, ou "fluxo" em que os

passos devem ser realizados. Associam-se funes ou indivduos de trabalho a cada passo.

7.

Criam-se os formulrios, documentos e instrues que sero usados pelos indivduos em cada
passo para execuo da sub-tarefa.

Workflow

Exemplo de Workflow
Processo de matrcula em curso de Ps-Graduao
Dia

Aluno

Secretaria

Prof. Orientador

Prof. Disciplina

Sistema de
matrculas

Incio

1 a 10

Registra
disciplinas
Notificao

Notificao

Valida
disciplinas
11 a 15

no
Notificao

Notificao

sim
ok

Notificao

Valida
disciplinas
no

16 a 20
Notificao

Notificao

Notificao

Notificao

sim
ok

Atualiza sistema
de matrculas

21
Notificao

Fim

Workflow

WfMS Os Sistemas de
Gerenciamento de Workflow

Workflow

WfMS Os Sistemas de Gerenciamento de Workflow

WfMS O que so
Um WfMS um programa de computador que automatiza a seqncia lgica dos
processos de negcio gerenciando a seqncia de atividades de trabalho e notificando
recursos humanos e executando recursos eletrnicos associados com os vrios passos
das atividades.
 As ferramentas de WfMS previnem as pessoas para no esquecerem coisas.
 Um WfMS certifica-se de que as atividades ocorram numa seqncia prpria e que os usurios
sejam informados para que possam executar suas tarefas.

$
$

 Por exemplo, em vez de confiar em Joo para contar a Maria e Pedro que sua parte no trabalho est
pronta e eles podem comear a executar as suas respectivas atividades, o WfMS faz uma notificao
automtica e imediata.
$

Maria

Joo

W fMS

Pedro

Workflow

WfMS Os Sistemas de Gerenciamento de Workflow

Funcionalidades dos WfMS
 Roteamento de trabalho: predefine a seqncia em que as atividades sero executadas
 Invocao automtica de aplicativos: o aplicativo adequado para a realizao da tarefa pode ser invocado
automaticamente pelo prprio WfMS.
 Distribuio dinmica de trabalho: determinar qual participante ir executar a tarefa.
 Priorizao de trabalho: permite que a prioridade de uma instncia seja alterada conforme a necessidade.
 Acompanhamento do trabalho: permite descobrir imediatamente o status atual de qualquer instncia.
Aplicao local
(Interface
com usurio)

Processo de
negcio

Atividades individuais
Passos do processo

Gerenciador do Workflow
(WfMS)

Banco de dados
(SGBD)

Modelo de interao entre os componentes de um WfMS.

Workflow

WfMS Os Sistemas de Gerenciamento de Workflow

Vantagens da implementao de WfMS
 Garantia da integridade do processo: o uso de um WfMS garante o respeito s regras do
processo e a ordem das atividades.
 Manipulao eletrnica de documentos: substituio de documentos em papel por registros
armazenados e controlados eletronicamente.
 Eliminao do tempo de espera entre as atividades: em processos no controlados por WfMS
h um espao de tempo relativamente alto na transferncia de tarefas de um participante para
outro. Com o uso de um WfMS, a coordenao entre as tarefas administrada
automaticamente, permitindo que o processo possa fluir mais rapidamente.
 Integrao das atividades da empresa: com o uso de sistemas de workflow, atividades
desenvolvidas por divises diferentes da empresa podem ser conectadas, compondo um
nico processo.

Workflow

WfMS Os Sistemas de Gerenciamento de Workflow

Exemplos de WFMS
Proprietrios


Domino/ Lotus Notes / Lotus Workflow

Oracle Workflow

Keyflow ( em conjunto com o Outlook )

Staffware ...

Mdulo Workflow SAP R/3

Livres


Bossa Portugus/ RJ ( http://www.bigbross.com/bossa )

Enhydra Shark, wfmOpen, Xflow, OpenWFE ...

Workflow

Concluso
Muito antes da virada do milnio, o mundo competitivo e impiedoso imposto pela globalizao j
deixava claro que no haveria espao para corporaes com processos morosos e dispendiosos.
Dia aps dia, preciso manter foco no negcio e gastar menos energia gerenciando
processos. Processos otimizados requerem menos recursos (humanos e materiais), reduzem
custos e, sobretudo, levam menos tempo para serem concludos. Imagine o que representa um
minuto perdido por cada empregado de uma companhia de 10.000 funcionrios.
Estudos demonstram que normalmente o desperdcio de tempo no ocorre na execuo de cada
etapa do processo, mas sim no espao de tempo compreendido entre estas etapas. Isso
ocorre por um motivo simples: as pessoas simplesmente no sabem que j chegou a sua vez de
interagir no processo, seja porque no foram avisas, por pura negligncia ou por mero descuido
imposto pela rotina do dia-a-dia.
Neste cenrio, os sistemas de Workflow desempenham um importante papel como sentinelas
do tempo. Ao implementar mecanismos de controle de Workflow as companhias certificam-se
no somente que seus processos de negcio fluiro com mais eficincia, mas tambm que
cada etapa estar documentada, certificada, livre de falhas e o que melhor, sem o indesejvel,
oneroso e ineficiente acmulo de papis.
Mais uma vez a tecnologia da informao por meio de um de seus vrios sistemas de
informao usada como ferramenta eficiente de otimizao de recursos corporativos.

Workflow

Obrigado!
Esta apresentao refere-se ao artigo
Os Sistemas Workflow,
apresentado em seminrio ao curso de Sistemas de Informao do
ILES/ULBRA-GO em maio de 2005.

Material disponvel em:

www.leandrocampos.com.br/ulbra
Contato:

leandrocamposbr@hotmail.com